MODULO II POLITICAS NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
Obj. 1. Políticas y normas: políticas definición clasificación normas definición y clasificación
(legales, contractuales, estatutarias, ISO, control interno) principios y normas de aceptación
general.
Política Organizacional
Es la orientación o directriz que debe ser divulgada,
entendida y acatada por todos los miembros de la
organización, en ella se contemplan las normas y
responsabilidades de cada área de la organización. Las
políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos
generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún
problema que se repite una y otra vez dentro de una
organización. En este sentido, las políticas son criterios generales
de ejecución que complementan el logro de los objetivos y
facilitan la implementación de las estrategias. Las políticas deben
ser dictadas desde el nivel jerárquico más alto de la empresa.
Clasificación de las políticas
Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que
se formulen y con las áreas que abarquen, pueden ser:
1. Estratégicas o generales. Se formulan a nivel
delatagerencia y su función es establecer y emitir
lineamientos que guíen a la empresa como una unidad
integrada. Ejemplo: Los empleados que laboran en la
empresa tendrán la posibilidad de ascender depuesto,
de acuerdo con su eficiencia y antigüedad.
2. Tácticas o departamentales. Son lineamientos
específicos que se refieren a cada departamento.
Ejemplo: El departamento de producción, determinará
losturnos de trabajo conforme a sus necesidades,
siguiendo las disposiciones legales.
3. Operativas o específicas. Se aplican principalmente
en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada
una delas unidades de las que consta un departamento.
Por lo regular, se asignan a los niveles inferiores.
Ejemplo: Sección de tornos: De ocurrir una falla en el
equipo, es conveniente reportarla alsupervisor en turno
o, en su caso, al servicio de mantenimiento.
Las políticas, no interesando su nivel, deben estar
interrelacionadas y deben contribuir a lograr las
aspiraciones de la empresa. Asimismo suredacción
debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal
forma que su interpretación sea uniforme.
Normas
Son reglas específicas que se deben seguir o a que se deben
ajustar las conductas, tareas, o actividades en una organización
para poder llevar a cabo el cumplimiento de una política
organizacional. Cabe destacar que forman parte del contenido de
las políticas organizacionales.
Clasificación de normas (legales, contractuales, estatutarias, ISO, control interno)
Normas legales (o escritas): Son normas escritas que han sido dictadas
por los órganos legislativos competentes del Estado (incluyendo las
entidades públicas subordinadas como las autonomías y los
municipios). Ej. ley aprobada en las Cortes Generales, orden
ministerial, disposición emanada de las comunidades autónomas.
Normalmente necesitan un acto solemne de promulgación que
acredita la existencia de la misma (ej. en BOE)
Las normas negociales o contractuales: Son las contenidas en las
cláusulas de los contratos o negocios jurídicos, puesto que lo
establecido en ellas por las partes, les obliga jurídicamente desde que
los acuerdos tienen carácter jurídico.
Normas estatutarias
Son aquellas que la Constitución establece taxativamente es decir, no
admitendiscusión, tienen una categoría superior sobre las demás leyes y se
establece untrámite especial para su expedición por su importancia jurídica. En
efecto, serequiere la mayoría absoluta de los miembros del Congreso; su proceso
depresentación y aprobación debe darse en una sola legislatura y con previa
revisiónde la Corte [Link] leyes estatutarias regulan las materias
relacionadas con: a) Los derechos ydeberes fundamentales de las personas y los
procedimientos y recursos para suprotección; b) La administración de Justicia; c)
Organización y régimen de lospartidos y movimientos políticos; Estatuto de la
oposición y funciones electorales.d) instituciones y mecanismos de participación
ciudadana y e) Los estados deexcepción. f) igualdad electoral entre los candidatos
ala presidencia de la republica.
Normas ISO Se trata de la Organización Internacional de
Normalización o Estandarización, y se dedica a la creación de normas o estándares
para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia de productos y servicios. Son las
llamadas Normas ISO. Una norma ISO es un documento de aplicación voluntaria
por parte de una empresa que contiene especificaciones técnicas basadas en los
resultados de la experiencia y el desarrollo tecnológico. Estas normas garantizan
que se cumplen unos niveles de calidad y seguridad que se ajustan con los
requisitos de los clientes, y que permiten a cualquier empresa posicionarse mejor
en el mercado, constituyendo a su vez una importante fuente de información para
los profesionales de cualquier actividad económica.
Control interno
El control interno ha sido diseñado, aplicado y
considerado como la herramienta más importante
para el logro de los objetivos, la utilización
eficiente de los recursos y para obtener la
productividad, además de prevenir fraudes,
errores violación a principios y normas contables,
fiscales y tributarias.
principios y normas de aceptación general.
es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administración y todo el personal de una entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución
de objetivos.
son un conjunto de reglas y normas que sirven de guía contable
para formular criterios referidos a la medición de patrimonio y a la
información de los elementos patrimoniales y económicos de una
entidad. Los PCGA constituyen parámetros para que la confección
de los estados financieros sea sobre la base de métodos uniformes
de técnica contable. Estos tienen como objetivo
la uniformidad en la presentación de las informaciones en los
estados financiero, sin importar la nacionalidad de quien los
estuvieres leyendo e interpretando.
Obj. 2. Procedimientos y flujogramas: concepto, clasificación, técnica de elaboración de
procedimientos, flujogramas: definición, clasificación, formas de elaboración, simbología.
Procedimientos concepto
(descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse la
unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman
un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas
secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben
cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de
documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas
por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación
con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas
señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de
nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.
Clasificación
Técnica de elaboración de procedimiento
a) Investigación documental. b) Entrevista directa. c) Observación de campo. a)
Investigación Documental: Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos
que contienen datos de interés relacionados con los procedimientos; para ello, se
estudian documentos tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales,
registros estadísticos, actas de reuniones, circulares, oficios, y todos aquellos que
contengan información relevante para el estudio.
Es importante además, recabar todas las formas y documentos que intervienen en el
procedimiento que se está estudiando, debidamente requisitadas con los datos usuales,
así como seguir el flujo de las mismas, determinando siempre dónde se originan, cuál es el
trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen. b) Entrevista Directa: Consiste
básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas orientadamente para
obtener información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que
el entrevistador, al tener una relación directa con el entrevistado puede, además de recibir
respuestas, percibir actitudes. Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente
observar los lineamientos siguientes: • Tener claro el objetivo de la misma. • Concertar
previamente la cita. • Verificar la información a través de otras fuentes. • Aclarar todas las
dudas que existan. • Saber escuchar. • No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar
durante ella. c) Observación de Campo: Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se
desarrollan las actividades de los procedimientos y observar atentamente todo lo que
sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con
esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas. La
observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor
precisión los problemas, así como descubrir datos valiosos omitidos durante las
entrevistas. Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la
información, es necesario seguir todo el procedimiento; desde el principio, hasta el final, a
través de todos los órganos o personas que en él intervienen.
flujogramas: definición, clasificación, formas de elaboración, simbología
definición Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997; El Flujograma o Fluxograma,
es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su
formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de
ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia
recorrida el tiempo empleado, etc.
Clasificación
* Analíticos: considera todos los detalles específicos del
proceso descrito, con la finalidad de que el analista pueda
desarrollar su estudio sin limitaciones de información.
* Generales: dirigidos al usuario final del proceso, considera
elementosbásicos (no complejos), de tal forma que sea factible
su comprensión inmediata.
* Para manuelas de sistemas de procedimiento de datos, en el
cual se pueda aplicar simbología, más especializada en este
campo.
Formas de elaboración
Para construir adecuadamente un flujograma se deben realizar los siguientes pasos: A Vease
proceso xxxx A Listar las actividades que conforman el proceso. Describir las actividades
uniformemente y anotar puntos de decisión y actividades que deriven de las alternativas.
Identificar los agentes que ejecutan cada actividad. Dibujar la secuencia de actividades.
Añadir entradas y salidas. Revisión final y reflexión. Retroalimentación para mejora del
proceso.
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Convención para trazar los diagramas:
a. La información para identificar cada diagrama debe ser la siguiente:
b.
1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.
2. Nombre del departamento o los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
c. Identificar cada columna con le nombre de la persona o puestos que realiza
cada uno de los pasos.
d. Representar las formas o documentos, mediante rectángulos proporcionales
a las formas o documentos representados. Sin embargo como lo principal es
la claridad, esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
juicio.
e. Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas
dimensiones.
f. Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y copias un
triángulo negro en la esquina inferior derecha.
g. Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente poner el
nombre de la forma en cada paso que aparezca.
h. El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se coloca
un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre se
colocará el número uno; y las siguientes copias tendrán numeraciones
ascendentes.
i. En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.
j. Cuando se transportan dos o más papeles, que van unidos, ya sea con grapa
o broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada uno de ellos.
El movimiento se presenta por una sola línea.
k. Cuando se muevan juntos, pero no unidos, el transporte se representa por
medio de líneas para cada forma o grupo de formas.
l. La secuencia demuestra haciendo que las líneas de transportes tengan una
ligera tendencia hacia abajo.
m. El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que aparecen
los rectángulos, de arriba hacia abajo.
n. Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña
descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica
la acción.
o. Si es posible hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado que
ha proporcionado la información.
Presentación de las formas en el diagrama:
a. Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos, imitando
hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas
a escala, indicando en la parte superior y al centro el nombre con una sola
palabra.
b. Las formas con copias deben representarse como sigue.
c. Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda
empezar con la más alejada para evitar que se crucen.
d. Toda forma debe demostrar cual fue su origen.
e. La nueva forma se marca con un triángulo en la orilla inferior izquierda y
con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en el
proceso.
f. Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario pasar
otra hoja o a otra parte de la misma hoja, la liga de procesos se muestra
mediante "conectores" que consisten en dos círculos con la letra W, uno en el
punto en que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se reinicia.
Simbología
Simbología de los Flujogramas
Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:
Principio y/o terminación del diagrama: Este símbolo representa tanto la
disponibilidad de la información para su procesamiento (entrada), como la
mención de que la información ya ha sido procesada.
Actividad u operación: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas
tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la
información.
Anotación, aclaración, o ambos casos: Siempre que se quiera algún
comentario al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc; se trazará
indistintamente una línea punteada que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en
que se requiere esa nota.
Conector: Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de
nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se
tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
Documento: El símbolo se utilizará cuando se desee representar un
documento cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado,
etc. (excluidas la tarjeta perforadora y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán presentarse dentro del diagrama y
numerarse con cero el original: uno para la copia y así sucesivamente.
Destrucción: Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o
información. Es conveniente aclarar siempre que documentos se están
destruyendo.
Transferencia: Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o
sistema interviene otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre
o cuando nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
Alternativa: Este símbolo representa el momento en que una actividad u
operación cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.
Actividad fuera del ámbito de investigación: Este símbolo se utiliza cuando
se considera necesario conocer en el diagrama el detalle de las actividades que
realizan en otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en
otro lugar, o bien para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o
sistema se encuentran diagramadas en otro lugar (tal es el caso del proceso o
sistemas muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o su final.
