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Diagnóstico Archivístico Unicentro Armenia

Este documento presenta los resultados de un diagnóstico de los procesos archivísticos y de conservación documental del Centro Comercial Unicentro Armenia. El diagnóstico se realizó mediante visitas al archivo y entrevistas con el personal, identificando que no existen instrumentos archivísticos ni un sistema de gestión documental adecuado y que el espacio de archivo se encuentra saturado. El documento concluye con recomendaciones para mejorar la organización del archivo, realizar inventarios, digitalizar documentos y capacitar al personal en los próximos meses.

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Diagnóstico Archivístico Unicentro Armenia

Este documento presenta los resultados de un diagnóstico de los procesos archivísticos y de conservación documental del Centro Comercial Unicentro Armenia. El diagnóstico se realizó mediante visitas al archivo y entrevistas con el personal, identificando que no existen instrumentos archivísticos ni un sistema de gestión documental adecuado y que el espacio de archivo se encuentra saturado. El documento concluye con recomendaciones para mejorar la organización del archivo, realizar inventarios, digitalizar documentos y capacitar al personal en los próximos meses.

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JUSTIFICACIÒN

Este Diagnóstico es la pieza fundamental para la toma de decisión en materia


Archivística en la empresa, motivo por el cual se elabora el presente documento
para satisfacer dicha necesidad; todo, bajo la aplicación de una metodología
consecuente con los criterios señalados por el AGN, orientadas al levantamiento y
análisis detallado de información obtenida de manera directa, en trabajo de
campo, en las ubicaciones de Archivo de la empresa, circunscritas para este caso,
en el Centro Comercial Unicentro Armenia de la ciudad de Armenia.

La recolección de Información se realizó por medio de la estructuración del


organigrama para la consolidación de los datos obtenidos por observación directa,
entrevistas con el ingeniero José Danilo de la empresa; generando al final, un
informe, contenido en el presente documento, con las características fácticas
identificas para el proceso de Gestión Documental, con las correspondientes
conclusiones y recomendaciones, generando así el insumo básico para la
posterior generación, priorización y ejecución de los planes y programas
pertinentes

OBJETIVOS

Exponer los resultados del Diagnóstico Integral de los procesos archivísticos y de


conservación del acervo documental del Centro Comercial Unicentro Armenia.

1. Identificar el estado actual de la Gestión Documental.

2. Presentar conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de la Gestión


Documental.
METOLOGIA
Lo primero, fue establecer un método de análisis deductivo, de lo general a lo
particular, en el que con base en la normatividad del AGN se clasificaron los elementos
a revisar en cada una de las categorías principales a evaluar de la gestión documental:

GESTION
DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS
TECNOLOGIA VOLUMEN

OBSERVACIONES

1. No cuentan con Instrumentos Archivisticos.

2. No cuentan con el archivo digitalizado solo algunas Historias Laborales (desde 2018)

3. Conservan el archivo en a-z, cajas y expedientes sueltos.

4. Espacio de Archivo totalmente saturado.

5. No cuentan con Sistema Integrado de Gestiòn.

6. no cuentan con software de Gestion Documental.

CRONOGRAMA

MES PRIMER MES SEGUNDO MES TERCER MES


PLAN
ORGANIZAR EL TOTAL X X X
DE ARCHIVO DE LA
BODEGA
INVENTARIOS X X
DOCUMENTAL
DIGITALIZAR X X
CAPACITAR X
CANTIDAD PERSONAL 1 1 2
REGISTRO FOTOGRAFICO

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