“Año de la Lucha Contra la Corrupción e Impunidad”
Facultad de Ciencias Empresariales
Escuela Profesional de Administración
TEMA:
Función de Compras
DOCENTE:
Karen Mostacero Ventura
CICLO:
V - Administración
INTEGRANTES :
Bardales Quiroz Gisela
Chávez Morales Mayuri
Gonzales Peralta Lesly
Vasquez De la Cruz José
Vasquez Mendoza Katherine
Chepén – Perú
2019
CASO: FUNCIÓN COMPRAS
AUTOR: ARMANDO VALDÉS PALACIO
- Señor Jorge Costa, como gerente general de Piezas y Partes, me es grato
anunciarle que, en mérito a su desempeño, hemos decidido nombrarlo asistente
administrativo del gerente de Finanzas y, además, confiamos en su capacidad
profesional para asumir la responsabilidad de las compras en la compañía.
Había pasado un mes de tan grato anuncio. Sin embargo, administrar las
compras en esta empresa implicaba estar expuesto a críticas y controversias.
Anteriormente, esa responsabilidad había estado a cargo del contralor, quien
manejó las adquisiciones con cierta liberalidad hacia los departamentos de
Producción y Venta, y con mucha severidad hacia las otras dependencias.
Costa se reunió con su personal y conversó con ellos sobre lo que pensaban
de las funciones que desempeñaban. Como si nunca hubiesen tenido la oportunidad
de expresar sus opiniones, y de manera casi catártica, los empleados del área le
mostraron un panorama preocupante respecto de la forma en que era asumido y
valorado el trabajo de Compras.
-Mire, señor Costa, aquí hay mucho desorden. Fíjese que en Recepción se
pierden las órdenes de compra ya hechas; además, los proveedores son bien
incumplidos, no respetan las fechas de entrega y siempre faltan artículos. Pero
nadie dice nada –inició la conversación uno de los trabajadores.
Julián, uno de los empleados con más experiencia en el área, por eso quizá
un feroz y soterrado crítico de la poca consideración que las otras gerencias tenían
hacia el área, fue muy duro en sus expresiones.
-Compramos anualmente 250 mil dólares y nos tratan como si fuésemos
simples mandaderos, no como compradores. Todo nos lo indican. Las decisiones se
toman a niveles más altos o las toman los usuarios. A nosotros nos dejan el trabajo
pesado. De allí pasa todo a las Gerencia de Finanzas y después nos avisan para
preparar las órdenes de compra, las firman y las enviamos o las llevamos. De los
sueldos, mejor ni hablemos.
-Ya nosotros no contamos para nada, señor Costa –comentó don Efraín, de
56 años, quien conocía lo que debía y no debía saber de las diferentes gerencias-;
ahora los proveedores tratan directamente con los departamentos usuarios. Solo
nos dejan indicaciones de precios, a qué proveedor hay que comprar, la forma
de pago. Cuando hemos reclamado, nos han dicho que por encima de todo están la
producción y las ventas. Mire, jefe, aquí, entre nos –dijo con gesto sigiloso y voz
baja-, el gerente general y el de Finanzas son realmente los que deciden qué
comprar y las cantidades. A nosotros nos dejan las compras menudas y además las
tenemos que hacer por teléfono, pues no nos pagan la movilidad. Solo la pagan
cuando los pedidos son urgentes y hay que volar donde los proveedores que nos
indican para traer los materiales.
Bueno, pero a lao mejor es una percepción algo apresurada –replicó Costa,
desconcertado-. No creo que exista animadversión hacia Compras …
-Mire, señor Costa… perdone la interrupción –expresó otro trabajador con
muchos años en la empresa-, pero si no hay animadversión, por lo pronto, hay
interés en excluirnos de las compras grandes, como si quisieran evitar nuestro
control. Por ejemplo, cuando les presentamos cotizaciones de fábricas nacionales,
nos dicen que los productos extranjeros son mejores, que los nuestros no tienen
calidad, que se estaría interrumpiendo a cada rato la producción y, por último, que
son caros. En varias oportunidades hemos comprobado que la diferencia no es
tanta, que se podrían adquirir los productos nacionales, pero no quieren; solo les
interesa lo extranjero, aunque se pague más.
Aunque cordial, la conversación con sus trabajadores le reveló a Jorge Costa
que había un problema muy grave de desmotivación, pero más delicado aún era el
cuestionamiento a los altos mandos de la empresa, entre ellos la Gerencia General
y la de Finanzas, a la que él estaba subordinado. En el resto de este diálogo, su
rostro ya mostraba preocupación.
Al parecer, la disconformidad era generalizada y no había un solo aspecto
que no hiciera sentirse excluidos a sus subordinados. En las capacitaciones, por
ejemplo, solo una vez se ofreció un curso a una persona de esta área; era un curso
de dos meses. Al término de sus estudios, el participante quiso aplicar lo aprendido,
pero le dijeron que olvidase esas innovaciones porque cada empresa tenía sus
propios procedimientos y los de la empresa Piezas y Partes no se podían cambiar.
También les habían dado la indicación de no aceptar regalos; habían enviado
cartas a los proveedores mediante las cuales les decían que los compradores de
esta empresa no recibían obsequios. Sin embargo, el personal de Ventas recibía
regalos para sus clientes.
A punto de finalizar la reunión, la mayoría de los empleados de Compras
coincidió en que se le reconociera la jerarquía correspondiente a su responsabilidad
y, sobre todo, se les permitiera cumplir su función, que les dejaran negociar con los
proveedores y no los abrumasen con controles.
-No pueden tratarnos con tanta desconfianza, como si fuésemos ladrones o
quisiéramos aprovecharnos para recibir prebendas. Muchos de nosotros invertimos
en capacitarnos sobre la función Compras, pero no nos dejan aplicar lo aprendido
–expresó Julián.
Al día siguiente, Jorge Costa revisaba sus apuntes de la reunión una y otra
vez, se preguntaba cómo podía motivar a su personal sin tener que pelear con las
otras dependencias. Pero lo más delicado era exponer todas las inquietudes de sus
empleados sin que hubiese una reacción negativa de sus superiores que, incluso, le
pudiera costar el puesto al que lo habían ascendido. Dejar las cosas tal cual era el
camino más fácil y seguro.
- ¿Aló, Finanzas? Rosa, ¿está disponible el gerente? – expresaba Costa,
mientras subrayaba alguna nota-. Mire, yo preferiría que también asistiera el gerente
general. Bueno, creo que el tema es delicado y no se puede postergar. Espero su
respuesta entonces. Gracias.
Colgó el teléfono algo preocupado, pero con la firmeza propia de quien estaba
seguro de haber actuado de manera correcta.
TAREA:
ANALIZA CUALES SON LOS PROBLEMAS LOGÍSTICOS,
ORIGEN Y SOLUCIÓN DEL CASO EMPLEADO Y
ESENEFICADO
¿DONDE SE ORIGINÓ?
Como bien se sabe el problema logístico en una empresa es muy importante para el
buen funcionamiento y éxito de una empresa sin embargo en este caso analizamos
y observamos que todo se origina desde el dueño de la empresa que quizás debió
tomar en cuenta de quien forma parte de su empresa y la experiencia que tiene , a
base de eso el mismo gerente de piezas y partes hizo un mal trabajo con sus
colaboradores al no trabajar en equipo con ellos, ni pensar en el bien de la
organización por lo tanto a causa de ello la empresa está pasando por algunos
problemas logísticos.
PROBLEMA LOGISTICO.
En la empresa surgen varios problemas logísticos entre ellos son:
Perdida de documentaciones de las compras
Preferencia por los productos extranjeros
Los pedidos no llegan a tiempo
No existe libertad de opinión u expresión
No dejan poner en práctica las capacidades de los trabajadores
No permitían que los empleados cumplan sus funciones y aporten de
manera positiva en la empresa
Falta de confianza
SOLUCIÓN
La solución ante este problema e inconveniente empezaría por parte del Asistente
Administrativo, como leímos dio el primer paso sin querer, es decir hizo la reunión
con sus colaboradores donde hizo que expresen todas sus inquietudes e
incomodidades, en el cual tuvo un resultado positivo hasta ese entonces porque
logro saber qué es lo que debería cambiar en dicho ámbito de la empresa. Después
de esta reunión sería bueno que él tenga una extensa conversación con el Gerente
y le haga saber todas las molestias que tiene sus colabores y que es lo que les
gustaría a ellos que suceda o cambiara, para luego aceptar los cambios y empiecen
a trabajar de manera conjunta, que les brinden la confianza suficiente, cada uno
brindando sus aportes de acuerdo a sus cargos en la empresa y así no cargue con
toda la responsabilidad una sola persona y así la organización pueda surgir poco a
poco y todos estén conformes.
