MANUAL DE
ACOGIDA
Buddy
Work & Organizational Network
OBJETIVO DEL MANUAL
Objetivo General
Proporcionar al Buddy* lineamientos generales para desarrollar de forma adecuada
su rol, garantizando el exitoso comienzo del nuevo colaborador*.
Objetivos específicos
A. Definir y conocer el rol y responsabilidades del Buddy.
A.1. Evaluación del Buddy.
B. Desarrollar acciones específicas del proceso de bienvenida y del proceso de cierre
de la estancia del nuevo colaborador.
* Nota. Con el fin de evitar confusión en la lectura y hacer constar que el lenguaje utilizado no es
discriminatorio en función del género utilizaremos en todo el texto ‘nuevo colaborador’ y ‘del buddy’ en lugar
de ‘nuevo/a colaborador/a’ y ‘del/la buddy’.
A. ROL DEL BUDDY
El Buddy es un miembro del Equipo que tiene dos funciones: socialización y
aprendizaje.
La función de socialización corresponde a enseñar la cultura del Equipo. Esto
significa dar a conocer, el funcionamiento interno del equipo y, las instalaciones y recursos
de la universidad. Asimismo, entregarle información que le permita familiarizarse con las
costumbres y tradiciones de Castellón y sus alrededores.
La función de aprendizaje consiste en apoyar académicamente al nuevo colaborador
cuando el Tutor no se encuentre disponible.
Por tanto, la función del Buddy es acompañar la estancia en el Equipo y en Castellón
del nuevo colaborador, proporcionándole apoyo e información básica para que logre su
integración plena dentro del equipo.
En este sentido, consideramos un momento de especial atención el día de
recibimiento del nuevo colaborador al equipo. Es importante que el Tutor* y del Buddy se
coordinen para estar presentes este día. En caso que el Buddy no estuviera disponible para
cumplir con su función, deberá asignar un Buddy suplente responsable del recibimiento.
A.1. Evaluación
Al finalizar el proceso de socialización, el nuevo colaborador, evaluará a través de
una entrevista semi-estructurada la actuación del Buddy. La evaluación se realizará en
función de la duración de la estancia del nuevo colaborador.
Al final de este proceso de socialización el nuevo colaborador.
Estará familiarizado con la cultura de nuestro Equipo.
B. SOCIALIZACIÓN DEL NUEVO COLABORADOR/A
I. Preparación de las sesiones de acogida.
El Buddy colaborará con el Tutor para elaborar la agenda de actividades y el sistema
de trabajo que emplearán con el nuevo colaborador durante el periodo de acogida
con el objetivo de no solaparse en tareas y colaborar el uno con el otro (Ver check
list).
Cuanto mejor se prepare la acogida del nuevo colaborador, más efectiva será la
integración del mismo.
II. Presentación al nuevo colaborador.
El Buddy será presentado por el Tutor. El Buddy dará la bienvenida al nuevo
colaborador, se presentará brevemente y le explicará el rol que desempeñará como
tal.
Nota: Tal como se mencionó anteriormente, puede darse el caso de que el Tutor
no pueda estar presente el día de llegada del nuevo colaborador, en tal caso le
corresponde al Buddy hacer la recepción, con lo cual, deberá estar presente ese día.
De producirse algún imprevisto en el cual el Buddy no pueda estar, con anticipación
el Buddy deberá ponerse en contacto con algún miembro del equipo para que reciba
al nuevo colaborador, debido a que debemos evitar la situación de que no haya
ninguna persona responsable del recibimiento del nuevo colaborador.
Para un mejor acompañamiento y comunicación del Buddy se sugiere facilitar el
número de móvil (y el de otro miembro del Equipo – Buddy Suplente) por si el
nuevo colaborador necesitará de su apoyo fuera del ámbito de la Universidad.
III. Presentación ante los miembros del Equipo.
El Buddy junto al Tutor, organizarán la reunión con los miembros para presentar el
nuevo colaborador.
Esta presentación puede llevarse a cabo en el horario comida o en el coffee break, o
bien cómo crean conveniente el Tutor y el Buddy.
IV. Acompañamiento del nuevo colaborador.
Durante las primeras semanas de su estancia el Buddy estará atento de las
necesidades e inquietudes del nuevo colaborador. Le llamará para los descansos y
comidas y será su guía en la Universidad y en la ciudad.
Nota: es importante que tanto Tutor, como Buddy sepan discriminar los diferentes
tipos de personalidades, para que en función de ello decidan si es necesario
extender el tiempo de acompañamiento al nuevo colaborador. Por ejemplo, hay
personas que son mas introvertidas que otras, con lo cual, necesitan de un
acompañamiento más constante, hasta que logren sentirse integrado dentro del
Equipo. Por lo tanto, es importante que tanto el Tutor como el Buddy sean
observadores y adviertan las diferencias individuales del nuevo colaborador, esto es,
identificar actitudes, conductas y sentimientos que permitan ajustar los
procedimientos, comportamientos y tiempos estimado de socialización.
V. Proceso de cierre de la estancia.
Durante las últimas semanas de estancia del nuevo colaborador, el Buddy se
coordinará con el Tutor, con el objetivo de comunicar a los integrantes del equipo
sobre la finalización de ésta.
Asimismo, como sugerencia se propone organizar una despedida simple (e.g., bajar
todos a tomar un café) que simbolice el cierre de la estancia en el WoNT.
ANEXOS
CHECK LIST
Este documento contiene las actividades básicas de las cuales es responsable e
Tutor.
ACTIVIDADES PREVIAS
Realizar ficha del nuevo colaborador.
Enviar ficha para comunicar a los miembros del Equipo.
Reunión Tutor-Buddy para coordinar actividades del nuevo colaborador.
Organizar el recibimiento y reunión de presentación a los miembros del
equipo .
BIENVENIDA
Presentar al Buddy.
Dar la bienvenida al nuevo colaborador.
Entregar ‘Pack de acogida’.
Presentar a los miembros del equipo.
CIERRE DE LA ESTANCIA
Comunicar a los miembros del equipo sobre la finalización de la estancia.
Organizar con el Tutor una despedida simple.
