8 PASOS PARA UNA REUNIÓN DE TRABAJO EXITOSA
Reunir al personal, coordinar temas, planificar la exposición y no perderse en el intento,
parece ser todo un desafío para quienes buscan concretar este tipo de encuentros.
Autor: Bárbara Guerrero C.
Largas, tediosas y aburridas. Así definen muchos profesionales las recurrentes reuniones
de trabajo, aquellas instancias creadas originalmente para discutir ideas y concretar
planes de acción, pero que, más de alguna vez, terminan siendo una verdadera pérdida
de tiempo.
Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para el que fueron hechas: informar al
equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar
para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban
convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron
asistir.
Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las
precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas
centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las
actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe.
Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y
de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son
debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.
A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar
una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa:
1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que
se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar
con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a
asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga
el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión
de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para
escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la
Universidad Central.
2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario
recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la
oficina ni de bombardear a los asistentes con post sticks en sus lugares de trabajo. Sin
embargo, aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será
posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que
éstas no superen los 45 minutos de duración). Según los especialistas, los horarios
recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién
comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.
3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de
contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informan con anticipación
los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con
distintas ideas para proponer.
4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es uno de los tópicos más
importantes, señalan los especialistas. Esto, porque si se busca cambiar la impresión de
los asistentes de lo que es una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el
orden y la prioridad de temas que se van a tratar en ésta. “Es muy fácil que el tema se
desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la
agenda. Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe determinar si es un tema que
pueda verse en el punto de asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión
posterior”, sostiene Antonio Dieck, académico de la Universidad de Monterrey. Para ello,
explica Brieba, “el expositor debe ser capaz de identificar cuando la discusión se está
desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender
que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje”.
5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de trabajo debe ser una instancia
de discusión positiva y no un encuentro de trabajadores aburridos, molestos y
desmotivados, afirman los entendidos. “Es absolutamente necesario manejar las
reuniones con una pequeña cuota de humor o rompehielos que distiendan el ambiente.
Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia necesita relajarse un poco,
distenderse, concentrarse, cuando se sienten incómodos, y cuándo es el momento de
hacer un break”, precisa el experto de la Universidad Central. Para ello, agrega, es bueno
que el moderador “sea algo histriónico, ya que una persona que juega con la voz, que
tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende a captar mejor la atención de la gente que
una persona que se limita a leer en voz alta”. El expositor y líder de la reunión podrá
equivocarse y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque en los
avances y resolución de los temas.
6. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica y rápida dependerá en gran
medida del expositor. Éste deberá mostrar liderazgo y completa seguridad en sí mismo,
evitando eso sí, caer en el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que
finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Para ello, deberá tener pleno
conocimiento de las inquietudes de los asistentes, pauteadas con anterioridad, y evitar ser
agresivo al momento de exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la
opinión de los demás. “Un buen expositor debe ser una persona con la capacidad de estar
atento a los estados de ánimo de los participantes, que sepa interpretar la comunicación
no verbal de los asistentes, saber cuándo debe intervenir para detener una discusión
entre los participantes, cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la agenda y ser
también una persona asertiva”, dice Dieck. Dar cabida a que todos los asistentes opinen y
expongan sus puntos de vista, enriquecerán el encuentro y hará que éste no se vuelva
monótono y aburrido.
7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En medio de la discusión y el
intercambio de visiones, es necesario que el expositor mantenga una postura colectiva,
evitando los bandos. Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que
agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida, será perjudicial para
el avance y dinamismo de la reunión. Un encuentro de este tipo será exitoso en la medida
en que el moderador demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de
organizar, convocar y ganarse la atención de los asistentes.
8. Tome nota de los temas tratados en la reunión. Finalmente, será primordial tomar nota
de los temas discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar,
jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y aceptadas por los
asistentes. Que el expositor tome nota demuestra, además, un interés hacia los
asistentes, quienes sentirán que fueron tomados en cuenta y que la reunión valió la pena.
Para no derrumbar lo construido, lo ideal será que luego del encuentro, el expositor envíe
a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como las soluciones acordadas
que serán puestas en marcha. La idea es no crear falsas expectativas y hacer efectivos
los acuerdos. La justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la
concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las mismas.
Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la reunión de trabajo que
desea realizar irá perfectamente encaminada. Es necesario, eso sí, esmerarse porque la
cita no sea un encuentro aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar
decisiones entre todos los asistentes. Solo así podrá concretar los objetivos que lo
llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias de mirar el reloj y
desear que las horas pasen rápidamente.
Fuente: MBA& Educación Ejecutiva. Disponible en:
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