CASO PRÁCTICO N° 3
ANA MARIA OTERO CELIS
CORPORACION UNIVERSITARIA ASTURIAS
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS
PALMIRA, 2020
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Caso N° 3
Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha estado dándole
vueltas a la reunión que mantuvo con el banco hace ya más de una semana.
Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha sentado con el
Director General y le ha comentado tanto que el Banco del Cantábrico ha accedido de buen
grado a ampliar la póliza de crédito con la que se están financiando las nuevas aperturas de
tiendas y puntos de venta. También le ha transmitido la petición del banco de los
presupuestos de los nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de aperturas
previsto.
A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha pasado por alto
que el Director General no haya dado mayor importancia a esta petición y simplemente
haya
comentado: “Papeles, siempre andan pidiendo papeles.”
En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente preocupación por el
hecho de que las previsiones no se cumplen casi nunca y que aunque si bien es verdad que
las ventas han sido por lo general mayores a las esperadas, también ha sucedido que los
gastos y las inversiones han sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas.
El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado cuenta de ello y
que aunque no le gustaba, como las ventas han ido evolucionando mejor que las
previsiones no ha podido pararse a analizar el asunto, entre otras cosas porque ha estado
demasiado ocupado con las nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos
sistemas e instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente
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demanda. De modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones de las
previsiones, que pese a todo le siguen preocupando.
De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en próximo Comité de
Dirección prepare una propuesta de acción para investigar las causas y sobre todo establecer
procedimientos para que las previsiones sean más ajustadas a la realidad.
El Director Financiero que lleva toda la semana a vueltas con el asunto le confiesa que las
previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del todo correctas por incompletas,
inconexas y no del todo organizadas. Y que es necesario plantearse en serio la implantación
de un sistema de presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de
producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y toma de
decisiones dentro de la empresa y en particular al propio Comité de Dirección y al Director
General mismo.
Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de costes y de contabilidad de
la empresa y elaborar un presupuesto general de la empresa de forma integrada desde cero
prescindiendo por completo de los sistemas en uso actualmente.
El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta blanca para
elaborar una propuesta de acción. Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un
lápiz como en los tiempos de la facultad y empieza a hacer una lista de preguntas, esto
siempre le ayudó a pensar
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1. ¿Por dónde empezar? ¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto
del presupuesto? ¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?
Debemos empezar por los históricos de las ventas y costos de los puntos de actuales de ventas,
también se debe revisar los crecimientos, para así realizar la proyección y relación de cada uno
de los puntos de venta, de modo que así lograremos generar una proyección de los nuevos puntos
de venta.
2. Porque habrá que empezar a hacer los cálculos por algún sitio.
El marketing y las ventas ya que con esto no permitirá tener una visión más clara del nivel de
ventas esperado por cada punto de venta. (mensual, semestral y anual). La producción se nutre
de lo anterior ya que esto permite saber el cuanto y qué producir; De modo que si tenemos estas
dos variables claras podremos asociar costos, y así los insumos para satisfacer la demanda.
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Marketing
Produccion
Contabilidad
Compras
3. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria puede
estimarse de forma independiente o debe resultar de la integración de todos
presupuestos.
Se debe integrar todos los presupuestos, ya que se requiere conocer las
inversiones, cuando llegamos al punto de equilibrio, FM, entre otros
4. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro lado no
se han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el presupuesto general?
No, se pude utilizar un presupuesto general, se deben realizar los presupuestos de
cada punto de venta.
5. ¿Tendría sentido empezar precisamente por ahí, por los presupuestos de los
puntos de venta?
En el ideal se debería empezar por el presupuesto general, para sí poder
determinar el presupuesto de los puntos de venta (c/u)
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6. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones, consumos y
gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni parecidos, los de los
puntos de venta nuevos o recién abiertos que los de los que llevan ya 6 meses o
un año. ¿Tiene sentido analizarlos por separado los de nueva apertura de los ya
consolidados?
Considero que se debe analizar en conjunto con los históricos, para así determinar
si algún presupuesto tiene un error esto nos permitirá, evitar generar un sobre
costo a los nuevos puntos.
7. ¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de riesgos del banco?
Claro, ya que el banco necesita saber el comportamiento de los puntos de ventas,
puesto que esta es nuestra garante ante el banco.
Al día siguiente tras haberlo pensado tranquilamente tiene las ideas claras, como sucede
muchas veces todo es más sencillo si se ve con algo de distancia. Las respuestas a las
preguntas que escribió ayer han sido la clave.
Pide que no le pasen ninguna llamada, despacha los asuntos de trámite y se sienta a
escribir la propuesta para el Comité de Dirección.
PROPUESTA AL COMITÉ DE DIRECCIÓN
Palmira, 21 de mayo del 2020
Señores
Comité de Direccion
Jamones Hamm -Jamm
Bogotá
Cordial Saludo,
Estimada junta directiva, la compañía Hamm-Jamm, ha tenido un crecimiento en ventas, por
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lo que es necesario realizar un presupuesto maestro, el cual nos permitirá proyectar y
posicionar la compañía por tal motivo unificaremos esfuerzos desde las diferentes áreas para
realizar un presupuesto integrado, de manera que para la ejecución de este requerimos los
presupuestos de producción, costos de ventas y gastos generales, para poder realizar las
proyecciones de los nuevos puntos de ventas que se requieren para la apertura. Esto nos
permitirá realizar su respectivo análisis y comparaciones para los nuevos puntos, partiendo de
las cifras del presupuesto de inversión, tesorería, presupuesto financiero y flujos de caja.
De lo anterior, tendremos una herramienta que nos permitirá determinar si existe la
necesidad real de incrementar nuestro monto de financiación, por lo anterior se sugiere al
comité de dirección realizar un presupuesto con base a cero, ya que los resultados que se
esperan están basados en supuestos y lo que queremos es tener la garantía o certeza por lo
que empezaremos el análisis de los presupuestos de ventas de cada uno de los puntos de
venta , teniendo en cuenta que existe una relación directa entre proyección de costos y
gastos generales que serán necesarios para determinar el presupuesto global de ventas.
De modo que una vez integrados y analizados los presupuestos maestros e individuales,
tomaremos las decisiones pertinentes en cuanto a la inversión requerida y en caso de
requerís financiación le plantearemos al banco, nuestras necesidades y las alternativas de
pagos y tiempo.
Atentamente
Ricardo.
Director Financiero.
