Técnicas Organizativas de Eventos

TEMA 2: TIPOS DE EVENTOS  CORPORATIVOS

INTRODUCCIÓN

En el ámbito empresarial, los eventos sirven para presentar o potenciar

determinados productos, servicios e incluso la marca. El evento permite realizar
un acercamiento con los potenciales ó actuales clientes facilitando lo que en
marketing se llama, los objetivos de fidelización frente a los competidores del
segmento.
Los eventos corporativos pueden ayudar a alcanzar determinados objetivos de
negocio tales como dar a conocer nuevos productos, servicios, motivación del
personal, mejorar el rendimiento laboral, incentivar la fuerza de ventas,
conmemorar aniversarios, entre los principales.
Los eventos pueden ser realizados por la misma empresa o por terceros. Los
eventos realizados por terceros son aquellos organizados por especialistas que
invitan a participar a oradores, expositores o representantes. La empresa puede
patrocinar el evento o puede no tener participación directa.
Las empresas adaptan los eventos corporativos según sus necesidades y
objetivos. Dentro de la gran variedad se podrán realizar eventos corporativos
con menor o mayor presupuesto, pero siempre con el fin de alcanzar los
objetivos establecidos por la empresa.

Existen diversos tipos de eventos corporativos que se adaptan a cada ocasión o

propósito en el lugar de trabajo. Al organizar un evento corporativo, es de vital
importancia conocer la naturaleza de su función, de modo que puedas planear
la lista de actividades correctamente. Esto incluye los eventos más comunes y
conocidos dentro del mundo de la empresa.

Conferencias
Estas suelen ser grandes reuniones de personas que tienen un interés en común
o comparten un sector profesional. Estas son formales y por lo general implican
unos pocos oradores que abordan un amplio grupo de profesionales. Se invita a
interactuar pero no en el mismo nivel de una conversación o seminario.

Recuerda que lo de hoy son las redes sociales, una buena táctica es
proporcionar a tus invitados tu Twitter, blog o Facebook; esto permite que los
1
Técnicas Organizativas de Eventos

asistentes realicen preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y

no han tenido tiempo de explicar en la conferencia; pero sobre todo abre las
compuertas del intercambio de ideas, lo que te permite tener una noción
cercana sobre qué les pareció la conferencia.

Seminarios
Los seminarios tienen lugar para los propósitos educativos y generalmente
implican pequeños grupos de personas. La interacción es una parte importante,
por lo que regularmente se les da la oportunidad a los asistentes de expresar
sus opiniones o realizar preguntas a los oradores.

De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea más interactivo
puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo
durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen,
lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo
algo acerca de sí mismos que nadie sepa. 

Reuniones
Las reuniones pueden ser las interacciones entre dos o más personas y en
general son para discutir las oportunidades y desafíos, los conceptos actuales o
transmitir información. Pueden ser llevadas a cabo para los empleados de una
organización o para los representantes de diferentes empresas.

Te proponemos elaborar un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas

con un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada
asunto a tratar, lograrás mantener un orden en la presentación y discusión de
los temas. Sugerimos circular la agenda de la reunión previamente entre los
participantes, de esta manera todos conocerán anticipadamente el tiempo de los
puntos a tratar.

Iniciativas de trabajo en equipo

Como su nombre lo indica, este tipo de eventos se llevan a cabo para la
motivación y/o la formación de ciertos grupos de personas dentro de la
organización. Por lo general son más pequeños para que cada individuo tenga
atención personalizada.

2
Técnicas Organizativas de Eventos

Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un
grupo pequeño de empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de
actividades para que tu evento sea realmente efectivo.
 Actividades deportivas: tirolesas, deportes náuticos, rutas a caballo,
organización de viajes.
 Actividades lúdicas: juegos como descubre al asesino o la búsqueda del
tesoro, paintball, disfraces, etc.
 Actividades de participación: concursos de canciones, cursos de cocina,
elaboración de productos manuales, concursos y clases de baile, catas de
vinos, etc.
Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participación en
proyectos de conservación de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc.

Ferias
Estas exposiciones permiten a las empresas mostrar y demostrar sus nuevos
productos o servicios. Éstas son  tomadas muy en serio por aquellos en los
sectores industriales, por lo que se suele gastar mucho dinero en la creación de
pantallas y fabulosas presentaciones. Algunas empresas incluso viajan largas
distancias para asistir a ferias comerciales internacionales.

Un punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una feria habrá
una gran cantidad de stands, por lo que tienes que buscar alguna técnica para
poder hacer que el tuyo resalte entre la multitud. Lo más efectivo podría ser
utilizar un diferenciador poco común, decora en verde y utiliza materiales
ecológicos como pufs de cartón, bañeras recicladas como sofás. Todo para
recibir a los asistentes en tu stand. El objetivo, además de ser sostenible, es
sorprender y crear gran impacto visual.

Conferencias de Prensa
Estas son las entrevistas realizadas específicamente por los medios de
comunicación y por lo general son en respuesta a un evento reciente, un rumor,
el anuncio de un nuevo producto o servicio.

Un representante de la compañía llevará a cabo la conferencia de prensa y

responderá a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de
profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en
cuenta para llevar a cabo la realización de este evento aquí te presentamos
algunos.
3
Técnicas Organizativas de Eventos

Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensión pues los
reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca
o el fabuloso e impuntual dueño.

Formar un press kit, es decir, un paquete con información del tema que se
aborda, debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un
obsequio.
Una  buena nota no se compara con la inversión  que se tiene que desembolsar
para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa
exitosa.

Ceremonias de Apertura
Cualquier evento importante, como la exposición o reunión anual que durará
más de dos días que generalmente inicia con una ceremonia de apertura o
inauguración, la cual marcará el comienzo del evento y establecerá el tono y el
tema de los días siguientes. Oradores y celebridades pueden ser invitados a
participar para  hacerla más emocionante.

Unirse a una organización no lucrativa o de caridad es una idea grandiosa para

la ceremonia. No sólo ayudarás a una buena causa, sino que también
disfrutarás de publicidad adicional. Además de ser una buena opción para
realizar causas altruistas.

Cena de Gala
Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres
deliciosos platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en
combinación con un evento en pro de una fundación o cierre de algún
seminario. Se suele invitar celebridades y oradores,  y a veces se otorgan
premios. Traje formal-etiqueta es el código de vestimenta esperada para tales
eventos.

Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nombre,

título o slogan o bien realizar una buena causa para celebrarla.
Debes tener en cuenta los aspectos logísticos como la recepción, la organización
de las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá
alguna ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún
otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoración, si habrá algún
detalle para los asistentes. 4
Técnicas Organizativas de Eventos

Lanzamientos de productos
Cuando un nuevo producto se está introduciendo al mercado, el lanzamiento
en general se considera como su primera aparición o exposición al público. El
producto se demuestra y discute su eficacia, utilidad y contribución a la
sociedad o de la industria. El producto debe estar disponible para su compra en
la puesta en marcha, si es posible.

Lo primero que debes tener en cuenta para lograr el éxito de la campaña, es que
la presentación del producto debe estar integrada en la estrategia de marketing
de la empresa, definir cuál es la época del año más adecuada para el evento y
cuál es la hora del día más apropiada para el público objetivo, así como la
definición del espacio teniendo en cuenta la accesibilidad, la distancia, las
condiciones exigidas, autorizaciones necesarias, seguridad del local, impacto
sobre el público-objetivo, interés, adecuación al mensaje a transmitir, ventajas y
desventajas del local, etc. Para ello es necesario conocer muy bien el target:
edad, estilo de vida, capacidad de reacción ante el riesgo, la novedad, amantes
de la aventura, etc.

Junta General de Accionistas

Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el propósito de transmitir
información importante a los accionistas de la sociedad sobre temas relevantes
y elegir al Consejo de Administración.

Un evento tan importante, como una junta de accionistas no tiene porqué ser
tan solemne y tenso como de costumbre, sería muy bueno que intentaras abrir
la próxima junta de accionistas de tu empresa, con algún tipo de actividad
distendida y alegre, que relaje a los asistentes para que la reunión se desarrolle
con una mayor naturalidad. Si tu junta de accionistas es general, sería buena
idea comenzar la reunión con un performance que tenga que ver con tu
empresa.

Ceremonias de Reconocimiento
Ya sea a grande o pequeña escala, las  ceremonias de premiación se llevan a
cabo para felicitar y agradecer a los integrantes de una organización que han
cumplido con sus deberes de manera admirable o han superado las expectativas
y demandas de la empresa.

5
Técnicas Organizativas de Eventos

Es muy importante definir qué tipo de premio vas a otorgar, se dice que los
premios deben corresponder a la acción que se está reconociendo.  También
deberían estar de acuerdo con la persona y la ocasión. La clase de símbolo que
se elija dirá mucho sobre qué y a quién está siendo reconocido.  Estos son
algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:
Prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas, menciones de
reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio.
Debes tomar en cuenta las nuevas tendencias, hoy por hoy las personas
prefieren ser reconocidas por su labor altruista y un buen reconocimiento
podría significar donar su premio a alguna fundación o que el premio haya sido
comprado a una organización de ayuda social.
 
Reuniones Directivas
Estas son las reuniones formales del Consejo de Administración de una
empresa, y se centran en la visión de la organización, metas y estrategias. Para
que estas reuniones sean un éxito deberás escoger la sala en base a las
siguientes recomendaciones.

Capacidad de la sala (en términos de cantidad de asientos), dimensiones y

forma de la sala (dependiendo de si existen presentaciones o actividades),
necesidad de acceso a Internet, necesidad de ordenadores y un equipo
audiovisual (video proyector).
Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable
puede mejorar la eficiencia de la reunión. Para lograr que los participantes se
relajen, podrá servirse café o simplemente botellas de agua al comienzo de la
reunión.