FARMACIA HOSPITALARIA
Unidad 2: Fase 3 – Informe de evaluación de un proceso general
del servicio Farmacéutico Hospitalario
Tutor
ROSENDO CABEZAS
Presentado:
Olga Lorena Jiménez Rodríguez
Cod:55.173.349
Grupo:301507_22
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD)
ESCUELA CIENCIAS DE LA SALUD
TECNOLOGIA DE REGENCIA EN FARMACIA
NEIVA - HUILA
OCTUBRE 30 – 2019
INTRODUCCION
Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento
farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que
han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios
Objetivos Generales:
Avalar un suministro en los servicios farmacéuticos de las IPS de los
medicamentos y dispositivos médicos precisos para la atención a los pacientes de
las instituciones, de forma acertada y cumpliendo con los modelos de calidad
exigidos por la normatividad actual para minimizar sucesos e incidentes adversos
en los pacientes.
Planeación de la selección de medicamentos de acuerdo a las patologías
prevalentes y Establecer criterios definidos para el proceso de adquisición
garantizando la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos que Ingresan
al servicio del Servicio Farmacéutico de la E.S.E.
Objetivos Específicos:
Establecer las condiciones para los procesos de adquisición y reposición de
los medicamentos y dispositivos médicos.
Implementar planes de reposición para garantizar el suministro adecuado,
determinado las cantidades necesarias para evitar desabastecimiento y/o
excesos, pérdidas o vencimiento de estos.
Cuadro comparativo entre lo observado en el servicio farmacéutico visitado y las
actividades que se deben desarrollar en el proceso escogido “Adquisición de
Medicamentos y dispositivos médicos “
Servicio Farmacéutico visitado Actividades que se deben
desarrollar
Participa el comité de compras en su calidad el asesor Comité de Compras; Encargado
técnico sobre medicamentos y dispositivos médicos. de aplicar la política de compras,
verificar las cotizaciones y
Las fuentes básicas de adquisición son los laboratorios analizar las ofertas con los
en su calidad de asesor técnico sobre medicamentos y criterios definidos, para
dispositivos médicos. recomendar la adjudicación del
contrato o la contratación directa.
Ventajas y desventajas:
variable Laborat. Mayor. Minor. El director técnico del servicio
farmacéutico dará concepto
Oferta Regular Bueno Regular técnico al comité para la
adquisición. La institución creara
Precio Regular Malo Malo mecanismos que permitan
adquirir los dispositivos y
Calidad Bueno Bueno Regular
medicamentos que deban
Oportun. Malo Regular Bueno utilizarse en urgencias evidentes,
que no estén incluidos en el Plan
Estado Regular Bueno Regular Obligatorio de Salud (POS).
del
pedido La adquisición se hará a través
del Estatuto de Contratación
Publica o de la normatividad
Los proveedores deben de inscribirse en un kardex el vigente para la contratación
cual debe contener. Privada o comercial, según el
caso, y estará sometida a control
Nombre o razón social, Nit, Dirección de domicilio y interno y externo, a excepción de
electrónica, teléfono, fax, Nombres, Cargos, Teléfonos de las entidades que no manejen
los representantes, Código que otorga, Productos que recursos del Sistema de General
Comercializa y ficha de los Registros sanitarios, de Seguridad Social en Salud
Clasificación de Riesgo para DM, Condiciones generales (SGSSS) o del erario púbico. Se
del pago, Políticas de devolución, Datos de contacto del podrá adquirir bajo la modalidad
director técnico, Visita de las autoridades no inferior a 2 de compra, donación, cesión o
años, Calificación. transferencia y cualquier otra
forma reconocida legalmente.
Como también la valoración de los proveedores que se
refiere a evaluación que se les hace llevando un registro
de todo lo que se relaciones con su desempeño en el
proceso de adquisición. Teniendo en cuenta la calidad
desde el punto de vista del producto en sí y del servicio,
teniendo definidos unos parámetros y unos puntajes
asociados y que pueden ser:
Calidad: Del producto en general
Oportunidad: Existencia en el momento
Servicio: Ofertas, solución a reclamos y
devoluciones
Oferta: Surtido
Tiempo de entrega: Cumplimiento.
Se debe abrir una carpeta por proveedor para adelantar
una valoración objetiva y confiable archivando toda
información la cual se calificará como: cumple o no
cumple.
Procedimientos para la
adquisición; Se adelanta
Es requisito fundamental un buen proceso de estimación siguiendo los siguientes pasos:
de necesidades teniendo como finalidad establecer los
requerimientos de medicamentos necesarios para cierto Programación de necesidades: El
periodo de tiempo (cantidad, calidad y momento establecimiento determinara la
oportuno). cantidad que requiere para cierto
periodo, teniendo en cuenta, el
Teniendo claro lo que se va a comprar es necesario perfil epidemiológico de la
determinar las cantidades para suplir las necesidades por Institución, la población usuaria,
tiempo determinado, y para tener en cuenta las tendencias y/o el consumo histórico,
y perspectivas futuras, como, por ejemplo, el aumento de comparado con la definición de
la demanda, formulación de profesionales del sector, necesidades determinadas por los
variaciones epidemiológicas, entre otros. servicios y la oferta de servicios y
el presupuesto disponible. Debe
cumplir los siguientes pasos:
Ordenes de pedido: Una vez analizado los datos, se debe
generar una orden de pedido la cual envía al proveedor,
para lo cual se debe tener en cuenta: Definir periodo de análisis
y de proyección de
1. Revisión de las alertas Sanitarias generadas por el necesidades.
INVIMA. Cuantificar las
2. Verificación de la vigencia del Registro Sanitario necesidades y priorizarlas
INVIMA por nivel de uso en cada
servicio.
Documentación Interna: Confrontar dichos
cálculos con los
Acta de Comité consumos históricos.
Kardex Analizar las causas que
Solicitud de necesidad incidieron en la
modificación notable de
Disponibilidad los consumos, después
de comprar los literales a)
Registro Presupuestal y c).
Orden de compra no corresponda Ajustar cantidades
definidas por los servicios
Factura y programas las
Acta de recepción cantidades a adquirir,
teniendo en cuenta los
indicadores de punto de
Riegos: reposición, consumo
promedio, niveles
Orden de compra no corresponda mínimos y tiempo de
Medicamentos vencidos reposición.
Medicamentos en malas condiciones Definir prioridades, de
acuerdo con el
Puntos de Control: presupuesto disponible y
al peso económico de
cada medicamento dentro
Verificación administrativa
del total (clasificación
Verificación Técnica
ABC/VEN de
medicamentos) o
cualquier otro método
idóneo para tal fin.
Definir programas de
entregas o momentos
proyectados de compra
de acuerdo con la
modalidad de adquisición,
las necesidades de flujo
de caja de la institución.
La programación de
necesidades será
evaluada
permanentemente y
aprobada por el comité de
compras.
Decisión de Adquisición: Aplicara
la política de compras de la
organización, determinando la
modalidad de la adquisición, la
característica de la negociación,
la evaluación de las ofertas y la
adquisición y suscripción del
contrato o la contratación directa.
Prevalencia del conocimiento
técnico: El criterio técnico del
director del servicio farmacéutico
prevalecerá cuando se presenten
diferencias de criterios entre el
responsable de las compras y el
responsable del servicio
farmacéutico, respecto a la
calidad, recepción y
almacenamiento, distribución, uso
adecuado, devolución al
proveedor por fecha próxima de
vencimiento, ofrecimiento,
aceptación y/o rechazo de
donaciones, destrucción o
desnaturalización de
medicamentos y dispositivos
médicos.
Envió de Información: El
responsable de la adquisición
enviará de manera oportuna,
continua y vera al sistema de
información del servicio
farmacéutico toda la información
que vaya adquiriendo respecto a
medicamentos y dispositivos
médicos
paso responsable actividad Descrip. registro
Control durante el proceso de
1 Comité de Políticas de El comité Acta de adquisición; La institución o
farmacia selección mediante perfil comité establecimiento contara con
epidemiológico,
consumos criterios, técnica y métodos que
históricos permitan continuamente controlar,
decide cuales evaluar, y gestionar la calidad
van a ser las durante el proceso de adquisición
políticas
seleccionadas de medicamentos y dispositivos
médicos, de conformidad con el
2 Sub gerente Evaluación y De acuerdo a la Kardex art.13 del Decreto 2200 de 2005
financiero clasificación calidad,
modificado parcialmente por el
de los oportunidad de
proveedores entrega y Decreto 2330 de 2006. En el
precios son proceso se controlará
evaluados los continuamente el cumplimiento de
proveedores
la normatividad para la
3 Comité de Estudio oferta Se estudian las Acta de contratación administrativa, civil y
Compras de diferentes Comité comercial según el caso. Además,
proveedores marcas de se tendrá en cuenta el sistema de
laboratorios , la
oportunidad de
codificación de acuerdo con lo
entrega y que establezca para tal fin el
precios que Ministerio de la Protección Social.
maneja cada
proveedor
4 Sub gerente Adquisición Se realiza una Solicitud de
financiero solicitud previa necesidades
por parte del
servicio
Profesional Disponibilidad
farmacéutico.
Universitario
La sub gerencia
área de la
financiera Registro
salud
realiza la presupuestal
disponibilidad,
registró
Orden de
presupuestal y
Compra
orden de
compra
5 Profesional Verificación Se revisa que la Factura
Universitario Administrativa orden de
área de la compra
Orden de
salud corresponda al
compra
pedido recibido
(se verifican
nombres
cantidades
precios y
números de
facturas)
6 Profesional Verificación Se revisan Acta de
Universitario técnica registros recepción
área de la INVIMA, lotes,
salud fechas de
vencimiento,
condiciones de
almacenamient
o y cadenas de
frio de cada uno
de los
medicamentos.
CONCLUSIONES
El proceso de planificación de compras y gestión del suministro ha generado
espacios de análisis con todos los involucrados en el suministro de medicamentos
e insumos estratégicos.
Determinamos los aspectos normativos de la logística en los medicamentos con
las avanzadas disciplinas que comprende la moderna logística. El proceso por
que pasa el medicamento para su disponibilidad, para que llegue en óptimas
condiciones al consumidor ya que para eso se debe tomar en cuenta aspectos
como el control de calidad y registro sanitario
