Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en
los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan
por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc.
CONSIDERACIONES QUE SE DEBE TOMAR
· Se ordena de acuerdo con los lugares geográficos asociados a la misma: domicilio, lugar de
emisión, destino, entre otros.
· ü Implica varias clasificaciones sucesivas: región o zona geográfica, comunidad autónoma,
provincia, localidad, incluso calle.
· Ventajas:
· Permite ordenar la documentación en grandes grupos de acuerdo con la zona geográfica, lo
que hace manejable archivos muy extensos.
· Facilita la localización de documento muy rápido.
Desventajas:
· Se debe trabajar con un dato extra, por ejemplo: la ubicación geográfica.
· Requiere el uso de un tarjeteo de ordenación alfabética.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS GEOGRÁFICOS
Organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es
decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.
este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y jurídicas), porque la clasificación
final se hace también por nombres de individuos o empresas.
Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:
1) Un archivo principal:
Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios,zonas, direcciones, etc, y puede organizarse
de la siguiente forma:
a)Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.
b)Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.
Carpetas. En el sistema geográfico exiten dos clases de carpetas : Las individuales y las misceláneas.
Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea suficientemente activo que lo
justifique. Los titulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego
el nombre del corresponsal.
En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de corresponsales inactivos. En principio, hay
tres clases de carpetas misceláneas : las alfabéticas, las departamentales y las de capitales de
departamentos.
2) organización del tarjetero auxiliar
Todas las carpetas de los clientes se organizan en estricto orden alfabético, sin tener en cuenta las
ciudades o piases, como si se estuviera organizando un archivo alfabético nominativo. El mapa le sirve
para ubicar la clientela.
3- REFERENCIA CRUZADA
Establecer referencia cruzada no es mas que hacer una nueva clasificacion del documento de una
persona, empresa, institucion o compañia, cuando este documento se solicite de los arcivos bajo otro
nombre
5. PASOS A SEGUIR PARA ARCHIVAR EL METODO GEOGRAFICO
La búsqueda de los documentos de ser eficiente y eficaz, pues es este uno de los objetivos básicos del
archivo. Para que ella resulte fácil, siga estas sencillas normas:
Precise el nombre que desea buscar, por ejemplo:
b. Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre del cliente:
c. Localice la guía del país al cual pertenece:
d. Localice la subguía de la ciudad correspondiente:
e. Busque la carpeta individual del cliente o la tarjeta solicitada:
f. Retire el documento del legajo o la carpeta y coloque en su lugar una tarjeta o una guía de Afuera o
Sustitución
ejemplo
