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COMPRAS
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Tabla de Control de Cambios en Documentos
Revisión
02 03 04 05 Observaciones
Página
En referencia a la aprobación
4 X de compras.
Cotizaciones
Supresión de los Puntos
7.1.11 y 7.1.12
6 X
Responsables 7.1.18, 7.1.19,
7.1.20
Formato de Hoja de Requerimiento
10 X
de compra.
11 X Formato de orden de compra.
P-SGI-01-F06
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para la realización de las compras en REAL CLUB DE LIMA.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a las actividades desarrolladas en el proceso de compra de bienes
y/o servicios desde la recepción de la hoja de requerimiento de compra hasta la conformidad de la
adquisición por parte del proveedor.
3. RESPONSABLES
3.1 Usuario
3.2 Jefe de Área
3.3 Jefe de Logística
3.4 Jefe de Administración y Finanzas
3.5 Gerente General
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1 Producto Crítico: Materia Prima, insumos, mercadería o servicios adquiridos que afectan
directamente la calidad del servicio brindado y/o producto elaborado o que impacten en forma
significativa al ambiente o a la Seguridad y Salud Ocupacional de los trabajadores.
4.2 Proveedor Crítico: Persona natural o jurídica que provee un Producto o Servicio Critico.
4.3 Suministros: Productos en general, que no son empleados para el Servicio que brinda Real Club de
Lima y que no son considerados como Productos Críticos.
4.3 Hoja de Seguridad: Documento que contiene información suficiente y necesaria para el debido
tratamiento, manipulación y cuidado que debe tenerse con los productos que puedan causar un
impacto ambiental negativo o pongan en riesgo la seguridad o salud ocupacional de las personas.
4.4 USER: Usuario
4.5 JA: Jefe de Área
4.6 JLG: Jefe de Logística
4.7 JAF: Jefe de Administración y Finanzas
4.8 GG: Gerente General
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5.1 P-COM-02: Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores.
6. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
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6.1 Aprobación de Compras
Para compras de activos (equipos), la hoja de requerimiento de compra además de estar
firmado por el Jefe de Área, esta debe ser aprobado por el Gerente General. Así mismo la
aprobación de la Cotización y la firma de la orden de compra, es responsabilidad de la
Jefatura de Administración y Finanzas o de la Gerencia General.
Para el caso de compras por caja chica, cuyos montos de compra no deben exceder de
S/. 500.00, no se ejecuta este procedimiento. Es responsabilidad del área usuaria (Eventos,
Deportes, Operaciones, Oficina Técnica, Logística, etc.) solicitar el VºBº al Jefe de Área que
corresponda y solicitar en caja un vale (recibo provisional) por un determinado monto, el cuál
debe ser entregado a la Gerencia General o a la Jefatura de Administración y Finanzas para
su aprobación de manera que el usuario pueda entregar el vale firmado en caja y solicitar el
monto requerido.
Nota 1: El encargado de caja, al finalizar el día, entregará todos sus comprobantes de pago
a contabilidad para su registro y posterior devolución.
Nota 2: Todos los productos comprados por caja chica deberán ser verificados por Almacén
con un sello de verificación de productos.
Nota 3: En ningún caso se podrá comprar por caja chica en forma fraccionada, a algún
proveedor que corresponda a una sola compra o servicio.
Para el caso que se tenga que realizar compras urgentes, y deban realizarse a proveedores
que no estén registrados en la Lista de Proveedores Aprobados, esta es realizada previa
aprobación de la Gerencia General. Posteriormente se debe evaluar a dicho proveedor, de
acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación de
Proveedores (P-COM-02), y ver si puede ser incorporado en la Lista de Proveedores
Aprobados del Real Club de Lima.
Para el caso de aprobación de recibos por honorarios por servicios de Entrenadores,
Salvavidas y personal eventual, solo se debe presentar el requerimiento de servicios, la cual
debe tener el visto bueno de Gerente General o Jefatura de Administración y Finanzas.
6.2 Sistema para Realizar las Compras
El RCL trabaja con un Sistema computarizado que permite realizar las principales operaciones,
entre las cuales se encuentra el Proceso de compras. En el Sistema se tienen registradas todas
las compras realizadas, así como los proveedores y precios por el producto y/o servicio adquirido.
En el Sistema se genera automáticamente las Hojas de requerimientos de compra y Órdenes de
Compra.
Para que una orden de compra sea emitida a un proveedor debe haber sido previamente
aprobada en el sistema por la Jefatura de Administración y Finanzas.
6.3 Hoja de Requerimiento de Compra de Mercadería
Antes de efectuar un requerimiento de compra, el usuario es responsable de verificar el stock del
producto requerido.
Todos los requerimientos efectuados (requerimiento de Compras- Mercadería y requerimientos
para Almacén – Suministros) son emitidos al Almacén Central, donde el Encargado de Almacén
es el responsable de filtrar los mismos, atendiendo los requerimientos de almacén y enviando a
Logística las Hojas de Requerimiento de Compra, con el sello "PROCESAR COMPRA”, con la
finalidad de evitar se realicen compras de productos que estén en stock.
6.4 Cotizaciones
Para compras cuyo monto excedan los S/ 2500.00 neto se deberán solicitar cotizaciones
(mínimo 2) y elaborar el cuadro comparativo (a excepción del Área de Proyectos y obras). En
caso que el monto exceda los S/. 5000.00 se deberá de tener como mínimo 3 cotizaciones.
6.5 Compras con Lista de Precios
Para el caso de Proveedores Aprobados y con los que se tengan precios establecidos, se
exceptuará la obligación de cotizar, debiéndose contar con su lista de precios vigentes.
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6.6 Compras por Selección
Las Compras por Selección son aquellas que se realizan cuando un servicio o producto es
licitado; en el caso del RCL este Proceso se aplica para los Proyectos de Obras o restauraciones
de la Oficina de Proyectos y Obras. Para este tipo de compras se aplica el Flujograma de
Compras por Selección (Anexo N°02).
6.7 Control de Stock de Productos Críticos
De forma mensual, el Jefe de logística supervisa que los productos críticos se encuentren dentro
de los niveles de stock establecidos.
6.8 Pedido de Suministros
Los pedidos de productos o servicios de suministros, se realizan antes de la última semana de
cada mes (hasta el 23 de cada mes), después del plazo indicado, cualquier requerimiento de
compra de productos y/o servicios se atenderán al siguiente mes.
6.9 Requerimiento de Hojas de Seguridad de Productos:
El Jefe de Logística solicita a los proveedores (en las Ordenes de Compra u otro medio) que
proporcionen las correspondientes “Hojas de Seguridad”, para aquellos productos químicos que
causan un impacto ambiental negativo o que ponen en riesgo la seguridad o salud ocupacional del
personal.
El Encargado de Almacén mantiene las Hojas de Seguridad de los productos químicos que son
almacenados.
6.10 Aspectos e Impactos Ambientales:
Los impactos ambientales asociados a las actividades de compras se registran en la “Matriz de
Aspectos e Impactos.” (P-AMB-01-F01)
6.11 Control Operacional de los Aspectos Ambientales Significativos:
En caso se hayan identificado aspectos ambientales significativos derivados de las actividades de
compras se planifica en la Matriz de Control Operacional (P-AMB-02-F01).
6.12 Peligros y Riesgos de Seguridad y Salud: Los peligros y riesgos asociados a las actividades de
Compras se registran en la Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (P-SSO-01-
F02).
6.13 Todas las Órdenes de Compra (O/C) deben indicar la obligatoriedad de entregar las Hojas de
Seguridad (en castellano) en la entrega del producto.
7. DESARROLLO
7.1 COMPRAS
N° RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
7.1.1 USER Genera la hoja de requerimiento de compra de un bien/servicio, y firma el
requerimiento
Nota1: El usuario es responsable de verificar el stock del producto
requerido, y
Nota2: En caso el producto y/o servicio no se encuentre registrado en el
sistema; se solicita al Encargado de Almacén se genere el código
correspondiente para el producto y/o servicio a solicitar.
7.1.2 JA/JLG Recibe la hoja de requerimiento de compra del usuario.
7.1.3 JA /JLG Revisa la hoja de requerimiento de compra.
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7.1.4 JA/JLG Si aprueba la hoja de requerimiento de compra, coloca su visto bueno y
fecha de aprobación, y continúa con la actividad 7.1.6 Caso contrario
continúa con la siguiente actividad.
7.1.5 JA/JLG Si la hoja de requerimiento de compra requiere modificación regresa a la
actividad 7.1.1 Caso contrario finaliza el procedimiento.
7.1.6 JA/JLG Si es un proveedor aprobado continúa con la siguiente actividad. Caso
contrario continúa con la actividad 7.1.8.
7.1.7 JA/JLG Verifica precio referencial del bien/servicio requerido en el sistema.
7.1.8 JA/JLG Si existe precio referencial continúa con la actividad 7.1.10 Caso contrario
continúa con la siguiente actividad.
7.1.9 JA/JLG Cotiza en el mercado el bien/servicio requerido, generando el Cuadro de
Comparativo de Compras.
7.1.10 JA/JLG Selecciona al proveedor y envía a Logística.
7.1.11 JLG Genera/Modifica Orden de Compra (O/C).
7.1.12 JAF/GG Revisa Orden de Compra (O/C).
7.1.13 JAF/GG Si está conforme, otorga el visto bueno y continúa con la siguiente
actividad. Caso contrario regresa a la actividad 7.1.13.
7.1.14 JAF/GG Aprueba y visa Orden de Compra (O/C).
7.1.15 JLG Emite Orden de Compra (O/C) del Proveedor, y finaliza el procedimiento.
7.1.16 JLG Evalúa compra a proveedor no aprobado.
7.1.17 JAF/GG Si acepta realizar la compra regresa a la actividad 7.1.7 Caso contrario
continúa con la siguiente actividad.
7.1.18 JA/JLG Evalúa inclusión en la Lista de Proveedores Aprobados.
7.1.19 JA/JLG Si está conforme continúa con la siguiente actividad. Caso contrario
finaliza el procedimiento.
7.1.20 JA/JLG Continúa con el Procedimiento de Selección, Evaluación y Reevaluación
de Proveedores (P-COM-02), y finaliza el procedimiento.
7.2 COMPRAS POR SELECCIÓN
7.2.1 JA Elaboran/ Modifican las bases del proyecto en coordinación con el Comité
de proyectos y Obras.
7.2.2 JA Elaboran y emiten las cartas de invitación a los contratistas designados
por el Comité de proyectos y Obras.
7.2.3 JA Recepciona y evalúa las Propuestas en coordinación con el Comité de
proyectos y Obras del área
7.2.4 JA Realiza selección en coordinación con el Comité de proyectos y Obras del
área.
Nota: Posterior a esto el Directorio otorga la Buena Pro para el inicio de la
obra, para lo cual se debe copiar el Acta de Directorio correspondiente a
Jefatura de Proyectos y Obras.
7.2.5 JA En caso el Contratista o Especialista (según sea el Servicio) se encuentre
en la lista de proveedores aprobados, continúa con la actividad 7.2.7, caso
contrario continúa con la siguiente actividad.
7.2.6 JA Procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores P-COM-02
Prohibida su reproducción sin autorización del Representante de la Dirección
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7.2.7 JA Emite Informe con resultados de la Evaluación y se otorga la buena Pro.
7.2.8 JA Elabora el Contrato y realiza las negociaciones y modificaciones en
coordinación con el proveedor
7.2.9 JA Emite Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Contrato al Jefe de Logística
7.2.10 JLG Prepara expediente (cotizaciones, acta de otorgamiento y contrato, se
anexa la hoja de requerimiento)
7.2.11 JLG Elabora O/C o Servicios y envía al Contratista.
8. REGISTROS
8.1 P-COM-01-F01 Hoja de requerimiento de Compra
8.2 P-COM-01-F02 Orden de Compra
8.3 P-COM-01-F03 Cuadro Comparativo de Compras
9. ANEXOS
9.1 Anexo Nº 1: Flujograma de Compras
9.2 Anexo Nº 2: Flujograma de Compras por Selección
9.3 Anexo Nº 3: Formato de Hoja de requerimiento de Compra
9.4 Anexo Nº 4: Formato de Orden de Compra
9.5 Anexo N° 5: Formato de Cuadro Comparativo de Compras
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Anexo Nº1
Flujograma de Compras
Flujograma del Procedimientos de Compras
Jefe de Administración y Finanzas/
Usuario Jefe de Área/Jefe de Logística (*)
Gerente General
INICIO
1. Genera
2. Recibe
requerimiento de
requerimiento
compra
3. Revisa
A
requerimiento
4. ¿Aprueba?
NO
5. ¿Requiere
SI
modificación?
NO
SI
FIN
6. ¿Proveedor
D
aprobado?
SI
7. Verifica precio
E
referencial
8. ¿Existe precio
vigente?
NO
SI
9. Cotiza en el mercado
10. Selecciona
proveedor
11. Genera/Modifica
C 12. Revisa O/C
O/C (*)
13. ¿Conforme? NO C
SI
15. Emite O/C del
14. Aprueba y visa O/C
Proveedor (*)
FIN
16. Evalúa la compra a
D proveedor no
aprobado
18. Evalúa inclusión en
la Lista de Proveedores NO 17. ¿Acepta? SI E
Aprobados
19. ¿Conforme?
SI
20. Continúa con el
Proced. Selección,
Evaluación y
NO
Reevaluación dee
Proveedores
FIN
Fase
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COMPRAS
Anexo Nº2
Flujograma de Compras por Selección
Flujograma de Compras por Selección (Proyectos y Obras)
Jefe de Administración y
Jefe de Logística Jefes del área (Oficina Técnica)
Finanzas
[Link]/Modifican las
bases (considerando el
producto o servicio
requerido) en coordinación
con el comité del área
[Link] y emiten cartas
de invitación a contratistas,
según la lista de contratistas
designados por el comité
[Link] y evalúa las
propuestas en coordinación
con el comité del área.
4. Realiza selección en
coordinación con el comité No
del área
5. Se encuentra en
lista de proveedores
aprobados?
No
6. Proc. Evaluación y
reevaluación de
proveedores(P-
COM-02)
8. Decide en
coordinación con el
7. Proveedor
Si Comité realizar el
Apto?
Servicio con el proveedor
seleccionado
[Link] Lista de
proveedores [Link]
aprobados del área. trabajo con
proveedor
seleccionado en el
concurso
11. Emisión de informe
con resultados de
evaluación y da Si
otorgamiento de la
Buena Pro.
12. Emite Acta de
otorgamiento de
Buena Pro y
Contrato a Jefe de
Logística
14. Prepara expediente
13. Elaboración de
(cotizaciones, acta de
contrato
otorgamiento y
(REVISIONES,
contrato, se anexa
NEGOCIACONES)
requerimineto)
15. Elabora Orden de
Compra/Servicio y envía
al contratista.
FIN
Fase
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Anexo Nº 3
Modelo de Hoja de Requerimiento de Compra
P-COM-01-F01 Rev.02
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Anexo Nº 4
Modelo de Orden de Compra
P-COM-01-F02 Rev.02
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Anexo Nº 5
Modelo de Cuadro Comparativo de Compras
CUADRO COMPARATIVO COMPRA DE PINTURAS AREAS DIVERSAS. SAN ISIDRO
MATIZADOS EMYLY FERRETERIA GOYO SODIMAC
PRODUCTO UNIDAD CANT.
PRECIO PRECIO PRECIO PRECIO
[Link] [Link]
UNITARIO TOTAL UNITARIO UNITARIO
VENCELATEX ROJO TEJA GLN. 6 29.66 177.97 31.36 188.14 31.36 188.14
VENCELATEX COLOR NEGRO 400 GLN. 10 29.66 296.61 31.36 313.56 33.90 338.98
VENCENAMEL NEGRO GLN. 3 38.98 116.95 37.29 111.86 37.29 111.86
AGUARRAZ MINERAL ANIPSA GLN. 6 13.56 81.36 14.32 85.93 18.22 109.32
PINTURA TRAFICO COLOR AMARILLO GLN. 2 40.68 81.36 38.98 77.97 36.36 72.71
PINTURA TRAFICO COLOR BLANCO GLN. 2 40.68 81.36 38.98 77.97 36.36 72.71
SUB TOTAL 835.59 855.42 893.73
IGV 150.41 153.98 160.87
TOTAL S/. 986.00 S/. 1,009.40 S/. 1,054.60
ENTREGA EN NUESTRO
FORMA DE PAGO TRANSPORTE
ALMACEN
MATIZADOS EMYLY CREDITO 30 DIAS SI INCLUIDO
FERRETERIA GOYO CONTADO SI S/. 10.00
SODIMAC CREDITO 30 DIAS NO NO INCLUYE
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