EL MEMORANDUM
El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter
administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También
hay formatos que llevan impreso el nombre de memorándum.
Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el
ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se
utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el
objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones,
instrucciones, disposiciones y más.
¿Cuándo se usa un memorando?
El memorando simple:
se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar
a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas. En general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.
El memorando múltiple:
se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma
simultánea, a varios destinatarios.
Generalmente se emplea de un superior a un subordinado; pero también es
posible que un subordinado mande un memorando a un superior para justificar o
informar, según los casos.
PARTES DE UN MEMORANDUM
El Memorando tienes las siguientes partes obligatorias:
1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
Las siguientes Complementarias:
1. Membrete
2. Nombre del año
3. Referencia
4. Sello
5. Anexo
Pasos para elaborar un memorando
-Se comienza con un encabezado:
MEMORANDO
Para: (El destinatario, con su cargo o rol)
De: (nombre y cargo de quien lo envía)
Fecha:
Asunto:
-Luego se plantea el problema o asunto en cuestión, de manera breve y al grano.
Después vienen los detalles relevantes, par finalizar con alguna directiva o
recomendación concreta de acción.
En el ejemplo que señalas sobre un trabajador que llegó tarde, puedes poner
como asunto "atraso del día ...." (se debe ser específico, o sea no sería muy
apropiado sencillamente poner "atraso" en este campo). Luego en el cuerpo del
mensaje puedes poner algo como "Estimado, se me ha comunicado que el (o los)
día(s) .... se ha presentado atrasado a cumplir con sus funciones. Le recuerdo que
es fundamental presentarse a la hora para poder cumplir con los tareas asignadas.
Espero su comprensión". Con eso debería bastar. En este caso el memo está
dirigido al empleado en cuestión, y si se desea hacer un recordatorio general de
puntualidad, con copia a toda la organización, entonces no deberías nombrar al
empleado en cuestión, para no exponerlo públicamente.
ESTRUCTURA DE UN MEMORANDO
El memorando se conforma básicamente de la sigueinte manera:
Nota informal. Rasgos que distinguen a la carta y al oficio.
Destinatario y firmante:
De: ______________
Para: _____________
Fecha.
Contenido.
Firma.
Referencias finales (iniciales de firma y mecanografía, “con copia para” si las hay).
SOLICITUD
La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido. Inicia el trámite de
una acción no contenciosa. Puede ser entregada personalmente por el interesado,
por intermedio de otra persona o remitida vía fax o por correo, en este último caso,
como “correspondencia certificada”.
La solicitud establece relación entre el solicitante o los solicitantes y la autoridad a
quien está dirigida (destinatario).
Clases de solicitud: Existen
Solicitud individual: sirve para gestionar la atención de un derecho en forma
individual. Si una medida administrativa afecta a dos o más personas por igual, estas
deben presentar su solicitud por separado.
Solicitud colectiva: se utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de
interés colectivo. Recibe el nombre de ¨memorial¨
PARTES DE UNA SOLICITUD
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha
del papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura
de todo el contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanación SOLICITO: Certificado de
Estudios de 5to año “A”(…)
2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe
escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.
Ejemplos: señor director del colegio…señor alcalde provincial de…
3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad: Ejemplo: Señor Director
(SD) Señor Alcalde ( SA)
4. Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como
a) Nombres y apellidos completos
b) Ciudadanía
c) Edad
d) DNI
e) Domicilio.
5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos
partes:
a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a
los dispositivos legales vigentes por los que se solicita.
b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los
documentos requeridos para tal efecto.
6.-La despedida o conclusión: Llamado también pie. Consta de dos partes:
a) Menciona lo expuesto en la solicitud Ejemplos: Por lo expuesto:
Por tanto:
b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al
documento y se termina haciendo mención a la justicia.
Ejemplo: A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.
7.-Lugar y fecha. Se escribe al pie de la despedida y en la parte central ala
derecha:
8.-Firma.
MODELO DE SOLICITUD
PARA SOLICITAR LICENCIA DE CONSTRUCCION“AÑO DE LA
CONSOLIDACION ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERU”SOLICITA:
____________________________Sra. CARMEN CHIROQUE PAICO
Alcaldesa del Distrito de Corrales YO
_______________________________________________, identificado con
DNI. N° __________________, domiciliado en:
____________________________________________________________
___________, del Centro Poblado______________________, Jurisdicción
del Distrito de ________________,Provincia y Departamento de
________________, ante Ud. Con el debido respeto me presento y
expongo lo siguiente :Que, deseando obtener mi Licencia de Construcción,
SOLICITO a Usted tenga a bien disponer a quien corresponda la emisión de
dicho documento para lo cual adjunto los requisitos necesarios para tal; así
como estoy dispuesto a cancelar los derechos que correspondan por este
concepto. Corrales, ____ de ___________ del
20___________________________NOMBRES Y APELLIDOSDNI. N°
_____________
