CIRCULAR INTERNA 006
Valledupar, Junio 9 de 2020.
PARA: Consejo de Administración Conjunto Cerrado Entresierras
DE: Administrador - Conjunto Entresierras
ASUNTO: Respuesta a comunicación denominada: Directrices por parte
del Consejo de Administración.
De acuerdo con la comunicación recibida vía WhatsApp por parte del
Señor Juan Carlos Velázquez Mazabel, quien funge como Presidente del
Consejo de la Copropiedad Entresierras, tengo las siguientes
apreciaciones a saber:
Para resolver la inquietud acerca de la potestad de realización de
Asambleas se debe comenzar por decir que la ley 675 de 2001, es la que
rige el sistema de propiedad horizontal, donde se establece en su artículo
39 quiénes son las personas y órganos administrativos facultados para
convocar a una asamblea general de propietarios:
“ARTÍCULO 39. REUNIONES. La Asamblea General se reunirá
ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el
reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los
tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal;
con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar
los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las
cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La
convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no
inferior a quince (15) días calendario.”. Negrilla y Subrayado fuera
de texto.
Igualmente, en este mismo artículo (39 de la ley 675) señala que las
reuniones extraordinarias de la asamblea general de propietarios
pueden ser convocadas por las siguientes personas:
El administrador.
El consejo de administración.
El revisor fiscal.
Un grupo de propietarios que representen mínimo el 20% de los
coeficientes de la propiedad horizontal.
Donde dicho artículo (39 de la Ley 675 de 2001) establece la
obligatoriedad para los copropietarios de reunirse, mínimo una vez al
año, durante los tres primeros meses siguientes al vencimiento de
cada período presupuestal.
La reunión se realiza con el objetivo de examinar la situación general
de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección
le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último
ejercicio, así como el presupuesto para el siguiente año.
¿Con qué Antelación?
Una antelación no inferior a quince (15) días calendario de la fecha de
la respectiva reunión. Dentro de este término no debe contabilizarse el día
en que se envía la convocatoria ni el día establecido para la reunión.
Donde las citaciones mencionadas a Asambleas Ordinarias, no son de
competencia del Consejo de Administración ni de ningún tipo de ente
diferente a al Administrador y las citaciones a Asambleas Extraordinarias,
deberán tener un soporte legal y jurídico, donde estas no se cumplen y
están flagrantemente incumpliendo con ley 675 de 2001 y no tienen
sustento jurídico en ser realizadas. Al igual, se puede evidenciar el
desconocimiento de la norma con la reunión realizada el día de ayer en
horas de la noche, que sin ningún tipo de antelación fue realizada y sin
conocimiento por parte del Administrador.
En lo concerniente al acatamiento de directrices y lineamientos del
Consejo de Administración del Conjunto se debe establecer algunos
parámetros a saber:
1. Aunque el presidente del Consejo pueda firmar el contrato
con el administrador, por delegarse esta función por parte
de la Asamblea de propietarios, esto no significa que el
Presidente del Consejo se convierta en el jefe directo del
administrador.
2. El presidente del consejo preside el consejo y no en lo relacionado
con el administrador. De ahí que las decisiones tomadas
por este órgano deben constar en actas, de lo cual tendrá un
soporte el administrador para que realice la gestión
encomendada, siempre y cuando se encuentren
en concordancia con la ley y el reglamento.
3. El consejo de administración toma las determinaciones “necesarias
en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, tal como lo
señala el Art. 55 de la ley 675 de 2001.
4. El administrador no hace parte del consejo, ya que sus
reuniones, deliberaciones y votaciones no exigen la
presencia, ni la participación del éste; aunque sí deben
trabajar en equipo con el administrador, establecer las necesidades
de la P.H., crear planes de trabajo, hacerles acompañamiento y
seguimiento.
5. El consejo debe establecer ciertas políticas de contratación
que no se presten para dudas en lo que se refiere a las
contrataciones que se realicen.
6. El Consejo de Administración no debe ni
puede extralimitarse en sus funciones, no interferir con las
decisiones que le corresponden a la Asamblea General, ni
realizar las funciones que le corresponden al administrador,
según el artículo 51 de Ley 675 de 2001.
7. No puede exigirle al administrador para que actúe en contra
del reglamento de propiedad horizontal.
8. Los miembros del Consejo deben ser imparciales en todos sus
actos, tratando a todos los copropietarios y residentes
equitativamente, sin otorgar beneficios a alguno en particular.
9. Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo
concepto con la P.H., por lo que no pueden estar en mora con sus
cuotas de administración ordinarias, ni extraordinarias, o cualquier
otra obligación tomada por la Asamblea o señalada en el
Reglamento.
10.Su gestión la realizan de manera gratuita, aunque la ley no
restringe la posibilidad de que los consejeros reciban remuneración;
sin embargo, en la mayoría de los reglamentos de propiedad
horizontal se establece que su gestión sea voluntaria y sin recibir
pago por ello.
11.Este Consejo debe componerse por un número impar de tres o
más de los propietarios de las propiedades privadas, de acuerdo al
periodo que se encuentra establecido dentro de los estatutos de la
P.H. que, de no ser así, será de un año.
12.Hay que tener en cuenta que el consejo de administración no
representa a los copropietarios ante las autoridades y terceros.
Solo realiza gestiones de coordinación, orientación y asesoría a la
administración de turno.
Para las funciones legales de un Presidente de Consejo de Administración
de una Propiedad Horizontal se tienen los siguientes:
El Presidente del Consejo deberá llevar a cabo como mínimo, las
siguientes funciones:
Convocar y elaborar el orden del día del Consejo.
Presidir y dirigir las reuniones del Consejo.
Validar las certificaciones del Secretario (Visto Bueno de las
certificaciones).
Recibir notificaciones de los socios.
Elevar a público acuerdos sociales.
Presidir la Junta General salvo previsión estatutaria distinta.
Acerca de la solicitud de:
“Se abstenga a partir de la fecha, de realizar alguna operación
que involucre los dineros de la cuenta del Conjunto, hasta tanto no se
realice la asamblea extraordinaria previamente convocada por parte del
Consejo de Administración.”
Están con esta solicitud el Consejo de Administración Excediendo en sus
funciones y de esta forma transgrediendo las funciones y
responsabilidades del Administrador que Funge como Representante Legal
de la Propiedad Horizontal, donde se demuestra explícitamente la
Coadministración, causal de incumplimiento de la Norma 675 del 2001.
Al igual, esta solicitud establece una total adversión a
Acerca de la Presentación de los Estados financieros, el suscrito en ningún
momento ha tenido los mismos en estado recóndito y siempre ha estado
atento a tenerlos disponibles para la comunidad en general, no como lo
señala el Consejo de Administración en la Misiva recibida.
La administración es el conjunto de actividades orientadas al cuidado y
manejo de los bienes de los copropietarios; es ejercida por la entidad
sin ánimo de lucro que nace como consecuencia de la figura de
propiedad común sobre un inmueble, sujeto al régimen de
propiedad horizontal.
La administración de los bienes comunes y de propiedad de la
copropiedad recae sobre el administrador.
El Administrador es la persona natural o jurídica designada por la
Asamblea General de propietarios o el Consejo de Administración, si
este existe, para ejercer la representación legal de la persona
jurídica para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad.
El Administrador representa legalmente a la copropiedad, su actividad se
dirige principalmente a la administración de recursos para atender los
gastos propios de funcionamiento, mantenimiento, conservación y
seguridad de la copropiedad. Los actos y contratos que celebre en
ejercicio de sus funciones se radican en cabeza de la persona jurídica,
siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.
El Administrador responde por los perjuicios causados a los
copropietarios, a las personas jurídicas y a terceros, por dolo, culpa leve y
culpa grave. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de
incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del
reglamento de propiedad horizontal
“Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el balance o
en el estado de resultados, de una partida que cumpla la definición del
elemento correspondiente, (…). Los estados financieros presentan, en el
estado de situación financiera y en el estado (o estados) del rendimiento
financiero, información sobre los activos, pasivos, patrimonio,
ingresos y gastos reconocidos.
También revelan información adicional sobre los elementos
reconocidos y otra información que es relevante para los usuarios.
La comunicación eficiente y eficaz de esa información mejora su
relevancia y contribuye a una representación fiel de los activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos. Esta comunicación también mejora la
comprensibilidad y comparabilidad de la información en los estados
financieros.
Como su nombre lo dice, es un Informe (escrito) que debe elaborar la
administración de una sociedad mercantil, relatando la forma en que
llevaron su gestión durante el último periodo o ejercicio al que fueron
nombrados o elegidos.
De igual manera, en dicho Informe de Gestión, la administración de la
sociedad, hace las recomendaciones y proposiciones al máximo órgano
social (Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios), quien en
últimas es el que tiene el poder máximo para determinar el rumbo de la
sociedad y la remoción de funcionarios de dirección.
Si bien el Informe de Gestión es presentado por la Junta Directiva en las
sociedades que lo tengan, su preparación puede delegarse en el
Representante Legal de la sociedad, claro está, que dicho Informe de
Gestión será previamente aprobado por la Junta Directiva por su
mayoría (mitad más uno), antes de ser publicado y presentado a la
Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.
¿En qué momento debe realizarse el Informe de Gestión?
Siempre que se convoca al máximo órgano social ( Asamblea de
Accionistas o Junta de Socios) para la aprobación de los Estados
Financieros, la convocatoria debe realizarse con una antelación
mínima de 15 días hábiles, ya que durante dicho término deben
estar a disposición de los Accionistas o Socios en las instalaciones
de la sociedad, los Estados Financieros, los libros contables, pero
también debe estar a disposición el Informe de Gestión.
Como se observa, el Informe de Gestión debe estar preparado
para el momento en que se haga la convocatoria al máximo
órgano social, pues durante el término mínimo de 15 días hábiles,
junto a los Estados Financieros, los Libros Contables y el Dictamen
del Revisor Fiscal, debe estar el Informe de Gestión de la
Administración.
Los libros de contabilidad de las copropiedades deben cumplir con los
requerimientos generales sobre el tema, especialmente los siguientes:
Oportunidad: los libros de contabilidad deben permitir conocer la
historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios (artículo 48 del Código de Comercio)
Comprobantes de contabilidad: los libros de contabilidad deben
estar soportados por comprobantes que sirvan de respaldo a las
partidas presentadas (artículo 51 del Código de Comercio)
Orden de los registros: los registros deben insertarse en la
contabilidad en orden cronológico haciendo referencia a los
comprobantes en los cuales se sustentan (artículo 53 del Código de
Comercio)
Almacenamiento de los registros contables: los libros deben
conservarse en medios físicos o electrónicos, siempre que se
garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación
(artículo 55 y 56 del Código de Comercio).
4. Decidir sobre la contratación del contador
La Ley 675 del 2001 determina, como responsabilidad del
administrador, llevar bajo su dependencia y responsabilidad la
contabilidad del edificio o conjunto. Por ello, quien debe elegir y
contratar al contador es el representante legal, pero en algunas
copropiedades es el Consejo de Administración quien realiza las
entrevistas, decide a qué contador debe contratar el administrador o un
consejero impone a su contador para que sea contratado por el
administrador, olvidándose de que es el administrador quien debe elegirlo
y contratarlo porque es el responsable de la contabilidad y el Consejo de
Administración no puede coadministrar.
Parqueaderos
Dependiendo la norma urbanística del sector, y el proyecto de división, así
como el reglamento original y sus reformas, se establece si son bienes
comunes o parqueaderos comunales.
En este último caso se puede asignar el uso de parquear, SEGÚN
REGLAMENTO INTERNO, mas no asignar un uso exclusivo de los que
menciona el art. 22 y 23 de la ley 675 de 2001, porque es un área y u
mínimo de parqueaderos por norma para satisfacer las necesidades de
todos los propietarios o residentes del proyecto.
Solo me resta informarles a los miembros del Consejo de Administración,
que “Consejo”, con “s”, proviene de la palabra latina “aconsejare”, dar
consejo y que no son “Concejo”, con “c”, que son los que provienen de la
palabra latina “concilium, por ello no pueden los consejos de
administración llegar a legislar y/o a coadministrar.
De acuerdo con las comunicaciones recibidas y basado en algunos
aspectos importantes para el buen desarrollo de las funciones
Administrativas del Conjunto, envío para su información y referencia las
funciones de un miembro del Consejo de Administración, a saber:
Atentamente,
Andrés Montaño Quintero
Administrador
conjunto Cerrado Entresierras
