Procedimiento Manejo de Llaves

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1. OBJETIVO:

El objetivo del presente documento, es dar a conocer en forma detallada el procedimiento que se
debe seguir en las instalaciones de GRANKARGA S.A, para la administración manejo y control de
las llaves con que se cuenta al interior de la base operacional.

2. ALCANCE:

Este procedimiento documenta todas las fases del procedimiento de manejo de llaves en la base
operacional de GRANKARGA S.A, por lo tanto debe ser conocido y aplicado por las áreas de la
compañía que tengan directa participación en el mismo.

3. RESPONSABLES:

Jefatura de Seguridad, Gerente regional, Jefatura de Operaciones, Jefatura de Mantenimiento,

Área administrativa y Contable velaran por el continuo cumplimiento del presente procedimiento.

4. DEFINICIONES:

4.1 Llaves: Se entenderán como llaves propias del inventario de las instalaciones de
GRANKARGA S.A todas aquella que se utilicen en el desarrollo normal de los procesos
relacionados con la operación, que abran o cierren un lugar en donde se custodien valores
tales como: dinero, información, documentos, repuestos , lugares restringidos tales como:
apertura de las puertas de acceso a las oficinas principales, cuarto de conteo de dinero,
oficinas de área y llaves de los vehículos etc., entre otros.

4.2 Inventario Interno de Llaves: (Formato SE-08-001), es un formato en donde se relaciona el

total de las llaves que se manejan en la operación normal de la base operacional de
GRANKARGA S.A y se especifica el personal autorizado para la utilización de las mismas, asi
como el lugar de ubicación de almacenamiento. Sobre las cuales se debe ejercer control y le
corresponde un color para identificarla visualmente de acuerdo al lugar de su utilización.

Para este caso se entienden las siguientes clasificaciones:

4.2.1 Llaves de Valor: Corresponden a aquellas llaves que abren lugares en donde se custodien
valores en efectivo, documentos representativos de valor o activos de la compañía tales como:

ACCESO

 Llaves de acceso a las oficinas principales (entradas de empleados, entradas de visitantes,

puertas de patios y salidas al exterior diferentes a las anteriores)

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VEHICULOS

 Llave principal del vehículo.

CUARTO DE CONTEO Y OFICINA CUADRE DE CUENTAS

 Cuarto de conteo.
 Llave cajones dinero.
 Puerta de entrada (acceso principal)
 Cofre de caja menor.
 Llave chapa buzón externo caja fuerte.

ALMACEN REPUESTOS

 Entrada puerta del almacen.

 Entrada interna del almacén.

CUARTO DE COMUNICACIONES (SERVIDORES SISTEMAS)

 Entrada principal.
 Rack metalico.
 Se incluyen los Rack ´s metálicos de los grabadores de CCTV (DVR´s)

AREAS DE ALMACENAMIENTO Y SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE.

 Llaves de tanques de almacenamiento.

 Llaves surtidores electrónicos.

BODEGAS DE INVENTARIOS (Insumos aseo, papelería, dotación, otros).

 Entrada puerta a la bodega.

4.2.2 Llaves Operativas: Son las utilizadas para el acceso a sitios en donde no se custodian
valores (efectivo, documentos, títulos, otros…), pero que implican algún tipo de riesgo o son
necesarias dentro de la operación, tales como:

 Planta Eléctrica.
 Locales comerciales.
 Área de GPS.
 Baños.
 Botiquín.
 Strip Eléctrico.
 Habitaciones del hotel.

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 Cajones Herramientas.
 Oficinas Mantenimiento.
 Oficina de Gerencia Regional.
 Oficina de Gerencia General.
 Dispensadores de papel.
 Acceso a oficinas 2 piso.
 Cajones escritorios.
 Archivadores.
 Oficinas Operaciones.
 Acceso Kiosco principal.
 Antigua planta piscina.
 Llaves candados para asegurar repuestos (Trailer´s).
 Otros

5. NORMAS.

5.1 Las originales de las llaves clasificadas como de tipo “operativo” y de “Valor” de la base
operacional de GRANKARGA S.A, deben ser guardadas en llaveramas (organizador de llaves)
ubicados en GPS y para el caso de Buenaventura esta acción se ejecutara en la caja fuerte de
esa ciudad.
5.2 Cuando se requiera cerrar completamente las instalaciones (Oficinas Principales) de
GRANKARGA S.A, las llaves de la puerta principal de acceso se deberán dejar en un sobre
sellado en la portería del parqueadero; de lo contrario todas los días la puerta principal
permanecerá cerrada y su acceso en horas laborales será habilitado utilizando el sistema
biométrico.
En horas de la noche, el personal de GPS a partir de las 20:00 hs realizara “Armado Perimetral”
del sistema de alarma, donde este quedara armado y auto-excluye las zonas internas dejando
armado únicamente las puertas de entrada principal y salida hacia las cabañas.
5.3 Las llaves de los vehículos (Originales), permanecerán bajo custodia en la caja fuerte de
GPS, las copias estarán en uso operativo en cada uno de los vehículos y se hará entrega de
estas al Jefe de Mantenimiento para su custodia y administración, quien a su vez hará entrega
de las mismas a la plantilla de conductores según corresponda la asignación del vehículo; lo
anterior bajo el esquema del formato SE-08-001 “Inventario Interno de Llaves” (Aplica para los
candados asignados a los conductores).

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5.4 Las llaves del Hotel (Habitaciones y otras dependencias), las “Originales” quedaran
custodiadas en la caja fuerte de GPS, las copias quedaran operativamente funcionando en el
Hotel; entregadas para su custodia y administración a la Gerencia Regional, bajo el esquema
del formato SE-08-001 “Inventario Interno de Llaves”.
5.5 El uso en cuanto a: manejo, entrega y uso de llaves determinara siempre un responsable,
sea en la entrega diaria o permanente de la mismas, lo anterior aplicara bajo el esquema
parametrizado en el formato SE-08-002 (“Control llaves de Valor”) y SE-08-003 (Control Llaves
operativas”).
5.6 Ningún funcionario de GRANKARGA S.A esta autorizado para sacar copias de llaves (Valor
u Operativas), este procedimiento se deberá hacer con acompañamiento del área de Seguridad
y el área responsable (custodia u administración) que requiera sacar la copia de la llave (Incluye
las llaves de los vehículos).
5.7 Todas las llaves (“valor”- “operativas”) estarán bajo custodia del área de seguridad, tanto las
originales como las copias salvo casos excepcionales donde se entregue la administración y
custodia de las copias para facilitar la operación diaria.
5.8 Las llaves (Operativas) que se delegue su custodia y administración, serán entregadas con
acta y el formato SE-08-001 “Inventario Interno de Llaves” diligenciado, aplican entre otras:
llaves de escritorios, archivadores, cajones de herramientas, otros.
5.9 En el control de las llaves de valor (Vehículos), se incluyen las camionetas y automóvil o de
acuerdo a cambios en la asignación y utilización de estos, como también previa autorizacion de
la Gerencia Regional para su respectiva entrega.
5.10 Una vez el personal que se le asignen llaves sea removido de su cargo, deberá hacer
entrega al nuevo responsable del inventario de llaves quien deberá firmar como recibido, entre
tanto la nueva persona responsable del inventario de llaves enviara un reporte vía E-mail a la
Jefatura de Seguridad y Gerencia Regional validando el recibo de estas o su novedad.
5.11 Cuando se requiera que personas ajenas a las responsables principales de las llaves, las
requieran para cualquier actividad, se debe solicitar mediante correo-e la respectiva
autorizacion.
5.12 En el evento que se haya determinado y confirmado el extravió de una llave sin importar su
clasificación, la persona responsable de la llave debe colocar el respectivo denuncio ante la

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POLICIA NACIONAL en el portal web; emitiendo correo-e donde se especifique el código de

verificación asignado.
5.13 Las llaves sin importar su clasificación no podrán estar en lugares diferentes a los
determinados en este procedimiento para su custodia o administración, en tal razón el área a
quien se le delegue esta responsabilidad deberá ejercer su custodia y administración bajo la
misma estructura del presente procedimiento.
5.14 Para el caso de los vehículos (TRactocamiones), el conductor no podrá llevarse las llaves;
cuando este salga a disfrutar de un permiso o cualquier ausencia Justificada (Incapacidad-
Licencias etc.). Sera la persona responsable de la administración y custodia de estas llaves ,
quien genere los controles necesarios para garantiar la custodia de la llave.

6. PROCEDIMIENTO.
El proceso para el manejo de llaves en la base operacional de GRANKARGA S.A y sus
dependencias (Incluye Buenaventura), comprende las siguientes etapas:
6.1 Inventario inicial y custodia de llaves.
6.2 Manejo, entrega y uso de llaves.

6.1 INVENTARIO INICIAL Y CUSTODIA DE LLAVES.

El Gerente Regional y/o a quien designe, en conjunto con un delegado del área de seguridad,
deben realizar un inventario al 100% de las llaves de la Base Operacional y sus dependencias,
clasificarlas como: “Llaves de Valor” o “Llaves operativas” e identificarlas con los siguientes
colores dependiendo de la función que cumplan, de forma que visualmente se puedan
identificar con facilidad, asi:

Color Llave de:

Amarillo Hotel (Habitaciones y dependencias)
Verde Operativas y accesos.
Azul Vehículo
Rojo Custodia de Valores, Almacen, Bodegas.

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Se debe registrar en el formato SE-08-001 “Inventario Interno de Llaves”, detallando el lugar o

elemento que abre, área en que se utiliza y personas que pueden solicitar o acceder a su uso,
teniendo en cuenta los siguientes parámetros establecidos:

Personal
Llave copia (uso,
Llave Autorizado para Llave Original
operación y custodia)
utilizarla

Gerente Regional,
Puerta acceso principal
Seguridad. Permanece en GPS, se
utiliza de acuerdo a
Gerente Regional, y necesidad. (Ordenador de
Puertas de oficinas,
personal que se le llaves) Caja Fuerte de
locales, baños, otros.
asignen llaves. GPS, precintadas
en tula de lona.
Todas los
funcionarios que Permanece bajo custodia de
Escritorios,
tengan asignados la persona que tenga el
Archivadores, otros.
este tipo de elemento asignado.
elementos

Permanece bajo el uso,

Vehículos Conductores operación y custodia del
conductor o quien haga sus
veces.

Almacen Repuestos. Almacenista Permanece bajo el uso,

operación y custodia del
Oficina Cuadre de Auxiliares Cuadre de funcionario o quien haga sus
Cuentas cuentas veces, únicamente durante la
jornada laboral,
EDS (Surtidores, posteriormente se custodia
Tanques de Supervisor de Patio en GPS.
combustible) Caja Fuerte de
Bóveda Caja Fuerte Área Contable GPS, precintadas
(Cuarto de conteo) (Autorizados) Permanece en GPS, se en tula de lona.
utiliza de acuerdo a
Cuarto servidores Sistemas necesidad. (Ordenador de
Rack DVR´S CCTV, llaves), Previa Autorizacion.
Seguridad
Biometricos.
Permanecen bajo custodia,
Cajones de
Mecánicos operación y uso del área de
Herramientas
mantenimiento.
Permanecen bajo custodia,
Auxiliares de operación y uso del área de
Hotel y Dependencias.
servicios Generales la Gerencia Regional o a
quien delegue.

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En el evento que se presenten novedades con respecto al inventario inicial, se debe dejar por
escrito e informar a la Jefatura de Seguridad y a la Gerencia Regional, para que se tomen las
acciones del caso.

Todas las llaves adquiridas con posterioridad a la elaboración del inventario inicial de llaves, se
deberán anexar al mismo inventario, este procedimiento lo realizará el Gerente Regional o a
quien este designe y según sea el caso en coordinación con la Jefatura de Seguridad para la
nueva “Acta de Entrega” donde se especifique: la clasificación, e lugar que abre o cierra, clase
de llave y personal que la utiliza.

Caso similar ocurrirá cuando se requiera sacar de circulación alguna llave que ya no se
necesite.

En caso de pérdida o avería de la copia de la llave que este en uso en la operación o en

cualquier dependencia de GRANKARGA S.A, el responsable de la custodia deberá informar y
solicitar a la Jefatura de seguridad para que mediante correo-e se autorice la entrega de la llave
original.

Se estudiara por parte de la Gerencia Regional y Jefatura de Seguridad, si es necesario el

cambio de cerraduras o en su defecto que se deba sacar copias de alguna llave de valor u
operativa, para lo cual la persona encargada debe ir en compañía de un funcionario de
seguridad.

En ningún caso está autorizado comprar, hacer, fabricar o moldear llaves a criterio personal por
parte de los funcionarios de GRANKARGA S.A, siempre se deben remitir a cumplir lo descrito
en el punto 5 NORMAS y su literal 5.6.

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6.2 MANEJO ENTREGA Y USO DE LLAVES.

6.2.1 LLAVES DE TIPO VALOR

Los funcionarios que tengan asignadas llaves de valor y que su custodia haya sido delegada por
parte del área de seguridad, al final de su jornada deberán entregarlas en GPS diligenciando el
formato SE-08-002 “Control Llaves de Valor”, entre otras áreas se incluyen, oficina de cuadre de
cuentas, almacen de repuestos, otros. En tal caso que la persona maneje llaverama
(Organizador de llaves) deberá dejar la llave del mismo entregando solo esta.

Como la operación de GPS es 7/24, funcionarios del área de seguridad serán los encargados
de revisar todos los días el formato SE-08-002 “Control Llaves de Valor” y verificar que se esté
llevando adecuadamente el registro, dejando constancia mediante email si existe novedad.

El personal de GPS o el funcionario que tenga asignada la administración y custodia de las

llaves, cuando una persona solicite una llave, debe verificar en el inventario que la persona este
autorizada su uso, abre el llaverama (Ordenador de llaves) y registra en el formato SE-08-002
“Control Llaves de Valor” la información relacionada con la entrega (Fecha, hora, etc.) y procede
a la entrega física de la llave.

La persona que recibe la llave debe firmar en el formato SE-08-002 “Control Llaves de Valor”
como responsable por su custodia y manejo de la misma dentro de la operación diaria en las
instalaciones de o dependencias de GRANKARGA S.A.

6.2.1.1 Cambio de Turno.

Las llaves de Valor, cuyo uso es constante durante la operación diaria en las instalaciones de
GRANKARGA S.A, debe ser controlada en el cambio de turno asi:

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 La persona que ingresa al turno y que debe utilizar las llaves, debe acercarse junto con
la persona que entrega las mismas y registrar en el formato SE-08-002 “Control Llaves
de Valor” los datos de quien recibe las llaves, de tal forma que en todo momento se
conozca con exactitud quien es el responsable del uso de las mismas durante la
operación.

6.2.1.2 Final de la Jornada Laboral.

 Al final de la jornada, la persona encargada del uso de la llave, debe entregarla a la

responsable por la custodia, quien recibe, verifica que la misma no presente averías o
novedades, las deposita en el cofre para guardar las llaves, verifica que todas las llaves
hayan sido devueltas por las personas que las tenían en uso, cierra el cofre y se registra
en el formato SE-08-002 “Control Llaves de Valor”.

6.2.1.2 Averías o pérdidas de llaves (Vehículos) en ruta Nacional.

 Cuando se presente este tipo de eventualidades, el conductor deberá informar al área de

seguridad como también al área de mantenimiento, quienes tienen la administración
(Mantenimiento) y custodia de las originales (GPS); una vez conocidas las circunstancias
de modo tiempo y lugar en que se presentaron los hechos, se procederá autorizar al
conductor para que saque la copia, cambie de guarda o se envíe la copia desde la Base
Principal de GRANKARGA S.A.
 Lo anterior según sea el caso, sitio, distancia y otros factores que puedan retrasar la
continuidad de la operación.
 En caso de autorizarse sacar una copia al conductor en RUTA NACIONAL y donde el
control físico de la copia no se haya tenido por parte de seguridad, el área encargada de
la administración (Mantenimiento) de las llaves, deberá hacer un documento escrito
narrando los hechos y donde se registre la constancia que el duplicado adquirido
obedece a la cantidad autorizada, en tal razón deberá firmar el conductor y el
responsable de la administración.

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 Para este caso se aplicara lo descrito en el punto 5 NORMAS y su literal 5.6.

6.2.2 LLAVES DE TIPO OPERATIVO

En el manejo de las llaves operativas, se debe seguir el mismo procedimiento detallado

anteriormente y estar pendiente que las llaves sean devueltas dentro del dia normal de la
operación. Para el manejo de las llaves operativas se debe utilizar el formato SE-08-003
“Control Llaves Operativas”.

En caso que se presente alguna excepción se debe reportar de manera inmediata al Jefe de la
persona que ha solicitado la llave.

6.2.3 MANEJO DE LLAVES OPERACIÓN 24 HORAS

En los casos que la operación se ejecute bajo el horario de 24 horas, el procedimiento para el
manejo de las llaves según corresponda su clasificación (Valor/Operativo), es igual a lo
detallado en los numerales 6.2.1. Registrar en los formatos la entrega de llaves cada vez que
se presente un relevo el cual con su firma se hace responsable de la llave entregada y el
encargado de la regional (o a quien designe), debe revisar los formatos SE-08-002 “Control
Llaves de Valor” y SE-08-003 “Control Llaves Operativas”, en donde estén relacionadas las
firmas de las personas que en ese momento tienen las llaves.

6.3 MANEJO DE LLAVES BOVEDA CAJA FUERTE.

Las llaves utilizadas para los recaudos producto de las ventas de la EDS, permanecerán bajo la
custodia de GPS, tanto las copias (uso operación diaria) como las originales (custodia caja
fuerte), estas serán entregadas de acuerdo a necesidad (Recaudos diarios /totales o parciales)
y su entrega obedecerá a la autorizacion que tenga la persona quien las solicita de acuerdo a lo
dispuesto en el punto 6.1 del presente procedimiento.

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La persona de GPS encargada de realizar la entrega de estas llaves, se regirá bajo lo descrito
en el formato SE-08-002 “Control Llaves de Valor”; registrando la fecha, hora y responsable
cada vez que se entregue la llave.

Formato SE-008-001 “Inventario Interno de Llaves”.

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Formato SE-008-002 “Control Llaves de Valor”.

Formato SE-008-003 “Control Llaves Operativas”.

7. CONTROL DE CAMBIOS.

Versión Fecha Aprobado Descripción

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