Introducción

En la historia han existido varias formas de dirección administrativa que de acuerdo a su

época han funcionado, permitiendo que grandes empresas sin una organización bien
establecida, tuvieran grandes logros, pero actualmente el no estar estructurado
organizacionalmente ya no es posible y tampoco sano, debido a la gran competitividad
entre micros, pequeñas, medianas empresas y peor aún las grandes, ya que se ha llegado
a la conclusión que el recurso principal de la empresa son tanto el control administrativo,
la estructura de este, así como también el recurso humano, porque de ellos depende el
buen funcionamiento de la pequeña y gran empresa.
Nuestro propósito es realizar una propuesta de estructura organizacional (Organigrama) y
elaborar los manuales de organización y de puestos respectivos para esta cooperativa,
cuya importancia también radica en brindarles las herramientas teóricos necesarios, como
una alternativa de crecimiento y fortalecimiento de los socios en el nivel competitivo.
El propósito del manual de organización es contribuir al cumplimiento de los objetivos,
misión y visión de la cooperativa, que apunten a maximizar la productividad y lograr
competitividad en un entorno cambiante y exigente, así como tener una mejor fluidez en la
estructura de la misma.

Objetivos

Objetivo general
Proponer estructura organizacional y manuales de organización y descripción de cargos
para la empresa NOMBRE.

5Objetivos específicos
 Describir el proceso administrativo actual de la empresa.
 Identificar los problemas o deficiencias del proceso administrativo
 Diseñar un organigrama funcional de acuerdo a sus necesidades.
 Elaborar manuales de organización y descripción de cargos.

Antecedentes
El uso de los manuales data de los años de la Segunda Guerra Mundial. Éstos formaron
parte de las estrategias seguidas, en virtud de que en el frente no se contaba con personal
capacitado en estrategias de guerra; por ello, mediante los manuales se instruía a los
soldados en las actividades que se deberían desarrollar en campaña.
Pasado el tiempo y debido al creciente grado de especialización y a la división del trabajo,
las tareas cotidianas de los procesos administrativos y tecnológicos de las organizaciones
se transformaban en rutinas que modificaban el desempeño, lo cual hizo necesario el uso
de herramientas para establecer los lineamientos que permitieran definir con claridad el
desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Por tal motivo, los
primeros intentos formales de manuales administrativos fueron en forma de circulares,
memorándum, instrucciones internas entre otros, mediante los cuales se establecían las
formas de operar de un organismo. Ciertamente estos intentos carecían de un perfil
técnico, pero establecieron la base para los posteriores manuales administrativos.²

Justificación
En la actualidad las pequeñas y medianas empresas tienden a sufrir constantes cambios
debido a las perspectivas del ambiente competitivo, es por ello que tienen que actualizarse
continuamente e innovar sus sistemas adecuándose a las nuevas circunstancias del
momento, por ello es necesario que toda empresa cuente con un buen funcionamiento en
su estructura organizativa, debido a que el área administrativa es el soporte de las
actividades operativas y de producción de la empresa.

Un factor muy importante que incide sobre la productividad en el funcionamiento de los

recursos humanos en todas las áreas a lo interior de las organizaciones, es una buena
estructura dentro de la empresa, de la cual (nombre de la empresa )carece, para ello se
hace necesario desarrollar un sistema en el cual los socios puedan retroalimentar el que
hacer de sus colaboradores, con el fin de que el personal sepa perfectamente cuáles son
sus funciones y pueda desempeñarla correctamente, creando así, un sistema de trabajo
que facilite procesos de evolución, desarrollo y efectividad dentro de la cooperativa.
Por esta razón se considera significativo la propuesta de estructura organizacional
funcional, que ayude a superar los problemas a los que se enfrenta continuamente.

Marco teórico conceptual

Definición de administración

La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización,

dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el
conocimiento) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este
beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por
la organización.
Proceso administrativo

Muchos académicos y gerentes han descubierto que el análisis de la administración se

centra en una organización útil y clara del conocimiento, para los cuales es necesario
seguir un proceso administrativo llevado a cabo mediante las cinco funciones
gerenciales:
Planificación

Es el proceso que comienza con la visión y misión de la organización; fijar objetivos,

las estrategias y políticas organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico;
todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las
oportunidades/amenazas del contexto (Análisis FODA).
Organización
Responde a las preguntas ¿Quién? va a realizar la tarea, implica diseñar
el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo? se
va a realizar la tarea; ¿cuándo? se va a realizar; mediante el diseño de proceso de
negocio que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia
temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.
Integración de personal

Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la

organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de
ocupar los puestos dentro de la estructura. Función a través de la cual el administrador
elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y
humanos
Dirección

Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del liderazgo sobre los

individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de
decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.
Control

Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas

fijadas; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El
control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera
es evaluada, mediante un sistema de control de gestión; por otro lado también se
contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las diferentes áreas
funcionales de la organización.
La Administración General se divide en dos grandes campos:
Administración pública

La administración pública es una rama especial de la ciencia de la administración y como

tal se halla formada por una serie de principios, pero también es un sector integrante de la
actividad gubernamental, por lo que se encuentra sometida a las exigencias de la política.
Fernando Fernández en su libro "Dirección y Organización de Empresas", pública y privada
define: "La administración pública es un sistema que tiene por objeto dirigir y coordinar la
actividad del Estado hacia los objetivos que se ha propuesto para beneficio del país".
Administración privada

La administración privada es una rama especial de la ciencia de la administración y

actualmente constituye el eje del sistema de vida del mundo occidental amparada en el
derecho de propiedad incluida en la mayoría de las cartas constitucionales de las naciones.
Definición de organización

Las organizaciones son un medio para alcanzar un fin, también es definida como una
unidad social coordinada conscientemente, compuesta por dos o más personas, que
funciona con una base de relativa continuidad para lograr una meta común o una serie de
metas.
Tipos de organización
Organizaciones formales
Una estructura de una organización formal se encuentra conformada por reglas y
disposiciones oficiales que abarcan todos los hechos y transacciones que se pueden
presentar o realizar durante las actividades de negocio de una empresa.
Organizaciones informales
Es un conjunto de relaciones de trabajo no oficiales, que surge para atender los hechos y
transacciones que no abarca la estructura formal. Se encuentra oculta y funciona para dar
flexibilidad y velocidad a la organización es complementaria de la formal.
Existe en todas las organizaciones y está dada por las relaciones personales dentro de los
departamentos por lo que es difícil revelarla, pero se hace posible por medio del análisis de
la red, que rastrea quien habla con quien, quien escucha, y la forma en que realmente fluye
la mayoría de la información y la influencia.

Manual de organización

Es aquel que expone en detalle los criterios organizativos que regulan el funcionamiento de
la empresa, estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los grados de autoridad y
responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa.
Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y señala
los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la
jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad.
Técnicas de organización

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son
indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:
Los organigramas

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los

organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización,
que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y
la autoridad.
Estudios de organización

El establecimiento de una estructura organizativa, ya sea en una empresa por crear o en

una unidad estructural en funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio
de organización.
Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus objetivos o se perciben
dificultades en el desempeño diario de las actividades es necesario revisar su forma de
funcionamiento y en especial la estructura organizativa que posee. Los problemas que
pueden dar aviso a la necesidad de un estudio de organización son muchos, destacan la
duplicidad de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de las metas y
objetivos planteados, dificultades para el control de gestión. También puede ser necesario
un estudio de organización por necesidades de crecimiento de la empresa o por cambios
en su misión dada las nuevas exigencias del entorno.
Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la organización pueden
realizarse estudios para:
a. Adecuarse al proceso productivo.
 b. Adecuarse a los procesos especializados.
c. Garantizar una carga o distribución normal del trabajo.
d. Garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación
y control de gestión.
e. Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el uso de los
recursos.
f. Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura técnica o administrativa en
beneficio de otras áreas, evitando así la duplicidad.
g. Adecuarse a las políticas o estrategias de la empresa.
h. Mejorar los métodos.
i. Obedecer a planes organizacionales.
Definición de estructura organizacional

La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede
ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del
mismo orientándolo al logro de los objetivos.

Importancia de estructura organizacional

a) Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del
grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades
eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
Principios de estructura organizacional

Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de

perseguir las metas de una empresa con eficiencia, ya que si no hay coordinación en un
proceso administrativo los miembros de ésta perderían de vista sus papeles dentro de la
misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a
expensas de las metas de la empresa.
Se trata de determinar qué recursos y actividades se requieren para alcanzar los objetivos
de la empresa. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es
decir crear la estructura departamental. De la estructura establecida es necesaria la
asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. El resultado
a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.
Elementos básicos para el proceso de estructura organizacional

b) Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el

que habrá de operar el grupo social.
 c) Sistematización: todas las actividades y recursos de la empresa, deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
d) Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: organizar; implica la
necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especialización.
e) Jerarquía: la organización, como estructura, origina la necesidad de establecer
niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
f) Simplificación de funciones: uno de los objetivos básicos de la organización es
establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera
posible.
Análisis de estructura

Es necesario analizar la estructura organizacional o la función de una organización que

ayude a que se desempeñe eficaz y efectivamente la empresa en todos sus procesos.
Hellriegel, Jackson y Slocum (2002) describen que con esto se hace posible planificar
estrategias para lograr sus objetivos. Hellriegel, et al (2002) sugieren cuatro elementos
básicos de la organización los cuales se numeran y explican a continuación:
a) La especialización es donde se identifican las tareas y se deben asignar de forma
correspondiente a departamentos y divisiones.
b) La estandarización es el elemento que se utiliza para facilitar las funciones de la
empresa, por lo que, es necesario contar con instrucciones, reglamentos y
procedimientos por escrito.
c) La coordinación es la forma cómo se integran las tareas, los procesos y los
mecanismos entre todos los individuos de la empresa.
d) La autoridad es medir el nivel que tienen los empleados de toma de decisiones.
Para lograrlo deben saber sus, obligaciones y responsabilidades
Propósitos de la estructura organizacional

a. Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente

posible y con un mismo esfuerzo.
b. Eliminar duplicidad de trabajo.
c. Establecer canales de comunicación.
d. Establecer la estructura oficial de la empresa.
e. Representar la estructura oficial de la empresa.
Etapas o pasos para organizar
División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de
actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la
producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas
simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad, y por consiguiente
permite la especialización ya que cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.
La división de trabajo, en sentido estricto, significa para la organización la base para
determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las relaciones entre
ellas. Esa división y asignación de actividades y tareas es el producto de dividir el trabajo
total que va a realizar la empresa, en función de los fines y objetivos. El trabajo ya dividido
se le asigna al personal correspondiente. Cuando se establecen las actividades, como
resultado del fraccionamiento del trabajo total, surgen las unidades estructurales de la
empresa. Estas expresan una actividad o un conjunto de ellas, debidamente clasificadas y
calificadas para facilitar la designación de las personas que van a realizarlas, quienes
deben responder, según su capacidad y especialidades, a las características y exigencias
de esas unidades estructurales de la organización.
Departamentalización

Se refiere a agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o

tiene una relación lógica, para ello se elabora un organigrama, donde se representan
mediante cuadros los diferentes departamentos que integran la organización.
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas,
con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
a. Listar todas las funciones de la empresa.
b. Clasificarlas.
c. Agruparlas según orden jerárquico.
d. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
e. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las
funciones y los puestos.
f. Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
g. El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las
funciones involucrada.
Jerarquía

Desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad
de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, esta interrogante
pertenece al tramo de control administrativo, cuando se ha dividido el trabajo, creado los
departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena
de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de
dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar
la jerarquía.
Es por ello que definimos la jerarquización como la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el
conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad
que poseen, independientemente de la función que realicen.
Coordinación

Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de

perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la
organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación
de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la
organización.
Es el proceso de integrar las actividades de la organización para alcanzar las metas
establecidas, donde el grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas a
realizar y el grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas
unidades que las realizan.
Definición de manual

Documento elaborado metódicamente en el cual se muestran las actividades, a ser

cumplidas por los miembros de una asociación y la forma en que las mismas deberán ser
realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.
Manual administrativo

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la
información de una organización.
Importancia de los manuales

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los
procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes
errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos
pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de
funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la
organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña
histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los
procedimientos y tareas de determinado departamento.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN DEL MANTENIMIENTO

TIPO DE MANTENIMIENTO
DESCENTRALIZADO
En una organización descentralizada, el poder de toma de decisiones se lleva a cabo no
sólo por la gerencia superior, sino que es compartido con el personal de nivel inferior.
En este sistema, los altos directivos reciben una entrada continua de datos, información e
ideas de la línea jerárquica. Es un enfoque más democrático para dirigir una organización,
donde todo el mundo tiene un cierto nivel de autonomía.
Beneficios e inconvenientes de la Descentralización
Dado que los empleados están involucrados en la toma de decisiones y el establecimiento
de objetivos, son dueños de esas conclusiones y objetivos.
Los niveles morales y de motivación en una organización descentralizada son siempre más
altos que en uno centralizado.
Las mejores opciones se pueden hacer debido a la posibilidad de conocimiento de primera
mano, pero este sistema también puede ser peligroso si el personal dependiente no tiene
los conocimientos necesarios para una toma de decisiones experta.
centros de acopio
Administradores
Materia prima
Proveedores de

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Líder de aseguramiento
calidad
Choferes

financiero
Asistente
ma
Res
 nsable de
nimiento

istente de producción

r de producción

Gerente ECOLAC
producción
Auxiliares de

Contador
Líder de comercialización y ventas
Bodeguero
res
Distribuido-

Estructura Funcional.
Dentro de la estructura funcional de la planta de lácteos, la empresa cuenta con un manual de
responsabilidades, en el cual se detalla cada una de las funciones y responsabilidades que
tienen que cumplir los miembros de la organización, lo que ayuda a conocer las actividades que
desempeñara cada miembro. A su vez el manual especifica los puntos de control, lo que ayuda
a controlar el desempeño laboral de los miembros dentro de la planta.

Estructura departamental vertical

Administrativamente, el mantenimiento es parte del departamento de producción.
La toma de decisiones es subordinada, lo que puede generar retrasos u omisiones en la
atención a las necesidades del departamento de mantenimiento ya que no existe
comunicación directa con la gerencia
Estructura departamental horizontal
Administrativamente, el mantenimiento depende directamente de la gerencia.
El departamento de mantenimiento tiene Independencia para la toma de decisiones con
respecto a producción, al comunicarse directamente con la gerencia.

Imagen1. Plano general

 Diagrama 7. Flujograma de elaboración de yogurt

Sistema de proceso general para la transformación de la leche.

Recolección de la leche: todo parte de la obtención de la leche la cual es suministrada por

fincas pequeñas cercanas a la ciudad, en donde se toman medidas fundamentales de aspecto
higiénico como el embalaje y transporte.36

Transporte de la leche: normalmente la leche es transportada en camiones, camionetas o

furgones, envasada en cantinas de aluminio de 20 o 40 litros o en algunos casos cantinas de
plástico desde las fincas o centros de acopio hacia las plantas.

Recepción de la leche: esta llega al área de descargue de la planta donde se verifica y se

registra la cantidad que ingresa, las cantinas se bajan y se procede a depositar la leche en el
tanque de almacenamiento, en donde se toman muestras que son llevadas al laboratorio para
los análisis fisicoquímicos; la leche pasa por un enfriador y por un filtro clarificador como
medidas de higienización.
Procesos térmicos: después de recibida la leche es sometida a una serie de tratamientos que
dependen del producto final que se quiera obtener estos son: enfriamiento, higienización,
homogenización, evaporización y pasteurización.
Una vez definido el proceso general para la transformación de la leche se procedes a describir
cada uno de los procesos térmicos y los equipos que intervienen para la obtención de los
diferentes productos fabricados en las empresas

Diagrama 8. Diagrama de bloques de elaboración de yogurt

1. Recepción 4. Batido 5. Envasado

Análisis de calidad Enfriamiento 6. Almacenamiento

Formulación 3. Incubación

2. Pasteurización Inoculación cultivo

Fuente: Procesadora de Lácteos los Ángeles S.A.S.

CODIFICACIÓN

Codificación. La codificación es un objetivo primordial para el buen desarrollo de un plan de

mantenimiento, ya que por medio de este sistema se maneja una identificación e historial de cada
máquina, creando así un orden en el área de mantenimiento.

Se realizó teniendo en cuenta los siguientes criterios;

X - XX - XXX - XXXX

Planta Área Máquina Número de máquina

Codificación y listado de equipos. Todos los sistemas productivos de las plantas constan de
activos fijos que requieren mantenimiento para ello es necesario recopilar un listado con toda la
información de las máquinas y equipos en donde se especifique su ubicación dentro de la
planta como se tiene en el cuadro 2.

Cuadro 2. Inventario de equipos de una de las empresas objeto de estudio.

AREA MAQUIN CANTIDA
A D
BATIDORA CENTRIFUGA 1
SALA BATIDORA DE MADERA 1
DE MARMITA DE LAVADO 1
CRUDO BASCULA ELECTRONICA DE 150 Kg 1
S
CALENTADOR A GAS 1
MARMITA DE BOMBEO 160 Lt 1
PASTEURIZADOR LENTO DE 3000 Lt 1
BOMBA POSITIVA 1
HOMOGENIZADOR DE 3000 Lb 1
TANQUE DE ALMACENAMIENTO DE P.P 1
MARMITA DE 320 Lt 1
SALA DE
PASTEURIZACION BASCULA ELECTRONICA DE 25 Kg 2
BASCULA ELECTRONICA DE 6 Kg 1
BASCULA ELECTRONICA DE 50 Kg 1
SELLADORA MANUAL TEMPORIZADA 1
SELLADORA TEMPORIZADA NEUMATICA 1
EMPACADORA NEUMATICA No. 1 1
VALVULAS DOCIFICADORAS
NEUMATICAS TEMPORIZADAS 3
FECHADORA 1
TANQUE DE EMPAQUE DE 360 Lt 1
EMPACADORA NEUMATICA No. 2 1
EMPACADORA NEUMATICA HERGO 1
SALA DE
UTENCILIOS BOMBA CENTRIFUGA 1
Y EQUIPOS DESCREMADORA 1
SELLADORA ELECTRICA MANUAL 1
NEBULIZADOR 1
SALA CALDERA 1
DE
 MAQUINAS COMPRESOR DE AIRE 1
TANQUE DE ALIMENTACION DE LA CALDERA 1
QUEMADOR A GAS 1
QUEMADOR DE ACPM 1
COMPRESOR DE REFRIGERACION 5 HP 1
COMPRESOR DE REFRIGERACION 2 HP 1
TANQUE DE ALIMENTACION DEL SIST.
DE ENFRIAMIENTO 1
CONDENSADOR 2
CUARTO FRIO 1
MOTOVENTILADORES 10
CONDENSADOR 1
CUARTO FRIO 2
MOTOVENTILADORES 2
AUTOCLAVE 1
HORNO DE INCUBACION 1
LABORATORIO MAQUINA CENTRIFUGA 1
DE ANALISIS BATIDORA 1
FISICOQUIMICOS ESTUFA MEZCLADORA 1
AGITADOR MAGNETICO 1
REFACTOMETRO 1
LATOMETRO 1
Fuente del autor 2013.
.

Tabla 4. Clasificación por estructura arbórea.

LISTADO Y
CODIFICACION
(para inventario)
N PLANTA
1
N AREA SECCION
2
N EQUIPO O MAQUINA
3
N SISTEMAS
4
N SUBSISTEMA
5
N COMPONENTE
6
Fuente del autor 2013.

Para la codificación de áreas es necesario identificarlas y darles un código alfanumérico

con el cual su identificación sea más precisa como el ejemplo en la tabla 5.

Tabla 5. Codificación por áreas.

CODIFICACION DE
AREAS
SALA DE CRUDOS SC
 01
SALA DE PASTEURIZACION SP
02
SALA DE UTENCILIOS Y EQUIPOS SU
03
SALA DE MAQUINAS SM
04
CUARTO FRIO 1 CF
05
CUARTO FRIO 2 CF
06
LABORATORIO DE ANALISIS LF0
FISICOQUIMICOS 7
AREA DE RECEPCION DE LECHE RL0
8

Por ultimo para la codificación de los equipos se asigna un código de identificación único
a cada uno como se muestra en el ejemplo de la tabla 6 así:

Tabla 6. Maquinaria codificada.

EQUIPO CODIGO
BATIDORA CENTRIFUGA B1
BATIDORA DE MADERA B2
MARMITA DE LAVADO M1
BASCULA ELECTRONICA DE 150 Kg B2
CALENTADOR A GAS C1
MARMITA DE BOMBEO 160 Lt M2
PASTEURIZADOR LENTO DE 3000 Lt P1
BOMBA POSITIVA B3
HOMOGENIZADOR DE 3000 Lb T1
TANQUE DE ALMACENAMIENTO DE P.P T2
MARMITA DE 320 Lt M3
BASCULA ELECTRONICA DE 25 Kg B4
BASCULA ELECTRONICA DE 6 Kg B5
BASCULA ELECTRONICA DE 50 Kg B6
SELLADORA MANUAL TEMPORIZADA S1
SELLADORA TEMPORIZADA NEUMATICA S2
EMPACADORA NEUMATICA No. 1 E1
VALVULAS DOCIFICADORAS
NEUMATICAS TEMPORIZADAS V1
FECHADORA F1
TANQUE DE EMPAQUE DE 360 Lt T2
EMPACADORA NEUMATICA No. 2 E2
EMPACADORA NEUMATICA HERGO E3
BOMBA CENTRIFUGA B7
DESCREMADORA D1
SELLADORA ELECTRICA MANUAL S3
 NEBULIZADOR N1
CALDERA C1
COMPRESOR DE AIRE C2
TANQUE DE ALIMENTACION DE LA T3
CALDERA
QUEMADOR A GAS Q1
QUEMADOR DE ACPM Q2
COMPRESOR DE REFRIGERACION 5 HP C3
COMPRESOR DE REFRIGERACION 2 HP C4
TANQUE DE ALIMENTACION DEL SIST.
DE ENFRIAMIENTO T4
CONDENSADOR C5
MOTOVENTILADORES M4
CONDENSADOR C6
MOTOVENTILADORES M5
AUTOCLAVE A1
HORNO DE INCUBACION H1
MAQUINA CENTRIFUGA M6
BATIDORA B8
ESTUFA MEZCLADORA E4
AGITADOR MAGNETICO A2
Fuente del autor 2013.

Una vez determinada la codificación e inventario de los equipos se procede a recopilar los
datos técnicos es decir, una ficha técnica de cada máquina en la cual deben estar
consignadas todas las características importantes de estos como capacidad, fecha de
adquisición, fabricante, modelo, serie, datos de motor, entre otros, se tiene como ejemplo
una ficha de una marmita como se ve en la figura 14

El número de fichas técnicas depende del número de equipos con que cuenten las
plantas, es importante aclarar que los datos para registrar en la ficha se pueden obtener
de las placas adheridas a las maquinas instaladas durante su fabricación, y por supuesto
en los manuales suministrados por los fabricantes.
Tabla 11. Inventario de equipos de la planta.

Fuente. Productos lácteos ACR. 2012.

 1. FORMATOS DE MANTENIMIENTO

Los formatos que se consideran necesarios para la implementación del proyecto son:

 Fichas técnicas

 Solicitud de trabajo

 Orden de trabajo

 Hoja de vida

4.1 FICHA TÉCNICA

En estos se realiza una descripción detalla del equipo, ubicación en la planta,

procedimiento de operación del equipo y precauciones; cada ficha técnica cuenta con una
foto para identificar el equipo.

El total de los formatos de mantenimiento se encuentran en el anexo B. A continuación se

aprecia un ejemplo de la ficha técnica de la empacadora al vacío;

59
Formato 1. Ficha técnica de la máquina 1D22

DEPARTAMENTO DE
Version: 1.0
MANTENIMIENTO
FICHA TECNICA
CALDERA
MARCA: DISTRAL EQUIP
O: PIROTUBUL
AR
CODIG 1D22
MODELO: HRT2-CRC
O:

AÑO DE 2006
COMPRA:
COMPAÑÍA NACIONAL DE
PROVEEDOR:
CALDERAS LTDA
GARANTIA: 1 AÑO
ZONA DE DESCARGUE DE
UBICACIÓN:
MATERIA PRIMA No. 1004H10
Serie:
CARACTERISTICAS GENERALES
Presión de 100 libras Tipo de caldera: Vapor
trabajo:
Presión de diseño: 150 libras Combustible: Carbon mineral y
leña
Ventilador: Tiro natural Capacidad: 50 BHP
Tipo de agua de
Pozo Tipo de
alimentación: CNC
tratamiento:
001A/500ml/día
Calibre de tuberia: 2 pulgadas Control nivel de Ref.157
agua:
Válvula de 120 psi Carga de Manual (con pala)
seguridad: combustible:
CARACTERISTICAS DEL MOTOR DE BOMBA DE
ALIMENTACIÓN
Corriente: Trifasica Revoluciones: 1700 rpm
Voltaje: 220 / 440 Amperaje: 8,4 A
CARACTERISTICAS DEL MOTOR DEL VENTILADOR
Corriente: Trifasica Revoluciones: 3400 rpm
Voltaje: 220 / 440 Amperaje: 8,4 A
 Cuando se adquirio esta caldera, su tipo de combustible era gas,
Observaciones:
pero se le reallizo una adaptación de chimenea para que funcione
con carbon mineral y leña.
Fuente: elaboración propia

4.2 SOLICITUD DE TRABAJO

Este formato busca la intervención de alguna máquina, es decir, generar una orden de
trabajo y que esta pueda ser solicitada por cualquier persona del proceso pro- ductivo y
de igual manera sea de fácil entendimiento para el personal contratado quien es el
responsable de ejecutarla.
La solicitud de trabajo cuenta con: número de solicitud el cual precede al número de orden
de trabajo, fecha y hora de solicitud, nombre del equipo, descripción de la falla, nombre de
quien solicita y de quien recibe la solicitud, que en estos casos debería ser el jefe de
mantenimiento.

Formato 2. Solicitud de trabajo

FORMATO:
SOLICITUD DE TRABAJO
Version: 1.0
Pagina 1 de 1

No. De la solicitud: Fecha de la H

solicitud or
a
DD M A
M A

Nombre del equipo: Codigo del equipo:

Descripción de la
falla

Observaciones

Solicitado por Rec

ibe
Fuente: elaboración propia

4.3 ORDEN DE TRABAJO

Una vez generada la solicitud de trabajo se continúa con una orden de trabajo la cual
debe ser llevada a cabo según las especificaciones diligenciadas en el formato por el
personal de mantenimiento contratado, en esta orden se registra la descrip- ción del
trabajo solicitado, la prioridad en la que debe ser atendida, nombre y cargo del solicitante,
responsable de la ejecución y las herramientas y/o consumibles adi- cionales con las que
debe contar quien atender esta solicitud.
Formato 3. Orden de trabajo
CODIGO:
ORDEN DE TRABAJO DE
Version: 1
MANTENIMIENTO
Pagina 1 de 1

Fecha de Código n
solicitud de equipo
D MM A 1 2 3
D A

DESCRIPCION DEL TRABAJO SOLICITADO

Descripcion del trabajo a realizar: Prioridad
1: Trabajos importantes que repercuten
directamente en el proceso
productivo, o que puedan ser causa de un
accidente
2: Trabajos importantes pero que no repercuten
en el proceso productivo
3: Trabajos de baja relevancia que no
repercuten en el proceso productivo

Nombre y cargo del Firma del

solicitante: solicitante:

SEGUIMIENTO:
Responsable(s) de Fecha de
ejecución: asignación:
D M A
D M A

Materiales requeridos Materiales

utilizados
No. No Caracteri Canti N No Caracterist Can
mb stica dad o mb ica tida
re . re d

Repuestos requeridos Repuestos

utilizados
No. No Caracteri Canti N No Caracterist Can
mb stica dad o mb ica tida
 re . re d

Mano de obra requerida Mano de obra

utilizada
No Tie No Tie
mb mpo mbr mpo
re e

Observaciones

Firma del responsable de Firma

verificacíon ejecutor(es)

Fuente: elaboración propia

4.4 HOJA DE VIDA

En este formato se registran interacciones realizadas a los equipos a lo largo de su vida

útil, con estos se pueden precisar las frecuencias de las fallas y gracias a esto es posible
establecer un análisis más detallado del comportamiento de la máquina frente a la
producción; también registra el nombre de la persona que se ha venido haciendo cargo de
cada falla presentada.
A continuación se presenta un ejemplo de la hoja de vida de una marmita de vapor de
volteo;

Formato 4. Hoja de vida de la máquina 1B31

Pági
HOJA DE VIDA DE EQUIPOS E na 1
INSTALACIONES PR-
07
Vers
ión:
01
NOMBRE DE EQUIPO: Marmita a vapor Modelo: K40 CÓDI 1B
GL GO: 31
MARCA: Jersa No.SERIE:
FE HALLAZGO MANTENIMIENTO REALIZ
CH ENCONTRADO REALIZADO O
A
2017
jueves, 26 de enero de - Se cambio
2017 potenciometro
martes, 21 de marzo de - Engrase de
2017 chumaceras y pintura
martes, 25 de abril de Motor Embobinado
2017 quemado motor
martes, 30 de mayo de Sin funcionar Cambio de guaya y
2017 sube y baja polipasto
Cambio de
domingo, 11 de junio de rodamientos, Correctivo
2017 rebobinado de
motor, capacitor
martes, 20 de junio de Motor sube y baja Embobinado
2017 quemando motor
motor
sábado, 2 de Potenciometr Cambio de Ing.
septiembre de 2017 o potenciometro Ignacio
sábado, 9 de Rodamientos en Cambio de Ing.
septiembre de 2017 mal estado rodamientos Ignacio
2016
martes, 2 de febrero de Fallo en sube y Rebobinado
2016 baja
jueves, 23 de junio de Tablero oxidado y Cambio de
2016 con agua contactor tablero
lunes, 27 de junio de Contactor Cambio de contactor
2016 gastado de motor y
revisión
lunes, 12 de septiembre Fuga de Soldadura
de 2016 vapor
miércoles, 23 de Se presenta Se soldan las Ing.
noviembre de 2016 una fuga fugas Benedicto
jueves, 29 de diciembre Manguera Cambio de Alejandro
de 2016 desgastada manguera
CARACTERISTICAS
Requerimientos eléctricos: 220 v, Trifasico
Sirve para calentar y mezclar una gran variedad de productos líquidos y líquidos con
sólidos, como pasteurización de la leche, y maduración del yogurt. Evita que los
productos se quemen o peguen al no ser a fuego directo. Consta de una olla tipo
hemisférico,base tubular, mecanismo de volteo, agitador tipo ancla y conexiones. Esta
construida en acero inoxidable con acabado sanitario, posee una capacidad de 200
litros. Funciona con vapor, motor trifásico de 4 HP, con sistema de agitación tipo ancla.
* Valvula de presión de 40 libras
* Capacidad: 200 litros
* RPM: 1680
* A:6.34/3.17
FUNCIÓN
Equipo diseñado para calentar y mezclar la leche con sus aditivos hasta la cocción para
la producción de queso doble crema
PROCEDIMIENTO DE
OPERACÍON:
Antes de iniciar operaciones verificar que cuenta con los elementos de proteccíon
personal adecuados (Batas, calzado impermeable antideslizante, cofia y tapabocas)
Verificar si el equipo se encuentra apagado. Si es asi, cerciórese que se
encuentre conectado a la toma eléctrica Verificar que la tornilleria y partes
movibles se encuentran en su lugar
Verificar el estado de las válvulas de las tuberias
de la maquina y el vapor. Adicione leche
Abrir la válvula
del vapor
Conectar el
agitador
Verificar presión del manómetro
Cuando esté a la temperatura deseada
cerrar válvulas de vapor Desconectar el
agitador
Formato 4. (Continuación)
PRECAUCIONES:
Nunca consumir alimentos o trabaje con materiales no asépticos cerca o mientras opera la empacadora al vacío para evitar la
contaminacíon del alimento que se está empacando
Ubicar el equipo en una superficie plana y área destinada exclusivamente para tal fin No
operar el equipo sin los elementos de protección personal adecuados

No encender el equipo si presenta fallas evidentes en su estructura o cableado

Nunca introducir alguna extremidad, elemento o accesorio entre las partes moviles de la maquina No mojar
los componentes electrónicos del panel y la máquina

Fuente: elaboración propia

Formato 11. Solicitud de compra

DEPARTAMENTO DE
MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE COMPRA

No. de solicitud:

Fecha Solicitud: Fecha Autorización:

Fecha
Equipo Cantidad Nombre Repuesto Re- Observacion
querida es

Solicitante: Recibe:
Fuente: elaboración propia