CÓDIGO: PD.
CD-ADM-01
MAPROIN INGENIEROS S.AS.
FECHA: 12-06-2020
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS VERSIÓN:01
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Establecer las acciones que permitan elaborar, identificar, revisar, aprobar, difundir y
actualizar, los documentos pertenecientes al Sistema Integral de Gestión de la compañía.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a toda la documentación del Sistema Gestión Integral
3. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO
LIDER DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN
4. DEFINICIONES
➢ Control de Documentos: Actividad por la cual se da conformidad a los requisitos
que estén en ella determinados.
Copia Controlada: Documento del Sistema Integral de Gestión que se encuentra para su
consulta en el servidor de la compañía; se prohíbe su reproducción (impresión o
fotocopia) sin la autorización del COORDINADOR SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
➢ Copia No Controlada: Documento no autorizado para su utilización dentro del
Sistema Integral de Gestión.
➢ Descripción de los Procesos: Es el documento que describe de forma general
cada uno de los procesos de la compañía, identificando las actividades principales,
sus responsables, la interacción con otros procesos, los recursos requeridos,
requisitos aplicables, documentos relacionados, y los mecanismos de seguimiento
y medición.
➢ Divulgación: Acción en la cual se permite dar a conocer un documento, difundir
sus cambios y comunicar las actualizaciones realizadas a los documentos.
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➢ Documento: Herramienta de información y su medio de soporte (magnético,
correo electrónico, físico, etc.); Suele ser de carácter permanente, pero debe
actualizarse cada vez que existan cambios
➢ Documento Externo: Es todo documento generado por entidades externas que
establecen directrices que debe cumplir la organización en el desarrollo de sus
actividades.
➢ Documento Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha y
contenido.
➢ Instructivos: Es el documento que describe cada una de las actividades que se
desarrollan en un proceso de manera detallada, aumentando el nivel de
información en comparación con los procedimientos. (Ejemplo: Instructivo de
encuesta de satisfacción del cliente).
➢ Manual : Es el documento macro de la compañía, el cual proporciona de manera
coherente, toda la información interna y externa concerniente al Sistema de
Gestión SST de la organización.
➢ Medios Magnéticos: Es el recurso informático en el cual se archivan los
documentos del sistema de gestión tales como discos duros, memorias USB,
discos compactos, entre otros.
➢ Procedimientos: Es el documento que describe cada una de las actividades que
se desarrollan en un proceso de manera secuencial, detallando en cada actividad
el responsable de la misma y relacionando los formatos necesarios para la
adecuada ejecución de dicho procedimiento. (Ejemplo: procedimiento de auditoría
interna).
Registro (Formato): Documento que captura la información y presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de actividades de un proceso o actividad.
Puede estar en medio escrito o magnético. Una vez diligenciado cumple con la
finalidad de constituirse en documentos fuente para efectos de consulta de
desarrollo de los procesos y sus actividades. (Ejemplo: Evaluación de
desempeño).
➢ Versión: Se refiere a los cambios registrados en un documento y que ha sido
causa para generar uno nuevo con identificación.
➢ Vigencia: Tiempo a partir del cual un documento tiene validez para su aplicación.
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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. GENERALIDADES
5.1.1. Los documentos que la organización considera como parte del Sistema integral de
Gestión, en su orden de importancia (clasificación de la documentación), son los
siguientes:
➢ Política y Objetivos
➢ Manual sistema integral de gestión
➢ Procedimientos
➢ Instructivos
➢ Formatos
➢ Documentos Externos
5.1.2. Estructura de los documentos. A continuación, se describe la estructura de
cada uno de los documentos que hacen parte del Sistema Integral de Gestión:
5.2.1.2. Formatos: El formato solamente contiene el encabezado definido para la
documentación del Sistema Integral de Gestión. No tiene pie de página.
5.2.1.3. Instructivos y Procedimientos: Estos documentos cuentan con la siguiente
estructura:
➢ Encabezado
➢ Pie de Página
➢ Objetivo
➢ Alcance
➢ Responsable
➢ Definiciones
➢ Contenido del instructivo (información)
5.2.1.4. Manual del sistema integral de gestion: El manual comprende los siguientes
elementos:
➢ Encabezado
➢ Pie de Página
➢ Objetivo
➢ Alcance
➢ Contenido del manual (información)
➢ Anexos.
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5.1.3. Identificación de Documentos: Todos los documentos que hagan parte del
sistema de gestión de la compañía, serán identificados o codificados de la
siguiente manera:
X – YY – ZZ
X= Esta sección del código hace referencia a la identificación del tipo de
documento:
M=Manual
PD=Procedimientos
PO=Politica
PR=Programa
PL=Plan
MT=Matriz
I=Instructivos
F=Formatos
E=Documento Externo
YY= Esta sección del código hace referencia a la identificación del proceso al que
pertenece el documento:
Nombre del Proceso Código o Abreviatura
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el SST
Trabajo
Sistema de Gestión de calidad CAL
ZZ= Esta sección del código hace referencia al consecutivo de cada documento,
permitiendo que se diferencian uno del otro, en el caso que pertenezcan al mismo
proceso y sean del mismo tipo de documento. (Los consecutivos se llevarán por
proceso y por tipo de documento)
5.1.4. Encabezado: Todos los documentos que hacen parte del Sistema Integral de
Gestión de la compañía deberán contar con el siguiente encabezado:
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➢ Logo: Logotipo de la empresa que identifica y da propiedad del documento a la
organización.
➢ Código: Identificación del documento (Ver numeral 3.3. del presente
documento)
➢ Versión: Consecutivo que define o determina el grado de actualización del
documento, permitiendo controlar que el documento que se esté usando dentro
de la compañía sea el más actualizado.
➢ Fecha de Vigencia: Fecha en la cual el documento se encuentra vigente para
su uso, permitiendo el control de documentación obsoleta.
En el caso de los formatos, éstos deberán ser identificados con encabezado de la
siguiente manera,
Código: F-SST-01
FORMATO DE ACTA/REUNIÓN Versión: 1
Fecha de Vigencia:
29/06/2017
Nota: Los formatos no contarán con pie de página.
Los documentos externos no llevarán encabezado ni pie de página como se
describió
5.1.5. Aprobación y actualización de documentos: El Gerente General o en su
defecto el Representante de la Dirección ante el Sistema de Gestión son las
únicas personas que pueden aprobar la documentación perteneciente al Sistema
Integral de Gestión y son los únicos que pueden aparecer en el espacio “aprobado
por” (visto bueno exclusivamente dado por ellos), de no ser así el documento será
definido como copia no controlada.
La revisión y actualización de los documentos se hará inmediatamente se
modifique la documentación existente y cuente con la aprobación de la Gerencia.
Debe quedar evidencia de esto en los formatos Listado Maestro de
Documentación.
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5.1.6. Vigencia de los documentos: La entrada en vigencia de un documento se da a
partir de su aprobación y culmina cuando este es actualizado o se convierte en un
documento anulado u obsoleto. Queda evidencia de la vigencia en los formatos
Listado Maestro de Documentación.
5.1.7. Coherencia de los documentos: Todas las acciones descritas en los
documentos pertenecientes al Sistema de Gestión deberán mantener coherencia
con lo que se realiza en la compañía.
5.1.8. Versión de los documentos: el coordinador SST es la única persona autorizada
para expedir documentación nueva o actualizada y deberá asegurarse que los
documentos pertenecientes al Sistema de Gestión se encuentren disponibles en el
servidor de la compañía.
Control de los documentos: Todos los formatos o registros requeridos para el Sistema
Integral de Gestión deben permanecer en un ambiente limpio, no pueden estar expuestos
a zonas húmedas con el fin de garantizar su adecuado almacenamiento y uso, estos
controles son mencionados a todos los colaboradores de MAPROIN INGENIEROS S.A.S.
5.1.9. Control de documentos externos: Los documentos externos que la organización
controla bajo el Sistema Integral de Gestión, corresponden a normas y
documentos técnicos en temas relacionados con el diseño, fabricación y montaje
de equipos industriales para tratamiento de agua, normas de sistemas de gestión,
y demás documentos que regulen a cada uno de los procesos pertenecientes al
Sistema Integral de Gestión.
El coordinador será la persona responsable por el control de los documentos
externos, esta persona se encargará periódicamente de su revisión, y
actualización además de incluirlos en el Listado Maestro de la Documentación
para su control.
5.1.10. Distribución de los documentos: Todo documento original del Sistema Integral
de Gestión serán publicados (dentro de una carpeta creada especialmente para
albergar esta información), donde el personal de la compañía tendrá acceso a toda
la documentación del sistema.
La documentación publicada en este lugar se considera como copia original y
controlada, si algún documento es impreso, manipulado o extraído en su lugar de
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ubicación sin la autorización de la Subgerente o del coordinador, se considerará
inmediatamente como una “copia no controlada”.
5.1.11. Destrucción de Documentos Obsoletos: Todo documento original (a excepción
de los documentos externos) que se encuentre con versión obsoleta debe ser
destruido para evitar ambigüedades.
5.1.12. Disposición Final de los Documentos: Una vez se cumpla en tiempo de
retención establecido en el Listado Maestro de Documentación, el
COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION deberá proceder a
darle algún tipo de disposición final según lo establecido en el mismo listado en
mención por el responsable directo de su uso. Los tipos de disposiciones finales
son conservación, eliminación, digitalización y selección.
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1.13. La creación de un documento comienza a partir de una necesidad manifestada por
uno o varios colaboradores de la empresa, con la finalidad de estandarizar alguna
actividad que se considere relevante para el mejoramiento de sus procesos o con
el propósito de implementar controles o políticas emanadas de la Gerencia de la
compañía.
5.1.14. El colaborador debe notificar esta necesidad al responsable del proceso para que
éste comunique la necesidad de elaborar o modificar la documentación para su
respectiva actualización.
Nota: Tenga en cuenta que, si la necesidad se genera de un colaborador que no
participa directamente en el proceso implicado, éste deberá comunicarle al
responsable directo de dicho proceso con el fin de iniciar su desarrollo,
implementación y estandarización.
.
5.1.15. El coordinador del sistema integral de gestión se reúne directamente con el
responsable del proceso, con el fin de revisar el documento elaborado y de esta
manera emitir su visto bueno (estampar el cargo como la persona responsable de
la revisión del documento) o identificar qué aspectos se deben modificar en dicho
documento.
Nota: La revisión consiste en determinar si las actividades, controles o políticas
descritas en el documento corresponden a lo que realmente se hace o se desea
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hacer en el proceso, y si estas cumplen con los requisitos de la norma y otros
requisitos establecidos dentro de la compañía.
5.1.16. Una vez que se cuenta con el visto bueno del responsable del proceso en la
revisión del documento, se le hace entrega al Gerente General o el Representante
de la Dirección ante el Sistema de Gestión de Calidad, para su respectiva
aprobación (estampando el cargo como la persona responsable) o identificación
de aspectos que deben modificarse en el documento.
Una vez obtenida la conformidad del documento (revisión y aprobación) el
COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION lleva el documento a
divulgación a todo el personal de MAPROIN INGENIEROS S.A.S
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y
documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de
que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.
«Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe
conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera
controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida…
Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo
mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la
relación laboral del trabajador con la empresa:
● Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así
como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores.
● Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado
de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y
salud en el trabajo;
● Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo.
● Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal
● Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir
con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.»
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5.1.17. Documentos relacionados
DOCUMENTO CÓDIGO
Procedimiento Control de los Documentos P- CD-SST-01
Listado Maestro de la Documentación F- CD-SST-01
Elaboró: Beatriz Ballen Revisó: Paola Tolosa Aprobó: Paola Tolosa
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