COLEGIO DE LA PRESENTACIÓN - EL SOCORRO

PROCESO DE APOYO - GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO DEL COPASST

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

EMPRESA:
COLEGIO DE LA PRESENTACION

ELABORADO POR:

CARLOS AUGUSTO MURILLO ALARCÓN

COORDINADOR SG-SST

EL SOCORRO
30 DE ENERO DE 2019
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PROCESO DE APOYO - GESTION DEL TALENTO HUMANO

PROCEDIMIENTO DEL COPASST

EL COPASST

El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo constituye un medio

importante para promocionar la Salud laboral en todos los niveles de la empresa,
buscar acuerdos con las directivas y responsables del Programa de Seguridad y Salud
en el Trabajo en función del logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar
prácticas saludables y motivar la adquisición de hábitos seguros.

La resolución 2013 de 1986 resuelve que todas las empresas e instituciones públicas o
privadas que tengan a su servicio 10 o más trabajadores, están obligadas a conformar
un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).  El artículo 35 del
Decreto 1295 de 1994 establece para empresas de menos de 10 trabajadores, la
obligación de nombrar un Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Debe estar conformado por igual número de representantes por parte de la

administración e igual número de representantes por parte de los trabajadores. El
empleador debe nombrar sus representantes y los trabajadores elegirán los suyos
mediante votación libre. El Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo es elegido por el
empleador, no requiere proceso de votación. El período de vigencia de los miembros
del Comité es de 2 años, al cabo del cual podrán ser reelegidos.

Debe reunir por lo menos una vez al mes a los representantes del COPASST en la
empresa y durante la jornada laboral, manteniendo un archivo de las actas de reunión.

ALCANCE

Es un organismo de promoción y vigilancia de las normas y reglamentos de seguridad y

salud en el trabajo dentro de la Institución.

En ningún momento el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo entrará a

reemplazar las acciones de prevención y promoción en Seguridad y Salud en el trabajo,
ni asumirá las responsabilidades que, en prevención y control de accidentes así como
de enfermedades laborales, identificación, evaluación y el control de riesgos, tienen los
diferentes niveles jerárquicos de la empresa.

Funciones del comité tales como: proponer actividades de impacto en seguridad y salud
en el trabajo, recomendar medidas preventivas y/o correctivas, auditar el desarrollo de
las mismas.
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ELECCION COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1. Elija el comité paritario de seguridad y salud en el trabajo y tenga en cuenta que

debe estar conformado por representantes del empleador y de los trabajadores. El
empleador los nombrará directamente y los trabajadores lo harán mediante votación
libre.

2. Organice el proceso de votación y elección de los candidatos que van a representar

a los trabajadores: En este paso es necesario elaborar los votos, elegir los jurados
que colaboraran en el proceso y diligenciar el acta de apertura de las votaciones.

3. Realice el proceso de votación y elección de los representantes: Registre en un

formato el nombre, cédula y firma de la persona que va a votar, con el fin de
respaldar los datos de votación que posteriormente se obtendrán. Una vez finalice la
votación diligencie el acta de cierre de las votaciones y proceda a efectuar el conteo
de los votos dejando constancia de ello en un formato.

4. Conformado el comité preséntelo ante todo el personal trabajador de la Institución y

divulgue las funciones básicas que les tocará desarrollar.

5. Diligencie el acta de conformación del comité.

6. Programe en el menor tiempo posible una primera reunión para determinar los
procedimientos y el plan de trabajo a desarrollar.

7. Diligencie y envíe, a más tardar a los 8 (ocho) días de constituido el comité, en

original y dos (2) copias el formato de inscripción del COPASST. Al diligenciar
este formato tenga en cuenta: En el ítem I cuando se solicita el código de actividad,
colocar el número que corresponde a la clase de riesgo, según lo especificado en el
Decreto 1607 de 2002.
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OBLIGACIONES DE LOS EMPLEADORES

 Proporcionar los medios y el tiempo necesario a los miembros del COPASST, así
como el de presupuestar en el Plan de Desarrollo de la Institución los recursos
necesarios para el cabal desempeño del Sistema de Gestión.

 Para el buen desempeño de las funciones de los Comités Paritarios de

Seguridad y Salud en el trabajo, el empleador se obligará a proporcionar mínimo
4 horas semanales dentro de la jornada laboral de trabajo de cada uno de los
miembros.

 Propiciar la elección de los representantes de los trabajadores al Comité.

 Designar a sus representantes al Comité y al presidente del Comité.

 Proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones

del Comité.

 Estudiar las recomendaciones que surgen del Comité y determinar la adopción

de las medidas más convenientes e informar los correctivos al respecto.

 Asignar los recursos necesarios (económicos y humanos) para el eficaz

funcionamiento de las acciones propias de Seguridad y Salud en el Trabajo.

OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

 Elegir libremente sus representantes al Comité Paritario de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

 Informar al Comité sobre las situaciones de riesgo que se presenten y manifestar

sus sugerencias para el mejoramiento de las condiciones de Salud Ocupacional
de la Institución.

 Cumplir con las normas del Comité y los reglamentos e instrucciones de la

Institución.
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FUNCIONES DEL COPASST

Son funciones del COPASST, de acuerdo con el artículo 11 de la Resolución 2013

de 1986 y el Artículo 26 del Decreto 614 de 1984, las siguientes:

 Proponer a la Gerencia general, la adopción de medidas y el desarrollo de

actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de
trabajo seguros y saludables.
 Proponer y participar en actividades de capacitación en seguridad y salud en el
trabajo dirigidas a trabajadores, mandos medios y directivos de la empresa.
 Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de seguridad y
salud en el trabajo en las actividades que éstos adelanten en la empresa y recibir
por derecho propio los informes correspondientes.
 Hacer seguimiento del plan de acción dentro de las visitas que éste programe en
cada una de las obras y de la oficina principal.
 Colaborar en el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene
y seguridad industrial realizadas de acuerdo con el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial y las normas vigentes; además, promover su divulgación y
observancia.
 Realizar la investigación y análisis de las causas de los accidentes de trabajo y
enfermedades laborales y proponer las medidas correctivas a que haya lugar
para evitar su ocurrencia. Hacer seguimiento a los planes de acción definidos
para que no vuelva a ocurrir.
 Definir un plan de visitas periódicas a los lugares de trabajo, inspeccionando los
ambientes, máquinas, equipos y las operaciones realizadas por los trabajadores
en cada área u obra que desarrolle la empresa e informar a los encargados de
seguridad y salud en el trabajo de la obra sobre la existencia de agentes de
riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
 Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia
de medicina, higiene y seguridad industrial.
 Servir como organismo de coordinación entre la gerencia general y los
trabajadores en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en
el trabajo.
 Analizar periódicamente los informes sobre accidentalidad, ausentismo y
enfermedades profesionales con el fin de revisar y redefinir los planes de acción
acordes con la problemática.
 Elegir al secretario del Comité.
 Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se
desarrollen.
 Las demás funciones que le señalen las normas sobre la seguridad y salud en el
trabajo.

Funciones del Presidente del Comité:

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 Presidir y orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.

 Definir el objetivo de cada reunión así como la agenda de misma.
 Definir con los miembros del Comité las fechas, el sitio y hora de reunión del
comité.
 Hacer seguimiento a los compromisos establecidos en cada reunión.
 Promover la participación activa de todos los miembros del comité y de los
trabajadores y demás miembros de la empresa.
 Tramitar ante la Gerencia General las recomendaciones aprobadas en el seno
del Comité y darle a conocer todas sus actividades.
 Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del comité e informar a los
trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo.

Funciones del Secretario:

 Verificar la asistencia de los miembros del Comité a las reuniones programadas.

 Tomar nota de los temas tratados para elaborar el acta de cada reunión y someterla
a la discusión y aprobación del comité.
 Entregar por lo menos una semana después de cada reunión el acta de la misma a
fin de que los miembros puedan desarrollar sus compromisos.
 Coordinar los recursos necesarios (fotocopias, informes, ayudas audiovisuales, etc.)
para el buen funcionamiento de la reunión.
 Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comité.

Otros Integrantes del COPASST:

 Asistir puntualmente a las reuniones programadas.

 Colaborar en las inspecciones de obras según plan de acción del COPASST y
entregar los informes antes de la reunión mensual del COPASST.
 Colaborar en la investigación de accidentes de trabajo y entregar informe antes de la
reunión mensual del COPASST.
 Proponer temas de capacitación a realizarse en las obras según resultados de
inspecciones e investigación de los accidentes.

ACTIVIDADES DESCRIPCION REGISTRO

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Entregar el formato
Acta hoja de inscripción
Conformación del de
Resultado de Conteo candidatos
Realizar Votación

Justificar con la reglamentación legal:

 Resolución 2013 de 1996
 Resolución 1016 de 1999
 Decreto 1295 de 1994
 Ley 776 de 2002
 Decreto 1072 de 2015

Formatos:
1. Hoja de inscripción de los candidatos al
COPASST.
2. Formato para votos.
3. Formato GTHFR1 registro de
asistencia a capacitación Formatos
4. Resultados obtenidos del conteo de
votos.
5. Acta
6. Plan de Acción del COPASST

Colocar en un lugar visible para todos los

trabajadores (Portería, Salda de profesores, Promoción de elección de candidatos
Dependencias y Biblioteca) Dar para el COPASST
cumplimiento a las fechas estipuladas.

Preparar formatos quede

se Hoja de Inscripción de los candidatos al
Definir elRealizar
Preparar
jurado
Disponer
Acta
Ubicar deel
depromoción
INICIO
formato
una
yelregistro
puesto caja para
votación
deporlaparte del
cartón
de Votantes
para elde Votación
requieren votación.
votación
empleador
sellada
proceso de COPASST
votación.

Conformar y Publicar la lista de candidatos o

Formato para votos

Caja de Cartón

La función del jurado es coordinar el proceso

de votación
Ubicar el puesto de votación en un área común,
Disponer el puesto de votación de una caja para la
Fotos
votación, lapiceros, las planchas con los candidatos,
numero suficientes de votos, y registro de votantes.

Diligenciar Acta y Realizar el registro Formato de Acta y Formato de Registro

El Jurado debe realizar el conteo de votos en

presencia de los representantes de las listas Votos

El presidente es elegido por el empleador de

Informar a larepresentantes
sus Alta Dirección
de la realización de la
votación.
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FIN

Colegio de la Presentación
Institución de Carácter Privado Jornada Única Calendario A
Pre –Escolar - Básica Primaria - Básica secundaria y
Media Vocacional aprobados por resolución No. 018580
del 16 de noviembre de 2.011
SOCORRO (s)

CÓDIGO ICFES: 015198

REGISTRO DANE: 368755000253
_______________________________

El Socorro,30 de enero de 2019

PARA: COPASST
DE: COORDINADOR SG-SST

ASUNTO: Elección de candidatos en representación de los trabajadores para la conformación

del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo con vigencia del año 2019 al año 2021

El COLEGIO DE LA PRESENTACION dando cumplimiento a la legislación laboral relacionada

con la conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, convoca a la
inscripción de los (número: depende del número de trabajadores según resolución 2013 de
1986) candidatos con sus respectivos suplentes en representación de los trabajadores.

La hoja de inscripción de candidatos o plancha debe reclamarse en la oficina del Sistema de

Gestión de la SST hasta el día (máximo dos días hábiles) y deberá ser diligenciada y entregada
nuevamente como fecha límite el día (máximo 3 días hábiles).

Las planchas presentadas estarán en cartelera para conocimiento de todos los empleados por
(máximo dos días hábiles). La votación de las diferentes planchas que se presenten se realizará
el día (máximo 4 días de entregadas las hojas de inscripción) en la Biblioteca del Colegio a
las (00:00 horas).

El conteo de votos se realizará el día ( ) a las (00:00 horas) en presencia de un representante

de cada una de las planchas presentadas y el jurado de votación.

Elegidos los representantes y sus respectivos suplentes se programará una primera reunión
para determinar las funciones del comité y el plan de trabajo.

Cordialmente

_________________________
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Coord. Del SGSST

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ANEXO 1.

HOJA DE INSCRIPCIÓN DE LOS CANDIDATOS AL COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

Empresa: ___________________________________________

Período: ____________________________________________

NOMBRE OFICIO SECCIÓN FECHA

Responsable: ______________________
Fecha de cierre: ______________________
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ANEXO 2.
FORMATO PARA VOTOS

VOTOS POR CANDIDATOS INDIVIDUALES

Comité Paritario de la Seguridad y Salud en el Trabajo

VOTO PARA ELECCIÓN

Candidato 1

Candidato 2

Candidato 3

Candidato 4
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ANEXO 3.
FORMATO GTHFR1
REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACION

FECHA: LUGAR:

TEMA: HORA:

OBJETIVO:

RESPONSABLE(S):

No NOMBRES Y APELLIDOS No. DOCUMENTO FIRMA

ANEXO 4.

RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:

PERSONA NUMERO DE VOTOS

PERSONA 1
PERSONA 2
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PERSONA 3
PERSONA 4
VOTOS EN BLANCO:
VOTOS ANULADOS:
TOTAL VOTOS:

Resultaron elegidos en ésta votación las siguientes personas:

CATEGORÍA
NOMBRE
OFICIO SECCIÓN PRINCIPAL SUPLENTE

Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de votación

ANEXO 5.
ACTA

REUNIÓN Y/O ACTIVIDADES

 Consejo Directivo  Consejo Académico

 Consejo de Padres  Escuela de padres

 De Profesores  Comité de Calidad

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 Comité COPASST  Comité de Pastoral

 De Área : _____________________  Comité de Convivencia Laboral

 Otra:  Comisión de Evaluación y Promoción

ACTA No.

FECHA: El Socorro, 0 de Febrero de 2017

HORA: De las 00:00 am A 00:00 am

LUGAR: Biblioteca

ASISTENTES: Hna. Rosenda Martínez Vila

AUSENTES:

OBJETIVO:

ORDEN DEL DÍA

1. Lectura del acta anterior.

2. Saludo
3. Elección por parte del personal Directivo, Administrativo, Docentes y Operativos.

DESARROLLO

Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de votación para la
elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO para el
período que va de _________ de _______ a _______ de _________.

En calidad de jurados de votación se encargó a los trabajadores:

____________________________________________________________________________________

Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de votación
para elección de los candidatos al COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
para el período que va de _________ de _________ a ________ de ___________. Como jurados de
mesa estuvieron los señores (as):
____________________________________________________________________________________

El día _______ se eligió el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo o el vigía de seguridad y
salud en el trabajo dando así cumplimiento a las exigencias de la Resolución 2013 de 1986, al Decreto
1295 de 1994 y a la División de Salud Ocupacional del Ministerio de Protección Social.

La modalidad utilizada para su elección fue ______________________________ Resultaron elegidos

____________________________________________________________________
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El número de votos obtenidos fue ___________ El representante legal de la empresa designa a

____________________ como presidente del comité y por votación del comité se nombra a
___________ como secretario (a) del mismo.

Para finalizar la reunión se invita a los integrantes del COPASST a reunión con la Presidenta del comité.

COMPROMISOS

N° Qué Quién Cuándo

1
2

CONCLUSIONES:

 .
 .

Anexos: 1. Hoja de Inscripción

2. Formato para votos
3. Registro de Votantes
4. Resultado de votos

En constancia firman:

_________________________ _____________________________
Rectora Coord. SG – SST

____________________________ _______________________________
Coord. De la mesa de votación Colaborador de la mesa de votación

ANEXO 6.
PLAN DE ACCION COMITÉ COPASST AÑO ______

FECHA DE
TEMAS TRATADOS PLAN DE ACCION RESPONSABLE SEGUIMIENTO OBSERVACIONES
EJECUCIÓN
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CONVENCIONES DE SEGUIMIENTO:

EJECUTADO

PARCIAL

PENDIENTE