Introducción

Gracias por elegir a Aurora Web 2013 para el manejo

de todas las transacciones requeridas por su distinguida
empresa. Este sistema de facturación, inventarios, nómina y
contabilidad computarizada es el más eficiente, fácil y
novedoso que existe actualmente en el mercado.

Entre las principales ventajas que presenta Aurora

Web 2013 se encuentran:

 Disponibilidad 24/7: no importa el dia, la hora, o el lugar

del mundo donde estes
 Escalabilidad: disponible en cualquier dispositivo que
tenga acceso a internet, ya sea computadora, ipad,
iphone, Smartphone, etc.
 Manejo de multiples monedas: pesos, euros y dólares
 No necesita ser instalado
 Permite el manejo de transacciones por sucursales
 Permite el pago mensual, quincenal o semanal
 Controla niveles de seguridad por susuarios
 Manejo de cooperativa y prestamos a empleados.
 Pago en efectivo, cheques o tarjeta de debito.
 100% personalizable, o sea, que el usuario puede cambiar
anualmente los valores de las tablas de retencion de
Impuesto Sobre la Renta, descuentos de AFP, ARS,
Seguro Social, etc.
 Manejo de vacaciones, licencias y aumentos salariales.
 Impresión de contratos de trabajo.
 Cartas de ausencia y despido de empleados.
 Recibo de descargo.
 Capitulo 1
Compañía
Registrando la compañía
Ajustes para la facturacion
Especificando los comprobantes fiscales
Especificando taritas para el ISR
Testigo de los contratos de trabajo
Nombre del gerente de recursos humanos
Especificando porcientos de AFP y Seguro Social
Registrando la compañía
El primer paso que se debe dar es registrar los datos de la
compañía que utilizará el programa, de modo que todos los
reportes, cheques y consultas muestren estos datos que
usted ha especificados. Para hacer esto, debe elegir en el
menú Herramientas, la opción Opciones.

Aquí se especifican las informaciones generales de la

empresa, tales como el nombre, dirección, teléfono, fax,
representante de la empresa, RNC, a que se dedica la
empresa, etc. Registro Patronal: es el número que debe
aparecer en el reporte Planilla de Empleados Fijos y lo
suministra la Secretaría de Trabajo
Esta ventana se divide en cinco secciones: General, ISR,
Opciones de Pago, Testigo/Gerente y AFP/IDSS.
Ajustes para la facturación
En la sección “Facturación”, primeramente se especifican los
comentarios que aparecen (opcionalmente) de forma automática en
la parte inferior de todas las facturas que se impriman. Ademas, se
pueden activar algunas opciones dependiendo del nivel de seguridad
 que requiera su negocio; como por ejemplo, si se requiere pedir una
clave para cambiar precios o descontar, si el cajero puede anular
facturas y abrir la caja, etc. Tambien se puede especificar el
porciento de ITBIS que el gobierno exije se cobre en cada venta.
En la seccion “Formato de Facturación” y “Formato de Cotización”
se debe elegir:

 Rápida si se va a utilizar una impresora de punto de venta,

donde las facturas o cotizaciones se imprimen sin mucha
estetica.
 Elegante o Ejecutiva si se utilizara una impresora matricial
(como la Epson LX300+ por ejemplo) o una impresora de
inyeccion de tinta para la facturacion, ideal para empresas que
requieran un formato de facturas o cotizaciones mas
detallados.
 Personalizada si la empresa necesitar utilizar un encabezado
prediseñado para sus facturas o cotizaciones.
Por último, si su negocio tiene instalado un cash drawer conectado a
una impresora de punto de ventas, debe entrar a la sección “Ventana”
y activar la opcion “Abrir la Caja Automáticamente cuando se
imprima en Punto de Venta”.

Especificando los comprobantes fiscales.

Los números de comprobantes fiscales se introducen por sucursal,
eligiendo Herramientas, Registrar NCF. Segun los tipos de clientes
 y empresas a quienes la empresa va a vender, y que son solicitados
previamente en las oficinas de Impuestos Internos.

Especificando taritas para el ISR

En la sección “Impuesto Sobre la Renta” o “ISR” se especifican los
valores que se deben tomar en la “Tabla de Retención Mensual para
Asalariados” que anualmente publica la Dirección General de
Impuestos Internos. Además, muestra el lugar donde debe colocarse
en el programa.
Testigo de los contratos de trabajo
Se debe especificar el número del empleado que figurara en todos los
contratos de trabajo impreso en cada nuevo ingreso. Para esto nos
colocamos en la sección “Opciones de Pago” Hay que explicar, que
este empleado ya debe estar creado, en la opción “Registrar
Empleados” del menú “Nomina”.
Nombre del gerente de recursos humanos
En esta pantalla también se especificara el nombre del gerente de
RRHH. Este dato es muy importante, porque la firma de esta persona
aparece en muchos documentos, como por ejemplo, en los contratos
de trabajo.

Por otro lado, también especificaremos el nombre del gerente general

de la empresa y del administrador.

Especificando porcientos de AFP y Seguro Social

Esto se hace en la persiana “AFP/IDSS y Otros”, donde
especificaremos primeramente el código de la nomina, el cual será
utilizado en el archivo que se genera para la tesorería. Además, la
taza de cambio del dólar para algunos reportes.
Por ultimo, debemos especificar los porcientos de AFP y Seguro
Social de los empleados, AFP de la empresa, y los topes de estos
descuentos
 En este caso, el empleado pagara un 2.87% de su salario y la
empresa pagara un 6.75 %, hasta un tope mensual de 112,700. De igual
forma pagara un 3.04% de su salario, como descuento de su seguro social,
y la empresa un 7.02%, hasta un tope mensual 56,350.

En esta sección también hemos agregado una promoción para los

clientes frecuentes (si la empresa asi lo desea). En este caso, el cliente
acumulara 1 punto por cada $100 consumidos (al contado). Estos puntos
deben ser canjeados por el cliente, antes del 31 de diciembre de cada ano.
 Capitulo 2
Contabilidad
Especificando el periodo contable actual
Catalogo de Cuentas
Cuentas en Dolares o Euros
Especificando el interfaz de contabilidad
Los balances iniciales
Activos fijos
Asientos de diario
Impresión de asientos de diario
Gastos Menores
Impresión de la balanza de comprobación
Impresión del estado de ingresos
Impresión de la balanza general
Cierre del periodo contable
Especificando el periodo contable actual
El sistema anualmente genera automáticamente el periodo contable de la
empresa, que consta de doce meses. Usted puede modificar el rango de
fechas de cada periodo, si así lo requiere.

1. Seleccione el menú Contabilidad.

2. Elija la opción Periodos Contables
3. Ajuste cada la fecha de inicio y fin de cada periodo
4. Presione Guardar Periodos.

Catalogo de Cuentas
El sistema trae predefinido un catalogo de cuentas, el cual usted puede
modificar según las necesidades especificas de su empresa.

1. Seleccione el menú Contabilidad.

2. Elija la opción Catalogo de Cuentas.
3. Escriba el número de la nueva cuenta.
Nota: si especifica un número de cuenta existente, el sistema mostrara
los datos de esta cuenta, de modo que pueda modificarlos o borrarla
presionando el botón Eliminar Cuenta.
4. Seleccione a que grupo pertenece este cuenta (activos, pasivos, capital,
ingresos costos o gastos).
5. Escriba el nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja General.
6. Indique el origen de la cuenta (deudor o acreedor).
7. Indique el tipo de cuenta.
Nota: si es G (General) significa que será la cuenta control de otras
cuentas. Las cuentas tipo D (Detalle) son las que se utilizaran para
hacer asientos contables.
8. Indique el nivel. Esto es, la primera cuenta creada en cada ramificación
tiene nivel 1, las que dependen directamente de esta tienen nivel 2. Si
las cuentas nivel 2 tienen cuentas por debajo de ellas, serian nivel 3.
9. Especifique la cuenta control de esta cuenta, si la tiene.

10. Si esta cuenta es de efectivo, active la casilla “Cuenta de flujo de

efectivo”.
[Link] el botón Guardar cuenta.

Nota: si desea imprimir el catalogo de cuentas, presione el botón Imprimir

Catalogo para que aparezca en pantalla y luego usted puedo por medio a
los iconos que aparecen en la parte superior derecha, imprimirlo, o
exportarlo a Word, Excel y enviarlo por correo electrónico.

Cuentas en Dólares o Euros

Aurora nos permite trabajar con otras monedas (dólares y euros),
manejando una cuenta de la prima para poder mantener el
equivalente en pesos.
Para lograr esto, lo primero que vamos a crear es la cuenta prima:

1. Seleccione el menú Contabilidad.

2. Elija la opción Catalogo de Cuentas.
 3. Escriba el número de la nueva cuenta.
Nota: si especifica un número de cuenta existente, el sistema mostrara
los datos de esta cuenta, de modo que pueda modificarlos o borrarla
presionando el botón Eliminar Cuenta.
4. Seleccione a qué grupo pertenece este cuenta (activos, pasivos, capital,
ingresos costos o gastos).
5. Escriba el nombre de la cuenta prima. Ejemplo: Prima de Cuentas por
Cobrar US$.
6. Indique el origen de la cuenta (deudor o acreedor).
7. Indique el tipo de cuenta.
Nota: si es G (General) significa que será la cuenta control de otras
cuentas. Las cuentas tipo D (Detalle) son las que se utilizaran para
hacer asientos contables.
8. Indique el nivel. Esto es, la primera cuenta creada en cada ramificación
tiene nivel 1, las que dependen directamente de esta tienen nivel 2. Si
las cuentas nivel 2 tienen cuentas por debajo de ellas, serian nivel 3.
9. Especifique la cuenta control de esta cuenta, si la tiene.
[Link] Moneda, seleccione Pesos. Aunque sea la cuenta prima de dólares o
euros, ella en si se maneja en pesos.
[Link] el botón <Guardar cuenta>

En este ejemplo, creamos la cuenta de la prima de la cuenta

corriente en dólares del Banco Popular. Ahora, ya podemos crear
la cuenta en dólares que necesitamos:

1. Seleccione el menú Contabilidad.

2. Elija la opción Catalogo de Cuentas.
3. Escriba el número de la nueva cuenta.
 Nota: si especifica un número de cuenta existente, el sistema mostrara
los datos de esta cuenta, de modo que pueda modificarlos o borrarla
presionando el botón Eliminar Cuenta.
4. Seleccione a que grupo pertenece este cuenta (activos, pasivos, capital,
ingresos costos o gastos).
5. Escriba el nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja General.
6. Indique el origen de la cuenta (deudor o acreedor).
7. Indique el tipo de cuenta.
Nota: si es G (General) significa que será la cuenta control de otras
cuentas. Las cuentas tipo D (Detalle) son las que se utilizaran para hacer
asientos contables.
8. Indique el nivel. Esto es, la primera cuenta creada en cada ramificación
tiene nivel 1, las que dependen directamente de esta tienen nivel 2. Si las
cuentas nivel 2 tienen cuentas por debajo de ellas, serian nivel 3.
9. Especifique la cuenta control de esta cuenta, si la tiene.
[Link] Moneda seleccione la moneda deseada (Dolares o Euros)
[Link] Cuenta de Prima no seleccione la cuenta que manejara la prima de
esta cuenta. En este ejemplo, la que creamos en el tema anterior
[Link] el botón <Guardar cuenta>

En el ejemplo anterior, hemos creado una cuenta para manejar la

cuenta corriente en dólares del Banco Popular.

Especificando el interfaz de contabilidad.

Una vez revisado el catalogo de cuentas, debemos especificar las cuentas
que se especificaran en cada transacción del sistema, como en las ventas,
compras, cheques, pagos, cobros, etc.
1. Seleccione el menú Herramientas.
2. Elija la opción Interfaz de Contabilidad.
3. Especifique la cuenta correspondiente en cada transacción.
4. Presione Guardar interfaz.

Fíjese que para mejor entendimiento, esta ventana esta clasificada por
categorías, entre Ventas, Compras, Gastos y ganancias, Pagos y
Retenciones.

Los balances iniciales.

Si el sistema no se instala a principio de año, es necesario hacer ciertos
ajustes para poder actualizar la contabilidad. Uno de estos es el asiento de
balances iniciales.
1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Balances Iniciales.
3. Especifique o busque el numero de cuenta deseada
4. Escriba el balance inicial de esta cuenta.
5. Presione Guardar balance.

Como específica esta ventana en la parte inferior, es necesario que estos

valores que se van a introducir, estén previamente balanceados, o sea, que
al final estén iguales el total de debitos y créditos. De no ser así, la
balanza de comprobación de todos los periodos reflejara esta desigualdad.

Activos fijos.
El sistema Aurora permite el manejo de activos fijos, y mensualmente
genera un asiento de la depreciación de estos.
1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Activos Fijos.
3. Escriba el código para el activo fijo.
Nota: si el código pertenece a algún activo fijo ya existente, el sistema
mostrara los datos de este activo.
4. Escriba la descripción del activo.
5. Especifique o busque el código del suplidor de este activo.
Nota: si aun no ha registrado este suplidor, vaya al capitulo 4
“Registrando suplidores”.
6. Escriba el número de la factura con la que se compro este activo fijo.
7. Indique la ubicación física del activo.
8. Especifique la categoría para la depreciación (5, 15 ó 25 por ciento de
depreciación).
9. Escriba el precio que le costó el activo.
[Link] la fecha en que compró el activo.
[Link] a que cuenta de activos pertenece este activo fijo.
[Link] a que cuenta se acreditara la depreciación de este activo.
[Link] Aceptar.

Asientos de diario.
Aunque Aurora genera automáticamente los asientos de diario cada vez
que se realiza alguna transacción, hay ciertos asientos que se deben hacer
manualmente.

1. Seleccione el menú Contabilidad.

2. Elija la opción Asiento de Diario.
3. El sistema mostrara el número de asiento secuencial, correspondiente.
Nota si desea modificar algún asiento anterior, escriba el número de
este asiento y el sistema le mostrara los detalles, de modo que puede
modificarlos o anularlos.
4. Especifique la fecha correspondiente al periodo del asiento y la sucursal.
Por defecto se muestra la fecha actual
5. Seleccione el número de cuenta de la partida.
6. Escriba la descripción del asiento. Por ejemplo: Pago de teléfono.
7. Escriba el débito o Crédito de la partida.

Nota: una vez que usted empiece a escribir en débito o crédito, el

sistema inhabitara el otro para evitar que por error se usen los dos en
la misma partida.
8. Para hacer la otra partida, presione el botón Siguiente y repita los pasos
del 5 al 7
Observación: usted puede hacer asientos compuestos, o sea, con mas de
dos cuentas, lo importante es que al final quede igual el total de debitos
y créditos.
9. Presione el botón Asentar

Este es un ejemplo de un asiento compuesto donde se pago el teléfono con

$1,200.00, y se compraron materiales para la oficina con $2,000.00,
debitándose a la cuenta de efectivo en caja y banco.

Impresión de asientos de diario.

1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Asiento de Diario.
3. Escriba el número del asiento que desea imprimir.
4. Presione el botón Imprimir.
Gastos Menores
El fisco reconoce los gastos de la empresa, por lo que emite comprobantes
fiscales (NCF) para los estos gastos.
1. Seleccione el menú Transacciones.
2. Elija la opción Gastos Menores.
3. Verifique la fecha correspondiente al gasto.
4. Seleccione a que sucursal pertenece el gasto.
5. Escriba el monto del gasto.
6. Seleccione el concepto del gasto.
Nota: Estos tipos de gastos son los tiene registrados la Direccion
General de Impuestos (DGII)
7. Escriba el nombre del beneficiario del gasto.
8. Elija la cuenta para el debito (o crédito si es compuesto)
9. Escriba una descripción del gasto
[Link] el monto para el debito. Si el asiento no será compuesto, seria
el mismo monto que se ha especificado en el paso 5.
[Link] el botón Siguiente.
[Link] el asiento lleva mas partidas (es compuesto) repita los pasos del 9 al
11
[Link] Imprimir.

En este ejemplo, se hizo un pago de RD$7,000 para pagar a Juan

Perez, el pago de renta de la oficina, en fecha 22 de abril del
2013.
Impresión de la balanza de comprobación.
1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Balanza de Comprobación.
3. Escriba el número de periodo cuya balanza de comprobación desea.

Presione este icono si desea exportar Presione este icono si desea imprimir este
este reporte a Word, Excel, Pdf, etc. reporte

Impresión del estado de ingresos.

1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Estado de Ingresos.
3. Escriba el número de periodo cuyo estado de ingresos desea.
Nota: Para imprimir este reporte (o cualquier otro) o para exportarlo a
Excel, Word, Pdf, etc., vea la misma explicación de la figura anterior

Impresión de la balanza general.

1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Balanza General.
3. Escriba el número de periodo cuyo estado de ingresos desea.

Cierre del periodo contable.

1. Seleccione el menú Contabilidad.
2. Elija la opción Cierre Anual.
3. Presione el botón <Cerrar cuentas nominales>
4. Presione el botón <Aceptar> en la ventana de confirmación.
 Capitulo 3
Cuentas Corrientes
Creando cuentas bancarias
Haciendo depósitos y retiros
Transferencia de fondos
Emitiendo cheques
Conciliación bancaria
Libro de banco
Prestamos Bancarios

Creando cuentas bancarias.

Es necesario crear las cuentas corrientes antes de poder manejar cheques
en el sistema Aurora.

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.

2. Elija la opción Registro de Cuentas Bancarias.
3. Escriba el número de cuenta corriente suministrado por el banco.
4. Seleccione el nombre del banco.
5. Seleccione la cuenta contable de su catalogo a la cual se acreditaran
todos los cheques que se emitan con esta cuenta bancaria.
Nota: si no sabe el número de la cuenta, puede seleccionarla utilizando
el buscador.
6. Selecciona la cuenta contable para los cheques futuristas que usted
podrá utilizar para realizar pagos, aunque no tenga los fondos
disponibles.
7. Seleccione el tipo de moneda de la cuenta. Si elige dólares o euros,
tendrá que crear previamente una cuenta para la prima. Revise el
capitulo anterior, el tema “Cuentas en Dolares y Euros”, si no sabe
como crear una cuenta de prima
8. Presione el botón <Guardar cuenta>.

El sistema preguntara si usted desea realizar algún desposito a esta cuenta

corriente. Si elije que “no” podrá hacerlo mas tarde por la opción
“Depósitos y Retiros” del menú “Cuentas Bancarias”.

Haciendo depósitos y retiros.

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.
2. Elija la opción Depósitos y Retiros.
3. Especifique el número de cuenta corriente (suministrado por el banco).
Nota: el sistema mostrara el nombre del banco y el balance actual de
esta cuenta, que aumenta con los depósitos, y disminuye con los retiros.
4. Revise la fecha del depósito o retiro.
5. Especifique la operación (Actividad) : Depósito o Retiro.
6. Escriba la cantidad a depositar o retirar.
7. Escriba un concepto para el depósito o retiro. Si lo desea, solo tiene que
escribir la palabra “deposito” o “retiro”
8. Seleccione la cuenta contable a la cual se le dara un crédito (si es un
deposito) o un debito (si es un retiro).
9. Escriba el monto del debito o crédito. Si el asiento no tiene mas
partidas, este numero debe ser igual al especificado en el punto 6.
[Link] el botón Siguiente.
Nota: si va a realizar un asiento compuesto, repita los pasos desde el 8
hasta el 10.
[Link] el botón <Guardar>.

En este ejemplo se depositaran $10,000.00 y se acreditaran a la cuenta de

“Caja General”.

Transferencia de fondos.
Es bien sencillo mover los fondos desde una cuenta corriente hasta otra.

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.

2. Elija la opción Transferencias de Fondos.
3. Especifique el número de cuenta corriente desde la cual desea transferir
los fondos.
 Nota: una vez seleccionada la cuenta, el sistema mostrara el nombre del
banco y el balance actual.
4. Especifique la cuenta corriente hacia la cual se van a transferir los
fondos.
5. Escriba la cantidad de dinero que se va a transferir, la cual no puede
exceder al balance disponible de la primera cuenta especificada.
6. Verifique la fecha de la transferencia.
7. Presione el botón Transferir Fondos.

En este ejemplo se van a transferir $125,000.00 desde la cuenta del banco

BHD (que tiene un fondo disponible de $ 207,055.01 ) hacia la cuenta del
Banco Proamerica.

Emitiendo cheques.

El sistema Aurora le permite a usted llevar un control de todos los

movimientos de sus cuentas bancarias (cheques, depósitos, retiros,
transferencias y ajustes. Para registrar un cheque:

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.

2. Elija la opción Emitir Cheques.
3. Seleccione el número de la cuenta corriente. Si aun no la ha creado, lea
el tema “Creando cuentas bancarias” en este mismo capitulo.
4. Escriba el número físico del cheque a imprimir o registrar.
Nota: el sistema mostrara automáticamente el número secuencial
correspondiente del próximo número de cheque, partiendo del ultimo
impreso o registrado de esta cuenta corriente.
5. Especifique la fecha del cheque.
6. Escriba el nombre del beneficiario. También puede seleccionarlo del
buscador, que muestra los nombres de todos los empleados y suplidores
de la empresa.
7. Escriba el monto del cheque.
Nota: una vez que usted salga de este campo, el sistema mostrara la
cantidad en letras.
8. Escriba el concepto del cheque.
9. Especifique la cuenta contable para la contrapartida de este asiento.
[Link] un concepto para este cheque.
[Link] el monto del debito.
Nota: como se trata de un cheque, el sistema solo permite que debite en
la contrapartida.
[Link] el botón Siguiente.
[Link] desea un asiento compuesto, repita los pasos desde el 9 hasta el 12.
[Link] el botón <Guardar>.
En este ejemplo, se va a registrar un cheque de la cuenta 088-889-200-14
del Banco BHD, con un balance disponible de $207,055.01. El beneficiario
es Mario Javier Evertz, el monto del cheque es $1,275.00 y la cuenta de la
contrapartida es “gastos de organización”.

Conciliación bancaria.
Mensualmente, se debe conciliar con el banco, para saber que cheques se
han pagado, cuales están en tránsitos; que depósitos se han realizado y
que cargos nos ha hecho el banco. Para esto, el banco nos envía un
reporte con todas las transacciones de nuestra cuenta corriente.

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.

2. Elija la opción Conciliación Bancaria.
3. Seleccione el número de la cuenta corriente que desea conciliar.
4. Escriba el número de periodo deseado.
Nota: el sistema mostrara todos los cheques, depósitos y retiros
realizados por su empresa en el rango de fechas especificado.
5. Verifique el rango de las fechas que desea conciliar.
6. Escriba el balance que el banco refleja en el periodo especificado.
7. Verificando el informe del banco, seleccione todos los cheques,
depósitos y retiros que aparecen registrados. Esto le dice al sistema, que
los cheques que usted no seleccione se encuentran en tránsito.
8. Si se refleja algún cargo o crédito a favor de la cuenta, presione el botón
Hacer Ajustes.
9. Si es un cargo,
 seleccione Nota de Debito,
 escriba el monto a debitar,
 escriba el concepto del debito,
 seleccione la cuenta a debitar,
 y presione el botón <Guardar debito>
Si es un ingreso,
 seleccione Nota de crédito,
 escriba el monto a acreditar,
 escriba el concepto del crédito,
 seleccione la cuenta a acreditar,
 y presione el botón <Guardar crédito>
[Link] Retorna para volver a la Conciliacion Bancaria.
[Link] el botón <Conciliar> para imprimir la conciliación bancaria.

En este ejemplo, en el periodo 4, que abarca desde el 1 al 30 de marzo del

2012, en la cuenta 088-889-200-14 del Banco BHD, se ha emitido un
cheque a favor de LABORATORIO QUIMICO CENTRAL por $15,940.00.
Además se hicieron tres depósitos.

Ventana de ajuste.
Aqui podemos
especificar los cargos
o ingresos de nuestra
cuenta corriente, de
acuerdo con el inform
enviado por el banco
en un periodo
determinado.
Libro de banco.
Esta es la otra manera de saber el movimientode una cuenta
corriente, pero mostrando el balance en cada transaccion.
1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.
2. Elija la opción Libro de Banco.
3. Especifique el número de la cuenta corriente.
4. Indique el periodo deseado, el cual abarca el rango de fecha.

Prestamos Bancarios
En Aurora también tenemos la posibilidad de registrar los prestamos
bancarios de su empresa, asi como los pagos que se van a ir realizando
periódicamente. Para registrar un préstamo:
1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias
2. Seleccione la opción Registrar Prestamos Bancarias.
3. Escriba el numero del préstamo (el cual será suministrado por el banco)
4. Seleccione el nombre del banco.
5. Escriba el monto del préstamo.
6. Indique la fecha del préstamo.
7. Seleccione el tipo de préstamo (personal o bancario)
8. Indique la cuenta bancaria –previamente creada-, a la cual se debitara el
monto de este préstamo, provocando un deposito en la misma.
9. Indique la cuenta a acreditar, la cual asumirá el pasivo de este
presstamo, y que ira disminuyendo a medida que se hagan los pagos de
las cuotas.
[Link] un comentario para este préstamo.
[Link] el botón<Guardar Prestamo>

Aquí se tomaron prestados $2,000,000.00 para el relanzamiento de la

empresa, este dinero se depositara en la cuenta #768-092-793, del Banco
Popular.

Para realizar periódicamente los pagos de las cuotas del préstamo:

1. Seleccione el menú Cuentas Bancarias.
2. Seleccione la opción Pagos a Prestamos Bancarios.
3. Especifique la fecha del pago
4. Seleccione el numero del préstamo (previamente creado, como se
explica en el tema anterior).
5. Escriba el monto de la cuota del préstamo
6. Escriba el interés pagado en este cuota.
7. Seleccione la cuenta a creditar. Osea, la cuenta con la que se va a
realizar el pago de la cuota.
8. Presione el botón <Guardar pago>
En el ejemplo, se ha pagado una cuota de $90,000.00 (de los cuales
$10,800.00 son de interés y $79,200.00 son de capital). Esta cuota se
pagara con la 11110101 del Banco de Reservas.

Por ultimo, cuando querramos ver todos los pagos de nuestros prestamos,
elegimos en el menú Cuentas Bancarias, la opción Historial de Prestamos.
 Capitulo 4
Compras
Registrando los suplidores
Creando bienes y servicios
Eliminando bienes y servicios
Creando requisiciones
Creando órdenes de compra
Transfiriendo mercancía de una sucursal a otra
Convirtiendo requisiciones en salidas de almacén
Recibiendo mercancías
Imprimiendo etiquetas para los artículos
Disminuyendo el valor de una factura
Aumentando el valor de una factura
Pagando a los suplidores
Reportando las cuentas por pagar
Imprimiendo estados de cuenta a suplidores
Reportando el Inventario
Registrando los suplidores
Antes de empezar a vender cualquier producto, es necesario que
registremos las empresas o personas que suplen a nuestra empresa, para
luego poder registrar las facturas de compras en las cuales llegaran las
mercancías.

1. Elija el menú Compras.

2. Seleccione la opción Registrar Suplidores.
3. Especifique el código del nuevo suplidor,
Nota: el programa asignará un número secuencial al nuevo suplidor,
siempre y cuando estemos utilizando códigos numéricos.
4. Introduzca los datos esenciales del suplidor, como son:
 Nombre del suplidor,
 Dirección,
 ciudad donde está ubicado,
 Numero de teléfono1,
 Numero de teléfono2,
 Fax ,
 RNC (Registro Nacional de Contribuyente),
 Correo electrónico del suplidor,
 Tipo de suplidor (Mercancías o Servicios),
 Nombre del vendedor. O sea, la persona que usualmente vende
los artículos en nombre del suplidor.
5. Especifique le limite de crédito que da el suplidor. O sea, la cantidad
máxima de dinero que se puede tomar a crédito. Este monto disminuye
a medida que se van tomando facturas de compra a crédito hasta que no
sean pagadas.
6. Especifique el límite de tiempo (en días) que nos dara ese suplidor para
pagar sus facturas a crédito. Por ejemplo: 30
7. Seleccione la cuenta contable que manejara a este suplidor. Si se deja
en blanco, utilizara la cuenta que se asigna en el interfaz de
contabilidad como Cuentas por Pagar.
8. Especifique si el suplidor es un “proveedor informal”.
9. Presione el botón Guardar Suplidor.
En este caso, creamos al suplidor #1, que se llama AURORA SOLUTIONS, ubicado en la ciudad de San
Pedro de Macorís, cuyo vendedor es BERNARDINO. Este suplidor nos da un limite máximo de
$50,000.00, con un plazo de 30 dias.

Creando bienes y servicios.

El sistema permite la venta, tanto de mercancía fisica (bienes) como de
productos intangibles (servicios); los cuales deben ser creados
previamente antes de poder ser facturados.

1. Elija el menú Compras.

2. Opción Crear Artículos
3. Introduzca el Nuevo Código para el nuevo artículo.
Nota: no se puede introducir un código que ya exista, y la longitud no
puede ser mayor de catorce letras (recuerde que un código con mas de
catorce letras es muy difícil de recordar).
4. Especifique si el producto es un Bien o un Servicio.
Nota: Los bienes son aquellos productos que se pueden contar, mientras
que los servicios son productos intangibles. Muchas de las opciones que
se explican a continuación, no estarán disponibles si el producto a crear
es de tipo “servicio”.
5. Se escribe la descripción del articulo (no mayor de 40 caracteres)
6. Se escribe la marca del producto
 Observación: si existe un mismo producto, pero con diferentes marcas,
deben considerarse como artículos diferentes, por tanto deben tener
diferentes códigos.
7. Introduzca la Unidad, o sea, cómo se va a vender. Por ejemplo LIBRA,
PIEZA, GALON, etc.
8. Escriba el Costo de compra del artículo.
9. Especifique si el producto “Lleva # de serie” al momento de facturarse.
Es pasa regularmente con los productos electrónicos (TV, radios,
computadoras, etc.)
[Link] si este producto “lleva ITBIS” al momento de ser facturado
a algún cliente.
[Link] los porcientos de Margen de Venta de los precios A, B y C (al
contado), o sea el margen que desea ganar por encima del costo. Si
desea especificar manualmente los precios de venta, deje este campo
vacio.
Nota: Aurora permite manejar 3 precios al momento de facturar. Estos
precios se asignan automáticamente, según el tipo de cliente (A, B o C).
[Link] los Precios de venta al contado (A, B y C), los cuales deben
ser mayor al Costo.
[Link] ahora los porcientos de Margen de venta a crédito (A, B y C).
Nota: Muchas empresas asignan un precio más alto a los productos si se
venden a crédito.
[Link] los Precios de venta a crédito (A, B y C), los cuales deben
también ser mayor que su costo.
[Link] si este producto paga comisión a los vendedores (en
porcentaje). Si no, ponga un 0
[Link] la Existencia mínima, que es la cantidad más baja que debe
haber de este producto en el almacén.
[Link] la Existencia máxima que este producto debe haber en almacén.
Nota: Cuando el producto llega a su existencia mínima, Aurora
determinara automáticamente la cantidad a ordenar, dependiendo de la
existencia máxima especificada.
[Link] la ubicación física de este producto en su almacén o negocio.
Este campo es opcional.
[Link] la categoría de este producto. Esto es útil si su negocio maneja
muchos renglones de productos, como ropas, medicinas, regalos, etc.
Si la categoría requerida no existe en este campo, puede crearla
presionando el botón (+) que se encuentra al lado
[Link] el Alias de este producto. Esto también permite agrupar una
serie de productos que tengan algo en común (como la marca o el tipo).
Lo cual facilitara posteriormente inventariarlos o cambiarle los precios
colectivamente, en vez de uno en uno. Si el Alias deseado no existe,
presione el botón (+) que se encuentra al lado,
[Link] el código de barra de este producto. Esto permitirá que se pueda
facturar usando un escáner.
[Link] la cuenta contable para acreditar en las ventas de este
producto. Si no selecciona ninguna, Aurora utilizara la cuenta de
“ingreso por venta” especificada en el interfaz de contabilidad.
[Link] el estilo y el size de este producto. Esto aplicaría en
empresas que venden productos como joyas y prendas.
[Link] si este producto esta en oferta.
[Link] desea que el sistema muestre la foto del producto al momento de
facturar, presione el botón <Browse> (Examinar) y busque la imagen
previamente capturada de este producto.
[Link] el suplidor o los suplidores de este producto. Esto nos
ayudara posteriormente a generar las ordenes de compra por suplidor.
[Link] el botón <Agregar Articulo>.
En el ejemplo anterior, hemos creado un nuevo producto (SISTEMA
AURORA COMERCIAL), cuyo código es AUR-01; el cual es un bien que
se vende por UNIDAD y nos cuesta $12,000. Para venderse al contado
tiene un margen de beneficio de 35,40 y 45 para los precios A, B y C,
respectivamente; quedando con los precios de $16,200; $16,800 y $17,400
(A, B y C). Para venta a crédito tiene un margen de venta de 40, 45 y 50,
quedando con los precios de $16,800; $17,400 y $18,000 (precios A,B y C
respectivamente).

Eliminando bienes y servicios.

1. Elija el menú Compras.
2. Opción Entrada de Artículos
3. Escriba el código del producto que se desea borrar.
Nota: Si no sabes o no recuerdas el código del producto, escriba su
descripción y el sistema le mostrar los productos que coincidan con la
misma, de manera que usted pueda elegir el producto deseado.
4. Presione le botón Eliminar.
5. El sistema solicitara una clave autorizada para poder eliminar el
producto
6. El programa te preguntará “¿Seguro que Desea Eliminar este
Articulo?”. Presione el boton <Aceptar>

Creando requisiciones.
En una empresa que tenga varias sucursales, es necesario que se hagan
requisiciones de mercancías, de manera que se pueda transferir
internamente, productos desde una sucursal a otra, o desde la principal a las
demás, y viceversa.

1. Elija el menú Compras

2. Seleccione la opción Requisición de Mercancía.
3. El número de la requisición se asignara automáticamente por el
sistema. Si usted desea editar una requisición previamente creada,
especifique su número y podrá verla en la pantalla.
4. En “Requerido por” indique la sucursal que está requiriendo la
mercancía.
 5. Escriba el código del producto a transferir.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del
producto y el sistema le mostrara todos los productos que coincidan
para que seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al
lado para que se muestren todos los artículos en orden alfabético.
6. Escriba la cantidad a requerida de este producto.
7. Presione el botón <Siguiente>
8. Repita los pasos desde el 5 hasta el 7, para agregar más productos en
esta requisición.
Nota: Si desea ver todos los productos de la empresa, para ir
seleccionando los que requieren la sucursal, presione el botón
<Buscar Productos>, luego seleccione cada producto deseado, y al
final presione el botón <Agregar Productos>. De esta forma, no
tiene que realizar los pasos del 5 al 7.
9. Presione el botón <Imprimir> para guardar e imprimir la requisición,
o el botón <Guardar> para solo guardarla.

Creando una orden de compra

Dependiendo de las necesidades especificas de su empresa, existirá una
persona encargada de solicitar la compra de las mercancías que se
encuentran agotadas o en existencia mínima.

1. Elija el menú Compras.

2. Seleccione la opción Orden de Compra.
3. Escriba el código del suplidor.
Si no sabe el código, presione la lupa que se encuentra al lado, o escriba
el nombre del suplidor (Aurora le mostrara todos los suplidores que
coincidan con el nombre que usted escriba).
Nota: Donde dice “Requisición#”, se puede introducir el numero de una
requisición creada previamente, de modo tal que traiga automáticamente
todos los artículos requeridos.
4. El sistema mostrara automáticamente todos los productos que se han
comprado a este suplidor, que se encuentren en existencia mínima, con la
cantidad que se suele ordenar.
Estos dos valores, se definen en el momento de crear el producto.
5. Si desea quitar cualquier producto de esta orden de compra, simplemente
colóquese en esa línea y presione el botón Quitar. Si desea modificar la
cantidad ordenada, presione el botón <Editar>, modifique la cantidad y
presione el botón <Actualizar>
6. Si desea agregar otro producto a esta orden, escriba su codigo, o
búsquelo presionando la lupa (o escribiendo la descripción del producto
deseado), escriba la cantidad a ordenar y presione el boton Siguiente.
7. Repita el paso 6 si desea agregar más productos a la orden.
8. Una vez terminada la orden, presione el botón <Guardar> o <Imprimir>

Transfiriendo mercancías de una sucursal a otra

Enviar mercancías de una sucursal a otra, que afecte ambos inventarios,
pero que no genere ninguna factura de ingreso; es algo muy común en las
empresas que tienen más de una sucursal. Aurora Web realiza estas
transacciones de un modo fácil y seguro.
Primero, se saca la mercancía de la sucursal desde donde se va a enviar:
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Salida de Almacén.
3. El sistema automáticamente le asignara un número de secuencia a esta
salida de almacén. Pero si usted desea modificar una salida previamente
creada, introduzca su número y el sistema la mostrara en pantalla
4. Especifique la sucursal desde donde se va a enviar la mercancía.
5. Especifique la sucursal hacia donde se va a enviar.
6. Escriba el código del producto a transferir.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto
y el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Escriba la cantidad a transferir de este producto.
8. Presione el botón <Siguiente>
9. Siga los pasos del 6 al 8, para agregar más productos a esta salida de
almacen.
Nota: si desea quitar algún producto, colóquese en esa fila y presione el
botón <Quitar>. Y si desea modificar la cantidad, presione el botón
<Editar>
[Link] el botón <Imprimir> para guardar e imprimir esta salida de
almacén. Si no desea imprimir ahora, presione el botón <Guardar>.

En este ejemplo, la sucursal “Ambar Hernandez” le enviara a la sucursal

“Yeisis”, 4 Abanicos y 4 Computadoras HP, por medio al conduce #1. Esta
transacción no genera ningún ingreso porque se transfiere al costo, y rebaja
de la existencia del almacén de esta sucursal.
Para darle entrada en la otra sucursal:
1. Elija el menú Compras.
2. Seleccione la opción Entrada de Almacén.
3. Introduzca el numero de conduce de la salida de almacén (previamente
realizada en la otra sucursal). O presione la lupa que se encuentra al
lado de este campo, mostrando todas las salidas de almacén no
procesadas.
4. Presione el botón <Dar Entrada>

En este ejemplo, entraran a la sucursal de “Yeisis”, 4 abanicos y 4

computadoras. Las cuales fueron despachadas por medio al conduce #1
desde la sucursal “Ambar Hernandez”.

Convirtiendo requisiciones en salidas de almacén.

Para evitar la necesidad de crear una salida de almacén, si previamente ya
se ha creado una requisición de mercancía, el sistema Aurora nos permite
convertir esa requisición, en una salida de almacén.

1. Seleccione el menú Ventas

2. Elija la opción Procesar Requisiciones
3. Especifique el número de la requisición. O presione la lupa para ver
todas las requisiciones creadas.
Nota: Si la requisición que se especifica ha sido previamente
procesada, el sistema daría un mensaje de advertencia, y no permitiría
que se utilizara.
4. En “Despachar desde”, especifique desde cual sucursal se va despachar
la mercancía.
5. Presione el botón <Procesar>
Nota: Es importante aclarar que el sistema solo podrá transferir la cantidad
disponible de cada mercancía requerida , aunque en la requisición el valor
sea más alto (siempre y cuando la empresa tenga desactivado en su
configuración, la opción “Permitir facturar sin existencia” :)
IMPORTANTE: Antes de procesar la requisición, usted puede editar la
cantidad de la mercancía, como también puede quitarle el cotejo para no
incluirla en la salida de almacén.

Recibiendo Mercancías.

Es necesario, para darle entrada a las mercancías, que se registre primero la

factura de compra donde llega esa mercancía. De manera que se pueda
llevar un mejor control del suplidor y de las facturas donde llega cada
producto. Además, de controlar las cuentas por pagar de la empresa.

1. Elija el menú Compras.

2. Seleccione la opción Facturas de Compra.
3. Introduzca el Código Suplidor que ha vendido estas mercancías
Nota: si no sabes o no recuerdas el código del suplidor, presiona la lupa
que aparece al lado, o escriba el nombre del suplidor y se te mostrarán
todos los suplidores que coincidan con ese nombre, para que usted elija
el deseado.
4. Introduzca el número de la Factura de Compra,
5. Especifique el número de la orden de compra (si es que previamente se
creó alguna para este pedido).
6. Seleccione la sucursal a la cual pertenece esta factura de compra.
7. Especifique el tipo de Bien y servicio compra. Estas categorías son
suministradas por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).
8. Introduzca el número de comprobante fiscal (NCF) de la factura de
compra.
9. Seleccione la fecha de la factura.
[Link] el monto (sin ITBIS)
[Link] el ITBIS de la factura
[Link] el valor del flete (si hubo). Si no, ponga 0.
[Link] el valor del descuento (si hubo). Si no, ponga 0.
[Link] que la fecha de vencimiento de la factura es la correcta.
[Link] ahora o después la fecha de llegada de la mercancía.
[Link] si esta compra es de mercancías o es un gasto.
Si es un gasto, el sistema mostrara una pantalla donde se puede
especificar la cuenta contable a la que se debitara esta factura.
[Link] si esta venta es a crédito o al contado.
Si la venta es a crédito, esta factura aumentara el monto de las cuentas
por pagar.
[Link] el botón Guardar Factura.

[Link] sistema preguntara te llevara automáticamente a la pantalla donde le

daremos entrada a la mercancía llegada. Si se especifica una orden de
compra, Aurora nos mostrara los productos que estaban en esa orden, de
modo que podamos ir seleccionando uno por uno, a medida que
verificamos físicamente su llegada o no. En caso de haber especificado
una orden de compra, pase al paso 24.
[Link] el Código del producto. Si no lo sabes o no lo recuerdas,
escriba el nombre del producto y el sistema le mostrara todos los
productos que coincidan para que seleccione el deseado. O presiona la
 lupa que aparece al lado para que se muestren todos los artículos en
orden alfabético.
Nota: Si el producto no existe, tienes que crearlo, presionando el botón
Agregar (para más detalle sobre agregar un articulo, lea el tema
“Creando bienes y servicios”)
Observación: desde que introduzca el código de un artículo existente, el
programa mostrará la descripción, marca, unidad, costo de compra,
precio de venta y existencia hasta ese momento del articulo.
[Link] la cantidad de ese artículo que va a entrar al inventario
(recuerde por ejemplo que si la unidad de ese artículo es LIBRAS, la
cantidad especificada debe ser en LIBRAS)
[Link] el campo “Es oferta”, seleccione “Si” o “No” dependiendo si este
producto es una oferta de este suplidor. En cuyo caso, no se modificara
ni el costo ni el precio de este producto cuando sea posteada la factura.
[Link] el botón Aceptar
[Link] los pasos del 16 al 18 para cada producto que desea entrar.
[Link] darle entrada a la mercancía, presione el botón <Postear>

Nota: El sistema automáticamente ajustara los precios de venta de todos

los productos cuyos costo cambiaron (en base al margen de venta
especificado en cada producto). A menos que al momento de darle entrada
se especifique el producto como “oferta”.

Disminuyendo el valor de una factura.

En muchas ocasiones, es necesario hacer ciertas rebajas a facturas a
crédito ya sea porque hemos realizado el pago antes del periodo previsto o
por nuestro volumen de compra, o por cualquier circunstancia.
1. Elija el menú Compras.
2. Seleccione la opción Notas de Debito. Recuerde con las cuentas por
pagar son de origen acreedor, por lo tanto, disminuyen por el debito.
3. Escriba el número de la factura de compra.
4. Escriba el código del suplidor.
Nota: También usted puede presionar el botón <Nota de Crédito> en el
formulario de Pago a Suplidores del menú Compras, una vez que se
tenga seleccionada una factura.
5. Escriba el total a debitar (disminuir) de la factura.
6. Especifique las razones de esta disminución.
7. Presione el botón Debitar.

Aumentando el valor de una factura.

Por otra parte, hay ocasiones que es necesario aumentar el monto de una
factura, ya sea por algún cargo o error en el momento de la facturación.

1. Elija el menú Compras.

2. Seleccione la opción Notas de Crédito. Recuerden que las cuentas por
pagar son de origen acreedor, y aumentan por el lado crédito.
3. Escriba el número de la factura de compra.
4. Escriba el código del suplidor.
Nota: También usted puede presionar el botón <Nota de Debito> en el
formulario de Pago a Suplidores del menú Compras, una vez que se
tenga seleccionada una factura.
5. Escriba el total a acreditar (aumentar) de la factura.
6. Especifique las razones de este aumento.
7. Presione el botón Acreditar.

Pagando a los suplidores.

1. Elija el menú Compras.
2. Seleccione la opción Pago a suplidores.
3. Introduzca el Código del suplidor a quien se le va a pagar.
Nota: si no sabe o no recuerda el código del suplidor, escriba el nombre
del suplidor, y el sistema le mostrar todos los suplidores que coincidan
con el nombre introducido, de manera que usted pueda seleccionar el
deseado. Luego, el programa le mostrará el Nombre del suplidor, el del
vendedor, y las facturas pendientes de este suplidor.
4. Seleccione el número de la factura que se va a pagar al suplidor..
Nota: El programa mostrará la fecha, monto, total abonado, pendiente y
la fecha de vencimiento de la factura seleccionada. Si el cliente quiere
pagar todas las facturas pendientes, active la casilla “Saldo Total”.
5. En “Concepto” indique si se va a saldar la factura, o simplemente a
hacer un abono.
6. En “cantidad”, introduzca el monto que se va a pagar de la factura.
Nota: Si en “Concepto” eligió saldo, el programa automáticamente indicará
el monto total pendiente de la factura. Si se activó la casilla “Saldo Total”,
e; programa indicará el monto total pendiente de todas as facturas. Por otra
parte, si no desea especificar ninguna factura de compra pendiente, active
la casilla “Saldo Total”, y en “cantidad” introduzca el monto entregado al
suplidor. El programa se encargará de saldar y abonar las facturas más
viejas.
7. Especifique si se va a pagar en efectivo, con cheque o con tarjeta de
crédito (si no es en efectivo, se debe indicar el nombre el banco, el número
de cuenta o tarjeta y el tipo). Por omisión, el programa siempre asume el
pago con cheques a suplidores.
8. Presione <Aceptar> para registrar este pago

En este ejemplo, se va a hacer un pago en efectivo al suplidor “Ambar

Hernandez Guerrero”. A la factura 1420 de fecha 05/05/2013, a cual ya
tenia abonado $30,000.00, además de tener un debito de $2.00 y un crédito
de $2,503.00.

Reportando las cuentas por pagar

1. Elija el menú Compras.
2. Seleccione la opción Cuentas por Pagar.
3. Seleccione la sucursal cuyas cuentas por cobrar desea ver. Si no
especifica ninguna, mostrara las cuentas de todas las sucursales.
4. Especifique el tipo de compra que desea reportar: mercancías o gastos.
Por defecto mostrara ambas facturas.

Imprimiendo estados de cuenta a suplidores

2. Elija el menú Compras.
3. Seleccione la opción Estados de Cuentas.
4. Especifique el código del suplidor cuyo estado desea imprimir.
Nota: si no sabe o no recuerda el código del suplidor, escriba el nombre
del suplidor, y el sistema le mostrar todos los suplidores que coincidan
con el nombre introducido, de manera que usted pueda seleccionar el
deseado. O presione la lupa que se encuentra al lado de este campo, que
mostrara todos los suplidores registrados en el sistema.

Este es un ejemplo de un estado de cuentas del suplidor “Ambar Hernandez

Guerrero”

Reportando el Inventario
1. Elija el menú Compras.
2. Seleccione la opción Reporte de Inventario
5. Seleccione la sucursal cuyo inventario desea ver.
6. Seleccione el suplidor cuyo inventario desea ver. Si no elige ninguno, se
mostraran todos los suplidores.
 Capitulo 4b
Producción bb
Creando llaves de producción

b
Creando llaves de producción

Es importante tener una visión global de las cuentas por cobrar, sabiendo
cuanto es el monto de 0-30 dias, de 30-60 dias, de 60-90 dias, y de 90 o
mas dias.
1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Cuentas por Cobrar.

Esta opción mostrara todas las facturas a créditos pendientes de todos los
clientes de la empresa. A mano izquierda aparecen todos los clientes, de
modo que si hacemos click sobre cualquier cliente, el sistema nos llevara a
las facturas de ese cliente.
 Capitulo 5
Ventas
Archivando los clientes
Facturando a contado
Facturando a crédito
Cómo Reimprimir una factura
Cómo anular una factura
Cómo modificar una factura
Cómo recibir una devolución de mercancía
Disminuyendo el valor de una factura
Aumentando el valor de una factura
Cotizando a un cliente
Convirtiendo una cotizacion en factura
Autofacturacion
Haciendo apartados
Haciendo financiamientos
Cobrándole facturas pendientes a un cliente
Retiros de caja
Agregando conceptos de retiros de caja
Imprimiendo estados de cuenta a clientes
Imprimiendo cuentas por cobrar por antigüedad
Archivando los clientes
1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Registrar Clientes
3. Introduzca el código para el nuevo cliente.
Nota: el programa podría sugerirle un número secuencial al nuevo
cliente. Si el código introducido ya pertenece a otro cliente, los datos
de este serán mostrados en la pantalla.
4. Especifique si el cliente es una persona física o una empresa.
5. Introduzca el apellido de la persona o nombre de la empresa.
6. Introduzca el nombre de la persona.
7. Introduzca el número de cédula de la persona o RNC de la empresa.
8. Introduzca la dirección, sector, ciudad y provincia.
9. Introduzca el código postal.
[Link] el nombre del país.
[Link] el correo electrónico
[Link] el el teléfonos residencial y/o el numero de celular.
[Link] la sucursal a que pertenece el cliente.
[Link], seleccione el gerente de area del cliente.
[Link], seleccione una fotografía del cliente

Entrando en la persiana que dice “Tipo Credito”, usted puede:

[Link] la categoría del cliente. Estas categorías pueden ser
creadas o eliminadas, presionando el icono (+) que se encuentra al
lado de este campo.
[Link] el tipo de cliente (A, B o C). Recuerde que cuando usted
crea un producto o servicio, le asignamos tres precios A, B y C. En
esta opción especificamos que precio le asignara automáticamente el
sistema a este cliente, cada vez que se le facture.
[Link] el tipo de comprobante fiscal (NCF) que se asignara
automáticamente a las facturas de este cliente.
[Link] o cerrar el crédito del cliente. Si esta cerrado, solo se le puede
facturar al contado.
[Link] el límite de crédito del cliente. o sea, la cantidad máxima
de dinero que puede tomar a crédito. Este monto disminuye a
medida que el cliente va tomando facturas a crédito hasta que no
sean pagadas.
[Link] el limite e tiempo para pagar cada factura (7, 15, 30, 60,
90 o 120 dias)
[Link] manualmente la situación de crédito del cliente (Normal,
Atrazo o Mora).
[Link] el tipo de moneda que se utilizara para facturarle a este
cliente (Pesos, Dolares o Euros).
[Link] la cuenta contable que utilizara con este cliente. Si no se
indica ninguna cuenta, utilizara la cuenta de “Cuentas por Cobrar”
especificada en el interfaz.
[Link] la persona que recomendó a este cliente.
[Link] un porciento de descuento que automáticamente se dara a
este cliente, cada vez que se le facture. Si no tendrá ninguno, se pone
0.
[Link] si el cliente se encuentra en cicla o no.
[Link] el factor de riesgo.
[Link] si este cliente acumulara puntos, cada vez que se le facture al
contado.
Si presiona la persiana “Datos Empresa”, usted podrá:

[Link] la empresa donde labora el cliente

[Link] el tipo de empresa
[Link] la dirección de la empresa.
[Link] la ocupación y posición del cliente, en esa empresa
[Link] la ciudad donde se ubica la empresa
[Link] el teléfono, fax y correo electrónico de la empresa.
[Link] el botón <Guardar cliente>
Facturando a contado
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Facturación, si su empresa utiliza impresora de
formato papel normal (tipo carta 81/2x11 o tipo oficio 81/2x14).
Seleccione la opción Punto de Venta, si su empresa utiliza impresora
pequeñas (como en los supermercados)
3. En Tipo de Factura, seleccione Contado (cheque o tarjeta).
4. Donde dice “Vendido a:” introduzca el nombre de la persona a la que se
le va a hacer la venta. Si el cliente ya esta registrado, presione la lupa
que se encuentra en la parte superior, o escriba nombre para que el
sistema le muestre todos los clientes que coincidan y seleccione el
buscado.
5. Introduzca la Dirección del cliente.
6. Introduzca el Código del Producto.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
8. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura, y
va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
9. Se repiten los pasos desde el 6 hasta el 8 con los demás productos que se
desean facturar.
[Link] desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
[Link] desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
[Link] el botón <Imprimir>.

Facturando a crédito
1. Elija el menú Ventas
2. Seleccione la opción Facturación.
3. Donde dice Tipo de Factura, seleccione Crédito
4. Introduzca el Código de la Cuenta
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
5. Introduzca el Código del Producto.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
6. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
7. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura, y
va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
8. Se repiten los pasos desde el 5 hasta el 7 con los demás productos que se
desean facturar.
9. Si desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
[Link] desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
[Link] el botón <Imprimir>

Como Reimprimir una factura

1. Seleccione el menú Documentos
2. Seleccione la opción Reimprimir Factura
3. Introduzca el número de la factura que se desea reimprimir.
Nota: Si no lo sabe, coloque en el campo “Fecha a consultar”, e indique
la fecha de la factura. El sistema le mostrar todas las facturas de ese dia,
para que usted presione el botón <Seleccionar> en la deseada
4. Seleccione el formato en que desea reimprimir la factura (Normal o
Punto de venta).
5. Presione el botón <Reimprimir>

Como anular una factura

1. Seleccione el menú Herramientas.
2. Seleccione la opción Anular Factura.
3. Introduzca el número de la factura que desea anular.
4. Indique el motivo de la anulación.
5. Presione el botón <Anular Factura>.
Como modificar una factura
1. Seleccione el menú Herramientas.
2. Seleccione la opción Modificar Factura.
3. Introduzca el número de la factura a modificar.
4. Una vez que la factura está en pantalla, puedes modificar cualquier dato.
Puedes ponerla a crédito o a contado, Cambiar la dirección si es a
contado, agregar o quitar productos facturados, poner o quitar el ITBIS,
etc.
5. Después de haber hecho los cambios, debes guardar de nuevo la factura,
presionando el botón <Imprimir>

Cómo recibir una devolución de mercancia.

A veces, los clientes pueden devolver mercancia despues que ya les han
sido despachadas. Es necesario que esa mercancia sea retornada al
inventario y que ese ingreso generado sea eliminado.
1. Seleccione el menú Ventas.
2. Elija la opción Devoluciónes
3. Introduzca el número de la factura de la cual se va a recibir la
devolución.
 Nota: el sistema le mostrara todos los productos que pertenecen a la
factura introducida. Ademas, presentara los datos del cliente.
4. Colóquese en la línea que contiene el articulo que se va a devolver. Y
presione el botón <Devolver>
Nota: Si no se va a devolver el total de este articulo, haga doble click
encima de la línea del producto y especifique la cantidad que se va a
devolver.

Automáticamente el producto se moverá desde el recuadro con

encabezado rojo hasta el recuadro con encabezado azul, indicando que
será devuelto.
Si después de hacer esto, decide que no quiere devolverlo, colóquese en
la línea donde se encuentra el articulo devuelto (en la grilla de abajo) y
presione el botón <No Devolver>
5. Presione el botón <Imprimir Devolucion>
Nota: el programa descontará automáticamente de la factura, el monto
total de los artículos devueltos; y retornará al inventario estos artículos

Disminuyendo el valor de una factura

Algunas facturas a credito necesitar ciertos descuentos, ya sea porque el
cliente paga antes del tiempo previsto, o por cualquier otro motivo.
2. Elija el menú Ventas
3. Seleccione la opción Notas de Crédito.
4. Introduzca el número de la factura a la cual se aplicará la nota de
crédito.
Nota: el programa mostrará el código de la cuenta y el nombre del
cliente de esta factura. Además el monto e la factura, y los débitos,
créditos y abonos que ya se hayan aplicado anteriormente.
5. Introduzca el total acreditado (o sea, la cantidad de dinero que se le
descontará a la factura)
6. Explique la razón (concepto) de este descuento.
7. Presione imprimir.

Aumentado el valor de una factura

2. Elija el menú Ventas
3. Seleccione la opción Notas de Debito.
4. Introduzca el número de la factura a la cual se aplicará la nota de dedito.
Nota: el programa mostrará el código de la cuenta y el nombre del
cliente de esta factura. Además el monto e la factura, y los débitos,
créditos y abonos que ya se hayan aplicado anteriormente.
5. Introduzca el total a debitar (o sea, la cantidad de dinero que se le
aumentará a la factura)
6. Explique la razón (concepto) de este aumento. Presione imprimir para
que se guarde esta nota de debito y se imprima n recibo.
Cotizando a un cliente
2. Elija el menú Ventas
3. Seleccione la opción Cotización.
4. Introduzca el Código de la Cuenta del cliente que desea la cotización.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
5. Especifique el tipo de cotización (crédito o contado)
Nota: este dato es importante, porque recuerde que cuando se crear un
producto, se especifican los precios al contado y a crédito.
6. Introduzca el Código del Producto a cotizar.
Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto y
el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Introduzca la Cantidad que se va a cotizar, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
8. Presione el botón <Siguiente>.
Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la
cotización, y va mostrando los artículos cotizados en el grid de abajo.
9. Se repiten los pasos desde el 6 hasta el 8 con los demás productos que se
desean cotizar.
[Link] el botón Imprimir.
Nota: si desea convertir esta cotización en una factura de venta,
presione el botón <Convertir en Facturar>. Si desea convertir en
factura otra cotización, escriba su numero en el campo que dice
“Cotizacion#”
Convirtiendo una cotizacion en factura
1. Elija en menú Ventas.
2. Seleccione la opción Convertir Cotizaciones.
3. Escriba el número de cotización a convertir. O presione la lupa para que
vea todas las cotizaciones disponibles. Las que dicen “No” en
Procesadas, son las que aun no se han convertido en facturas.
4. Seleccione la sucursal para la factura.
5. Presione el botón <Convertir en Factura>.

Autofacturacion
Esta opcion permite que el sistema genere facturas automáticamente por
un periodo determinado o indefinido, anual o mensualmente. Esto es ideal
para empresa que cobran mensualidades a sus clientes, como por ejemplo,
institutos, companias de seguro, etc. Para lograrlo, se debe:
1. Elegir el menú Ventas.
2. Escoger la opcion Autofacturaciones.
3. Especificar el codigo del cliente.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
4. Seleccione la sucursal.
5. Especificar que dia del mes se va generar automáticamente la factura.
6. Especificar el concepto a facturar.
7. Indicar la cantidad a facturar (por defecto es 1).
8. Indicar el monto a facturarse. Note que si se indica en cantidad un valor
diferente de 1, este se multiplicara por el monto, y ese resultado sera el
total que se autofacturara al cliente.
9. Indicar el monto de ITBIS.
[Link] si se facturara una sola vez al ano,. Y si es asi, debe indicarse
que mes del ano se generaran las facturas.
[Link] ultimo, indicar si se autofacturara por tiempo limitado. Si es asi,
debe indicarse el lapso de tiempo requerido.
[Link] <Guardar>.

En el ejemplo anterior, se va a generar automáticamente una factura de

5,900 (900 de ITBIS) al cliente Bernardino Javier Evertz, los días 15 por
tiempo ilimitado, por “Servicios Profesionales”.

En el momento que se desee ver todas las autofacturaciones creadas en la

empresa, se puede presionar el botón <Ver Autofacturas>. Ycuando se
desee imprimir todas las facturas ya generadas en el mes, se presiona el
botón <Imprimir Autofacturas>.

Haciendo apartados.
Usualmente en las empreaas que venden ropas, los clientes apartan
mercancía y se les da un plazo para terminar de pagarlas. Esta operación
se hace:

1. Elija el menú Ventas

2. Seleccione la opción Facturación.
3. Donde dice Tipo de Factura, seleccione Apartado
4. Introduzca el Código de la Cuenta
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
5. Introduzca el Código del Producto.
6. Nota: Si no lo sabes o no lo recuerdas, escriba el nombre del producto
y el sistema le mostrara todos los productos que coincidan para que
seleccione el deseado. O presiona la lupa que aparece al lado para que
se muestren todos los artículos en orden alfabético.
7. Introduzca la Cantidad que se va a vender, la cual no puede ser mayor a
la Existencia.
8. Presione el botón <Siguiente>.
9. Nota: automáticamente, el programa va sumando el total de la factura,
y va mostrando los artículos facturados en la grilla de abajo.
[Link] repiten los pasos desde el 5 hasta el 7 con los demás productos que
se desean facturar.
[Link] desea quitar algún producto, coloque en la fila dentro de la grilla, y
presione el botón <Quitar>. Si desea modificar la cantidad a facturar,
presione el botón <Editar>
[Link] desea darle un descuento al cliente, presione la casilla donde dice
Descuento, introduzca una clave para autorizar y escriba el monto de
descuento que desea dar
[Link] el botón <Imprimir>
[Link] programa nos manda a nueva pantalla, donde debemos entonces
introducir la cantidad con la cual el cliente va a apartar la mercancía.
[Link] el botón <Apartar Mercancia>
En este ejemplo, el cliente apartado con $10,000.00 una factura de
$30,896.00

Es importante saber que la mercancía apartada no saldrá del inventario

todavía, sino hasta que se termine de pagar el apartado. Los apartados se
cobrar en la misma pantalla de “Recibo de cobro” (el tema de cobro de
facturas y apartado, será explicado en el siguiente tema).

Cobrandole facturas pendientes a un cliente

2. Elija el menú Ventas.
3. Seleccione la opción Recibo de Cobro.
4. Introduzca el Código de la Cuenta del cliente que va pagar.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
Una vez introducido el código del cliente, el programa le mostrará el
Nombre de la Cuenta, sus créditos acumulados y la factura pendiente
más antigua en el combo que dice “Factura a cobrar”.
5. Seleccione la sucursal.
6. Especifique la fecha del cobro. Por defecto, trae la fecha actual.
7. Especifique si va a cobrar una factura de credito o un apartado
8. Seleccione el número de la factura que el cliente va a pagar. Aqui
aparecerán todas las facturas pendientes.
Nota: El programa mostrará la fecha, monto, total abonado, pendiente y
la fecha de vencimiento de la factura seleccionada. Si el cliente quiere
pagar todas las facturas pendientes, active la casilla “Saldo Total”.
9. En “Concepto” indique si el cliente va a saldar la factura, o simplemente
a hacer un abono.
[Link] “cantidad”, introduzca el monto que el cliente va a pagar de la
factura. Nota: Si en “Concepto” eligió saldo, el programa
automáticamente indicará el monto total pendiente de la factura.
[Link] si el cliente va a pagar en efectivo, con cheque o con tarjeta
de crédito (si no es en efectivo, se debe indicar el nombre el banco, el
número de cuenta o tarjeta y el tipo).
[Link] el botón <Cobrar>.

En este caso, el cliente Bernardino Javier Evertz realizara un pago a la

factura a crédito #201318952, de fecha 1 de Enero, 2013; con un monto de
$1,350.00.

Si presionamos la casilla de “Saldo Total” (en la parte inferior derecha). El

sistema nos mostrara todas las facturas pendientes de este cliente, de modo
que podamos seleccionar todas las que el cliente pagaría en un mismo
recibo.

En este ejemplo, seleccionamos “Pago Total”, y elegimos las dos facturas

del cliente Bernardino Javier Evertz, una de $1,350.00 y otra de $1,249.9;
las cuales hacen un saldo total de $2,599.90. Presionando el botón <Cobrar
Facturas> podremos cobrarle al cliente estas dos facturas por medio al
recibo #1603.

Retiros de caja
El sistema permite controlar todos las salidas de efectivo de caja, de
manera que aparezcan reflejadas en el cuadre o reporte de ventas diario.
Tanto en la venta de Punto de Ventas como en la de Facturación, aparece
un botón que dice <Retiros>

2. Elija el menú Ventas.

3. Seleccione la opción Punto de Venta.
4. Presione un botón rojo con el signo de peso, justo al lado del botón
<Cuadrar>.
5. Especifique el concepto ( “Retiro de Caja” o “Deposito para el
banco”).
6. Escriba el monto del retiro.
7. Presione el botón <Retirar dinero>

Todos estos retiros que se especifiquen se reflejaran el cuadre que se

imprima el final del dia. Presionando el botón <Cuadrar>

Imprimiendo estados de cuenta a clientes

1. Elija el menú Ventas.
2. Seleccione la opción Estado de Cuenta.
3. Especifique el número de la cuenta del cliente cuyo estado desea
imprimir.
Nota: si no sabe el código del cliente, presione la lupa para que el
programa le muestre todos los clientes en orden alfabético. O escriba el
nombre del cliente, para que Aurora le muestre todos los clientes que
coincidan, y usted seleccione el deseado.
Imprimiendo cuentas por cobrar por antigüedad
Es importante tener una visión global de las cuentas por cobrar, sabiendo
cuanto es el monto de 0-30 dias, de 30-60 dias, de 60-90 dias, y de 90 o
mas dias.
3. Elija el menú Ventas.
4. Seleccione la opción Cuentas por Cobrar.

Esta opción mostrara todas las facturas a créditos pendientes de todos los
clientes de la empresa. A mano izquierda aparecen todos los clientes, de
modo que si hacemos click sobre cualquier cliente, el sistema nos llevara a
las facturas de ese cliente.
 Capitulo 6
Nomina
Creando los departamentos
Agregando nuevos empleados
Modificando los datos de un empleado
Inactivación y reactivación de un empleado
Eliminando un empleado
Empleados en cooperativa
Empleados con incentivo
Reporte de empleados
Reporte de empleados con menos de 3 meses
Graficas estadísticas
Reporte de Cumpleaños del mes
Registrando los movimientos
Corrigiendo los movimientos
Eliminando los movimientos de un empleado
Impresión de movimientos
Imprimiendo Comprobantes de Pago
Liquidación de un empleado
Desliquidar un empleado
Vacaciones colectivas
Registrando los préstamos
Descontando las cuotas periódicamente
Generar nominas

Creando los departamentos

Es imprescindible realizar la creación de los departamentos
antes de ingresar los empleados de la empresa. Para ello,
debe elegir la opción Registrar Departamentos en el menú
Nomina.

Para agregar un departamento, usted debe:

1. Especifique el numero (codigo) del departamento. El sistema
mostrara automáticamente el secuencial correspondiente para
este departamento.
2. Escribir el nombre del departamento
3. Elegir el tipo de departamento, que puede ser
 Directo: cuando influye directamente en la producción de
bienes y servicios. Ejemplo: lavandería, Grabadores, Modulo
1, Supervisores, Calidad, Pulidores, etc.
 Indirecto: cuando no afectan directamente en la producción
de la empresa. Ejemplo: Seguridad, Control, Embarque, etc.
 Administración: son los departamentos que dirigen la
empresa. Ejemplo: Contabilidad, Recursos Humanos, etc.
4. Especifique a que sucursal pertenece este departamento.
5. Presionar el botón <Guardar>.
Agregando nuevos empleados
Para agregar un nuevo empleado en el programa,
simplemente Elija la opción Registrar Empleados, en el
menú Nomina y llene los valores que pide el formulario

Si el número que introduce, corresponde a un empleado que

ya se encuentra registrado, el programa muestra los datos
de ese empleado, por lo que esta pantalla también sirve para
consultar o modificar los datos de los empleados.
Cuando termine de escribir los datos, presione el botón
<Guardar>, para que los datos introducidos se guarden en
la base de datos. Es importante, activar que el empleado
Paga AFP y Pagar SFS, para que se les hagan las
retenciones de la Tesoreria Nacional.

Modificando los datos de un

empleado
Elija la opción Registrar Empleados en el menú Nomina, e
introduzca el numero del empleado que desea editar. Si no
recuerda cual es el número, puede presionar la lupa que
aparece al lado de este campo, y el programa nos mostrará
de todos los empleados de la empresa con su número,
nombre, apellido, cedula, departamento y estatus.

Una vez que encuentres el empleado que buscas, presiona

el botón <Seleccionar> en línea donde este se encuentra.
Luego de encontrar el empleado, hacemos los cambios
deseados en su registro y presionamos el botón <Guardar>
para registrar los cambios,
Inactivación y reactivación de un
empleado
A pesar de que un empleado se inactiva automáticamente
cuando usted lo liquida de modo individual, usted también
puede hacer esto en la opción Registrar Empleados del
menú Nomina. Primero debe buscar el empleado,
escribiendo su número. Después que encuentre el empleado
que desea desactivar, simplemente eligiendo “Inactivo” en
el combo “Status”

Para registrar al empleado como inactivo, presione el botón

<Guardar>. Cuando quiera volver a activar el empleado,
vuelva a entrar a esta pantalla, escriba el número y escoja el
“Activo” en el combo de “Status”. Presione el botón
<Guardar> para que se registre este empleado activo de
nuevo.

Eliminando un empleado
No es bueno eliminar los empleados, aunque no estén
activos en la empresa, porque existen muchos reportes
donde se necesitan sus datos. Es recomendable ponerle el
estatus de inactivo para que no salgan en las nóminas. Pero
 cuando quiera eliminar un empleado, usted debe entrar a la
pantalla de Registrar Empleados en el menú Nomina,
escribir el numero del empleado y presionar el botón
<Eliminar>. El programa le preguntará para confirmar que
usted desea eliminarlo, y entonces debe presionar
<Aceptar>.
Empleados en Cooperativa
El club de cooperativas permite a los empleados de una
empresa ahorrar dinero, que se le va descontando de sus
nominas cada vez que cobre su sueldo. Para incluir a un
empleado en este plan, debe entrar en la opción Registrar
Empleados del menú Nomina, escriba el número del
empleado, activar la casilla “En Cooperativa” y especificar
el monto de dinero que aportara en cada nomina. Después
presione el botón <Guardar>, y el empleado ya se estará en
el club de cooperativa a partir de ese momento.

Nota: cuando quiera sacar al empleado del club de cooperativa,

debe seguir estos mismos pasos, pero desactivar la casilla “En
Cooperativa”.
Empleados con incentivo
Entre a la opción Registrar Empleados del menú Nomina.
Luego active la casilla “Cobra incentivo”, e indique el
monto del incentivo a cobrar en cada nomina. Este monto
 se pagara automáticamente a este empleado, en cada
nomina que se genere

Reporte de empleados
En el momento que quiera ver los datos almacenados de
todos los empleados de la empresa, solo tiene que elegir en
el menú Nomina, la opción Reporte de Empleados, luego
debemos especificar si deseamos ver los empleados Activos
o Inactivos.
Reporte de empleados con menos de 3
Meses.
Muchas veces, la empresa se ve en la necesidad de reducir
su personal, y la primera alternativa es despedir aquellos
empleados que tienen menos de tres meses en la empresa.
Para conseguir este reporte, se elige la opción Empleados
con Menos 3 Meses del menú Nomina

Gráficas Estadísticas.
La estadística desempeña un papel importante en cualquier
empresa. En nuestro caso tenemos tres gráficas: uno
muestra la cantidad de empleados por sexo, otro oír
departamento y el último, por tiempo en la empresa. Para
imprimirlos, se debe elegir en el menú Nomina la opcion
Gráfica Estadistica. Aquí seleccionamos la grafica deseada
(Por departamento, por sexo, por edad o por antigüedad).
Reporte de cumpleaños del mes.
Los empleados de una empresa se sienten muy bien cuando
alguna persona se acuerda de la fecha de su cumpleaños, y
más aun si la empresa lo hace. Elija la opción Cumpleaños
del mes del menú Nomina y escoja el mes que desea
mostrar los empleados que muestre sus fechas de
nacimiento clasificadas por día.

Registrando los movimientos

Los movimientos (semanales, quincenales o mensuales) son
las horas trabajadas por cada empleado de la empresa. Para
registrarla elija la opción Hacer Nomina del menú Nomina.
Primeramente, introduzca el año, el numero de la semana
(quincena o mes, según el modo de pago) que se va a pagar,
y las fecha que abarcara esa nomina. Si el número de
semana introducido ya se encuentra registrado, el programa
trae automáticamente esas fechas.
El siguiente paso es especificar el numero del empleado al
cual le vamos a digitar sus horas trabajadas. Si no recuerda
el número, puede presionar la lupa que aparece a la
derecha, que le mostrará todos los empleados de la
empresa.

Una vez que se introduce el el número del empleado, el

programa muestra su nombre, el departamento a que
pertenece y su salario semanal o mensual.
El siguiente paso es introducir las horas trabajadas
(normales, extras –que se pagan a un 35% por encima de lo
normal-, y dobles –que se pagan al 100%-)
 En este ejemplo, el empleado #1,
que trabaja en el departamento
“ADMINISTRACION” y gana
$10,000.00 trabajó 88 horas
normales, y tiene un incentivo de
$10,000.00

En la parte derecha se introducen las deducciones del

empleado. Algunas las escribe el programa
automáticamente, dependiendo si el empleado paga
Impuesto Sobre la Renta (ISR) o Cooperativa, pero usted
puede modificar esa deducción. La deducción del SFS y
del AFP se deducen automáticamente a los empleados
correspondientes. Aquí también se descuentan los
prestamos de hechos a los empleados, que previamente
fueron registran en la opción Prestamos a Empleados del
menú Nomina (Prestamos, Prestamo Coop, Farmacia,
Electrodomestico y P. Emergencia).
Aquí también se especifica el Aporte (si es que el empleado
se encuentra en una cooperativa dentro de la empresa). En
Otras deducciones se pone cualquier descuento ocasional
que se requiera en alguna nomina.
 En este ejemplo, el empleado no
tiene ningún préstamo registrado, ni
paga impuesto sobre la renta (ISR).
Unicamente se le va descontar el
AFP (fondo de pensiones) y el SFS
(seguro familiar de salud). Tambien
tiene otra deducción, recuerde que
este campo sirve para especificar
cualquier deducción eventual que se
presente.

El ultimo paso es presionar el botón <Guardar> para que

se guarden los movimientos de este empleado, y también
para poder introducir los de otro empleado.

Corrigiendo los movimientos

Es posible que algunas veces sea necesario corregir los
movimientos de un empleado, los cuales ya están
registrados en el programa. Para ello, es necesario elegir la
opción Hacer Nomina en el menú Nomina.
Luego debe introducir el año, el número de la semana,
quincena o mes en los cuales quiere corregir los
movimientos. El programa mostrará la fecha a que
corresponde. Introduzca entonces el numero del empleado
y el programa mostrará los movimientos del empleado en
esa semana, quincena o mes; de modo tal que usted pueda
modificarlos. Haga los cambios y cuando termine, presione
 el botón <Guardar>, para que el programa guarde los
cambios realizados.

Eliminando los movimientos de un

empleado.
Aunque suceda muy rara vez, es posible que quiera
eliminar los movimientos de algún empleado. Para ello, es
necesario elegir la opción Hacer Nomina en el menú
Nomina. Luego introduzca el número de la semana en la
cual quiere eliminar los movimientos. El programa
mostrará la fecha a que corresponde. Para continuar,
introduzca el numero del empleado (el programa mostrará
los movimientos del empleado),. Presione el botón
Eliminar, y cuando el programa le pregunte para confirmar
si realmente desea eliminar estos movimientos, presione el
botón <Aceptar>.

Impresión de movimientos
Los movimientos representan la nomina de la empresa,
donde se reflejan las horas trabajadas de cada empleado, y
sus descuentos, por departamento. Es necesario colocar en
la impresora papel tipo oficio (legal).
Para imprimir este formulario, elija en el menú Nomina la
opción Impresión de Nomina, luego introduzca el numero
de la nomina especifica y presione el botón <Imprimir
Nomina>.

Impresión Comprobantes de Pago.

Estos comprobantes se entregan a los empleados para que
ellos verifiquen (en detalles) todos sus ingresos y sus
descuentos, a parte de verificar sus acumulados de
cooperativa, abonos a préstamos, impuestos pagados, etc.
Para imprimirlos, se debe elegir en el menú Nomina la
opción Comprobantes de pago.

Aquí debemos especificar la semana, quincena o mes

(según el modo de pago) cuyos comprobantes,
imprimiremos. Además podemos imprimir los
comprobantes de un solo departamento (eligiéndolo).
También podemos decir en que número de empleados
queremos que empiece la impresión de comprobantes, si es
que ya habíamos empezado a imprimirlos y se había
interrumpido, ya sea por una interrupción energética, o
porque se atascó el papel en el printer. Por último,
presionamos el botón <Imprimir Comprobantes>.
Liquidación de un empleado
En cualquier momento usted puede liquidar o darle la
regalía pascual a un empleado. Para ello, elija en el menú
Nomina la opción Liquidación.

Después, especifique el número del empleado a liquidar, y

la fecha de corte (o sea, hasta que día quiere que se tome en
cuenta para calcularle sus prestaciones); y la razón del
despido. También, especifique las prestaciones que desea
calcularle, activando la casilla correspondiente. El
programa determina cual es el salario promedio del
empleado, para utilizarlo en los distintos cálculos. Y si el
empleado tiene algún préstamo pendiente, este se reflejara
en el campo Deducciones
Por último, presione el botón <Liquidar Empleado>, para
que el programa liquide al empleado e imprima un reporte,
detallando el monto de dinero que se debe pagar.
Nota: si cuando usted escriba el numero de un empleado, el
primer botón muestra la palabra “Desliquidar”, en vez de
“Liquidar”, esto significa que el empleado ya está
 liquidado, y si lo desea, puede deshacer su liquidación para
corregir cualquier error y volver a liquidarlo.

Desliquidar un empleado.
El programa te permita devolver una liquidación individual.
O sea, volver a activar un empleado y ponerle de nuevo sus
semanas acumuladas.
Elija en el menú Nomina la opción Liquidación, luego
escriba el número de un empleado que ya se encuentre
liquidado y presione el botón <Desliquidar Empleado>.
Nota: si cuando escribas el número del empleado, el botón
no muestra el mensaje Desliquidar, es porque no está
liquidado, y no se puede desliquidar.

Vacaciones colectivas.
Es común en muchas empresas, que a fin de año se liquiden
todos los empleados. Este programa te permite hacer esto,
manteniendo el estatus activo de todos ellos, Para hacer
esto, elija en el menú Nomina, la opción Vacaciones.

Especifique la fecha de corte, o sea, hasta que día se tomará

en cuenta para el calculo de las prestaciones de todos los
empleados (esto no incluye la regalía pascual), indique si
desea mostrar las Vacaciones y/o Cesantia. Por último,
presione el botón <Imprimir Vacaciones>.
Regalía Pascual.
Seleccione en el menú Nomina, la opción Regalía Pascual.
La fecha de corte no influye en el cálculo de la regalía
pascual, porque estos datos se toman del acumulado de
cada empleado. Si faltan algunas nominas por registrar,
usted puede estimarla de modo que aparezcan en el
acumulado de cada empleado. Especifique si la regalía es
para los empleados “activos” o “inactivos” y presione el
botón <Imprimir Regalia>, para que el programa imprima
un listado con el dinero que le toca de regalía a cada
empleado.

Registrando los préstamos

Cuando un empleado quiere un préstamo (ya sea por su
ahorro de cooperativa, de farmacia, emergencia o
electrodomestico), se debe elegir en el menú Nomina la
opción Préstamos a Empleados, y luego se introduce el
número del empleado
 Luego especifique el monto a tomar de cualquier tipo de
préstamo, y la cantidad de pagos periódicos a realizar. El
sistema automáticamente determinará cualquier será la
cuota. En este ejemplo, el empleado MADELIN RAMOS
MOTA toma un préstamo de $5,000.00, el cual pagara en 3
nominas futuras, pagando una cuota de $1,666.67 en cada
una. Es bueno aclarar, que un empleado puede tomar
simultáneamente los cinco préstamos disponibles. Por
último, presione el botón <Aceptar Prestamos>.

Descontando las cuotas periódicamente.

Automáticamente, el sistema descontará las cuotas de
préstamos pendientes de cada empleado, hasta que sean
saldados. Si en alguna nomina se decide no realizar este
descuento, usted debe previamente desactivar este
descuento quitando el cotejo al campo “Activo” en la
pantalla previamente vista.

Si usted desactiva cualquiera de estos prestamos, recuerde

volver activarlo después de hacer esta nomina, porque no
volverá a reflejarse este descuento en nominas futuras,
hasta que usted lo reactive.
En este ejemplo, el empleado realizara su pago de la cuota del
préstamo previamente registrado ($1,666.67). Es importante
anotar que cuando algún monto aparezca el rojo, esto significa
que este valor aun no se registrado hasta que no se presione el
botón <Guardar>.

Generar Nominas.
Aurora te permite generar tus nominas, en vez de registrar
las horas trabajadas de cada empleado. Esto es útil si su
empresa cuenta con un gran número de empleados, de
manera que usted solamente tendría que revisar cualquier
novedad en algún empleado especifico.
Para generar una nomina, seleccione el menú Nomina, la
opción Generar Nomina.
En este ejemplo, se va a crear la nomina correspondiente a
la quincena #8, que abarca desde 1 hasta el 15 de mayo del
2013. Todos los empleados tendrán 88 horas normales
trabajadas. Luego se presiona el botón <Generar Nomina>
y listo!

Si algún empleado tiene horas extras, dobles o feriadas,

usted debe elegir la opción Hacer Nomina del menú
Nomina, especificar esta numero de quincena, especificar el
numero del empleado, indicar las horas extras, dobles o
feriadas trabajadas (o cualquier otra eventualidad), y
presionar el botón <Guardar>.

.
 Capítulo 7 7
Inventarios
Inventario físico

Inventario físico
Es importante aclarar que si digitamos un producto que ha sido
registrado previamente por otro usuario, este cantidad se va a
sumar en el conteo de este usuario, y no aparece en su listado de
productos digitados.