ARTÍCULOS ESPECIALIZADOS
Norma internacional general
de descripción archivística isad (g)
Margarita Parra Betancourt
NORMAL INTERNACIONAL
GENERAL DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA ISAD (g)
La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el conte-
nido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles a los investigadores y
público en general. El principal foco de atención de la Norma se centra en la descripción
de los materiales de archivo a partir del momento en que se han seleccionado para su
conservación (históricos), pero también puede aplicarse a las fases previas.1
Es importante subrayar que con la finalidad de lograr la homogeneidad en la descrip-
ción de archivos y estar en posibilidad de intercambiar información a nivel internacional
mediante un código común, ésta debe llevarse a cabo bajo las reglas de la Norma Inter-
nacional General de Descripción Archivística-ISAD(G) por sus siglas en inglés.
La Norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas.
Debe utilizarse junto con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo
de normas nacionales.2
La Norma contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse
con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo.
Las reglas contenidas en la Norma no sirven de guía para la descripción de documentos
especiales como sellos, registros sonoros o mapas. Existen manuales con reglas para la des-
cripción de estos documentos que pueden utilizarse junto con esta Norma para lograr una
descripción adecuada de los mismos. 3
1
Norma Internacional General de Descripción Archivística-ISAD (G), Madrid, Ministerio de Educación Cultura y
Deporte-Subdirección de los Archivos Estatales, segunda edición, 2000, p. 12
2
Idem.
3
Idem.
2
No hay que olvidar que para realizar cualquier nivel de descripción del acervo, es indis-
pensable tener organizados los documentos (clasificados y ordenados) en fondo, sección
y serie.
Las reglas de la ISAD(G) se estructuran en siete áreas de información y establece vein-
tiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de cualquier
unidad. De éstos, solamente seis son considerados como esenciales a toda descripción en
el siguiente cuadro están señalados con un asterisco.
Norma internacional general de descripción archivística isad(G)
Elementos Regla Ejemplos
1. Área de identificación
Incluir el código del país de acuerdo
con la última versión de la Norma MX-21-19-AHM-CIA
ISO 3166 (códigos para la represen- En donde:
1. Signatura/código de referencia*
tación de los nombres de los países), MX - México
Identifica el archivo y proporciona un
seguido por el código del archivo 21– Puebla (clave INEGI)
nexo de unión entre los documentos y
(código normalizado de archivos del 19 – Atlixco (clave INEGI)
la descripción que los representa.
país), seguido del código específico AHM - Archivo Histórico de Metepec
del archivo local, la signatura u otro cia - Compañía Industrial de Atlixco
identificador único.
Anotar el nombre completo del
grupo documental. Cuando la uni-
dad de descripción tenga un nombre
2. Título* formal, éste deberá transcribirse tex-
Compañía Industrial de Atlixco.
Denominar la unidad de descripción tualmente, palabra por palabra, con
su orden y ortografía original; pero
no necesariamente ni la puntuación
ni las mayúsculas.
Periodo en el que el productor acu-
muló los documentos de la unidad
3. Fecha* 1870-1967.
de descripción en el ejercicio de su
actividad (fechas extremas).
3
Elementos Regla Ejemplos
Consignar si se está describiendo un
4. Nivel de descripción* fondo, subfondo, sección, subsec-
Inventario del fondo.
Identifica el nivel de organización. ción, serie, subserie, expediente o
unidad documental.
Reseñar el volumen de la documen-
tación descrita ya sea en metros
5. Volumen y soporte* 245 cajas AG12, conteniendo 3400 expe-
lineales o número de expedientes,
Identifica el volumen físico y el sopor- dientes y, además, 1,323 libros de contabili-
cajas, rollos de película, fotografías,
te de la unidad de descripción. dad y de actas del Consejo y de asambleas.
libros, videos, etcétera, anotarlos en
cifras arábigas.
2. ÁREA DE CONTEXTO
Anotar el nombre del organismo o
6. Nombre del o de los productores del individuo responsable de la pro-
(procedencia) * ducción de la unidad de descripción - o-
Nombre del productor. a condición de que esta información
no aparezca en el título.
Consignar sintéticamente cualquier
dato significativo, sobre el origen, La Compañía Industrial de Atlixco, S.A.
evolución desarrollo y trabajo de la (CIASA) fue fundada por un grupo de empre-
institución, o sobre la vida y trabajo sarios encabezados por Luis Barroso Arias,
7. Historia institucional/
de la persona física generadora de la en la hacienda San Diego Metepec en 1899.
reseña biográfica
unidad de descripción (documen- Tuvo como objetivo comerciar y fabricar
Reseña histórica de la institución o
tación). Para las personas o familias hilados, tejidos, blanqueados y estampados
datos biográficos sobre el productor de
consignar los nombres completos y de algodón. Comenzó a funcionar en 1902.
la documentación para situarla en su
títulos, domicilios sucesivos, activi- La Compañía construyó un caserío de mil
contexto y hacerla más comprensible.
dades, empleos o cargos, seudóni- viviendas para los obreros, el 60% con una
mos, acontecimientos significativos, pieza y el resto con dos. En 1912 firmo el
fechas y lugares de nacimiento y primer contrato de ley de México…
fallecimiento.
Reseñar las sucesivas transferencias
de propiedad y custodia de la uni-
dad de descripción, así como las Después de que la fábrica cerró sus puertas
8. Historia archivística fechas. Si la historia de la custodia en 1967, el archivo fue llevado al edificio de
Informa acerca de los cambios de es desconocida debe reseñarse este la Confederación Regional Obrera Mexicana
propiedad y custodia que sean signifi- hecho. Cuando la unidad de des- (CROM) de Atlixco, en donde permaneció
cativos para determinar la autenticidad, cripción se recibe directamente de por más de treinta años. En 1999 después de
integridad e interpretación. su productor, no se debe incluir una múltiples gestiones el Ecomuseo de Metepec
historia de la custodia, esa infor- recibió en donación el Archivo.
mación se recogerá en el elemento
Forma de ingreso.
4
Elementos Regla Ejemplos
Consignar el origen desde el cual fue
remitida la unidad de descripción:
9. Forma de ingreso transferencia, donación, adquisición
Identifica la forma de adquisición o de (siempre que no se trate de informa- Donación. 1999.
transferencia. ción confidencial) y la fecha. Si el
origen se desconoce consignar este
dato.
3. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Elaborar un breve resumen del con-
La mayor parte de los documentos son de
tenido (incluyendo periodo crono-
10. Alcance y contenido origen contable. Existen también libros de
lógico) de la unidad de descripción.
Identifica el contenido y tipología de asambleas generales (1899-1967) y de Actas
Incluir información sobre la tipolo-
la unidad de descripción para permitir del Consejo (1902-1967). Expedientes de
gía adecuándola al nivel de descrip-
a los usuarios juzgar su interés poten- fincas urbanas y rústicas, obras hidráulicas,
ción. No repetir aquí información
cial. concesiones del gobierno federal y estatal,
proporcionada ya en otros apartados
marcas de fábrica…
de la descripción.
11. Valoración, selección Consignar las actividades de valo- Toda la documentación fue inventariada, sin
y eliminación ración, selección y eliminación rea- haber pasado por el proceso de valoración
Indica si la documentación ha pasado lizadas a la unidad de descripción. por tratarse, en el momento de su organiza-
por cualquiera de éstas acciones. Indicar al responsable. ción de un archivo histórico.
Cuando se trata de un fondo abierto
12. Nuevos ingresos
proporcionar una estimación de la No se tiene previsto ningún ingreso
Informa de los ingresos
cantidad y frecuencia de los depósi- de documentación.
complementarios previstos
tos adicionales
Especificar la estructura interna del El Cuadro de Clasificación tiene una Sec-
13. Organización sistema de organización (cuadro de ción con tres subsecciones y 22 series.
Informa acerca del sistema de clasificación) y el tipo de ordena- Las series fueron ordenadas dentro de las
clasificación y la ordenación. ción: alfabética, numérica, topográ- subsecciones alfabéticamente y los
fica, combinada u otra. expedientes cronológicamente.
4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO
Especificar la legislación o la situa-
ción jurídica, los convenios, regula-
ciones o cualquier tipo de decisión
14. Condiciones de acceso que afecte al acceso a la unidad de
Proporciona información acerca de la descripción. En su caso, indicar el Libre consulta por su carácter histórico.
situación legal. periodo de tiempo durante el cual
la documentación permanecerá no
accesible y la fecha en la que la do-
cumentación sí lo estará.
5
Elementos Regla Ejemplos
Informar si tiene derechos de repro-
ducción intelectual. Si la existencia
15. Condiciones de reproducción de estos derechos no se conoce, -o-
consignar este hecho. Si no existen
restricciones no es preciso señalarlo.
Reseñar la lengua predominante
16. Lengua/
de los documentos que integran la
escritura de la documentación
unidad de descripción. Dar cuenta Texto en español.
Identifica la (s) lengua (s) y tipos
de los distintos alfabetos, escrituras,
de escritura.
símbolos o abreviaturas empleados.
Indicar cualquier característica física
importante que afecte al uso de la
17. Características físicas unidad de descripción, por ejemplo:
-o-
y requisitos técnicos requiere restauración, conservación
preventiva o bien tipo de software
y/o hardware para poder acceder.
Informar sobre cualquier instrumen-
to de descripción que se encuentre
18. Instrumentos de descripción en poder del archivo o del productor Inventario impreso y en base de datos. Des-
(consulta) y que proporcione información cripción muy general por expediente.
relativa al contexto y contenido de la
unidad de descripción.
5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA
Si la unidad de descripción es una
copia y otro archivo, organismo o
individuo conserva los originales,
19. Existencia y localización reseñar su nombre si la informa-
-o-
de los originales ción no es confidencial. Si se tiene
conocimiento de que los originales
no existen se proporcionará esta
información.
Indicar si existen copias de la unidad
de descripción en otro soporte (ya
20. Existencia y localización
sea en la institución o en cualquier -o-
de copias
otro lugar), registrando en donde
pueden ser consultadas.
6
Elementos Regla Ejemplos
Si existen otros documentos que
tengan una relación directa con la
unidad de descripción (ya sea por
el principio de procedencia o por
21. Unidades de descripción cualquier otra clase de asociación) se
relacionadas debe indicar esta relación y el lugar
Fondo Sindicatos de Puebla.
Que se encuentren en el propio en donde se encuentran.
archivo o en otros. Si los documentos relacionados
cuentan con un instrumento de des-
cripción, consignar esta información
en el elemento
Instrumentos de descripción.
Proporcionar la información y
referencia acerca de cualquier publi-
cación que trate o esté basada en el
22. Nota de publicaciones uso, estudio o análisis de la unidad -o-
de descripción. Incluir referencias de
las transcripciones o ediciones facsi-
milares publicadas.
6. ÁREA DE NOTAS
Elementos Regla Ejemplos
Consignar información significativa
que no haya podido ser incluida en
23. Notas -o-
ningún otro elemento de la
descripción.
7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN
La descripción estuvo bajo la coordinación
del maestro Mariano Castellanos Arenas
y los analistas Gabriela Bermúdez López,
24. Nota del archivista Especificar las fuentes consultadas
Alejandro Cortés Patiño, Edmundo Her-
Explicar quién y cómo ha preparado la para preparar la descripción y quien
nández Amador y Samuel Malpica Moreda,
descripción la ha elaborado.
con la asesoría técnica de Apoyo al desarrollo
de Archivos y Bibliotecas de México, A.C.
(ADABI).
7
Elementos Regla Ejemplos
Norma Internacional General de Descripción
Consignar las normas y reglas in- Archivística isad(g), Madrid, Ministerio de
25. Reglas o normas ternacionales, nacionales y locales Educación Cultura y Deporte-Subdirección
utilizadas en la descripción. de los Archivos Estatales, segunda edición,
2000.
Consignar las fechas en que se ha Junio-diciembre 2004.
26. Fecha de la descripción preparado y/o revisado la descrip- Archivo Histórico Ecomuseo de Metepec,
ción y el nombre del archivo. Puebla.
* Elementos esenciales para la descripción.
Como ya se dijo en cualquier nivel de descripción pueden utilizarse los 26 elementos de
las reglas, aunque solamente los siguientes seis son esenciales:
1. Código de referencia
2. Título
3. Productor
4. Fechas
5. Volumen
6. Nivel de descripción
Las reglas de la ISAD(G) pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a
las descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad
de descripción. La Norma no define los formatos de edición ni el modo de presenta-
ción de estos elementos en los instrumentos de consulta (guías, inventarios, catálogos).
La estructura y el contenido de la información de cada uno de los elementos deberá for-
mularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país.
8
Bibliografía
- Aguilera Murguía, Ramón, Los archivos públicos: su organización y conservación, inédito,
México, 2003-2004.
- Centro de Profesionalización del Servicio Público. Curso-taller: Organización de los archi-
vos de la administración pública, México, 2004.
- Heredia Herrera, Antonia, La nueva versión de la norma ISAD(G) en Archivamos, número
36-37 (2° y 3° trimestres ), España, Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2000.
- ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística-Ottawa 1994, versión
española preparada por Luis Martínez García, Rosana de Andrés Díaz y Victoria Aria Roca,
México, Archivo General de la Nación, 1997.
- Norma Internacional General de Descripción Archivística-ISAD (G), Madrid, Ministerio de
Educación Cultura y Deporte-Subdirección de los Archivos Estatales, segunda edición,
2000.
- Parra Betancourt, Margarita, coordinadora, Memoria 4, México, ADABI, 2005.
- Villanueva Bazán Gustavo, et al., Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de
universidades e instituciones de educación superior, México, BUAP-UNAM, 2002.
