INVENTARIO DOCUMENTAL

Es responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos como

responsables de la conservación, organización, uso y manejo de ellos, además del
instructivo del formato único de inventario documental el cual define cada termino
contenido en él, que sirve de guía para los archivistas en los procedimientos para la
entrega y recibo de los documentos, procedimientos que establecen los deberes tanto de
los servidores públicos como los responsables de cada unidad administrativa o
dependencia para tales transferencias.
La Entidad Envíos Nacionales, acatando los lineamientos establecidos por la Ley
General de Archivos y sus Complementos, realizando y aplicando las normas y guía
relacionadas a continuación:
La Ley 594 de 2000 establece en suArtículo26:
 “Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases”

El Acuerdo 038 de 2002(septiembre20), desarrolla el artículo 15 de la Ley General

de Archivos 594 de 2000
 “ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los
documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas
y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.”

El Acuerdo No. 042de 2002(octubre31)

 “Establece los criterios para la organización delos archivos de gestión en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos21, 22, 23 y 26de la Ley General de Archivos
594 de 2000”

El Acuerdo No. 042de 2002(octubre31) en su Artículo séptimo establece Las

entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario
Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan:
 INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de
la entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
[Link] PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa
que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el
total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se
anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a
cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y supresión
de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio delas funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben
registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad
o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada
unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra
un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno, para tal efecto, se tendrán en cuenta
los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos
acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en
las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos
por error en la numeración y repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías,
o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse,
en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5
fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad,
fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas
que lo componen.
Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y
biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Responsabilidad Documental.
Ley 734 de 2002, artículos 324, numeral 5 sobre la Custodia y cuidado de la
documentación; articuló 35, numeral 13: prohibición de causar daño documental.
Acuerdo AGN 038 de 2002 sobre la responsabilidad del servidor público frente a los
documentos y archivos.
Decreto 2578de 2012, artículo 24 reglamenta la entrega mediante inventario, de los
documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas
cuando dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales.
Decreto 2609 de 2012, artículo 3: es responsabilidad de los servidores y empleados
públicos, y de los contratistas aplicar las normas sobre la gestión documental.

1. ACTIVIDADES

En cada una de las casillas del Formato Único de Inventario Documental se debe
registrar así:
NOMBRE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
DE LA
ACTIVIDA
D
Debe relacionarse el nombre de la dependencia
1. Dependencia Responsable del archivo de
responsable de la documentación que se va a
remitente gestión de la dependencia
transferir.
2. Debe relacionarse el nombre completo de Responsable del archivo
Dependencia la de
productora dependencia que produce o produjo los gestión de la dependencia
documentos.
Debe consignarse el nombre de la dependencia
3. Unidad Responsable del archivo de
o unidad administrativa de mayor jerarquía de
administrativa gestión de la dependencia
la cual
dependa la oficina productora.
Debe colocarse el nombre de la Unidad
4. Responsable del archivo de
Administrativa que produce y conserva la
Oficina gestión de la dependencia
documentación tramitada
Product
en ejercicio de sus funciones.
ora
Se debe consignar la finalidad del inventario,
que puede ser: Transferencias primarias,
Responsable del archivo de
 5. Objeto transferencias secundarias, valoración de fondos
gestión de la dependencia
acumulados, fusión y supresión de
dependencia o dependencias,
inventarios individuales.
Hoja No. : Se numerará cada hoja del
6. Hoja No: Responsable del archivo de
inventario consecutivamente de : Se
De: gestión de la dependencia
registrará el total de
hojas del inventario.
Se diligencia sólo para transferencias primarias
7. Registro de y transferencias secundarias. Debe consignarse Responsable del archivo de
entrada en las tres primeras casillas los dígitos gestión de la dependencia
correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia (año, mes,
día).
8. Número de Responsable del archivo
Se anotará el número de la transferencia.
Transferenci de
a gestión de la dependencia
9. Número Debe anotarse en forma consecutiva el número
de correspondiente a cada uno de los asientos Responsable del archivo de
orden descritos, que generalmente corresponde a una gestión de la dependencia
unidad
documental.
Se debe anotar el respectivo código según las
Tablas de Retención Documental de la Responsable del archivo de
10.
dependencia productora de los documentos a gestión de la dependencia
Dependencia
transferir y el
respectivo nombre.
Sistema convencional establecido por la entidad
Responsable del archivo de
11. Código que identifica las oficinas productoras y cada
gestión de la dependencia
una de las
Series, Subseries o asuntos relacionados.
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto
de unidades documentales de estructura y
contenidos homogéneos emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y
12. Nombre las ocasionadas por fusión y/o supresión de
de la Serie, dependencias, el asiento corresponderá a cada Responsable del archivo de
Subseries o una de las unidades de conservación. En los gestión de la dependencia
Asuntos inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en
ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe
reunir bajo un solo asunto aquellos documentos
que guarden relación con la misma función de
la oficina
productora.
 Se debe realizar una breve descripción de lo Responsable del archivo
13.
que de
Contenido
comprenden los documentos a transferir. gestión de la dependencia
Deben consignarse la fecha inicial y final de
cada unidad descrita. Deben colocarse los
Responsable del archivo de
14. Fechas cuatro dígitos correspondientes al año. En el
gestión de la dependencia
extremas caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando
la documentación no tenga
fecha se anotará S.f. (Sin fecha).
Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento como: caja (Cj),
15. Unidad de carpeta (Cp), tomo (Tm), en la columna otro se Responsable del archivo de
conservación registrará las unidades de conservación gestión de la dependencia
diferentes escribiendo el nombre en la parte de
arriba y debajo la cantidad o el número
correspondiente.
Se anotará el número total de folios contenido Responsable del archivo
16. No. de
en de
folios
cada unidad de conservación descrita. gestión de la dependencia
Se utilizará esta columna para anotar los
soportes diferentes al papel, anexos a la Responsable del archivo de
17. Soporte
documentación: microfilmes (M), videos (V), gestión de la dependencia
casetes (C), soportes
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Se debe citar si la documentación registra un
18. Frecuencia Responsable del archivo de
alto (A), medio (M), bajo (B) o ninguno (N)
de gestión de la dependencia
índice de consulta;
consulta
para tal efecto, se tendrán en cuenta los
controles y registros de préstamo y consulta de
la oficina responsable de dicha documentación.
Esta columna se diligenciará especialmente
para el
inventario de fondos acumulados.
Se consignarán los datos que sean relevantes y no
se hayan registrado en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada
numéricamente como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán
los siguientes datos: faltantes, saltos por error
en la numeración y/o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la
existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos,
planos, facturas, disquetes, fotografías o
cualquier objeto del cual se hable en el
documento principal. De estos debe señalarse,
en primer lugar, el número de unidades anexas Responsable del archivo de
de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5
 19. fotografías sueltas: luego el número consecutivo gestión de la dependencia
Observaciones (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de
cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán
registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y
consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de
la información.
A los impresos se le asignará un número de
folio y se registrará el número de páginas que
lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el
estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones,
dobleces, faltantes), químico (oxidación de
tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores).
Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma Responsable del archivo
20. Elaborado
de la de
por
persona responsable de elaborar el inventario. gestión de la dependencia
Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma Responsable del archivo
21. Entregado
de la de
por
persona responsable de entregar la gestión de la dependencia
transferencia.
Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma Responsable del archivo
22. Recibido
de la central
por
persona responsable recibir el inventario.
 CONCLUSIONES:

La elaboración del Formato Único de Inventario Documental, registra detalladamente

información y datos que se encuentran relacionados con el área de trabajo y su contexto,
con lo cual su uso facilitará el desempeño laboral, mejorando los tiempos de respuesta
en la ubicación de los expedientes, minimizando el riesgo por pérdida de
documentación y fortaleciendo el manejo del archivo de gestión. El uso del instrumento
archivístico que se aporta con el presente trabajo, nos hace ver más claro la importancia
de implementar en los procesos de gestión documental la integración de la descripción
archivística, permitiendo un mayor compromiso en las acciones de mejora que se deban
surtir en el manejo archivístico.
 BIBLIOGRAFIA:

 Parra Betancourt, Margarita, Descripción Archivística: Inventario, Memoria

Página Web: Archivística, núm. 10, México, Adabi, A.C., 2007.

 [Link]
Documental

 [Link]
documental/Documents/instructivo_formato_unico_inventario_documental_FUI
[Link]