UNIVERSIDAD DE IBAGUÉ
[Link]
Gestión Informática
Construcción de un sistema de gestión como Módulo de compras
Felipe Londoño a , David Salamanca b
Cristian Gomez c Richard Zamorad
a
Facultad de Ingeniería, Universidad de Ibagué, Ibagué, Colombia. 22201710044@[Link]
Received: May, 2020. Received in revised form:May, 2020. Accepted:May, 2020.
Abstract
In the Paper "Construction of a Management System as a Purchasing Module", the process for the development of the Purchasing Module as a
fundamental part of a company that requires it for the computerized management of the module is explained in detail. Also, there is the
explanation of the kanban method that was implemented for the creation of the purchasing module and the strategy that was carried out for the
fusion of the inventory and billing modules that play a very important role for this module, since by merging the three modules, similar
operation was used to understand how the information cycle works.
Keywords: Management, Module, Purchasing, Construction, Customers, Method, Kanban.
Resumen
En el Paper “Construcción de un sistema de gestión como módulo de compras”, se explicara detalladamente el proceso para el desarrollo del
módulo de compras como parte fundamental de alguna empresa que lo requiera para realizar la gestión informática de esta. De igual manera,
se encuentra la explicación del método kanban que fue el que se implementó para la creación del módulo de compras y la estrategia que se
llevó a cabo para la fusión de los módulos inventarios y facturación que juegan un papel muy importante para este módulo, ya que uniendo los
tres módulos, se aprovechó el funcionamiento similar para entender cómo funciona el ciclo de información.
Palabras clave: Gestión, Módulo, Compras, Construcción, Clientes, Metodo, Kanban
1 Objetivos del proceso, de igual manera todos los cambios que se
presenten allí..
1.1 Objetivo General
En una organización la herramienta de gestión es sumamente
Crear y desarrollar un prototipo práctico de una aplicación que importante, ya que permite llevar un control de todos los
refleje el módulo de compras. procedimientos que se lleven a cabo en la compañia y asi estar
atentos frente a diversos cambios y saber cómo controlarlos.
1.2 Objetivos Específicos Esto permite tener claro el flujo de información que se maneja
● Analizar y determinar en que consiste el módulo de en la empresa y así ser más eficiente logrando la productividad
compras máxima en la organización.
● Planear el diseño del desarrollo del módulo de
compras Debido al auge tecnológico, en la arquitectura de software se
pueden realizar sistemas modulares, lo cual permite el
2 Introducción mejoramiento del rendimiento de la persona que utilizará el
2.1 Herramientas de Gestión sistema, ya que encontrará todo lo busca, pero en porciones o
fragmentos más concretos.
Las herramientas de gestión, corresponden a todas las técnicas,
estrategias, instrumentos, y metodologías que se utilizan en
una organización para mejorar la eficiencia y la productividad
de esta, teniendo en cuenta todas las actividades e información
© The authors; licensee Universidad Nacional de Colombia.
DYNA 81 (184), pp. 1-2. April, 2014. Medellín. ISSN 0012-7353 Printed, ISSN 2346-2183 Online
Velásquez-Henao & Rada-Tobón / DYNA 81 (184), pp. 1-2. April, 2014.
2.2 Gestión de Compra ingeniero industrial de Toyota y se utiliza para controlar el
proceso del trabajo y aumentar la eficiencia de la empresa
La gestión de compra es aquella acción en la que se adquieren trabajando en equipo. Kanban se realiza dividiendo el proceso
bienes o servicios que se necesiten en una organización para su en fases, donde se tienen que terminar correctamente la
funcionamiento. Esta acción es la más importante en la cadena actividad para pasar a la siguiente fase, evitando de esta
de suministro de una empresa y de esto depende su éxito. manera los cuellos de botella, logrando así que el producto
final sea de excelente calidad.
Se debe tener en cuenta que con una excelente gestión de
compra, la empresa será más productiva y se logrará satisfacer Esta metodología se organiza en un tablero, dividiéndolo en
al cliente en cuestión de tiempo y calidad. columnas llamadas fases, donde allí se distribuyen las
actividades de la siguiente manera:
● Listar las tareas que se deben realizar y se deben
2.3 Sistemas de Gestión de compras organizar de manera ascendente de acuerdo a su
prioridad, es decir, debe ir en la cabeza la actividad
El sistema de gestión de compras está conformado por que tenga mayor prioridad.
herramientas y métodos para que la empresa pueda cubrir sus ● En desarrollo: aquellas actividades que se estén
necesidades de consumo a los grupos económicos o individuos completando y aún no se finalizan en su totalidad
interesados en el proceso, logrando así la satisfacción de sus ● En esta fase van aquellas que están en prueba, es
necesidades. decir aquellas que se refrificaran si cumplen para
seguir a la siguiente fase, si no es correcto, se
2.4 Funciones del software de gestión de compras devuelve a la fase anterior
● En el despliegue se encuentran todas las tareas que se
Cómo se ha venido mencionando, con el software de gestión van a subir a producción, siempre y cuando estén
de compras, aumentará la productividad de la empresa y de correctas.
igual manera se evitarán pérdidas de dinero y mercancía. ● En la última fase, de terminación es donde se
Adicional a esto, también existen otras funcionalidades como: encuentra finalizado por completo las actividades.
● Transparencia y control
● Prevenir cualquier tipo de corrupción o fraude 4 Desarrollo
● Tener mayor productividad y minimización de 4.1 Requerimientos Funcionales
tiempos en el ciclo de compra
● Se podrá tener mayor visibilidad a los gastos Los requerimientos funcionales son la explicación y/o
generados y así poder reducirlos descripción de las actividades que el software debe
● Realizar las compras de manera más rápida y más realizar, en este caso son las siguientes:
inteligente
● Se podrá hacer una comparación de manera más ● Transparencia y control
rápida y adecuada entre los productos ● Tener mayor productividad y minimización de
● Disponer de la información en cualquier momento. tiempos en el ciclo de compra
● Organizar de manera más rápida y automáticamente ● Prevenir cualquier tipo de corrupción o fraude
la información respectiva de cada producto. ● Se podrá tener mayor visibilidad a los gastos
generados y así poder reducirlos.
● Realizar las compras de manera más rápida y más
3 Metodología inteligente
● Se podrá hacer una comparación de manera más
Para desarrollar el software de compras, se realizaron sesiones rápida y adecuada entre los productos
remotas semanales, y se adquirieron conocimientos a ● Disponer de la información en cualquier momento.
profundidad acerca de la gestión de compras, ya que parte ● Organizar de manera más rápida y automáticamente
fundamental del proceso, es conocer el modelo de negocio. la información respectiva de cada producto.
Una vez estudiado esto, se procedió a identificar cuáles eran
las necesidades que se tienen actualmente y a su vez las
posibles soluciones tecnológicas. 4.2 Historias de Usuario
Para la construcción del Software de gestión de compras se Las historias de usuario es la manera en que se trabajan las
empleó el método Kanban. Esta es una técnica creada por el funcionalidades de un sistema de software, es decir cada
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funcionalidad es una historia de usuario. Para tener una buena En este caso se van a trabajar con funcionalidades referentes a
historia de usuario se debe describir la tarea que el usuario la gestión de compras, gestión de proveedores y gestión de
quiere realizar, es decir sus requerimientos y la finalidad de otros gastos.
este. Para garantizar que las historias de usuario estén bien
definidas éstas deben seguir un criterio llamado INVEST. 4.3 Arquitectura de Software
INVEST es una herramienta la cual se encarga de asegurar la Una vez analizado las necesidades del cliente respecto al
calidad en la escritura de la historia de usuario, sus siglas se módulo de compras, se concluye que la arquitectura del
encuentran en inglés y descifran lo siguiente: sistema debe obedecer a la arquitectura modelo vista
● Independient (Independiente): Las historias de controlador. El usuario realiza una solicitud y el
usuario deben ser autónomas es decir no debe controlador toma la solicitud del cliente y a la vez
depender de otras historias de usuario, con el objetivo llama al modelo. Este se relaciona con la base de datos
de que sea más productivo el trabajo. y devuelve la información al controlador. El
controlador al mismo tiempo recibe la información y la
● Negotiable (Negociable): Las historias de usuario remite a la vista. La vista analiza la información que
deben ir con el mínimo detalle, serán flexibles y recibió y se entrega al cliente de forma clara y
podrán ser modificadas por cualquier integrante del entendible.
equipo en términos de diseño o prioridad.
Trabajar con la arquitectura de desarrollo trae consigo una
● Valuable (Valiosa): Las historias de usuario deberán serie de ventajas, las cuales son:
general algún valor al cliente satisfaciendo así sus ● El trabajo por separado del modelo y la vista, esto
necesidades. separa los datos de la representación visual.
● Se podrá encontrar y manejar los errores fácilmente
● Estimable (Estimable): La historia de usuario deberá ● Si se necesita, la arquitectura permite que sea
tener un tiempo estimado para que el equipo de escalable
trabajo lo tenga en cuenta y se rija bajo ese parámetro ● Se puede agregar varias representaciones de los datos.
al momento de ejecutarlo.
● Small (pequeña): Las historias de usuario deberán ser 4.4 Modelo DDL
simples para se pueda priorizar. De igual manera se
deberán construir en poco tiempo por lo deberán ser
pequeñas y ser varias por iteración.
● Testable (Comprobable): Se deberá demostrar que el
software funcione bien, por lo que se deben escribir
pruebas una vez esté desarrollada la historia de
usuario.
Una vez realizado este método, se deberá documentar y se
hará referencia así:
● Cómo: Se escribirá el rol
● Quiero: Se escribirá la funcionalidad que se requiera
● Para: Se escribirá la necesidad que se tenga.
Para entender mejor esto, se tiene el siguiente ejemplo: Para la
funcionalidad de crear los abastecimientos. 4.5 Diseño
Como: Jefe de inventario
Quiero: Comprar productos Respecto al diseño de compras, este está conformado por una
Para: mantener un stock continuo de estos y satisfacer las ventana donde se muestra el listado de los productos
necesidades de los clientes. que el cliente quiere adquirir. Junto con el listado de
estos, se encuentra el código de barras, el nombre,
precio, cantidad comprada del producto y la fecha en la
cual se hizo la compra. De igual manera si se realizó
una compra muy extensa, se encuentra una barra de
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búsqueda, donde el cliente de manera rápida y efectiva ● VPS: Virtual Private Server, fue comprado en OVH
podrá buscar el nombre del producto que desee. para conseguir un espacio web que utiliza servidores
privados.
● Se dispuso de un sistema operativo Ubuntu 18,04
para utilizar el servidor.
● Se instaló los servicios SSH para la utilización del
protocolo para acceder remotamente a través de un
canal confiable y seguro.
● Continuo a esto, se instaló los módulos de apache
● Se instaló después la base de datos MySQL con la
que se trabajará.
● Se consiguió un dominio gratuito y se le llamó
([Link]).
En el diseño de otros gastos, se visualiza una ventana en la
● Se instaló CERBOT para la certificación SSL.
cual contiene los registros que se hicieron respecto a
● Para finalizar se pasaron los archivos del desarrollo
estos, el número de folio, la fecha el concepto y el valor
por FileZilla
del monto. De igual manera, tiene un botón de opciones
donde se podrá rectificar, editar y eliminar algún gasto. 5 Consideraciones generales
Por último, se podrá ver una barra de búsqueda en 5.1 Consideraciones sobre el equipo de trabajo
donde será más fácil que se pueda buscar el gasto que
se desee. Para el desarrollo del trabajo, el equipo se autoorganizó donde
cada uno de los integrantes realizó lo siguiente:
● Felipe Londoño: Estudiante de Ingeniería de
Sistemas, el cual cumplio con el papel de
Coordinador para el manejo de las actividades y
acompañamiento del proyecto.
● Richard Zamora: Estudiante de Ingeniería de
Sistemas, el cual cumplio con el papel de
desarrollador para llevar a cabo todo lo planeado
4.6 Tablero Kanban ● David Salamanca: Estudiante de Ingeniería de
Sistemas, el cual se encargó del análisis y
documentación de necesidades.
● Cristian Gómez: Estudiante de Ingeniería de
Sistemas, el cual se encargó de la documentación y
ejecución de pruebas en la implementación de estas.
6. Conclusiones:
● Se cumplieron satisfactoriamente las actividades
propuestas por el equipo de trabajo y los
4.7 Pruebas inconvenientes presentados fueron muy mínimos, los
Las pruebas aplicadas al sistema fueron realizadas por cuales se superaron fácilmente, cumpliendo así los
comportamiento. Esto quiere decir, que lo que se realizó fue la objetivos propuestos.
ejecución de actividades en el sistema de acuerdo con lo que
debería responder para verificar el comportamiento de la ● La fusión e integración de un módulo con otro
plataforma y que este se ajuste a los requerimientos del cliente. sistema, permite una mejor comprensión de cómo
está conformado el flujo de datos en todo el sistema.
4.8 Despliegue
Para el desarrollo del despliegue del módulo, se emplearon ● La gestión de compras es muy importante puesto que
las siguientes herramientas: de esto depende el rendimiento de la empresa. Se
debe tener en cuenta que con una excelente gestión de
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compra, la empresa será más productiva y se logrará
satisfacer al cliente en cuestión de tiempo y calidad.
● Implementar el sistema en el servidor web hizo
posible que todos los integrantes aportarán ideas para
la base de datos.
7. Referencia
[1] [Link]
[2][Link]
/las-funciones-de-la-gestion-de-compras/
[3][Link]
n-compras/
[4] [Link]
[5][Link]
VEST
