Módulo 2 - Excel 1

INDICE
Pantalla principal .................................................................................................................5
Crear un documento en Excel ...............................................................................................5
Crear un libro ...........................................................................................................................5
Crear un libro con una plantilla ................................................................................................6
Trabajar con hojas en un libro ..............................................................................................7
Insertar una hoja de cálculo .....................................................................................................7
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo ..............................................................................7
Eliminar una hoja de cálculo ....................................................................................................7
Ocultar una hoja de cálculo ......................................................................................................7
Insertar o eliminar filas o columnas ......................................................................................8
Insertar una columna o fila ......................................................................................................8
Eliminar una columna o fila ......................................................................................................9
Insertar una celda.....................................................................................................................9
Ocultar filas y columnas ..................................................................................................... 10
Seleccionar filas o columnas...................................................................................................10
Ocultar filas o columnas .........................................................................................................10
Mostrar filas o columnas ........................................................................................................11
Ajustes y alineación de texto.............................................................................................. 11
Formatos de datos ............................................................................................................. 12
Control del tamaño, color y tipo de fuente ......................................................................... 12
Modificar tamaño de filas y columnas ................................................................................ 12
Cambiar el tamaño de las columnas .......................................................................................12
Cambiar el tamaño de las filas................................................................................................13
Formato de celdas ............................................................................................................. 13
Formato condicional .......................................................................................................... 13
Diseño de pagina ............................................................................................................... 15
Escribir formulas ................................................................................................................ 16
Suma ......................................................................................................................................16
Promedio ................................................................................................................................16
Mínimo ...................................................................................................................................16
Máximo ..................................................................................................................................17
Si.............................................................................................................................................17
Concatenar .............................................................................................................................17

Módulo 2 - Excel 2
 Contar ....................................................................................................................................17
Referencias absolutas ............................................................................................................18
Funciones rápidas desde la pestaña de inicio ...................................................................... 18
Usar funciones........................................................................................................................18
Usar Insertar función ..............................................................................................................18
Trabajo con tablas ............................................................................................................. 19
Crear una tabla .......................................................................................................................19
Dar formato a una tabla .........................................................................................................20
Herramientas de validación de datos ................................................................................. 20
Crear gráficos de datos…………………………………………………………………………………………………………21

Agregar imágenes……………………………………………………………………………………………………………….22

Insertar formas…………………………………………………………………………………………………………………22

Ordenar datos ................................................................................................................... 22

Antes de ordenar una tabla: ...................................................................................................23
Ordenar la tabla .....................................................................................................................24
Usar filtros ........................................................................................................................ 25
Filtrar datos ............................................................................................................................25
Imprimir un documento ..................................................................................................... 25

Módulo 2 - Excel 3
 Prologo

El objetivo de este manual es proporcionar una guía a los estudiantes para

lograr aprender o mejorar el uso de las herramientas ofimáticas a la hora de
realizar una tarea o trabajo determinado, por esta razón las instrucciones
planteadas en este documento se manifiestan desde las funcionalidades más
básicas como por ejemplo crear y guardar documento Excel hasta un nivel
medio o avanzado como es dar formato a las celdas y datos que se insertan;
así mismo insertar gráficos, tablas e imágenes que pueda hacer una hoja Excel
más dinámica e interactiva.

El índice del contenido permite localizar de una manera rápida algún tema en
específico, los temas del documento son breves, están relacionados y van paso
a paso facilitando el aprendizaje de los receptores del módulo para que de esta
manera puedan culminar el curso obteniendo los resultados esperados, e
implementar todo lo aprendido o complementarlo con sus conocimientos
previos antes del módulo.

Introducción

El presente manual se ha diseñado como herramienta de apoyo para el módulo

de Herramientas Ofimáticas, dirigido a los estudiantes de las carreras de la
Facultad de Ciencias de la Ingeniería.

En la elaboración de este manual se ha aplicado enfoques competitivos a fin de

que los estudiantes puedan desempeñar el uso de esta herramienta en
situaciones estudiantiles y laborales, en este módulo se aprenderá los pasos
básicos para usar Excel 2016: como crear documentos, darles formato, insertar
elementos en los documentos, agregar tablas dinámicas.

Módulo 2 - Excel 4
 Pantalla principal
Barra de herramienta de
acceso rápido

Cuadro de
nombre

Celda Columnas
Activa Barra de
fórmulas
Filas

Control de Zoon
Botones

Crear un documento en Excel

Un libro es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo para ayudarle a
organizar los datos. Puede crear un libro un libro en blanco o una plantilla.

Crear un libro

1. Seleccione Archivo - Nuevo.

2. Seleccione Libro en blanco.

Módulo 2 - Excel 5
Crear un libro con una plantilla

1. Seleccione Archivo – nuevo

2. Seleccione o busque una plantilla de la lista de plantillas disponibles, a
continuación, seleccione crear.

Búsqueda de
plantillas

selección de
plantillas

3. Seleccione o busque una plantilla de la lista de plantillas disponibles, a

continuación, seleccione crear.

Módulo 2 - Excel 6
Trabajar con hojas en un libro
De forma predeterminada, aparece una hoja de cálculo en un libro, pero puede
agregar más, cambiarles el nombre o eliminarlas, según sea necesario.

Insertar una hoja de cálculo

En la pestaña hoja, seleccione Se agregará una nueva hoja de cálculo a

la derecha de la actual.

1. Seleccione Inicio – Insertar - Insertar hoja.

2. Haga clic con el botón derecho en una hoja, haga clic en Insertar y,
en el cuadro Insertar, seleccione Hoja de cálculo.

Cambiar el nombre de una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo

cuyo nombre desea cambiar y, a continuación, haga clic en Cambiar
nombre.
2. Escriba un nuevo nombre para la Hoja y, después, presione Entrar.
3. También se puede hacer doble clic en el nombre de la hoja en la
pestaña hoja cambiarle el nombre rápidamente.

Eliminar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea
eliminar.
2. Haga clic en Eliminar.
3. Si la hoja está vacía, se eliminará, pero si contiene datos aparecerá un
mensaje emergente. Seleccione Eliminar para confirmar la eliminación

Ocultar una hoja de cálculo

1. En la pestaña Hoja, haga clic con el botón derecho en la hoja que desea
ocultar.
2. Haga clic en Ocultar.
eliminar hoja

Insertar hoja
Cambiar nombre
a la hoja
ocultar hoja

Módulo 2 - Excel 7
Insertar o eliminar filas o columnas

Inserte y elimine filas, columnas y celdas para organizar la hoja de cálculo.

Insertar una columna o fila

1. Seleccione la letra de la parte superior de una columna para

seleccionar toda la columna, o seleccione el número de fila para
seleccionar una fila.
2. Seleccione la pestaña Inicio – Insertar - Insertar columnas de hoja.

3. También, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o

en el número de una fila y seleccione Insertar.

Módulo 2 - Excel 8
Eliminar una columna o fila

1. Seleccione la columna o fila a eliminar.

2. Seleccione la pestaña Inicio - Eliminar - Eliminar columnas de hoja.

3. También, haga clic con el botón derecho en la letra de la columna o

en el numero de una fila y seleccione Eliminar.

Insertar una celda

1. Seleccione una celda o un rango de celdas.

2. Haga clic con el botón derecho en las celdas seleccionadas y elija
Insertar.
3. En el cuadro Insertar, seleccione una opción:

Módulo 2 - Excel 9
  Desplazar las celdas hacia la derecha: desplaza las celdas a la derecha
a fin de dejar espacio para las nuevas celdas.
 Desplazar las celdas hacia abajo: desplaza las celdas hacia abajo a fin
de dejar espacio para las nuevas celdas.
 Insertar toda una fila: inserta una nueva fila.
 Insertar toda una columna: inserta una nueva columna.

Ocultar filas y columnas

Muestre u oculte filas o columnas en la hoja de cálculo para mostrar
únicamente los datos que necesita ver o imprimir.

Seleccionar filas o columnas

Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna.

Encabezado
Encabezado de la columna
de la fila

Ocultar filas o columnas

1. Seleccione las filas o columnas que desea ocultar.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione
Ocultar.

Módulo 2 - Excel 10
Mostrar filas o columnas

1. Seleccione las columnas adyacentes a las columnas ocultas.

2. Haga clic con el botón derecho en la selección y, después, seleccione
Mostrar.

Ajustes y alineación de texto

A los datos una celda, se le pueden realizar los siguientes ajustes como:
combinar celdas, alinearlas, ajustar el texto de las celdas o girar el texto.

Girar datos

Ajustar texto a Otras opciones

Alinear los de alineado
la celda
datos a una
celda

Módulo 2 - Excel 11
Formatos de datos
Puede mostrar formatos de número como moneda, porcentajes, decimales,
fechas, números de teléfono o números del seguro social.

Selección de
formato de
moneda

Aumentar/
Formato de disminuir
moneda Otras opciones decimales
de formato

Control del tamaño, color y tipo de fuente

Aplique formato a las celdas para hacer que destaquen con fuentes, tamaños
de fuente, colores y bordes.
subrayado
fuente

Tamaño de
la fuente

Color de
Negrita la fuente

cursiva Bordes de Color de las

celda
celdas
Modificar tamaño de filas y columnas
Puede ajustar de forma manual el ancho de columna o el alto de fila (para
hacerlo, arrastre los límites de la celda, o cambie automáticamente el tamaño
de columnas y filas para ajustar los datos).

Cambiar el tamaño de las columnas

1. Seleccione una columna o un rango de columnas.

2. Coloque el puntero en el límite entre los encabezados de columna.

3. Arrastre el límite para cambiar el ancho. Esto cambia el tamaño de todas

las columnas seleccionadas al mismo ancho.

Módulo 2 - Excel 12
 Cambiar el tamaño de las filas

1. Seleccione una fila o un rango de filas.

2. Coloque el puntero en el límite entre los números de fila.
3. Arrastre el límite para cambiar el alto.

Formato de celdas

1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

2. En la pestaña Inicio, haga clic en Estilos de celda y después, seleccione el
estilo que desee.

Formato condicional
El formato condicional resalta rápidamente información importante en una hoja
de cálculo
1. Inicio > Formato condicional.
2. Seleccionamos la opción que se desee y se selecciona el rango que
desea con la condición
3. Para evaluar seleccione toda la columna a aplicar la regla
Rango de la
condición

Cambiar Formato

Módulo 2 - Excel 13
Ejemplo
Resaltar de color rojo las personas que no aprobaron la materia < 70 y de color
verde las personas que aprobaron la materia mayor a 70.

Módulo 2 - Excel 14
Diseño de pagina
1. Vista > Diseño de página.

2. Podemos agregar encabezado o pie de página, modificar los márgenes

del área de impresión.

Crear fórmulas

Barra de fórmulas

Cuando se escribe una fórmula en una celda, también aparece en la barra

fórmulas.

Crear una fórmula que hace referencia a valores en otras celdas

1. Seleccione una celda.

2. Escriba el signo igual =.

Módulo 2 - Excel 15
 3. Seleccione una celda o escriba su dirección en la celda seleccionada.

4. Escriba un operador. Por ejemplo, – para restar.

5. Seleccione la celda siguiente o escriba su dirección en la celda
seleccionada.

6. Presione Enter. El resultado del cálculo aparece en la celda que

contiene la fórmula.

Escribir formulas

Suma

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba una función. Por ejemplo,
=SUMA para obtener las ventas totales.
3. Escriba un paréntesis de apertura (.
4. Seleccione el rango de celdas y luego escriba un paréntesis de cierre).

Promedio

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba la función =PROMEDIO para
obtener el promedio de las ventas totales.
3. Escriba un paréntesis de apertura (.
4. Seleccione el rango de celdas y luego escriba un paréntesis de cierre).

Mínimo

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba la función =MIN para obtener el
valor mínimo de ventas.
3. Escriba un paréntesis de apertura (.
4. Seleccione el rango de celdas y luego escriba un paréntesis de cierre).

Módulo 2 - Excel 16
 Máximo

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba la función =MAX para obtener el
valor máximo de ventas.
3. Escriba un paréntesis de apertura (.
4. Seleccione el rango de celdas y luego escriba un paréntesis de cierre).

Si

1. Seleccione una celda vacía.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba la función =SI para realizar una
pregunta y mostrar valores por VERDADERO O FALSO

Concatenar

1. Escriba un signo igual = y luego escriba la función concatenar

2. =CONCATENAR (ponerla las celdas a unir)

Contar

1. Seleccione el rango a contar.

2. Escriba un signo igual = y luego escriba la función =CONTAR para
obtener el número de valores que existe.

Referencias relativas
Una referencia de celda relativa en una fórmula, como B2:G2, se basa en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula, como H2. Si cambia la
posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si copia o
rellena una fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta
automáticamente. De forma predeterminada, las fórmulas nuevas usan
referencias relativas. Por ejemplo, si copia la fórmula en H2 a H3, se ajusta
automáticamente de =SUMA(B2:G2) a =SUMA(B3:G3).

Módulo 2 - Excel 17
Referencias absolutas

Una referencia de celda absoluta, como $B$2, en una fórmula siempre hace
referencia a una celda en una ubicación específica. La fórmula en H2 con
referencias absolutas debería ser =SUMA($B$2:$G$2). Si cambia la posición
de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta seguirá siendo la
misma. Por ejemplo, si se copia la fórmula en H2 con referencia absoluta a H3,
H2 y H3 tendrán la misma fórmula =SUMA($B$2:$G$2).

Funciones rápidas desde la pestaña de inicio

Excel proporciona un gran número de las funciones integradas para ejecutar
operaciones simples o complejas.

Usar funciones

1. Seleccione una celda o un rango en la hoja de cálculo.

2. Seleccione Fórmulas y, a continuación, una función en una categoría en
el grupo Biblioteca de funciones.

Usar Insertar función

1. Seleccione una celda en la hoja de cálculo.

2. Seleccione Fórmulas - Insertar función.
3. Escriba el nombre de la función en el cuadro Buscar una función o
seleccione la categoría de la función.
4. Seleccione una función.
5. Especifique datos en el cuadro Argumentos de función para un rango de
celdas. Para insertar una función, escriba el signo igual = y el nombre
probable de la función en la celda. Se mostrará una lista. Seleccione una
función de la lista.

Módulo 2 - Excel 18
Trabajo con tablas
Puede crear y dar formato a una tabla para agrupar de forma visual los datos y
analizarlos.

Crear una tabla

1. Seleccione la celda o el rango de celdas que quiera incluir en la tabla.

2. Seleccione la pestaña Insertar - Tabla.
3. Se mostrará el cuadro Crear tabla con las celdas que se incluirán en la
tabla. Si es necesario, modifique las celdas.
4. Si la tabla tiene un encabezado, active la casilla La tabla tiene
encabezados y pulse Aceptar.

Módulo 2 - Excel 19
Dar formato a una tabla

1. Seleccione una celda de la tabla.

2. En la pestaña Diseño, seleccione un Estilo de tabla.
3. En el grupo Opciones de estilo de tabla puede activar o desactivar
diferentes casillas para obtener la apariencia que prefiera (por ejemplo,
Filas con bandas o Columnas con bandas).

Herramientas de validación de datos

Al crear hojas de cálculo que usarán otros usuarios, es importante asegurarse
de que solo puedan escribir datos válidos. Use las características de validación
de datos de Excel para crear reglas para restringir el tipo de datos o los valores
que otros usuarios pueden escribir en una celda.
1. Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2. Seleccione la pestaña Datos - Validación de datos.

3. En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

 Número entero: para restringir la columna para que acepte solo

números enteros.
 Decimal: para aceptar números decimales.
 Lista: para elegir datos de una lista desplegable.
 Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
 Hora: para restringir la celda para que solo se acepten valores de
hora.
 Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.
 Personalizado: para fórmulas personalizadas.

Módulo 2 - Excel 20
 4. En Número, seleccione una condición:

 entre  mayor que

 no entre  menor que
 igual a  mayor o igual que
 no es igual a  menor o igual que
5.
6. seleccionó para Permitir y Datos.
Por ejemplo, si seleccionó Entre, seleccione los valores Mínimo: y
Máximo: para las celdas.
7. Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.
8. Para agregar un Título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña
Mensaje de entrada y, después, escriba un título y un mensaje de
entrada.
9. Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda
para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas
seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.

Ejemplo
Crear una lista de sexo.
Para la separación de ítems utilice “ ; ”

Módulo 2 - Excel 21
Crear gráficos de datos
Los gráficos ayudan a visualizar los datos de una forma más efectiva.

Crear un gráfico

1. Seleccione los datos para el gráfico.

2. Seleccione la pestaña Insertar - Gráficos recomendados.

3. Seleccione un gráfico en la pestaña Gráficos recomendados para

obtener una vista previa del gráfico.

Ejemplo
Seleccionamos los datos.

Módulo 2 - Excel 22
Insertar imágenes.
1. Seleccione Insertar > Imágenes > luego seleccione la imagen a insertar.

Agregar formas
1. Seleccione Insertar > Formas.

Ordenar datos
La ordenación es una de las herramientas más comunes de administración de
datos. Puede ordenar la tabla por una o más columnas, por orden ascendente
o descendente, o crear un orden personalizado.

Antes de ordenar una tabla:

1. Asegúrese de que no existen filas ni columnas vacías en una tabla.

2. Inserte los encabezados de tabla en una fila en la parte superior.

Módulo 2 - Excel 23
 3. Asegúrese de que hay por lo menos una columna vacía entre la tabla
que quiere ordenar y otra información en la hoja de cálculo que no está
en esa tabla.

Ordenar la tabla

1. Seleccione una celda en los datos.

2. Seleccione Inicio - Ordenar y filtrar.

O bien, seleccione la pestaña Datos - Ordenar.

3. Seleccione una opción:

 Ordenar de A a Z: ordena la columna seleccionada en sentido

ascendente.
 Ordenar de Z a A: ordena la columna seleccionada en sentido
descendente.
 Orden personalizado: ordena datos en varias columnas aplicando
distintos criterios de ordenación.

Módulo 2 - Excel 24
Usar filtros
Los filtros proporcionan una forma rápida de buscar y trabajar con un
subconjunto de datos en un rango o tabla. Al filtrar una lista, oculta
temporalmente algunos de los datos para poder concentrarse en aquellos que
desea.

Filtrar datos

1. Seleccione una celda dentro de los datos que quiere filtrar.

2. Seleccione la pestaña Inicio - Ordenar y filtrar – Filtro o bien, seleccione
3. la pestaña Datos - Filtro.

4. Seleccione la flecha desplegable de filtro de la columna que desea filtrar.

Imprimir un documento.
Desde un mismo lugar, puede ver el aspecto que tendrá un documento
impreso, configurar las opciones de impresión e imprimir un archivo.
1. En la pestaña Archivo > Imprimir.
2. Escriba el número de copias que desea imprimir en el cuadro Copias.
3. En Impresora, asegúrese de que está seleccionada la impresora que
desea.
4. En Configuración, se encuentran seleccionados los valores de
configuración de impresión predeterminados para la impresora. Si desea
cambiar algún parámetro, haga clic en el mismo y seleccione otro nuevo.
5. Pulse Imprimir para imprimir.

Módulo 2 - Excel 25
Formato de celdas
1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.
2. En la pestaña Inicio, haga clic en Estilos de celda y después, seleccione
el estilo que desee.

Módulo 2 - Excel 26
Módulo 2 - Excel 27