ACTUALIZACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

FINANCIEROS DEL ÁREA DE FINANZAS

Modificación, detección y levantamiento de procesos

SUBSECRETARÍA DE ECONOMÍA Y EMPRESAS DE MENOR

TAMAÑO
Unidad de Administración y Finanzas

INFORME DE PRÁCTICA PROFESIONAL

PRESENTADO A LA ESCUELA DE
GOBIERNO Y GESTIÓN PÚBLICA

PROFESOR GUÍA
VICTOR PARRA
Administrador Público
Magíster en Salud Pública
MBA en Administración de Negocios

EGRESADA
KARINA BUCH GUZMÁN

SANTIAGO – CHILE
2017
DEDICATORIA

Dedico este informe a mi madre, por su amor y

esfuerzo, por guiarme, alentarme e incentivarme
a vivir la vida aun cuando parece muy cuesta
arriba. A mi nana, que no alcanzó a verme en
esta etapa, por cuidarnos y criarnos como a sus
hijos.
AGRADECIMIENTOS

A mis amigos, por apoyarnos en la vida

universitaria y en la cotidiana.
A mi familia y novio, por su amor, darme ánimos y
contenerme.
Al profesor guía Víctor Para, por su entrega y
dedicación.
A la Gloriosa Escuela de Gobierno y a sus
funcionarios, por entregarme tantas enseñanzas
con un trato cálido.
A la Unidad de Finanzas de la Subsecretaría de
Economía, por acogerme con tanto cariño, como
una más del equipo.
Índice

Introducción...............................................................................................................1

Capítulo I: Antecedentes de la Unidad de Finanzas de la Subsecretaría de

Economía y Empresas de Menor Tamaño................................................................3

1.1 Aspectos formales............................................................................................4

a) Objetivos y funciones de la Unidad................................................................4

b) Estructura........................................................................................................4

1.2 Aspectos Informales...................................................................................10

a) Liderazgos..................................................................................................10

b) Prácticas relevantes...................................................................................11

c) Ambiente de Trabajo..................................................................................11

Capítulo II: Desarrollo del Proyecto de Práctica Profesional..................................13

2.1 Metodología................................................................................................13

2.2 Desarrollo de Actividades...........................................................................15

a) Bitácora.........................................................................................................15

b) Observancia del Programa de Trabajo.........................................................20

2.3 Relevancia del Proyecto.............................................................................21

2.4 Motivación personal....................................................................................22

Capítulo III: Observaciones y Proposiciones...........................................................24

3.1 Bajo nivel de conocimiento respecto a los procesos que realizan................24

3.2 Eliminación del área de Control de Gestión..................................................25

3.3 Control de Inventario.....................................................................................26

a) Archivos no compartidos..............................................................................26

b) Incumplimiento de norma NIC SP................................................................27

3.5 En relación al borrador de Manual anterior...................................................28

a) Relación Manual v/s realidad........................................................................28

 b) Perspectiva de género..................................................................................28

c) Extensión de procedimientos........................................................................28

d) Nueva normativa...........................................................................................28

Siglas y Nomenclaturas...........................................................................................31

Bibliografía...............................................................................................................32

Anexos.....................................................................................................................33

Anexo Nº1: Práctica Profesional. Semestre otoño 2017.....................................34

Anexo N°2: Programa de Trabajo Práctica Profesional. Semestre otoño 2017. 43

Anexo N°3: Programa de Trabajo Ejecutado.......................................................48

Anexo 4: Producto final. Manual de Procedimientos...........................................49

Introducción

El informe presentado a continuación es el resultado de la práctica profesional

realizada en la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño,
dependiente del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, específicamente en
la Unidad de Finanzas, en la cual se requirió actualizar el borrador de Manual de
Procedimientos cuya última versión databa del año 2014, todo mediante la
investigación de los procesos existentes, su corrección y el posterior
levantamiento de los nuevos procesos no considerados en el documento original.

Para cumplir el objetivo propuesto de la práctica profesional, elaborar el manual,

se estableció una jornada de trabajo de 44 horas semanales, de dedicación
exclusiva y presencial, en donde se elaboraría el producto, labor que
efectivamente se verificó entre el 8 de marzo al 21 de junio del año 2017,
completando alrededor de cuatro meses de experiencia.

A continuación se ofrece un relato de las vivencias afrontadas durante el período

antes descrito, contextualizadas y comentadas, todo en relación al programa de
trabajo definido en un principio con la Institución. Además, se agregan
recomendación y reflexiones, todas fruto de las observaciones realizadas durante
la práctica, las cuales se realizan desde el sitial de una futura administradora
pública y siempre con el ánimo de ser un aporte al funcionamiento de la
organización de la que se formó parte y con la convicción de que se está
retribuyendo, de alguna manera, las enseñanzas obtenidas en el proceso.

El presente documento se estructura de tal manera que, en principio (Capítulo I)

se caracteriza la Unidad de Finanzas mediante la exposición de su estructura,
objetivos, funciones, dotación, liderazgos, prácticas relevantes y ambiente de
trabajo. En el Capítulo II se detalla la metodología utilizada, se despliegan las
principales actividades realizadas, la relevancia del proyecto y la motivación
personal en llevarlo a cabo. Finalmente, se expresan las observaciones que se
tiene del trabajo de la Unidad de Finanzas y las propuestas de mejora
correspondiente.

Antes de comenzar con el informe, cabe señalar que el Programa de Trabajo se

cumplió en su totalidad en cuanto a las actividades y parcialmente en cuanto a
plazos. Lo anterior debido a la principal dificultad del desarrollo de este proyecto:
el tener que adaptarse a los tiempos de los funcionarios, lo cual causó retrasos en
algunas actividades. Aun así, la entrega del producto se hizo mucho antes de lo
presupuestado, dando espacio a que en las últimas semanas de práctica surgieran
nuevas actividades a realizar–fuera del plan de trabajo– solicitadas por la

1
Encargada de la Unidad de Finanzas. La dificultad enunciada, así como las
actividades no programadas que se realizaron, se explican con detalle a través
del informe.

2
Capítulo I: Antecedentes de la Unidad de Finanzas de la Subsecretaría de
Economía y Empresas de Menor Tamaño

El Ministerio de Economía es el ente encargado de “promover la modernización y

competitividad de la estructura del país, la iniciativa privada y la acción eficiente
de los mercados, el desarrollo de la innovación y la consolidación de la inserción
internacional de la economía del país, a fin de lograr un crecimiento sostenido,
sustentable y con equidad, (…).”[ CITATION Min17 \l 13322 ]. Para lograrlo necesita de
una maquinaria que se ocupe de las labores diarias que mantienen con vida a la
Institución, ésta es la función que desempeña el Departamento Administrativo de
la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño, ser el núcleo
operativo del Ministerio. Es la entidad que realiza las compras institucionales,
organiza eventos, lleva inventario, controla la gestión del Ministerio en general,
contrata personal, entre otras labores. Aún más operativa e interna es la Unidad
de Finanzas, inserta en el Departamento Administrativo (como muestra la figura
1), la cual –a grandes rasgos- está “encargada de administrar y controlar los
fondos de la Subsecretaría de Economía y de la Subsecretaría de
Turismo”[CITATION Sub17 \p 7 \l 13322 ] A continuación, se presentan una serie de
puntos que definen a la Unidad; en primer lugar, se hace alusión a los aspectos
formales y luego a los informales.

Figura 1: Organigrama Departamento Administrativo

Fuente: Intranet Institucional. Recuperado el 7 de junio, desde

[Link]

3
1.1 Aspectos formales

a) Objetivos y funciones de la Unidad

El objetivo de vida de la Unidad, plasmado en su Manual de Procedimientos, es el

de elaborar, modificar y controlar la ejecución del presupuesto del Ministerio en
general y de la Subsecretaría de Economía en particular; llevar el registro
financiero-contable de las cuentas y realizar los pagos correspondientes, para
cumplir con las estrategias de la Subsecretaría [ CITATION Sub17 \l 13322 ] . Es por ello
que debe cumplir con las siguientes funciones:

1. Gestionar el proceso de formulación presupuestaria de la Subsecretaría de

Economía y EMT, de acuerdo a la planificación y a las instrucciones que
se ofrezcan sobre la materia.

2. Establecer y velar por la correcta ejecución del presupuesto con respaldo

financiero/contable.

3. Realizar los registros financiero-contables, con la finalidad de proporcionar

información en cantidad y calidad para la toma de decisiones.

4. Administrar eficientemente el presupuesto de la Subsecretaría de

Economía y EMT, informando a las diferentes unidades, programas y
centros de costo.

5. Realizar las rendiciones de cuentas de los entes financieros de programas

internos.[ CITATION Sub17 \l 13322 ]

b) Estructura

La administración de fondos en el Servicio Público en general tiene tres partes

fundamentales: la asignación de presupuesto para un propósito, el registro de la
deuda y su pago formal. De la misma forma está dividido el trabajo en la Unidad,
conformando 3 áreas autónomas pero muy relacionadas entre sí, Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería; a través de las cuales fluye la información en ese mismo
orden. A continuación se exponen las funciones principales de cada área y, en las
tablas, se desglosan sus funciones específicas.

 Presupuesto:
En primer lugar, cualquier adquisición de bienes o servicios (de todo tipo, como:
lápices, pasajes, servicios de coffee break, producción de eventos, entre otros),
debe partir por una solicitud de presupuesto, la cual tramita específicamente el
área en cuestión, encargada de la formulación y control de la ejecución
presupuestaria lo más cercano a lo aprobado por ley, en los montos y plazos
correspondientes; realizar informes de análisis y control presupuestario, de

4
programas y centros de costo; además de verificar la disponibilidad presupuestaria
ante gastos poco frecuentes.

Tabla 1: Descripción de Funciones Específicas del área de Presupuesto

Función Específica Responsable Supervisado por

Coordinar el cumplimiento de metas y compromisos Encargado(a) Encargado(a)

del área, monitoreando su desarrollo a través de los del Área/ Unidad de
planes de acción. Analista 1 Finanzas
Elaborar el presupuesto exploratorio y coordinar su Encargado(a) Encargado(a)
defensa en el Congreso Nacional del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Velar por la correcta asignación de presupuesto, Encargado(a) Encargado(a)
ajustándolo en las ocasiones que sean necesarias. del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Tramitar las solicitudes de modificación Encargado(a) Encargado(a)
presupuestaria hechas por los distintos programas de del Área/ Unidad de
la SUBECON y SUBTUR. Analista 1 Finanzas
Aprobar o rechazar las solicitudes de Disponibilidad Encargado(a) Encargado(a)
Presupuestaria en materia de adquisiciones de bienes del Área/ Unidad de
y servicios. Analista 1 Finanzas
Aprobar o rechazar las solicitudes de Disponibilidad Analista 2 Encargado(a) del
Presupuestaria en materia de Cometidos funcionarios Área
y Comisiones de Servicio.
Revisar rendiciones de gastos por viajes (Cometidos y Analista 2 Encargado(a) del
Comisiones) y aprobar o rechazar su reembolso (total Área
o parcial)
Actualizar registros en libro de Refrendación Analistas 1 y 2 Encargado(a) del
Área
Seguimiento de la ejecución presupuestaria de los Analista 3 Encargado(a) del
diferentes programas de la SUBECON y SUBTUR Área
Elaborar informes de ejecución presupuestaria Analista 3 Encargado(a) del
determinados por Ley de Presupuestos, para ser Área
presentados ante Comisión Mixta de Presupuestos
del Senado.
Elaborar informes y reportes de distinta índole que Analista 3 Encargado(a) del
sean solicitados tanto por clientes internos como Área
externos.
Fuente: Elaboración propia a partir de Perfiles de Cargo 107 y 110. [ CITATION Sub15107 \l 13322 ]

5
 Contabilidad:
Una vez aprobado el presupuesto para la adquisición y realizado su pedido, se
envían a la Unidad los documentos necesarios para su registro contable, del cual
está a cargo del área de Contabilidad, aquí es donde se reciben facturas, órdenes
de compra, actas de recepción conforme y otros documentos que acreditan la
adquisición, para devengar o ser ingresada la deuda en SIGFE, generando un
asiento contable. En otras palabras, su función es “registrar los hechos
económicos, de acuerdo a la normativa vigente y las instrucciones impartidas por
la Contraloría General de la República”[CITATION Sub17 \p 59 \l 13322 ].

Tabla 2: Descripción de Funciones Específicas del área de Contabilidad

Función Específica Responsable Supervisado por

Coordinar el cumplimiento de metas y compromisos Encargado(a) Encargado(a)
del área, monitoreando su desarrollo a través de los del Área/ Unidad de
planes de acción. Analista 1 Finanzas
Elaborar informes y reportes en materias de su Encargado(a) Encargado(a)
competencia del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Realizar las operaciones de cierre contable. Encargado(a) Encargado(a)
del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Revisar nómina de devengo de las analistas, Encargado(a) Encargado(a)
corroborar montos, fechas, cuentas, datos del del Área/ Unidad de
proveedor, entre otros Analista 1 Finanzas
Recibir documentos tributarios y otros documentos de Analista 2 o “de Encargado(a) del
pago (Actas de recepción conforme y órdenes de Facturación” Área
compra) para contabilizar deuda en SIGFE. En caso
de no recibirlos en los plazos establecidos, se deben
solicitar.
Preparar documento “Check List”, para Analista 2 o “de Encargado(a) del
documentación de pago. Facturación” Área
Devengar deudas en SIGFE relativas a compras de Analistas 2 y 3 Encargado(a) del
bienes y servicios, y preparar sus correspondientes Área
asientos contables. Además, realizar nómina de los
mismos, para mandar a pago.
Devengar deudas en SIGFE relativas a viáticos y Analista 4 Encargado(a) del
pasajes, y preparar sus correspondientes asientos Área
contables. Además, realizar nómina de los mismos,
para mandar a pago.
Realizar conciliación bancaria mensual Analista 4 Encargado(a) del
Área
Fuente: Elaboración propia a partir de Perfiles de Cargo 106 y 111 [ CITATION Sub15106 \l 13322 ].

6
 Tesorería: Finalmente, la documentación pasa al área de Tesorería,
encargada de validar, autorizar y gestionar el ingreso de fondos o pago efectivo
de la deuda, de las obligaciones tramitadas por las otras áreas, y registrar
dichos movimientos en SIGFE.

Tabla 3: Descripción de Funciones Específicas del área de Tesorería

Función Específica Responsable Supervisado por

Coordinar el cumplimiento de metas y compromisos Encargado(a) Encargado(a)
del área, monitoreando su desarrollo a través de los del Área/ Unidad de
planes de acción. Analista 1 Finanzas
Coordinar los movimientos bancarios de las Encargado(a) Encargado(a)
obligaciones contraídas por la SUBECON y SUBTUR del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Monitorear el cobro oportuno de los derechos Encargado(a) Encargado(a)
financieros contraídos por la SUBECON y SUBTUR del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Asegurar la disponibilidad de los recursos en el Encargado(a) Encargado(a)
Banco, para cumplir las obligaciones del Área/ Unidad de
Analista 1 Finanzas
Elaborar informes y reportes de distinta índole que Encargado(a) Encargado(a)
sean solicitados tanto por clientes internos como del Área/ Unidad de
externos. Analista 1 Finanzas
Revisar nóminas de pago, verificando montos, fechas, Analistas 1, 2 y Encargado(a) del
cuentas, datos del proveedor, entre otros. 3 Área
Realizar pagos mediante las transacciones Analistas 1, 2 y Encargado(a) del
específicas determinadas por cada proveedor 3 Área
(cheque, transferencia o efectivo y cobrar
compromisos.
Registrar ingresos y gastos financieros de la Analistas 1, 2 y Encargado(a) del
SUBECON y SUBTUR. 3 Área
Atender a los proveedores de la SUBECON y Analistas 1, 2 y Encargado(a) del
SUBTUR. 3 Área
Recibir, resguardar y entregar (cuando corresponda) Analista 4 Encargado(a) del
los documentos tributarios entregados en garantía. Área
Fuente: Elaboración propia a partir de Perfiles de Cargo 108 y 109 [ CITATION Sub15108 \l 13322 ].

Estas áreas son el núcleo de la Unidad, encabezada por su Encargado(a), quien

debe administrar y controlar los recursos financieros de la institución, mediante la
coordinación el trabajo entre las áreas. Dentro de sus funciones se encuentra:
apoyar la formulación presupuesto y control de su ejecución, velar por el oportuno
pago de los compromisos financieros, reportar la situación financiero de la
Subsecretaría de Economía y la Subsecretaría de Turismo a los entes reguladores
como la Contraloría y DIPRES, velar por el cumplimiento de los compromisos y

7
elaborar informes de resultados y avances de las materias de la Unidad [ CITATION
Sub15 \l 13322 ].

Como es de suponer, la Unidad cuenta con una Secretaria, cuya función es similar
y tan vital como la membrana de una célula pues, recibe todo el material y
correspondencia dirigido a la Unidad, lo registra y distribuye dentro las áreas
según corresponda; asimismo, envía el material saliente de la Unidad hacia el
resto del Departamento u otros destinos. Por tanto, una vez aclaradas las
funciones, es posible vislumbrar la estructura de la Unidad, tal como se aprecia en
la figura 2: Encargada, Secretaria y sus áreas, Presupuesto (3 funcionarias),
Contabilidad (5 funcionarias) y Tesorería (4 funcionarios), sumando un total de 14
funcionarios(as).

Figura 2: Organigrama Unidad de Finanzas

Fuente: Elaboración propia para Manual de Procedimientos.

Respecto a la dotación, a nivel del Ministerio, es mayoritariamente contratada a

Honorarios, aumentando en los últimos años, junto con los funcionarios a
Contrata, en detrimento de la Planta institucional (ver Anexo 1). Esto se debe
principalmente al actual incentivo a la Jubilación, sumado a que en los últimos
años son escasos estos tipos de contratos, es decir, no hay renovación de la
Planta. En temas de género, las mujeres son mayoría a modo general, sin
embargo, si se desglosa el análisis por tipo de contratación se obtiene lo siguiente
(ver figura 3): entre los funcionarios a Honorarios y Planta, es absolutamente

8
mayoritaria la presencia masculina, con un 63% y 61% respectivamente; en
cuanto a los funcionarios a Contrata, domina levemente la presencia femenina,
con un 56%. Queda demostrado entonces que se prefiere a los varones para
contratos a largo plazo, en su mayoría corresponde a personas con muchos años
de servicio, contratados en una época en la que quizás la mujer no tenía la misma
influencia que hoy en día en el ámbito laboral. Además, a los hombres también se
les prefiere para trabajos de corto plazo, como son los Honorarios.

Figura 3: Dotación de personal del Ministerio de Economía

Fuente: Balance de Gestión Integral de años 2015 y 2016.

Otra es la historia de la Unidad de Finanzas en particular (como muestra la figura

4), cuya dotación es mayoritariamente a Contrata, ascendiendo a un 71%,
mientras el personal a Honorario representa un 21% y el único funcionario de
Planta corresponde al 7% de la Unidad, el cual está pronto a jubilar. A pesar de
no tener más funcionarios de Planta, se tiene cierta estabilidad entre los
funcionarios gracias al plazo fijo que delimita la Contrata y su prórroga tácita.
En cuántos a la diferencia por sexo, ésta Unidad se caracteriza por ser
ampliamente femenina, las mujeres corresponden a 2/3 del personal,
encabezadas por su actual Encargada, la cual ha sido precedida por otras 2
mujeres en el mismo cargo dentro del último período de gobierno.

Figura 4: Dotación de personal de la Unidad de Finanzas

9
 Dotación de Personal
según Sexo y Tipo de Contrato
100%
90%
80%
70%
71%
60%
50%
40% 64%
30%
20% 7%
29%
10% 0% 14%
7% 7%
0%
Planta Contrata Honorarios Total

Hombres: Mujeres:
Fuente: Elaboración Propia

1.2 Aspectos Informales

a) Liderazgos

A pesar de ser una Unidad pequeña, existen 4 cargos de liderazgo institucional,

los coordinadores o encargados de cada área sumados a la Encargada de la
Unidad. Éste último cargo es crucial pues, por un lado, debe congeniar y lograr un
trabajo en equipo con el Jefe del Departamento Administrativo y con la
Subsecretaria de Economía, mientras por otro lado debe adaptarse a un equipo de
trabajo consolidado que se conoce hace años, tiene su propio ritmo y cultura
organizacional.

Por otro lado, existen liderazgos con grupos reducidos, como son los encargados
de área. Éstos funcionan como supervisores de los demás analistas y
articuladores entre áreas, debido al flujo que debe tener la información
(Presupuesto, luego Contabilidad y termina su trámite en Tesorería).

En cuanto al Liderazgo informal, existe una concordancia de los líderes naturales

con los formales. Los 4 cargos nombrados son ejercidos por personas reconocidas
como líderes por sus pares, son capaces de motivar, plantear metas y objetivos,
dar una altura de miras a su equipo, motivar a mejorar el desempeño de sus
labores tanto personalmente como en equipo [ CITATION Dav03 \l 13322 ] . Aun así, se
observa uno en particular, correspondiente a una coordinadora de área, a la cual,
por su experiencia, carácter y vasto conocimiento en finanzas públicas, SIGFE y
en los procedimientos de las 3 áreas, recurren los funcionarios en general para

10
aclarar dudas, pedir consejos, e incluso, recae en ella capacitar a las personas
que han tomado el puesto de Encargado de la Unidad.

b) Prácticas relevantes

Uno podría pensar que es lo más básico en las relaciones humanas, pero no en
todos los trabajos se da que los funcionarios se conocen y se saludan uno por uno
todos los días. Este es el primer acto para formar un equipo consolidado, en el
cuál los funcionarios se apoyan mutuamente tanto en temas laborales como en lo
personal. Al saludo diario se suman las comidas de celebración de cumpleaños,
las bienvenidas, las despedidas, el acompañar un funcionario que está de duelo e
incluso organizar pequeños eventos como “ver el partido de Chile”.

Se permite la entrada a personas externas específicas y autorizadas por jefatura,

para vender almuerzos y chocolates, lo que permite a los funcionarios ahorrar
tiempo de colación y/o tener una pequeña distracción que los saque de la
monotonía para reactivar su productividad.

Otra práctica relevante es que la puerta de la Encargada, y de las Jefaturas del

Departamento Administrativo en general, permanecen abiertas y éstos [los jefes]
están siempre dispuestos a atender a cualquier persona que acuda a su oficina,
haciendo notar una relación más bien horizontal y cercana, a pesar de la
superioridad jerárquica. Asimismo, los funcionarios en general tienen una buena
disposición al diálogo, como método norma para resolver dudas o conflictos, tanto
dentro su Unidad como con otras partes del Servicio.

c) Ambiente de Trabajo

Para caracterizar el ambiente de trabajo, además de lo descrito entre las Prácticas

Relevantes, se deben tener en cuenta varios otros aspectos, los cuáles en
conjunto hacen de éste un buen lugar para trabajar.

La gestión de la actual Subsecretaria, Natalia Piergentilli, se caracteriza por la

amplia inversión en infraestructura de los edificios de las Instituciones que están
bajo su tutela. La última remodelación del edificio donde se encuentran las oficinas
centrales del Ministerio, la SEREMI Metropolitana, la Subsecretaría de Economía y
la Subsecretaría de Turismo (Pisos 10, 11 y 12 de la Torre 2, Santiago Downtown)
se llevó a cabo entre fines de 2016 y principios de 2017, dejando instalaciones
modernas, con módulos de trabajo amplios y bien iluminados. Cabe destacar que
las separaciones entre módulos, oficinas y salas de reuniones eran paneles de

11
vidrio, por lo que dejaba a la vista de todos lo que cada uno hace en su puesto de
trabajo u oficina, contribuyendo al control entre pares y a la transparencia de los
actos.

Otro aspecto importante son las oportunidades de aprendizaje que ofrece la

misma institución a través de las constantes capacitaciones que se realizan, tanto
a pedido para profundizar ciertos temas –por ejemplo, compras públicas-, como
necesarias para aplicar nuevos procesos o normativa, como es el caso de las
capacitaciones realizadas por Contraloría General de la República, para la
aplicación de las nuevas normas NIC-SP. En esta misma línea, se enmarca el
apoyo brindado por la jefatura hacia los funcionarios que eligen estudiar y sacar
sus títulos profesionales, dando permisos para retirarse un poco antes para asistir
a clases o faltar un par de días, en fechas de término de semestre, mientras no
perjudique su trabajo en el Servicio.

Existe un clima organizacional relajado, de apoyo entre compañeros a pesar de la

ardua carga laboral que pueda tener cada funcionario o de la presión de tiempo
que tenga; es un ambiente acogedor y a la vez exigente. En el departamento en
general se manifiesta un respeto del tiempo de los demás, considerando también
que los procesos pueden llevar varios días, semanas o meses en ser tramitados.

Entre los aspectos desfavorables, se encuentran las bajas posibilidades de

promoción dentro de la Unidad. A pesar de tener varios puestos de “jefatura” o
coordinación, éstos suelen ser estables y duraderos. Como excepción a la regla, y
debido a la imprevista salida de la Encargada anterior, fue promovida la
Coordinadora del Área de Contabilidad a Encargada, y con ello una de las
Analistas toma el lugar de Coordinadora. Asimismo, existen bajas posibilidades de
pasar a conformar parte de la planta institucional, debido a lo poco usual y
selectivo que se ha vuelto este tipo de contrato.

12
Capítulo II: Desarrollo del Proyecto de Práctica Profesional

Como se planteó en el Programa de Trabajo (ver en Anexo 2), el presente

proyecto de Práctica Profesional consistió en la “Actualización del Manual de
Procedimientos de la Unidad de Finanzas de la Subsecretaría de Economía y
Empresas de Menor Tamaño”, mediante la actualización de procesos existentes y
la detección y levantamiento de nuevos procesos. Para lograrlo se estableció la
siguiente estructura.

2.1 Metodología

En primer lugar, se establece una jornada de 44 horas semanales, de dedicación

exclusiva a la labor del Manual, distribuidas en 9 horas diarias de lunes a jueves y
8 horas diarias los días viernes. Luego, respecto a los procesos en sí, el área de
Control de Gestión define 4 pasos para su modificación o levantamiento, descritos
en la Tabla 2.

Tabla 2: Pasos para trabajar procedimientos

Paso Descripción
a) Investigación Una vez definido el proceso a modificar o levantar, se deben
concertar entrevistas con los funcionarios que realizan el proceso
en cuestión, de manera tal que se obtenga una fiel descripción
de las labores realizadas, la cronología de eventos, tareas y
documentos utilizados
b) Redacción En segundo lugar, se procede a redactar el procedimiento y
validar lo escrito con los funcionarios involucrados
c) Confección del Luego, con el proceso definido y revisado, se confecciona o
Mapa modifica el mapa de procesos en formato Visio
d) Validación Finalmente, una vez que se tiene la descripción en palabras y
gráfica, se solicita la aprobación del procedimiento con los
funcionarios y el encargado del área que corresponda
(Presupuesto, Contabilidad o Tesorería), se hacen las
correcciones correspondientes tanto al flujo, como a la
descripción de actividades y se anexan los documentos
relevantes utilizados en el procedimiento
Fuente: Elaboración propia

13
Por supuesto, todos los procesos son, además, revisados por la Supervisora de en
terreno, Sra. Claudia Lucero, quien era parte del equipo de Control de Gestión de
la Unidad1 y me acompañaba en el día a día.

En relación a lo anterior, la metodología fue planificada como se presenta en el

Anexo 2 y consta de una serie de actividades agrupadas y descritas a
continuación, en la Tabla 3

Tabla 3: Principales actividades

Actividad Descripción
Familiarización con Manual Se refiere al proceso de lectura y aprendizaje de los
procedimientos que describe, es un proceso fundamental
ya que guía el trabajo realizado, dando pistas de los
funcionarios con los que se debe concertar entrevistas.
Modificar/levantar procesos Son las actividades más importantes, aquellas que cumplen
directamente el objetivo de este proyecto de práctica. Se
refiere específicamente a los pasos a, b y c antes descritos
Revisión con Encargado(a) Corresponde a la lectura de los procesos y flujos por parte
de los encargados de cada área (Presupuesto,
Contabilidad y Tesorería), para corroborar que la
información expresada sea acorde a la realidad o a lo que
debería hacerse.
Reuniones de Práctica Actividad programada por la Escuela de Gobierno, cada
jueves a las 18.30 hrs, en Moneda #1486.
Reuniones de Avance Juntas semanales con el área de Control de Gestión, y
posteriormente, sólo con la Supervisora. Programadas para
cada viernes a las 12:00hrs, en donde se dan estados de
avance, resuelven dudas y se ponen metas para la semana
entrante.
Análisis y Propuestas de Una vez hecho el borrador del Manual actual, se procede a
mejoras una lectura profunda para vislumbrar posibles cambios y
realizar las correcciones correspondientes en temas de
fondo, es decir, se proponen mejoras formas de realizar los
procesos y estas son agregadas al documento luego de la
aprobación del encargado correspondiente.
Reuniones con Equipo de Junta con los funcionarios de cada área para revisión final y
área validación de los procesos redactados. Además, se realiza
con el fin de dar a conocer al equipo el nuevo documento
de Manual.

14
 Validación con Encargado Es parte del final del proyecto, en donde, una vez todas las
de Departamento correcciones hechas tanto por la Encargada como por las
Administrativo áreas, se entrega el Borrador al Encargado de
Departamento Administrativo para su revisión y posterior
aprobación. Luego de este paso se puede comenzar la
tramitación del borrador para convertirlo en un cuerpo
normativo vinculante dentro de la Institución.
Fuente: Elaboración propia

2.2 Desarrollo de Actividades

a) Bitácora

En el presente apartado se detallan las actividades y tareas realizadas semana a

semana, las principales dificultades que se tuvieron y cómo se solucionaron.

Tabla 4: Desarrollo del trabajo diario de acuerdo a reportes semanales.

Semana Actividades realizadas

Semana 1 Llegada a la Unidad, recibimiento por parte de los funcionarios.
(13 al 17 de Marzo) Conocimiento de los funcionarios, relaciones formales, áreas,
cargos, funciones, entre otros. Los primeros días fueron de
Familiarización con el Manual existente, el cual se considera
sólo borrador debido a que no está formalizado por alguna
norma. Durante la primera reunión con el equipo de Control de
Gestión, se establece la metodología para tratar los procesos
(4 pasos antes descritos) y se le asignan a cada miembro del
equipo (2 analistas -una de las cuales es la Supervisora de
práctica- y la autora de este informe) una cierta cantidad de
procesos a revisar. Personalmente, me fueron asignados los
procesos del 1 al 7 (numeración según glosario expuesto en
Anexo 2) para modificación y 8-9 para levantarlos.

Como es de suponer, se presentaron ciertas dificultades,

relacionadas a algunos procesos específicos pero que, de no
solucionarlas, terminarían por afectar a todos los procesos en
general. Al investigar sobre el proceso 1 “Disponibilidad
Presupuestaria – Contratación de Personal” fue difícil
comprende su hilo conductor, debido a que cada funcionario
realiza su trabajo muy ensimismado en su función, sin poner
atención al trabajo de los demás; la solución fue entrevistar

15
 diversos funcionarios, incluso fuera de la unidad, para
determinar si actuaban o no en el proceso, en qué orden, cuál
era su tarea (por más mínima que fuera) y a quién (y cómo)
enviaban la documentación trabajada. Con los procesos 2, 3 y
4 fue arduo partir, debido a la dificultad para concertar
entrevistar con la funcionaria que realizaba dichos proyectos.
En general, los funcionarios me daban espacio en el momento
o durante el día para conversar sobre el proceso en cuestión,
sin embargo, en los casos mencionados, las entrevista se
debieron programar y re-programar, debido a que- por más
que se tenga clara la importancia de tener un Manual de
Procesos- interrumpe sus funciones diarias, por lo que no
siempre tienen tiempo, sobre todo en períodos críticos como
los cierres de mes; la solución a este respecto es la
perseverancia, solicitar una y otra vez la entrevista con el
funcionario, según sus propios tiempos, de manera de contar
con su disposición completa. En relación al proceso 9
“Contabilización de Transferencias Reintegrables”, la principal
dificultad consistió en acordar una forma estándar de llevar a
cabo el proceso, pues el área de Contabilidad y la Unidad de
Rendiciones tienen opiniones diferentes en cómo se debería;
debido a la imposibilidad de definir una vía única, se arman
dos propuestas diferentes, con cada punto de vista, para que
defina la Encargada de la Unidad de Finanzas en reunión con
las partes involucradas.

En la Reunión de Avance semanal fueron expresadas estas

dificultades, para las cuales se dieron ciertos consejos y
recomendaciones. Además, fueron asignados los procesos 10
al 17 para la semana siguiente.
Semana 2 Se prosigue con las tareas pendientes de la semana pasada,
(20 al 24 de Marzo) cerrando los últimos detalles de los procesos sin terminar, es
decir, validando lo redactado con los funcionarios y construir
los mapas correspondientes. Por otro lado se solicita
entrevistas para comenzar la revisión de algunos de los
procesos recién asignados, como por ejemplo, el proceso 10
“Inventario”, a través del cual se descubren dos tareas
principales que tienen relación con llevar un inventario de los
activos de la Unidad: en primer lugar, cuando llega un bien
éste debe ser dado de alta para pasar a los registros de
inventario y contables; luego, cuando el bien cumple su vida
útil, debe ser dado de baja. Si bien son tareas que cumplen el
mismo objetivo general –mantener actualizado el registro de
inventario- se llevan a cabo de formas diametralmente
distintas, por lo que es necesario proponer un proceso nuevo:
18 “Baja de Inventario”. Por otro lado, no se realiza Reunión de

16
 Avance con equipo de Control de Gestión.
Semana 3 Debido a que ya se tenía una batería de procesos
(27 al 31 de Marzo) actualizados, se solicita la Supervisora una revisión previa a la
revisión del encargado(a) de área, para correcciones de tipo
gramaticales, precisión de los mapas y lenguaje técnico,
propio del trabajo en la Unidad. Asimismo, se continua con los
procesos pendientes y se agendan entrevistas para los
procesos nuevos.

Durante la Reunión de Avance semanal, se planteó la principal

dificultad, sobre determinar una forma estándar de llevar a
cabo los procesos de Disponibilidad Presupuestaria en
general, pues se estaba preparando un sistema virtual de
tramitación, para la cual se hicieron flujos actualizados y
mejorados, de modo solo debía corregirse la descripción de
las actividades. Sin embargo, el flujo presenta errores y –de
acuerdo a los mismos funcionarios- estaría incompleto. La
decisión fue dejar dichos procesos en pausa, sin revisar más
hasta que los viera la Encargada de la Unidad.
Semana 4 Se solicita corrección por parte de las Encargadas de las áreas
(3 al 7 de Abril) de Presupuesto y Contabilidad; además, se solicita revisión de
procesos recién terminados a Supervisora. Existe una
continuación de los procesos pendientes y se programan
nuevas entrevistas para los procesos asignados (19 al 24). Por
otro lado, se acude a Reunión de Avance y Reunión de
Práctica en la Escuela de Gobierno.

Entre las principales dificultades de la semana estuvo el hecho

de levantar proceso 17 “Reembolso de Gastos en Comisiones
y Cometidos”, el cual es crítico dentro de la Institución debido
a que requiere una revisión exhaustiva de las rendiciones,
siendo necesario un conocimiento mayor de los funcionarios
que no siempre se tiene, por lo que la persona que debe
autorizar la transferencia se entera del pago una vez que éste
ya fue realizado; para ello se acordó establecer en el Manual
que ciertas rendiciones, tales como las de Seremis, deben
pasar por la autorización del Encargado de Departamento
Administrativo antes de solicitar reembolso. Otro punto
importante, es la dificultad de terminar procesos debido a que
no se logran concretar entrevistas con los funcionarios, en este
caso el área de Tesorería, debido a fue semana de cierre de
mes, pagos e informes, por lo que el personal en general
estaba sumamente ocupado con esas tareas urgentes.
Semana 5 Se concluyen las tareas pendientes de la semana pasada y se
(10 al 13 de Abril) suman todos los procesos pendientes del Manual, es decir, del
25 al 41, debido a los cambios en la Unidad, principal dificultad

17
 de la semana: se solicita la renuncia de la Encargada de la
Unidad, con ello se deja a la deriva al equipo y muchos
asuntos quedan en incertidumbre pues necesitaban de su
aprobación, asuntos relativos al Manual no fueron la
excepción, pues ella era su principal impulsora. Además, se
suprime el área de Control de Gestión dentro del
Departamento Administrativo, desarmando el equipo donde
me encontraba, asignando otras tareas a las funcionarias con
las que trabajábamos en el Manual, por tanto, la labor
completa recae sobre mí.
Me considero completamente capaz de realizarlo, sin
embargo, es necesaria la guía de alguien con experiencia en
el tema y en la Institución, para que corrija lenguaje técnico,
detalles del entorno, de las funciones, me de pistas sobre los
funcionarios con quienes necesito hablar, entre otras cosas. La
forma de afrontar este tema fue a través de una
recalendarización del Programa de Trabajo, incluyendo los
procesos asignados a mis compañeras de equipo, reuniones
con Encargados, correcciones y otros.
Semanas 6, 7 y 8 Se agendan entrevistas para procesos nuevos a trabajar,
(17 de Abril al 1 de incluyendo aquellos procesos de Tesorería en los cuales no se
Mayo) había podido trabajar debido al poco tiempo de los
funcionarios y aquellos que habían sido trabajados por otras
funcionarias (ex Control de Gestión). En los tiempos muertos,
es decir, mientras se espera hablar con los funcionarios –pues,
por ejemplo, en Tesorería se encontraban en proceso de
desocupar parte de la sala de archivo, lo que ocupó bastante
de su tiempo y espacio en la oficina, haciendo difícil revisar
procesos con ellos; por otro lado, se acerca la semana de
cierre, trayendo tareas urgente a los funcionarios en general-
se comienzan a hacer las correcciones de formato generales:
letra, interlineado, redacción de partes como “Antecedentes”,
“Objetivos”, “Organigrama”, además de agregar al actor
“Secretaria” en los procesos que corresponde, puesto que es
la articuladora de la información en muchos procesos, y de
eliminar al actor “Encargado de Archivo”, debido a que fueron
suprimidas sus funciones. Por otro lado, se comienza armar el
apartado de Anexos, el cual está destinado a mostrar los
formularios, decreto y documentos utilizados en los procesos
descritos.

Como ha sido la tónica durante el desarrollo de este proyecto,

la principal dificultad es concretar las entrevistas con los
funcionarios, pues a pesar de acordarlas con tiempo, siempre
hay asuntos urgentes que atender, sobre todo en las semanas
de fin de mes y principio del siguiente, pero la solución ha sido

18
 la misma, perseverar, insistirle al funcionario en la importancia
de su aporte al Manual y de estar disponible en cada momento
libre que tengan, por muy corto que sea.

Todo esto fue expuesto en las Reuniones de Avance semanal

con la Supervisora, en donde se hizo una revisión del borrador
del Manual; por otro lado, hubo reunión de Práctica, en donde
se entregó el Programa de Trabajo y luego el Anexo N°1.
Semana 9 Se comienza a trabajar en los procesos 12 al 16, dejados para
(8 al 12 de Mayo) el final en espera del posible sistema virtual para su
tramitación y de la decisión de la anterior Encargada. En este
punto, el Manual está casi terminado, faltando solo las
revisiones finales y un último proceso a levantar, a petición de
la Encargada de la Unidad: 42 “Contabilización de Rendiciones
de Transferencias Reintegrables”. Al contrario de las semanas
anteriores, todas las entrevistas pendientes se podían realizar
más, los funcionarios tenían más tiempos libres casi en
simultáneo, por lo que la dificultad estuvo en saber manejar los
tiempos para concretar tanto las entrevistas individuales, como
las reuniones con los equipos de cada área, incluyendo el
completar el apartado de Anexos.
Semana 10 y 11 El día lunes 15/05 se hace entrega del borrador completo del
(15 al 26 de Mayo) Manual a la Supervisora, sin incluir el apartado Anexos puesto
que aún no estaba completo, para su corrección general.
Producto de un accidente de trayecto ese mismo día, se tiene
licencia médica hasta el 26/05; los días no asistidos deben ser
recuperados, por lo que la práctica se extiende hasta el 21/06.
Semana 12 Se corrigen las observaciones hechas por la Supervisora, que
(29 de Mayo al 2 de eran principalmente de formato, las que son aprobadas tanto
Junio) por ella como por la Encargada de la Unidad. Por otro lado, se
termina el apartado de Anexos, con lo cual se da completa el
Borrador del Manual y es entregado como producto final al
Encargado de Departamento Administrativo para su
aprobación. Si bien ésta constituía semana de cierre, no fue
problema para terminar los pendientes que quedaron antes de
la Licencia Médica, debido a que eran pocos y en asuntos muy
puntuales como aclarar cierta actividad o solicitar algún
formulario faltante en los Anexos.
Semana 13, 14 y 15 A la espera de la revisión por parte del Encargado de
(5 al 21 de Junio) Departamento Administrativo, la Encargada de la Unidad me
pide prestar apoyo en el área de Contabilidad, pues falta una
funcionaria que está con licencia, lo que sobrecarga a las
demás funcionarias e incluso causa la demora de algunos
pagos. Como se dijo antes, el área de Contabilidad se encarga
de recibir los documentos tributarios y de orden interno para
registrar en SIGFE y autorizar su pago efectivo. En primer
lugar, se me pidió preparar los Check List, documentos de

19
 orden interno de la Unidad, que resume la información
contenida tanto en la Orden de Compra como en la Factura de
bienes y servicios (ver mayor detalle en Anexo 3, proceso
“Contabilización Gastos Subtítulo 22 y 29”), por lo general se
debe hacer uno por Orden de Compra, luego de esto pueden
pasarse a otra analista contable para devengo. Luego, se me
solicita devengar las cuentas en SIGFE, debido a que es la
tarea más crítica en el área, aquella que permite que siga la
cadena de trabajo y se realicen los pagos, por tanto, aunque
realizara todos los Check List pendientes el trabajo del área
seguía estancado. No fue necesario tanto tiempo de
capacitación, pues SIGFE es un sistema relativamente
amigable y muy quisquilloso, pues no dejaba aprobar
devengos si faltaba información, los montos no coincidían, se
seleccionaba un compromiso que no correspondía, entre otros
errores que hacía ver el sistema. Ambas labores se llevaron a
cabo sin mayor dificultad, logrando descongestionar al área del
trabajo más urgente.

En estas tres semanas no hubo retroalimentación por parte del

Encargado de Departamento Administrativo, por lo que doy por
terminado mi producto –Manual de Procedimientos, ver en
Anexo 4- en el momento que le fue entregado. Las posteriores
correcciones y tramitación legal deberán quedar a cargo de la
propia Unidad de Finanzas.
Fuente: Elaboración propia

b) Observancia del Programa de Trabajo

Respecto al cumplimiento de la programación inicial, se realiza mayoritariamente

según ésta misma, aun así existen pequeñas desviaciones, las que se deben
principalmente a la ausencia por licencia médica y al manejo del tiempo con los
funcionarios. Como se dijo en reiteradas ocasiones, había períodos críticos en que
la Unidad en general tenía mayor carga laboral, esto ocurría en los períodos de
cierre de mes, manteniendo ocupados a los funcionarios por dos semanas
completas, pagando cuentas antes de que venzan los plazos, remuneraciones,
servicios básicos, realizando informes de ejecución presupuestaria, informes de
avance que deben ser presentados en el Congreso, solicitando documentos,
entregando fondos mensuales, entre otras tantas tareas que se deben realizar
dentro de ese corto espacio de tiempo. Ante semejante panorama, los funcionarios
optaban por reagendar su entrevista conmigo, dejando por una parte, mucho
tiempo muerto, y por otra, se generan retrasos. Como se aprecia en el Programa
Ejecutado (ver Anexo 3), hay actividades que se realizaron después de lo

20
presupuestado (por ejemplo, reuniones con encargados de área), por las razones
dadas; otras se llevaron a cabo antes de lo señalado, aprovechando los tiempos
muertos o sin entrevistas, sacándole el mayor provecho al tiempo disponible (por
ejemplo, correcciones de formato y reuniones con equipos de cada área), lo que
permitió terminar el producto antes de lo programado dando espacio a revisiones y
correcciones más concienzudas. En este caso, el término adelantado del producto
no es sinónimo de una ejecución apurada y sin mayor revisión, por el contrario, se
dio tiempo para numerosas revisiones, con diversos actores y aún así se logró
terminar en menor tiempo del presupuestado en conjunto con el área de Control
de Gestión.

2.3 Relevancia del Proyecto

Levantar un Manual de Procedimientos es un proceso que, si bien es de facto

realizado por pocas personas, requiere la ayuda de toda la organización,
disposición y sinceridad de todos los funcionarios para declarar el cómo llevan a
cabo sus labores diarias. La importancia de tener un manual radica en que éste,
además de ser una descripción específica y gráfica de los pasos a seguir, cumple
otros objetivos cómo: diagnosticar el estado en que se llevan a cabo los procesos;
proponer una estructura uniforme de trabajo; plantear mejoras; evitar duplicidad de
funciones y detectar omisiones; propicia el ahorro de esfuerzos y recursos; permite
que el personal involucrado se internalice con la cadena, responsabilidades y
objetivos; así como también permite que los nuevos integrantes o colaboradores
conozcan en detalle los procesos. Por último, es un instrumento que usan y
evalúan en auditorías internas y externas.

Este último punto es lo que lleva a la institución a actualizar su Manual, debido a

que en recientes auditorías se han cuestionado algunos procesos, por falta de
claridad o baja relación entre lo establecido en el manual y lo que ocurre en la
práctica. Asimismo, se detecta la necesidad de delimitar mejor las funciones y
responsabilidades de los trabajadores. Por otro lado, es menester que éstos
conozcan de principio a fin la cadena de los procesos de los que son parte, noción
que se ha perdido producto de la automatización de los procedimientos.

El mero hecho de levantar un Manual ya agrega valor a la institución y al producto

que entregan a sus usuarios. Respecto a mi trabajo personal, también agrego
valor a esta propuesta que es importante en sí misma. Si bien me integro a un
trabajo ya avanzado –no es algo propuesto por mí-, mi condición de “alumna en
práctica” me permite avanzar mucho más rápido con la revisión de procesos, ya
que no tengo ninguna otra tarea asignada, a diferencia de mis compañeras de

21
equipo. Gracias a que cuento con total libertad para entrevistar al personal
-siempre respetando su espacio y tiempo-, logro cumplir mis labores con precisión,
profundidad y rapidez, además de aplicar todo mi conocimiento sobre gestión de
procesos aprendido en clases. Lo anterior permite que esta nueva versión del
Manual de elabore con una mirada fresca sobre procesos y en menos tiempo del
planificado.

2.4 Motivación personal.

Al momento de postular a través del portal Prácticas Chile, elegí proyectos que
requirieran conocimientos en temas de estadística y/o sobre gestión de procesos,
áreas en las cuales me considero mejor preparada y requiero interesaba pulir.
Entre mis opciones estaban el Servicio Civil, Seremi de Economía, Gobierno
Regional y la Subsecretaría de Economía, en ésta última fui seleccionada y decidí
quedarme pues me llamó mucho la atención el manejo de las finanzas públicas,
trabajar con bases de datos y elaborar informes, analizando dicha información,
según me describía la Encargada de la Unidad de Finanzas en la entrevista. Al
momento de llegar al servicio, las funciones que me describieron era totalmente
distintas, el proyecto consistía en actualizar el borrador del Manual de
Procedimientos, cuya última versión era de 2014 y no se había tramitado para
darle validez legal. Esta nueva función también me interesó mucho, pues era la
oportunidad de aplicar los conocimientos que traía, de mejorarlos y potenciarlos,
por lo que me quedé con gusto.

Esta experiencia fue extremadamente enriquecedora para mí, puesto que me

permitió, en primer lugar y como dije, aplicar conocimientos adquiridos en clases;
en segundo lugar, he conocido el real funcionamiento de un organismo público y la
importancia de sus labores; junto con ello aprendo el manejo de nuevos software
(todos los mapas de proceso se hicieron con el programa Visio, ya que es de la
empresa Microsoft, permitiendo la compatibilidad con sus otros productos, como
Word), lenguaje técnico de la administración pública, y por supuesto, profundizo el
conocimiento relativo a control de gestión; las últimas semanas aprendí el manejo
parcial de sitio web de SIGFE, operando el módulo de “Contabilidad” y “Devengo”.
A nivel general, esta experiencia también me ayudó a cultivar la paciencia y
perseverancia, necesarias para no flaquear ante las dificultades e insistir hasta
lograr el objetivo; asimismo, se desarrolla la proactividad para llevar a cabo la
labor, de manera que se buscaban formas de aprovechar mejor el tiempo tanto de
trabajo individual –por ejemplo, adelantando actividades-, como en las entrevistas
y trabajo con funcionarios; al mismo tiempo, trabajé la adaptación al cambio y la
capacidad de actuar bajo presión, durante la salida de la anterior Encargada de

22
Unidad y la supresión del área de Control de Gestión, tomando total posesión de
la labor del Manual, aumentando la carga laboral en el mismo período de tiempo.

23
Capítulo III: Observaciones y Proposiciones

En términos generales, se tuvo un buen desarrollo del proyecto de práctica, como

se dijo antes, se cumplió con todo el programa pero en menor tiempo del
presupuestado; el objetivo principal, actualizar el Manual, se cumplió a cabalidad y
con alto grado de satisfacción por parte de la Unidad de Finanzas, más allá de las
observaciones que pueda mostrar el Encargado de Departamento Administrativo
una vez que lea el documento.

Durante los casi 4 meses que estuve inserta en la Unidad, fue posible visualizar
los siguientes hechos destacados:

3.1 Bajo nivel de conocimiento respecto a los procesos que realizan

Los funcionarios en general tienen clara sus funciones y las tareas que deben
realizar para cumplir dicha función, poseen los conocimientos mínimos en Excel y
Word que solicita su cargo, manejan la normativa vigente, sobre todo los
instructivos mediante los cuales se explica cómo aplicar la norma. Sin embargo,
no existe claridad en cuanto a la cadena de actividades que sigue un mismo
proceso, muchas veces ni siquiera saben desde dónde viene la documentación a
trabajar, o a dónde va después que es procesada por ellos. Esto se debe
principalmente a la automatización que tienen la mayoría de los procesos, algunos
se realizan a través del portal web de SIGFE, mientras otros se hacen en la
plataforma web institucional; de cualquier forma, son métodos en dónde no se ve
ni se conoce al intermediario u otro funcionario que trabaja las solicitudes
realizadas.

Por otro lado, la desinformación pasa también por el funcionario mismo, los cuales
no siempre se dedican a averiguar que hay más allá de su labor ya que, en la
mayoría de las ocasiones es posible llevar a cabo su parte del proceso a pesar de
no tener dicha información. Es de gran utilidad conocerla, ya que permite
comprender mejor el proceso en sí mismo, se reconoce el trabajo de otros
funcionarios, comprendiendo por qué a veces existe una demora, y, en caso de
existir, los funcionarios sabrían a quién acudir para solucionar el problema y
agilizar la tramitación del proceso. Esta situación fue más notoria en el área de
Contabilidad, en donde la analista de facturación debe recibir un acta de recepción
conforme de bienes y servicios, con fecha anterior a la fecha de facturación, sin la
cual no se puede solicitar el pago del documento tributario. En este caso, la
analista no tenía claridad sobre orden de los procesos de adquisición (asociados

24
al proceso de “Contabilización Gastos Subtítulos 22 y 29”, Anexo 4), por lo que
solicitó una reunión con la Encargada de la Unidad de Finanzas y la Encargada de
la Unidad de Abastecimiento, para aclarar los pasos que se deben seguir e
identificar a los responsables en cada uno de ellos, así logró identificar que la falla
o demora se producía –en este caso- en el funcionario de la Unidad de Servicios
Generales a cargo de la facturación de servicios básicos, pues esperaba la fecha
de facturación para enviar el acta solicitada, atrasando todo el proceso de pago.
De tener clara la cadena del proceso, la Analista de contabilidad podría haber
ahorrado todo el tiempo que esperó para tener la reunión y podría haber acudido
directamente con el funcionario en cuestión. La forma de evitar este tipo de
situaciones a futuro es tener un Manual de Procedimientos normado, consensuado
y actualizado, el cual esté internalizado en los funcionarios o -en su defecto- esté
disponible para su consulta en el momento de ser necesario, a modo de disipar
rápidamente las dudas que pueda haber.

3.2 Eliminación del área de Control de Gestión

Si bien es cierto que un área con el mismo nombre existe a nivel de Ministerio, es
necesario que exista una a nivel local, sobretodo en la Unidad de Finanzas en
donde la mayoría de los procesos son críticos y afectan al resto de la Institución.
Esta área existía hasta la primera quincena de Abril (semana 5 de práctica),
momento en fue suprimida, en conjunto con otros cambios que tuvo la Unidad
producto de la salida de su anterior Encargada. La jefatura superior
(Departamento Administrativo) no consideró tan relevantes sus funciones, por lo
que sus integrantes fueron reasignadas en puntos clave que necesitaban apoyo:
área de Contabilidad y Unidad de Rendiciones. Esta modificación tiene una serie
de repercusiones, entre ellas -en este caso puntual-, se sobrecarga de funciones a
quien se encargaba de dar seguimiento a los PMG y CDC, ya que debe seguir
cumpliendo esas labores mientras realiza las nuevas tareas asignadas. Luego,
siendo la consecuencia más destacada personalmente, es que no existe más una
contraparte técnica y especializada que mire los procedimientos desde fuera,
permitiendo llevar un control de cumplimiento y planteando mejoras a los mismos;
en la práctica, se nota la falta de un área que se encargue de ver los puntos
críticos que están afectando los procesos y encontrar posibles soluciones, como
es el caso del ejemplo anterior en el retraso de los procesos de pago. La Unidad,
por norma establecida, tiene un plazo fijo de máximo 30 días para pagar las
facturas que entran al Ministerio, por lo que no deben existir mayores retrasos
como los expuestos por la analista de contabilidad. En primer lugar, debido a que
es un plazo suficientemente amplio como para cumplir con todos los requisitos que
deben ser enviados; luego, el retraso desde otras unidades significa una sobre

25
carga laborar en las áreas de Contabilidad y Tesorería, agobiándolas de trabajos
urgentes que pueden ser llevados a cabo de manera errónea, saltándose pasos o
digitando cifras incorrectas producto del apuro; por otro lado, si no se cumplen los
plazos de facturación existen costos de multas que debe asumir la Subsecretaría,
costos que están fuera del presupuesto de la nación y que no se sabe bien a quién
atribuir, pues son muchos los actores que intervienen, por tanto, debería existir
una investigación más profunda del proceso para definir la responsabilidad,
funciones propias del Control de Gestión.

La planificación estratégica de una institución es un proceso que requiere

constante retroalimentación, necesita recaudar información acerca del
funcionamiento de las estrategias y sus repercusiones en los funcionarios. Para
esto es que se establecen una serie de indicadores de desempeño (Formulario H),
los que dan pistas del trabajo realizado, del curso de las estrategias, validándolas
o mostrando la necesidad de incurrir en un ajuste [ CITATION Mar11 \l 13322 ] . El
seguimiento de la planificación estratégica está a cargo del Control de Gestión, el
cual debe velar por el cumplimiento de la misión institucional, estrategias y
aspectos que involucran el mediano y largo plazo, los cuales están absolutamente
relacionados con el presupuesto de la institución, pues si la implementación de
una estrategia no cumple los objetivos esperados se debe invertir en su mejora o
sustitución; de la misma forma, si la estrategia fue exitosa se debe invertir en su
mantención. De manera que al eliminar el área de Control de Gestión, además de
suprimir el control de aspectos a corto plazo (como se explicó anteriormente), se
liquida la altura de miras de la institución, el acompañamiento a largo plazo que
hace el área al velar por el cumplimiento de la planificación estratégica. La
recomendación, por tanto, es restituir el área y darle la importancia que merece,
como actor articulador de las mejoras del servicio.

3.3 Control de Inventario

a) Archivos no compartidos

La Unidad de Abastecimiento es la encargada de llevar el inventario físico de los

activos de la Subsecretaría, así, la Unidad de Finanzas actúa como contraparte
llevando el inventario contable. Sin embargo, ambas unidades no comparten un
sistema sincronizado para hacerlo, de modo que muchas veces no coinciden
ambos registros. En estricto rigor, cuando se adquiere un bien se almacena y se le
da un cogido de inventario, el cual se registra en planilla y queda estampado en la
factura, cuando ésta llega a Finanzas para gestionar su pago, se registra el
número de inventario en los archivos locales de la Unidad; por otro lado, al dar de

26
baja los bienes, se deben aprobar por resolución y Abastecimiento debe dar aviso
a Finanzas para que actualicen los registros, empero, esto no siempre sucede,
causando descuadres al comparar archivos, y por tanto, el papel declara pérdidas
monetarias importantes, de las cuales no se tiene certeza.

Se propone –en el corto plazo- enmendar la falta detectada, es decir, mantener

archivos sincronizados de registro de inventario por parte de las Unidades de
Finanzas y de Abastecimiento, de tal forma que la información esté actualizada en
tiempo real y pueda ser vista por ambas Unidades sin mayor requerimiento, de
manera que se haga un control efectivo de la gestión de la contraparte. De otra
forma, la información contable siempre será inexacta, debido al retraso que se
produce al registrar los bienes, provocando un desabastecimiento de información
crucial para tomar decisiones estratégicas.

b) Incumplimiento de norma NIC SP

El archivo nombrado en el apartado anterior corresponde a una planilla Excel en

donde se anotan ciertos datos del bien recientemente adquirido. Sin embargo, la
nueva normativa NIC-SP recomienda contratar un software especializado en
registro en control de inventario, como Browse o SAP, por lo que se incurre en un
incumplimiento de lo planteado en el texto. La implementación de las normas, a
cargo de la CGR, establece como plazo máximo de aplicación en 2019, debido a
lo cual se debe apresurar su aplicación dentro de la Unidad.

Para ello se sugiere, por una parte, asistir a las constantes capacitaciones que
ofrece la CGR en los diferentes temas que tocan las NIC-SP; asistir también a las
reuniones de implementación de la normativa, en donde coinciden servicios que
van muy adelantados en la implementación como aquellos que aún no comienzan,
de manera que se resuelven dudas y comparten métodos de realización entre
pares. Por otro lado, se recomienda buscar un software de control de inventario no
sólo para cumplir la norma, las cuales buscan una representación fiel de las
existencias, mayor completitud de datos y de exactitud razonable [ CITATION Con15 \l
13322 ]; sino para manejar datos críticos (como es la información sobre activos) de
manera más segura que través de un archivo altamente modificable que no deja
mayor registro si es enviado a otros funcionarios o cargado a alguna plataforma
común.

27
3.4 Nivel de rotación en el cargo de Encargado(a) de Unidad

De lo conversado con los funcionarios, es posible observar que una de sus

preocupaciones es el alto nivel del rotación que presenta el cargo de Encargado(a)
de la de Finanzas, lo cual deja inconclusos varios programas y proyectos puestos
en marcha por un Encargado, los cuales –en la mayoría de los casos- no son
continuados, debiendo partir desde cero con la nueva administración. Esta
situación causa incertidumbre y desgaste en la Unidad, puesto que se deben
esperar periodos de adaptación del nuevo jefe, períodos en los cuales el equipo
debe funcionar por inercia, dejando de lado los asuntos estratégicos o puntuales
que requieren la especial atención de quién esté en el cargo en cuestión.

3.5 En relación al borrador de Manual anterior

a) Relación Manual v/s realidad

De acuerdo a la investigación de los procesos, en orden de su actualización, no

se ve una clara relación entre lo expuesto en el documento y lo que se realiza
diariamente, restándole importancia al papel por una parte, mientras por otra, es
causa de faltas y observaciones a la hora de un Auditoría, ya que no se cumplen
los parámetros establecidos por la misma institución. Además, es claro síntoma de
la necesidad de actualizar constantemente el documento, debido a que los
procesos cambian regularmente, como todo en la vida

b) Perspectiva de género

El documento original no incluye la posibilidad de que los cargos sean ocupados

por mujeres, a pesar de la gran presencia femenina en la Unidad. Esto se hace
visible dado que al describir los cargos se habla solo en masculino, por ejemplo:
“Subsecretario”, “Encargado”, “Ministro”, entre otros; frente a esta situación se
propone cambiar a “Subsecretario(a)”, “Encargado(a)”, “Ministro(a)”.

c) Extensión de procedimientos

Por otro lado, se nota una propuesta con procesos excesivamente largos, además
de exponer varios procesos de actividades muy similares y que apuntan al mismo
objetivo, haciendo del documento un texto poco preciso y tedioso de leer, faltando
al principio de economía procedimental (Art. 9, Ley N°19.880, 2003).

28
d) Nueva normativa

Debido a que la última versión del Manual es de hace 3 años, urge la necesidad
de incorporar las nuevas leyes que afectan los procedimientos, como son las NIC-
SP cuyo plazo de ejecución es 2019; es menester, a su vez, plasmar el plazo
máximo para pagar las facturas, el cual es de 30 días desde que se registran en
Oficina de Partes [ CITATION Ofi06 \l 13322 ].

Para las observaciones presentadas se propone una actualización del Manual de

manera anual –cómo mínimo-, debido a que ese período de tiempo pueden existir
muchos cambios tanto a nivel interno como externo, en normativa o en procesos,
que es necesario plasmar de tal forma que quede consensuado con el equipo y
aprobado legalmente.

3.6 Satisfacción Laboral

De acuerdo a Fuentes (2012), la satisfacción laboral se relaciona con el conjunto

de sentimientos y emociones positivas con que los empleados relacionan su
trabajo, las cuales se pueden agrupan en tres: dedicación al trabajo, es el grado
de importancia que le dan a su trabajo, por lo que se sumergen en la labor para
llevarla a cabo de la mejor forma posible, están dispuestos a llegar temprano y
retirarse tarde en las ocasiones necesarias; compromiso organizacional, entendido
como la lealtad que tiene el empleado para con la institución, identificándose con
ella, deseando participar activamente y permanecer en el servicio a futuro; estados
de ánimo en el trabajo, los cuales suelen ser muy dinámicos y cambian de un
momento a otro, a pesar de ello se mantiene un estado positivo, mostrando
energía, actividad y entusiasmo, lo que mejora la atención al cliente, aumenta la
creatividad, cooperación interpersonal y disminuye el ausentismo [ CITATION Fue12 \l
13322 ].

Todas las pequeñas muestras de camaradería, cariño y buena disposición

descritas en el Capítulo II van construyen sentido de comunidad, en un ambiente
grato y acogedor, contribuyendo al bienestar de los funcionarios, provocando las 3
actitudes que plantea Fuentes (2012): los funcionarios de la SUBECON, presentan
un alto nivel de dedicación con su labor, sin importar el horario de llegada ellos
cumplen con su jornada e incluso la exceden si es necesario para terminar bien
sus labores; por otro lado, sienten un gran aprecio hacia su fuente laboral, hacia
sus compañeros y hacia la Institución en general, participando activamente en las
actividades, proponiendo mejoras a los procesos realizados, estando preocupados

29
por sus compañeros, entre otros puntos; todo lo anterior lleva a que se tenga en
general un ambiente positivo, en donde se está relajado, se reciben de manera
grata a los nuevos integrantes, hay un apoyo entre compañeros tanto en temas
personales como institucionales.

Así pues, se destaca la elevada satisfacción laboral que presentan los

funcionarios, lo que tiene repercusiones en su productividad pues, al estar más
contentos con el lugar, los funcionarios realizan de mejor forma sus labores: más
concentrados, enfocados, tratando de ser un aporte a la Institución en la
consecución de los objetivos comunes. Tareas que se vuelven rutinarias y/o
tediosas, períodos críticos como los cierres de mes, se vuelven más llevaderos
gracias al buen ambiente que generan las prácticas relevantes descritas.

30
Siglas y Nomenclaturas

CDC: Convenio de Desempeño Colectivo

PMG: Programa de Mejoramiento de la Gestión

SIGFE: Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado

SUBECON: Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño

SUBTUR: Subsecretaría de Turismo

NIC-SP: Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público

CGR: Contraloría General de la República

31
Bibliografía

Armijo, M. (2011). Planificación estratégica e Indicadores de Desempeño en el

Sector Público. Santiago de Chile: ILPES.

Contraloría General de la República. (2015). Guía para la implemetación

institucional de las NICSP CGR. Santiago.

David, F. (2003). Conceptos de Administración Estratégica (9na ed.). México:

Pearson Educación.

Fuentes, S. (2012). Satisfacción laboral y su influencia en la productividad. Estudio

realizado en la delegación de Recursos Humanos del Orgamismo Judicial
de ciudad de Quetzaltenango. Quetzaltenango: Universidad Rafael
Landívar.

Ley N°19.880. (23 de mayo de 2003). Establece Bases de los Procedimientos

Administrativos que rigen los actos de los organos de la administración del
Estado. Santiago, Chile.

Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. (s.f.). Misión e Historia. Recuperado

el 7 de junio de 2017, de [Link]

Oficio Circular N°23 del Ministerio de Hacienda. (12 de abril de 2006).

Instrucciones sobre plazo de pago a proveedores. Santiago.

Subsecretaría de Economía y EMT. (2017). Manual de Procedimientos

Financieros. Santiago.

Subsecretaría de Economía y EMT. (26 de mayo de 2015). Perfil de Cargo N° 107

y 110. Santiago, Chile.

Subsecretaría de Economía y EMT. (26 de mayo de 2015). Perfil de Cargo N°112.

Santiago.

Subsecretaría de Economía y EMT. (26 de mayo de 2015). Perfiles de Cargo N°

106 y 111. santiago, Chile.

Subsecretaría de Economía y EMT. (26 de mayo de 2015). Perfiles de Cargo

N°108 y 109. Santiago, Chile.

________________________
Notas

1. El área de Control de Gestión fue suprimida al poco tiempo de comenzar la práctica

profesional, es por ésta razón que no se muestra en el organigrama.

32
Anexos

33
Anexo Nº1: Práctica Profesional. Semestre otoño 2017

I. Antecedentes Generales

Egresado/a Karina Buch Guzmán

Institución Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor
Tamaño
Unidad/Departamento Depto. Administrativo/Área de Finanzas
Nombre, cargo y correo Héctor Alegría Cáceres
electrónico del o la Encargado Departamento Administrativo
supervisora institucional halegria@economí[Link]

II. Anexo 1

Misión

Diseñar y supervisar la implementación de políticas públicas que contribuyan a

acelerar el crecimiento económico y la competitividad del país, a través del diseño y
coordinación de las Políticas de Innovación, Emprendimiento y Economía Social,
velando por la regulación de los mercados; de modo tal, de aumentar
aceleradamente el bienestar de todos los chilenos.

Visión

La Subsecretaría no cuenta con una visión definida, por lo que se propone lo

siguiente:
Ser la institución que eleva la competitividad global de la economía nacional, de
manera transparente, cumpliendo los más altos estándares internacionales.

Objetivos

1. Apoyar a las Pymes a mejorar su nivel de competitividad.

2. Contribuir al desarrollo del país a través de los lineamientos de la Política

Nacional de Innovación, que busca promover el desarrollo de la ciencia, tecnología
innovación y emprendimiento, incentivando la innovación e I+D en las empresas,

34
promoviendo una cultura de innovación y emprendimiento y mediante instrumentos
de política pública orientado al financiamiento de iniciativas orientadas a mejorar la
productividad, diversificar nuestra base productiva e incrementar el valor agregado de
nuestra economía.

3. Fortalecer y Fomentar a las Cooperativas, y figuras asociativas, mediante el

impulso de políticas, y programas de fomento y desarrollo, a través de distintas líneas
de acción tanto de formación y perfeccionamiento como de estudios, además de su
supervigilancia y fiscalización, velando por el cumplimiento de las leyes que las
regulan y su plena incorporación a la economía.

Estructura y Organigrama

Fuente: Intranet Institucional. Visto el 6 de abril de 2017, en

[Link]

35
En el último tiempo, la institución se ha dedicado a mejorar su gestión y calidad de
servicio, empezando por mejorar la institución de manera interna. En este contexto
se han levantado y actualizado manuales de procedimientos, instructivos, redefinición
de áreas y, como es posible ver, se actualiza también el organigrama.

El funcionamiento general, es decir, las labores diarias que mantienen al Ministerio

en marcha son realizadas por la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor
Tamaño, específicamente por el Departamento Administrativo. Éste último, junto a la
División Jurídica, constituyen el núcleo operativo.

Dotación de Personal

Dotación de Personal 2015-2016

Dotación de Personal 2015-2016

100%
100
90%%
80%
90 % 28 36% 64% 196 55% 45% 233 36% 64%
80%
70 % 28 36%
60% 64% 196 55% 45% 233 36% 64%
70 %
50%
60 %
40%
50 %
30%
40 % 33 39% 61% 182 56% 44% 238 37% 63%
30%
20 % 33 39%
10% 61% 182 56% 44% 238 37% 63%
20 %
10
0%%
0% Total Mujer Hombre Total Mujer Hombre Total Mujer Hombre
Total Mujer Hombre Total Mujer Hombre TTot Mujer
Planta Contrata Honorarios (fuera de
al
Planta Honorarios
dotación(fuera
) de
2015 2016

Fuente: Balance de Gestión Integral de años 2015 y 2016.

Para el subtítulo 21 “Gastos en Personal”, la Subsecretaría destina para el año 2017

M$8.029.883, correspondiente al 12% del presupuesto total.

En aspectos generales, se ve un aumento de los funcionarios a contrata y

honorarios, en detrimento de la dotación de planta. Lo que se debe principalmente al
incentivo a la jubilación, a la vez que el ingreso de nuevos funcionarios se realiza –
últimamente- por honorarios y contrata. Respecto a perspectivas de género, la
Subsecretaría se caracteriza por tener una mayor cantidad de mujeres en su
dotación, sin embargo, si se desglosa por tipo de contratación, en la dotación de
planta se tiene una abismante diferencia entre hombres (61%) y mujeres (39%),
demostrando quizás, el poco interés de la Institución en mantener de manera
indefinida a las funcionarias, en cambio, se prefiere para ellas un contrato a plazo fijo,

36
como es a contrata, en donde alcanzan un 56%. Siguiendo la misma línea, si se
habla de contrataciones a honorarios prima el género masculino, con un 63%.

Dotación Efectiva año 2016 por Estamento (mujeres y hombres)

Fuente: Balance de Gestión Integral de años 2015 y 2016.

En lo relativo a la distribución por estamentos, se tiene que: en cargos directivos

prima la presencia masculina (68%), doblando al número de mujeres que ocupan
este tipo de cargos (32%), lo que demuestra una enorme disparidad de género en
cargos de toma de decisiones; en cargos de carácter profesional y técnico son
mayoritariamente ocupados por mujeres; mientras que en los cargos Administrativos
no existe mayor diferencia entre géneros.

Presupuesto, Análisis Presupuestario.

Dentro de la Ley de Presupuestos, la Subsecretaría corresponde a la Partida 07,

Capítulo 01, Programa 01. Según se detalla en la Figura 1 (ver Anexo), los ingresos
ascienden a M$64.861.763, correspondientes principalmente al Subtítulo 9 “Aporte
Fiscal”, con un total de M$47.631.643.

Los principales gastos de la Subsecretaría se concentran en los subtítulos 21, 22, 24,
y 34. Destaca por sobre todos, el gasto por subtítulo 24 “Transferencias Corrientes”,
debido a que es la Subsecretaría quien administra fondos de los distintos programas
de investigación que maneja el Ministerio, los cuales deben mandar informes

37
periódicamente a la Comisión Mixta de Presupuestos del Congreso Nacional. Por el
contrario, el subtítulo que recibe menos atención es el 29 de “Adquisición de Activos
no Financieros”.

Respecto a la variación del presupuesto inicial de 2016 con respecto al ejecutado al

cuarto trimestre, este pasó de M$59.286.542 a M$59.378.198, entregando un saldo
de M$-20.830, lo que representa un 100,15% de ejecución. De acuerdo a la Figura 2
(ver Anexo), se disminuyó el gasto por subtítulo 24, favoreciendo a los otros ítems,
principalmente los de gastos en personal y de servicio de la deuda.

En lo relativo a la variación entre 2016 y 2017, si bien en valores absolutos existe un

aumento del presupuesto, si se reajusta a valores del año en curso (como muestra la
Figura 2, Anexo), es posible ver que no existe mayor diferencia, la Subsecretaría
espera mantener las mismas proporciones de gasto, siempre favoreciendo al
subtítulo 24.

Marco Normativo

- D.F.L. N° 88 del Ministerio de Hacienda, que crea al Ministerio de Economía

de Chile, de fecha 12 de mayo de 1953, y cuya última modificación se encuentra en
la ley N° 18.768 de fecha 29 de diciembre 1982.

- Decreto N° 747 del Ministerio de Economía, que aprueba el reglamento

orgánico de la Subsecretaría de Comercio e Industrias del Ministerio de Economía
(actualmente Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción), de fecha 03
de julio de 1953, y cuya última modificación se encuentra en el D.L. N° 3877 del
Ministerio de Hacienda, de fecha 20 de septiembre de 1980.

- Ley N° 19.996, que modifica la Ley Nº 19.039 sobre Propiedad Industrial

(Tribunal de Propiedad Industrial), de fecha 11 de marzo de 2005, del Ministerio de
Economía, Fomento y Reconstrucción.

- Ley N° 20.416, que fija normas especiales para las empresas de menor
tamaño, de fecha 03 de febrero de 2010, del Ministerio de Economía, Fomento y
Reconstrucción.

- D.L. N° 2.757 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, que regula las
Asociaciones Gremiales, de fecha 04 de junio de 1979, y cuya última modificación se
encuentra en la Ley N° 19.806 de fecha 31 de mayo de 2002.

38
- Ley N° 18.118, sobre el ejercicio de la actividad de Martilleros Públicos, de
fecha 22 de mayo de 1982, cuya última modificación se encuentra en la Ley N°
18.735 de fecha 31 de agosto de 1988.

- Ley N° 19.832, Ley General de Cooperativas, de fecha 05 de mayo 2003 y

cuyo texto fue refundido por el D.F.L. N° 5 del Ministerio de Economía, Fomento y
Reconstrucción, de fecha 25 de septiembre de 2003 y cuyo reglamento se encuentra
en el Decreto N° 101 de fecha 25 de enero 2007.

III. Proceso de búsqueda de información/Análisis de Información

Para cumplir con los aspectos solicitados, en primer lugar, me dirigí a la página web
de DIPRES, desde la cual pude acceder a archivos como: Ficha de identificación-
Definiciones Estratégicas (Formulario A1), desde el cual extraje la misión, objetivos y
marco normativo de la institución; además, obtuve las Leyes de Presupuestos e
Informes de Ejecución Presupuestaria, con los cuales fue posible rescatar
información de manejo de recursos. Debido a que los presupuestos de años
diferentes no constituyen unidades comparables, debí investigar en mis apuntes del
ramo de Administración Financiera del Estado para recordar la forma en que se
ajustaban los valores a valor presente según su tipo de ítem.

Cabe destacar que el gasto por subtítulo 21 se procesa según el reajuste fiscal
acordado, mientras que los demás gastos se actualizan según la variación de la UF.

En relación al organigrama, debí buscar en la intranet institucional, ya que la versión

actualizada no se encuentra en la web. Respecto a la información sobre dotación y
complementar el marco normativo se utilizaron los Balances de Gestión Integral de
los años 2015 y 2016, a los que pude acceder a través de la página web institucional.

En general fue un proceso de búsqueda fácil y amigable, el servicio se preocupa

mucho por cumplir con la normativa de transparencia, algo que he podido notar
trabajando aquí. Salvo la visión y el organigrama, que este último lo obtuve por
medios internos de la Subsecretaría, todo lo demás fue de fácil acceso.

39
IV. Anexo

Figura 1: Ley de Presupuesto Año 2017

40
Figura 2: Presupuestos 2016 y 2017 con valores ajustados a 2017

120%

100%
11% 11% 9%

80%

60%
71% 72% 71%

40%

20%
5% 4% 4%
13% 13% 12%
0%
Ley Presupuesto 2016 Ejecución 2016 Ley Presupuesto 2017
Subtítulo 21 Subtítulo 22 Subtítulo 24 Subtítulo 29 Subtítulo 34

41
V. Referencias

Ley N°20.981 de Presupuestos del Sector Público Año 2017. Diario Oficial de la
República de Chile, Santiago, Chile, 15 de diciembre de 2016.

Ley N°20.890 de Presupuestos del Sector Público Año 2016. Diario Oficial de la
República de Chile, Santiago, Chile, 26 de diciembre de 2015.

Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. (2016). Informe de

Ejecución Trimestral Período 2016. Recuperado el 25 de abril de 2017,
desde [Link]

Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. (2015). Ficha de

Definiciones Estratégicas Año 2015-2018. Recuperado el 25 de abril de
2017, desde [Link]

Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. (2017). Balance de

Gestión Integral Año 2016. Recuperado el 25 de abril de 2017, desde
[Link]
[Link]

Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. (2016). Balance de

Gestión Integral Año 2015. Recuperado el 25 de abril de 2017, desde
[Link]
[Link]

Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño. (2017). Organigrama

Institucional. Recuperado el 20 de abril de 2017, desde
[Link] -institucional/

42
Anexo N°2: Programa de Trabajo Práctica Profesional. Semestre otoño 2017

I. ANTECEDENTES GENERALES

Egresado/a Karina Buch Guzmán

Email:
Teléfono:
karibuchguzman@[Link]
(56) 9 9538 8825
m
Institución Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor
Tamaño. Ministerio de Economía
Unidad/Departament
Departamento Administrativo/ Unidad de Finanzas
o
Nombre y cargo del Héctor Alegría Cáceres
o la Supervisor/a Encargado Departamento Administrativo
Email: Teléfono:
Institucional
halegria@economí[Link] (56) 2 2473 3472

II. PROGRAMA DE TRABAJO

1.- Descripción de la modalidad de trabajo de la Práctica Profesional:

Jornada de 44 horas semanales, de dedicación exclusiva, cumpliendo 9 horas
diarias de lunes a jueves y 8 horas diarias los días viernes. Para modificar o
levantar procesos se establece la siguiente estructura de trabajo: entrevistas con
los funcionarios correspondientes, redacción del proceso, validación con
funcionario y encargado del área, confección del flujo y adjuntar documentos
utilizados en dicho procedimiento.

2.-Objetivo General
Conocer la realidad de los organismos de la Administración Pública y el
desempeño de funciones de carácter profesional.

3.-Objetivos específicos
- Actualizar procedimientos financieros (Presupuesto, Contabilidad y
Tesorería)
- Detección y levantamiento de nuevos procedimientos financieros

4.- Propuesta de denominación genérica del Programa de Trabajo.

Actualización del Manual de Procedimientos de la Unidad de Finanzas de la
Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño.

5.- Carta Gantt:

43
 Ju
Marzo Abril Mayo n
Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

29/05-03/06
03-07/04.

01-05/05.

08-12/05.

05-09/06.
20-24/03

17-21/04

22-26/05
13-17/03

27-31/03

10-14/04

24-28/04

15-19/05
N° Actividad
1 Inicio Práctica x
2 Familiarización con Manual x
3 Modificar procesos 1 a 7 x x
4 Levantar procesos 8 y 9 x
5 Reunión Avance x x x x x x
6 Modificar procesos 10 a 161 x x
7 Levantar proceso 17 y 18 x x
8 Reunión de Práctica x x x
Revisión con Encargada de
x
9 Presupuesto
10 Revisión general con Supervisora x
Revisión con Encargada de
x
11 Contabilidad
12 Modificar procesos 19 a 24 x
13 Levantar proceso 25 y 26 x
14 Correcciones de Formato a Manual x x
15 Modificar procesos 27 a 35 x
16 Revisión con Encargado de Tesorería x x
17 Entrega Programa de Trabajo (EGGP) x
Modificar procesos 12, 14, 15, 16, 36 y
x x
18 37
Revisión con Encargada de
19 Presupuesto
20 Entrega Anexo N°1 (EGGP) x
21 Reunión con psicólogo (EGGP) x
22 Modificar procesos 38 a 41
Revisión con Encargada de
23 Contabilidad
Presentación Avance de Trabajo
24 (EGGP)
25 Análisis y propuestas de mejoras
26 Reunión con equipo de Presupuesto
27 Reunión con equipo de Contabilidad
28 Reunión con equipo de Tesorería
29 Correcciones finales
30 Validación con E. Departamento
31 Entrega Final de Manual
32 Fin de Práctica en Institución
Glosario de Procesos (en curso)

1 Disponibilidad - Contratación de personal

2 Modificación Presupuestaria
3 Elaboración de Programa Caja y Actividades
4 Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria
5 Informe de Glosas Presupuestarias
6 Contabilización de Rendiciones Fondos Fijos.
7 Contabilización de Aportes Fiscales
8 Disponibilidad de horas extras, bonos y Subt.23
9 Contabilización de Transferencias
10 Inventario - Alta
11 Disponibilidad - Convenio Marco
12 Disponibilidad - Licitaciones
13 Disponibilidad - Trato Directo sin Contrato
14 Disponibilidad - Trato Directo con Contrato
1
Procesos 12, 14, 15 y 16 aplazados por disposición de la Institución.

44
 15 Disponibilidad - Transferencias
16 Disponibilidad - Excepciones Caja chica y Tarjeta de Crédito
17 Reembolso para Comisiones y Cometidos
18 Inventario - Baja
19 Pago con Cheque
20 Pago vía Transferencia Electrónica
21 Pago de Estudios “Transferencia Electrónica”
22 Pago con Anticipo
23 Pago en Efectivo
24 Cobro de Cuotas de Supervisión de Cooperativas
25 Multipago
26 Pago Automático de Cuentas (PAC)
27 Compra Moneda Extranjera
28 Transferencia al Extranjero
29 Ingreso Licencias Médicas
30 Pago Remuneraciones Subtítulo 21
31 C y D - Informa vencimientos de documentos
32 C y D - Recepción de boletas en garantía
33 C y D - Recepción de pólizas y letras de cambio
34 C y D - Solicitud devolución de documentos de garantía
35 C y D - Solicitud de endoso de documentos en garantía
36 Disponibilidad - Comisiones de servicio
37 Disponibilidad - Cometidos Nacionales
38 Recepción y revisión de documentos tributarios
39 Devengo Gastos Subtítulo 22-29
40 Contabilización honorarios subtítulos 21 - 24
41 Contabilización de Viáticos Nacionales y Extranjeros

6.- Percepción sobre la importancia de la labor a desarrollar en la institución

(contexto, necesidad, aporte, aprendizaje, etc.)

Levantar un Manual de Procedimientos es un proceso que, si bien es de facto

realizado por pocas personas, requiere la ayuda de toda la organización,
disposición y sinceridad de todos los funcionarios para declarar el cómo llevan a
cabo sus labores diarias. La importancia de tener un manual radica en que éste,
además de ser una descripción específica de los pasos a seguir, cumple otros
objetivos cómo: diagnosticar el estado en que se llevan a cabo los procesos;
proponer una estructura uniforme de trabajo; plantear mejoras; evitar duplicidad de
funciones y detectar omisiones; propicia el ahorro de esfuerzos y recursos; permite
que el personal involucrado se internalice con la cadena, responsabilidades y
objetivos; así como también permite que los nuevos integrantes o colaboradores
conozcan en detalle los procesos. Por último, es un instrumento que usan y
evalúan en auditorías internas y externas.

Este último punto es lo que lleva a la institución a actualizar su Manual, debido a

que en recientes auditorías se han cuestionado algunos procesos, por falta de
claridad o baja relación entre lo establecido en el manual y lo que ocurre en la
práctica. Asimismo, se detecta la necesidad de delimitar mejor las funciones y
responsabilidades de los trabajadores. Por otro lado, es menester que éstos

45
conozcan de principio a fin la cadena de los procesos de los que son parte, noción
que se ha perdido producto de la automatización de los procedimientos.

El mero hecho de levantar un Manual ya agrega valor a la institución y al producto

que entregan a sus usuarios. Respecto a mi trabajo personal, también agrego
valor a esta propuesta que es importante en sí misma. Si bien me integro a un
trabajo ya avanzado –no es algo propuesto por mí-, mi condición de “alumna en
práctica” me permite avanzar mucho más rápido con la revisión de procesos, ya
que no tengo ninguna otra tarea asignada, a diferencia de mis compañeras de
equipo. Gracias a que cuento con total libertad para entrevistar al personal
-siempre respetando su espacio y tiempo-, logro cumplir mis labores con precisión,
profundidad y rapidez, además de aplicar todo mi conocimiento sobre gestión de
procesos aprendido en clases. Lo anterior permite que esta nueva versión del
Manual de elabore con una mirada fresca sobre procesos y en menos tiempo del
planificado.

Esta experiencia es extremadamente enriquecedora para mí, puesto que me ha

permitido, en primer lugar, aplicar los conocimientos adquiridos en clases; en
segundo lugar, he conocido el real funcionamiento de un organismo público y la
importancia de sus labores, junto con ello aprendo el manejo de nuevos softwares,
lenguaje técnico de la AP, y por supuesto, profundizo el conocimiento relativo a
control de gestión.

46
 Anexo N°3: Programa de Trabajo Ejecutado
Marzo Abril Mayo Jun
Semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

29/05-03/06
03-07/04.

01-05/05.

08-12/05.

05-09/06.

12-16/06.
13-17/03

20-24/03

27-31/03

10-14/04

17-21/04

24-28/04

15-19/06

22-26/06

19-23/06
N° Actividad
1 Inicio Práctica x                        

2 Familiarización con Manual x                        

3 Modificar procesos 1 a 7 x x                      

4 Levantar procesos 8 y 9 x x                      

5 Reunión Avance x   x x x x x     x      

6 Modificar procesos 10 a 16   x x                    

7 Levantar proceso 17 y 18   x   x                  

8 Reunión de Práctica       x   x x   x x x x  

9 Revisión con Encargada de Presupuesto       x                  

10 Revisión general con Supervisora       x                  

11 Revisión con Encargada de Contabilidad       x                  

12 Modificar procesos 19 a 24       x x                

13 Levantar proceso 25 y 26         x                

14 Correcciones de Formato a Manual           x x   x x      

15 Modificar procesos 27 a 37           x              

16 Revisión con Encargado de Tesorería           x x   x        

LICENCIA MÉDICA

LICENCIA MÉDICA
17 Entrega Programa de Trabajo (EGGP)           x              

18 Modificar procesos 12, 14, 15 y 16                 x        

19 Revisión con Encargada de Presupuesto                 x        

20 Entrega Anexo N°1 (EGGP)             x            

21 Reunión con psicólogo (EGGP)             x            

22 Modificar procesos 38 a 41               x          

23 Revisión de procesos actualizados por otros             x x          

24 Revisión con Encargada de Contabilidad               x          

25 Levantar proceso 42                 x        

26 Confeccionar "Anexo"               x x x      

27 Presentación Avance de Trabajo (EGGP)                          

28 Presentación Avance a Supervisora                   x      

29 Reunión con equipo de Presupuesto                 x        

30 Reunión con equipo de Contabilidad                 x        

31 Reunión con equipo de Tesorería                 x        
32 Correcciones finales                   x      

33 Validación con E. Departamento                   x      

34 Entrega Final de Manual                   x      

35 Fin de Práctica en Institución                         x

47
 Primera versión 01.0.2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFINANCIEROS. 07.07.2014 (en

Fecha versión actual
UNIDAD DE FINANZAS DE LA SUBSECRETARÍA DE revisión 2017)
ECONOMÍA Y EMPRESAS DE MENOR TAMAÑO Versión actual 04

Página 1 de 231
Manual DAF

Anexo 4: Producto final. Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

UNIDAD DE FINANZAS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
SUBSECRETARÍA DE ECONOMÍA Y EMPRESAS DE MENOR TAMAÑO

1
 Primera versión 01.0.2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFINANCIEROS. 07.07.2014 (en

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ECONOMÍA Y EMPRESAS DE MENOR TAMAÑO Versión actual 04

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Índice
Antecedentes....................................................................................................................................5
Estructura Organizacional.............................................................................................................6
Área de Finanzas..............................................................................................................................7
Objetivos........................................................................................................................................7
Funciones......................................................................................................................................7
Áreas de La Unidad.......................................................................................................................8
Marco Normatico de Procedimientos Financieros........................................................................9
Definiciones.................................................................................................................................11
Descripción de Procedimientos......................................................................................................13
Presupuesto....................................................................................................................................14
Formulación Presupuestaria.......................................................................................................15
Presupuesto Exploratorio..................................................................................15
Formulación de Presupuesto............................................................................17
Planificación de La Ejecución Presupuestaria..................................................19
Disponibilidad Presupuestaria (Dp).............................................................................................21
Dp – Bienes y Servicios – Convenio Marco......................................................22
Dp – Bienes y Servicios – Licitaciones con y sin Contrato...............................25
Dp – Bienes y Servicios – Trato Directo con y sin Contrato.............................28
Dp –Transferencias por Convenio....................................................................31
Dp – Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito....................................33
Dp – Contratación de Personal........................................................................35
Dp - Comisiones de Servicio al Exterior...........................................................38
Dp - Cometidos Nacionales.............................................................................41
Dp - Horas Extra, Bienios, Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación..........44
Reembolso de Gastos en Comisiones y Cometidos........................................46
Ejecución y Control Presupuestario............................................................................................48
Modificación Presupuestaria.............................................................................49
Elaboración de Programa Caja y Actividades..................................................51
Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria................................................54
Informes de Glosas Presupuestarias................................................................56
Contabilidad....................................................................................................................................59
Contabilización Gastos Subtítulos 22 y 29.......................................................60
Contabilización de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24......64
Baja de Inventario.............................................................................................65
Contabilización de Viáticos Nacionales y Extranjeros......................................67
Contabilización de Aportes Fiscales.................................................................69
Conciliación Bancaria........................................................................................70
Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos (Seremis Y Nivel Central)...72

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Contabilización de Transferencias Reintegrables. Propuesta 1.......................74

Contabilización de Transferencias Reintegrables. Propuesta 2.......................76
Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables..................78
Tesorería.........................................................................................................................................80
Ingresos Provenientes de Oficina de Partes....................................................81
Ingreso Licencias Médicas................................................................................83
Cobro de Cuotas de Supervisión de Cooperativas..........................................85
Pago de Viáticos con o sin compra de Moneda Extranjera..............................88
Transferencias al Extranjero.............................................................................91
Pago de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24......................93
Subprocesos de Pago.................................................................................................................94
Pago con Cheque.............................................................................................95
Pago vía Transferencia Electrónica..................................................................98
Pago en Efectivo.............................................................................................101
Pago Anticipado..............................................................................................103
Multipago.........................................................................................................104
Pago Automático de Cuentas (PAC)..............................................................106
Tratamiento de Boletas y otros Documentos de Garantía........................................................108
Custodia de Boletas de Garantía, Pólizas Letras De Cambio.......................109
Solicitud de Devolución de Documentos en Garantía....................................111
Tratamiento de Documentos en Garantía no retirados..................................113
Anexos..........................................................................................................................................115
Anexo 1: Documentos Presupuesto...............................................................116
Anexo 2: Planificación de la Ejecución Presupuestaria..................................118
Anexo 3: Dp – Contratación De Personal......................................................120
Anexo 4: Comisiones y Cometidos.................................................................126
Anexo 5: Dp - Horas Extra, Bienios, Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación................128
Anexo 6: Reembolso de Gastos en Comisiones y Cometidos.......................129
Anexo 7: Modificación Presupuestaria...........................................................131
Anexo 8: Informes de Glosas Presupuestarias..............................................136
Anexo 9: Documentos Contabilidad...............................................................140
Anexo 10: Contabilización Gastos Subtítulos 22 y 29....................................141
Anexo 11: Baja de Inventario..........................................................................145
Anexo 12: Contabilización de Aportes Fiscales..............................................146
Anexo 13: Conciliación Bancaria....................................................................149
Anexo 14: Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos..........................154
Anexo 15: Contabilización de Transferencias por Convenio..........................155
Anexo 16: Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables156
Anexo 17: Documentos Tesorería..................................................................159
Anexo 18: Ingresos Provenientes de Oficina de Partes.................................160
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Anexo 19: Ingreso de Licencias Médicas.......................................................161

Anexo 20: Pago de Viáticos con o sin Compra de Moneda Extranjera..........162
Anexo 21: Transferencias al Extranjero..........................................................164
Anexo 22: Pagos.............................................................................................166
Anexo 23: Tratamiento de Boletas y Otros Documentos de Garantía...........170

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ANTECEDENTES

La Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño –como toda institución pública-,

utiliza el presupuesto aprobado año a año por el Estado, a partir del plan de gasto proyectado
para el siguiente periodo financiero-presupuestario, el cual formula la misma Subsecretaría. Este
es gestionado por la Dirección de Presupuestos (DIPRES), mientras el Congreso Nacional debe
aprobar dicho plan, quedando plasmado en la Ley de Presupuestos para ese período. Año tras
año este presupuesto se debe actualizar bajo las nuevas necesidades que surgen en cada
institución o a nivel nacional.

Actualmente, la Subsecretaría maneja diversos programas presupuestarios, además de prestar

soporte a la Subsecretaría de Turismo en temas administrativos. Cada programa tiene a cargo
un presupuesto designado para cubrir los diferentes egresos. Cada programa maneja un
presupuesto, que a su vez se agrupa en diversas categorías dependiendo de la naturaleza del
gasto. Las categorías asociadas a los subtítulos de gastos son especificadas en el libro de
Instrucciones para la Ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público. Cada categoría
presupuestaria se subdivide en centros de costo los cuales, al funcionar como cuentas
contables, logran una fácil clasificación y registro de cada gasto efectuado.

La mayor parte del financiamiento es aporte fiscal proveniente de DIPRES e ingresos externos,
además de manejar ingresos provenientes de la fiscalización y supervisión de las cooperativas y
oficina de partes. Por último, la Subsecretaría de Economía y EMT suscribe convenios
interinstitucionales, donde recibe recursos que se administran extrapresupuestariamente y
deben ser controlados y rendidos, según lo estipulado en tales convenios. Es importante señalar
que la herramienta utilizada para mantener la información financiero-contable, es el Sistema de
Información para la Gestión Financiera del Estado, SIGFE versión 2.0.

Para cumplir sus funciones, la Subsecretaría debe realizar una serie de procesos, los cuales
pueden llegar a ser innecesariamente prolongados, engorrosos o desconocidos para los
mismos funcionarios que llevan a cabo solo una parte de ellos. Es por esto que, junto a la
implementación de las normas ISO 9001, se procede a levantar manuales de procesos, en
donde se aclaren las cadenas de procesos, sus actores, se delimiten funciones y sirva de
material de inducción a nuevos funcionarios. Además, constituye una herramienta de control
de gestión, al reflejar la forma en que se realizan los procesos, los tiempos, los documentos
utilizados, entre otros puntos, que nutren de información a la institución y a sus líderes,
permitiendo una mejor toma de decisiones.

En el presente documento se exponen procedimientos de carácter financiero y los

documentos que éstos generan o solicitan, los cuales son realizados por el área de Finanzas,
dependiente del Departamento Administrativo de la Subsecretaría.

5
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Á
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a
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6
 ÁREA DE FINANZAS

El área de Finanzas está encargada de administrar y controlar los fondos de la Subsecretaría de

Economía y EMT y de la Subsecretaría de Turismo, en dependencia del Departamento
Administrativo.

OBJETIVOS

Administrar y registrar el presupuesto con el propósito de cumplir las estrategias de la

Subsecretaría de Economía y EMT, así como coordinar y controlar la ejecución presupuestaria
de los servicios del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo según la normativa vigente,
mediante procesos de formulación presupuestaria, disponibilidad presupuestaria, contabilización,
cobros y pagos.

FUNCIONES

1. Gestionar el proceso de formulación presupuestaria de la

Subsecretaría de Economía y EMT, de acuerdo a la planificación
ministerial y a las instrucciones que se ofrezcan sobre la materia.
2. Establecer y velar por la correcta ejecución del presupuesto con
respaldo financiero/contable.
3. Realizar los registros financiero-contables, con la finalidad de
proporcionar información en cantidad y calidad para la toma de
decisiones.
4. Administrar eficientemente el presupuesto de la Subsecretaría de
Economía y EMT, informando a las diferentes unidades, programas y
centros de costo.
5. Realizar las rendiciones de cuentas a los entes financieros de
programas internos.

DIAGRAMA DE FLUJO DE INFORMACIÓN DEL ÁREA

PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERIA

7
 ÁREAS DE LA UNIDAD

Formulación, planificación y control de

PRESUPUESTO presupuestos del Ministerio de Economía.
Entrega de disponibilidades presupuestarias
a las áreas y programas de la Subsecretaría
de Economía y la Subsecretaría de Turismo.
• Ejecución y control presupuestario.

CONTABILIDAD Contabilización y registro de los hechos

económicos en el sistema contable de la
Subsecretaría de Economía y EMT.

Autorización y gestión de ingresos y pagos

TESORERIA de las obligaciones aprobadas por las
Unidades de Presupuesto y Contabilidad.

8
 MARCO NORMATICO DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

 Ley de Presupuestos del Sector Público Año (en curso)

 Instrucciones para la Ejecución de la Ley de Presupuestos del Sector Público Año (en curso)

 Ley N° 19.563 sobre Probidad Administrativa aplicable a los órganos de la Administración del
Estado

 Ley N° 20.285 de Transparencia de la Función Pública y de Acceso a la Información de la

Administración del Estado

 Resolución N° 1.600 de 2008 de Contraloría General de la República, que fija normas sobre la
exención del trámite de Toma de Razón.

 Ley N° 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de

dicha firma.

 Ley N° 19.880 establece Bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de
los órganos de la Administración del Estado.

 Ley N° 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

 Decreto N° 250 de 2004 del Ministerio de Hacienda, que aprueba Reglamento de bases sobre
contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.

 Resolución N° 16 de 2015 de Contraloría General de la República, que aprueba Normativa del

Sistema de Contabilidad General de la Nación.

 Oficio N° 96.016 de 2015 de Contraloría General de la República, que remite Procedimientos

Contables para el Sector Público.

 Circular N° 23 de 2006 de Ministerio de Hacienda, relativa al plazo de pago a proveedores.

 Decreto N° 127 de 2011 de Contraloría General de la República, que aprueba creación del
“Sello Pro Pyme” y su reglamento.

 Resolución Ex N° 3.917 de 2015 de Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor

Tamaño, que aprueba Manual de Compras de la Subsecretaría.

 Resolución A Ex N° 373 de 2017 de Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor

Tamaño, que aprueba Instructivo de Reembolso para Comisiones de Servicio y Cometidos
Funcionarios de la Subsecretaría.

 Instructivo para la elaboración del Programa Mensual de Caja de unidades de negocio y

programas de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño y Subsecretaría
de Turismo.

 Instructivo para la asignación de viáticos nacionales e internacionales, de las unidades de

negocio y programas de la Subsecretaría de Economía y Empresas de Menor Tamaño y
Subsecretaría de Turismo.

 Instructivo para la administración de Fondos de Gastos Generales de Seremis y Nivel Central

del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.

9
 Decreto N°1.802 de 2011 del Ministerio de Hacienda, que autoriza fondos globales en efectivo
para operaciones menores y viáticos año 2012.

 Instructivo para la gestión de deudas con riesgo de incobrabilidad de la Subsecretaría de

Economía y Empresas de Menor Tamaño y Subsecretaría de Turismo.

10
 DEFINICIONES

Para efectos del Manual que se presenta a continuación, los siguientes conceptos tendrán el
significado que se indica, definido en la normativa antes expuesta:
 Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que
contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o
aclaraciones, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del
contrato definitivo y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.

 CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

 Contrato de Servicios: Aquel mediante el cual las entidades de la administración del Estado
encomiendan a una persona natural o jurídica la ejecución de tareas, actividades o la
elaboración de productos intangibles (por ejemplo, estudios).

 Control Normativo (Normativa): En procesos de compra, los bienes y/o servicios

relacionados a informática, gastos de representación, publicidad y difusión, estudios y
capacitaciones, deben someterse a un control, realizado por el área que corresponda, para
corroborar que cumpla con todas las condiciones necesarias para cumplir el objetivo de su
adquisición.

 Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras,

para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las entidades, en la forma, plazo
y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

 Garantía: Documento de orden administrativo y/o legal que tiene como función respaldar la
seriedad de la oferta, el fiel cumplimiento de contrato o la entrega de anticipos al proveedor.

 Libro de Refrendación: Archivo Excel en donde se lleva un control interno de las

disponibilidades presupuestarias aprobadas y su posterior refrendación.

 Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa

resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la Administración invita a determinadas
personas o empresas (mínimo tres) para que, sujeto a las bases fijadas, formulen propuestas
técnico-económicas, de entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.

 Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal

mediante el cual la administración realiza un llamado público, convocando a los interesados
para que, sujeto a las bases fijadas, formulen propuestas técnico-económicas, de entre las
cuales se seleccionará y adjudicará la más conveniente.

 Nómina Cargada: Nómina de pago que se encuentra cargada en la web del Banco
esperando aprobación del pago. No constituye un pago real.

 Nómina Enviada: Nómina de pago que se encuentra cargada en la web del Banco, con
aprobación de pago, esperando que éste se haga efectivo.

 Nómina Pagada: Cuando –luego de 24hrs de enviada la nómina- los Organismos pueden
retirar los fondos del Banco.

 Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso

entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de compras
o contratación, respecto a la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son
validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud.

11
 Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter
referencial, que la institución planifica comprar o contratar durante un año calendario.
Actualmente se trabaja en conjunto con plan de actividades, por lo que se denomina Plan de
Actividades y Compras.

 Portal Mercado Público: Sistema de información de Compras y Contrataciones de la

Administración, a cargo de la Dirección Chile Compra, utilizado para realizar los procesos de
Publicación y Contratación, en el desarrollo de la adquisición de sus bienes y/o servicios.
([Link])

 Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que
puedas proporcionar bienes y/o servicios a las Instituciones.

 RAEx: Resolución Administrativa Exenta.

 Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se

contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.

 RME: Resolución Ministerial Exenta.

 Términos de Referencia: Conjunto de condiciones que regula el proceso de trato o

contratación directa y la forma en que deben formularse cotizaciones.

 Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que, por su naturaleza, debe

efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para licitación.

12
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

13
 PRESUPUESTO

Funciones
Formular, planificar y controlar el presupuesto de la Subsecretaría de Economía y Empresas
Menor Tamaño, realizando informes, análisis y control presupuestario de programas y centros de
costo. Asimismo, verificar las disponibilidades de presupuesto ante gastos poco habituales o
poco constantes.

Objetivos
Administrar el presupuesto del sector de economía, dirigido a cumplir las estrategias
ministeriales y gubernamentales, realizando evaluaciones de la actuación y el rendimiento o
resultado obtenido en cada servicio, programa y/o centro de costo de las Subsecretario(a)s de
Economía y de Turismo. Además de procesar información técnico-presupuestaria del sector de
economía, para alertar y apoyar la toma de decisiones oportuna de la autoridad y responder a
las demandas emanadas desde otros servicios e instituciones.

Procedimientos
Formulación Presupuestaria:
 Presupuesto Exploratorio
 Formulación Presupuestaria
 Planificación de la Ejecución Presupuestaria
Disponibilidad Presupuestaria:
 Adquisiciones de bienes o servicios a través de:
o Convenio Marco
o Licitaciones
o Trato Directo sin Contrato
o Trato Directo con Contrato
o Transferencias
o Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito
 Contratación de Personal
 Comisiones de Servicio
 Cometidos Nacionales
 Horas Extra, bienios, bonos de escolaridad y bono por jubilación
 Reembolso de Gastos en Comisiones de Servicio y Cometidos Funcionarios
Ejecución y Control Presupuestario:
 Modificación Presupuestaria
 Elaboración de Programa de Caja y Actividades
 Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria
 Informes Glosas Presupuestarias

Entre los principales documentos que se generan en estos procesos se encuentran los
siguientes:
 Certificado de Disponibilidad Presupuestaria ó CDP (ver Anexo 1, Figura 1)
 Certificado de Refrendación (ver Anexo 1, Figura 2)
 Registro en Libro de Refrendación

14
 FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA
Presupuesto Exploratorio
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Encargado(a)
1 Unidad de  Solicita realizar presupuesto exploratorio del año t+1
Finanzas

 Analista prepara formato para recolección de información, según

lineamientos de Encargado(a) Unidad de Finanzas.
2 Presupuesto  Analista envía notificación de inicio de presupuesto exploratorio a
todos los servicios, programas y centros de costos relacionados
con el Ministerio, mediante correo electrónico, junto con el
formato para la recopilación de información a nivel institucional.
 Recepción de formato, procede a llenado y posterior envío a
Servicios,
Presupuesto.
Programas y
3
Centros de  NOTA: La información recopilada tiene como propósito examinar
Costo qué iniciativas permanecen, cuáles deben ser eliminadas y los
montos asociados a los programas.
 Analista revisa y consolida información enviada por los servicios,
programas y centros de costo. De ser necesario se coordinan
reuniones con representantes de los distintos servicios,
programas y/o centros de costos, con el fin de aclarar dudas,
complementar y/o corregir información.

 Elabora presentaciones e imprime uno o más ejemplares de los

4 Presupuesto presupuestos exploratorios enviados por cada servicio, programa
y centro de costo, para el conocimiento y análisis del
Encargado(a) del Departamento Administrativo y/o autoridades
correspondientes.

 Confecciona agenda para defensa del presupuesto exploratorio

del año t+1, por parte de los interesados, ante las autoridades
del Ministerio.
Autoridades del
Ministerio  Aprobación de presupuesto exploratorio por parte de
(Ministro(a), autoridades, previa revisión de antecedentes, evaluación de
5 Subsecretario(a) defensas y presentaciones de cada Servicio relacionado,
). programa o centro de costo, según corresponda.

Encargado(a)
Unidad de  Informa a los servicios, programas y centros de costo que el
6 presupuesto exploratorio fue aprobado.
Finanzas

15
 PRESUPUESTO EXPLORATORIO

Encargado(a) Unidad de Servicios, Programas y

Presupuesto Autoridades Ministerio
Finanzas Centros de Costo

INICIO

Solicita realizar Prepara formatos

presupuesto de recolección de
exploratorio año t+1 información

Envía notificación Recepción y llenado

de inicio y de formato de
formato presupuesto

Revisión, análisis
y consolidación
de información

Elaboración de
Aprobación de
presentaciones
Presupuesto
ante autoridades
Exploratorio
del Ministerio
Comunicación de
aprobación de
presupuesto
Recepción de
exploratorio
PRESUPUESTO EXPLORATORIO

aprobado
Envío de presupuesto
exploratorio a DIPRES

FIN

16
 Formulación de Presupuesto
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Solicita formulación presupuestaría mediante oficio ordinario dirigido al

1 DIPRES Ministerio de Economía (Comunica marco presupuestario año t+1).
 Comunicación de lineamientos para el año presupuestario.
 Analista envía y recepciona formatos para la formulación del
presupuesto, los que deberán estar en conformidad al presupuesto
2 Presupuesto exploratorio aprobado por la autoridad.

 Posteriormente revisa, analiza y consolida formulación (acorde con

presupuesto exploratorio).
Encargado(a)
 Realiza reunión con los encargados(as) de los distintos servicios,
3 Unidad de programas y centros de costos, para justificar las diferencias con
Finanzas respecto al presupuesto exploratorio y corregir detalles.
 Analista prepara información y coordina reuniones con autoridades
(Ministro(a) y Subsecretario(a)).

 Comunica -vía mail-el presupuesto aprobado por autoridades a

4 Presupuesto servicios, programas y centros de costo para subir la información al
sitio web de la DIPRES.

 Ingresa presupuesto año t+1 a sitio web de DIPRES junto con los
anexos correspondientes
 Recibe y revisa formulación de presupuestos solicitados.

 Coordina reuniones para la fundamentación del presupuesto con

DIPRES y servicios, programas y centros de costo. En caso de ser necesario
5 DIPRES solicita más de una reunión con algunos servicios y/o
Presidencia
programas, con el fin de recabar más antecedentes de los
presentados anteriormente.

 Comunica proyecto de presupuesto del año t+1 a autoridades

(Ministro(a) y Subsecretario(a)).
 Ambos encargados revisan propuesta de presupuesto entregado por
Encargado(a) DIPRES.
Unidad de
Finanzas y de  Realizan proposición de redistribución de presupuesto o aumento de
Departamento presupuesto para ajustarse a lineamientos estratégicos año t+1
6 (solicitud de suplemento).
Administrativo

 Finalmente comunican respuesta a DIPRES.

 Acoge y aprueba o rechaza cambios en la formulación presupuestaria.

DIPRES  Comunica proyecto de presupuestos año t+1 al Congreso y al
7
Ministerio de Economía.

 Analista consolida información y elabora documentación para la

defensa del proyecto de presupuesto año t+1, por parte del Ministro(a)
Presupuestos
ante el Congreso de la República. Además hace envío de proyectos
8 de presupuesto a los servicios para que preparen la documentación
de defensa.
CONGRESO
 Discute, evalúa y aprueba proyecto de Ley de Presupuesto Año t+1,
(Comisión Mixta previa defensa del Ministro(a) de Economía.
de Presupuestos  En caso de ser necesario la Comisión solicita más antecedentes de
9
y Senado) los presentados preliminarmente.
DIPRES  Consolida partidas aprobadas por el Congreso y gestiona tramitación
de Ley de Presupuestos del Sector Público del año t+1.
17
 1  Publicación y distribución de la Ley de Presupuesto del Sector Publico
0 Año t+1.

FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO
Encargado(a)
Servicios, Programas y Encargado(a) Unidad de
DIPRES Presupuesto Departamento Autoridades Ministerio Congreso
Centro de Costo Finanzas
Administrativo

INICIO

Emite oficio
Llenado Y
solicitando Envía formatos
envío de
formulación de presupuesto
formatos
presupuestaria
Revisión, análisis
Ajuste de
y consolidación
Presupuesto
de información
Exploratorio con
Servicios,
Preparación de Programas y
Justificación de
información y Centros de Costos
formulación de
reuniones con
presupuestos
Autoridades

Comunicación Toma
de presupuesto conocimiento de
aprobado Por presupuesto
autoridades aprobado

Ingreso de
Recepción y revisión
formulación
de formulación
presupuestaria en
presupuestaria
Sistema DIPRES
Coordina
reuniones para
fundamentación
de la formulación

Comunica Revisión y Revisión y Toma

proyecto de proposición de proposición de conocimiento de
presupuesto a redistribución de redistribución de presupuesto
Autoridades presupuestos presupuestos aprobado
Revisa
modificaciones
y comunica
proyecto Prepara Expone y
Aprueba
defensa de defiende
Proyecto de
proyecto ante Proyecto de
Presupuestos
el Congreso Presupuestos
Consolida
partidas
aprobadas

Tramitación y
FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO

publicación de Ley
de Presupuestos
año t+1

FIN

18
 Planificación de la Ejecución Presupuestaria
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 En el mes de octubre, la Dirección notifica acerca del inicio del

1 DIPRES proceso de configuración del sistema SIGFE y entrega de pautas
para la configuración
 Analista comienza con el proceso de configuración del sistema
SIGFE para el año t+1. Esta configuración involucra el envío de
planillas con la información sobre creación, actualización,
modificación y/o eliminación de cuentas y programas
(presupuestarios, financieros y contables) a fin de que se reflejen
en la base SIGFE del Servicio, conforme al presupuesto
2 Presupuesto aprobado para el año t+1.

 En diciembre, Analista solicita a las unidades técnicas el plan de

actividades y compras(ver Anexo 2, Figura 1y programa de caja
del año t+1 (ver Anexo 2, Figura 2) según presupuesto aprobado
de los programas y de las unidades demandantes de la
Subsecretaría de Economía y EMT y de la Subsecretaría de
Turismo.
Unidades  Elaboran plan de actividades y compras y el programa de caja
3 del año t+1.
Demandantes
 Envían documentos de planificación a Presupuesto.
 Analista de presupuestos recepciona y revisa plan de actividades
y programa de caja. Se envía una copia del plan de actividades y
compras a la Unidad de Abastecimiento.
 Si existe conformidad analista consolida plan de actividades y
compras y el programa caja. En caso contrario, los envía a
4 Presupuesto Unidad Demandante para ser corregidos.
 En enero, una vez realizada la consolidación de la información,
se pueden corregir o redistribuir los planes (de actividades y
compras y de caja) de las unidades de la Subsecretaría de
Economía y Subsecretaría de Turismo, para ingresar la
información de requerimientos en sistema SIGFE.
Encargado(a)
5 Unidad de  Envía planificación del gasto anual (programa de caja) a DIPRES.
Finanzas

 Analista actualiza mensualmente el programa de caja, a través

del plan de actividades, digitando en la planilla Excel la ejecución
6 Presupuesto y compromisos reales provenientes del SIGFE, tanto de los
programas de la Subsecretaría de Economía, como de la
Subsecretaría de Turismo. Para más detalle ver procedimiento
“Elaboración de Programa Caja y Actividades”.

19
 PLANIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Encargado(a) Unidades
DIPRES Presupuesto
Unidad de Finanzas Demandantes

INICIO

Notifica inicio de
proceso de Configuración
configuración Sistema SIGFE t+1
3
SIGFE año t+1
Solicitud de Elaboración de
Programa de Programa de
PLANIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Actividades, Actividades,
compras y Caja compras y Caja
Año t+1 Año t+1

Revisión de plan
de programas

¿Está
correcto?
SI
Remite Plan de
compras a Unidad
de Abastecimiento

Consolidación
programas y
corrección de
presupuesto

Recepción de Revisa y envía Ingreso de

Programa de Programa de requerimientos
Caja Anual Caja Anual en Sistema SIGFE

Actualización
mensual de
programas

FIN

20
 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (DP)

Se entiende por disponibilidad presupuestaria -en SIGFE- los compromisos de preafectación,

afectación y compromiso cierto.

La Unidad de Finanzas, a través del área de Presupuesto, es responsable de recibir y gestionar

las solicitudes de disponibilidad presupuestaria, además, de emitir el respectivo certificado de
disponibilidad (CDP) y registrar en el Libro de Refrendación (archivo Excel). Estos
procedimientos se realizan a través del Sistema interno de Disponibilidad Presupuestaria y están
en concordancia con el Manual de Procedimientos de Compras y Adquisiciones de la Unidad de
Abastecimiento.

El procedimiento de disponibilidad presupuestaria, se da en los siguientes casos:

 Adquisiciones de bienes o servicios a través de:
o Convenio Marco
o Licitaciones
o Trato Directo sin Contrato
o Trato Directo con Contrato
o Transferencias por Convenio
o Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito
 Contratación de Personal
 Comisiones de Servicio
 Cometidos Nacionales
 Horas Extra, bienios, bonos de escolaridad y bono por jubilación
 Reembolso de Gastos en Comisiones de Servicio y Cometidos Funcionarios

A grandes rasgos puede representarse de la siguiente forma:

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA
Encargado(a) Encargado(a)
Unidad Abastecimiento/
Presupuesto Unidad de Departamento Contabilidad Tesorería
Demandante Gestión de Personas
Finanzas Administrativo

INICIO

Revisa
Solicita
cumplimiento
fondos
de requisitos

Revisa
NO
D IS P O N IBIL ID A D P R ES U P U ES TA RIA

¿cumple? cumplimiento
SI de requisitos

NO
¿cumple?

SI
Registra en
Libro

Emite CDP

Contabiliza
Emite egreso en Concreta
Certificado de Da V°B° Aprueba SIGFE egreso
Refrendación

FIN

21
 DP – Bienes y Servicios – Convenio Marco.

RESPONSABL DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

E
Unidad  Solicita disponibilidad por sistema.
1 demandante  Solicita V°B° a su jefatura.
 Si la solicitud es aprobada por jefatura, esta es enviada a la
Unidad de Abastecimiento; en caso contrario finaliza el proceso.
Unidad de  Analista de compras recepciona, revisa y cotiza solicitud. Si faltan
2 Abastecimiento antecedentes o se necesita justificación, es devuelta a Unidad
Demandante para nueva revisión.

 Si solicitud está correcta Encargado(a) da V°B° y si corresponde

-según el tipo de bien o servicios que se contrata: Informática,
Gastos de Representación, Publicidad y Difusión, Estudios y
Capacitación- se envía a Normativa, si no corresponde, sigue al
paso 4.
Normativa  Revisa factibilidad de requerimiento según competencia técnica
3
 Si la solicitud es aprobada se envía a Presupuesto. De lo
contrario finaliza el proceso.
4 Presupuesto  Analista revisa origen del gasto:
o Si es Fondo de Administración, se solicita V°B° a Unidad
de Rendiciones
o En caso de no pertenecer a Fondo de Administración,
sigue al paso 7.
5 Unidad de  Revisa y da V°B° correspondiente, es enviado a Presupuesto
Rendiciones para generación de CDP. En caso de encontrar errores se
devuelve a Presupuesto para revisión.
6 Presupuesto  Analista revisa disponibilidad presupuestaria, si no existe se avisa
a Unidad demandante y finaliza el proceso.

 En caso de existir disponibilidad se registra en el Libro de

Refrendación, se emite CDP (ver Anexo 1, figura 1) y es enviado
a Encargado(a) Departamento Administrativo.
7 Encargado(a)  Revisa CDP. En caso de existir observaciones o faltan
Departamento antecedentes, es devuelta a Presupuesto para revisión.
Administrativo
 Si todo está correcto se aprueba y CDP es enviado a la Unidad
de Abastecimiento. En caso de persistir errores, siguen faltando
antecedentes o se determina que no procede la compra, se da fin
al proceso.
8 Unidad de  Encargado(a) de compras revisa CDP y genera Orden de
Abastecimiento Compra (ver Anexo 12, figura 3), que es enviada al proveedor.

 Posteriormente, Encargado(a) de Abastecimiento revisa

antecedentes, da V°B° y solicita refrendación, lo que se envía a
Presupuesto.

 En caso de existir observaciones es devuelta a Presupuesto o

Unidad demandante para revisión.
9 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, si todo es correcto se registra en
Libro de Refrendación con Orden de Compra, proveedor y monto
exacto. Luego se registran esos datos en SIGFE y se emite
certificado de refrendación (ver Anexo 1, figura 1 y 2), lo que se
envía a Encargado(a) Unidad de Finanzas.

 En caso de existir observaciones o faltan antecedentes, es

devuelta a Abastecimiento o Unidad demandante para revisión.
10 Encargado(a)  Revisa y da V°B° a refrendación. Se envía a Encargado(a) de
Unidad de Departamento Administrativo
Finanzas
11 Encargado(a)  Revisa y aprueba refrendación. Se envía a la Unidad de

22
 Departamento Abastecimiento
Administrativo
12 Unidad de  Recibe certificado de Refrendación aprobado y firmado.
Abastecimiento
13 Unidad  En paralelo, una vez recibido los bienes se emite Acta de
demandante recepción conforme (ver Anexo 12, figura 1) y se envía a Unidad
de Finanzas (Contabilidad).
14 Contabilidad  Analista recibe documentación, revisa y registra devengo en
sistema (ver comprobante en Anexo 9, figura 1). Envía legajo a
Tesorería.
15 Tesorería  Encargado(a) revisa antecedentes e ingresa pago en SIGFE (ver
comprobante en Anexo 17, figura 2).

Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Convenio Marco

Encargado(a)
Unidad Unidad de Área Unidad de Encargado(a)
Presupuesto Departamento Contabilidad Tesorería
Demandante Abastecimiento Normativa Rendiciones Unidad de Finanzas
Administrativo
INICIO

Solicita
disponibilidad a
Jefatura

¿Jefatura da SI Recepción Recepción Recepción

V°B°? y revisión Revisa y
y revisión y V°B° aprueba CDP

V°B° da NO
NO
NO Encaragado(a) ¿Aprueba? ¿Faltan
SI antecedentes?
SI ¿Fondo de SI
– Bienes y Servicios – Convenio Marco

NO Administración?
Revisa NO
Requiere
competencia
Normativo? SI
técnica SI NO ¿Aprueba?
SI
NO NO
FIN ¿Aprueba?
SI
NO ¿Existe
disponibilidad? FIN

SI

Registra en
Libro y emite
CDP

Emite Orden de
NO Compra (OC)
Proceso de Disponibilidad Presupuestaria

Encargado(a)
revisa
antecedentes y
OC

Corrige/agrega NO
¿Aprueba?
antecedentes
SI

Encargado(a)
Revisa
solicita
antecedentes
refrendación

NO NO
¿Aprueba?

SI

Registra en Revisa y da Revisa y

Libro y emite V°B° a aprueba
Certificado de Certificado de Certificado de
Recibe Refrendación Refrendación Refrendación
Emite Acta de
certificado
Aprobación
aprobado y
conforme Revisa
firmado
documentación Revisa
y devenga en documentación e
sistema ingresa pago

FIN

23
 DP – Bienes y Servicios– Licitaciones con y sin contrato

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

Unidad  Solicita disponibilidad por sistema.
1 demandante  Solicita V°B° a su jefatura.
 Si la solicitud es aprobada por jefatura, esta es enviada a la
Unidad de Abastecimiento junto a los Términos de Referencia; en
caso contrario finaliza el proceso.
Unidad de  Analista de compras recepciona, revisa antecedentes y verifica
2 Abastecimiento que el bien o servicio no se encuentre en Mercado Público. Si
faltan antecedentes o se necesita justificación, es devuelta a
Unidad Demandante para ser revisado nuevamente.

 Si solicitud está correcta Encargado(a) da V°B° y si corresponde

-según el tipo de bien o servicios que se contrata: Informática,
Gastos de Representación, Publicidad y Difusión, Estudios y
Capacitación- se envía a Normativa, si no corresponde, sigue al
paso 4.
Normativa  Revisa factibilidad de requerimiento según competencia técnica
3
 Si la solicitud es aprobada se envía a Presupuesto. De lo
contrario finaliza el proceso.
4 Presupuesto  Analista revisa a qué corresponde el gasto:
o Si es Fondo de Administración, se solicita V°B° a Unidad
de Rendiciones
o En caso de no pertenecer a Fondo de Administración,
sigue al paso 7.
5 Unidad de  Revisa y da V°B° correspondiente, es enviado a Presupuesto
Rendiciones para generación de CDP. En caso de encontrar errores se
devuelve a Presupuesto para revisión.
6 Presupuesto  Analista revisa disponibilidad presupuestaria, si no existe se avisa
a Unidad demandante y finaliza el proceso.

 En caso de existir disponibilidad se registra en el Libro de

Refrendación, se emite CDP (ver Anexo 1, figura 1) y es enviado
a Encargado(a) Departamento Administrativo.
7 Encargado(a)  Revisa CDP. En caso de existir observaciones o faltan
Departamento antecedentes, es devuelta a Presupuesto para revisión.
Administrativo
 Si todo está correcto se aprueba y CDP es enviado a División
Jurídica. En caso persistir errores, siguen faltando antecedentes o
se determina que no procede la compra, se da fin al proceso.
8 División Jurídica  Revisa bases de licitación y gestiona tramitación.

9 Unidad de  Analista de compras publica bases de licitación.

Abastecimiento  Gestiona Evaluación y Adjudicación.
1 División Jurídica  Elabora Adjudicación o Contrato (según corresponda de acuerdo
0 a la Ley de Compras).
 Envía documento a Unidad de Abastecimiento para revisión.
1 Unidad de  Analista de compras publica en portal los resultados de
1 Abastecimiento adjudicación.
 Revisa Adjudicación o Contrato (según corresponda de acuerdo a
la Ley de Compras) y gestiona firmas.
1 División Jurídica  Elabora acto administrativo final y envía a Unidad de
2 Abastecimiento para revisión.
1 Unidad de  Encargado(a) revisa acto administrativo y solicita a Presupuesto
3 Abastecimiento emisión de refrendación y firma.
1 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, si todo es correcto se registra en
24
4 Libro de Refrendación con proveedor y monto exacto. Luego se
registran esos datos en SIGFE y se emite certificado de
refrendación (ver Anexo 1, figura 1 y 2), lo que se envía a
Encargado(a) Unidad de Finanzas.

 En caso de existir observaciones o faltan antecedentes, es

devuelta a Unidad de Abastecimiento para revisión.
1 Encargado(a)  Revisa y da V°B° a refrendación. Se envía a Encargado(a) de
5 Unidad de Departamento Administrativo
Finanzas
1 Encargado(a)  Revisa y aprueba refrendación. Se envía a División Jurídica.
6 Departamento
Administrativo
1 División Jurídica  Revisa refrendación y envía a Gabinete de Subsecretario(a).
7
1 Gabinete  Da V°B° de acto administrativo.
8 Subsecretario(a)
1 Gabinete  Firma acto administrativo.
9 Ministro(a)
2 Oficina de partes  Enumera, registra en sistema y envía a Unidad de
0 Abastecimiento.
2 Unidad de  Analista de Compras publica acto administrativo y emite orden de
1 Abastecimiento compra. Se envía documentación a Presupuesto.
2 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, ratifica compromiso y registra en
2 Libro de Refrendación número de acto administrativo y orden de
compra. Se envía documentación a Encargado(a) de
Departamento Administrativo.
2 Encargado(a)  Revisa y firma orden de compra. Se envía a Contabilidad.
3 Departamento
Administrativo
2 Unidad  En paralelo, una vez recibido los bienes se emite Acta de
4 demandante recepción conforme (ver Anexo 12, figura 1) y se envía a Unidad
de Finanzas (Contabilidad).
2 Contabilidad  Analista recibe documentación, revisa y registra devengo en
5 sistema (ver comprobante en Anexo 9, figura 1). Envía legajo a
Tesorería.
2 Tesorería  Encargado(a) revisa antecedentes e ingresa pago en SIGFE (ver
6 comprobante en Anexo 17, figura 2).

25
 Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Licitaciones con y sin Contrato

Encargado(a) Encargado(a)
Unidad Unidad de Área Unidad de División Gabinete Gabinete Oficina de
Abastecimiento
Presupuesto Unidad de Departamento Contabilidad Tesorería
Demandante Normativa Rendiciones Jurídica Subsecretario(a) Ministro(a) Partes
Finanzas Administrativo
INICIO

Solicita
disponibilidad a
Jefatura

Revisa bases de
NO
¿Jefatura da SI Recepción Recepción Recepción Revisa y licitación y
V°B°? y revisión y revisión y V°B° aprueba CDP gestiona
tramitación

NO SI NO
V°B° de ¿Faltan
NO Encaragado(a)
¿Aprueba?
antecedentes?
¿Fondo de SI
SI
Administración? NO
NO Revisa
Requiere
– Bienes y Servicios – Trato Directo sin Contrato

competencia SI
Normativo? SI ¿Aprueba? SI
técnica NO
SI NO
NO
FIN ¿Aprueba?
FIN
NO
¿Existe
disponibilidad?

SI

Registra en
Libro y emite
CDP

Gestiona bases, Elabora

Evaluación y adjudicación y/
Adjudicación o Contrato
Proceso de Disponibilidad Presupuestaria

Elabora acto
Gestiona firmas administrativo
final

Encargado(a)
revisa
antecedentes.

Corrige/agrega NO
¿Aprueba?
antecedentes
SI

Encargado(a)
Revisa
solicita
antecedentes
refrendación

NO NO
¿Aprueba?
SI

Registra en Revisa y da Revisa y

Revisa y firma Enumera y
Libro y emite V°B° a aprueba Firma Acto Firma Acto
Certificado de registra
Certificado de Certificado de Certificado de administrativo administrativo
Refrendación resolución
Refrendación Refrendación Refrendación

Recibe
Recibe documentación Revisa
Ratifica montos
certificado Revisa y da y devenga en documentación
y registra en
Emite Acta de aprobado y V°B° sistema. e ingresa pago
Libro
Aprobación firmado
conforme

FIN

26
 DP – Bienes y Servicios – Trato Directo con y sin contrato

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

1 Unidad  Solicita disponibilidad por sistema.
demandante  Solicita V°B° a su jefatura.
 Si la solicitud es aprobada por jefatura, esta es enviada a la
Unidad de Abastecimiento; en caso contrario finaliza el proceso.
2 Unidad de  Analista de compras recepciona, revisa antecedentes, verifica
Abastecimiento que el bien o servicio no se encuentre en Mercado Público y que
lo ofrezca un proveedor único. Si faltan antecedentes es devuelto
a unidad demandante para ser revisado nuevamente.

 Si solicitud está correcta Encargado(a) da V°B° y si corresponde

-según el tipo de bien o servicios que se contrata: Informática,
Gastos de Representación, Publicidad y Difusión, Estudios y
Capacitación- se envía a Normativa, si no corresponde, sigue al
paso 4.
3 Normativa  Revisa factibilidad de requerimiento según competencia técnica.
 Si la solicitud es aprobada se envía a Presupuesto. De lo
contrario finaliza el proceso.
4 Presupuesto  Analista revisa a qué corresponde el gasto:
o Si es Fondo de Administración, se solicita V°B° a Unidad
de Rendiciones
o En caso de no pertenecer a Fondo de Administración,
sigue al paso 7.
5 Unidad de  Revisa y da V°B° correspondiente, es enviado a Presupuesto
Rendiciones para generación de CDP. En caso de encontrar errores se
devuelve a Presupuesto para revisión.
6 Presupuesto  Analista revisa disponibilidad presupuestaria, si no existe se avisa
a Unidad demandante y finaliza el proceso.
 En caso de existir disponibilidad se registra en el Libro de
Refrendación, se emite CDP (ver Anexo 1, figura 1) y es enviado
a Encargado(a) Departamento Administrativo.
7 Encargado(a)  Revisa CDP. En caso de existir observaciones o faltan
Departamento antecedentes, es devuelta a Presupuesto para revisión.
Administrativo
 Si todo está correcto se aprueba y CDP es enviado a División
Jurídica. En caso persistir errores, siguen faltando antecedentes o
se determina que no procede la compra, se da fin al proceso.
8 División Jurídica  Elabora RAEx de Trato Directo sin Contrato o RAEx y Contrato,
según corresponda. Se envía a la Unidad de Abastecimiento.
 Si faltan antecedentes se solicita a la Unidad de Abastecimiento o
Presupuesto.
9 Unidad de  Encargado(a) revisa documentación, da V°B°, gestiona firmas y
Abastecimiento solicita refrendación a Presupuesto.
 En caso de existir observaciones o faltan antecedentes se solicita
corrección a Presupuesto o a Unidad Demandante.
1 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, si todo es correcto se registra en
0 Libro de Refrendación, en SIGFE y se emite certificado de
refrendación (ver Anexo 1, figura 1 o 2), lo que se envía a
Encargado(a) Unidad de Finanzas.
 En caso de existir observaciones o faltan antecedentes, es
devuelta a Abastecimiento o Unidad demandante para revisión.
1 Encargado(a)  Revisa y da V°B° a refrendación. Se envía a Encargado(a) de
1 Unidad de Departamento Administrativo
Finanzas
1 Encargado(a)  Revisa y aprueba refrendación. Se envía a División Jurídica.
2 Departamento
Administrativo
1 División Jurídica  Revisa y firma refrendación.
3  Si es Trato Directo con Contrato, se envía documentación a
Gabinete de Subsecretario(a) (paso 14). En caso de no llevar
Contrato, se envía a Oficina de Partes (paso 16).
27
1 Gabinete  Da V°B° a acto administrativo y envía a Gabinete de Ministro(a).
4 Subsecretario(a)  En caso de existir observaciones es devuelto a División Jurídica
para corrección.
1 Gabinete  Firma acto administrativo
5 Ministro(a)
1 Oficina de  Enumera, registra en sistema y envía resolución a la Unidad de
6 Partes Abastecimiento.
1 Unidad de  Analista de Compras publica Resolución y emite orden de
7 Abastecimiento compra. Se envía documentación a Presupuesto.
1 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, ratifica compromiso y registra en
8 Libro de Refrendación número de Resolución y orden de compra.
Se envía documentación a Encargado(a) de Departamento
Administrativo.
1 Encargado(a)  Revisa y firma orden de compra. Se envía a Contabilidad.
9 Departamento
Administrativo
2 Unidad  Una vez recibido los bienes se emite Acta de recepción conforme
0 demandante (ver Anexo 12, figura 1) y se envía a Unidad de Finanzas
(Contabilidad).
2 Contabilidad  Analista recibe, revisa y registra devengo en sistema (ver
1 comprobante en Anexo 9, figura 1). Se envía legajo a Tesorería.
2 Tesorería  Encargado(a) revisa antecedentes e ingresa pago en SIGFE (ver
2 comprobante en Anexo 17, figura 2).

28
 Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Trato Directo con y sin Contrato

Encargado(a) Encargado(a)
Unidad Unidad de Área Unidad de División Oficina de
Presupuesto Unidad de Departamento Contabilidad Tesorería
Demandante Abastecimiento Normativa Rendiciones Jurídica Partes
Finanzas Administrativo
INICIO

Solicita
disponibilidad a
Jefatura

¿Jefatura da SI Recepción Recepción Recepción Revisa y Elabora

V°B°? y revisión y revisión y V°B° aprueba CDP Resolución
NO
– Bienes y Servicios – Trato Directo sin Contrato

NO V°B° de
¿Aprueba? ¿Faltan ¿Faltan
Encaragado(a) SI
NO antecedentes? antecedentes? SI
¿Fondo de SI
SI
Administración? NO
NO Revisa NO
Requiere
competencia SI
Normativo? SI ¿Aprueba? SI
técnica NO
SI
NO
NO
FIN ¿Aprueba?
NO ¿Existe FIN
disponibilidad?

SI

Registra en
Libro y emite
CDP
Proceso de Disponibilidad Presupuestaria

Encargado(a)
revisa
antecedentes y
gestiona firmas

Corrige/agrega NO
¿Aprueba?
antecedentes
SI

Encargado(a)
Revisa
solicita
antecedentes
refrendación

NO
¿Aprueba?
NO
SI

Registra en Revisa y da Revisa y

Revisa y firma Enumera y
Libro y emite V°B° a aprueba
Certificado de registra
Certificado de Certificado de Certificado de
Refrendación resolución
Refrendación Refrendación Refrendación

Recibe
Recibe documentación Revisa
Ratifica montos
certificado Revisa y da y devenga en documentación
y registra en e ingresa pago
Emite Acta de aprobado y V°B° sistema.
Libro
Aprobación firmado
conforme

FIN

DP –Transferencias por Convenio

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

1 Unidad NOTA: El proceso de disponibilidad es en general el mismo para todos
demandante los convenios, sin embargo:
 Si se refiere al Programa 11 “Programa Iniciativa Científica
Millenium”, estos emiten memorándum solicitando disponibilidad
presupuestaria. Si Jefatura da V°B° se envía a Unidad de Finanzas
(paso 2).
29
  En cambio, si se habla de los Programas 1 “Fondo de Inversión
Estratégica”, 7 “Fondo de Innovación para la Competitividad” y
Escritorio Empresa, se solicita a División Jurídica elaborar
convenio (paso 5)
2 Secretaria  Recibe memorándum y lo remite a Presupuesto.
Unidad de
Finanzas
3 Presupuesto  Analista revisa disponibilidad presupuestaria, se registra en el Libro
de Refrendación, se emite CDP (ver Anexo 1, figura 1) y es
enviado a Encargado(a) Departamento Administrativo.
4 Encargado(a)  Revisa CDP. En caso de existir observaciones o faltan
Departamento antecedentes, es devuelta a Presupuesto para revisión.
Administrativo  Si todo está correcto se aprueba y CDP es enviado a División
Jurídica.
5 División Jurídica  Elabora acto administrativo, convenios y gestiona firmas.
 Envía a documentación a Rendiciones.
6 Rendiciones  Da V°B° y envía a Presupuesto.
 En caso de existir observaciones es devuelto a División Jurídica
para corrección.
7 Presupuesto  Analista revisa antecedentes, si todo es correcto se registra en
Libro de Refrendación, en SIGFE y se emite certificado de
refrendación (ver Anexo 1, figura 1 o 2), lo que se envía a
Encargado(a) Unidad de Finanzas.

 En caso de existir observaciones o faltan antecedentes, se solicita

revisión a Unidad demandante.
8 Encargado(a)  Revisa y da V°B° a refrendación. Se envía a Encargado(a) de
Unidad de Departamento Administrativo
Finanzas
9 Encargado(a)  Revisa y aprueba refrendación. Se envía a División Jurídica.
Departamento
Administrativo
1 División Jurídica  Revisa refrendación y envía a Gabinete Subsecretario(a).
0  En caso de existir observaciones, es devuelto a presupuesto.
1 Gabinete  Da V°B° a acto administrativo.
1 Subsecretario(a)
1 Gabinete  Firma acto administrativo.
2 Ministro(a).
1 Oficina de  Enumera, registra en sistema y envía a Contraloría para Toma de
3 Partes Razón.
1 Unidad  Contraparte técnica envía memorándum tipo solicitando
4 demandante transferencia de fondos. Para mayor detalle ver procedimiento de
“Contabilización de Transferencias por Convenio (Subtítulo 24)”.

30
 Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Transferencias por Convenio

Secretaria Encargado(a)
Unidad Encargado(a) Unidad de Gabinete Gabinete Oficina de
Unidad de Presupuesto Departamento División Jurídica Contraloría
Demandante Unidad de Finanzas Rendiciones Subsecretario(a) Ministro(a) Partes
Finanzas Administrativo

INICIO

¿Programa?
11 1, 7 y EE

– Convenio M arco
Solicita
elaboración
de contrato

Emite memo
Remite Recepción y
solicitando
memo revisión
disponibilidad
– Bienes y Servicios

Registra en
Revisa y
Libro y emite
aprueba CDP
CDP

Elabora acto
SI NO
Proceso de Disponibilidad Presupuestaria

¿Faltan administrativo,
Da V°B°
antecedentes? convenios y gestiona
firmas

Revisa ¿Faltan
antecedentes NO antecedentes? SI

Corrige/agrega SI ¿Faltan
antecedentes antecedentes?
NO

Registra en Revisa y da Revisa y Da V°B° a

Libro y emite V°B° a aprueba Revisa refrendación y Firma Acto Enumera,
Toma razón
Certificado de Certificado de Certificado de refrendación Acto administrativo registra y envía
Refrendación Refrendación Refrendación administrativo

Emite Acta de
Aprobación
conforme

Sigue en
͞Contabilidad
de
Transferencias
por Convenio͟

FIN

31
 DP – Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

Unidad  Solicita disponibilidad por sistema.
1 demandante  Solicita V°B° a su jefatura.
 Si la solicitud es aprobada por jefatura, esta es enviada a la
Unidad de Abastecimiento; en caso contrario finaliza el proceso.
Unidad de  Analista de compras recepciona, revisa y cotiza solicitud. Si faltan
2 Abastecimiento antecedentes o se necesita justificación, es devuelta a Unidad
Demandante para ser revisado nuevamente.

 Si solicitud está correcta Encargado(a) da V°B° y si corresponde

-según el tipo de bien o servicios que se contrata: Informática,
Gastos de Representación, Publicidad y Difusión, Estudios y
Capacitación- se envía a Normativa, si no corresponde, sigue al
paso 4.
Normativa  Revisa factibilidad de requerimiento según competencia técnica
3
Si la solicitud es aprobada se envía a Presupuesto. De lo
contrario finaliza el proceso.
6 Presupuesto  Analista revisa disponibilidad presupuestaria, si no existe se avisa
a Unidad demandante y finaliza el proceso.

 En caso de existir disponibilidad se registra en el Libro de

Refrendación, se emite CDP (ver Anexo 1, figura 1) y es enviado
a Encargado(a) Departamento Administrativo.
7 Encargado(a)  Revisa CDP. En caso de existir observaciones o faltan
Departamento antecedentes, es devuelta a Presupuesto para revisión.
Administrativo
 Si todo está correcto se aprueba y CDP es enviado a:
o Unidad de Abastecimiento, en caso de proceder la compra
como Convenio Marco. Sigue dicho procedimiento desde el
paso 8 al 23, luego sigue al paso 8 del presente proceso.
o División Jurídica, en caso de proceder la compra como Trato
Directo. Sigue dicho procedimiento desde el paso 8 al 19,
luego sigue al paso 8 del presente proceso.
NOTA: Compras con tarjeta de crédito proceden como Trato
Directo.
8 Unidad  En paralelo, una vez recibido los bienes se emite Acta de
demandante recepción conforme(ver Anexo 12, figura 1) y se envía a Unidad
de Finanzas:
o En caso de compras por Caja Chica, documentación se envía
a Contabilidad. Para Mayor detalle ver el procedimiento
“Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos”
o Si se refiere a compras con tarjeta de crédito, la
documentación se envía a Tesorería.
9 Tesorería  Revisa documentación y remite a Contabilidad.

1 Contabilidad  Analista recibe, revisa y registra devengo en sistema (ver

0 comprobante en Anexo 9, figura 1). Se envía legajo a Tesorería.
1 Tesorería  Encargado(a) revisa antecedentes e ingresa pago en SIGFE (ver
1 comprobante en Anexo 17, figura 2).

32
 Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito

Encargado(a) Encargado(a)
Unidad Unidad de Área División
Presupuesto Unidad de Departamento Contabilidad Tesorería
Demandante Abastecimiento Normativa Jurídica
Finanzas Administrativo
INICIO
Proceso de Disponibilidad Presupuestaria – Bienes y Servicios – Excepciones de Caja Chica o Tarjeta de Crédito

Solicita
disponibilidad a
Jefatura

¿Jefatura da SI Recepción
V°B°? y revisión
NO

V°B° de
NO Encaragado(a)

SI

Requiere NO Revisa
Recepción
Normativo? competencia
y revisión
técnica
SI
SI
FIN ¿Aprueba?
NO
NO ¿Existe Revisa y
SI
disponibilidad? aprueba CDP

NO
¿Faltan
antecedentes?
NO
Sigue compra Sigue compra
Modalidad de
como Convenio como Trato
Compra
Marco directo

Emite Acta de
Aprobación
conforme

Tipo de Revisa y remite

Tarjeta de Crédito
Compra documentación

Caja Chica

Recibe
Sigue en Revisa
documentación
͞Contabilización de documentación
y devenga en
Rendiciones de e ingresa pago
sistema.
Fondos Fijos͟

FIN
FIN

33
 DP– Contratación de Personal
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 La División, departamento, centro de costo o programa que
necesite personal, completa la ficha de solicitud de concurso (ver
División o Anexo 3, figura 1) y la envía a la Unidad de Gestión de Personas.
1  En caso de requerir un experto especializado o realizar cambio de
departamento
escalafón (paso de Honorario a Contrata), se pide a Unidad de
Gestión de Personas completar ficha de solicitud de contrato (ver
Anexo 3, figura 2), siguiendo el paso 7.
 Recibe la ficha de solicitud de concurso y revisa antecedentes
Unidad de que respalden contratación (cv, certificados, cédula, etc.).
2 Gestión de  Si existen incongruencias en la solicitud o antecedentes se
Personas enviará con observaciones a la división, unidad o departamento
solicitante. De lo contrario se procede a la aprobación y se envía
a Presupuestos.
 Analista recibe ficha de solicitud y revisa la existencia de
presupuesto.
 Si existe disponibilidad presupuestaria, se anota en la ficha de
solicitud de Concurso (ver Anexo 3, figura 3), señalando monto
aprobado y saldo para futuras contrataciones. Se registra en el
3 Presupuesto Libro de Refrendación y luego se envía a visación del
Encargado(a) Unidad de Finanzas.
 De no existir presupuesto, analista debe informar a la Unidad de
Gestión de Personas, poniéndole fin al proceso.
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a Unidad
de Gestión de Personas para revisión
Encargado(a)  Revisa y da V°B°a disponibilidad para proceder al concurso, y
4 Unidad de envía a Encargado(a) de Departamento Administrativo.
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
Finanzas
Presupuesto para revisión.

Encargado(a)  Revisa y aprueba la ficha de concurso y envía al Gabinete de

5 Departamento Subsecretario (a) para aprobación.
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
Administrativo
Encargado(a) Unidad de Finanzas para revisión.

Gabinete de  Revisa y aprueba ficha de solicitud. Se envía a Unidad de Gestión

6 Subsecretario de Personas para gestionar concurso.
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
(a)
Encargado(a) de Departamento Administrativo para revisión.
Unidad de  Una vez seleccionado el candidato(a) se completa ficha de
7 Gestión de Solicitud de Contrato. Se revisan los antecedentes que respalden
Personas contratación (cv, certificados, cédula, etc.)
 Envío de ficha a Presupuesto para refrendación.
 Analista recibe ficha de solicitud de Contrato y la registra en el
Libro de Refrendación (control Interno).
 En la ficha se corrige o corrobora monto comprometido y saldo de
8 Presupuesto presupuesto. Luego se envía a visación del Encargado(a) Unidad
de Finanzas.
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a Unidad
de Gestión de Personas para revisión
Encargado(a)  Revisa y da V°B° a ficha para proceder a la contratación y envía a
9 Unidad de Encargado(a) de Departamento Administrativo.
Finanzas  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
Presupuesto para revisión.
Encargado(a)  Revisa y aprueba la ficha de contratación y envía a Gabinete de
1 Subsecretario(a) para aprobación.
Departamento
0  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
Administrativo
Encargado(a) Unidad de Finanzas para revisión.
1 Gabinete de  Revisa y aprueba ficha de contratación. Se envía a Unidad de
1 Subsecretario Gestión de Personas para gestionar contrato.
(a)/ Ministro(a)  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
34
 (a) Encargado(a) de Departamento Administrativo para revisión.
 En caso de contratación de Honorarios: se elabora contrato (ver
Anexo 3, figura 4) y decreto (ver Anexo 3, figura 5) que aprueba
contrato. Luego se envía a Presupuesto para refrendación.
Unidad de  En caso de contratación de Contratas o Planta: se elabora
1
Gestión de decreto que designa (ver Anexo 3, figura 6) y Carátula
2
Personas SIAPERTRA (ver Anexo 3, figura 7). Luego se envía a
Presupuesto para refrendación.
 Si faltaran antecedentes o documentos, se les solicita
directamente al Interesado.
 Analista realiza la refrendación de contrato o carátula, y registra
1 en SIGFE.
Presupuesto
3  Emite certificado de refrendación (ver Anexo 1, figura 2) y se
envía a Encargado(a) Unidad de Finanzas.
 Revisa y da V°B° a contrato o carátula, y envía a Encargado(a)
Encargado(a) Departamento Administrativo.
1
Unidad de
4
Finanzas  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
Presupuesto para revisión.
Encargado(a)  Revisa y aprueba contrato o carátula, y envía a Oficina de Partes.
1
Departamento  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve a
5
Administrativo Presupuesto para revisión.
1 Oficina de  Enumera los decretos o resolución, y envía a División Jurídica
6 Partes para visación.
 Visación de Contrato.
 En caso de errores de formato de devuelve a Oficina de Partes
para corrección. En cambio, si existe incongruencia de
antecedentes se devuelve a Unidad de Gestión de Personas para
1 revisión.
División Jurídica
7
 Se envía a Ministro(a), para aprobación, en el caso de los
contratos de Planta o contrata de grado 6 o superior (en
jerarquía), y los contratos a Honorarios.
 Se envía a Gabinete de Subsecretario(a,) para aprobación, los
contratos de Planta o contrata de grado 7 o inferior (en jerarquía).
Gabinete de
1  Aprueba contrato y firma decretos respectivos. Se envía a Oficina
Subsecretario
8 de Partes.
(a)/Ministro(a)
1 Oficina de  Recibe contrato o carátula y resolución, y se envía una copia a
9 Partes Contraloría, y otra a Unidad de Gestión de Personas.
Unidad de
2
Gestión de  Formaliza la aprobación de contrato.
0
Personas

35
 CONTRATACIÓN DE PERSONAL
Encargado(a) Gabinete
División o Unidad de Gestión de Encargado(a) Unidad de
Presupuesto Departamento Subsecretario(a)/ División Jurídica Oficina de Partes Contraloría
departamento Personas Finanzas
Administrativo Ministro(a)

INICIO

Completa ficha de Se recibe ficha de

Solicitud de Solicitud de
Concurso concurso

NO ¿Conformidad de SI Recibe, analiza y Revisa y da V°B a Revisa y aprueba Revisa y aprueba

antecedentes ? registra Ficha disponibilidad SI ficha de Concurso ficha de Concurso

Conoce falta de Se informa falta NO NO NO NO

¿Existe ¿Existe ¿Existe SI ¿Existe
disponibilidad de disponibilidad
disponibilidad? Conformidad? Conformidad? Conformidad?
presupuestaria presupuestaria
SI

Emite CDP SI
FIN
- CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Pide ficha de Completa ficha de

Recibe, analiza y Revisa y da V°B° a Revisa y aprueba Revisa y aprueba
Solicitud de Solicitud de
registra Ficha ficha de contrato ficha de contrato ficha de contrato
contrato contrato

NO ¿Existe NO ¿Existe SI NO ¿Existe SI NO ¿Existe

Conformidad? Conformidad? Conformidad? Conformidad?

SI SI
PROCESO DE DISPONIBILIDAD

Registra en
Libro

Interesado
completa Elabora contrato/
antecedentes carátula
faltantes

Recibe
NO ¿Conformidad de Registro en SIGFE Revisa y da V°B° a contrato/
Revisa, aprueba y
SI Y refrendación de Certificado de carátula
antecedentes ? SI firma contrato
contratos SI Refrendación

Aprobación de
NO SI contratos Error Formato
¿Existe NO ¿Existe NO ¿Existe
Conformidad? Conformidad? Conformidad?

¿Existe NO
conformidad?
Faltan Antecedentes

SI

Revisa y firma Numeración y

Toma de
contrato y envío de copias
Razón
decretos de contratos

Formalización de
contratos

FIN

DP - Comisiones de Servicio al Exterior

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Unidad  Emite solicitud de comisión vía Sistema de Cometidos y
Demandante Comisiones.
1
 Jefatura revisa solicitud y antecedentes. En caso de rechazar
solicitud, se da fin al proceso.

36
  Si la solicitudes aprobada y requiere pasaje aéreo, es enviada a
la Unidad de Abastecimiento (paso 2). En caso contrario, es decir,
se aprueba pero no requiere pasajes, se envía solicitud a la
Unidad de Gestión de Personas (paso 3).
 Analista de compras recibe solicitud por sistema y revisa
documentación. Si existen incongruencias o faltan antecedentes
se devuelve a Unidad Demandante.
Unidad de
2  Si todo es correcto, se solicitan tres cotizaciones a las agencias
Abastecimiento
en convenio y se compra la más económica.

 Se envía documentación y pasajes a Unidad de Gestión de

Personas.
 Analista recibe solicitud de comisión por sistema, revisa datos del
comisionado y la documentación adjunta.

 Si existen observaciones o falta algún adjunto (ej. Itinerario) se

hace solicitud vía correo electrónico a la unidad solicitante.

 De estar todo en orden procede a la creación e impresión del

Unidad de Decreto (ver Anexo 4, figura 1), se adjunta a documentación y
3 Gestión de hace entrega del legajo al Encargado(a) de la Unidad
Personas
 Encargado(a) da V°B° y se envía a la Unidad de Finanzas.

 NOTA:
o Si la comisión no requiere pago de viático debe ser
explicitado en la documentación y pasa directamente a
V°B° de Encargado(a) Unidad de Finanzas y Encargado(a)
Departamento Administrativo, respectivamente.
Secretaria  Recibe documentación en papel.
4 Unidad de
Finanzas  Hace ingreso de la comisión y posteriormente envía a
Presupuestos la documentación.
 Analista recibe documentación y revisa disponibilidad. Si fuera
necesaria alguna corrección de datos se envía la documentación
a la Unidad de Gestión de Personas.

5 Presupuesto
 Si todo está en orden, lo registra en Libro de Refrendación,
genera compromiso en SIGFE, emite el CDP (ver Anexo 1, figura
1) y timbra el Decreto.

 Envía a Encargado(a) Unidad de Finanzas para V°B°

Encargado(a)  Revisa CDP, Decreto y documentación adjunta. Si existen
6 Unidad de observaciones se devuelve a Presupuesto.
Finanzas  En caso contrario, da su V°B° y envía a encargado(a) de
Departamento Administrativo.
 Revisa CDP, Decreto y documentación adjunta. Si existen
Encargado(a) observaciones se devuelve a Presupuesto.
7 Departamento
Administrativo  En caso contrario, da su V°B° y envía a encargado(a) de División
Jurídica.
 Revisa acto administrativo (Decreto) y documentación adjunta. De
existir observaciones, se devuelve documentación a Unidad de
8 División Jurídica Gestión de Personas para corrección.

 Si todo es correcto, se envía a Gabinete de Subsecretario(a).

37
 Gabinete  Recibe, da V°B° a Decreto y envía documentación a Gabinete
9
Subsecretario(a) Ministro(a).
1 Gabinete
0 Ministro(a)  Recibe, firma documentos y los envía a Oficina de Partes.

 Enumera acto administrativo y se archiva.

1  Se envían copias al Ministerio de Relaciones Exteriores y a
Oficina de partes
1 Controlaría, para toma de razón. Si corresponde pago de
comisión, se envía también a Contabilidad, de lo contrario finaliza
el proceso.
 Analista recibe documentación y efectúa devengo de la comisión
1 (ver comprobante en Anexo 9, figura 1).
Contabilidad
2
 Envía documentación a Tesorería.
1  Analista efectúa pago de la comisión en SIGFE (ver comprobante
Tesorería en Anexo 17, figura 2) y/o compra de dólares, dando aviso a
3
persona solicitante.

38
 DP – Comisiones de Servicio al Exterior
Gabinete
Unidad de Encargado(a) Encargado(a)
Unidad Unidad de Secretaria Unidad Subsecretario(a)/ Oficina de
Función Gestión de Presupuesto Unidad de Departamento División Jurídica Contabilidad Tesorería
Demandante Abastecimiento de Finanzas Gabinete partes
Personas Finanzas Administración
Ministro(a)

INICIO

Emite
solicitud de
comisión

¿V°B°
Jefatura?
NO
D P – Co m isione s de Se rvicio al Ex ter ior

SI

¿Pasaje ¿Corregir SI
SI
aéreo? datos?

NO NO
Recibe Recibe e Revisa
Compra de
solicitud y imprime disponibilidad
pasajes
revisa datos documentación presupuestaria

SI
FIN ¿Corregir?
NO
Corrige de SI ¿Corregir
información Datos? Registra Revisa Decreto
SI NO en Libro y y
emite CDP documentación
Creación de
Decreto ¿Corregir SI
datos?
NO

Revisa Firma Enumera Acto

Da V°B° Firma Decreto
resoluciones documentación administrativo

Distribuye
copias a
MinRel y CGR

Efectúa
¿Pago de SI Contabiliza pago de
Comisión? en SIGFE comisión
NO

FIN

39
 DP - Cometidos Nacionales
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
 Emite solicitud de cometido vía Sistema de Cometidos y
Comisiones.

 Jefatura revisa solicitud y antecedentes. En caso de rechazar

Unidad solicitud, se da fin al proceso.
1 Demandante
 Si la solicitud de cometido es aprobada y requiere pasaje, es
enviada a la Unidad de Abastecimiento (paso 2). En caso
contrario, es decir, se aprueba pero no requiere pasajes, se envía
solicitud a la Unidad de Gestión de Personas (paso 3).
 Analista de compras recibe solicitud por sistema y revisa
documentación. Si existen incongruencias o faltan antecedentes
Unidad de se devuelve a Unidad Demandante.
2
Abastecimiento
 Si todo es correcto, se reservan pasajes.

 Se envía documentación a Unidad de Gestión de Personas.

 Analista recibe solicitud de comisión por sistema, revisa datos del
comisionado y la documentación adjunta.

 Si existen observaciones o falta algún adjunto (ej. Itinerario) se

hace solicitud vía correo electrónico a la Unidad Demandante.

 De estar todo en orden se genera RAE, RME u Orden de pago

(según corresponda) y se pide V°B° a Encargado(a) (ver ejemplo
Unidad de
en Anexo 4, figura 2).
3 Gestión de  NOTA:
Personas o Se hace RAE, si los funcionarios son planta o contrata
o Se hace RME, si los funcionarios son Subsecretarios(as)
de Economía o Turismo.
o Se hace Orden de pago, si los funcionarios son a
honorarios.

 Encargado(a) da V°B° y se envía –mediante gestión documental-

a la Unidad de Finanzas (Presupuesto).
 Analista recibe documentación y revisa disponibilidad. Si fuera
necesaria alguna corrección de datos se envía la documentación
a la Unidad de Gestión de Personas.

4 Presupuesto
 Si todo está en orden, lo registra en Libro de Refrendación,
genera compromiso en SIGFE, emite el CDP (ver Anexo 1, figura
1) y timbra RAE, RME u Orden de Pago.

 Envía a Encargado(a) Unidad de Finanzas para V°B°

 Revisa CDP, RAE/RME/Órdenes de pago y documentación
Encargado(a) adjunta. Si existen observaciones se devuelve a Presupuesto.
5 Unidad de
Finanzas  En caso contrario, da su V°B° y envía a Secretaria Unidad de
Finanzas.
Secretaria  Recibe documentación por sistema y la imprime.
6 Unidad de  Solicita firma a Encargado(a) de Departamento Administrativo. En
Finanzas caso de gestionarse cometidos del Encargado(a) Departamento
Administrativo, se solicita firma a Subsecretario(a) (paso 10)
7  Encargado(a) revisa acto administrativo (resoluciones u órdenes a
Encargado(a) pago).Si existen observaciones se devuelve a Encargado(a)
Departamento Unidad de Finanzas.
Administrativo
40
  Si todo es correcto y corresponde a cometidos de:
o Ministro(a) o Subsecretario(a), se procederá a visación de
acto administrativo.
o Funcionarios de igual o menor jerarquía que Encargado(a)
de Departamento Administrativo, procede a aprobar
(firmar) resoluciones u órdenes de pago.

 Si el cometido requiere pasajes, la documentación pasa a la

Unidad de Abastecimiento.

 En caso de no requerir pasajes:

o Resoluciones de Ministro(a) o Subsecretario(a) pasan a
División Jurídica (paso 9).
o Otras resoluciones y órdenes de pago se envía a Oficina
de Partes (paso 11).
 Encargado(a) de Compras confirma compra de pasaje.
 En caso de ser:
Unidad de o Resoluciones de Ministro(a) o Subsecretario(a) pasan a
8
Abastecimiento División Jurídica (paso 9).
o Otras resoluciones y órdenes de pago se envía a Oficina
de Partes (paso 11).
 Revisa resoluciones deMinistro(a) o Subsecretario(a), si se deben
corregir datos se envía documentación a Encargado(a) de
Departamento Administrativo.
División
 Si todo es correcto se solicita la firma correspondiente.
9 Jurídica
 NOTA: Se requiere firma cruzada, es decir, la gestión de
cometidos ejercidos por el Ministro(a) deben ser firmados por
Subsecretario(a), y viceversa, si el cometido es del
Subsecretario(a) debe ser firmado por el Ministro(a).
Gabinete
1  Firma resolución correspondiente.
Ministro(a)/
0
Gabinete
 Envía documentación a Oficina De Partes.
Subsecretario(a)

1 Oficina de  Enumera acto administrativo y se archiva.

1 Partes  Si corresponde pago de comisión se envía una copia a
Contabilidad.
 Analista realiza contabilización de cometidos (ver comprobante en
Contabilidad Anexo 9, figura 1).
1
2
 Envía documentos a Tesorería.

 Analista efectúa pago de la gestión de cometidos (ver

1 Tesorería comprobante en Anexo 17, figura 2) y da aviso de transferencia
3 de fondos a persona solicitante.

41
 DP – Cometidos Nacionales
Gabinete
Unidad de En cargado(a) Encargado(a)
Unidad Unidad de Secretaria Unidad Subsecretario(a)/ Oficina de
Gestión de Presupuesto Unidad de Departamento División Jurídica Contabilidad Tesorería
Deman dante Abastecimien to de Finanzas Gabinete partes
Perso nas Finanzas Administrativo
Ministr o(a)

INICIO

Emite
solicitud de
cometido

¿V°B°
NO Jefatura?
SI
SI

SI
¿Corregir
¿Pasajes?
datos?
NO NO

Recibe Revisa
Reserva de
solicitud y disponibilidad
pasajes
revisa datos presupuestaria
D P– C o m e ti d o s N a c io n a le s

FIN SI
¿Corregir?
NO
Corrige de ¿Corregir
SI
información Datos? Registra
Revisar RAE /
NO en Libro y
RME
emite CDP
Creación de
RAE, RME u
¿Corregir
Orden de Pago
datos? SI

NO

Recibe
Da V°B° documentación
e imprime

¿Cometido de E.
Administrativo?
Firma o da
V°B° a acto
NO
administrativo

Compra ¿Requiere
SI
de pasajes Pasajes?
NO

¿Resolución
de Ministro o NO
Subsecretaria?
SI Revisa Firma actos Enumera Acto
resoluciones Administrativos administrativo

Efectúa
¿Pago de SI Contabiliza pago de
Cometido? en SIGFE cometido
NO

FIN

42
 DP - Horas Extra, Bienios, Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E

Unidad de  Encargado(a) envía a la Unidad de Finanzas (Presupuesto)

1 Gestión de resolución respectiva de bonificación en trámite, es decir, horas
Personas extra, bienios, bono de escolaridad o bono por jubilación (ver
ejemplo en Anexo 5, figura 1).
 Analista revisa, aprueba y registra en el Libro de Refrendación.
En caso de error en la resolución se envía al Encargado(a) de
2 Presupuesto Unidad de Gestión de Personas para revisión.

 Si la documentación está correcta se envía a Encargado(a)

Unidad de Finanzas para V°B°.
 Revisa y da V°B° a resoluciones. En caso de error en los
Encargado(a) documentos, se envían a Presupuesto para revisión.
3 Unidad de
Finanzas  Si la documentación está correcta se envía a Encargado(a) de
Departamento Administrativo para aprobación

 Revisa y aprueba resoluciones. En caso de error en los

Encargado(a) documentos, se envían a Encargado(a) Unidad de Finanzas para
4 Departamento revisión.
Administrativo
 Si la documentación está correcta se envía Oficina de Partes
Oficina de  Enumera resolución y se envían copias a Unidad de Gestión de
5
Partes Personas.
Unidad de  Corrobora y/o agrega información en SIGPER para el
6 Gestión de correspondiente pago de remuneraciones a funcionarios, y archiva
Personas resolución.

43
 Disponibilidad de Horas Extra, Bienios, Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación

Encargado(a) de
Unidad de Gestión de Encargado(a) Unidad Oficina de
Presupuesto Departamento
Personas de Finanzas Partes
Adminstrativo
, Bienios , Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación

INICIO

Recibe, aprueba Recibe y

Emite Recibe y da V°B° a Enumera
y registra aprueba
resolución documentación resolución
documentación documentación
SI
SI

NO ¿Está NO ¿Está SI NO ¿Está

correcto? correcto? correcto?

Corrobora y
actualiza planillas
de pago
Disponibilidad de Horas Extra

Archiva
resolución

FIN

44
 Reembolso de Gastos en Comisiones y Cometidos
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Este procedimiento se realiza de acuerdo al “Instructivo de
Reembolso para Comisiones de Servicio y Cometidos
funcionarios de la Subsecretaría de Economía y EMT” R.A. Ex
N°373.

 Funcionario emite formulario de solicitud de reembolso (ver

Anexo 6, figura 1), adjuntando boletas (peaje, pasajes,
estacionamiento, bencina, taxi y otros) y respaldo del viaje:
orden de pago (OP) o resolución (ver Anexo 6, figura 2). Envía a
Encargado(a) de su Unidad para V°B°.
Unidad
1
Demandante  Encargado(a) de Unidad da V°B° y envía documentación a
Unidad de Finanzas (Presupuesto), paso 3. En caso de
Seremis, se envía documentación al Encargado(a) de
Departamento Administrativo.

 NOTA:
 El plazo máximo para hacer efectivo el reembolso es de
60 días a contar de la fecha de efectuado el gasto.
 Si el funcionario es Honorario debe adjuntar Orden de
Pago (OP)
 Si es a Contrata o Planta, debe adjuntar resolución
 Revisa documentación y correspondencia del gasto. En caso
de que el gasto no corresponda se da fin al proceso.
Encargado(a)  Si existen observaciones se devuelve a Unidad Demandante
2 Departamento para corrección.
Administrativo
 Si la documentación y correspondencia del gasto es correcta,
Encargado(a) firma solicitud y envía legajo a Presupuesto.
 Analista recibe documentación y revisa:
o Completitud de documentos (Solicitud de reembolso,
boletas y OP o resolución)
o Fecha de comprobantes consistente con fecha de
cometido o comisión.
o Si hay gasto de bencina, se hace cálculo, según
3 Presupuesto instructivo.
o En caso de comisiones al exterior se considera tipo de
cambio al primer día de viaje.

En caso de faltar antecedentes se solicita corrección o

complementar a la Unidad Demandante
 Si todo es correcto se aprueba reembolso por monto calculado y
se envía a Contabilidad.
 Analista recibe y revisa documentación. En caso de existir
observaciones se envía a Presupuesto para corrección.
4 Contabilidad
 Si no presenta observaciones, analista devenga gasto en
sistema (ver comprobante en Anexo 9, figura 1) y envía a
Tesorería.
 Analista recibe y revisa documentación.

 En caso de existir observaciones se envía a Presupuesto para

corrección.
5 Tesorería

 Si la documentación está correcta se registra temporalmente en

SIGFE, se carga en el Banco y se envían antecedentes a
Encargado(a) Unidad de Finanzas, en espera de su aprobación.
6 Encargado(a)  Revisa documentación. Si todo es correcto, Encargado(a) firma
y se devuelve a Tesorería para concretar el pago.
45
 Unidad de  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelven a
Finanzas Tesorería para revisión.
7 Tesorería  Encargado(a) confirma y ejecuta transacción de pago (ver
comprobante en Anexo 17, figura 2).

REEMBOLSO PARA COMISIONES DE SERVICIO Y COMETIDOS FUNCIONARIOS

Encargado(a) Departamento Encargado(a) de

Unidad Demandante Presupuesto Contabilidad Tesorería
Administrativo Unidad de Finanzas
REEMBOLSO PARA COMISIONES DE SERVICIO Y COMETIDOS FUNCIONARIOS

INICIO

Emite formulario
Revisa
de solicitud de
documentación
reembolso,
adjunta boletas y
OP o Resolución

¿Corresponde NO
V°B° de gasto?
Encargado(a) FIN
SI
Revisa
Revisa Revisa
NO documentación
¿Conformidad SI documentación Revisa documentación
y devenga
antecedentes? y aprueba documentación y aprueba
¿Reembolso reembolso
SI reembolso reembolso
de Seremi?
SI SI
NO NO NO NO NO
¿Conformidad ¿Conformidad ¿Conformidad ¿Conformidad
antecedentes? antecedentes? antecedentes? antecedentes?

SI SI

Registra en
SIGFE y carga
transferencia
en banco

Realiza pago
de fondos

FIN

46
 EJECUCIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO

La ejecución del presupuesto está a cargo de cada unidad, programa o centro de costo, sin
embargo, recae en Finanzas -a través del área de Presupuesto- la responsabilidad de
monitorear, controlar y velar por la correcta ejecución del mismo, así como de suministrar
información relevante para alertar y apoyar la toma de decisiones oportuna por parte de la
autoridad.

Para cumplir con lo anterior se llevan a cabo los siguientes procesos:

 Modificación Presupuestaria
 Elaboración de Programa Caja y Actividades
 Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria
 Informes de Glosas Presupuestarias

47
 Modificación Presupuestaria
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 En el caso de los Programas y Centros de Costo, emiten
memorándum en que se solicita modificación presupuestaria (ver
Servicios, en Anexo 7, figura 1), lo que envían directo a Finanzas (paso 3),
1 Programas y junto con su respectiva justificación.
Centros de Costo  Los Servicios dependientes del Ministerio elaboran oficio de
solicitud de modificación presupuestaria, el cual se envía a la
Subsecretaría a través de Oficina de Partes (paso 2), junto con
su respectiva justificación.
2 Oficina de Partes  Registra oficio y reenvía a Finanzas (Presupuesto)
 Analista recepciona solicitudes de modificaciones
presupuestarias. Si faltan antecedentes se devuelve a Servicios,
Programas y Centros de Costo para complementar antecedentes
3 Presupuesto y/o hacer correcciones.
 Si solicitud es correcta, Analista elabora un oficio ordinario
dirigido a DIPRES (ver en Anexo 7, figura 2) y envía, junto con
solicitudes y la correspondiente justificación de la modificación a
Encargado(a) Unidad de Finanzas.
 Revisa y da V°B° a documentación. Envía a Encargado(a) de
Encargado(a) Departamento Administrativo.
4 Unidad de
Finanzas  Si existen observaciones se pide a los Servicios, Programas y
Centros de Costo complementar antecedentes y/o hacer
correcciones.
Encargado(a)
5 Departamento  Revisa y firma documentación. Envía a Gabinete de
Administrativo Subsecretario(a).

Gabinete
6  Revisa y firma documentación. Envía a Oficina de Partes.
Subsecretario(a)
7 Oficina de Partes  Enumera oficio y envía documentación a DIPRES.
 Recibe y evalúa solicitud de modificación presupuestaria. Si
existen observaciones se pide revisión a Encargado(a) Unidad de
Finanzas, la que se pone en contacto con los Servicios,
Programas y Centros de Costo y coordina el complementar
antecedentes y/o hacer correcciones.
8 DIPRES
 Si aprueba solicitud, se elabora Decreto de Modificación
Presupuestaria (ver en Anexo 7, figura 3), se envía a Contraloría
y se da aviso a Presupuesto vía correo electrónico.
 En caso de no aprobar solicitud se da aviso a Presupuesto vía
correo electrónico.
9 Contraloría  Toma Razón del Decreto que modifica presupuesto. Envía a
Subsecretaría de Economía y EMT.
1  Recibe Decreto, registra y envía a Unidad de Finanzas
Oficina de Partes
0 (Presupuesto)
 Analista recibe respuesta de DIPRES sobre el resultado de la
solicitud y se notifica a los servicios, programas o centros de
1 costo.
Presupuesto  En caso de modificación de presupuesto, se recibe el Decreto –
1
tomado de razón de Contraloría-y se actualiza presupuesto en
SIGFE, Plan de Actividades, Programa de Caja y Libros de
Refrendación.

48
 MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Servicios, Encargado(a)
Encargado(a) Gabinete
Programas y Presupuesto Departamento Oficina de Partes DIPRES Contraloría
Unidad de Finanzas Subsecretario(a)
Centros de Costo Administrativo

INICIO

Emite solicitud Registra y

de modificación reenvía
presupuestaria documentación

Oficio
¿Formato?

Revisa solicitud Enumera oficio

Revisa Revisa y firma Revisa y firma Evalúa
Memo de modificación y envía
documentación documentación documentación solicitud
presupuestaria documentación

NO ¿Está NO
¿Da V°B°? SI
correcta?
PRESUPUESTARI A

SI

Elabora Oficio
ordinario

Envía
documentación
Revisa y pide NO ¿Está
MODIFICACIÓN

correción correcta?
Corrige
antecedentes SI
Reenvía
información
NO
¿Aprueba?

SI

Elabora Decreto Toma Razón del

de Modificación Decreto
Presupuestaria Modificatorio

Recibe
Reciben
respuesta de Informa
respuesta de
DIPRES y la respuesta
DIPRES
reenvía

¿Modifica
presupuesto?
NO
SI

(Con Decreto) Recibe, registra

Actualiza y reenvía
presupuesto Decreto

FIN

49
 Elaboración de Programa Caja y Actividades
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E
 Este proceso se basa en el “Instructivo para elaboración del
Programa Mensual de Caja”

 En los primeros 5 días de diciembre, analista solicita a los

Programas y Centros de costo de la Subsecretaría envía el
Programa de caja anual del año t+1 (ver Anexo 2, figura 4) y el
Plan de actividades y compras (ver Anexo 2, figura 2). Este último
es enviado a Abastecimiento, para su uso y control

 Los días 15 de cada mes, Analista enviará a los Programas y

Centros de Costo el Programa de caja para la actualización de la
proyección degasto a realizaren los meses siguientes del año,
considerando la programación enviada en diciembre del año t-1 y
1 Presupuesto
la ejecución real al último mes cerrado o ejecutado

 NOTA:
 Dentro de la programación, se debe mantener la
denominación original de los gastos (ej.: estudios o
actividades), con el fin de evitar confusiones o incluso
pensar que se trata de actividades nuevas.

 En caso de cambio de actividad, por una nueva, distinta,

también indicarlo claramente, siendo agregada o incluida
como línea adicional al final del listado de actividades, con
su respectiva programación de gasto mensual.

 Efectúan la reprogramación o validan el gasto programado, y

envían a Presupuesto en un plazo no mayor a 4 días.

 Se deberá justificar trimestralmente las desviaciones del gasto

acumulado según la actividad programada y no ejecutada. El
encargado del Programa o Centro de Costo respectivo, deberá
justificara Finanzas, los motivos de la respectiva desviación.
Programas y
2 Centros de
Costo  NOTA:
 Se excluye de justificar desviaciones en los siguientes
casos:
a) Cada vez que no se reciba por parte de DIPRES el
Aporte Fiscal solicitado.
b) No se reciban transferencias provenientes del Gobierno
Central.

 Una vez recibida la programación, analista verifica completitud de

la información y que se encuentre de acuerdo a la Programación
de caja anual. En caso de programación de gastos adicionales a
lo anterior, se solicitan mayores antecedentes a los Programas y
3 Presupuesto Centros de Costo

 Se envía Programa de Caja consolidado y Programación Mensual

de Aportes Fiscales de la Subsecretario(a) de Economía y EMT a
Encargado(a) Unidad de Finanzas para su revisión y V°B°.
4 Encargado(a)  Revisa y da V°B° a Programas de Caja
Unidad de  Si todo es correcto, se envía programación a DIPRES, mediante
Finanzas correo electrónico, el día 20 de cada mes o en la fecha límite
informada por dicho servicio. Además, el programa se envía a
Tesorería, Presupuesto y Contabilidad.

50
 Elaboración de Programa Caja y Actividades

 En caso de existir observaciones se solicitan

antecedentes/correcciones a Presupuesto.
 En paralelo, analista realiza seguimiento a la ejecución
programada.
5 Tesorería
 Los días 25 de cada mes, analista envía por correo electrónico
reporte con el estado de la ejecución presupuestaria por actividad
a Encargados Financieros de cada Programa y Centro de Costo.

Alcances:

a) El Programa de Caja es un instrumento de administración financiera mediante el cual se

determina el monto máximo de fondos disponibles en un período determinado, para la
realización de las actividades planificadas dentro de una unidad de negocio y/o programa.

b) El programa de caja solicitado deberá ser presentado por actividad, asignación

presupuestaria (al mayor nivel de desagregación posible) y ser consistente con lo
solicitado en la planificación anual de compras.

c) Cabe mencionar que los programas de caja así elaborados, serán remitidos
posteriormente a la Dirección de Presupuestos al nivel de la ley de presupuestos, según
la solicitud realizada por ésta, para su aprobación y asignación de los recursos.

51
 ELABORACIÓN DE PROGRAMA DE CAJA, PROGRAMA DE ACTIVIDADES SUBSECRETARÍA DE ECONOMÍA Y EMT Y SUBSECRETARÍA DE TURISMO.

Encargado(a) Unidad Programas y

Abastecimiento Presupuesto DIPRES Tesorería Contabilidad
de Finanzas Centros de Costo

INICIO

Recibe [Diciembre] Solicitar

Programa de Actividad, de
Programa
caja y de Compras año t+1
Anual de a los Programas Y Centros
Compras de Costo

Solicita Programa Elabora Programa

de Caja y de Caja y
Actividades Actividades

Revisa Programa,
justificaciones por
, PROGR AM A D E ACTIVIDADES

desviaciones de
ejecución y compara con
programa anual

¿Esta NO
correcta?
SI

Elaboración de Programa de
Caja Consolidado de la Revisa y da V°B° a
ELABORACIÓN DE PR OG RAMA DE CAJA

Subsecretaría de Economía Programas de Caja

y EMT

NO
¿Aprueba?

SI

Envío de
Programación

Recepción de
Programa de Recepción de Recepción de Recepción de
Caja Programa de Programa de Programa de
Caja Caja Caja

Seguimiento de
ejecución

Envío de
reporte de
ejecución

Recepciona
reporte

FIN

52
 Informe Mensual de Ejecución Presupuestaria
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 A principios de diciembre –una vez publicada la Ley de
Presupuesto Año t+1-, Analista solicita a todos los Servicios
relacionados con el Ministerio el envío de la planificación anual de
1 Presupuesto ejecución presupuestaria del año t+1

 Los días10 de cada mes, Analista solicita a los Servicios el envío

de la ejecución acumulada al último mes cerrado, mediante
correo electrónico.
 A principios de diciembre, envían planificación anual de ejecución
Servicios presupuestaria del año t+1.
2 relacionados al
Min. Economía
 Los días 10 de cada mes, envían Informes de Ejecución
acumulada a Presupuesto.
 Analista recibe informes, para actualización de la ejecución
acumulada y se elabora reporte de ejecución consolidada.
3 Presupuesto
 Analista compara la ejecución planificada con la acumulada y
establece desviaciones, documentación que es enviada a
Encargado(a) Unidad de Finanzas para revisión.
 Revisa informes y desviaciones, si la información es correcta se
Encargado(a) envía a Presupuesto con acotaciones o peticiones especiales, si
4 Unidad de corresponde.
Finanzas
 En caso de error en los informes se devuelve a Presupuesto para
corrección.
5 Presupuesto  Solicita a Servicios justificar desviaciones.

Servicios
6 relacionados al  Envía justificaciones de desviaciones de ejecución presupuestaria
Min. Economía a Presupuesto

7 Presupuesto  Recibe, revisa y reenvía informes (con justificaciones) a

Encargado(a) Unidad de Finanzas
Encargado(a)  Revisa documentación y, de acuerdo a esa información,
8 Unidad de establece acciones a seguir.
Finanzas  Envía documentación a Encargado(a) de Departamento
Administrativo.
Encargado(a)
9 Departamento  Revisa y da V°B° a documentación. Envía a Gabinete de
Administrativo Subsecretario(a)

1 Gabinete de
0 Subsecretario(a)  Recepciona Informes.

53
 PROCEDIMIENTO INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

Servicios Encargado(a)
Encargado(a) Unidad de Gabinete de
relacionados al Presupuesto Departamento
Finanzas Subsecretario(a)
Ministerio Administrativo

INICIO

Envían Planificación Solicitar Planificación

Anual de Ejecución Anual de Ejecución
Presupuestaria Año Presupuestaria Año
INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

t+1 t+1

Solicitar ejecución
de presupuesto
acumulada
Elaboración y envío
de Informe de
ejecución de
presupuesto
acumulada
Consolidar
información y Revisa
generación de Informes y
Informe de desviaciones
Ejecución

NO
¿Da V°B°?
PROCEDIMIENTO

Envían
justificaciones por Solicita
SI
desviaciones justificaciones
presupuestarias

Recibe, revisa y Revisa Informes Revisa y da Revisa y da

envía Informes (con de Ejecución y V°B° a V°B° a
justificaciones) justificaciones Informes Informes
SI

NO
¿Da V°B°? FIN

54
 Informes de Glosas Presupuestarias
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Analista revisa la Ley de Presupuesto del año en curso e identifica
cada una de las glosas del Ministerio que describan envío de
informes a la Comisión Especial Mixta de Presupuestos.

 Analista ingresa información de las glosas presupuestarias en la

planilla "Registro de Glosas Presupuestarias Año (en curso)"(ver
Anexo 8, figura 1).

 Respecto a los Programas y Centros de Costos dependientes de

la Subsecretaría de Economía y EMT: Analista solicita el envío de
los informes, de acuerdo a la información de la planilla "Registro de
1 Presupuesto Glosas Presupuestarias Año (en curso)", para lo que envía
recordatorios a Encargados(as) financieros (ver Anexo 8, figura 2).
con 30 días de anticipación, se reitera a los 15 días y –de ser
necesario- dentro de la semana en que vence el plazo de envío.

 Respecto a los servicios del Ministerio de Economía diferentes a

la Subsecretaría de Economía y EMT: Analista solicita copia de los
oficios de cumplimiento de Glosas, junto con los respectivos
informes, para lo que envía recordatorios (ver Anexo 8, figura 3),
con 30 días de anticipación, se reitera a los 15 días y –de ser
necesario- dentro de la semana en que vence el plazo de envío. El
despacho de los informes es tramitado a través de sus respectivas
Oficinas de Partes.
 Encargado(a) Financiero deProgramas y Centros de Costos envía
a Analista de Presupuesto los Informes de Glosas Presupuestarias
Programas y
solicitados.
Centros de
Costos de  Nota:
2
Subsecretaría  Estos informes deben ser entregado a más tardar 10 días
Economía y hábiles antes de la fecha límite de envío a la Comisión,
EMT sobre lo cual se hace seguimiento.
 Los reportes deben estar firmados por la Jefatura
correspondiente.
 Analista elabora los oficios conductores para envío de informes de
la Subsecretaría de Economía y EMT a Comisión Especial Mixta
de Presupuestos (ver Anexo 8, figura 4), para la firma del
3 Presupuesto Ministro(a).

 Entrega oficios e informes de la Subsecretaría de Economía y EMT

a Encargado(a) Unidad de Finanzas para V°B°.
 Revisa y da V°B° informes. En caso de encontrar errores se
Encargado(a) devuelve a Presupuesto para corrección.
4 Unidad de
Finanzas  Se envía a Encargado(a) de Departamento Administrativo para
revisión y V°B°.
Encargado(a) de  Revisa y da V°B° a informes. En caso de encontrar errores se
5 Departamento devuelve a Encargado(a) Unidad de Finanzas para corrección.
Administrativo
 Se envía a División Jurídica para revisión.
 Revisa y da V°B° a Oficios e informes. En caso de encontrar
División Jurídica errores se devuelve a Encargado(a) de Departamento
6 Administrativo para corrección.
 Se envía a Gabinete de Ministro(a) para firma.
Gabinete de
7  Firma de Informes. Envío a Oficina de Partes
Ministro(a)
Oficina de  Enumera oficios y envía documentación a Comisión Especial Mixta
8
Partes de Presupuestos

55
 Informes de Glosas Presupuestarias
Comisión
9 Especial Mixta  Recibe Informes de Glosas Presupuestarias
de Presupuestos
Servicios y  En paralelo, los servicios y programas externos a la Subsecretaría
1
programas del de Economía y EMT envían copias de los oficios e informes
0
Min. Economía remitidos por ellos a la Comisión Especial Mixta de Presupuestos
 Recibe, archiva informes y actualiza planilla Excel, tanto con los
1 informes correspondientes a la Subsecretaría de Economía y EMT,
Presupuesto
1 como de los servicios y programas del Ministerio externos a la
misma.

56
 PROCEDIMIENTO GLOSAS PRESUPUESTARIAS
Programas y Centros Encargado(a) Encargado(a) Comisión Servicios del Min.
de Costos de Gabinete de Especial Mixta Economía externos a
Subsecretaría de
Presupuesto Unidad de Departamento División Jurídica Oficina de Partes Subsecretaría de
Ministro(a)
Economía y EMT Finanzas Administrativo de Presupuestos Economía y EMT

INICIO

Revisión Ley
de
Presupuesto

Registro de
Información
PROCEDIMIENTO GLOSAS PRESUPUESTARIAS

en Planilla

Elaboración de Solicitud de Elaboración de

Reportes Glosas Informes y Reportes Glosas
Presupuestarias recordatorios Presupuestarias

Elaboración
de Oficios
Conductores
Enumera
Recibe y Revisa y da Revisa y da Revisa y da Revisa y da Tramitación y
Oficios y Revisa
revisa V°B° a V°B° a V°B° a Oficios V°B° a envío de
distribuye Informes
Informes Informes SI Informes SI e Informes SI Informes SI Informes
Informes

NO ¿Está NO ¿Está NO ¿Está NO ¿Está

correcto? correcto? correcto? correcto?

Archiva informe
y actualiza
planilla Excel

FIN

57
 CONTABILIDAD

Funciones
Registrar los hechos económicos, de acuerdo a la normativa vigente y las instrucciones
impartidas por la Contraloría General de la República.

Objetivos
Llevar control de los movimientos presupuestarios-financieros del sector de economía, dirigido a
cumplir las estrategias ministeriales y gubernamentales en las Subsecretario(a) s de Economía y
Empresas Menor Tamaño y Subsecretaría de Turismo.

Imputar, temporalmente, los ingresos y gastos de las Subsecretarías, en función de la corriente

real de bienes y servicios.

Procedimientos
 Contabilización gastos subtítulos 22 y 29
 Contabilización de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24
 Inventario – Baja
 Contabilización de Viáticos Nacionales y Extranjeros
 Contabilización de Aportes Fiscales
 Conciliación Bancaria
 Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos
 Contabilización de Transferencias Reintegrables
 Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables

El principal documento que se generan en estos procesos es el Comprobante de devengo (ver

comprobante en Anexo 9, Figura 1)

58
 Contabilización gastos subtítulos 22 y 29
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E

Contraparte  Emite acta de recepción conforme (ver Anexo 10, figura 1), una
1 vez aprobados los servicios o bienes en conformidad, y la envía
Técnica
a Contabilidad.
 Analista de facturación recepciona acta.
2 Contabilidad
 Solicita al Proveedor la emisión de documento tributario
correspondiente.
 Emite documento tributario (ver Anexo10, figura 2).

3 Proveedor  Envía documento de forma manual a Oficina de Partes o vía

electrónica (al correo facturas@[Link]), según
corresponda.
 Recepciona documento tributario en papel o electrónico, lo timbra
e ingresa en Sistema Documental.
 NOTA: A contar de la fecha de ingreso del documento
Oficina de respectivo, se debe efectuar el pago en un plazo de 30 días
4
Partes corridos.

 Envía a Unidad de Finanzas el documento tributario

recepcionado.
Secretaria
5 Unidad de  Recepciona documentación tributaria y remite a Contabilidad.
Finanzas
6 Contabilidad Facturación
 Analista recepciona documento tributario, revisa y adjunta la
documentación de respaldo:
o Acta de recepción conforme de informe entregado.
o Decreto/Contrato (si aplica).
o Orden de compra (ver Anexo10, figura 3).
o Resolución.
o Plazos de ejecución (para bienes y servicios).
o Monto y cuota correspondiente.
o V°B° contraparte técnica.
o V°B° Subsecretaria (si aplica según lo estipulado en
contrato).
o Certificado de disponibilidad presupuestaria (ver en Anexo
1, figura 1).
o Factura / boletas de honorarios.
o Informe que se está cancelando (si Aplica).
o Resoluciones de multas (si Aplica).
o Código de Inventario (en factura)
 En caso que la factura tenga inconsistencia en los datos (Rut,
Razón Social, monto, glosa, etc.) o en los bienes o servicios
brindados, es devuelta al proveedor previa autorización de la
contraparte técnica, indicando los motivos de la devolución del
documento tributario. Si existe otro error se envía a quien
corresponda, para corrección.

Devengo
 Si está todo en orden, se da V°B° a Check List recibido (ver
Anexo 10, figura 4). y contabiliza el devengo en SIGFE (ingresa
información relevante del devengo en la glosa si aplica) (ver
comprobante en Anexo 9, figura 1).

59
Inventario
 Si la contabilización corresponde a bienes de uso (subtítulo 29),
estos se registran en:
o Cuenta de activos, en caso de ser bien activable, de valor
igual o mayor a 3 UTM.
o Cuenta de gastos, en caso de ser un bien de valor menor
a 3 UTM.
 se registran en planilla Excel “Nómina de Inventario” los
siguientes datos:
o Programa presupuestario
o Mes de registro en SIGFE
o ID contable SIGFE
o Cuenta Contable
o Vida útil
o Año de compra

 Analista emite nómina con detalle de devengos realizados y se la

envía a la Encargada de contabilidad.

 NOTAS:
 En caso de llegar la factura y no se cuente el acta de recepción
conforme, el analista solicita el documento a la contraparte
técnica con una espera máxima de 48 horas.
o Si en ese rango de tiempo no es factible su emisión por no
existir conformidad, el analista inicia el proceso de rechazo de
la factura a través del portal [Link] dentro del plazo máximo
legal de 8 días corridos, desde emitido el documento
tributario. En caso de ser un documento manual se hace
devolución al proveedor vía carta certificada, previa
autorización, mediante correo electrónico, de la contraparte
técnica.
o Si la contraparte simplemente no emitió el acta y la factura
esta fuera del plazo legal para hacer su devolución vía página
web (8 días corridos), el analista solicitará acta de recepción
conforme con fecha de emisión de factura.

 De existir multas al proveedor o prestador de servicio éstas

deben ser detalladas en el acta respectiva y en el legajo debe
venir adjunta la Resolución que autoriza cobro de multa.

 El analista contable debe contar con el 100% de los respaldos

para emitir el Check List. A continuación de detalla el tipo de
documentación que debe venir adjunta con el acta de acuerdo al
bien adquirido o servicio recibido:
a) Pagos servicios básicos: acta recepción conforme, factura o
boleta, contrato cuando corresponda (ej.: autopistas).
b) Convenio marco: acta recepción conforme, certificado
disponibilidad presupuestaria, factura, orden de compra.
c) Grandes compras: acta recepción conforme, certificado
disponibilidad presupuestaria, intención de compra,
Resolución de autorización de compra, orden de compra,
Decreto/contrato.
d) Licitación pública o privada: acta recepción conforme,
certificado disponibilidad presupuestaria, Resolución(es)
(aprobación de bases y adjudicación), Decreto/contrato (solo
si aplica), informe correspondiente, orden de compra, bases
(sólo en caso de requerir más información).
e) Trato directo: acta recepción conforme, certificado
disponibilidad presupuestaria, Resolución, orden de compra,
60
 factura, Decreto/contrato (sólo si aplica).
f) Gastos de representación: formulario gastos de
representación debidamente cursado, factura.
g) Arriendos, Gastos Comunes y Otros pagos Anticipados:
Memo que solicita pago, Boleta o Factura, Decreto/contrato
(sólo si aplica).
 Revisa cada nómina y la documentación adjunta.

Encargado(a)  De estar todo en orden da V°B° en el documento de respaldo del

7 devengo y hace envío de la nómina a Tesorería.
Contabilidad

 En caso de existir observaciones o falta información, se devuelve

documentación a analista de Contabilidad para su corrección.
 Encargado(a) de Tesorería recibe nómina y documentación
8 Tesorería devengada, por lo que procede a efectuar el pago contable de
dicha transacción.

61
Contabilización gastos Subtítulos 22 y 29
Contraparte Secretaria Unidad de Encargado(a)
Proveedor Oficina de Partes Finanzas
Contabilidad Tesorería
Técnica Contabilidad
INICIO

Emite y envía
Recibe y solicita
Acta de
documento
Recepción
tributario
conforme
Recibe e ingresa
Emite y envía Recibe y remite Recibe
documento
documento documento documento
tributario a
tributario tributario tributario
sistema

Revisa que se adjunte

toda la documentación
de Check list
Corrige datos (si Corrige datos (si
corresponde) corresponde)
¿Está
correcta?
SI

NO Rechaza
¿Documento
documento
dentro de plazo?
en [Link]
SI

FIN

Da V°B° y devenga
gasto en SIGFE

¿Bien
NO inventariable?
SI

Registra en
Cuenta Contable
que corresponde

Ingresa en Nómina
de Inventario
Contabilización gastos Subtítulos 22 y 29

Emite nómina con Revisa nómina y

devengos realizados documentación

NO ¿Está
correcta?
SI

Da V°B°

Envía Gestiona
documentación pago

FIN

62
 Contabilización de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E
Unidad de
1 Gestión de  Envía a Tesorería, planillas de honorarios y remuneraciones por
Personas subtítulos 21 y 24, mediante correo electrónico.

2 Tesorería  Encargado(a) recibe y remite a Contabilidad nómina de pago.

 Analista recibe, revisa e imprime nómina de honorarios y de
remuneraciones.
 Devenga remuneraciones y honorarios en SIGFE, separados por
3 Contabilidad programa presupuestario
 Envía nóminas y comprobante de devengo(o folio, ver
comprobante en Anexo 9, figura 1) a Encargado(a) de
Contabilidad.
Encargado(a)  Revisa documentación y procede a firmar para hacer entrega a
4
Contabilidad Tesorería.
5 Tesorería  Analista contabiliza egreso (ver comprobante en Anexo 17, figura
2) y archiva documentación.

Contabilización de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24

Unidad de Gestión Encargado(a)

Tesorería Contabilidad
de Personas Contabilidad
21 y 24

INICIO
Contabilización de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos

Envía planillas de Recibe, revisa e

Recibe y remite
remuneraciones imprime
nóminas
(Subt.21) nóminas

Devenga
honorarios y
remuneraciones
según prgrama

Envía nóminas Recibe y revisa

y folio nóminas

Contabiliza
egresos en
SIGFE Da V°B°

Archiva
documentación

FIN

63
 Baja de Inventario
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Se emiten resoluciones administrativas(ver Anexo 11, figura 1)
señalando los bienes que se darán de baja, entre ellas:
 RAEx de Baja de bienes con enajenación.
Unidad de  RAEx de Baja de bienes sin enajenación.
1
Abastecimiento
 Encargado(a) da V°B° a resoluciones y envía a Encargado(a) de
Departamento Administrativo. En caso de las Bajas con
Enajenación, una copia de las Resolución se va a la Dirección
General del Crédito Prendario, junto con los bienes.
Encargado(a)  Recibe y aprueba resoluciones. Envía a Oficina de Partes.
2 Departamento
Administrativo  En caso de existir observaciones, se devuelven resoluciones a la
Unidad de Abastecimiento para corrección.
Oficina de  Enumera resoluciones y envía a Unidad de Finanzas y Unidad de
3
Partes Abastecimiento.
Secretaria
2 Unidad de  Recibe resoluciones y las envía a Contabilidad.
Finanzas

3 Contabilidad  Encargado(a) recibe resoluciones y prepara Asientos de Baja, los

que se entregan a Encargado(a) Unidad de Finanzas.
 Recibe asientos y da V°B°. Si hay error devuelve a Contabilidad
para corrección
Encargado(a)
4 Unidad de  Si todo es correcto, y se trata de:
Finanzas o Bienes sin enajenación, se da fin al proceso.
o Bienes con enajenación, se debe esperar depósito la
Dirección General del Crédito Prendario.
Dirección
General del  En paralelo, una vez enajenados los bienes correspondientes se
5 envía cheque o se hace transferencia a Subsecretaría de
Crédito
Prendario Economía y EMT, por los fondos recaudados.

6 Tesorería  Encargado(a) recibe cheque o documentación de depósito y envía

a Contabilidad.
 Encargado(a) recibe documentación de ingreso de fondos y lo
7 Contabilidad contabiliza en sistema (ver comprobante en Anexo 9, figura 1).
Envía documentación a Tesorería.
8 Tesorería  Encargado(a) regulariza depósito (por cheque o transferencia) en
sistema (ver comprobante en Anexo 17, figura 2).

64
 Baja de Inventario
Encargado(a)
Dirección General del Unidad de Secretaria Unidad de Encargado(a) Unidad
Departamento Oficina de Partes Contabilidad Tesorería
Crédito Prendario Abastecimiento Finanzas de Finanzas
Administrativo

INICIO

Emite
resoluciones
de baja

Revisa
V°B°
resoluciones de
Encargado(a)
baja

Envía copia de Enumera y

NO SI Recibe y Emite asientos
Resoluciones de ¿Da V°B°? envía
baja con envía de baja
resoluciones SIN
enajenación
Recibe y
Venta de
revisa
bienes dados CON ¿Enajenación?
asientos
de baja
CON

¿Da V°B°?
NO
SI SI
FIN
(bienes sin enajenación)

Envía
Recibe y revisa
documentos
documentación
de depósito
B aja d e In ventario

Ingresa
Contabiliza
depósito en
depósito en
SIGFE
SIGFE

FIN
(bienes con enajenación)

65
 Contabilización de Viáticos Nacionales y Extranjeros
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E
NOTA: La contabilización de ambos tipos de viático se realiza de la misma manera, sin
embargo, la documentación llega por vías diferentes dependiendo del tipo de viático a
pagar.
o Si se refiere a viáticos por Cometidos Nacionales, éstas se gestionan por sistema,
por lo que llegan vía electrónica a Contabilidad, comenzando en el paso 3.
o En cambio, si se habla de viáticos por Comisiones al Extranjero, éstas se
gestionan en papel, llegando a través de Oficina de Partes, en el paso 1.
Oficina de  Envía a Unidad de Finanzas las resoluciones por Comisión
1
Partes totalmente tramitadas (ver Anexo 4, figura 1).
Secretaria
2 Unidad de  Recepción de resoluciones de Comisión y las envía a
Finanzas Contabilidad.

 Analista revisa los siguientes datos en la Resolución de Comisión

(ver Anexo 5, figura 1)o los extrae del sistema en caso de
Cometidos:
1. Datos personales del funcionario
2. Cargo y grado
3. Lugar y fecha de cometido.
4. Monto viático (diario y/o parcial)
3 Contabilidad 5. Imputación del gasto (planta, contrata u honorarios)
6. Conversión del monto de dólares a pesos chilenos
(Comisiones)

 Devenga viáticos en sistema (ver comprobante en Anexo 9, figura

1).

 Envía nómina de Viáticos a Encargado(a) de Contabilidad.

 Revisa nómina de pago, si todo es correcto da V°B°. En caso de
Encargado(a) existir observaciones se devuelve a Analista de Contabilidad para
4 corrección.
Contabilidad

 Envía nómina a Tesorería.

4 Tesorería  Analista gestiona pago de viáticos y regulariza en SIGFE (ver
comprobante en Anexo 17, figura 2).

66
 CONTABILIZACIÓN DE VIÁTICOS

Secretaria Unidad Encargado(a)

Oficina de Partes Contabilidad Tesorería
de Finanzas Contabilidad

INICIO* INICIO*
V. Extranjero V. Nacional

Recepciona
Envía Revisa la
resoluciones y
resoluciones documentación
las envía
CONTABILIZ ACIÓN DE VIÁTIC OS

NO ¿Está
correcta?
SI

Devenga viáticos
en sistema

Envía nómina de ¿Está

viáticos correcta?
NO

SI
Gestiona
Da V°B° pago

FIN

67
 Contabilización de Aportes Fiscales
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Analista recopila información sobre aportes fiscales. Desde el sitio

web de la Tesorería General de la República se extraen los
siguientes documentos:
 Formulario N°72 “Giro Global”(ver Anexo 12, figura 1)
1 Tesorería  Comprobante de Egreso, emitido por Tesorería General de
la República.(ver en Anexo 12, figura 2)
 Comprobante de Ingreso a la Subsecretaría, emitido por
Tesorería General de la República. (ver en Anexo 12, figura
3)
 Se envía documentación a Contabilidad
 Recibe y revisa documentación, luego procede a devengar el
ingreso por aporte fiscal en SIGFE. Se emite formulario de
devengo (ver comprobante en Anexo 9, figura 1), lo que se
Encargado(a) adjunta al resto de documentación. En caso de error en los
2 antecedentes se envía a Tesorería para revisión.
Contabilidad
 Si la documentación está correcta, también es enviada a
Tesorería.
 Nota: El aporte fiscal puede ser por Remuneraciones (Subt. 21)
y/o resto (Subts. 22, 24 y 29)
 Analista realiza el cobro de ingreso en SIGFE, “Módulo de
3 Tesorería Tesorería”. Se emite un Comprobante de recaudación de fondos
(ver en Anexo 17, figura 1) y adjunta a los documentos.
 Archiva documentación, de manera correlativa y ordenada.

CONTABILIZACIÓN DE APORTES FISCALES

Encargado(a)
Tesorería
Contabilidad

INICIO

Recopila
CONTABILIZ ACIÓN DE APOR TES FISCALES

Recibe y revisa
documentación
documentación
desde TGR

NO ¿conformidad de
antecedentes?

SI
Contabiliza el
ingreso en Devenga el
SIGFE. ingreso en SIGFE.

Archivo de
documentación

FIN

Conciliación Bancaria

RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Contabilidad  Analista recopila la información necesaria: cartolas bancaria
(desde la página web del banco) (ver Anexo 13, figura 1), cartera
financiera bancaria (esta incluye cheques girados,
transferencias, y otros pagos y/o cargos, así como también
abonos) (ver Anexo 13, figura 2), última conciliación (ver Anexo
13, figura 3).
68
  Realiza la cuadratura del saldo contable v/s el saldo de la cuenta
corriente. En esta cuadratura (conciliación), se dejan reflejadas
las diferencias detectadas, por ejemplo, cheques girados y no
cobrados, movimientos registrados en banco y no registrados en
sistema contable o viceversa, entre otros.

 Se envía la conciliación terminada a Tesorería para regularizar

las diferencias detectadas (cuando así proceda).

 NOTA: Las conciliaciones deben ser revisadas por

Contabilidad el último día de la semana, con la finalidad de
corregir diferencias y proceder a su archivo.
2 Tesorería  Encargado(a) revisa conciliación, para regularizar las diferencias
detectadas.

 En caso de existir movimientos pendientes, estos se regularizan

y se solicita a Contabilidad una nueva actualización.
 Si todo está en orden, la conciliación se envía a Encargado(a)
Unidad de Finanzas para su revisión.

 Nota:
 En caso de existir cheques no cobrados o caducados se
contactará con la empresa u/o persona beneficiaria del
documento, avisándole de tal situación vía correo electrónico
o teléfono registrado en la base de datos.

 En caso de existir ingresos cuyo origen no se haya podido

determinar internamente, se solicitará a Banco Estado que
proporcione dicha información. Lo anterior para el caso de
“Transferencia Internet”, “Abono Proveedores” y “Depósito
con Documentos”

 En el caso de “Depósitos en Efectivo” que no haya sido

aclarada su procedencia, se registrará en cuenta especial
que permita el control de dichos montos.

 En el análisis de depósitos en efectivo se consideran decretos

tarifarios por servicios prestados por la Subsecretaría y se
reconoce contablemente.
3 Encargado(a)  Revisa conciliación. En el caso de existir movimientos
Unidad de pendientes, se solicita a Contabilidad su regularización.
Finanzas
 De no existir movimientos por regularizar, firma la conciliación
definitiva y la envía a Contabilidad.
4 Contabilidad  Analista retira desde el banco las cartolas bancarias y los
certificados de saldos originales (ver Anexo 13, figura 4).

 Archiva cartolas y certificados junto a las conciliaciones bancarias

definitivas.

69
 CONCILIACIÓN BANCARIA

Encargado(a) Unidad
Contabilidad Tesorería
de Finanzas

INICIO

Recopila
documentos
requeridos

Se realiza
cuadratura del saldo
contable en Banco
v/s Saldo cta. Cte.
CO N CIL IA CIÓ N BA NCA RIA

Registrar diferencias Recibe conciliación,

detectadas revisa diferencias

¿Hay movimiento NO Revisa

por contabilizar? conciliación final

SI

Se regularizan SI ¿Hay movimiento

movimientos
por regularizar?
pendientes

Solicita actualizar NO
cuadratura

Se archiva Retira cartolas y

conciliación final certificados de Se firma conciliación
junto a cartola y saldos originales en bancaria definitiva
certificados Banco

FIN

70
 Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos (Seremis y Nivel Central)
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Encargado(a) de Remesa recibe fondos y ejecuta gastos según

“Instructivo para la Administración de Fondos de Gastos
Generales”.
 Envía rendición de gastos a Contabilidad, en formato establecido
(ver Anexo 16, figura 1) y correspondiente documentación, según
indica Instructivo. Antes del 25 de cada mes.
División,
1 Departamento,
 Nota:
Unidad o Seremi
 En período de ausencia del Encargado(a) de Remesa
(vacaciones, licencia médica u otro) se debe cerrar caja,
detallar saldo y devolver fondos a Subsecretaría.
 Si existe un Encargado suplente, con póliza, éste debe
solicitar el traspaso de la remesa
 En caso de no contar con otro funcionario con póliza, se
deben derivar pagos (de consumos básicos) a nivel central.
 Analista recibe y revisa rendición de gastos. Desde el momento de
la recepción de documentos comienza un plazo de 5 días hábiles
para revisión y pago de remesas.
 En caso de:
 Adjuntar boletas que no corresponden a gastos según
Manual o están fuera de plazo, se devuelven a la División,
Departamento, Unidad o Seremi sin reembolso y se da fin
2 Contabilidad al proceso.
 Adjuntar boletas poco legibles o dudosas, se pide a
Encargado de División, Departamento, Unidad o Seremi
que corrija y firme como Ministro(a) de Fe, para poder
validar boleta.

 Analista solicita a Presupuesto disponibilidad de recursos para la

reposición de fondos a Seremis.
3 Presupuesto  Analista informa a Contabilidad disponibilidad de recursos y los
compromete (ver Anexo 1, figura 1).
 Analista realiza devengo de la rendición de gastos (ver
4 Contabilidad comprobante en Anexo 9, figura 1).
 Encargado(a) revisa y aprueba rendición. Envía a Tesorería.
 Analista gestiona entrega de recursos a Divisiones,
5 Tesorería Departamentos, Unidades o Seremis (ver comprobante en Anexo
17, figura 1).

Observaciones:

 En Diciembre del año en curso (año t), de acuerdo al “Instructivo para la Administración
de Fondos de Gastos Generales”, las Divisiones, Departamentos, Unidades o Seremis
deben devolver el saldo restante de los fondos fijos. Una vez hecho esto, pueden solicitar
el traspaso de fondos correspondientes al año t+1, siempre de acuerdo al instructivo
señalado antes.


71
 Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos (Seremis y Nivel Central)
División,
departamento, Contabilidad Presupuesto Tesorería
unidad o Seremi
INICIO

Recibe fondos y
ejecuta gastos
Fijos is y Nivel Central
)

Rinde gastos en
formato
establecido

Envía Recibe y revisa

Contabilización de Re ndiciones de Fondos(Serem

documentación documentación

NO ¿corresponde
FIN
gasto?
SI
NO
¿conformidad Revisa
antecedentes? disponibilidad

Devenga
rendición de
gastos

Gestiona traspaso de
fondos a Divisiones,
Encargado(a) da Departamentos,
V°B°
Unidades o Seremis

FIN

72
 Contabilización de Transferencias Reintegrables. Propuesta 1
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Contraparte técnica del Organismo completa y envía a Finanzas

memorándum tipo solicitando transferencia de fondos para pagar
gastos incluidos en el Subt. 24(ver Anexo 15, figura 1). Además,
Institución o adjunta Programa de Caja y Decreto de Convenio.
1
Centro
 Nota:
 Este proceso lo realizan sólo los organismos que estén
suscritos a Transferencias reintegrables.
 Analista recibe documentación y analiza que los antecedentes
estén correctos, para ello requiere:
 Memorándum tipo
 Programa de Caja del Organismo en cuestión(ver Anexo 2,
figura 4)
 Decreto con convenio totalmente tramitado
3 Contabilidad
 Si los antecedentes son correctos, Analista devenga transferencia
(ver comprobante en Anexo 9, figura 1) y se emite Nómina de
pagos, lo que se adjunta al resto de la documentación y es
enviada al Encargado(a) de Tesorería. En caso de no cumplir con
requisitos de convenio se avisa a Institución o Centro y se da fin al
proceso.
 Encargado(a) recibe y revisa documentación. Si la documentación
está correcta se gestiona el pago de fondos (ver comprobante en
Anexo 17, figura 1).

4 Tesorería  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelven a

Encargado(a) de Contabilidad para revisión.

 Se avisa a Encargado(a) de la Unidad de Rendiciones la

realización de la transferencia, vía correo electrónico.
Institución o  Una vez recibidos los fondos se envía el comprobante de ingreso
5
Centro de transferencia según indica convenio correspondiente.

6 Tesorería  Recibe comprobante, lo adjunta a legajo y archiva documentación.

73
 Contabilización de Transferencias Reintegrables

Institución o Unidad de
Contabilidad Tesorería
Centro Rendiciones
INICIO

Emiten memo y Recibe y revisa Recibe y revisa

documentación
Contabilización de T ransferencias Reinte gr ables

documentación documentación

NO
¿conformidad
NO SI antecedentes?
¿conformidad
antecedentes?
SI

Gestiona
pago

Notifica a
Envía
Recibe Rendiciones
comprobante de
notificación sobre
ingreso
transferencia

Archiva
documentación

FIN

74
Contabilización de Transferencias Reintegrables. Propuesta 2
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Contraparte técnica del Organismo completa y envía a

Rendiciones memorándum tipo solicitando transferencia de fondos
para pagar gastos incluidos en el Subt. 24(ver Anexo 15, figura 1).
Institución o Además, adjunta Programa de Caja y Decreto de Convenio.
1
Centro
 Nota:
 Este proceso lo realizan sólo los organismos que estén
suscritos a Transferencias reintegrables.
 Encargado(a) revisa y valida información del Memo. Si cumple
con porcentaje de rendiciones mínimo (según convenio) se
Unidad de autoriza transferencia y la documentación es enviada a
2 Contabilidad.
Rendiciones

 Si no cumple con porcentaje solicitado se avisa a la Institución o

centro y se da fin al proceso.
 Encargado(a) recibe documentación y analiza que los
antecedentes estén correctos, para ello requiere:
 Memorándum tipo
 Programa de Caja del Organismo en cuestión(ver Anexo 2,
figura 4)
3 Contabilidad  Decreto con convenio totalmente tramitado

 Si los antecedentes son correctos, Encargado(a) devenga

transferencia (ver comprobante en Anexo 9, figura 1) y se emite
Nómina de pagos, lo que se adjunta al resto de la documentación
y es enviada a Tesorería. De lo contrario, si faltan antecedentes
se solicitan a la Unidad de Rendiciones.
 Encargado(a) recibe y revisa documentación. Si la documentación
está correcta se gestiona el pago de fondos (ver comprobante en
Anexo 17, figura 1).

4 Tesorería  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelven a

Encargado(a) de Contabilidad para revisión.

 Se avisa a Encargado(a) de la Unidad de Rendiciones la

realización de la transferencia, vía correo electrónico.
Unidad de  En paralelo, Encargado(a) debe informar a la Institución o Centro
5
Rendiciones receptor de la realización de la transferencia.
Institución o  Una vez recibidos los fondos se envía el comprobante de ingreso
6
Centro de transferencia según indica convenio correspondiente.
7 Tesorería  Recibe comprobante, lo adjunta a legajo y archiva documentación.

75
 Contabilización de Transferencias Reintegrables

Institución o Unidad de
Contabilidad Tesorería
Centro Rendiciones
INICIO

Emiten memo y Recibe y valida Recibe y revisa Recibe y revisa

Contabilización de T ransferencias Reintegrable s

documentación documentación documentación documentación

NO ¿conformidad
¿conformidad SI NO ¿conformidad SI
FIN antecedentes?
antecedentes? antecedentes?
SI
Gestiona
pago

Notifica a
Recibe Recibe y envía Rendiciones
notificación notificación sobre
transferencia

Envía
Archiva
comprobante de
documentación
ingreso

FIN

VI.

76
Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

 Mensualmente, el/la Encargado(a) envía a Unidad de Finanzas

memorándum para contabilizar las rendiciones por Transferencias
Reintegrables (ver Anexo 16, figura 1). Adjunta el oficio o
memorándum conductor(ver Anexo 16, figura 2), copia del
Decreto y planilla de rendiciones por cada convenio(ver Anexo 16,
figura 3)., en ésta última se debe detallar lo siguiente:
 Número de Convenio
Unidad de
1  Decreto que autoriza convenio
Rendiciones
 Rut de la Institución que rinde
 Cuenta deudora
 Monto a contabilizar de rendición
 Mes a contabilizar

 NOTA: La rendición no debe indicar saldos, para evitar

confusiones al momento de contabilizar en sistema.
Secretaria
2 Unidad de  Recibe documentación y reenvía a Contabilidad.
Finanzas

 Analista recibe documentación y revisa que los antecedentes

estén correctos. En caso de existir observaciones o falta de
antecedentes, se devuelve a Unidad de Rendiciones para
corrección.
3 Contabilidad
 Si los antecedentes son correctos, Analista contabiliza en módulo
“Contabilidad” de SIGFE, rebajando monto en cuenta deudora.

 Imprime folio contable (ver comprobante en Anexo 9, figura 1) y

adjunta a documentación, lo que envía a Unidad de Rendiciones
 Encargado(a) revisa cuadratura y nuevos saldos. En caso de que
Unidad de los saldos no sean correctos se devuelven a Contabilidad para
4
Rendiciones corrección.
 Si todo es correcto da V°B° y envía a Unidad de Finanzas.
5 Contabilidad  Analista recibe documentación y remite a Encargado(a) Unidad de
Finanzas.
Encargado(a)
6 Unidad de  Revisa, da V°B° y envía a Tesorería.
Finanzas

7 Tesorería  Analista recibe y archiva documentación de manera correlativa.

77
 Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables
Encargado(a)
Unidad de Secretaria Unidad
Contabilidad Unidad de Tesorería
Rendiciones de Finanzas
Finanzas
Transfe rencias Re integrables

INICIO

Emiten memo y
Recibe y reenvía Recibe y revisa
envía con
documentación documentación
documentación

NO
¿conformidad
antecedentes?
SI
Rendiciones de

Contabiliza y
Revisa saldos
rebaja deuda

¿conformidad NO
antecedentes?
Contabilización de

Revisa
Recibe y reenvía Archiva
documentación y
documentación documentación
da V°B°
SI

FIN

78
 TESORERÍA

Funciones
Validación, autorización y gestión de recaudación de ingresos y pagos, de obligaciones
previamente aprobadas por las Secciones de Presupuesto y Contabilidad.

Objetivos
Ejecutar pagos y recaudar fondos de la Subsecretaría de Economía, de acuerdo a los objetivos
estratégicos de la institución y la normativa vigente.

Procedimientos
 Ingresos provenientes de Oficina de Partes.
 Ingreso Licencias Médicas
 Cobro de Cuotas de Supervisión de Cooperativas
 Compra Moneda Extranjera
 Transferencias al Extranjero
 Tratamiento de saldos con mayor antigüedad
 Pago de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24

Subprocesos de Pago
 Pago con Cheque
 Pago vía Transferencia Electrónica
 Pago Anticipado
 Pago en Efectivo
 Multipago
 Pago Automático de Cuentas (PAC)

Tratamiento de Boletas y Otros Documentos en Garantía.

 Custodia de Boletas de garantía, pólizas y letras de cambio
 Solicitud de Devolución de Documentos en Garantía
 Tratamiento de Documentos en Garantía no retirados

Entre los principales documentos que se generan en estos procesos se encuentran los
siguientes:
 Comprobante de Recaudación de Fondos (ver comprobante en Anexo 17, Figura 1)
 Comprobante de Liquidación de Fondos (ver comprobante en Anexo 17, Figura 2)

79
 Ingresos Provenientes de Oficina de Partes
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Usuario Externo  Solicita y paga copia de documentos.

 Encargado(a) recauda los dineros por concepto de venta de
diferentes certificados, de acuerdo al decreto exento N° 892 del
Oficina de 03 de junio de 2009, para posteriormente efectuar la rendición a
2
Partes Tesorería (ver Anexo 18, figura 1).

 Entrega documentación y boleta a Tesorería.

 Revisa la cuadratura que realiza Oficina de Partes, ajustando los
Encargado(a) comprobantes de ingresos con el dinero rendido.
3
Tesorería
 Posteriormente solicita al Auxiliar Administrativo depositar el
documento o efectivo.
 Realiza el depósito en Banco a la cuenta corriente de la
Auxiliar Subsecretaría de Economía y EMT.
4
administrativo
 Una vez realizado los depósitos, entrega toda la documentación
respectiva a Encargado(a) de Tesorería.
 Revisa que el depósito cuadre con los montos rendidos de
Encargado(a) Oficina de Partes.
5
Tesorería
 Entrega documentación a Contabilidad para contabilización de
ingresos.
 Analista Realiza contabilización de los ingresos en SIGFE (ver
6 Contabilidad comprobante en Anexo 9, figura 1).

 Envía documentación a Tesorería

 Recibe documentación contable y registra derechos por cobrar
Encargado(a) en sistema SIGFE (ver comprobante en Anexo 17, figura 1).
7
Tesorería
 De forma correlativa archiva la documentación con el respectivo
respaldo de egreso.

80
 INGRESOS PROVENIENTES DE OFICINA DE PARTES

Encargado(a)
Usuario Externo Oficina de Partes Auxiliar Administrativo Contabilidad
Tesorería

INICIO

Solicita y paga Recauda fondos

copia de por venta de
documentación documentos

Generación y
entrega de
documentos a
usuario

Revisión y envío Recibe y revisa

INGRESOS PROVENIENTES DE OFICINA DE PARTES

cuadratura cuadratura de
mensual a rendición de
Tesorería caja

NO ¿Está Deposito en
SI
correcta? Banco

Recibe
comprobante
de depósito y
adjunta a
documentación Contabiliza
depósito

NO ¿Está
correcta?

Registra depósito
SI
en SIGFE

Archivo de
documentos

FIN

Ingreso Licencias Médicas

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Unidad de  Recepciona documentos de institución de salud.
1 Gestión de
 Envía memorándum con los documentos a Tesorería (ver Anexo
Personas
19, figura 1).
 Recibe y revisa la información y documento de pago (cheque,
vale vista o transferencia)
Tesorería
2  En caso de recibir cheques o vales vista, se solicita a Auxiliar
(Analistas) Administrativo hacer depósito de los documentos (paso 3).

 Si se recibe ingresos vía transferencia electrónica, se corrobora

información y se entrega documentación a Contabilidad (paso 4)

81
  Efectúa depósito en el banco.
Auxiliar
3 Administrativo  Envía comprobante de depósito a la Unidad de Finanzas
(Tesorería).
Tesorería  Recibe comprobante y adjunta a documentación.
4
(Analistas)
 Entrega legajo a Contabilidad.
 Registra y devenga el ingreso en SIGFE (ver comprobante en
5 Contabilidad Anexo 9, figura 1).

 Envía documentación a Tesorería

 Contabiliza ingreso en SIGFE (ver comprobante en Anexo 17,
Tesorería figura 1).
6
(Analistas)
 Procede archivar la documentación de forma correlativa, con el
respectivo respaldo de egreso.

82
 INGRESO LICENCIAS MÉDICAS

Unidad de Gestión de
Tesorería (Analistas) Auxiliar Administrativo Contabilidad
Personas

INICIO

Recepciona
documentos de
Institución de
Salud

Revisa
Envía memo
antecedentes y
con
documentos de
documentación
INGRESO LICENCIAS MÉDICAS

pago

¿Forma de Cheque o vale Deposito en

pago? Banco
Transferencia

Adjunta
comprobante a
documentación
y envía Contabiliza
depósito en
SIGFE
Registra ingreso
en SIGFE

Archiva
documentación

FIN

83
 Cobro de Cuotas de Supervisión de Cooperativas 2
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E

 Creación o actualización de base de datos –en forma manual-, de

las entidades sujetas a cobro de cuotas por supervisión la cual debe
tener la siguiente información:
o Razón social de la cooperativa
o Número de ROL
o Tipo
o Rubro
o N° de socios
o SBIF (identificación de las que están en ese Organismo)
o Activos ($)
o Total activos con Corrección Monetaria (C.M)
o Activos con C.M. sin decimales.
o Activos (UF)
o Fijo
o % Variación
o Total (UTM)
o Base de Cálculo (Decreto 233)

 Se solicita a Tesorería -en cada cobro de cuotas- un listado de las

Cooperativas impagas para incluir sus deudas, si correspondiera.
 Se efectúa el cálculo de la cuota correspondiente y se envía en
Departamento diciembre (1° cuota), que es de carácter provisoria (con balance
1
de Cooperativas año anterior) y en junio (2° cuota) de cada año.
 NOTA:
o En el cobro de la segunda cuota se incluirán los valores
impagos de la primera cuota cobrada. De ser necesario, la
primera cuota de los años siguientes, contendrá los saldos
impagos del año anterior, y así sucesivamente,
presentándose un estado de cuenta por año y por cuota
hasta que se haga llegar por parte de las cooperativas el
comprobante de depósito original a la Unidad de Finanzas.
 Emisión de oficios de cobranza dirigidos a las cooperativas. Para el
cobro sin deudas, el oficio debe contener las siguientes
instrucciones:
o Año (del cobro)
o Cuota (Identifica si es la 1° o 2° cuota)
o Valor a Pagar (UTM)

En el caso de que hubiese deudas, el Oficio debe

contener los siguientes campos:
o Tipo (Deuda)
o Cuota (normal)
o Año (de la deuda y normal)
o Cuota (en caso de deuda si es la 1° o 2° cuota)
o Total pagar (UTM) –(Monto de deuda + Monto de cuota
normal)
 Envían copia de Oficios y Base de datos Unidad de Finanzas
(Tesorería)
Cooperativas  Efectúan pago correspondiente y envían el depósito por correo
2 electrónico a cuotasdecoop@[Link]
(Externas)

2
Actualización enviada por Cooperativas con fecha 26 de agosto, 2015
84
  Además, la cooperativa tiene la obligación de enviar el depósito
original a las oficinas de la Unidad de Finanzas, vía correo
electrónico.
 Recibe, revisa y conserva copia del oficio y comprobantes
Encargado(a) originales para seguimiento y control.
3
Tesorería
 Espera contabilización para registrar.
 En paralelo, Analista devenga los ingresos en forma individual
por cooperativa (ver comprobante en Anexo 9, figura 1),
considerando sólo los comprobantes de depósitos originales. Se
4 Contabilidad da aviso a Tesorería.

 NOTA: En caso de no contar con el documento original, y a

objeto de mantener al día la contabilidad, se aceptará el
comprobante de depósito enviado vía correo electrónico.
 Registra en el archivo de la base de datos los pagos
efectivamente contabilizados, agregando la fecha del depósito y
Encargado(a) el número de folio de Tesorería (ver comprobante en Anexo 17,
5 figura 1).
Tesorería

 Envía al Departamento de Cooperativas base de datos

actualizada.
Departamento
6  Revisa montos recaudados.
de Cooperativas

85
 COBRO CUOTAS SUPERVISIÓN DE COOPERATIVAS

Cooperativas Departamento de
Tesorería Contabilidad
(externas) Cooperativas

INICIO

Crea/actualiza
base de datos
de Cooperativas

Solicita listado Envía listado de

COBRO CUOTAS SUPERVISIÓN DE COOPERATIVAS

de Cooperativas Cooperativas
impagas impagas

Calcula de
montos a
cobrar

Emite oficios de
Pagan cuota
Cobranza

Envía copias de
Oficios y Base
de datos

Envían
comprobante
Devenga
Recibe y revisa ingresos

Registra pago y
Revisa montos
actualiza base
recaudados
de datos

FIN

86
Pago de viáticos con o sin Compra de Moneda Extranjera
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E
Oficina de  Envía copias de Decreto de Comisión (ver Anexo 20, figura 1) o
1
Partes Resolución de Cometido.
 Recibe documentación que autorice viaje, con el respectivo
detalle y revisa que se adjunte lo siguiente:
o Decreto
Secretaria o Compromiso en SIGFE
2 Unidad de o Certificado de disponibilidad presupuestaria
Finanzas o Contratos
o Invoice
o Boletas
o Otros respaldos.
 Si todo está en orden, envía documentación a Contabilidad.
 Analista revisa documentación que autoriza viaje.

 En caso de ser:
o Cometido, se devenga (ver comprobante en Anexo 9, figura
3 Contabilidad 1) y envía a Tesorería (paso 16).
o Comisión, consulta al funcionario si necesita moneda
extranjera. En caso de requerir comprar divisas se solicita a
Secretaria emitir oficio (paso 4). Si no necesita divisas se
devenga (ver comprobante en Anexo 9, figura 1) y envía a
Tesorería (paso 16).
 Prepara oficio que respalda compra y se envía, junto al resto de
Secretaria la documentación, a Tesorería (ver Anexo 20, figura 2).
4 Unidad de
Finanzas  En caso de existir observaciones o faltan antecedentes, se
solicita información a Unidad Demandante.
 Revisa oficio, junto a toda la información y documentación.

 Verifica si existe disponibilidad de saldos para derivar a la

Encargado(a) compra de dólares, si esta todo en orden, le da un V°B° y lo
5
Tesorería envía a Encargado(a) Unidad de Finanzas para la primera firma.

 Si existieran observaciones o falta de información, se envía a

Secretaria para corrección.
Encargado(a)  Revisa documentación, si todo es correcto procede a firmar.
6 Unidad de
Finanzas  En caso de existir observaciones envía a Tesorería para
corrección
Secretaria
 Recepciona el oficio con primera firma y entrega al
7 Unidad de Encargado(a) de Área correspondiente a la dupla (Apoderado
Finanzas 2), para que proceda como segunda firma autorizada.
Encargado(a) de
8 Área  Firma oficio y entrega a Secretaria.
(Apoderado 2)
Secretaria
 Recibe el oficio con ambas firmas y procede a coordinar el envío
9 Unidad de al banco con Auxiliar Administrativo.
Finanzas  Envía documentación a Oficina de Partes.
Oficina de  Enumera oficio y remite documentación a Auxiliar
10
Partes Administrativo.
11 Auxiliar
 De acuerdo a las indicaciones del oficio y previa coordinación, el
Administrativo auxiliar va en busca de los dólares.

87
  Una vez se tiene los dólares, éstos son entregados a la
Secretaria.
 Coordina la entrega de los dólares con los funcionarios que
harán la Comisión de Servicio, para lo que debe firmar el acta
de entrega de dólares.
12 Secretaria
Unidad de  NOTA:
Los dólares que no sean entregados el mismo día, deben ser
Finanzas
devueltos al Encargado de Tesorería quien procede a
guardarlos en la caja fuerte. Sólo las personas que figuren en el
Decreto, están autorizadas para el retiro de los dólares.
Encargado(a)  Al día siguiente de haber efectuado la compra de los dólares, el
13 Encargado examina la cuenta corriente, y se entrega la
Tesorería
documentación respectiva a Contabilidad.
 Analista procede al devengo (ver comprobante en Anexo 9,
14 Contabilidad figura 1).

 Envía a Presupuesto
 Analista ajusta compromiso dependiendo del valor de la divisa.
 Nota: El ajuste del tipo de cambio se realiza a un valor
15 Presupuesto aproximado de la divisa calculado al primer día del cometido en
el extranjero.

 Envía documentación a Tesorería

Encargado(a)  Valida la información, contabiliza en SIGFE (ver comprobante
16 en Anexo 17, figura 2) y archiva documentación de forma
Tesorería
correlativa, con el respectivo respaldo de egreso.

88
 Pago de viáticos con o sin Compra de Moneda Extranjera

Encargado(a)
Auxiliar Unidad Secretaria Encargado(a) Encargado(a) Área
Oficina de Partes Contabilidad Unidad de Presupuesto
Administrativo Demandante Unidad de Finanzas Tesorería (Apoderado 2)
Finanzas

INICIO

Envía copias
Revisa Revisa
de Decreto o
documentación documentación
Resolucón

Tipo de Cometido
Viaje
Comisión
Confecciona ¿Requiere
SI
oficio dólares?
NO

Corrige/ agrega SI ¿Faltan

información antecedentes? Devenga
NO

Envía oficio y Revisa Revisa y

documentación documentación firma

NO
NO SI
¿Está correcta? ¿Está correcta?

SI

Solicita 2da Revisa y

firma autorizada firma

Recibe oficio
Compra Enumera
con 2 firmas
dólares oficio
y envía

Coordina
Recibe
entrega y
Pago de viáticos con o sin Compra de Moneda Extranjera

documentación
firma de Acta

Día Siguiente:
Devenga Imprime cartola y
entrega
documentación Ajusta
compromiso al
valor de la divisa
Contabiliza
egreso en
SIGFE

Archiva
documentación

FIN

89
 Transferencias al Extranjero
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Unidad  Emite memorándum solicitando transferencia (ver Anexo 21,
1
Demandante figura 1)y lo envía a la Unidad de Finanzas (Secretaria)
 Recibe el memorándum donde se requiere realizar la
transferencia al exterior, con el respectivo detalle y revisa que se
adjunte lo siguiente:
o Decreto
o Compromiso en SIGFE
Secretaria o Certificado de disponibilidad presupuestaria
2 Unidad de o Contratos
Finanzas o Invoice
o Boletas
o Otros respaldos.
 Si todo está en orden, se envía documentación a Tesorería. En
caso de existir observaciones o faltan antecedentes, se enviará a
Unidad Demandante para corrección.
 Examina la documentación. En caso de existir observaciones o
faltan antecedentes, se enviará a Unidad Demandante para
corrección

Encargado(a)
3  Si todo es correcto y existe disponibilidad de saldos, Analista
Tesorería
elabora el oficio que instruye al banco para proceder a realizar la
transferencia (ver Anexo 21, figura 2).

 Entrega oficio al Encargado(a) Unidad de Finanzas para firma.

Encargado(a)
 Confirma documentación, firma oficio y envía a segunda firma
4 Unidad de
autorizada.
Finanzas
Encargado(a) de
5 Área  Firma oficio y entrega a Encargado(a) de Tesorería.
(Apoderado 2)
Encargado(a)  Recibe oficio con las respectivas firmas y envía documentación a
6
Tesorería Oficina de Partes.
Oficina de
7  Enumera oficio y remite documentación a Tesorería
Partes
 Analista recibe la documentación desde Oficina de Partes.
Tesorería
9  Al día siguiente de la transacción, con la cartola que indica el tipo
(Analistas)
de cambio y gastos bancarios que se utilizaron para efectuar el
traspaso, se envía documentación a Contabilidad.
 Encargado(a) devenga el monto y gastos bancarios (ver
1
Contabilidad comprobante en Anexo 9, figura 1). Envía documentación a
0
Tesorería.
 Analista recibe la documentación con el respectivo devengo,
quien procede a efectuar el pago contable de dicha transacción
(ver comprobante en Anexo 17, figura 2).
1 Tesorería
 Se informa a la Unidad Solicitante que el pago se efectuó con
1 (Analistas)
éxito.
 De forma correlativa archiva la documentación con el respectivo
respaldo de egreso.

90
 TRANSFERENCIAS AL EXTRNAJERO

Encargado(a)
Unidad Secretaria Encargado(a) Encargado(a) Área
Unidad de Oficina de Partes Tesorería (Analistas) Contabilidad
Demandante Unidad de Finanzas Tesorería (Apoderado 2)
Finanzas

INICIO

Emite memo
Recibe memo y
solicitando
documentación
transferencia

NO ¿Está SI Revisa
correcto? documentación

NO ¿Está
correcto?
SI
Confecciona
oficio

Solicita firmas Firma oficio Firma oficio

Recibe oficio
Enumera Recibe
con 2 firmas
oficio documentación
y envía

Día Siguiente:
Imprime cartola y Devenga
entrega transferencia
documentación
TRANSFERENCIAS AL EXTRNAJERO

Contabiliza
egreso en
SIGFE

Archiva
documentación

FIN

91
 Pago de Honorarios y Remuneraciones por Subtítulos 21 y 24
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Unidad de
1 Gestión de  Envía a Tesorería, nóminas de honorarios y remuneraciones por
Personas subtítulos 21 y 24, mediante correo electrónico.

 Recibe nóminas y verifica disponibilidad de saldos para pagos.

Encargado(a)  Si existen recursos se envía planilla a Contabilidad.
2
Tesorería  En caso de no contar con recursos disponibles, se da fin al
proceso.
 Analista recibe, revisa nóminas y contabiliza según programa
2 Contabilidad presupuestario (ver comprobante en Anexo 9, figura 1).
 Envía documentación a Tesorería.
 Analista recibe, gira los cheques para el pago de aportes
previsionales (para mayor detalle de pago ver procedimiento de
Tesorería “Pago con Cheque”).
3
(Analistas)  Contabiliza en SIGFE el egreso por pago de remuneraciones y
honorarios, según programa presupuestario(ver comprobante en
Anexo 17, figura 2)

Pago Remuneraciones Subtítulo 21

Unidad de Gestión de Encargado(a)

Contabilidad Tesorería (Analistas)
Personas Tesorería
INICIO

Envía planillas de
Recibe y revisa
remuneraciones
planillas
(Subt.21)
Pago Remuneraciones Subtítulo21

Contabiliza Giro de cheques

¿Disponibilidad SI remuneraciones pago de aportes
de saldos? y honorarios previsionales

NO
Contabiliza egresos
en SIGFE

FIN

92
 SUBPROCESOS DE PAGO

Se entiende por pagos el traspaso de fondos hacia otros servicios, programas, proveedores, u
otros actores, por concepto de convenios, adquisiciones o servicios realizados a la
Subsecretaría de Economía y EMT.

La ejecución de estos egresos está a cargo de la Unidad de Finanzas, a través del área de
Tesorería, la cual se encarga de revisar que la solicitud de pago venga con la documentación de
respaldo y que el pago se haga mediante el método correspondiente según normativa. Además,
Tesorería debe velar que los pagos se realicen en un plazo máximo de 30 días corridos (Circular
N° 23 del 13 de abril de 2006, Ministerio de Hacienda), desde la llegada del documento tributario
a la Oficina de Partes.

NOTA: Al finalizar el mes, previo al cierre contable, los analistas deben revisar saldos de todas
las cuentas por pagar. Se procede a regularizar en SIGFE los saldos de mayor antigüedad,
reunir y archivar su documentación, lo que debe quedar reflejado en la conciliación bancaria del
mes en curso.

Para cumplir con lo anterior se llevan a cabo los siguientes procesos:

 Pago con Cheque
 Pago vía Transferencia Electrónica
 Pago en Efectivo
 Pago Anticipado
 Multipago
 Pago Automático de Cuentas (PAC)

A grandes rasgos pueden representarse de la siguiente forma:

PAGOS
Encargado(a) Encargado(a)
Contabilidad Tesorería
Tesorería Unidad de Finanzas
INICIO

Devenga y Clasifica tipo de pago

Distribuye
envía requerido (cheque,
legajos a
documentación transferencia, efectivo,
Analistas
multipago o PAC)

Revisa
cumplimiento de
requisitos

NO
¿cumple?

SI
Contabiliza en
Revisa
SIGFE y emite
documento de
documento de NO
pago
pago
¿Autoriza
egreso?

SI
Concreta egreso

Archiva
documentación
PA GOS

FIN

93
 Pago con Cheque3
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Contabilidad  Devenga y envía documentación a Tesorería (ver comprobante

en Anexo 9, figura 1).
Encargado(a)
2  Distribuye legajos a los analistas.
Tesorería

 Analista revisa que se cumplan los siguientes requisitos:

o Tipo de pago requerido (cheque, transferencia, efectivo,
multipago o PAC)
o Completitud de documentos
o Que los montos de devengo coincidan con los del
documento tributario
o Que los datos del documento tributario (nombre, Rut,
dirección) correspondan a la Subsecretario(a) de
Economía y EMT
o Disponibilidad de saldos en cada cuenta corriente que se
utilizará
o Si corresponde, se verifica: validez de boleta de garantía,
Tesorería
3 Acta de Recepción y Check List.
(Analistas)
 En caso de existir observaciones o falta de información, se
devolverá a Contabilidad para completar o corregir,
respectivamente.

 En caso de no existir disponibilidad de saldos, se reprograma

pago para cuando se reciba aporte fiscal.

 Si la documentación es correcta, existe disponibilidad de saldos y

se requiere pago con cheque, se procede a retirar la chequera de
la caja fuerte o cheque formulario continuo, y realiza la
contabilización del pago en SIGFE 2.0, lo que genera nómina en
formato “txt”.
 Encargado revisa que la emisión de cheques esté correcta.
Encargado(a)
4
Tesorería  Entrega a Encargado(a) Unidad de Finanzas para que proceda a
la primera firma del cheque.
 Revisa documentación, si es correcta firma cheques y nómina.
Encargado(a) Envía a Tesorería.
5 Unidad de
Finanzas  Si existen observaciones se devuelve a Tesorería para
corrección.
 Analista correspondiente recibe cheque con primera firma y
Tesorería entrega al Encargado(a) de Área correspondiente a la dupla
6
(Analistas) (Apoderado 2), para que proceda como segunda firma
autorizada.
Encargado(a) de
7 Área
 Firma cheques y los entrega firmados a Tesorería.
(Apoderado 2)

 Una vez con los cheques firmados, el Analista correspondiente

procede a subir en página web de Banco Estado el archivo con
Tesorería detalle de los cheques –en formato “txt” (generado por SIGFE
8
(Analistas) 2.0)-, para que sean firmados nuevamente por el Encargado(a)
Unidad de Finanzas y el Apoderado 2, respectivamente, previo
aviso vía correo electrónico.
9 Encargado(a)  Firma electrónicamente el archivo y solicita al Apoderado 2 la
3
En el caso de los documentos enviados por los diferentes Seremis y que no puedan ser pagados en Santiago se hará envío de
un cheque a la respectiva Seremi.
94
 Unidad de
Finanzas autorización respectiva, vía correo electrónico.

Encargado(a) de
1 Área  Firma electrónicamente el archivo y avisa al Encargado(a) de
0 Tesorería y Encargado(a) Unidad de Finanzas, por correo
(Apoderado 2) electrónico.

 Con la documentación firmada y autorizada en página web del

1 Tesorería Banco Estado, Analista la entrega a la persona asignada por
1 (Analistas) Servicios Generales, con el respectivo respaldo de la cantidad de
cheques, montos y destinatarios, para que coordine el pago de
estos.
1 Auxiliar
2 Administrativo  Efectúa pagos con cheques. Envía comprobantes a Tesorería.

 Analista recibe comprobante y lo adjunta a la documentación

correspondiente al egreso (ver comprobante en Anexo 17, figura
1 Tesorería 2).
3 (Analistas)
 De forma correlativa archiva la documentación con el respectivo
respaldo de egreso.

Observaciones:

 En caso de existir un error en la emisión, ya sea por fallo de sistema (SIGFE), impresión
errónea de cheque o que no correspondiera emitir cheque y este fue emitido, se
procederá a realizar la contabilización correspondiente en sistema SIGFE y a anular por
este mismo sistema el cheque que se encuentre involucrado en la operación.

95
 PAGO CON CHEQUE

Encargado(a) Unidad de Encargado(a) Área

Contabilidad Encargado(a) Tesorería Tesorería (Analistas) Auxiliar Administrativo
Finanzas (Apoderado 2)

INICIO

Clasifica tipo de
Devenga y pago requerido
Distribuye
envía (cheque,
legajos a
documentación transferencia,
Analistas
efectivo, multipago
o PAC)

Revisa
cumplimiento
de requisitos

NO
¿cumple?
SI

Retira cheque
de caja fuerte o
cheque
formulario
continuo

Contabiliza en
Revisa cheque y
SIGFE 2.0 y
nómina
obtiene nómina
NO

Solicita firmas ¿Autoriza

según dupla egreso?
SI
Recibe cheque
y solicita 2da Firma cheque
firma
Firma cheque

Sube detalle de
cheques a web
de Banco
Estado

Solicita firmas
electrónicas Firma cheque Firma cheque
según dupla

Entrega cheque Realiza pago

para pago con cheque

Recibe
comprobante y
adjunta a legajo
PAGO CON CHEQUE

Archiva
documentación

FIN

96
 Pago vía Transferencia Electrónica
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Contabilidad  Devenga y envía documentación a Tesorería (ver comprobante

en Anexo 9, figura 1).
Encargado(a)
2  Distribuye legajos a los analistas.
Tesorería

 Analista revisa que se cumplan los siguientes requisitos:

o Tipo de pago requerido (cheque, transferencia, efectivo,
multipago o PAC)
o Completitud de documentos
o Que los montos de devengo coincidan con los del
documento tributario
o Que los datos del documento tributario (nombre, Rut,
dirección) correspondan a la Subsecretario(a) de Economía
y EMT
o Disponibilidad de saldos en cada cuenta corriente que se
utilizará
o Si corresponde, se verifica: validez de boleta de garantía,
Acta de Recepción y Check List.

 NOTA: En el caso de pago de Estudios, se debe revisar los

siguientes requisitos:
o V°B° de la contraparte técnica.
Tesorería o V°B° de la División Jurídica
3
(Analistas) o Autorización del Jefe de Gabinete Subsecretario(a).

 De existir observaciones o falta de información, se devolverá a

Contabilidad para completar o corregir, respectivamente.

 En caso de no existir disponibilidad de saldos se reprograma pago

para cuando se reciba aporte fiscal.

 Si la documentación es correcta, existe disponibilidad de saldos y

se requiere pago vía transferencia electrónica, Analista genera lo
siguiente:
o Egreso en SIGFE, dejándolo en estado “Aprobado”(ver
comprobante en Anexo 17, figura 2)
o Nómina en formato Excel
o Transferencia por cuenta corriente en SIGFE 2.0 Y se
importa a Banco Estado en formato “txt”.
 Emite carta de autorización de cargos para realizar el cargo de los
respectivos montos.
 Verifica que las nóminas se encuentren correctamente detalladas
y cuadradas.

Encargado(a)  En caso de no cuadrar las nóminas con la contabilización del

4 pago, se devuelven al analista responsable para su corrección y
Tesorería
cuadratura.

 Si todo es correcto se solicita a Encargado(a) Unidad de Finanzas

que autorice dichas nóminas.
 Revisa documentación y da V°B° a egreso, si todo es correcto.
Encargado(a) Avisa a Tesorería.
5 Unidad de
Finanzas  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve
documentación a Tesorería para corrección.
Tesorería  Analista correspondiente entrega documentación al Encargado(a)
6 de Área correspondiente a la dupla (Apoderado 2), para que
(Analistas)
proceda como segunda firma autorizada.

97
 Encargado(a) de
7 Área
 Da V°B° a transferencia y avisa a Tesorería.
(Apoderado 2)

 Con V°B° de ambos Encargados, Analista envía carta de

autorización de cargos a Banco Estado (ver en Anexo 22, figura
1).

 Una vez realizada la transferencia, se verifica el estado de cada

pago, asegurándose que no haya pagos rechazados. De haber
alguno, se analiza el motivo del rechazo y –si corresponde- se
Tesorería incluye en la siguiente nómina.
8
(Analistas)
 Si cada pago se realizó correctamente, Analista imprime el
comprobante que emite el banco en la página web
([Link]), el cual se encuentra disponible al otro día
hábil del pago pasadas las 12 del día.

 Analista archiva documentación de forma correlativa, con el

respectivo respaldo de transferencia.

98
 PAGO VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Encargado(a) Unidad de Encargado(a) Área
Contabilidad Encargado(a) Tesorería Tesorería (Analistas)
Finanzas (Apoderado 2)

INICIO

Clasifica tipo de
Devenga y pago requerido
Distribuye
envía (cheque,
legajos a
documentación transferencia,
Analistas
efectivo, multipago
o PAC)

Revisa
cumplimiento
de requisitos

NO
¿cumple?
SI

Genera:
- Egreso en SIGFE
-Nómina excel
- Transferencia

Verifica
Emite carta de
nóminas de
autorización
pago
NO

NO ¿Autoriza
¿Cuadra? SI
egreso?
SI
Recibe y solicita
2da Da V°B°
autorización
Da V°B°
Envía carta de
autorización a
Banco Estado

Revisa estado de
pagos
PAGO VÍA TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA

Pagos rechazados se
incluyen en siguiente
nómina

Pagos autorizados, se
imprime comprobante y
adjunta a
documentacion

Archiva
documentación

FIN

Pago en Efectivo

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Contabilidad  Devenga y envía documentación a Tesorería (ver comprobante

en Anexo 9, figura 1).
Encargado(a)
2  Distribuye legajos a los analistas.
Tesorería

 Analista revisa que se cumplan los siguientes requisitos:

Tesorería o Tipo de pago requerido (cheque, transferencia, efectivo,
3 multipago o PAC)
(Analistas)
o Completitud de documentos
o Que los montos de devengo coincidan con los del
99
 documento tributario
o Que los datos del documento tributario (nombre, Rut,
dirección) correspondan a la Subsecretario(a) de
Economía y EMT
o Disponibilidad de saldos en caja
o Si corresponde, se verifica: validez de boleta de garantía,
Acta de Recepción y Check List.
o Valor de egreso no supera 1 UTM.

 En caso de existir observaciones o falta de información, se

devolverá a Contabilidad para completar o corregir,
respectivamente.

 En caso de no existir disponibilidad de saldos se reprograma

pago para cuando se reciba aporte fiscal.

 Si la documentación es correcta, existe disponibilidad de saldo y

se requiere pago con efectivo, Analista genera egreso en SIGFE
(ver comprobante en Anexo 17, figura 2) y entrega dinero en
efectivo a Auxiliar de Servicio para pago de facturas.
Auxiliar de  Pago de factura en cajas autorizadas y entrega de comprobante
5
Servicio de pago a Analista de Tesorería.
 Adjunta comprobante de pago en ID (egreso) correspondiente.
Tesorería
6
(Analistas)  Analista archiva documentación de forma correlativa, con el
respectivo respaldo.

100
 PAGO EN EFECTIVO

Contabilidad Encargado(a) Tesorería Tesorería (Analistas) Auxiliar de Servicio

INICIO

Clasifica tipo de
Devenga y pago requerido
Distribuye
envía (cheque,
legajos a
documentación transferencia,
Analistas
efectivo, multipago
o PAC)

Revisa
cumplimiento
de requisitos

NO
¿cumple?
SI

Genera egreso
en SIGFE

Entrega dinero
Paga facturas
en efectivo
PAGO EN EFECTIVO

Archiva Entrega
documentación comprobantes

FIN

101
 Pago Anticipado
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Encargado(a)  Excepcionalmente, en caso de pagos urgentes, procederá a
1 Unidad de encargar el pago con carácter de perentorio al Encargado(a) de
Finanzas Tesorería.
Encargado(a)  Revisa la información, la clasifica y designa legajo a Analista,
2
Tesorería quien procederá al pago.
 Analista contabiliza el anticipo y sigue el procedimiento
correspondiente según la forma de pago requerida (cheque,
Tesorería transferencia o efectivo), desde el paso 3.
3
(Analistas)
 NOTA: ES MUY IMPORTANTE ARCHIVAR DE MANERA
DISTINTA LOS ANTICIPOS QUE SE EFECTÚAN, YA QUE SE
CORRE EL RIESGO DE PAGAR 2 VECES.

PAGO ANTICIPADO

Encargado(a) Encargado(a)
Unidad de Finanzas Tesorería Tesorería (Analistas)

INICIO

Encarga pago Distribuye legajos Contabiliza

urgente a Analistas Anticipo

Clasifica tipo de pago

requerido (cheque,
transferencia, efectivo,
multipago o PAC)

Sigue procedimiento de
PAGO ANTICIPADO

pago requerido desde

el paso 3

FIN

102
 Multipago
(Pago de Servicios Básicos)
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1 Contabilidad  Devenga y envía documentación a Tesorería (ver comprobante en

Anexo 9, figura 1).
Encargado(a)
2  Distribuye legajos a los analistas.
Tesorería
 Analista revisa que se cumplan los siguientes requisitos:
o Tipo de pago requerido (cheque, transferencia, efectivo,
multipago o PAC)
o Completitud de documentos
o Que los montos de devengo coincidan con los del
documento tributario
o Que los datos del documento tributario (nombre, Rut,
dirección) correspondan a la Subsecretario(a) de Economía
y EMT
o Disponibilidad de saldos en cada cuenta corriente que se
utilizará
o Si corresponde, se verifica: validez de boleta de garantía,
Tesorería Acta de Recepción y Check List.
3
(Analistas)
 De existir observaciones o falta de información, se devolverá a
Contabilidad para completar o corregir, respectivamente.

 En caso de no existir disponibilidad de saldos se reprograma pago

para cuando se reciba aporte fiscal.

 Si la documentación es correcta, existe disponibilidad de saldos y

se requiere multipago, Analista genera lo siguiente:
o Egreso en SIGFE, dejándolo en estado “Aprobado”
genera egreso en SIGFE (ver comprobante en Anexo 17,
figura 2)
o Nómina en formato Excel, la que se sube manualmente a
la página web del Banco Estado
 Verifica que las nóminas se encuentren correctamente detalladas
y cuadradas.

 En caso de no cuadrar las nóminas con la contabilización del

pago, se devuelven al analista responsable para su corrección y
Encargado(a)
4 cuadratura.
Tesorería
 Si todo es correcto, se envía correo electrónico al Encargado(a)
Unidad de Finanzas y al Apoderado 2, solicitando que autoricen
dichas nóminas en la página web del Banco Estado (ver Anexo
22, figura 2).
 Revisa documentación y autoriza egreso, si todo es correcto.
Encargado(a)
5 Unidad de
 En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve
Finanzas
documentación a Tesorería para corrección.
Encargado(a) de
6 Área  Autoriza egreso en página web y avisa a Tesorería.
(Apoderado 2)
 Con V°B° de ambos Encargados, el Banco genera los cargos
(cobros en cuenta corriente)
8 Banco Estado
 Emite certificado (ver Anexo 22, figura 3)y se envía a Tesorería
 Analista recibe comprobante y lo adjunta al resto de la
documentación.
Tesorería
8
(Analistas)
 De forma correlativa archiva la documentación con el respectivo
respaldo de transferencia.
103
 MULTIPAGO

Encargado(a) Encargado(a) Encargado(a) Área

Contabilidad Tesorería (Analistas) Banco
Tesorería Unidad de Finanzas (Apoderado 2)

INICIO

Clasifica tipo de
Devenga y Distribuye pago requerido
envía (cheque,
legajos a transferencia,
documentación
Analistas efectivo, multipago
o PAC)

NO Revisa
cumplimiento
de requisitos

¿cumple?
SI

Genera:
- Egreso en SIGFE
-Nómina excel

Verifica Emite carta

nóminas de de
pago autorización

NO ¿Autoriza
¿Cuadra? SI
egreso?
SI
Autoriza en Autoriza en Genera
página web página web cargos
Recibe
comprobante y Emite
adjunta a certificados
documentación

Archiva
MULTIPAGO

documentación

FIN

104
 Pago Automático de Cuentas (PAC)
(Pago de Autopista y Tarjeta Mastercard)
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Se emite mandato para inscribir cuentas en Banco Estado (ver
Anexo 22, figura 4), según formato entregado por el Banco.
Encargado(a)  Solicita firma a Encargado(a) Unidad de Finanzas.
1
Tesorería
 NOTA: Los pasos 1 al 6.a) se llevan a cabo sólo cuando se
contrata el servicio, el resto del proceso se realiza mensualmente.
Encargado(a)  Revisa documentación y firma mandato, si todo es correcto. Avisa
2 Unidad de a Tesorería.
Finanzas  En caso de incongruencia de antecedentes se devuelve
documentación a Tesorería para corrección.
Encargado(a)  Analista respectivo entrega documentación al Encargado(a) de
3 Área correspondiente a la dupla (Apoderado 2), para que proceda
Tesorería
como segunda firma autorizada.
Encargado(a) de
4 Área
 Firma mandato y avisa a Tesorería.
(Apoderado 2)
Encargado(a)  Con firma de ambos Apoderados, Encargado envía mandato de
5
Tesorería inscripción de cargos al Banco Estado.
 a) Inscribe cuentas a pagar

6 Banco Estado  b) Mensualmente hace cargos a la cuenta corriente, de acuerdo a

las facturas, los días de vencimiento de éstas. Envía comprobante
a Finanzas.
7 Contabilidad  Devenga y envía documentación a Tesorería (ver comprobante
en Anexo 9, figura 1).
Encargado(a)
8  Distribuye legajos a los analistas.
Tesorería
 Analista revisa que se cumplan los siguientes requisitos:
o Tipo de pago requerido (cheque, transferencia, efectivo,
multipago o PAC)
o Completitud de documentos
o Que los montos de devengo coincidan con los del
documento tributario
o Que los datos del documento tributario (nombre, Rut,
dirección) correspondan a la Subsecretario(a) de Economía
y EMT
o Si corresponde, se verifica: validez de boleta de garantía,
Tesorería
3 Acta de Recepción y Check List.
(Analistas)
 De existir observaciones o falta de información, se devolverá a
Contabilidad para completar o corregir, respectivamente.

 Si la documentación es correcta, y se realizó el pago automático,

Analista genera egreso en SIGFE (ver comprobante en Anexo 17,
figura 2).

 Analista archiva documentación de forma correlativa, con el

respectivo respaldo.

105
 PAGO AUTOMÁTICO DE CUENTAS (PAC)

Encargado(a) Encargado(a) Encargado(a) Área

Banco Estado Contabilidad Tesorería (Analistas)
Tesorería Unidad de Finanzas (Apoderado 2)

INICIO

Emite
mandato
NO

Solicita ¿Autoriza
firmas egreso?
SI

Recibe y
Autoriza en
solicita 2da
página web
autorización
Autoriza en
página web
Envía
Inscribe
mandato a
cuentas
Banco Estado
Clasifica tipo de
Distribuye pago requerido
Cargos Devenga y envía (cheque,
documentación legajos a transferencia,
mensuales
Analistas efectivo, multipago
o PAC)

Revisa
cumplimiento
de requisitos
PAGO AUTOMÁTICO DE CUENTAS(PAC)

NO
¿cumple?
SI

Genera egreso
en SIGFE

Archiva
documentación

FIN

106
 TRATAMIENTO DE BOLETAS Y OTROS DOCUMENTOS DE GARANTÍA

Parte de la ejecución del presupuesto se hace en base a licitaciones y procesos en donde al

Estado se le hacen ofertas de servicios, es en este contexto que, según la Ley de Compra, el o
los proveedores deben entregar a las Instituciones Públicas documentos en garantía durante las
diferentes etapas del proceso licitatorio.

Si bien lo anterior está a cargo de la Unidad de Abastecimiento, es la Unidad de Finanzas –a

través de Tesorería- quien debe hacerse cargo de dichos documentos, velar por su seguridad y
correcta devolución, en los casos que corresponda.

Cabe destacar que la información sobre licitaciones, contratos y plazos de boletas es manejada
por la Unidad de Abastecimiento, por lo que es labor de dicha área informar a Tesorería sobre el
vencimiento de los documentos para proceder a su devolución.

Para cumplir con lo anterior se llevan a cabo los siguientes procesos:

 Custodia de Boletas de garantía, pólizas y letras de cambio

 Solicitud de Devolución de Documentos en Garantía
 Tratamiento de Documentos en Garantía no retirados

107
 Custodia de Boleta de Garantía, Pólizas y letras de cambio
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1 Oficina de  Recepciona documentos en garantía y los envía a Unidad de
Partes Abastecimiento.
 Analista de contratos remite a Unidad de Finanzas (Secretaria) el
documento tributario aceptado a través de memorándum(ver en
Anexo 24, figura 1), en el cual se deben identificar los siguientes
datos:
o Glosa o título que identifique la licitación
Unidad de o Unidad a la pertenece la licitación
2 o Nombre de la empresa que presenta la garantía
Abastecimiento
o Tipo de documento aceptado (Boleta, Póliza o Letra de
Cambio)
o R.U.T. de la empresa
o Monto del documento
o Número del documento
o Banco emisor
 Revisa los datos identificados en el memorándum. En caso de
faltar antecedentes se devuelve a Unidad de Abastecimiento para
Secretaria corrección.
3 Unidad de
Finanzas  Envía a Tesorería, mediante el sistema de correspondencia, el
documento de garantía de la licitación junto a los memos
conductores.
 Analista revisa datos entregados en memorándum, archiva el
flujo en el sistema de correspondencia y retiene los
antecedentes.

 Registra documentos recibidos en una planilla, ingresando los

siguientes datos:
o Nombre del tomador (empresa que licita).
o R.U.T. del tomador.
o Fecha de recepción de los antecedentes (fecha
memorándum).
o Número del documento.
o Número que identifica la licitación.
o Tipo de documento (boleta de garantía seriedad oferta, fiel
Tesorería
4 cumplimiento, anticipo, póliza).
(Analistas)
o Fecha de emisión.
o Fecha de vencimiento del documento o de la cobertura.
o Banco emisor de la boleta de garantía.
o Monto del documento.
o Tipo de garantía (Fiel cumplimiento, garantía anticipo).
o Glosa (Título que identifica la licitación).

 Se archiva memorándum y se custodian los documentos en la

caja fuerte.
 NOTA: Analista de Tesorería será encargado(a) de custodia
de boletas, mientras que analista de compras será
encargado(a) de monitoreo de contratos. (Manual de
procedimientos de Compras y Adquisiciones)

108
 CUSTODIA DE BOLETAS, PÓLIZAS Y LETRAS DE CAMBIO

Unidad de Secretaria
Oficina de Partes Tesorería
Abastecimiento Unidad de Finanzas

INICIO

Recepciona Envía documentos Revisa y recopila

documentos en en garantía documentos en
garantía mediante memo garantía y memo
CUSTODIA DE BOLETAS, PÓLIZAS Y LETRAS DE CAMBIO

¿Faltan
antecedentes?

NO

Se envían
Revisa
antecedentes a
documentación
Tesorería

NO
¿Está
correcta?

SI

Se completa
planilla de
boletas en
garantía o de
pólizas

Se archiva
memorándum

Se custodian
documentos en
caja fuerte

FIN

109
 Solicitud de Devolución de Documentos en Garantía
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 Encargado Financiero o Contraparte Técnica envía correo
electrónico, oficio ordinario o memorándum solicitando la
devolución del(los) documentos tributarios (ver en Anexo 23,
figura 2), una vez verificado en contrato, bases de licitación u otro
medio que corresponde la entrega del documento.

1 Proveedor
La solicitud debe identificar los siguientes datos:
 Nombre del tomador (empresa que licita)
 Monto del documento en garantía
 Número del documento
 Número que identifica la licitación
 Fecha de vencimiento del documento
 Recibe y revisa solicitud, verifica si corresponde devolución según
lo estipulado en el contrato.

 En caso de no corresponder la devolución, se da aviso al

Unidad de
2 proveedor y se termina el proceso.
Abastecimiento

 Si todo es correcto, se envía memorándum o correo a la Unidad

de Finanzas solicitando la devolución del documento de garantía
(ver en Anexo 23, figura 3).
 Analista recibe memo, revisa los antecedentes y registra
documento en listado de “Documentos Solicitados”

 Se confecciona el acta de entrega, con los siguientes datos:

o Tipo de garantía (seriedad de oferta, fiel cumplimiento,
garantía anticipo).
o Número de licitación, decreto o título que identifica la
licitación.
o Número del documento.
Tesorería
3 o Banco emisor del documento.
(Analistas)
o Nombre de la empresa que requiere la garantía.
o Valor del documento.
o Vencimiento del documento.
o Firma del Encargado(a) de Abastecimiento(o de quien le
subrogue).

 Se entregan el documento en garantía, la solicitud de devolución

y el acta de entrega para firma del Encargado(a) de Unidad de
Abastecimiento.
 Revisa la documentación. En caso de existir observaciones se
Unidad de devuelve a Tesorería para corrección.
4
Abastecimiento
 Si todo es correcto, firma documento y se envía a Tesorería.
Tesorería  Informa, mediante correo electrónico al Proveedor, la fecha de
5 entrega, horario de atención y los antecedentes a presentar contra
(Analistas)
entrega de documentos.
6 Proveedor  Acude en horario y fecha indicada a retirar documentos y firma
acta de entrega (ver en Anexo 23, figura 4).

110
 SOLICITUD DE DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS EN GARANTÍA

Unidad de
Proveedor Tesorería
Abastecimiento

INICIO

Solicita Verifica si
SO LICIT UD D E D E VOLUC IÓ N D E D OC UM EN T OS E N G AR AN TÍA

devolución de corresponde
documentos devolución según
tributarios contrato

NO
FIN ¿Correspo nde?

SI

Emite memo Revisa

solicitando documentación
devolución y antecedentes

Registra en
planilla de
documentos
solicitados

Confecciona
acta de entrega

Revisa Entrega
documentación documento en
y antecedentes garantía y Acta

Informa a
NO ¿Está proveedor
SI
correcta? antecedentes
para devolución

Retira
documentos y
firma Acta

FIN

111
 Tratamiento de Documentos en Garantía no retirados
RESPONSABL
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
E
 En diciembre, Analista confecciona planilla con documentos en
Garantía que no han sido reclamados o solicitado su devolución
en el año t y año t-1. Se debe identificar los siguientes
antecedentes:
o Nombre del tomador (empresa que licita)
Tesorería
1  Monto del documento en garantía
(Analistas)
 Número del documento
 Número que identifica la licitación
 Fecha de vencimiento del documento

 Envía planilla a Encargado(a) de Tesorería.

 Recibe planilla, revisa los antecedentes y verifica que se
encuentre en el listado de documentos en cartera.

 Encargado(a) avisa al proveedor/tomador vía correo electrónico,

Encargado(a) la fecha de entrega, horario de atención y los antecedentes a
2
Tesorería presentar contra entrega de documentos.

 Existen dos escenarios posibles: Si el proveedor atiende el

llamado y acude a retirar se sigue al paso 3a. En cambio, si el
tomador no asiste a retirar documento, se sigue al paso 3b.
3  Acude en horario y fecha indicada a retirar documentos y firma
Proveedor
a acta de entrega.
3 Tesorería  Analista reúne los documentos señalados en la planilla, los
b (Analistas) almacena de forma correlativa y envía al archivo externo de la
Subsecretaría.

112
 Tratamiento de Documentos en Garantía no retirados

Tesorería
Encargado(a) Tesorería Proveedor
(analistas)
T ra ta m ien to d e D o cu m en to s en G ara ntí a n o reti ra dos

INICIO

En diciembre,
confecciona
Revisa
plani lla de
antecedentes
͞Documentos
no retirados͟

Verifica que se
encuentre en
͞Documentos en
cartera͟

Avisa a
Proveedor Recibe
condiciones de notificación
retiro

Reúne
¿Retira
documentos no
NO documento?
retirados
SI

Envía al archivo Retira

externo de la documentos y
Subsecretaría firma Acta

FIN

113
ANEXOS

114
 Primera versión 01.0.2010

07.07.2014 (en
Fecha versión actual
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ÁREA FINANZAS. revisión 2017)

Versión actual 04

Página 115 de 231

Manual DAF

ANEXO 1: Documentos Presupuesto

Figura 1: Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (también se usa en

Refrendación)

115
Figura 2: Certificado de Refrendación

116
ANEXO 2: Planificación de la Ejecución Presupuestaria

Figura 1: Plan de Actividades y Compras

117
Figura 2: Programa de Caja

118
ANEXO 3: DP – Contratación de Personal

Figura 1: Ficha de solicitud de Concurso

119
Figura 2: Ficha de Solicitud de Contrato

120
Figura 3: Disponibilidad presupuestaria para contratación (Extracto de Solicitud de
Contrato)

Figura 4: Contrato a Honorarios a Suma Alzada

121
Figura 5: Decreto que aprueba contrato de Honorarios

122
Figura 6: Decreto que designa a Contrata

123
Figura 7: Carátula SIAPER TRA

124
 ANEXO 4:
Comisiones y Cometidos

Figura 1: Decreto que aprueba Comisión de Servicios

125
126
Figura 2: Orden de Pago

127
 ANEXO 5: DP -
Horas Extra, Bienios, Bono de Escolaridad y Bono por Jubilación

Figura 1: Resolución de Ejemplo (Horas Extra)

128
129
ANEXO 6: Reembolso de Gastos en Comisiones y Cometidos

Figura 1: Solicitud de Reembolso de Gastos

130
Figura 2: Orden de Pago con boletas

131
ANEXO 7: Modificación Presupuestaria

Figura 1: Memorándum que solicita modificación de presupuesto

132
133
Figura 2: Oficio Ordinario que solicita modificación

134
Figura 3: Decreto de modificación del presupuesto vigente

135
 ANEXO 8: Informes de
Glosas Presupuestarias

Figura 1: Registro de Glosas Presupuestarias Año (en curso)

136
137
Figura 2: Correo tipo a Programas y Centros de Costo dependientes de la
Subsecretaría de Economía y EMT.

138
Figura 3: Correo tipo a Servicios del Ministerio de Economía diferentes de la
Subsecretaría de Economía y EMT.

139
Figura 4: Oficio conductor de Informes

140
ANEXO 9: Documentos Contabilidad

Figura 1: Comprobante de Devengo

141
ANEXO 10: Contabilización Gastos Subtítulos 22 y 29

Figura 1: Acta de Recepción Conforme

142
Figura 2: Documento Tributario

143
Figura 3: Orden de Compra

144
Figura 4: Check List

145
ANEXO 11: Baja de Inventario

Figura 1: Resolución Administrativa Ex de Baja de bienes sin enajenación

146
ANEXO 12: Contabilización de Aportes Fiscales

Figura 1: Formulario N°72 “Giro Global”

147
 Figu
ra 2: Comprobante de Egreso, emitido por Tesorería General de la República.

148
 Figura 3:
Comprobante de Ingreso a la Subsecretaría, emitido por Tesorería General de la
República

149
 ANEXO 13:
Conciliación Bancaria

Figura 1: Cartola Bancaria

150
 Figura 2: Cartera Financiera
Bancaria

151
152
Figura 3: Conciliación Bancaria

153
154
Figura 4: Certificados de Saldos

155
ANEXO 14: Contabilización de Rendiciones de Fondos Fijos

Figura 1: Formato de Reembolso de Gastos

156
ANEXO 15: Contabilización de Transferencias por Convenio

Figura 1: Memorándum de solicitud de fondos

157
ANEXO 16: Contabilización de Rendiciones de Transferencias Reintegrables

Figura 1: Memorándum para solicitar contabilización

158
Figura 2: Memorándum u Oficio conductor

159
Figura 3: Planilla de Rendiciones

160
ANEXO 17: Documentos Tesorería

Figura 1: Comprobante de Recaudación de Fondos

Figura 2: Comprobante de Liquidación de Fondos

161
ANEXO 18: Ingresos Provenientes de Oficina de Partes

Figura 1: Formato de rendición de fondos

162
ANEXO 19: Ingreso de Licencias Médicas

Figura 1: Memorándum con que se envía Licencia Médica y antecedentes

163
ANEXO 20: Pago de viáticos con o sin Compra de Moneda Extranjera

Figura 1: Decreto de Comisión

164
Figura 2: Oficio que autoriza compra de dólares

165
 ANEXO 21:
Transferencias al Extranjero

Figura 1: Memorándum que solicita transferencia

166
167
Figura 2: Oficio que instruye transferencia

168
ANEXO 22: Pagos

Figura 1: Carta de autorización de cargos

169
Figura 2: Solicitud de autorización para Multipago

170
Figura 3: Certificado de Pago en Línea

171
172
Figura 4: Mandato para inscribir cuentas

173
 ANEXO 23: Tratamiento
de Boletas y Otros Documentos de Garantía

Figura 1: Memorándum que solicita custodia

174
175
Figura 2: Contraparte Técnica solicita devolución de Documento en Garantía

Figura 3: Correo solicitando devolución de documentos

176
Figura 4: Acta de Entrega de Documento en Garantía

177