ESTÁNDARES INTERNACIONALES DE SEGURIDAD VERSIÓN 3 PARTE A

NUMER
ESTANDAR PARTE A ESTANDAR (Interpretación) PROCESO EVIDENCIAS
AL

Gestión de
Negociación
REQUISITOS DE LOS
1 ASOCIADOS
DEL NEGOCIO
Gestión de Compras

Documentos a exigir a asociado del negocio:

Hoja de vida de los asociados del negocio,
referencias comerciales y bancaria, Gestión de Ver carta de Proceso Gestión de
contaduría, contraloría, supe sociedades, lista Negociación Negociación
Procedimientos Clinton, base de datos BASC, certificado
1.a documentados exigidos BASC, carta de aprobación emitida por el
para Asociados de Negocio capitulo de BASC que le corresponde.
Para aquellos que no tengan certificado BASC
se debe someter a una verificación adicional a Se tiene documentado en la carta de
través de visitas, revisiones y seguimientos de procesos y en los documentos de apoyo
acciones planteadas. Gestión de Compras compras requeridas por los asociados y
selección de asociados, vehículos y
conductores.
 Se diligencia Hoja de vida de clientes y se
adjunta:
Cámara de Comercio actualizada no superior
a 3 meses
RUT
Gestión de Copia de póliza si las posee y las suministra
Negociación Cartas de referencias si las suministra
Realización de acuerdos contractuales para Copia de certificados si los posee
proveedores de servicios por contrato que no
Para los asociados del estén certificados BASC, se deben establecer Y se verifica antecedentes: Listado Clinton,
negocio no BASC, requisito acuerdos de seguridad contractuales, cartas procuraduría, contraloría,. contaduría y supe
de declaración de cumplimiento de parámetros sociedades.
1.b escrito de criterios de
seguridad equivalentes al de seguridad y protección.
BASC Además validar la información a través de las
Bases de datos de autoridades competentes
para establecer la confiabilidad
Acuerdo y verificación de proveedores en
proceso.
No aplica selección de proveedor ya que
Gestión de Compras
todos son antiguos a partir de la fecha del
proceso.

Gestión de
Documentación exigida Se solicita certificados a clientes si los posee
Negociación
para los asociados de Cuando aplique solicitar al asociado de
1c negocio de participación en negocio certificaciones aduanera y su estado
programas ej. CTPAT
extranjeros de SCS Se solicitar copia de certificaciones (si las
Gestión de Compras
posee)
 Verificando procedimientos Se realiza en el momento de firmar la oferta
Gestión de
de seguridad en el punto de servicios y periódicamente seguridad
Negociación
de Origen envía información a sus clientes.
Comunicar a los asociados los esquemas de
1.d seguridad y la política de seguridad
asegurándose de su entendimiento.
Se ha comunicado las políticas de seguridad
a los siguientes proveedores: Colaboramos,
SKYSATELITAL(satelital y ), combustibles y
Gestión de Compras
repuestos, LOGISEGUROS, Marshall,
tecnitermos (mantenimiento de termos), no
se maneja sellos y precintos
Gestión de Seguridad
SEGURIDAD DE LOS
2. 1 y prevención de
VEHICULOS
riesgos

Se gestiona a través de SKY satelital.

Gestión de Seguridad
Seguridad del Transporte Tener mecanismos de seguimiento vehicular,
2.1.a y prevención de
en Ruta que brinden seguridad de las mercancías. Ver metodología en carta de proceso de
riesgos
Seguridad y Prevención del Riesgo

Rutas predeterminadas y Gestión de Seguridad

Elaboración de evaluación de riesgos por
2.1.b Revisiones de Seguridad y prevención de Ver evaluación de riesgos en Rutas.
rutas.
Aleatorias riesgos
 Ver formato Auditoría Trazabilidad de
Revisiones documentadas Ejecución de auditorías aleatorias por personal Gestión de Seguridad Despacho.
2.1.c y no anunciadas por la con autoridad y conocimiento en el manejo de y prevención de
Gerencia del Transportador despachos. riesgos Ver metodología en Carta de Proceso en
Gestión Seguridad y Prevención del Riesgo

Reporte de Anomalías Manejo que se debe dar en caso de aperturas Gestión de Seguridad
Ver DA Guía de Atención a Eventos
2.1.d encontradas en Revisiones de mercancía u otra situación por parte de y prevención de
Especiales en tránsito.
Regulatorias del Gobierno autoridades competentes. riesgos

Gestión de Seguridad
Procedimientos de
2.1.e y prevención de
Inspección del Transporte
riesgos

Uso de una Lista de Formación a conductores en las aspectos que Gestión de Seguridad
Ver metodología en carta de Proceso de
2.1.e.i Chequeo para Inspección se debe revisar a un vehículo antes de iniciar y prevención de
Gestión Seguridad y Prevención del Riesgo
del Transporte ruta o antes de ingresar a su destino. riesgos

Inspección del transporte Registro de las diferentes inspecciones físicas Gestión de Seguridad
Ver metodología en carta de Proceso de
2.1.e.ii entrando y saliendo de los que se realice al vehículos durante el y prevención de
Gestión Seguridad y Prevención del Riesgo
patios de estacionamiento transporte. riesgos
 Conducir búsquedas
aleatorias adicionales a Inspección aleatoria que debe hacer una Gestión de Seguridad
Ver metodología en carta de Proceso de
2.1.e.iii aquellas desarrolladas por persona diferente a los conductores en la y prevención de
Gestión Seguridad y Prevención del Riesgo
el inspección física de vehículos. riesgos
Conductor

Requiriendo Tener evaluación de riesgos por rutas y planes

Gestión de Seguridad
procedimientos escritos de acción, y tener claro que en caso de Ver DA Guía de Atención a Eventos
2.1.f y prevención de
para la identificación de modificación en vías o aspectos de seguridad, Especiales en tránsito.
riesgos
riesgos actualizar evaluación riesgos.

En la mayoría de las operaciones, los

vehículos deben permanecer en las
Gestión de Seguridad
Practicas de entrenamiento Inspección física de vehículos antes de llegar a instalaciones del generador de carga.
2.1.g y prevención de
Sistemático las instalaciones del cliente para su cargue.
riesgos
Adicional, el coordinador y administrador In
House realiza inspección a los vehículos.
Gestión de Seguridad
SEGURIDAD DE LOS
2.2. y prevención de
REMOLQUES
riesgos

Requerimiento de Controles que se tienen establecidos para el Gestión de Seguridad

2.2.a Vigilancia en el Cargue y cargue, descargue y seguridad de las y prevención de Ver DA Guía de Conductores
Descargue mercancías en tránsito. riesgos

Requerimiento de Gestión de Seguridad No Aplica. Ya que el parque automotor

Listado de arqueadores autorizados por la
2.2.b Almacenamiento Seguro de y prevención de permanece en las instalaciones del
empresa.
los remolques: riesgos generador.
 Requerimiento de
notificación a las Gestión de Seguridad
Contar con listado de autoridades competentes Se tiene listado de autoridades competentes
2.2.c autoridades, de cambios y prevención de
y mecanismos para el reporte de novedades. por Cuadrantes y Departamentos
estructurales de riesgos
cada remolque:

Ver documento de apoyo Control de Sellos y

Precintos.
Gestión de Seguridad
Sellos Requeridos en los Procedimiento para el manejo de sellos y
2.2.d y prevención de
remolques precintos. Aunque se tiene documentado, no se viene
riesgos
implementado, ya que la operación no lo
requiere.

Gestión de Seguridad
CARGA CONSOLIDAD (LTL-
2.3 y prevención de
Les than)
riesgos
La exigencia de candados Gestión de Seguridad
Políticas de seguridad para la consolidación de No aplica. Cargacoop no consolida
2.3.a de alta seguridad para los y prevención de
mercancías. mercancías.
transportistas LTL: riesgos

Gestión de Seguridad
Requerimiento de Sellos Uso de sellos de alta seguridad y que posean
2.3. b y prevención de No aplica.
ISO PAS 17712 certificado.
riesgos

Exigencia de aplicación Uso de sellos de alta seguridad para cada Gestión de Seguridad
2.3. c sellos ISO PAS ISO 17712 punto de descargue de mercancía, hasta llegar y prevención de No aplica.
en cada parada a su finalización. riesgos

Ver documento de apoyo Control de Sellos y

Precintos.
Requerimiento de Gestión de Seguridad
2.3. d regulaciones escritas para Políticas para el manejo de sellos precintos. y prevención de
Aunque se tiene documentado, no se viene
el manejo de sellos: riesgos
implementado, ya que la operación no lo
requiere.
 Requerimiento de
Procedimientos para el Gestión de Seguridad
Manejo de sellos en caso de haberse Ver DA Guía de Atención a Eventos
2.3. e reconocimiento y reporte y prevención de
generado apertura por autoridad competente. Especiales en tránsito.
de sellos riesgos
Comprometidos:

CONTROL DE ACCESO
3.
FÍSICO
3a Empleados: Manejo de Carne para empleados. Gestión Humana Todos tienen carné de empleados, y todos lo

Ver metodología en Carta de Proceso de

Visitantes / Vendedores / Control de acceso de los visitantes y Gestión de Infraestructura.
3b
Proveedores de servicio: proveedores. Infraestructura
Ver formato Control de Acceso de visitantes

Políticas para la recepción y revisión de

Gestión de Ver metodología en Carta de Proceso
3c. Monitoreo las entregas: paquetes y correspondencia que llega a la
Información Gestión Infraestructura
empresa.

Procedimientos de Procedimiento para el retiro de personal no Ver metodología en Carta de Proceso de

Gestión de
3d. enfrentamiento y retiro de autorizado para estar en las instalaciones de la Infraestructura.
Infraestructura
personas no autorizadas: empresa.

Proceso de selección de personal establecido,

para el personal actual se deben hacer
SEGURIDAD DEL
4. verificaciones periódicas con el fin de Gestión Humana
PERSONAL
mantener actualización en la información y
evidenciar cambios en su modo de vida.
 Antes de la contratación del personal, se
Se verifica referencias familiares y laborales
Verificación preliminar al verifica la información del aspirante, los
4a. Gestión Humana de personal nuevo a partir de la fecha del
empleo antecedentes y referencias comerciales,
proceso
familiares y laborales.

Evidenciar registros de verificación de los

empleados en los siguientes casos:
antecedentes laborales y referencias laborales
de los empleos anteriores, antecedentes
Verificación y análisis de judiciales, penales o policiales del personal El personal nuevo tiene antecedentes
4.b Gestión Humana
antecedentes ante una entidad competente y conservar el judiciales
registro (DAS, fiscalía o procuraduría).
Realizar revisiones periódicas y pueden incluir
antecedentes, desempeño laboral, pruebas de
poligrafía.

El carné debe ser retenido en el momento del Esta documentado en la carta de procesos:
retiro, ya que se considera paz y salvo, dicho el procedimiento de entrega y recibo de
Procedimientos de
4.c documento después del retiro debe estar Gestión Humana carne, así como su identificación de no uso
terminación de personal:
identificado como inactivo o destruirlo y (perforación).
conservar registro de destrucción.

SEGURIDAD DE
5.
PROCESOS
 Se cuenta con:
- Informa hoja de vida de vehículos, donde
se lleva la información de la flota y su control
de mantenimiento y vigencia de documentos
por In House.

-Informe de Operación Diaria

Seguridad de los procesos
En esta herramienta cada in House reportar
los procesos relevantes al
Gestión de diariamente los vehículos solicitados Vs los
5.a transporte, manejo y Trazabilidad segura en la operación
Operaciones vehículos despachados; adicional, se tiene
almacenaje de la carga en
un registro del valor de faltantes, averías,
la cadena de suministro.
devoluciones y hurtos.

-Informe devoluciones por error de

transporte.

Se cuenta con sensores de apertura de

puerta.
Procesamiento de
documentación
Deben existir
procedimientos
establecidos para
garantizar que toda la
información utilizada para
despachar
mercaderías y carga sea
Lo realiza el proveedor Softools, se realiza
legible, completa, exacta y Seguridad y legibilidad de los documentos de Gestión de
5.b diariamente y quedan respaldos internos y
que esté protegida contra carga. Y manejo de back ' up Información
externos
los cambios, pérdidas
o introducción de
información errónea.
Se deben tomar medidas,
como por ejemplo usar un
archivador bajo llave, para
guardar los formularios
sin usar, incluso
manifiestos, para impedir el
 Examen de documentos
El personal debe estar
capacitado para examinar
manifiestos y otros
documentos e identificar o
reconocer
envíos de carga
sospechosa que:
• Se originan o están La formación la tiene Carlos Zapata, pero
destinados a lugares poco Contar con personal calificado para evaluar falta difundir al personal, o capacitar al
5.c Gestión Humana
usuales. legalidad de documentos. personal relacionado con documentos de
• Pagados en efectivo o con empleados y proveedores.
cheque certificado.
• Tienen métodos de rutas
inusuales.
• Exhiben prácticas de
envío / recibo inusuales.
• Dan información
imprecisa, generalizada o
insuficiente.
Procedimientos de
conocimiento de embarque
/ manifiesto:
La información del
conocimiento de embarque
presentada a la autoridad
debe mostrar la primera Los manifiestos para el transporte urbano es
ubicación/ elaborado por el generador de carga.
Cumplimiento legal de manifiesto
instalación en origen, Gestión de
5.d Informe a clientes estado y ubicación de
donde el transportista de Operaciones Cuando se generan despachos de rutas de
mercancías
carretera toma posesión de población el manifiesto es elaborado por
la carga destinada a la carga Coop (Coordinador In House)
exportación.
Además, para ayudar a
garantizar la integridad de
la carga recibida en origen,
debe haber procedimientos
establecidos para asegurar
 Carga:
La carga debe estar
correctamente marcada e
indicada en el manifiesto,
incluso el peso exacto y la
cuenta de unidades. Se Descripción y peso de la mercancía en
Gestión de Cobran por día, ruta y tipo de vehículo.
5. e debe notificar a aduanas manifiesto.
Operaciones En el manifiesto colocan peso y volumen.
y/o a otras agencias Reporte en caso de alguna novedad.
policiales apropiadas si se
detectan
actividades ilegales o
sospechosas, según
corresponda.

6. SEGURIDAD FISICA

Características del cerramiento de Gestión de No aplica, ya que no se cuenta con

6. a Cercado
parqueadero y su inspección periódica. Infraestructura parqueadero propio.

Puertas y Casetas de Control de la puertas de acceso de vehículos y Gestión de

6.b Se tiene dos controles de acceso.
entrada: visitantes. Infraestructura

Delimitación de espacio para vehículo Gestión de No aplica, ya que no se cuenta con

6. c Estacionamiento:
particular y vehículos de carga. Infraestructura parqueadero propio.

Características seguras de la construcción de Gestión de

6. d Estructura de los Edificios: Ver Plan de Emergencias
barreras perimétricas para el parqueadero. Infraestructura
 Políticas para el entrega y recibo de llaves de
Control de Cerraduras y Gestión de
6. e cerraduras, candados y vehículos de la Ver formato Entrega y Recibo de llaves
Llaves Infraestructura
empresa.

Características de iluminación al interior y Gestión de Ver carta de Proceso Gestión de

6. f Iluminación:
exterior de la empresa. Infraestructura Infraestructura

Sistemas de alarmas y Gestión de

6.g Uso de empresa de monitoreo y CCTV. No aplica
videocámaras de vigilancia: Infraestructura

SEGURIDAD DE
7.
TECNOLOGIA

Para el ingreso de los equipos, red y

Uso de claves para el acceso de Gestión de programa, se cuenta con claves, las cuales
7. a Protección con contraseña:
computadores y programas Información el sistema les notifica la necesidad de
actualización cada 3 meses.

Protección de la información de la empresa en

Gestión de
7. b Responsabilidad: cuanto al uso malintencionado por personal Firewall
Información
interno y externo.
Uso Apropiado de los Gestión de Se tiene vehículos con dispositivos de
7.c Uso de GPS
controles electrónicos: Infraestructura seguimiento satelital
ENTRENAMIENTO DE
Gestión de Seguridad
SEGURIDAD Y
8. y prevención de
CONCIENCIA DE
riesgos
AMENAZAS
 Programa de Gestión de Seguridad
8.a concientización sobre Reporte de actividades sub-estándar y prevención de DA Reporte de Actividades Sub-estándar
amenazas riesgos

Gestión de Operaciones
Gestión de Seguridad y
prevención de riesgos
Gestión de Compras

Gestión Financiera

Gestión de Negociación

Gestión de Planeación

Gestión de Infraestructura

Gestión de Información

Gestión Humana
Gestión de Mejoramiento

REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
SEGURIDAD DE LOS
SEGURIDAD DE LOS
CARGA CONSOLIDAD (LTL-
CONTROL DE ACCESO
SEGURIDAD DEL
SEGURIDAD DE
SEGURIDAD FISICA
SEGURIDAD DE
TECNOLOGIA
ENTRENAMIENTO DE
SEGURIDAD Y