Presentado por: Bleydy Yazmin Bastidas Daza
Actividad: Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a
continuación:
Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua
determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la
determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real
o simulada).
Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO
19011:2011 y conteste los siguientes puntos:
1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe
contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance del programa de auditoría.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
c. Criterios de auditoría.
d. Auditores seleccionados por procesos.
e. Recursos necesarios.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
DESARROLLO DEL TALLER 2
a) OBJETIVO
Proporcionar metodología para realizar las auditorías internas, para verificar si
el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si
mantiene actualizado y se encuentra acorde con las políticas administrativas y
legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades,
realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el
grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y
procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las
actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir
las desviaciones presentadas.
ALCANCE
Observa desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así
como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de
las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la
calidad.
b) CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS A REALIZAR.
OCTUBRE 2018
DETALLE 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 3 3
2 3 4 5 8 9 0 1 2 6 7 8 9 2 3 4 5 6 0 1
Elaborar el programa de
auditoría
Preparar la auditoría
Realizar reunión de
apertura
Recolección de
información
Preparar conclusiones
de la auditoría
Ejecutar reunión de
cierre
Informe de Auditoría
Distribuir el informe y
socialización
NOVIEMBRE 2018
Realizar seguimiento
c) CRITERIOS DE AUDITORÍA
Proveedor:
Alta dirección
Dependencias de la entidad
Organismos de control
Entradas:
Programa de auditoría
Plan de auditoría
Procesos de la Entidad
Planes de mejoramiento vigentes
Auditorías anteriores
Actividades:
Elaborar el programa de auditoría
Elaborar planes de auditoría
Preparar la auditoría
Realizar reunión de apertura
Recolección de la información
Preparar conclusiones de la auditoría
Ejecutar reunión de cierre
Informe de auditoría
Distribuir el informe
Realizar seguimiento
Salidas:
Evidencias de la auditoría
Hallazgos
Acciones correctivas y preventivas
Informes de auditoría
Planes de mejoramiento
Cliente:
Alta dirección
Dependencias y/o procesos de la entidad
Organismos de control.
Responsable:
Jefe de control interno
Líder del grupo auditor
d) AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS
DETALLE NOMBRE CARGO
ELABORÓ Javier Hernández Camargo Profesional Universitario
REVISÓ Andrés Felipe Sinisterra Gómez Jefe de oficina Control
Interno
APROBÓ Marco Antonio López Díaz Jefe de oficina Control
Interno
e) RECURSOS NECESARIOS
Recursos Humanos: Profesionales de la oficina de control interno
Auditores de calidad, viáticos, papelería y útiles.
Tecnológicos y de hardware: equipos, computadoras e impresoras,
software: internet, aplicativos, paquete Office.
Infraestructura: instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el
trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
f) IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE
AUDITORÍA
MANEJ
PROBABILIDA
IMPACTO VALORACIÓN DEL O DEL MEDIDAS
D
RIESGO RIESGO
6 Inaceptable
NOMBRE DEL DESCRIPCIÓN POSIBLES
5 Importante
4 Moderado
2 Aceptable
3 Tolerable
RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS
1 2 3 1 2 3
Que el
programa Deficiencia en Asumir,
Capacitació
Incumplimient de auditoría el seguimiento reducir
X X Tolerable n a los
o no se a la gestión y la el
auditores
cumpla en calidad riesgo
su totalidad
Decisiones
Informes no equivocadas
Asumir,
basados en basadas en Capacitació
reducir
Inexactitud las informes no X X Tolerable n a los
el
evidencias ajustados a la auditores
riesgo
reales realidad de la
entidad
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe
contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance de la auditoría.
b. Procesos a ser auditados.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de
auditoría.
e. Métodos de auditoría a utilizar.
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
a) OBJETIVO
Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión financiera y de
servicio de BORDADOS S.A.
ALCANCE
Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2017 por el concepto de
gastos generales y los servicios.
b) PROCESOS A SER AUDITADOS
Procesos estratégicos
Planeación estratégica
Desarrollo del plan estratégico
Desarrollo de planes operativos anuales
Procesos Misionales
Proceso preventivo
Proceso de intervención
Proceso disciplinario
Procesos de apoyo conexos
Procesos de servicio al cliente
PQRS
Procesos de apoyo
Proceso estratégico
Proceso de contratación
Proceso financiero
Proceso de Gestión Humana
Procesos administrativos
Procesos de evaluación y control
c) CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
1. Elaborar el plan de visita de auditoría. Precisar los detalles tales como:
Determinación del tipo de auditoría.
Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,
preparación y entrega de informe.
Asignación de tareas al equipo auditor.
Determinación de recursos necesarios.
Definir:
Objetivo
Alcance
Antecedentes
2. Someter el plan de visita de auditoría a aprobación del jefe de la oficina de
Control interno.
3. Generar las comunicaciones necesarias.
4. Abrir archivo documental de la auditoría.
d) UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoría.
Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002, Directrices para
la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las
buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería
la siguiente:
Preparación del Plan de Auditoría
Asignación de las tareas al equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo
Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su
celebración.
Recopilación y verificación de la información
Generación de hallazgos de la auditoria
Preparación de las conclusiones de la auditoría
Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
Preparación del informe de auditoría.
Aprobación y distribución del informe de auditoría.
e) MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:
Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar.
Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y
principios de contabilidad de general aceptación.
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen.
Aplicación de normas generales a situaciones específicas.
Formulación de un juicio sobre el sistema examinado
tomado en conjunto.
f) ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO AUDITOR
Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito
asignado, en coordinación con las unidades administrativas
correspondientes.
Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes
programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros
aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.
Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos,
tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución,
número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre
otros.
Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores,
con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría
específica
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del
trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan
eficientemente con sus obligaciones.
Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la
planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de
áreas críticas.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente
comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado,
manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima
cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la
misma.
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización
en la organización, tales como normas ambientales,
regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos
actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener
acceso a nuevos mercados. Por lo tanto, una auditoría eficiente debería ir más
allá de lo interno de la organización.
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no
una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de
contratación.
Un programa efectivo de auditoría proporciona una guía completa a los
auditores para la evaluación de las áreas clave que arrojarán los datos
cuantitativos para hacer una recomendación fundamentada en los resultados.
El diseño debe especificar las herramientas y técnicas, tales como
cuestionarios, observaciones y diagramas de flujo. Examinar los planes de
auditorías previos generados por tu empresa puede ser un excelente punto de
partida.
