MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
COMANDO GENERAL DE LAS FUER AS MILITARES
EJ RCITO NACIONAL
DEPARTAMENTO DE PLANEACI N
CIRCULAR N . 00001327
MDN-CGFM-COEJC-SECEJ-JEMPP-CEDE5-DIGEC-95.1
Bogot D.C., 24 de abril de 2020
PARA: INSPECTOR GENERAL, JEFES JEFATURA ESTADO MAYOR, JEFES DE
DEPARTAMENTO, COMANDANTES COMANDOS FUNCIONALES,
COMANDOS DE APOYO, JEFES DEPENDENCIAS ADSCRITAS AL
COMANDANTE Y SEGUNDO COMANDANTE DEL EJ RCITO,
COMANDANTES UNIDADES OPERATIVAS MAYORES Y MENORES.
Asunto: Lineamientos para la elaboraci n y actuali aci n, directivas permanentes.
La Jefatura de Estado Mayor de Planeaci n y Pol ticas, a trav s del Departamento de
Planeaci n, Llev a cabo un diagn stico del Sistema Integrado de Gesti n logrando
evidenciar que actualmente la Fuer a no cuenta con unos lineamientos claros para la
elaboraci n y actuali aci n de las directivas permanentes.
El soporte normativo que se tuvo en cuenta al momento de elaborar la Directiva
Estructural actual, se encuentra en la Directiva Transitoria No. 02260 de 2016
Instrucciones generales para la implementaci n de la Directiva Estructural del Ej rcito
Nacional y en el Plan No. 0214 de 2016 Plan que emite la Jefatura de Estado Mayor de
Planeaci n y Pol ticas, a trav s de la Jefatura de Planeaci n para la elaboraci n de la
Directiva Estructural 2016 . Sin embargo, estos dos documentos fueron derogados en el
momento en que entr en vigencia la nueva Directiva Estructural del Ej rcito y no se
elaboraron lineamientos para posteriores actuali aciones, dejando un vac o normativo que
genera traumatismos administrativos y dificulta el control.
Por lo anterior y con el fin de estandari ar los conceptos y establecer responsabilidades
que faciliten el control de las directivas permanentes como principales lineamientos de la
Fuer a, en procura de fomentar la simplificaci n de procesos, evitar la duplicidad de
esfuer os y optimi ar los recursos para el cumplimiento a la misi n del Ej rcito Nacional,
se emiten los siguientes lineamientos para la elaboraci n y actuali aci n de las directivas
permanentes.
Cordialmente,
Mayor General ROBINSON ALEXANDER RAM REZ CEDE O
Jefe de Estado Mayor de Planeaci n y Pol ticas
A : Lineamientos para la elaboraci n y actuali aci n de directivas, procesos, procedimientos e instructivos.
Elaboró: CR. José Prada Revisó: CT. Harvey Parra Vo.Bo: BG. Miguel David
Director Gestión de Calidad Asesor Jurídico JEMPP Jefe Departamento de Planeación
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE
DIRECTIVAS PERMANENTES
1. DIRECTIVA ESTRUCTURAL
1.1. Definici n y Antecedentes
La directiva estructural surge de la necesidad de consolidar la informaci n
correspondiente a la estructura del Ej rcito Nacional de Colombia, ajustar su
funcionalidad a su ltima reorgani aci n de la fuer a, facilitar y optimi ar el uso de
los recursos, estandari ando los diferentes procesos y procedimientos (Referencia
Documento estructural 2016).
Fundamento legal estructura del Ej rcito:
Decreto 1512 de 11 agosto de 2000-Modificación estructura MDN Art 29
Tablas Organización y Equipo (TOE).
Disposición 004 de 26 febrero de 2016 Estructura EJC Aprobación TOE.
Disposición 011 de 07 marzo 2016 COGFM Aprobación Disposición EJC
No.004-2016.
Resolución No 3402 de 28 de abril de 2016 MDN Aprobación Disposición
COGFM 011 de 2016.
Para facilitar la administraci n y comprensi n de la directiva estructural se
dise aron tres tipos de documentos:
1. Documento estructural: Un solo documento donde se reflejan los
antecedentes, justifica y articula los anexos que detallan las instrucciones
para los subsistemas.
2. Documentos anexos: Conjunto de documentos que detallan la información
por cada subsistema, incluyendo flujos de información y fichas técnicas de
directivas.
3. Directivas permanentes: Acto administrativo emitido por la entidad o
dependencia para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de
carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de
responsabilidades y recursos que facilitan el cumplimiento del plan
estratégico institucional (PEI) y demás normas del orden constitucional,
legal o reglamentario, con base en la directiva, las Unidades subordinadas
deben cumplir las órdenes emitidas en la misma.
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El modelo de las directivas se debe elaborar seg n el formato establecido en el
Anexo 1 del presente documento, este modelo obedece a los lineamientos del
Plan No. 0214 de 2016 en concordancia con el Manual de Estado Mayor 3-50 y la
Directiva Permanente 01016 de 2016 de Gesti n Documental.
El principal esfuer o se constituy en la recopilaci n de archivos documentos y
rdenes, los cuales una ve recolectados, se sometieron a un proceso de revisi n,
an lisis y comparaci n que permiti a los equipos de trabajo la depuraci n, filtro y
selecci n de las pol ticas de la fuer a.
Una ve establecidas las pol ticas se inici una segunda fase, el dise o y
elaboraci n de las directivas del Ej rcito Nacional, trabajo que se complement
con la elaboraci n de las fichas t cnicas para una mayor facilidad de consulta .
(Documento Estructural, 2016)
Las directivas son documentos en los cuales se establecen lineamientos
generales para el funcionamiento de los subsistemas del Ej rcito Nacional y por lo
tanto tienen alcance en toda la Fuer a.
Las Directivas permanentes no deben utili arse para:
Dar lineamientos transitorios o temporales.
Establecer actividades y/o responsabilidades cuyo alcance no impacta a toda
la fuerza.
Establecer el paso a paso de un proceso o actividad.
Existen otros documentos, protocolos institucionales para este fin, como lo son
Procesos, procedimientos, instructivos, planes, circulares, oficios y radiogramas.
(Apreciaciones manual EM-EJC3-50).
De la construcci n de la Directiva Estructural qued :
Directivas Permanentes: 217
Fichas por directivas: 698
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1.2. Responsabilidades
1.2.1. Directivas Estructurales.
1.2.1.1 Creaci n
La creaci n de las directivas estructurales y sus anexos, son de responsabilidad
de los Se ores Generales Jefes de Estado Mayor (Planeaci n y Pol ticas,
Generador de Fuer a y Operaciones), por actuali aci n, cambios en la estructura
de la Fuer a, nuevas normas y leyes.
1.2.1.2. Validaci n
La Directiva es validad por el se or General Segundo Comandante del Ej rcito
Nacional, con la validaci n metodol gica a trav s del Departamento de Planeaci n
CEDE5 y la validaci n jur dica del Departamento Jur dico Integral.
La Jefatura proponente de la directiva es responsable de dar la validaci n t cnica.
No se podr n crear o actuali ar directivas en el Ej rcito Nacional sin surtir la etapa
de validaci n.
1.2.1.3. Aprobaci n
La Jefatura proponente, una ve cuente con la validaci n del Se or General
Segundo Comandante del Ej rcito, validaci n t cnica, jur dica y metodol gica, es
la encargada de solicitar la aprobaci n ante el Se or General Comandante del
Ej rcito Nacional.
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1.2.1.4. Actuali aci n
Es responsabilidad de la Jefatura de Estado mayor encargada, actuali ar la
directiva cuando sea necesario, para esto se requiere obtener la validaci n
t cnica, jur dica y metodol gica mencionada en el numeral 1.2.2 del presente
documento.
Las ra ones para actuali ar una directiva pueden ser entre otras: cambios en la
normatividad legal, cambios en los procesos y procedimientos, cambios en los
requisitos, halla gos de entes de control y la mejora continua.
1.2.1.5. Control
La ayudantia General del Ej rcito es la responsable de ejercer seguimiento y
control de la Directiva Estructural del Ej rcito, siendo el rol de manejo del proceso
de gesti n documental, de estos documentos propios de la Fuer a que no se
encuentran conceptuados en las normas Nacionales de funci n p blica y o
normas internacionales ISO de gesti n de calidad, teniedo en cuenta que este
formato se encuentra dispuesto en el reglamento de estado mayor 3-50 y en la
directiva 01016 de 2016 de gesti n documental.
1.2.2 Directivas Permanentes y Anexos.
1.2.2.1. Creaci n
La creaci n de las Directivas Permanentes y anexos, son responsabilidad de los
l deres de proceso. La elaboraci n de directivas permanentes puede obedecer a la
creaci n de nuevos procesos, cambios en la estructura de la Fuer a, nuevas
normas y leyes.
1.2.2.2 Validaci n
Las Directivas Permanentes son validadas por el l der de macroproceso, con la
validaci n metodol gica del Departamento de planeaci n CEDE5 y la validaci n
jur dica del Departamento Jur dico Integral CEDE11.
El l der proponente de la directiva es responsable de dar la validaci n t cnica. No
se podr n crear o actuali ar directivas en el Ej rcito Nacional sin surtir la etapa de
validaci n.
1.2.2.3. Aprobaci n
El l der de proceso una ve cuente con la validaci n del l der de macroproceso,
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validaci n t cnica, jur dica y metodol gica, es el encargado de solicitar la
aprobaci n ante el Se or General Comandante del Ej rcito Nacional.
1.2.2.4. Actuali aci n
Es responsabilidad del l der de proceso de actuali ar sus Directivas Permanentes
cuando sea necesario, para esto es necesario obtener la validaci n t cnica,
jur dica y metodol gica mencionada en el numeral 1.2.2.2 del presente
documento.
Las ra ones para actuali ar una directiva pueden ser entre otras: cambios en la
normatividad legal, cambios en los procesos y procedimientos, cambios en los
requisitos, halla gos de entes de control y la mejora continua.
1.2.2.5. Control
El l der de proceso es el responsable de ejercer seguimiento y control de sus
Directivas Permanentes, teniendo en cuenta el formato en el reglamento de estado
mayor 3-50 y en la directiva 01016 de 2016 de gesti n documental de la ayudantia
General del Ej rcito.
Mayor General ROBINSON ALEXANDER RAMIREZ CEDE O
Jefe de Estado Mayor de Planeaci n y Pol ticas
Elaboró: CR. José Prada
Director Gestión de Calidad
Revisó: CT. Harvey Parra
Asesor Jurídico JEMPP
Vo.Bo: BG. Miguel David
Jefe Departamento de Planeación
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ANEXO 1. MODELO EST NDAR DE DIRECTIVA PERMANENTE
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
EJ RCITO NACIONAL
COPIA N __________DE ______COPIAS
COMANDO
LUGAR
FECHA_____________HORA__________
CLAVE (CODIGO)
DIRECTIVA : Permanente N ________________2016.
ASUNTO : (Contenido breve de la directiva)
AL : Ejercito Nacional
1. OBJETIVO Y ALCANCE
a) Finalidad
Puede contener uno o varios ordinales
(1)
(2)
(3)
b) Referencias
En este par grafo se hace alusi n a rdenes verbales, documentos, gu as de
planeamiento y directivas generados por comandos superiores que tienen relaci n
o han ocasionado la elaboraci n de la directiva en cuesti n, para que los
comandos que las reciben tengan informaci n pertinente. (Solo del rea).estas se
deben colocar en orden cronol gico y completas.
c) Vigencia
A partir de la fecha de su expedici n.
2. INFORMACIÓN
Contiene la descripci n de actividades, hechos o aspectos relacionados con el contenido
de la directiva, se omite informaci n sobre los documentos citados en la referencia.
Cuando las circunstancias as lo determinen, puede subdividirse en ANTECEDENTES Y
GENERALIDADES.
3. EJECUCIÓN
3.1 Misi n General
Contiene la descripci n de la misi n general que debe cumplir el comando que
emite la directiva.
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3.2 Misiones Particulares:
El Ej rcito Nacional para el cumplimiento de su misi n institucional cuenta con la
estructura y organi aci n que le permite el despliegue de sus capacidades a trav s
de los procesos y procedimientos desarrollados por la fuer a.
Estos procesos y procedimientos ser n descritos por cada uno de los
departamentos, direcciones y oficinas, mediante la estandari aci n de las
directrices y pol ticas del alto mando en las reas funcionales, desarroll ndolos en
cada uno de los siguientes anexos as :
(Se nombran cada uno de los anexos de los departamentos, direcciones y oficinas
de las unidades, cuyo contenido se anexara a la presente directiva, de acuerdo al
orden presentado en la propuesta de la reorgani aci n del Estado Mayor del
Ej rcito).
4. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
4.1 (se insertan normas e instrucciones sobre presupuestos utili aci n o empleo de los
servicios t cnicos y administrativos.)
_______________________________________________
Comandante
Autentica:
_____________________________________________
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COMANDO GENERAL DE LAS FUER AS MILITARES
EJ RCITO NACIONAL
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ANEXO 2. CUADRO RESUMEN
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ANEXO 3. CUADRO ANAL SIS MATRI DIRECTIVAS
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