ESTADO DE ANTIGÜEDAD RECORDATORIO.
Este primer caso es de carácter preventivo, puesto que se realiza con fechas
anteriores a aquellas en que el deudor debe efectuar el pago puesto que su
finalidad es prevenir casos de mora en el pago.
Utilizada en empresas mayoristas, minoristas o detallistas en general.
Envío de los estados de cuenta mensuales.
Manifiesta al cliente que no ha cumplido con su pago
Figura detalladamente los distintos montos que registran el total de adeudamiento.
Sirven como recordatorios y dan al cliente la oportunidad de verificar su exactitud
y conformidad de las deudas que tiene pendientes de cancelar
Es moderado e impersonal, dándole al cliente la sensación de no estar
individualizado
Idéntico trato a todos los clientes
Debe mandarse aunque este al día con sus pagos
También se incluye el TALONARIO DE CUPONES.
Uno de los requisitos esenciales de un procedimiento de cobranza es la prontitud
con que se entrega o remite el primer aviso, así como conseguir su atención al
requerimiento de pago, si estas actitudes captan la intención de deudor, entonces
obtendremos una respuesta rápida a nuestro requerimiento.
LETRA DE CAMBIO
Cuando se está en la etapa drástica y el acreedor gira una letra de cambio contra un
cliente, lo hace por el monto de los pagos y puede ser exigido un aval o fianza por
documento suscrito o pude ser descontado ante el banco que esté dispuesto aceptar la
operación, el cual recibe la letra del girador o endosante descontado una parte del valor
de vencimiento de la letra y entregada entonces al presentante de la letra su valor menos
la parte descontada.
Tiene la ventaja de que puede ser endosado y utilizado como medio de pago
Aumentan los gastos de cobranza del acreedor
PARTES DE UNA LETRA DE CAMBIO
De acuerdo a la ley de títulos y valores de letra de cambio debe contener:
1.- La denominación de letra de cambio.
2.- La orden simple y pura de pagar una determinada suma.
3.- El nombre del que debe pagar
4.- Fecha en que debe pagarse la letra o de vencimiento.
5.- En que lugar debe efectuarse el pago.
6.- A quien debe efectuarse el pago o beneficiario.
7.- La fecha y el lugar en que la letra fue emitida.
8.- La firma de la persona que emite o gira la letra, o sea, el librador.
PÀGARE
Es un título valor de crédito indicado para documentar obligaciones directas en efectivo
entre un acreedor y un deudor, siendo este último el que suscribe el Pagare a favor del
primero.
Se usa casi siempre para obtener un crédito bancario
Es un título valor de orden causal; en dicho documento se pactan las condiciones
que dan origen al crédito, incluyendo en ella la garantía colateral con que afianza
la obligación, dándole cierta ventaja sobre la letra en cuanto a minimizar el riesgo
sobre un crédito pactado porque esta obligado a señalar la causal y la garantía
como indicaciones facultativas.
Tiene una duración no menor a 30 días ni mayor a 180 pudiendo ser renovable
REQUISITOS
1. La denominación de Pagare o Páguese a la Orden de:
2. La indicación de la fecha y del lugar de expedición.
3. La promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero en un plazo
determinado o determinable en los casos de ajuste de capital legalmente
admitidos.
4. El nombre de la persona a quien debe hacerse el pago.
5. La indicación del vencimiento y del lugar en que ha de efectuarse el pago.
6. El nombre y la firma del remitente.
ABOGADO
Este evalua los resultados obtenidos en la cobranza administrativa y judicial, supervisa
los estados de cobranza entre algunas de sus principales funciones.
Cuando una cuenta se le entrega a un abogado, es con las instrucciones de que
proceda inmediatamente y en forma enérgica. Utilizando este medio de cobranza el
acreedor está dispuesto a terminar sus relaciones comerciales con el deudor.
Este medio de acción drástica es el más enérgico de todos los utilizables y
posiblemente sea el máximo intento que se haga para cobrar una cuenta vencida.
Un abogado hábil intentará una demanda al serle entregada la cuenta para el cobro.
Inmediatamente gestionará el cobro total de la deuda y si esto es imposible llegaría
a un convenio a favor de su cliente.
Como un último recurso se acudiría a un juicio, pero es costoso, puede resultar
difícil demostrar la deuda y obtener un fallo favorable, y aun obteniendo dicho
fallo se puede presentar el caso de que los recursos con que cuente el deudor no
son suficientes para cancelar la cuenta y podría ser tan difícil cobrar como al
principio la deuda.
El abogado debe asesorar a su cliente indicándole cuando debe proceder
judicialmente contra un cliente, puesto que la acción a seguir, debe tomarla el
acreedor.
ESTADO MENSUAL
La práctica común, tanto en organizaciones mercantiles como en las de
comerciantes al menudeo
Consiste en enviar un estado mensual de su cuenta
Evitan excusa de parte del deudor
Generalmente muestra el saldo vencido durante meses anteriores y una lista
detallada de las facturas y créditos del mes.
ESTADO O FACTURAS DUPLICADO
Copia al carbón
Factura 2,3 intervalos al mes
Frase de recordatorio pueden ser escritas a máquina o estampados sobre los
estados por duplicado
MARBETES
Son de mayor fuerza
Pueden comprase en cantidades suficientes a compañías dedicadas a su diseño.
Algunos mensajes pueden ser:
¡Por favor!
Esta cuenta esta vencida
RECUERDE el pago puntual de las deudas asegura su crédito.
CARTAS
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de
una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos
términos, recordándole al cliente su obligación. Si la cuenta no se cobra dentro de
un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta
más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de
cuentas vencidas.
TARJETAS IMPRESAS
No lleva ni saludo ni firma
Lleva los detalles de la cuenta
Son impersonales, se ocupa para todos los clientes igual atrasados
Se redactan con cortesía
Se le agrega una copia de su estado mensual
CARTAS DE INSISTENCIA
Las cartas de cobranza que consiguen dinero y una buena voluntad del cliente,
requieren experiencia, estudio y reflexión
El tono de las cartas crece progresivamente cada vez más firme.
Intervalos cortos
INSISTENCIA POR TELEFONO
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato.
Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede hacer arreglos para prorrogar el
periodo de pago.
Es personal y directo así que consigue su atención
La cobranza por teléfono es flexible
Se hace registro de la conversación telefónica
La desventaja es que el deudor puede que prometa enviar sus pagos y no hacerlo
INSISTENCIA POR TELEGRAMA
Tiene la ventaja de alcanzar a la persona a quien va dirigido y dispone su
atención inmediata.
El acreedor debe evitar amenazas de bancarrota o prosecución legal u otros
conceptos difamatorios
INSISTENCIA MEDIANTE CARTAS REGISTRADAS
Se hacen en un momento critico
Permite al acreedor saber que ha sido recibida por el deudor
Demanda atención por parte del deudor
INSISTENCIAS MEDIANTE VISITAS PERSONALES
Es la última alternativa extrajudicial que nos queda
El importe debe de ser importante para recurrir a este caso
La visita personal no tiene porqué ser la última vía y si el importe es lo
suficientemente importante o el riesgo de fallido es alto puede realizarse
antes de terminar con otros medios de recobro (cartas y llamadas)
La visita personal nos permite un contacto directo con el deudor, lo que nos
servirá para conocer de primera mano las motivaciones del impago. En un
cara a cara a la gente le cuesta más mentir (o disfrazar la verdad) y poner
excusas “banales”.
Además, a nadie le gusta que le digan a la cara que deben dinero.
En la visita personal el gestor de cobros también podrá ver in situ la
situación de la empresa y podrá hacerse una idea de si la razón del impago
son problemas financieros o si realmente no paga porque no quiere.
Antes de realizar una visita personal es imprescindible tener toda la
documentación relativa a esa deuda y prepararse la entrevista. No vale con
presentarse en la oficina del deudor y pedirle que pague. Hay que preparar
la entrevista, hay que conocer al cliente, saber el importe y el concepto de
la deuda, hay que prepararse un argumentario ante la posibles esquivas del
moroso, hay que saberse todas las posibilidades de pago que le podemos
ofrecer, hay que tener una estrategia predefinida sobre cuanto podemos
ceder, sobre que aspectos son negociables y cuales son innegociables.
También es necesario conocer la situación económica del deudor, ya que el
impago puede deberse a una verdadera situación de dificultad para la
empresa, con lo cual, nuestra estrategia no deberá ser de imposición dura,
sino más bien de negociación flexible para poder aportar soluciones de
pago que puedan ser compatibles con si mala situación económica.
Cuando el cliente no paga el acreedor deja la cuenta en manos de la agencia
de cobranza
Las agencias de cobro le pueden enviar cartas, llamarle a su casa, o pedirle
que pague la cuenta.
LO QUE TIENEN QUE HACER.
Identificarse y decir por que están llamando dentro los primeros 30
segundos de la llamada.
Dejar de enviar cartas y hacer llamadas si usted les envía una carta que
demanda que ellos dejen de ponerse en contacto con usted o que diga que
no va a pagar la deuda. (Mándela por correo certificado y guarde una
copia).
Dentro de los primeros cinco días en que ellos se comuniquen con usted,
deben enviar un aviso por escrito que dice cuánto dinero debe, a quién se le
debe, y cuáles derechos tiene si piensa que no debe usted esa cuenta.
Registrarse con el estado.
Ponerse en contacto con su abogado, no con usted, si les dice que tiene un
abogado.
Dejar de cobrar hasta que le den una verificación escrita de su deuda, si
usted niega dicha deuda por escrito dentro de los primeros 30 días después
de recibir el primer aviso.
AGENCIA DE COBRANZA
