INTRODUCCION

Podemos definir las existencias como aquellos bienes

poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario
de la explotación, o para su transformación o incorporación
al proceso productivo.

De la anterior definición podemos concluir que formarán

parte del activo corriente o circulante de la empresa, así en
el modelo de balance del PGC del año 1990 figuran dentro
del activo circulante en el epígrafe [Link], y en el modelo de
balance del PGC 07, observamos que las existencias se
incluyen en el epígrafe [Link], dentro del activo corriente.
 OBJETIVOS

Objetivo General

 Mantener las inversiones en las existencias al nivel mínimo

siendo coherente con las necesidades de fabricación, venta y
financiación de la empresa.

Objetivos Específicos
 Afirmar y asegurar el suministro adecuado de los materiales y
recursos, para ser eficiente en el trabajo.
 Distinguir y separar los suministros anticuados, defectuosos o
lentos en salir.
 Impedir las pérdidas causadas por hurtos, deterioros por
negligencia y desperdicios o derroches.
 Afirmar la existencia real de las cantidades y los valores
registrados de los inventarios.
 Señalar y pronosticar la situación de las existencias con
relación a la demanda actual, prevista y futura.
 QUE ES EXISTENCIA

Existencias, en economía, son los bienes poseídos por una empresa

para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su
transformación o incorporación al proceso productivo. Las
existencias forman parte del activo corriente.
Una empresa, para llevar a cabo su actividad productiva o de
prestación de servicios, necesariamente ha de contar con ciertos
bienes, que son los elementos integrantes del inmovilizado técnico y
de las existencias. Ambos se diferencian en que los primeros
intervienen en el proceso productivo durante varios ejercicios,
mientras que los segundos continuamente se renuevan, ya que se
venden o se consumen para la realización de la producción.

CLASES DE EXISTENCIAS

Se identifican las clases siguientes de existencias:

Materias primas;
Es el valor de las existencias (saldo en el inventario inicial y final) de
materias primas que en conjunto se incorporan a un bien durante el
proceso de producción, conformando el elemento principal de un
producto o un elemento auxiliar del mismo; así como los materiales
de cualquier especie que se utilizan en la prestación del servicio.
Incluye: las materias primas que se recibieron de otros
establecimientos de la misma empresa y no habían sido
consumidas; las materias primas enviadas para ser maquiladas.
Excluye: las que fueron enviadas a otros establecimientos de la
misma empresa.
 Productos semiacabados;
 productos acabados;
 mercancías;
  piezas de recambio;
 embalajes;
 piezas de mantenimiento;
 residuos.
 Tipos de existencias por función
 existencias de seguridad o stock de seguridad
 existencias de anticipación
 existencias de ciclo
 existencias especulativas
 existencias de disociación

SISTEMAS DE CONTROL DE EXISTENCIA

Se puede llevar de la siguiente manera

Sistema de revisión continúa. Es un sistema en cual la posición de

las existencias se monitorea después de cada transacción (o en
forma continua). Cuando la posición de la existencia cae por debajo
de un punto de orden predeterminado (o punto de reorden), se
coloca una orden por una cantidad fija. Dado que esta cantidad es
fija, el tiempo entre órdenes variara dependiendo de la naturaleza
aleatoria de la demanda. Al sistema de revisión continua se llama
algunas veces Q o sistema de cantidad fija de orden.

Sistema de revisión periódica. La existencia disponible se revisa a

intervalos fijos. Cuando se realiza la verificación, de la existencia
disponible es "rebautizada" como un nivel objetivo de inventario. El
nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente
revisión periódica más el tiempo de entrega del embarque. Se
ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita
para colocar la existencia disponible en el objetivo. El sistema de
revisión periódica con frecuencia recibe el nombre de P de control de
inventario, el sistema de intervalo .orden. Fijo, el sistema periodo.
Orden. Fijo, o simplemente el sistema periódico.

Programas de resurtido.

Sistema de revisión continua y cantidad fija de reabastecimiento. Se

establece un nivel de existencias de seguridad dentro del tiempo de
entrega si se experimentan proporciones de utilización promedio.
Las órdenes de reabastecimiento se colocan por una cantidad fija y
predeterminada que se programa para ser recibida hacia el final del
tiempo de entrega de los suministros. Los parámetros que definen
un sistema de cantidad fija de reabastecimiento son Q, la cantidad
fija ordenada en un momento dado y el punto de reabastecimiento.

Sistema de reabastecimiento periódico. Otro sistema de control al

que también se recurre comúnmente consiste en fijar el ciclo de
reabastecimiento en lugar de la cantidad a reabastecer. En dichos
sistemas la condición del inventario es revisada en forma periódica y
se emite una orden por una cantidad que permite reabastecer los
inventarios hasta alcanzar un nivel máximo planeado. La cantidad a
ordenar, por tanto varía de un periodo de revisión al siguiente.

Sistema óptimo de reabastecimiento. También pueden

encontrarse en la práctica sistemas de control que combinan los
ciclos regulares de revisión y los puntos de reabastecimiento. En
estos sistemas, los niveles de existencias son revisados en forma
periódica, pero las órdenes se expiden solamente cuando los
inventarios alcanzan un nivel predeterminado de reabastecimiento. *
Importante: El control estadístico de consumo y los programas de
reabastecimiento son los mismos porque el reabastecer implica
consumir, lo que la diferencia es que en el primero se lleva o se
vacía todo lo que se consume de materia prima a unas gráficas en
relación a un periodo de tiempo que se elija.

Análisis de mermas y rechazos de control de calidad.

Una piedra angular del control de calidad es el uso de métodos

estadísticos para tomar decisiones. En muchos casos, se puede
salvar bastante con el simple hecho de tomar una muestra más que
realizar una inspección del 100%. En otros casos no existe
alternativa, y lo único que queda por hacer es tomar una muestra.

Se tiene disponibles 2 tipos distintos de métodos estadísticos:

muestreo de aceptación y control de proceso.

El muestreo de aceptación se aplica a la inspección por lotes donde

se toma una decisión para aceptar o rechazar un lote de materiales
sobre la base de un muestreo aleatorio sacado del lote. Este tipo de
inspección se lleva a cabo después de que se ha terminado la
producción.

El muestreo de control de proceso se utiliza durante la producción

mientras el producto se está fabricando. La decisión en este caso es
si debe continuar proceso o se debe detener la producción y buscar
la causa posible de los defectos, los cuales se pueden deber a
materiales, al operador o a la máquina. Esta decisión se basa en
muestras aleatorias periódicas que se toman del proceso. Una vez
que un proceso está bajo control estadístico, debe permanecer así a
no ser que se presente una causa asignable.
FICHAS DE EXISTENCIAS

Se llaman también fichas de inventarios

En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para
calcular el monto de los inventarios, los más usados son: el de
primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de últimas entradas,
primeras salidas (UEPS), el método de promedio móvil. 

Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el

control de la circulación de sus mercancías, en unas tarjetas
previamente elaboradas para tal fin. El diseño de estas tarjetas no es
estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a
las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el
modelo que se utilice, un buen control con información suficiente
para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de
control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre
del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor,
fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto.
 
Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota
el nombre de éste, así como su código que es el número de
referencia asignado; también se escribe en ella el lugar de ubicación
que le corresponde a ese artículo en el almacén; la casilla de unidad
se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo:
bulto, caja, juego, estuche, gruesa, docena, galón, kilo, etc.; mínimo,
para señalar la cantidad menor del artículo en existencia con la cual
se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los
clientes; máximo, señala la cantidad mayor de ese artículo que debe
existir sin sacrificar espacio en el almacén ni abultar
innecesariamente la inversión; proveedores, lugar para anotar el
nombre y dirección del proveedor del artículo; fecha, columna para
anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación; comprobante,
espacio para registrar el número del comprobante que respalda la
operación realizada; cantidades, sección que comprende a su vez
tres columnas: la primera es para registrar las entradas, la segunda
es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia
remanente después de cada operación; precio unitario, sección con
dos columnas: en la primera se anota el precio unitario de las
entradas y en la segunda el de las salidas de cada una de las
unidades en referencia; monto, sección que comprende tres
columnas, en el debe se registran el costo de las unidades que
entran, en el haber se asienta el costo de las unidades que salen
según el método empleado, en la columna de saldo se anota el
costo remanente del movimiento y representa el costo de la
existencia de ese artículo. A continuación se inserta un modelo de
una ficha de control de existencias de mercancía con la estructura
descrita. 

CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA EXISTENCIA.

La agrupación tercera del nuevo Plan General Contable (PGC)

contempla las “Existencias” o elementos destinados en el seno de
la empresa a ser objeto de su actividad comercial. Tales
elementos no tienen una vocación de permanencia en la actividad
productiva de la empresa y, por tanto, se ubican en el activo
corriente del balance de situación de la misma a la espera de ser
vendidos en el curso normal de la explotación, o bien ser
transformados o incorporados al proceso productivo.
Así pues, dentro de esta agrupación encontraremos las
mercancías adquiridas para vender (con o sin transformación), los
productos que se encuentran en el curso de fabricación o
producción, los productos terminados elaborados por la propia
empresa y las materias primas necesarias para desarrollar el
proceso productivo. Asimismo, y con carácter general,
incluiríamos todos los factores de producción que se renuevan
anualmente a lo largo del periodo contable.
Clasificación de las existencias en el PGC

El PGC utiliza los subgrupos 30,31,32,33,34,35 y 36 para

clasificar las existencias. A continuación hacemos una breve
exposición.
- Subgrupo 30 sobre existencias comerciales

Hace referencia a bienes adquiridos por la empresa y destinados

a la venta sin transformación.
- Subgrupo 31 sobre materias primas

Son los elementos que mediante su elaboración o transformación

pasan a formar parte de los productos fabricados.
- Subgrupo 32 sobre aprovisionamientos varios

En esta categoría se incluyen elementos adquiridos por la

empresa de distinta índole, tales como combustibles, repuestos,
embalajes, envases y materiales de oficina, entre otros.
- Subgrupo 33 sobre productos en curso

Son los productos que se encuentran en fase de producción o

fabricación en el momento del cierre del ejercicio.
- Subgrupo 34 sobre productos semiterminados
Son productos fabricados por la empresa que deben ser objeto de
incorporación o transformación antes de ser destinados a la
venta.
- Subgrupo 35 sobre productos terminados

Son productos fabricados por la empresa y destinados al

consumo final o utilización por otras empresas.

- Subgrupo 36 sobre subproductos

Son productos secundarios o accesorios a un producto principal.

Normalmente suele tratarse de residuos y materiales
recuperados.
 CONCLUSION

El solo hecho que las existencias de un producto vendible que no

posee un control o administración adecuada puede hacer que una
empresa pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca,
por otra parte la mala fluidez en el manejo de los productos de
necesidad básica para los consumidores de dichas empresas
pueden llevar a la perdida de utilidades o hasta pérdida de clientes.
Es por eso que es de vital importancia conocer las existencias así
como también es de vital importancia el saber administrarlos.