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DECIMO MODULO
SEPTIMO SEMESTRE- DERECHO NOTARIAL I
LICDA. MIRIAM ALICIA ALDANA MEJIA.
CONTENIDO:
El Acta de Protocolación:
1. Definición y Ubicación,
2. Requisitos indispensables,
3. Efectos del acta de Protocolación,
4. Obligaciones posteriores,
5. La tributación del acta de Protocolación y sus formas de
reproducción.
EL ACTA DE PROTOCOLIZACION:
Consideraciones Preliminares:
Entramos en este capítulo al estudio de uno de los temas más controversiales
en Guatemala, debido a que nos encontramos con un acta que va en el
protocolo, lo que en doctrina algunos autores la denominan escritura-acta.
Pérez Fernández del Castillo, afirma: “La protocolización de documentos es
unas de las actuaciones notariales más frecuentes que por su nombre
provoca confusión.
Históricamente la protocolización es una reminiscencia del derecho español,
cuando el notario encuadernaba como parte del protocolo los expedientes
instruidos ante la autoridad judicial.
Siempre hemos sabido, al menos en Guatemala, que las actas se redactan
fuera del protocolo y las escrituras en el protocolo. Ahora nos encontramos
con un acta que se redacta dentro del protocolo: el acta de protocolización.
Esa es la diferencia entre un acta notarial y un acta de protocolización, que
ésta ultima se redacta en el protocolo y la otra no, por lo tanto no es acta
notarial.
Sería mucho más adecuado que la denomináramos escritura de
protocolización, pero mientras no se dé una modificación legislativa, la
seguiremos llamando acta de protocolización.
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En el Diccionario de la Lengua Española se define el verbo protocolar o
protocolizar así: “Incorporar al protocolo una escritura matriz u otro
documento que requiera esta formalidad.”
Las actas de protocolización, dice González Palomino, documentan una
declaración del Notario respecto a una actividad suya: el recibo del
documento y una incorporación al protocolo.
“Protocolizar o Protocolar es incorporar al protocolo documentos públicos o
privados.”
Sirven para incorporar al protocolo uno o más documentos públicos o
privados o de una y otra clase a la vez, bien sea por disposición de la ley,
mandamiento judicial o administrativo o rogación de los particulares.
Es la incorporación material y jurídica que hace un Notario en el protocolo a
su cargo de un documento público o privado, por mandato legal, a solicitud
de parte interesado o por orden de un tribunal competente.
La incorporación es material, debido a que el documento pasa materialmente
a formar parte en uno o más folios del protocolo; y jurídica, debido a que esa
incorporación se hace a través de un acta (más bien escritura) de
protocolización. Si únicamente se hiciera en forma material, no habría una
explicación del porqué se interrumpió la numeración fiscal del papel sellado
de protocolo y parecería o sería un atestado, que según la ley guatemalteca,
debe ir al final y no entre los instrumentos.
El código de Notariado no define, únicamente se limita a indicar que
documentos pueden protocolizarse.
Otro aspecto que es importante aclarar es que en la protocolización, no deben
aparecer nuevas declaraciones, su objeto es la incorporación del documento Y
una vez incorporado el documento o protocolizado, van íntimamente unidos
pasar a ser uno solo (el acta y el documento) y así deben reproducirse al
extender testimonios o copias.
Documentos que pueden Protocolizarse:
Según el artículo 63 del Código de Notariado: Podrán Protocolizarse:
1) Los documentos o diligencias cuya Protocolación esté ordenada por la
ley o por tribunal competente.
2) Los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente
legalizadas.
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3) Los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.
En los casos previstos en el inciso 1), la Protocolación la hará el notario por sí
y ante sí; en los casos del inciso 2) bastará la comparecencia de la persona a
cuyo favor se suscribió el documento; y en los casos del inciso 3), es
indispensable la comparecencia de todos los signatarios del documento.
Para ejemplificar el caso de documentos o diligencias cuya protocolización
esté ordenada por la ley podemos mencionar: El acta de matrimonio y los
documentos provenientes del extranjero.
Por orden de tribunal competente: La protocolización de un proyecto de
partición aprobado judicialmente, partición de la herencia aprobada por
Juez.
En el segundo caso, se puede protocolizar cualquier documento privado, cuya
firma hubiere sido previamente legalizada, a solicitud de la persona a cuyo
favor se suscribió el mismo. Desde luego esta protocolización no convierte al
documento privado en público.
En el tercer caso. También se pueden protocolar documentos privados sin
legalización ni reconocimiento de firmas, pero es indispensable la
comparecencia de todos los signatarios del documento. Tampoco convierte al
documento privado en público. Sería solamente un documento privado que
esta protocolizado.
REQUISITOS INDISPENSABLES:
Al redactar el acta de protocolización en el papel de protocolo, es
recomendable hacerlo en el folio que precede a aquel en que va a quedar
intercalado el documento. Los requisitos los señala el artículo 64 del Código
de Notariado.
1. El número de orden del instrumento,
2. El lugar y la fecha,
3. Los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del
mandato judicial,
4. Mención del documento o diligencia, indicando el numero de hojas que
contiene y el lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación, y los
números que correspondan a la primera y última hojas.
5. La firma de los solicitantes, en su caso, y la del Notario. (Arto. 64
Código de Notariado).
Recuérdese que cuando el mismo Notario es el otorgante, su firma debe ir
precedida de las palabras POR MI Y ANTE MI: y si firmare el o los solicitantes
únicamente de las palabras ANTE MI: según lo establece el artículo 29 del
Código de Notariado.
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Caso especial:
También está regulado en el artículo 65 del mismo código, que cuando en una
escritura pública se convenga la protocolización de documentos o diligencias
relacionadas con ella, se protocolicen en una cláusula de la escritura, la cual
debe contener los requisitos mencionados en el artículo 64 del Código, y esta
clausula hará las veces de acta.
Esto es muy usual y de beneficio, en los casos de contratos de obra, en que
las partes deseen que los planos formen parte de la escritura, en esta
situación el Notario redacta una cláusula de protocolización dentro de la
escritura de obra aportando los datos sobre foliación y otros requisitos legales
y los incorpora. Esto es para evitar que después de finalizar la escritura de
obra, se tenga que hacer una protocolización de los planos.
Otro caso usual, también cuando se hacen aportaciones no dinerarias al
constituir sociedades, los cuales se detallarán y justipreciarán en la escritura
constitutiva o en el inventario previamente aceptado por los socios, el que
deberá ser protocolizado (Arto. 27 Código de Comercio.)
EFECTOS DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN:
Aquí es preciso deslindar que tipo de documento es el que se está
protocolizando, ya que si se trata de un acta notarial de matrimonio,
autorizada por el mismo Notario, no dudaremos de su contenido y sus efectos
son plenos. Igualmente si estamos protocolizando un documento público
emanado de un tribunal.
Sin embargo, si se trata de un documento privado, con o sin firmas
legalizadas, el único efecto jurídico que produce es la fecha de cuando fue
protocolizado, además de garantizar su perdurabilidad y reproducción.
Mucho se ha comentado, si protocolizar un documento privado, que contiene
un contrato que debió celebrarse en escritura pública y posteriormente se
protocoliza, produce los efectos de la escritura, y no es así. Recordemos que
tenemos regulados los contratos solemnes, de los cuales el requisito esencial
de validez es que se otorgue en escritura pública, no que se protocolicen.
La doctrina al respecto de los efectos es casi unánime, así Oscar A. Salas
expresa que la protocolización no cambiaría la naturaleza y efectos del
documento privado, pero si le da fecha cierta y asegura su conservación y
custodia.
Enrique Giménez Arnau, afirma que en el acta de protocolización no existe
ratificación de un acto previamente conferido en forma privada; por ello,
citando a Rafael Núñez Lagos, explica que hay que derivar una consecuencia
primordial reconocida por la jurisprudencia: “el documento privado
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protocolizado continúa teniendo naturaleza de forma privada, de lo que
resulta:
1. Que si la ley impone al documento público como forma de ser, nulo
continúa siendo el negocio contenido en el papel protocolizado.
2. Que si la forma pública se exige para valer, tal documento carece de la
efectividad que aquélla presupone.
3. Que, en todo caso, tampoco pueden reconocérsele aquellos efectos que
el legislador, como medida general atribuye al documento público. Así no
tendrá efectos ejecutivos per se como a la escritura se conceden, por la tan
repetida razón de que no adquiere ese carácter.
Por último el autor Bernardo Pérez Fernández del Castillo, afirma:
“Es frecuente que se piense que al protocolizar un contrato privado de
compraventa se le está dando la forma de escritura pública. Ya
reiteradamente se ha planteado cuáles son los requisitos para otorgar una
escritura pública ante notario. En la protocolización de un contrato privado
el notario sólo da fe de la existencia del contrato y de haberse agregado…, sin
que le conste la identidad y capacidad de las partes, ni la legalidad y
circunstancias de la realización del contrato.
Finalicemos recordando lo estipulado por los artículos 1576 y 1577 del Código
Civil, con relación a los contratos: Los contratos que tengan que inscribirse o
anotarse en los registros, cualquiera que sea su valor, deberán constar en
escritura pública…(Arto 1576 primer párrafo). Deberán constar en escritura
pública los contratos calificados expresamente como solemnes, sin cuyo
requisito esencial no tendrán validez. (Arto. 1577).
OBLIGACIONES POSTERIORES:
1. Aviso al Archivo General de Protocolos, dentro del plazo de diez días, de
cada protocolización, el cual debe contener:
a) Lugar y fecha en que fue expedido el documento.
b) Funcionario que lo autorizó,
c) Objeto del acto,
d) Nombres y apellidos de los otorgantes o personas a quienes se refiera.
e) La indicación de que los impuestos se han pagado en el acto de
protocolización.
La omisión o demora del aviso hará incurrir al notario en una multa de
veinticinco quetzales (Arto. 40 Ley del Organismo Judicial, Decreto 2-89 del
Congreso).
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2. El testimonio especial, también al Archivo General de Protocolos, dentro
de los 25 días hábiles siguientes, en dicho testimonio debe incluirse el acta de
protocolización y el documento protocolizado, que pasan a formar uno solo.
(Arto. 37 del Código de Notario y 40 del Decreto 2-89 del Congreso).
3. Expedir el Testimonio o Primer testimonio para el interesado, haciendo
constar el Notario en la razón final que el impuesto fue cubierto en el
documento original. Este testimonio le servirá para efectuar la inscripción en
los registros respectivos, dependiente del acto o contrato de que se trate.
Si trata de un mandato o poder se registra en el Registro de Mandatos del
Archivo General de Protocolos.
LA TRIBUTACIÓN DEL ACTA DE PROTOCOLIZACIÓN
Antes de protocolizar los documentos debe cubrirse el impuesto en el
documento original, esto se hace adhiriéndole estampillas fiscales por la
cantidad o impuesto a que esté afecto el acto o contrato documentado.
Si se trata de mandatos generales Q. 10.00 y mandatos especiales Q. 2.00 al
cubrir el impuesto en el documento original que se protocoliza, en el
testimonio o primer testimonio ya no se cubre, haciendo constar el Notario,
que el impuesto fue cubierto en el documento original, de lo contrario
caeríamos en la doble tributación.
En el testimonio especial que también se envía al Archivo General de
Protocolos, se debe cubrir el impuesto del timbre notarial de Q. 10.00 por
cada protocolización. (Decreto 82-96 del congreso de la Republica).
EJEMPLO DE ACTA DE PROTOCOLIZACIÒN
(Ver anexo 1)
EJEMPLO DE OBLIGACIONES POSTERIORES
(Ver anexo 2)
EJEMPLO DE DONDE SE EFECTUA LA TRIBUTACIÒN EN EL ACTA DE
PROTOCOLIZACIÒN.
(Ver márgenes del anexo 2)
