El método de las 5 “S” de Toyota:

productividad y eficiencia
23 diciembre, 2014, en Emprendedores por Sandra Bortolotti

La productividad y la eficiencia son objeto de una búsqueda constante por parte de las

empresas modernas, y su consecución es la finalidad de la técnica japonesa de las 5
“S”. El método de las cinco “S” para aumentar la productividad forma parte del
conocido método Toyota, cuyo origen se ubica en Japón, durante las décadas de 1950
y 1960, en plena expansión japonesa tras la Segunda Guerra Mundial. El método
Toyota fue adaptado posteriormente en Occidente bajo el término inglés,Lean
Manufacturing o la táctica Just In Time (JIM).

La técnica de las 5 “S”

Cuando Sakichi y Kiichiro Toyoda, así como el ingeniero Taiichi Ohno inventaron esta
metodología, buscaban la alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford, el
denominado método fordista, que en aquel momento empezaba a estar obsoleto y a
ser fuente de conflictos laborales y sociales.
El método de las 5 “S” es una de las herramientas que incluye el denominado método
Toyota. Su nombre proviene de las primeras letras de las palabras japonesas que
conforman los cinco puntos a seguir para aumentar el orden y la eficiencia del lugar de
trabajo con el objetivo de incidir positivamente en la productividad empresarial. A
continuación explicaremos cada una de las fases de esta táctica de éxito aplicada por
primera vez la Toyota Motor Corporation:

Seiri, la clasificación
El primer paso de la técnica japonesa de las 5 S es la clasificación de todos los
objetos y materiales que hay en el lugar de trabajo. Esta acción tiene por
objetivo eliminar los elementos innecesariose identificar aquellos importantes para los
procesos de trabajo. En este paso se deberá:
 Preguntarse qué criterios regirán la purga de objetos, como su utilidad, frecuencia de
uso o cantidad. Para la clasificación puede utilizarse etiquetas de distintos colores, para
diferenciar cada tipo de objeto.
 Los artículos clasificados como innecesarios deberán almacenarse en un área de
espera, hasta que el gerente u otra persona autorizada decida qué hacer con ellos:
llevarlos a otro departamento dónde se necesiten, venderlos o desecharlos.
  El resto de objetos deberán ser clasificados según su frecuencia de uso: aquellos que se
usan a diario, los que se usan una vez por semana o mes y los utilizados con menor
frecuencia.

Seiton, el orden

Una vez eliminado o reubicado todo el material de oficina que no era necesario para
trabajar, el siguiente paso del método de las 5 “S” tiene que ver con el orden del resto
de objetos. Para ello será necesario:
 Colocar los objetos de oficina que se utilizancada hora o a diario dentro del espacio al
que podamos llegar estirando los brazos.
 En cambio, disponer los materiales usados una vez por semana o al mes cerca del
lugar de trabajo.
 Aquellos elementos que se usan conmenos frecuencia deberán ubicarse más lejos y así
sucesivamente.
 Asegúrese de que en todo momento los supervisores y superiores autorizan la
reubicación de objetos, así como de que los trabajadores están informados de las nuevas
ubicaciones.

Seiso, la limpieza
La limpieza es una regla indispensable de la metodología de trabajo japonesa, que
debe llevarse a cabo diariamente antes de iniciar la jornada laboral y a la hora del
cierre. Según esta regla, los mismos trabajadores deben asegurarse de que su lugar
de trabajo está limpio en estos dos periodos de tiempo, mientras que un supervisor
deberá comprobar que efectivamente se ha llevado a cabo una limpieza adecuada.
Para ello, deberá desarrollarse un plan para evaluar todos los elementos a limpiar
(toda la empresa, tanto los espacios interiores como exteriores) y distribuir
responsabilidades. En este sentido, también será necesario identificar los focos de
suciedad así como idear nuevas formas de prevenir la suciedad. Este paso incluye
tareas de rehabilitación, como la reparación de objetos o dar nuevas capas de pintura
y barniz. En el mundo actual, es de especial importancia el entorno y la ecología, por lo
que las empresas modernas deberán asegurarse de cumplir éticamente con los
valores ecológicos y deshacerse de los elementos que causen contaminación.

Seiketsu, la estandarización

Si los tres primeros pasos de la técnica de las 5 S se ejecutan mediante órdenes, en

la fase de estandarización se pretende que las fases anteriores se conviertan
en hábito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para lograr que las prácticas
anteriores se conviertan en un estándar va a ser indispensable:
 Crear procedimientos para evaluar periódicamente el seguimiento de la clasificación,
el orden y la limpieza en el lugar de trabajo.
 Plasmar la nueva configuración de los objetos, así como las normas que rige la
clasificación y el orden de los mismos, en un documento claro y conciso, visible para
todos los trabajadores, por ejemplo, colocándolo en un panel central.
 Asimismo, se deberá elaborar un documento con el horario, las reglas y
lasresponsabilidades de la limpieza de la organización.
 Una de las claves para fomentar el cumplimiento y estandarización de las reglas se
centra en incentivar la competición entre departamentos de la empresa, mediante
premios o reconocimientos.

Shitsuke, la autodisciplina
En la última fase del método Toyota de la 5 S, se trata el comportamiento y actitud
adecuada en el trabajo, con el objetivo de asegurar el buen cumplimiento de las 5 “S”.
A continuación, se mencionan los pasos aconsejados:

 Los trabajadores deben tratar el lugar de trabajo como si fuera su propia casa e integrara
los 5 pasos como una tarea más de su jornada laboral y no como una imposición absurda.
 Todos los integrantes de la organización deberán velar por el cumplimiento de las 5
“S”, por lo que deberá aplicarse valores como la dedicación, el compromiso y
la sinceridad.
 Los propietarios y gerentes de la empresa deberán participar activamente en la método
de las 5 “S”, dando ejemplo con la puesta en práctica personalmente. Asimismo, deberán
incentivar siempre la mejora y la eficiencia exponiendo periódicamente los resultados y
evaluaciones de las tareas.
 La consecución de cada una de las fases irá conformando la denominada cultura de
empresa y determinará en gran medida, el crecimiento de la productividad y eficiencia
empresarial. Asimismo, recuerda que un Postgrado en Gestión Ágil de Proyectos con
Scrum, Kanban, Lean y XP puede darte las herramientas esenciales para mejorar los
resultados empresariales, reduciendo tiempo y costes, así como un conocimiento
avanzado en métodos de trabajo.
 Sistema de Calidad 5`S
[Link]
option=com_content&view=article&id=37&Ite
mid=87
Dedicar tiempo, recursos y reuniones a mantener el orden en el entorno de trabajo no se
suele considerar una prioridad quizá porque parece algo elemental y obvio. Pero el orden
no es fácil de lograr y, sobre todo, no es fácil de compartir. Lo que en realidad
necesitamos no es limpiar y ordenar nuestro puesto de trabajo de vez en cuando, una
especie de zafarrancho de limpieza periódico, sino compartir ese entorno de trabajo con
nuestros compañeros o con nuestros alumnos.

Y eso no es fácil porque requiere un hábito y una disciplina colectiva. Es importante que
nuestra mesa de trabajo esté en perfecto orden y lo estén nuestros materiales de trabajo
pero es más importante aún compartir con el resto de los compañeros el espacio, los
medios y materiales didácticos y, también el conocimiento y la información. 

EL SIGNIFICADO DE LAS 5'S

Las 5 “S” vienen de las iniciales de las palabras japonesas para cada una de las cinco
fases que intervienen en el programa.

 SEIRI = ORGANIZACIÓN
 SEITON = ORDEN
 SEISO = LIMPIEZA
 SEIKETSU = CONTROL VISUAL
 SHITSUKE = DISCIPLINA Y HABITO
FASES DEL PROGRAMA 5'S
 ``

Las tres primeras, Organización, Orden y Limpieza, representan las fases operativas. La
fase del Control Visual procura identificar rápidamente situaciones anómalas y por tanto,
su propósito es mantener el nivel logrado en las tres fases operativas. La fase de
Disciplina y Hábito busca consolidar el nivel alcanzado a través del hábito de mejora en la
gestión del entorno de trabajo. Las fases se abordan de forma sucesiva, una tras otra y
constituyen un enfoque global e integrado. Es importante mantener el orden y no abordar
una fase mientras no se haya finalizado la implantación de la fase anterior.

ORGANIZACIÓN:

Consiste en separar los materiales necesarios de los materiales innecesarios y

deshacerse de estos últimos. Materiales necesarios son los que utilizamos habitualmente
y necesitamos tener en el área en cuestión. 
Las 5'S se aplican a un área determinada y, por tanto, el concepto de organización debe
aplicarse a esa área. Cuando hablamos de material necesario nos referimos a necesario
en esa área concreta, no a si es necesario en general. Un material puede ser innecesario
en una oficina y ser retirado a un archivo. En tal caso, el material es innecesario en la
oficina pero es necesario en archivo. Materiales innecesarios son los que no se utilizan
con asiduidad en el área objeto de la implantación y no se prevé utilizar tampoco en el
futuro.

Hay cuatro tipos de innecesarios:

 Los que es necesario guardar en almacenes o archivos por motivos legales

(expedientes, boletines,...) o porque pueden utilizarse puntualmente en el futuro. También
pueden aparecer materiales propios de otras áreas que deberemos trasladar a sus
lugares correspondientes.
 El material necesario en exceso.
 Los que son dudosos que deben llevarse a un lugar específico que llamamos Zona
D (zona de materiales dudosos).
 Aquellos de los que podemos desprendernos, tirar a la basura directamente.

Es importante tener en cuenta que toda la “basura” (material obsoleto, roto, deteriorado,
repetido...) es innecesario pero no todo lo innecesario es basura. El propósito de esta fase
es tener en el área todo lo que necesitamos y sólo lo que utilizamos para el trabajo diario
en las cantidades adecuadas.

ORDEN:

Consiste en ubicar e identificar los materiales necesarios seleccionados en la fase de

organización. Ubicar e Identificar significa que el material tenga un lugar donde debe
guardarse y un distintivo, de manera que para cualquier persona de la Organización sea
fácil y rápido encontrarlo y reponerlo después de ser utilizado. Se debe asignar un lugar
racional de almacenamiento a los materiales necesarios que tenemos. Así mismo, los
espacios deben estar claramente identificados, es decir, deben “reconocerse” los
materiales y áreas existentes.

El propósito de esta fase es que cada cosa esté identificada y en su sitio y haya un sólo
sitio para cada cosa.

LIMPIEZA:

Consiste en eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar los deterioros. Fuentes de
suciedad son todas aquellas que pueden impedir o dificultar que los medios de que
disponemos estén en el mejor estado de uso y funcionamiento. 
Hay dos tipos de suciedad:

 La suciedad que se origina, ocasionalmente, en un momento o lugar determinado.

 La suciedad que se genera a partir de medios o máquinas deteriorados.

La limpieza procura eliminar las fuentes de suciedad y sustituir / reparar los materiales
deteriorados. El propósito de esta fase es mantener limpio el área de trabajo y todos los
materiales en perfecto estado de uso, haciendo visible cualquier anomalía.

CONTROL VISUAL:

Consiste en establecer sistemas visuales que permitan gestionar fácilmente el nivel

alcanzado de organización, orden y limpieza. Situación anómala es la que no se
corresponde con lo planificado y decidido. Las situaciones anómalas se deben hacer notar
a nuestra vista rápidamente. Para el control visual se utilizan técnicas sencillas de gestión
visual (señales, colores, símbolos, formas de ordenar materiales...). De esta forma las
situaciones anómalas (materiales desubicados, no identificados o desordenados,
almacenamiento por encima de máximos o bajo mínimos, desconocimiento de la persona
que llevó un documento que falta, suciedades o reparaciones no subsanadas...) no pasan
desapercibidas y “saltan a la vista” claramente.

El propósito de esta fase es poder visualizar rápida y claramente las situaciones

anómalas.
 

DISCIPLINA Y HABITO:

Consiste en actuar en todo momento conforme con las normas establecidas. Normas
establecidas son todos aquellos procedimientos y criterios de actuación fijados en ésta y
en las fases anteriores.

La disciplina y hábito no es una fase de “implantación” propiamente dicha ya que incluye

el seguimiento, evaluación y mejora del nivel alcanzado. Esta fase da lugar a
procedimientos y criterios de trabajo permanentes y que afectan a todas las personas que
trabajan en el área.

En este sentido tiene una continuidad. Periódicamente, se deben realizar evaluaciones

para identificar las desviaciones o problemas habidos e identificar las mejoras que haya
que introducir en el sistema. Estas mejoras deben ser puestas en marcha. Los resultados
de las evaluaciones periódicas se recogen en un panel de seguimiento que permite
visualizar el progreso.

El propósito de esta fase es definir, implantar y evaluar los procedimientos de trabajo

acordados y evidenciar áreas de mejora con el fin de mantener y mejorar continuamente
la organización, orden y limpieza del entorno de trabajo.

En nuestro Centro se viene trabajando en la implantación del sistema de calidad 5'S

desde el curso 2006-2007. En la actualidad hay un total de once espacios con todas las
fases completadas y otros cinco están en proceso de implantación.

LAS CINCO S EN LAS ORGANIZACIONES

[Link]

Mauricio Lefcovich

  Administración
  27.02.2014
  14 minutos de lectura
mejores prácticasgestión del cambioresistencia al cambioherramientas de gestión de la
calidadcalidad y gestión de la calidad

1. Introducción

La aplicación de las Cinco S ha pasado a ser un elemento crítico y fundamental en toda

empresa con pretensiones de ser competitiva.  Según el famoso consultor Hiroyuki Hirano
una de las preguntas que más le formulan los altos directivos es acerca de la política de
racionalización que debe implantarse  en las empresas para que estas puedan sobrevivir
en las próximas décadas. Pregunta a la cual él responde con la frase “Las Cinco S”. Las
empresas que fracasen en la puesta en práctica de las 5S probablemente fracasarán
también en sus intentos de implantar una racionalización en gran escala. No sólo son las
5S el fundamento sobre el que una empresa debe afirmar su supervivencia, son también
parte de la cultura corporativa. Las 5S facilitan mejoras sin gastar mucho dinero, de modo
que los directivos las encuentran sumamente atractivas.

Las 5S tienen una amplia aplicación, se trate de  oficinas y servicios de ventas, al igual
que en fábricas, empresas y entidades de servicios, como así también en empresas
dedicadas a las explotaciones primarias, y por su puesto en organismos públicos.

Las 5S son de utilidad cualquiera sea el sistema de producción de bienes y servicios

adoptado por la empresa. Contribuye a aspectos que pasan por:

 La seguridad.
 La calidad.
 La productividad.
 Los tiempos de producción y plazos de entregas.
 Los costos.
 La motivación.
 El mantenimiento de equipos e instalaciones.
 La disciplina.
 Los niveles de satisfacción.
 La mejora continua
 Y la rentabilidad

Si bien la puesta en práctica de las 5S son fundamentales para un sistema de producción

Just in Time, sus objetivos, herramientas y funcionamiento son necesarios y aplicables a
cualquier tipo de actividad y sistema de producción de bienes o servicios.

No hay fábrica que fabrique bien las cosas sin un fuerte fundamento 5S. Tampoco hay
empresa de servicios que pueda ser productiva y altamente eficiente sin una aplicación
efectiva de las 5S. Las Cinco S es una necesidad para poder competir en los mercados,
pero no garantiza el triunfo de la empresa. De igual forma que un atleta para competir
debe estar sano, ello sólo le permite participar de la competencia, pero no le asegura
estar entre los primeros.

Una empresa con una buena aplicación de las Cinco S logra tanto eficiencia como
eficacia.
2. Beneficios de las Cinco S

Muchas empresas y sobre todo fábricas creen estar aplicando exitosamente las Cinco S,
pero la experiencia dice que hay pocas fábricas que estén arregladas apropiadamente y
en orden. Por muy populares que puedan llegar a ser las palabras Seiri (Organizar) y
Seiton (Ordenar) hay pocas organizaciones donde el personal entienda lo que ellas
significan y en consecuencia las pongan en práctica. La mayoría de las personas
interpreta esas palabras como arreglar las cosas poniéndolas en filas ordenadas.

Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri (organizar),
Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke
(disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para lograr el cero
defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.

La mayoría de los trabajadores de fábricas y personal de oficinas están acostumbrados a

considerar la “búsqueda” de cosas como parte de su trabajo. Buscan piezas, carros,
herramientas, plantillas, formularios, comprobantes o documentación. Cuantas más cosas
buscan, más se reduce su productividad, y más obsoleta se torna la organización. El
personal ni los directivos son conscientes de las pérdidas y costos ocultos que se
encuentran en las búsquedas que diariamente tienen lugar en las empresas.

El personal no suele advertir que invierte cinco minutos buscando plantillas, herramientas,
útiles y carros en un largo procedimiento de cambio de útiles de una hora de duración.
Pero cuando la fábrica implanta los cambios de útiles de menos de diez minutos, esos
cinco minutos de tiempo de búsqueda súbitamente resultan ser un despilfarro obvio.

Los hechos son simples:

 Una fábrica con organización, orden y limpieza tiene una productividad más
elevada.
 Una fábrica con organización, orden y limpieza  fabrica menos productos
defectuosos.
 Una fábrica con organización, orden y limpieza  hace más entregas dentro de los
plazos.

Lo mismo es válido para las labores de oficinas, los servicios de un hospital, los talleres
de mantenimiento y reparaciones, las obras en construcción, una escuela, una empresa
de transporte y logística, o una entidad pública.

La implantación seria y sistemática de las Cinco S genera de manera directa o indirecta

los siguientes beneficios:

 Beneficio 1. Reducción en los tiempos de cambios de herramientas y de

preparación, lo cual permite diversificación en la producción de bienes y mayor
cantidad de servicios.
 Beneficio 2. Cero defectos aportan calidad más elevada.
 Beneficio 3. Cero despilfarro reduce los costes.
 Beneficio 4. Cero retrasos conduce a entregas fiables.
 Beneficio 5. Cero accidentes promueve la seguridad.
 Beneficio 6. Cero averías significan mejor mantenimiento.
  Beneficio 7. Cero quejas significan mayor confianza.
 Beneficio 8. Cero números rojos significan mayor rentabilidad y crecimiento
corporativo.

3. Significado de las Cinco S

Seiri significa organización o arreglo apropiado. Arreglo apropiado implica distinguir

claramente entre lo que se necesita y debe guardarse, y aquello que no es necesario y
debe ser retirado. Sorprendentemente este concepto tan simple es mal interpretado con
demasiada facilidad. Al principio resulta duro distinguir entre aquello que es necesario y lo
que no lo es. Las personas tienden a ser como ratas almacenadoras de cosas. Se rodean
de cosas pensando “Quizá lo necesite para los próximos trabajos”. Miran una máquina
innecesaria y dicen “La dejaremos, ya la usaremos para algo”. Mientras ello acontece, los
stocks, las máquinas, herramientas, formularios y carpetas continúan apilándose e
interfieren en las actividades y procesos de la organización. Esto conduce a la generación
de un masivo despilfarro que invade toda la empresa.

Entre los despilfarros generados por la falta de un arreglo apropiado tenemos:

1. Inventario innecesario origina gastos extras relacionados con el mismo.

2. La fábrica u oficinas requieren de más espacio de almacenamiento y estante, y el

espacio comienza a escasear.

3. Cuando se producen transportes internos innecesarios, se requiere de palets y carros

extras.

4. Mayor número de estantes implica mayores costos de compras y gastos de gestión y

de personal.

5. Se complica diferenciar entre lo necesario y lo que no lo es.

6. Los elementos almacenados quedan obsoletos debido a cambios de diseño, períodos

de vida limitado, vencimientos, cambios de reglamentaciones, entre otros.

7. Los stocks de trabajos en proceso que son innecesarios conducen a defectos de

calidad, e incremento de los costos financieros.

8. Los equipos innecesarios son un obstáculo para las actividades de producción.

9. Los excesos de materiales, estanterías y máquinas complican el diseño de un mejor

layout.

Seiton tiene como significado ordenar. Orden implica ordenar los elementos necesarios de
modo que sean de uso fácil, y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda encontrarlo y
cogerlos para su uso. La palabra clave es cualquiera. El orden es fundamental porque
elimina muchos tipos de despilfarros en las actividades de producción, de servicios o de
oficinas. Estos incluyen el despilfarro de las búsquedas, el debido a la dificultad para usar
elementos y el debido a la dificultad en devolverlos. El despilfarro del tiempo invertido en
búsquedas se da con frecuencia tanto en fábricas como en oficinas.

Es necesario enfatizar la idea de que cada uno debe ser capaz de comprender fácilmente
el orden de las cosas en la fábrica. Esto es muy importante, para no tener que llegar a ser
un veterano antes de comprender donde están las cosas.

A continuación se da una lista ejemplificativa de los tipos de despilfarros y los tipos de

problemas que se pueden evitar mediante el orden (seiton) correctamente implantado.

1. Despilfarro de movimientos: la persona enviada a traer un carro no logra encontrarlo.

2. Despilfarro de búsquedas: ninguno puede encontrar la llave para abrir un armario

cerrado que contiene herramientas necesarias.

3. Despilfarro de energía de personas: un trabajador frustrado se resigna a no encontrar

un patrón necesario después de buscarlo en vano durante media hora.

4. Despilfarro de exceso de stocks: los cajones de la mesa están desordenados y llenos

de lapiceros, portaminas y otros suministros de oficina.

5. Despilfarro de productos defectuosos: los sitios de almacenaje de distintos de piezas se

han cambiado de lugar sin comunicarlo al operario, de modo que éste toma la pieza
equivocada sin advertirlo y la usa en la producción.

6. Despilfarro de condiciones inseguras: las cajas con suministros se han dejado en un

pasillo, causando que alguien tropiece y se accidente.

Seiso, cuyo significado es limpieza. La limpieza implica tener los suelos y paredes
absolutamente limpios y mantener las cosas aseadas y en orden. Lo fundamental consiste
en mantener limpios los suelos, máquinas, instrumentos, herramientas, insumos,
productos en proceso y terminados, o para la venta. Es para ello fundamental encontrar
formas de evitar la suciedad, el polvo y los recortes en el taller. Debe quedar en claro que
no se trata de llevar a cabo la limpieza al finalizar la jornada, los lugares de trabajo deben
estar continuamente limpios, ya que ello es fundamental tanto para lograr mejores niveles
de calidad, como así también en materia de seguridad y un mejor mantenimiento de las
máquinas y equipos. Por supuesto que todo ello tiene a su vez  un reducción  en los
costos de los procesos, productos y servicios.

La limpieza constituye el tercer pilar de las Cinco S, un componente que implica retirar de
los lugares de trabajo el polvo, las limaduras, grasa, el aceite y cualquier tipo de suciedad.
Cuando se limpia un área, es inevitable que también se efectué alguna inspección de las
maquinarias, equipos y condiciones de trabajo. Como consecuencia de esto, la limpieza
significa también inspección.

Las fábricas que no ponen en práctica la limpieza sufren los siguientes tipos de síntomas:

1. Las ventanas tienen tanta suciedad que muy poca luz se filtra incluso en un día
soleado.
2. Algunas áreas tienen una iluminación deficiente y el trabajo tiende a perder eficiencia
en esos lugares.

3. Los pasillos están oscuros y por tanto son poco seguros.

4. Los defectos son menos obvios en las fábricas sucias y desordenadas.

5. La confianza de los clientes se erosiona cuando ven suelos sucios y charcos de agua o
aceite.

6. Los charcos de agua y aceite causan resbalones y daños.

7. El personal debe evitar los charcos de agua y aceite mientras trabaja.

8. Las máquinas están tan sucias y cubiertas de grasa que es difícil observar sus niveles
de aceite e indicadores de temperatura.

9. Las máquinas no reciben suficiente mantenimiento ni chequeos y tienden a averiarse

con frecuencia.

10. Las averías de las máquinas no sólo causan problemas a los procesos siguientes sino
que eventualmente retrasan las entregas.

11. Las máquinas que no reciben suficiente mantenimiento tienden a operar

incorrectamente de vez en cuando, lo que puede ser peligroso.

12. Las limaduras y recortes dispersos en el suelo pueden dar origen a daños.

13. Tener virutas en todo el entorno puede dañar los ojos de las personas.

14. El equipo que no se mantiene limpio tiende a producir más artículos defectuosos.

15. Una fábrica en la que se tolera que se acumulen las virutas, recortes, suciedad y polvo
incita a tener una baja en la moral del personal.

16. Las mesas de trabajo desordenadas en las oficinas hacen imposible implantar la
organización y el orden haciendo menos productivo el trabajo.

17. La voluntad de trabajo se debilita cuando suelos y paredes están sucios.

Seiketsu es la limpieza estandarizada, pudiendo definirse la misma como el estado que

existe cuando se mantienen apropiadamente la organización, el orden y la limpieza. El
seiketsu integra la organización, orden y limpieza en un conjunto unificado. ¿Qué hay de
bueno en la implantación de la organización, orden y limpieza si las condiciones se
deterioran constantemente? No se trata de ordenar las herramientas e insumos, o limpiar
el lugar de trabajo al final del día o antes de una visita de inspección. De lo que se trata es
de mantener constantemente limpios y ordenados los lugares de trabajo, sin acumulación
de elementos innecesarios.
Shitsuke implica hacer un hábito estable del mantenimiento apropiado de los
procedimientos correctos. El tiempo y esfuerzo asociados con el establecimiento del
orden y arreglo apropiado serían en vano si no tenemos la disciplina de mantenerlos. El
shitsuke (disciplina) es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras
fases rápidamente se deteriorarían.

Cuando la disciplina no se aplica correctamente se observa que:

1. Los elementos innecesarios empiezan a acumularse tan pronto como se ha completado

la implantación de la Organización.

2. Aunque la implantación del Orden se haya planificado bien, herramientas y plantillas no

se devuelven a los lugares designados después de usarlas.

3. Aunque el equipo se ensucie, poco o nada se hace para limpiarlo.

4. Se deja que los elementos se sitúen en las rutas de paso, propiciando que las personas
tropiecen y se dañen, o entorpeciendo las labores.

5. Las máquinas sucias o impropiamente lubricadas empiezan a funcionar mal y producen

artículos defectuosos, o generar detenciones en las actividades.

6. Lugares de trabajo sucios, mal iluminados y desorganizados rebajan la moral de los

empleados.

4. Resistencias en la aplicación de las Cinco S

En muchas empresas existen resistencias que interfieren en la plena aplicación de las 5S,
siendo ellos de variadas características. Algunas de las frases más escuchadas son:

Resistencia 1. “Es necesario mantener los equipos sin parar”

La Dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes

los productos que se fabrican, no aceptan fácilmente que un puesto de trabajo sea más
productivo cuando se mantiene seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es
una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecian los beneficios que tiene de
ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo abrasivo, oxidaciones y fuentes de
contaminación.

Resistencia 2. “Los trabajadores no cuidan el puesto de trabajo; por lo que ¿para

qué perder tiempo?”

Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar los
métodos de trabajo, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los
trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados
directamente por la falta de las 5S.
Resistencia 3. “Hay pedidos urgentes como para perder tiempo limpiando”

Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un
trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que
es necesario que otras actividades esperen; sin embargo, las actividades de las 5S se
deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los
puntuales requeridos para el momento.

Resistencia 4. “Creo que el orden es el adecuado; por lo que no perdamos tanto

tiempo…”

Algunas personas consideran que solamente los aspectos visibles y de estética de los
equipos son suficientes. Sin embargo, ya hemos visto que las 5S deben servir para logar
identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la
máquina lo que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en
graves fallos para el equipo. La limpieza debe considerarse como una primera etapa en la
inspección de mantenimiento preventivo en la planta.

Resistencia 5. “Sale más barato contratar la limpieza a una compañía externa”

El trabajador que no sabe operar en un equipo y que es contratado únicamente para

realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea
aprovechado por la empresa y consecuentemente se pierda. El contacto cotidiano con la
maquinaria ayuda a prevenir problemas y mejorar la información hacia los técnicos
expertos de mantenimiento, y aumenta el conocimiento del operario sobre el
comportamiento de los procesos.

La puesta en práctica de las Cinco S requiere de un compromiso de la dirección para

promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de
los responsables de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con una mirada atenta
permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es
fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y
supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear
una cultura de orden, disciplina y progreso.

En primer lugar es necesario que la alta dirección asuma como propios los objetivos del
programa. Los directivos deben mostrar señales claras de su apoyo y dar ejemplo de lo
que predican. De otra forma, pueden hablar lo que quieran, pero no les escucharán.

El segundo factor a considerar es la creación de un sistema que estimule la repetitividad y

las revisiones. Como el entrenamiento y la disciplina se supone que hacen automáticos
los buenos hábitos, se requiere un sistema que estimule la persistencia de las actividades
y revise su efectividad. Para esto, puede ser necesario revisar a fondo los procedimientos
y situaciones corrientes, y repensar todo desde el principio.

En tercer lugar debe diseñarse una estrategia motivadora que mantenga a cada uno
consciente de los resultados de sus esfuerzos. La sabiduría común dice que uno obtiene
lo que se merece, pero las recompensas y críticas a menudo se controlan por el arbitrio
de las personas con poder. Más bien que justo repetir la frase dicha, es mejor crear unas
estructuras que incorporen el principio de obtener buenos resultados por hacer buenas
cosas, de modo que las personas obtengan lo que se merecen.

5. Diez principios básicos para implantar las 5S

I. Tener siempre en cuenta que la verdadera meta es una línea de producción bien
ordenada y de flujo regular. No permitir nunca que el proceso 5S se convierta en un fin  en
sí mismo.

II. Para evitar que el proceso se atasque, primero desembarazarse de todo el stock de
trabajo en curso en exceso. Si se instalan y mantienen líneas de producción en forma de
U, organización y orden siguen en forma natural.

III. Distinguir entre los elementos necesarios y los innecesarios, y desprenderse

inmediatamente de estos últimos. Los stocks en exceso son los principales elementos
innecesarios.

IV. Eliminar el despilfarro que se origina por estar buscando cosas. El secreto del orden
es posicionar los elementos de acuerdo con su frecuencia de uso y asegurarse de que
vuelven fácilmente al lugar asignado.

V. Todos tienen que responsabilizarse de la retirada de partículas y recortes, incluidos los

mandos. Esto mantendrá la planta limpia y pulida.

VI. La limpieza es una ocasión para inspeccionar todas las partes de los equipos. Las
máquinas deben etiquetarse indicando su tendencia a averiarse, y deben limpiarse e
inspeccionarse cada día.

VII. Los aseos y duchas deben ser mejores que los que los empleados tienen en sus
casas. Esto crea una atmósfera de limpieza en toda la planta.

VIII. Los cables eléctricos no deben colgar del techo. La línea de producción estará más
ordenada si los cables entran o salen de las máquinas por los laterales.

IX. Los departamentos administrativos deben disponerse también en líneas en forma de

U, lo que facilita un ejemplo de 5S fácilmente observable.

X. Si la dirección apoya firmemente y da ejemplo de las primeras 4S, la quinta S,

disciplina, seguirá de forma natural.

6. Conclusiones

Las Cinco S no deben ser una moda ni el programa del mes, sino una conducta de la vida
diaria. Por tanto toda empresa con aspiraciones de mejorar sus niveles de calidad, costos,
tiempos, satisfacción y productividad debe poner el acento en una óptima implementación
y seguimiento en la aplicación de las Cinco S.

Es necesario volver a repetirlo, las Cinco S no sólo deben ser aplicadas a las actividades
industriales, sino también en talleres de mantenimientos y reparaciones, comercios,
almacenes de insumos y productos terminados, oficinas bancarias o de aseguradoras,
estudios jurídicos o contables, sanatorios y hospitales, empresas constructoras,
actividades mineras, y oficinas gubernamentales entre muchas otras.

Las Cinco S son el primer paso en la búsqueda de la mejora continua, la reducción de

costos y la mejora de la calidad. Todo lo que implique falta de organización, orden y
limpieza lleva a la acumulación de crecientes despilfarros e improductividades.

Una empresa con aspiraciones de ser más eficaz y eficiente no puede dejar de aplicar las
Cinco S en todas sus áreas y procesos. Las 5S son una pieza fundamental en el logro de
una mayor motivación y disciplina del personal en los puestos de trabajo.

7. Bibliografía

 Las 5S. Orden y Limpieza en el puesto de trabajo. Francisco Rey Sacristán. FC

Editorial.2005.
 Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. Masaaki Imai. Editorial McGraw
Hil. 1998.
 Las Cinco S Plus. Lefcovich, Mauricio León. [Link]. 2004.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿Por qué implementar las 5S en la era de

la innovación?
[Link]
implementar-las-5s-en-la-era-de-la-innovacion/
Para que las organizaciones sean competitivas requieren de una serie de características
que las convierte en empresas de clase mundial. Este tipo de empresas desarrollan el
talento y potencial humano, invierten en investigación, diseño, desarrollo e innovación
tecnológica, son socialmente responsables, cuentan con una filosofía de calidad total y de
mejora continua, entre otras (Picard, 2004).

Hoy en día las organizaciones requieren desarrollar entornos que permitan incrementar la
productividad y los niveles de calidad en los procesos productivos, en los que las
personas trabajen de acuerdo a las normas y estándares establecidos y,
simultáneamente, que promuevan la iniciativa y la creatividad necesarias para la
innovación en todos los ámbitos, sea en el diseño y desarrollo de nuevos productos o en
la prestación de servicios, sea en el diseño de sus procesos o de la organización en su
conjunto.

El orden, la limpieza y la disciplina son requisitos previos esenciales en la

implementación de cualquier programa de Calidad Total.
Cuando estas condiciones están ausentes, las consecuencias pueden ser, entre otras:
pérdida de tiempo en la búsqueda de objetos o información; desperdicio de espacio;
desabasto de materiales o abasto excesivo o innecesario de los mismos; pérdida o daño
del equipo o materiales; ocurrencia de errores, accidentes y enfermedades; disminución
de la capacidad de respuesta, improductividad o desmotivación hacia el trabajo y, todo
esto, puede provocar un deterioro de la imagen de la organización que pueda llevarla a
perder clientes.

Para mantener altos estándares de desempeño bajo normas de orden y disciplina se

necesita que el personal acepte sus responsabilidades y se involucre de manera
comprometida en procesos de mejora continua [1]. Todo esto requiere de un cambio de
hábitos integrados en nuevas formas de trabajar y relacionarse al interior de los equipos
de trabajo, además de un cambio en la mentalidad de la dirección, quien deberá favorecer
la participación y apoyar las iniciativas del personal.
La metodología de las 5S facilita la adopción de nuevas formas de trabajo en las que se
integra la auto-disciplina, el orden, la limpieza y la economía. A pesar de los grandes
beneficios que reporta a bajos costos para su implementación, son pocas las fábricas,
talleres y oficinas que aplican en forma estandarizada las 5S.

¿Qué son las 5S?

Las 5S forman parte del modelo de administración de la calidad japonés; son una
herramienta básica para establecer los cimientos de una filosofía de calidad y mejora
continua (Suárez, 2006) que forma parte del Kaizen y del enfoque Lean [2], ayudan a
crear un ambiente de trabajo adecuado para la calidad y la productividad y forman parte
de una metodología que permite:
 Organizar el lugar de trabajo.
 Mantener áreas de trabajo funcionales, seguras y limpias.
 Aprovechar mejor los recursos disponibles.
 Maximizar la eficiencia.
Son uno de los principios básicos de la organización esbelta y ofrecen una plataforma
firme para avanzar en la implementación de cualquiera de las otras herramientas de un
enfoque Lean y de calidad total. Adicionalmente, las 5S tienen un impacto positivo en
términos de la integración de los equipos de trabajo, la comunicación, el desarrollo de la
creatividad y la mejora continua.

Fueron elaboradas por Hiroyoki Hirano y se denominan 5S debido a las iniciales de las
etapas que se siguen para implementarlas, definidas por 5 palabras japonesas: seiri,
seiton, seiso, seiketsu y shitsuke, que significan clasificación y selección, orden, limpieza,
estandarización y auto-disciplina.

Estos 5 pasos son conceptualmente sencillos y no requieren que se imparta una

formación compleja ni de expertos que posean conocimientos sofisticados, sin embargo
es fundamental implantarlos mediante una metodología rigurosa y disciplinada, además
de que requieren esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

La siguiente tabla describe el propósito y la importancia que toma la implementación de

cada uno de estos pasos (dar click para ampliar):
Tabla 1: Las 5S: Propósito, importancia e implicaciones

FUENTE:  ELABORACIÓN PROPIA CON BASE EN SUÁREZ (2006) Y VARGAS

(2004).

¿Cuáles son los requerimientos metodológicos de las 5S?

Los aspectos que se consideran requerimientos indispensables de una adecuada
implementación de las 5S son (dar click para ampliar):

FUENTE:  ELABORACIÓN PROPIA CON BASE EN LA EXPERIENCIA EN

MÚLTIPLES IMPLEMENTACIONES.

Consideraciones previas para su implementación

Un adecuado programa de 5S requiere que se cumplan al menos 3 condiciones:

1. El compromiso y la participación del personal de los distintos niveles de la

organización, especialmente de la gerencia. “Mientras la alta dirección no brinde
su apoyo claro y decidido […] el proyecto no será factible” (Stryker, en Garfield,
1992, p. 197).
2. La cultura laboral existente en la organización puede acelerar o frenar la adopción
de las nuevas formas de trabajo que requieren las 5S (Robinns, 1999).
3. La disponibilidad de tiempo y su administración. Se debe cuidar que el proceso no
sea demasiado lento o demasiado largo, pues esto puede incrementar los costos
y disminuir la motivación del personal y los beneficios percibidos. Imai (1989, p.
121) señala que “un gerente debe dedicar por lo menos el 50% de su tiempo al
mejoramiento” y, en la implementación de las 5S, su participación activa y
continuada es crucial para optimizar el uso del tiempo.
Como se ha comentado hasta ahora, un hábitat laboral limpio, ordenado y funcional trae
beneficios directos en la mejora de la calidad, la productividad y la seguridad, entre otros,
pero implementar las 5S con el rigor metodológico que implica, impacta en el aprendizaje
organizacional.

“Las 5S son fáciles de entender pero difíciles de aplicar. Sólo un programa estructurado y
sistemático […] puede asegurar el éxito en la implementación que consiste en alcanzar en
un grupo de trabajo la auto-disciplina (quinta S)” (Dorbessan, 2006, prefacio).

Según Cubeiro (2008), las empresas más innovadoras se embarcan en una búsqueda
sistemática de oportunidades, así, la implementación de las 5S representa una buena
excusa para la mejora continua, la búsqueda de oportunidades y la innovación de los
procesos de trabajo dentro de las organizaciones.

[1] Limpiar la casa –housekeeping– es considerada el primer paso para desarrollar una

cultura de calidad. En un ambiente ordenado y limpio la mente puede encontrarse
suficientemente despejada para pensar con claridad y tomar mejores decisiones.
[2] Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y de trabajo.
Al interior de las organizaciones, implica el desarrollo de programas que involucran a
todos por igual. La mejora continua implica un proceso progresivo y gradual, así como
estandarizar los resultados de cada logro. Tal vez sea la más antigua de las modernas
filosofías administrativas. Kaizen es una palabra compuesta: zen que significa “para lo
mejor”, un renacer, un despertar, mejorar y kai que significa “cambio incesante”.

NOTA: Este artículo de mi autoría ha sido actualizado. Fue publicado originalmente

en: Entorno Empresarial. Septiembre-octubre 2013: pp. 10 y 11,
en: [Link]
Año de publicación: 2014.

Fuentes de consulta

Cubeiro, J.C. (2008). Para ser Innovador hay que ser Disciplinado. Disponible
en:[Link]
Dorbessan, J.R. (2006). Las 5S, herramientas de cambio. Convierten la organización en
una organización de aprendizaje. Buenos Aires, Argentina. Disponible
en:[Link]
Garfield, CH. (1992). En la Reestructuración Actual de las Empresas… Los Empleados
son Primero. México: Editorial Mc Graw-Hill / Interamericana de México, S.A. de C.V.
Imai, M. (1989). Kaizen, La Clave de la Ventaja Competitiva Japonesa. México: Editorial
CECSA.
Picard, R. (2004). Obstáculos y posibilidades para la generación de empleo en México.
[pdf] en Cátedra Konrad Adenauer ITESO. Marzo 23. Disponible
en: [Link]
Robbins, S. (1999). Comportamiento Organizaciona. México: Editorial Prentice Hall.
Suárez, M.F. (2006). El Kaizen: La filosofía de mejora continua e innovación incremental
detrás de la administración de la calidad total. México: Editorial Panorama.
Vargas, H. (2004). El Manual de Implementación de las “5s”. [pdf]. Disponible
en:[Link]

_____________________________________________________________________

LA CONSTRUCCIÓN SIN PÉRDIDAS

LA HERRAMIENTA DE LAS 5 S
[Link]
27/shitsuke-la-quinta-de-las-5s/
La herramienta de las 5 S,  trata sobre la organización del lugar de trabajo. 5S es una
técnica desarrollada -como no- por la empresa Toyota que se enfoca en la eliminación de
actividades que no agregan valor al producto. El nombre 5S deriva de las iniciales de las
palabras que en japonés detallan los pasos

Por su traducción al español quedaría de la siguiente manera:

1. Seiri = Seleccionar
2. Seiton = Ordenar
3. Seiso = Limpiar
4. Seiketsu = Estandarizar
5. Shitsuke = Mantener
En esta entrada vamos a examinar en detalle la primera de las 5S: Seleccionar o
clasificar.

¿Qué es SEIRI?

Es la eliminación del lugar de trabajo todo lo que no sirve a ningún proceso productivo que
esté en marcha. La correcta aplicación de este punto permite la reducción de los
problemas y las interferencias en el flujo de trabajo, la calidad de los productos. facilitando
un mayor aumento de la productividad.

Se basa sobre la estrategia de la “Tarjeta roja”, que consiste en  identificar los objetos que
no se utilizan en el trabajo. Permite la evaluación de su uso efectivo y aprender de una
manera apropiada su tratamiento en el proceso.

Para este paso es necesario crear un espacio especial (“zona roja-tag”), que es un área
para el almacenamiento de los elementos etiquetados con una tarjeta roja que necesitan
más evaluación . Los elementos almacenados se colocan en zona de observación por un
período predeterminado de tiempo.

En general, el método de lanzamiento “tarjeta roja”, requiere de la empresa el esfuerzo

para crear un área fundamental para el flujo de los objetos que no se puede colocar fuera
de cada una de las áreas de producción.

El sistema de “tarjeta roja” se compone de siete pasos.

Lanzamiento del Sistema de “tarjeta roja” en el lugar de trabajo, o en toda la empresa.

identificar el objetivo del sistema, que consiste en identificar los objetos y para evaluar las
áreas de trabajo.

definir los criterios para su evaluación. Hay tres factores que determinan la definición de
los criterios: el uso potencial de un objeto durante la producción en el lugar, la frecuencia
que ciertos objetos se utiliza, la cuantia de los objetos que son necesarios para poder
realizar el trabajo correctamente.

la producción de etiquetas. El sistema de “tarjeta roja” está destinado a apoyar los

procesos de la empresa, documentar y reportar los resultados, de lo que se pone en su
lugar.

se fijan las etiquetas a los objetos, posiblemente por un peridod de tiempo corto (1-2 días)
y  se examina toda el área.

evaluación de los objetos, de acuerdo con los criterios establecidos anteriormente.

Análisis de los resultados.

Cada empresa determinará entonces por adelantado su propio método de documentación
y evaluación de los resultados y la información obtenida. Una vez completado el quinto
paso debe ser consciente de que algunos elementos se pueden acumular en
determinadas áreas de producción o de almacén. Lo importante es el número exacto de
tarjetas rojas, aplique una proporción a cada clasificación.

Fuente: encob blog

Seiton, la segunda de las 5S

PUBLICADO POR ANGEL GUTIÉRREZ ⋅ 12 ABRIL, 2011 ⋅ 2 COMENTARIOS

Al comienzo de la serie de entradas sobre las 5s hablába de la primera de las 5S, Seiri ,

es decir, la clasificación  definir lo que se utiliza y lo que no.

Hablamos hoy de Seiton, ORDENAR de forma eficiente los objetos en su lugar de

trabajo.

Veamos como funciona el Seiton:

En esta etapa, los objetos deben estar dispuestos de manera que sean facilmente 
identificables para su uso y almacenamiento. La disposición y organización debe permitir
una mayor fluidez y linealidad en las actividades productivas, este concepto es el punto
central de la normalización.

La normalización significa poner un punto en un sistema que le permite tomar un trabajo y

realizarlo de forma adecuada y en el menor tiempo posible.

La estación de trabajo debe ser ordenado, en solitario, ya que de otra manera seria
imposible de normalizar en forma efectiva. Para evaluar la adaptación y la mejora del
estandar del segundo punto del Sistema 5S, se utiliza muestras visuales.

El segundo paso del método se lleva a cabo en las siguientes fases:

El primer paso es decidir una posición adecuada para los objetos. Basandonos en un

conjunto de principios pueden ayudarnos a tomar esta decisión: almacenar los objetos
basandonos en los principios del movimiento. Los principios de movimiento ayuda a
minimizar residuos, y permite analizar la causa. El análisis económico de movimiento
pueden ayudar a descubrir los procesos de fabricación que son una pérdida de
asignación.

Después de haber decidido sobre la disposición de los objetos, el segundo paso es

identificar su ubicación. Para identificar los lugares específicos y la cantidad de objetos se
puede utilizar: la técnica de la pintura (una indicación del camino a seguir en el suelo) y
las señales.  Otra estrategia a utilizar para identificar la ubicación correcta es utilizando un
código basado en colores en función del objeto y los entornos de trabajo.

Seiso, la tercera de las 5S

PUBLICADO POR ANGEL GUTIÉRREZ ⋅ 16 ABRIL, 2011 ⋅ 1 COMENTARIO

ARCHIVADO BAJO  LIMPIEZA

La tercera de las 5S es SEISO que traducido al español quiere decir, LIMPIAR Para poder
apreciar inmediatamente los defectos y problemas.

Esta actividad requiere que todo esté limpio y ordenado, de modo que todos los artículos
esten siempre disponibles y listos para su uso. Cuando este principio no se aplica, puede
crear varios problemas: reduciendo el estado de animo de los trabajadores, riesgos para
la seguridad y la salud, de artículos rotos / herramientas, y aumentar el número de
productos defectuosos.
Hay cinco pasos necesarios para la aplicación de la “Inspección de Orden y Limpieza“:

Determinar los objetivos de la limpieza

Determinar las responsabilidades – asignar la limpieza

Determinar los métodos de limpieza

Preparar el material necesario – proporcionar el equipo adecuado para la resolución

inmediata de problemas pequeños o una solicitud para hablar con el equipo de
mantenimiento

Aplicar el método –  utilizando la propia sensibilidad para detectar cualquier

anormalia.

La cuestión clave es entender el concepto de que la responsabilidad de la limpieza en 

la zona de trabajo, es de todos aquellos que la ocupan. Dos instrumentos utilizamos
para implementar este tercer punto: la junta de 5S y “5 minutos”. La junta de 5S indica a
los responsables de la limpieza de la necesidad de que “5 minutos” diarios esten
destinados a hacer comprender a todos que la limpieza debe ser una práctica
cotidiana y no es una pérdida de tiempo.

Este tercer punto no sólo proporciona una aplicación sistemática de limpieza diaria y más
amplia, sino también que  las inspecciones periódicas, se integran en el procedimiento de
orden y limpieza. El uso de este sistema permite un mayor control sobre el mantenimiento
de maquinaria y equipo.

Dos instrumentos utilizamos para los fines de la limpieza e inspección son: la lista de
verificación y la Lista de verificación de las actividades de mantenimiento necesarias.
Seiketsu, la cuarta de las 5S

PUBLICADO POR ANGEL GUTIÉRREZ ⋅ 22 ABRIL, 2011 ⋅ DEJA UN COMENTARIO

Hoy toca la cuarta de las 5S Seiketsu,  que en español se traduce como estandarizar o
normalizar.

Viene a ser el resultado directo de la correcta aplicación de las tres primeras S  –

seleccionar y separar; organizar, controlar y limpiar -. El principal objetivo de la
normalización es evitar la falta de aplicación de los tres procesos anteriores con el fin de
convertirlo en un hábito diario, y garantizar que se mantienen y se mejoran con el tiempo.

Sólo siguiendo esta filosofía se puede lograr una aplicación real y efectiva de la  cuarta S.
Hay tres pasos que dar para conseguir la Normalización:

Definir la gestión operativa de los procesos;

Integrar las actividades en los trabajos de normalización;

Control y mantenimiento del proceso.

Para que sea posible la normalización, todo el mundo tiene que saber sus
responsabilidades “, el cuándo, cómo y dónde”. Los procesos de las 5S debe convertirse
en parte del flujo normal de trabajo de forma regular y eficaz.

Las herramientas utilizadas para desarrollar los procedimientos de seleccionar y separar,

ordenar y organizar, controlar el orden y la limpieza y  la estandarización son
generalmente: la formacion en el trabajo de las 5S, la técnica de observación,los “5
minutos” y la lista de verificación de la normalización.

La segunda fase  para la correcta aplicación de la normalización y la prevención, no debe

romper la aplicación de los tres primeros pasos. Por ello la aplicación de este concepto
utiliza  los procedimientos de mantenimiento.

La acción preventiva consiste en identificar, separar y evitar la acumulación de elementos

y equipos inservibles, por lo que todo el mundo siempre debe mantener el lugar de
trabajo limpio y ordenado.

La acción de mantenimiento del sistema sirve para evitar el fracaso del procedimiento. Se
puede lograr, por lo que es imposible encontrar los objetos en el lugar equivocado.

La acción preventiva para controlar el orden y la limpieza es evitar todo lo que está sucio,
para ello debemos tratar el problema subyacente, es decir, la identificación de la fuente de
contaminación.
Shitsuke, La Quinta de las 5S

PUBLICADO POR ANGEL GUTIÉRREZ ⋅ 27 JUNIO, 2011 ⋅ DEJA UN COMENTARIO

ARCHIVADO BAJO  LIMPIEZA

La última de las 5S es Shitsuke, o lo que es lo mismo: mantener los resultados en el

tiempo.

Es asegurarse de que los procedimientos puestos en práctica se mantienen en el tiempo.

No importa lo bien que se han aplicado  los primeros cuatro procedimientos. El sistema no
puede funcionar por mucho tiempo a menos que  se aplique el mantenimiento.

En nuestra vida estamos comprometidos a apoyar  un determinado curso de acción. Por

lo general debido a las recompensas que se llega con un cierto comportamiento. El mismo
concepto se puede aplicar a los pasos de la quinta parte de las 5S, Mantenimiento.

A diferencia de los primeros cuatro procedimientos, esto no puede ser aplicado de

acuerdo a los detalles técnicos, ni se puede medir, no es posible que todos los
empleados, o la propia empresa, creen las condiciones óptimas para fomentar la
aplicación de las 5S. Para el mantenimiento de las 5S es muy importante el compromiso
de los empleados.

La primera parte del “mantenimiento” incluye la provisión de las condiciones óptimas para
el desempeño de todos los procesos del sistema 5S. La segunda parte, sin embargo, una
clara demostración del compromiso de los empleados que desea implementar 5S.

Algunas herramientas que pueden ser útiles para apoyar el mantenimiento del sistema de
las 5S son: lemas, carteles, fotografías de demostración.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Las cinco S en las organizaciones

[Link]
organizaciones/[Link]
Introducción
La aplicación de las Cinco S ha pasado a ser un elemento crítico y fundamental en
toda empresa con pretensiones de ser competitiva. Según el famoso consultor Hiroyuki
Hirano una de las preguntas que más le formulan los altos directivos es acerca de
la política de racionalización que debe implantarse en las empresas para que estas
puedan sobrevivir en las próximas décadas. Pregunta a la cual él responde con la frase
"Las Cinco S". Las empresas que fracasen en la puesta en práctica de las 5S
probablemente fracasarán también en sus intentos de implantar una racionalización en
 gran escala. No sólo son las 5S el fundamento sobre el que una empresa debe afirmar su
supervivencia, son también parte de la cultura corporativa. Las 5S facilitan mejoras sin
gastar mucho dinero, de modo que los directivos las encuentran sumamente atractivas.
Las 5S tienen una amplia aplicación, se trate de oficinas y servicios de ventas, al igual
que en fábricas, empresas y entidades de servicios, como así también en empresas
dedicadas a las explotaciones primarias, y por su puesto en organismos públicos.
Las 5S son de utilidad cualquiera sea el sistema de producción de bienes y servicios
adoptado por la empresa. Contribuye a aspectos que pasan por:
 La seguridad.
 La calidad.
 La productividad.
 Los tiempos de producción y plazos de entregas.
 Los costos.
 La motivación.
 El mantenimiento de equipos e instalaciones.
 La disciplina.
 Los niveles de satisfacción.
 La mejora continua
 Y la rentabilidad
Si bien la puesta en práctica de las 5S son fundamentales para un sistema de
producción Just in Time, sus objetivos, herramientas y funcionamiento son necesarios y
aplicables a cualquier tipo de actividad y sistema de producción de bienes o servicios.
No hay fábrica que fabrique bien las cosas sin un fuerte fundamento 5S. Tampoco hay
empresa de servicios que pueda ser productiva y altamente eficiente sin una aplicación
efectiva de las 5S. Las Cinco S es una necesidad para poder competir en los mercados,
pero no garantiza el triunfo de la empresa. De igual forma que un atleta para competir
debe estar sano, ello sólo le permite participar de la competencia, pero no le asegura
estar entre los primeros.
Una empresa con una buena aplicación de las Cinco S logra
tanto eficiencia como eficacia.
Beneficios de las Cinco S
Muchas empresas y sobre todo fábricas creen estar aplicando exitosamente las Cinco S,
pero la experiencia dice que hay pocas fábricas que estén arregladas apropiadamente y
en orden. Por muy populares que puedan llegar a ser las palabras Seiri (Organizar) y
Seiton (Ordenar) hay pocas organizaciones donde el personal entienda lo que ellas
significan y en consecuencia las pongan en práctica. La mayoría de las personas
interpreta esas palabras como arreglar las cosas poniéndolas en filas ordenadas.
Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri (organizar),
Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke
(disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para lograr el cero
defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.
La mayoría de los trabajadores de fábricas y personal de oficinas están acostumbrados a
considerar la "búsqueda" de cosas como parte de su trabajo. Buscan piezas, carros,
herramientas, plantillas, formularios, comprobantes o documentación. Cuantas más cosas
buscan, más se reduce su productividad, y más obsoleta se torna la organización. El
personal ni los directivos son conscientes de las pérdidas y costos ocultos que se
encuentran en las búsquedas que diariamente tienen lugar en las empresas.
El personal no suele advertir que invierte cinco minutos buscando plantillas, herramientas,
útiles y carros en un largo procedimiento de cambio de útiles de una hora de duración.
Pero cuando la fábrica implanta los cambios de útiles de menos de diez minutos, esos
cinco minutos de tiempo de búsqueda súbitamente resultan ser un despilfarro obvio.
 Los hechos son simples:
 Una fábrica con organización, orden y limpieza tiene una productividad más
elevada.
 Una fábrica con organización, orden y limpieza fabrica
menos productos defectuosos.
 Una fábrica con organización, orden y limpieza hace más entregas dentro de los
plazos.
Lo mismo es válido para las labores de oficinas, los servicios de un hospital, los talleres
de mantenimiento y reparaciones, las obras en construcción, una escuela, una empresa
de transporte y logística, o una entidad pública.
La implantación seria y sistemática de las Cinco S genera de manera directa o indirecta
los siguientes beneficios:
 Beneficio 1. Reducción en los tiempos de cambios de herramientas y de
preparación, lo cual permite diversificación en la producción de bienes y mayor cantidad
de servicios.
 Beneficio 2. Cero defectos aportan calidad más elevada.
 Beneficio 3. Cero despilfarro reduce los costes.
 Beneficio 4. Cero retrasos conduce a entregas fiables.
 Beneficio 5. Cero accidentes promueve la seguridad.
 Beneficio 6. Cero averías significan mejor mantenimiento.
 Beneficio 7. Cero quejas significan mayor confianza.
 Beneficio 8. Cero números rojos significan mayor rentabilidad y crecimiento
corporativo.
Significado de las Cinco S
Seiri significa organización o arreglo apropiado. Arreglo apropiado implica distinguir
claramente entre lo que se necesita y debe guardarse, y aquello que no es necesario y
debe ser retirado. Sorprendentemente este concepto tan simple es mal interpretado con
demasiada facilidad. Al principio resulta duro distinguir entre aquello que es necesario y lo
que no lo es. Las personas tienden a ser como ratas almacenadoras de cosas. Se rodean
de cosas pensando "Quizá lo necesite para los próximos trabajos". Miran una máquina
innecesaria y dicen "La dejaremos, ya la usaremos para algo". Mientras ello acontece, los
stocks, las máquinas, herramientas, formularios y carpetas continúan apilándose e
interfieren en las actividades y procesos de la organización. Esto conduce a la generación
de un masivo despilfarro que invade toda la empresa.
Entre los despilfarros generados por la falta de un arreglo apropiado tenemos:
 1. Inventario innecesario origina gastos extras relacionados con el mismo.
 2. La fábrica u oficinas requieren de más espacio de almacenamiento y estante, y
el espacio comienza a escasear.
 3. Cuando se producen transportes internos innecesarios, se requiere de palets y
carros extras.
 4. Mayor número de estantes implica mayores costos de compras y gastos
de gestión y de personal.
 5. Se complica diferenciar entre lo necesario y lo que no lo es.
 6. Los elementos almacenados quedan obsoletos debido a cambios de diseño,
períodos de vida limitado, vencimientos, cambios de reglamentaciones, entre otros.
 7. Los stocks de trabajos en proceso que son innecesarios conducen a defectos
de calidad, e incremento de los costos financieros.
 8. Los equipos innecesarios son un obstáculo para las actividades de producción.
 9. Los excesos de materiales, estanterías y máquinas complican el diseño de un
mejor layout.
 Seiton tiene como significado ordenar. Orden implica ordenar los elementos necesarios
de modo que sean de uso fácil, y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda encontrarlo
y cogerlos para su uso. La palabra clave es cualquiera. El orden es fundamental porque
elimina muchos tipos de despilfarros en las actividades de producción, de servicios o de
oficinas. Estos incluyen el despilfarro de las búsquedas, el debido a la dificultad para usar
elementos y el debido a la dificultad en devolverlos. El despilfarro del tiempo invertido en
búsquedas se da con frecuencia tanto en fábricas como en oficinas.
Es necesario enfatizar la idea de que cada uno debe ser capaz de comprender fácilmente
el orden de las cosas en la fábrica. Esto es muy importante, para no tener que llegar a ser
un veterano antes de comprender donde están las cosas.
A continuación se da una lista ejemplificativa de los tipos de despilfarros y los tipos
de problemas que se pueden evitar mediante el orden (seiton) correctamente implantado.
 1. Despilfarro de movimientos: la persona enviada a traer un carro no logra
encontrarlo.
 2. Despilfarro de búsquedas: ninguno puede encontrar la llave para abrir un
armario cerrado que contiene herramientas necesarias.
 3. Despilfarro de energía de personas: un trabajador frustrado se resigna a no
encontrar un patrón necesario después de buscarlo en vano durante media hora.
 4. Despilfarro de exceso de stocks: los cajones de la mesa están desordenados y
llenos de lapiceros, portaminas y otros suministros de oficina.
 5. Despilfarro de productos defectuosos: los sitios de almacenaje de distintos de
piezas se han cambiado de lugar sin comunicarlo al operario, de modo que éste toma la
pieza equivocada sin advertirlo y la usa en la producción.
 6. Despilfarro de condiciones inseguras: las cajas con suministros se han dejado
en un pasillo, causando que alguien tropiece y se accidente.
Seiso, cuyo significado es limpieza. La limpieza implica tener los suelos y paredes
absolutamente limpios y mantener las cosas aseadas y en orden. Lo fundamental consiste
en mantener limpios los suelos, máquinas, instrumentos, herramientas, insumos,
productos en proceso y terminados, o para la venta. Es para ello fundamental encontrar
formas de evitar la suciedad, el polvo y los recortes en el taller. Debe quedar en claro que
no se trata de llevar a cabo la limpieza al finalizar la jornada, los lugares de trabajo deben
estar continuamente limpios, ya que ello es fundamental tanto para lograr mejores niveles
de calidad, como así también en materia de seguridad y un mejor mantenimiento de las
máquinas y equipos. Por supuesto que todo ello tiene a su vez un reducción en los costos
de los procesos, productos y servicios.
La limpieza constituye el tercer pilar de las Cinco S, un componente que implica retirar de
los lugares de trabajo el polvo, las limaduras, grasa, el aceite y cualquier tipo de suciedad.
Cuando se limpia un área, es inevitable que también se efectué alguna inspección de las
maquinarias, equipos y condiciones de trabajo. Como consecuencia de esto, la limpieza
significa también inspección.
Las fábricas que no ponen en práctica la limpieza sufren los siguientes tipos de síntomas:
 1. Las ventanas tienen tanta suciedad que muy poca luz se filtra incluso en un día
soleado.
 2. Algunas áreas tienen una iluminación deficiente y el trabajo tiende a perder
eficiencia en esos lugares.
 3. Los pasillos están oscuros y por tanto son poco seguros.
 4. Los defectos son menos obvios en las fábricas sucias y desordenadas.
 5. La confianza de los clientes se erosiona cuando ven suelos sucios y charcos
de agua o aceite.
 6. Los charcos de agua y aceite causan resbalones y daños.
 7. El personal debe evitar los charcos de agua y aceite mientras trabaja.
 8. Las máquinas están tan sucias y cubiertas de grasa que es difícil observar sus
niveles de aceite e indicadores de temperatura.
 9. Las máquinas no reciben suficiente mantenimiento ni chequeos y tienden a
averiarse con frecuencia.
 10. Las averías de las máquinas no sólo causan problemas a los procesos
siguientes sino que eventualmente retrasan las entregas.
 11. Las máquinas que no reciben suficiente mantenimiento tienden a operar
incorrectamente de vez en cuando, lo que puede ser peligroso.
 12. Las limaduras y recortes dispersos en el suelo pueden dar origen a daños.
 13. Tener virutas en todo el entorno puede dañar los ojos de las personas.
 14. El equipo que no se mantiene limpio tiende a producir más artículos
defectuosos.
 15. Una fábrica en la que se tolera que se acumulen las virutas, recortes, suciedad
y polvo incita a tener una baja en la moral del personal.
 16. Las mesas de trabajo desordenadas en las oficinas hacen imposible implantar
la organización y el orden haciendo menos productivo el trabajo.
 17. La voluntad de trabajo se debilita cuando suelos y paredes están sucios.
Seiketsu es la limpieza estandarizada, pudiendo definirse la misma como el estado que
existe cuando se mantienen apropiadamente la organización, el orden y la limpieza. El
seiketsu integra la organización, orden y limpieza en un conjunto unificado. ¿Qué hay de
bueno en la implantación de la organización, orden y limpieza si las condiciones se
deterioran constantemente? No se trata de ordenar las herramientas e insumos, o limpiar
el lugar de trabajo al final del día o antes de una visita de inspección. De lo que se trata es
de mantener constantemente limpios y ordenados los lugares de trabajo, sin acumulación
de elementos innecesarios.
Shitsuke implica hacer un hábito estable del mantenimiento apropiado de
los procedimientos correctos. El tiempo y esfuerzo asociados con el establecimiento del
orden y arreglo apropiado serían en vano si no tenemos la disciplina de mantenerlos. El
shitsuke (disciplina) es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras
fases rápidamente se deteriorarían.
Cuando la disciplina no se aplica correctamente se observa que:
 1. Los elementos innecesarios empiezan a acumularse tan pronto como se ha
completado la implantación de la Organización.
 2. Aunque la implantación del Orden se haya planificado bien, herramientas y
plantillas no se devuelven a los lugares designados después de usarlas.
 3. Aunque el equipo se ensucie, poco o nada se hace para limpiarlo.
 4. Se deja que los elementos se sitúen en las rutas de paso, propiciando que las
personas tropiecen y se dañen, o entorpeciendo las labores.
 5. Las máquinas sucias o impropiamente lubricadas empiezan a funcionar mal y
producen artículos defectuosos, o generar detenciones en las actividades.
 6. Lugares de trabajo sucios, mal iluminados y desorganizados rebajan la moral de
los empleados.
Resistencias en la aplicación de las Cinco S
En muchas empresas existen resistencias que interfieren en la plena aplicación de las 5S,
siendo ellos de variadas características. Algunas de las frases más escuchadas son:
Resistencia 1. "Es necesario mantener los equipos sin parar"
La Dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes
los productos que se fabrican, no aceptan fácilmente que un puesto de trabajo sea más
productivo cuando se mantiene seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es
una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecian los beneficios que tiene de
ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo abrasivo, oxidaciones
y fuentes de contaminación.
Resistencia 2. "Los trabajadores no cuidan el puesto de trabajo; por lo que ¿para qué
perder tiempo?"
Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar
los métodos de trabajo, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los
trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados
directamente por la falta de las 5S.
Resistencia 3. "Hay pedidos urgentes como para perder tiempo limpiando"
Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un
trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que
es necesario que otras actividades esperen; sin embargo, las actividades de las 5S se
deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los
puntuales requeridos para el momento.
Resistencia 4. "Creo que el orden es el adecuado; por lo que no perdamos tanto
tiempo…"
Algunas personas consideran que solamente los aspectos visibles y de estética de los
equipos son suficientes. Sin embargo, ya hemos visto que las 5S deben servir para logar
identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la
máquina lo que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en
graves fallos para el equipo. La limpieza debe considerarse como una primera etapa en la
inspección de mantenimiento preventivo en la planta.
Resistencia 5. "Sale más barato contratar la limpieza a una compañía externa"
El trabajador que no sabe operar en un equipo y que es contratado únicamente para
realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea
aprovechado por la empresa y consecuentemente se pierda. El contacto cotidiano con la
maquinaria ayuda a prevenir problemas y mejorar la información hacia los técnicos
expertos de mantenimiento, y aumenta el conocimiento del operario sobre
el comportamientode los procesos.
La puesta en práctica de las Cinco S requiere de un compromiso de la dirección para
promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de
los responsables de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con una mirada atenta
permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es
fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y
supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear
una cultura de orden, disciplina y progreso.
En primer lugar es necesario que la alta dirección asuma como propios los objetivos
del programa. Los directivos deben mostrar señales claras de su apoyo y dar ejemplo de
lo que predican. De otra forma, pueden hablar lo que quieran, pero no les escucharán.
El segundo factor a considerar es la creación de un sistema que estimule la repetitividad y
las revisiones. Como el entrenamiento y la disciplina se supone que hacen automáticos
los buenos hábitos, se requiere un sistema que estimule la persistencia de las actividades
y revise su efectividad. Para esto, puede ser necesario revisar a fondo los procedimientos
y situaciones corrientes, y repensar todo desde el principio.
En tercer lugar debe diseñarse una estrategia motivadora que mantenga a cada uno
consciente de los resultados de sus esfuerzos. La sabiduría común dice que uno obtiene
lo que se merece, pero las recompensas y críticas a menudo se controlan por el arbitrio
de las personas con poder. Más bien que justo repetir la frase dicha, es mejor crear
unas estructuras que incorporen el principio de obtener buenos resultados por hacer
buenas cosas, de modo que las personas obtengan lo que se merecen.
Diez principios básicos para implantar las 5S
 I. Tener siempre en cuenta que la verdadera meta es una línea de producción bien
ordenada y de flujo regular. No permitir nunca que el proceso 5S se convierta en un fin en
sí mismo.
 II. Para evitar que el proceso se atasque, primero desembarazarse de todo el
stock de trabajo en curso en exceso. Si se instalan y mantienen líneas de producción en
forma de U, organización y orden siguen en forma natural.
 III. Distinguir entre los elementos necesarios y los innecesarios, y desprenderse
inmediatamente de estos últimos. Los stocks en exceso son los principales elementos
innecesarios.
 IV. Eliminar el despilfarro que se origina por estar buscando cosas. El secreto del
orden es posicionar los elementos de acuerdo con su frecuencia de uso y asegurarse de
que vuelven fácilmente al lugar asignado.
 V. Todos tienen que responsabilizarse de la retirada de partículas y recortes,
incluidos los mandos. Esto mantendrá la planta limpia y pulida.
 VI. La limpieza es una ocasión para inspeccionar todas las partes de los equipos.
Las máquinas deben etiquetarse indicando su tendencia a averiarse, y deben limpiarse e
inspeccionarse cada día.
 VII. Los aseos y duchas deben ser mejores que los que los empleados tienen en
sus casas. Esto crea una atmósfera de limpieza en toda la planta.
 VIII. Los cables eléctricos no deben colgar del techo. La línea de producción estará
más ordenada si los cables entran o salen de las máquinas por los laterales.
 IX. Los departamentos administrativos deben disponerse también en líneas en
forma de U, lo que facilita un ejemplo de 5S fácilmente observable.
 X. Si la dirección apoya firmemente y da ejemplo de las primeras 4S, la quinta S,
disciplina, seguirá de forma natural.
Conclusiones
Las Cinco S no deben ser una moda ni el programa del mes, sino una conducta de la vida
diaria. Por tanto toda empresa con aspiraciones de mejorar sus niveles de calidad, costos,
tiempos, satisfacción y productividad debe poner el acento en una óptima implementación
y seguimiento en la aplicación de las Cinco S.
Es necesario volver a repetirlo, las Cinco S no sólo deben ser aplicadas a las actividades
industriales, sino también en talleres de mantenimientos y reparaciones,
comercios, almacenes de insumos y productos terminados, oficinas bancarias o de
aseguradoras, estudios jurídicos o contables, sanatorios y hospitales, empresas
constructoras, actividades mineras, y oficinas gubernamentales entre muchas otras.
Las Cinco S son el primer paso en la búsqueda de la mejora continua, la reducción de
costos y la mejora de la calidad. Todo lo que implique falta de organización, orden y
limpieza lleva a la acumulación de crecientes despilfarros e improductividades.
Una empresa con aspiraciones de ser más eficaz y eficiente no puede dejar de aplicar las
Cinco S en todas sus áreas y procesos. Las 5S son una pieza fundamental en el logro de
una mayor motivación y disciplina del personal en los puestos de trabajo.
Bibliografía
Las 5S. Orden y Limpieza en el puesto de trabajo. Francisco Rey Sacristán. FC
Editorial.2005.
Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. Masaaki Imai. Editorial McGraw Hil.
1998.
Las Cinco S Plus. Lefcovich, Mauricio León. [Link]. 2004.
 
 
Autor:
Lic. Mauricio Lefcovich
Especialista en Kaizen y Lean Management