COMO DAR INSTRUCCIONES.

1) Pautas para dar instrucciones.

a) Dar información de manera clara y con respeto.
b) Puedes enviar el mensaje por escrito si la tarea es muy difícil y puede utilizar:
Manuales, listas de tareas, correros electrónicos, planos o diagramas.
2) Modulación de la voz
a) Características importantes de la voz: Volumen, Velocidad, Ritmo, Tono.
3) Comunicación verbal: estudia el mensaje para evitar la improvisación, practica en voz alta,
leguaje sencillo, resume los pasos, variar el tono de vos, escucha activa, que te pregunten.
4) Lenguaje no verbal: postura cómoda, mantener contacto visual, 50 cm, mueve tus manos y
sonríe de manera natural, no muevas las piernas eso denota nerviosismo, planea la
comunicación, no cruzar los brazos ni llevar las manos a la cara.
5) Como dar instrucciones de manera escrita: debe de ser de manera clara para que el receptor
tenga la menor cantidad de dudas posibles.
a) Tener una idea clara de que quieres comunicar con el escrito y posteriormente darle
una estructura lógica. Instrucciones para pedir insumos a la bodega
b) Identificar a quien va dirigido el mensaje y tener claro cuanto tiempo va a tener para
leer y realizar la tarea. Los cocineros de los restaurantes tienen muy poco tiempo para
leer, la administradora de una biblioteca tiene mucho tiempo para leer.
c) Usa un lenguaje natural, redacta el texto como si estuvieras hablando con la persona.
Hola, compañeros, espero que estén bien.
d) Utiliza palabras, frases y párrafos cortos.
Sujeto verbo complemento
Los cocineros deben pedir insumos a la bodega con este formato.
e) Utilizar el mismo tiempo verbal a lo largo del texto. El formato se entrega antes de que
pidan los insumos.
f) Evitar el uso de pronombres posesivos como mi. Mis ordenes se siguen al pie de la
letra, los formatos deben pedirse directamente en mi oficina, mi horario de 9 de la
mañana a 3 de la tarde.
g) Tener un diccionario a la mano para verificar palabras y significados.
h) Evita los tecnicismos o palabras rebuscadas.
Mal: los insumos para preparar las viandas deben pedirse en la bodega.
Bien: los insumos para preparar los alimentos deben pedirse en la bodega.
i) Cuando termines el texto léelo en voz alta para verificar si el mensaje quedó claro,
puedes pedirle ayuda a otra persona para confirmar su ella entiende el mensaje.
j) Cuando el texto esté listo envíaselo SOLO a las personas que estén involucradas.
6) Escucha activa: escuchar una persona para entenderla lo más posible.
a) Realiza preguntas. Para conocer las necesidades
b) Interactúa. Dar la mejor experiencia posible
c) Evita estar a la defensiva. Desafía suposiciones sin interés de promedio
d) Sé honesto. Solo da tu punto de vista cuando hayas escuchado todo lo que siente.
e) Esta pendiente de los 6 niveles de la escucha activa.

LA ESCUCHA ACTIVA NOS AYUDA A : ENTENDER, ESCUCHAR, CONFIRMAR, ORIENTAR, AMPLIFICAR.

 7) Escucha reflexiva.
Se trata de entender a fondo lo que la otra persona tiene que decir y luego tratar de dar tu
opinión en base a los sentimientos, cuestión y mensaje de la persona.

8) Es importante conocer las personalidades de nuestros colaboradores para poder dirigirte a

ellos de una mejor manera.

Tipo de personalidad características ¿cómo debes dirigirte a esa persona?

Pacífica  Calmados, mesurados y Debes hacerlos sentirse apoyados y

optimista. reconocérselo cuando hayan hecho
 Entregan trabajos de buena un buen trabajo.
calidad.
Tímida  Por lo general tienen buenas Debes animarlo a interactuar con el
ideas pero le falta confianza grupo; debes hacerle la importancia
para expresarlas. que tienen sus ideas para la
organización.
Sensible  Puedes herir sus sentimientos Evitar ser muy directo con este tipo de
de forma muy fácil. personas. Hazle saber que lo apoyas y
 Pueden tomar todo tipo de que no lo estas criticando.
retroalimentación como algo
personal, lo cual afecta su
desempeño.
Graciosa  Le gusta ser el centro de Intenta canalizar su entusiasmo en la
atención dentro del grupo. tarea que le encomiendes, pero no
 Tiene mucho entusiasmo. permitas que pierda mucho tiempo en
cosas que no son parte del trabajo.
Precisa  Altamente analítico. Procura orientarlos para que sus
 Cumplen con los procesos propuestas sean de valor.
descritos.
 Son propensos a ser demasiado
críticos.
Potente  Siempre buscan tener el mando Debes reconocer su talento, darles
y tomar decisiones. autonomía y ser directos con ellos.
 Son buenos en lo que hacen.
No participativa.  Prefieren trabajar sin que se les Debes impulsarlos a trabajar más
moleste. estrechamente con sus compañeros.
 Son personas relativamente O bien, darles tareas adecuadas con
solitarias. su personalidad.
Inflexible  Se oponen a los cambios. Debes ser directo y tajante con este
tipo de personas.

8) Evaluación de la tarea que se debe realizar: para conocer las instrucciones que vas a dar,
debes realizar la evaluación de la tarea que se debe realizar.
a) Especificar pasos en instrucciones: debemos utilizar instrucciones cuando un trabajo lo
va a hacer solo una persona, si el trabajo es riesgoso.
 Importancia: las instrucciones deben ser criticas se debe saber que si las cosas no se
hacen como está expresado pueden ocurrir accidentes.
Como establecer instrucciones:
1) Condiciones iniciales: definir si existen riesgos en el área de trabajo y explica cómo
evitarlos.
2) Establece quien es el responsable.
3) Define los materiales y herramientas necesarias.
4) Detalla en orden cronológico. Incluye las medidas de seguridad y medidas de higiene
necesarias, se pueden utilizar materiales apoyo como fotografías y videos.

9) Como resolver dudas.

a) Identifica los pasos mas complejos de las instrucciones.
b) Debes responder rápidamente y si no puedes avisa cuanto tiempo vas a demorar en
dar las respuestas.
c) Debes responde fácilmente y con seguridad.
d) Deber ser directo y darle los instrumentos necesarios, como equipo, información o
puedes decir dónde encontrarlos.
10) Verificación del cumplimiento de instrucciones. Seguimiento y monitoreo de su desempeño.
a) Elabora un plan de trabajo.
 Metas.
 Recursos necesarios.
 Organiza los tiempos de entrega.
11) Controla y coordina: Trata de medir su avance con diferentes métodos como listas, etc.
12) Realiza rondas periódicas: controla en cumplimiento de las instrucciones pueden ser: diarias,
semanales, mensuales, etc.
13) Registra los resultados en bitácoras:
 Los logros
 Las equivocaciones
 Los accidentes
 Medidas que se tomaron para solucionarlos.
14) Gerena reportes: sirve para tener un seguimiento del desempeño de las personas.
15) Como dar retroalimentación: su finalidad es corregir o mejorar la practica de ciertos procesos
de la organización.
a) Elige un momento tranquilo y habla a solas con la persona.
b) Utiliza recursos como fotos, videos y diagramas para explicar la acción y pregunta si se
realizó bien o mal.
c) Explica que pasos del procedimiento se deben realizar y resalta los beneficios que seguir
los pasos le brinda, también resalta lo que podría pasar si no se siguen los pasos de
manera correcta.
d) Se claro y preciso en cualquier indicación para que los errores no se repitan.
e) Busca siempre que el colaborador sienta que quieres ayudar no avergonzarlo.
f) Actitud: empatiza con las personas para que s sientas más seguras, también tú necesitas
retroalimentación, concéntrate en la acción y no a la persona, se muy especifico a la hora
de dar información, tiene que estar respaldada de datos y estudios, sé firme cuando se
requiera, reconoce el trabajo de los colaboradores.