Empezar el mapeo de procesos en una empresa genera muchas dudas sobre cómo
implementarlo pero también sobre los beneficios que conlleva. Así pues, es importante
determinar cuáles son las ventajas:
En primer lugar, realizar este mapa por procesos implica que se definan roles y
responsabilidades en el seno de la organización.
En segundo lugar, se mejora el flujo de información entre las diferentes
funciones.
En tercer lugar, el hecho de tener unos objetivos definidos a todos los niveles
propicia que los distintos niveles dentro de la empresa estén alineados en la
visión global de la organización.
Además, también es importante destacar que con funciones y procesos
orientados en una cadena de valor los objetivos definidos en todos los niveles
están alineados a la visión organizacional.
Por último, debemos entender que con los mapas de procesos se
consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar
oportunidades importantes. En definitiva, con un mapa de procesos se consigue
tener más orden y alinear visiones de la empresa: puntos clave conseguir una
empresa más competitiva.
Crear un mapa de procesos
Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos,
procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos
más “pequeños” que formarían cada gran grupo. La mejor forma para entenderlo es
mediante un ejemplo:
"Una empresa distribuidora de bebidas refrescantes decide gestionar su empresa
mediante procesos. Para ello tiene que identificar todos los procesos en los cuales se
dividirá la compañía para una gestión eficiente. A continuación, algunos ejemplos de
los procesos que se encontrarían dentro de cada gran bloque":
Una vez todos los procesos de la compañía son conocidos, el siguiente paso es elaborar
el mapa de procesos. Éste podría considerarse como una “gran telaraña” de procesos
unidos entre sí representados gráficamente.
Se trata de un diagrama que presenta la visión global de la estructura de la empresa,
donde se presentan todos los procesos que la forman y sus principales relaciones. Para
elaborarlo se deben conocer todas las conexiones además de las entradas (inputs) y
salidas (outputs) de cada proceso, teniendo en cuenta que la entrada tiene unos objetivos
marcados en relación al cliente y la salida de éste tiene que satisfacer las necesidades
del cliente en relación a los objetivos marcados.
Un mapa de procesos no es igual en todos los casos, sino que cada empresa lo adapta a
su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que refleja para
cumplir con su finalidad. Todos los procesos deben constar en el mapa y deben de estar
unidos a los procesos con los que se interrelacionan, si los hay. No es necesario que se
expliquen en detalle todos los procesos pero sí que consten los grupos de actividades
que engloban.
Como ves, una gestión empresarial que se basa en un mapa de procesos se sustenta en
una base sólida, con una orientación a objetivos y resultados, con una perspectiva global
y transversal de toda la empresa. este tipo de gestión conlleva una estructura de
procesos coherente con el funcionamiento y la estructura organizativa de la empresa, un
sistema de indicadores que permiten evaluar la eficiencia de todos los procesos así
como una designación de responsables de procesos, que supervisan y mejoran el
cumplimiento de los requisitos y objetivos asignados.
Para el presente artículo hemos contado con la ayuda de: Paco Corma, Director en
QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la
gestión del conocimiento
