Outsourcing: definición, ventajas, desventajas, tipos y niveles

El outsourcing puede identificarse también como externalización o

subcontratación, representa una herramienta eficiente de la administración que
consiste en la delegación, a una empresa especializada, de tareas que van desde
las más básicas, como son el mantenimiento, hasta procesos enteros como
pueden ser la contabilidad o el reclutamiento de personal, esto le permite a la
organización el espacio y tiempo necesarios para dedicarse a las actividades y
procesos que son la esencia de la misma, es decir aquellas tareas que componen
el giro de la empresa, con la finalidad de alcanzar sus objetivos.

Definición de Outsourcing

Con la finalidad de reforzar la comprensión del concepto se presentan algunas

definiciones formales de diferentes autores:

 El término Outsourcing designa las actividades o procesos de una

organización cuya realización y administración están a cargo de una
empresa externa”. (Werther & Davis, 2008).

 “El Outsourcing es un término inglés conformado por dos palabras «out»
que traducida al español significa fuera y «source» cuyo significado es
fuente u origen, es decir, la expresión se refiere a una fuente externa, la
cual generalmente dentro del ámbito empresarial es utilizada para referirse
a la subcontratación, externalización o tercerización, el cual, podemos
definir como un proceso empleado por una empresa en el cual otra
empresa u organización es contratada para desarrollar una determinada
área de la empresa contratante”. (Almanza Martínez & Archundia
Fernández ).

Antecedentes Históricos
Debido a la llegada de la globalización y la evolución de los mercados se
empezaron a ver las necesidades de las empresas de delegar algunos procesos
de su empresa para enfocarse en sus puntos fuertes, anteriormente estas
preferían hacer completamente sus procesos independientemente, se consideraba
la mejor estrategia en ese entonces para no depender de proveedores, sin
embargo poco a poco esta estrategia comenzó a decaer debido a la falta de
capacidad, incompetencia, la falta de tecnología o la situación financiera que
algunas empresas comenzaban a presentar, eran estos los factores que orillaban
a las organizaciones a utilizar la subcontratación.

Se sabe que este fenómeno comenzó en los años cuarenta (S. XX) en Estados
Unidos, sin embargo los primeros registros que se tienen de la externalización
datan de mediados de los años sesenta cuando las organizaciones consideraban
necesaria la contratación de centros de especialistas en computación para
ayudarlos en sus áreas financieras y de operaciones.

Alrededor de los años ochenta se abrió camino para la llegada del Outsourcing
debido a la necesidad que tenían las empresas de competir con otras a nivel
global, con esto algunas de ellas tuvieron que trasladarse o abrir sucursales en el
extranjero permitiéndoles, en algunos de los casos, posicionarse en dichos
mercados, este proceso traía consigo diversas ventajas como son minimizar sus
costos de personal, inyectar el marketing en diferentes mercados, así como
también invertir en investigación y desarrollo.

Hace aproximadamente cuarenta años se comenzó a implementar el Outsourcing

en México, ya que las empresas buscaban contratar externamente los servicios de
vigilancia y mantenimiento, así hasta que con la tendencia organizacional en los
años noventa se comenzó a utilizar para la contratación de servicios externos de
personal, cabe mencionar que en México se considera una estrategia empresarial
para evadir algunas cuestiones tanto fiscales como laborales.

Hoy en día la tendencia de las empresas es delegar por completo algunas áreas
de la empresa y por lo tanto procesos enteros, para que la organización pueda
implementar una especialización de los negocios, es decir para que pueda
dedicarse enteramente a la actividad central que mantiene al negocio funcionando
y que le permite obtener ganancias.

Ventajas del Outsourcing

El uso de la subcontratación trae consigo diversos beneficios, entre estos

destacan:
  Permite enfocarse en lo que es realmente importante: la actividad que hace
a la empresa ganar dinero.

 Disminuir los costos, ya que se puede pagar menos por ciertas funciones,
por ejemplo la limpieza.

 Algunas empresas de Outsourcing cuentan con tecnología que no es tan

accesible para la empresa que desea usarla.

 Permite tener una organización esbelta.

 Da pie a la innovación ya que se pueden obtener nuevas ideas.

 Puede mejorarse la imagen de la empresa al contratar servicios

especializados.

 Se delegan algunos procesos correspondientes al área de recursos

humanos como negociaciones y reclutamiento.

Desventajas del Outsourcing

A pesar de ser una herramienta eficiente puede conllevar algunos inconvenientes

de los cuales algunos se mencionan a continuación:

 Puede que la reducción de costos no sea suficiente.

 Existe la posibilidad de que a los clientes les desagrade el servicio de la

función que se subcontrató.

 No muchas empresas de Outsourcing están lo suficientemente capacitadas

para ejecutar las funciones que se les delega.

 En caso de que la empresa subcontratada no lleve a cabo bien la tarea

encomendada se puede ver afectada alguna de las tres áreas principales
de la empresa: operacional, administrativa y financiera.

 Al no estar preparada la empresa para delegar una tarea, puede haber un

choque cultural de la misma.

 En algunos casos se pierde el contacto directo con el cliente.

Tipos de Outsourcing

A continuación se presentan dos maneras de tipificar el Outsourcing, la primera es

con respecto a su finalidad que puede ser táctico o estratégico:
Outsourcing táctico

Este tipo de subcontratación se considera como tal una simple externalización de

una función no tan primordial para la empresa y generalmente la razón principal
para implementarlo es debido a la necesidad de reducir costos.

Outsourcing Estratégico

En el Outsourcing estratégico se pretende crear una relación estable con la

empresa a la cual se le es delegada una función, se considera una alianza
estratégica la cual se va consolidando de acuerdo a la interdependencia de la
tarea delegada con respecto a las demás que componen a la empresa, debido a
que se busca mejorar la calidad de la función delegada, mejorar algún servicio y/o
aumentar la capacidad de la misma.

La segunda manera de clasificarlo es de acuerdo con su naturaleza:

Co-Sourcing

Este tipo de Outsourcing se presenta cuando tanto la empresa que delega la

función como la que presta el servicio comparten las responsabilidades y en
algunos casos los riesgos de la prestación del mismo.

In-house

Se presenta cuando los servicios solicitados se realizan dentro de las

instalaciones de la empresa que las solicitó.

Off-shoring

Se le conoce también como deslocalización y se denomina así cuando se solicita

la contratación de servicios a una empresa que se encuentra en el extranjero, es
utilizada cuando ésta ofrece menores costos con respecto a los nacionales.

Off-site

Ocurre cuando los servicios son generados en las instalaciones correspondientes

a la empresa que los está prestando.

Niveles de Outsourcing

Partes complementarias

Consiste en la compra de piezas o subpiezas que componen al producto final, a

otra empresa especializada en la manufactura de dichas piezas, generalmente se
aplica cuando la empresa no tiene la capacidad para producirlas o como estrategia
para disminuir costos.

Individual

Este nivel de Outsourcing se aplica cuando sólo es necesario delegar la función o

conjunto de tareas de un trabajador o administrador, se utiliza principalmente para
aquellos puestos o actividades que son utilizadas por la empresa de manera
regular, pero que no necesita que el empleado se encuentra de tiempo completo
en la misma.

Funcional

Se utiliza el Outsourcing a nivel funcional cuando es necesario delegar una función

o tareas que requiera un conjunto de conocimientos o habilidades técnicas de
manera especializada.

Proceso

Comprende la delegación de un proceso entero a otra empresa que se especializa

en el conjunto de tareas que éste requiere, se utiliza regularmente en el área de
recursos humanos con el proceso de reclutamiento.

Áreas en las que se aplica el Outsourcing

Finanzas y contabilidad

Algunas de las funciones que comprende esta área se delegan debido a que se
considera que en lo relativo a la administración, no son el núcleo de las
operaciones organizacionales, algunas de esas funciones comprenden: la nómina
de sueldos, sistemas financieros, declaración de impuestos, presupuestos,
créditos, tesorería, entre otros.

Administración de capital e inversiones

Generalmente la ocupan las empresas dedicadas a invertir, ya que pueden

delegar esa parte de los servicios financieros, así como también los fondos de
cobertura y los fondos de inversión.

Administración inmobiliaria

Involucra una responsabilidad por ciertas funciones como servicio al cliente,

cafetería, arrendamiento de estacionamientos, seguridad física, recuperación en
caso de desastres, entre otras.

Recursos humanos
Se considera el área donde ha habido mayor movimiento y ha recibido más
atención, entre las funciones que se subcontratan están: la nómina de sueldo, el
reclutamiento, la capacitación, administración de quejas y sugerencias y
administración de beneficios para el personal.

Logística

Involucra las funciones no primordiales para la empresa con respecto a la

administración de adquisiciones y proveedores como son: entregas, inventario,
empaque, instalaciones, administración del almacén, mantenimiento o limpieza,
servicios de recepcionista, entre otros.

Proceso de decisión del Outsourcing

El proceso que conlleva tomar una decisión para la implementación de la

externalización comprende seis pasos, los cuales se enlistan a continuación:

I. Hacer

En este paso el responsable del proceso debe comprometerse a seleccionar y a

implementar la mejor decisión, se empieza con un vistazo a grande rasgos los
objetivos a alcanzar y los cambios que generará en la organización, sobre de eso
se genera una estrategia.

II. Selección de actividades

Se deben identificar las tareas o funciones que se van a externalizar y sobre de

eso buscar y a analizar empresas especializadas en dicha actividad,
posteriormente se hace una selección preliminar.

III. Escoger la empresa

Este paso es muy específico, ya que se analiza un grupo de empresas que se

analiza una por una con respecto a criterios específicos dependiendo de las
necesidades de la empresa y la experiencia y/o nivel de especialización de la
empresa que proveerá el servicio, también se empiezan a detallar las cláusulas
del contrato.

IV. Contrato

La finalidad de este paso es negociar el documento de manera que ninguna de las

dos partes necesite consultarlo, ya que en éste se detallaran los acuerdos a los
que se lleguen, también se le agregan restricciones y las obligaciones de ambas
partes
V. Transición

A estas alturas ya se ha seleccionado la empresa y se ha detallado el contrato, por

lo que ahora se presenta un plan de transición en el cual se estipulan las medidas
de progreso que debe tener la empresa que se contrata.

VI. Administrar y mejorar

Debido a que el Outsourcing requiere de una estructura debe ser revisado por
ambas partes, por lo que se debe poner a alguien a cargo para vigilar la
operación, se establece un sistema de estándares para medir la eficiencia del
servicio y comprobar que se están cumpliendo los objetivos planteados.
Posteriormente se elabora un sistema de retroalimentación y sobre de ello se
realizan evaluaciones.