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OctavioSISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION DE
AFILIACIONES, AHORRO SOLIDARIO, CREDITOS Y
ÓRDENES DE COMPRA PARA LA COOPERATIVA
MULTIACTIVA DE TRABAJADORES HOSPITALARIOS
COOMULTRAHOSP
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
TECNOLOGIA DE SISTEMAS
BARRANQUILLA-2008
1
SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION DE
AFILIACIONES, AHORRO SOLIDARIO, CREDITOS Y
ÓRDENES DE COMPRA PARA LA COOPERATIVA
MULTIACTIVA DE TRABAJADORES HOSPITALARIOS
COOMULTRAHOSP
SERGIO ALVAREZ NIETO
MIGUEL RODELO LUNA
PAUL PEÑALVER NIÑO
Trabajo de grado presentado como requisito para obtener el título de
Tecnólogo de Sistemas
Director:
SERGIO BERMUDEZ
Asesores:
Metodológico: Ing. WILSON ALMANZA
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
TECNOLOGIA DE SISTEMAS
BARRANQUILLA-2008
2
LISTA DE TABLAS GRAFICAS Y FIGURAS
Pág.
Figura 1. Secuencia proceso de admisión 33
Figura 2. Secuencia proceso de Ahorro solidario 34
Figura 3. Secuencia proceso de Créditos 35
Figura 4. Secuencia proceso de Autorizaciones de mercado 36
Figura 5. Secuencia proceso de Descuento funerario 37
Formato 1. Encuesta realizada a empleados de la cooperativa 38
Formato 2. Encuesta realizada a asociados a la cooperativa 39
Tabla 1. Presupuesto proyecto Aplicativo 53
Tabla 2. Cronograma de desarrollo de las actividades 54
Tabla 3. Categorías Requisitos Funcionales 56
Tabla 4. Requisitos Funcionales Afiliaciones 57
Tabla 5. Requisitos Funcionales ahorro solidario 58
Tabla 6. Requisitos funcionales créditos aprobados 58
Tabla 7. Requisitos Funcionales Área de descuento de créditos 59
Tabla 8. Requisitos Funcionales Área de consulta de créditos 60
Tabla 9. Atributos del sistema 64
Grafica 1. Entradas y salidas 75
Figura 6. Diagrama caso de uso Afiliaciones 77
Figura 7. Diagrama de estado para afiliación de miembros 77
Figura 8. Diagrama de estado para actualización de datos de asociados 78
Figura 9 Diagrama caso de uso generar cuenta de cobro ahorro 79
Figura 10. Diagrama de estado para generación de Cuenta por cobrar
3
ahorro solidario 79
Figura 11. Diagrama de caso de uso abono ahorro solidario 80
Figura 12. Diagrama de estado para abono de ahorro solidario 80
Figura 13. Diagrama de uso Asignación de crédito 81
Figura 14. Diagrama de estado para asignación de crédito 82
Figura 15. Diagrama de caso de uso abono a créditos 83
Figura 16. Diagrama de estado para abono de crédito 83
Figura 17. Diagrama de caso de uso asignación de mercado 84
Figura 18. Diagrama de estado asignación de mercado 85
Figura 19. Diagrama de caso de uso abono a mercados 86
Figura 20. Diagrama de estado caso de uso abono a mercado 86
Diagrama 1. Diagrama de flujo de datos del sistema 87
Diagrama 2. Diagrama de flujo de datos del sistema 88
Diagrama 3. Diagrama de flujo de datos del sistema 89
Diagrama 4. Diagrama de flujo de datos del sistema 90
Figura 21. Interfaz pagina de inicio del aplicativo 91
Figura 22. Interfaz pagina de formulario solicitud de afiliación 92
Figura 23. Interfaz pagina de respuesta a solicitud de afiliación 93
Figura 24. Interfaz pagina de solicitud de consulta datos de afiliación 94
Figura 25. Interfaz pagina de presentación de datos de afiliación 95
Figura 26. Interfaz pagina de Registro de ahorro solidario 96
Figura 27. Interfaz pagina de Registro de Créditos asignados 97
Figura 28. Interfaz pagina de Registro de Ordenes de Compra 98
Figura 29. Interfaz pagina de Solicitud extractos de crédito 99
4
Figura 30. Interfaz pagina de presentación extractos de crédito 100
Figura 31. Interfaz pagina de ingreso de datos para simulación de
crédito 101
Figura 32. Interfaz pagina de respuesta a requerimiento de simulación
de crédito 102
Figura 33. Diseño básico base de datos de aplicación 103
Figura 34. Diagrama de Entidad - Relación 104
5
TABLA DE CONTENIDO
Pág
INTRODUCCION 1
2. DEFINICION DEL TEMA DE INVESTIGACION 3
2.1 TEMA DE INVESTIGACION 3
3. PROBLEMA DE INVESTIGACION 4
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION 4
3.2 FORMULACION DEL PROBLEMA 7
3.2.1 Pregunta de investigación 7
3.2.2 Sistematización del problema 7
4 OBJETIVOS DEL PROYECTO 4
4.1 OBJETIVO GENERAL 4
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 4
5 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO 10
5.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA 10
5.2 JUSTIFICACION METODOLOGICA 11
5.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA. 11
6. MARCO DE REFERENCIA 12
6.1 MARCO TEORICO 12
6.1.1 Conceptos relacionados con el sector solidario 12
6.1.2 Teorías de estudio en la ingeniería de sistemas 13
6.1.3 Normas ISO 18
6.1.4 Lenguaje de programación ASP 19
6.2 DEFINICIONES CONCEPTUALES 20
6
7 ASPECTOS METODOLOGICOS 23
7. 1 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN 23
7.1.1 Fuentes de información primaria 23
7.1.2 Fuentes de información secundaria 24
8 DELIMITACION DEL PROYECTO 25
8.1 DELIMITACION TECNICA 25
8.2 DELIMITACION ESPACIAL 26
8.3 DELIMITACION TEMPORAL 26
8.4 DELIMITACION FINANCIERA 26
8.5 DELIMITACION TECNOLOGICA 27
9 PRESENTACION DE LA INFORMACION 28
9.1 ANTECEDENTES Y GENERALIDADES 28
9.1.1 Reconocimiento del entorno 29
9.1.2 Análisis global del entorno 30
9.2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL 31
9.2.1 Conformación estructural de la cooperativa 31
9.2.2 Procesos 32
9.2.2.1 Admisión 32
9.2.2.2 Ahorro solidario 33
9.2.2.3 Créditos o préstamos 34
9.2.2.4 Mercados 36
9.2.2.5 Servicio funerario 36
9.2.2.6 Otros servicios ocasionales. 37
7
9.3 ENTREVISTAS, OBSERVACIONES Y HALLAZGOS DOCUMENTALES 38
9.3.1 Formatos utilizados para la realización de entrevistas 38
9.3.1.1 Formato de entrevista para empleados de la cooperativa 38
9.3.1.2 Formato utilizado para asociados a la cooperativa 39
9.3.2 Resultados entrevistas realizadas 40
9.3.3 Resultados observaciones y análisis de documentos 41
9.3.4 Conclusiones de la investigación preliminar 42
9.4 ALTERNATIVAS DE PROPUESTA 43
9.5 PROPUESTA ESPECIFICA DEL PROYECTO 44
9.6 VENTAJAS DE UTILIZAR APLICATIVOS WEB 45
9.7 RESULTADOS ESPERADOS 47
10. DESARROLLO DE LA IDEA DEL PROYECTO 48
10.1 TITULO DEL PROYECTO 48
10.2 UBICACION DEL PROYECTO 48
10.3 SISTEMATIZACION DE LA IDEA DE PROYECTO 49
11. ANALISIS DE LA VIABILIDAD DEL PROYECTO 50
11.1 VIABILIDAD TÉCNICA 50
11.2 VIABILIDAD ECONOMICA 51
11.2.1 Análisis económico 51
11.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 54
12 INGENIERIA DE LA INFORMACION 55
12.1 EXTRACCION DE REQUISITOS 55
12.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS 56
12.2.1 Requisitos Funcionales 56
8
12.2.2 Requisitos de desarrollo 61
12.2.3 Requisitos de Seguridad 61
16.2.4 Requisitos de rendimiento 61
12.2.5 Requisitos de Interfaz 62
12.2.6 Requisitos Tecnológicos 62
12.3 ATRIBUTOS 63
12.4 NEGOCIACION DE REQUISITOS 65
12.5 REFERENCIAS DEL SISTEMA 67
12.6 RESTRICCIONES 68
13 DISEÑO DEL SISTEMA 70
13.1 DISEÑO DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS 70
13.1.1 Manejo de datos de afiliados. 70
13.1.2 Manejo de transacciones de ahorro 71
13.1.3 Manejo de transacciones de crédito 72
13.1.4 Manejo de transacciones de ordenes de compra 73
13.1.5 Estudio de crédito 74
13.2 MODELO DE ESTADO DEL ANÁLISIS 76
13.2.1 casos de uso y diagramas de estado del sistema 76
14. DISEÑO DEL SISTEMA 87
14.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA 87
14.2 INTERFACES DE USUARIOS 91
14.2.1 Pagina de inicio 91
14.2.1 Interfaces afiliaciones 92
9
14.2.2.1 Pagina de solicitud de afiliación 92
14.2.2.2 Pagina de consulta de solicitud de afiliación 93
14.2.2.3 Pagina de consulta datos afiliado activo 94
14.2.2.4 Pagina de resultados de consulta de afiliación 95
14.2.3 Interfaces Ahorros 96
14.2.3.1 Pagina de registro de Cuenta por cobrar ahorro solidario 96
14.2.4 Interfaces Créditos 97
14.2.4.1 Pagina de registro de Asignación de Créditos 97
14.2.5 Interfaces Órdenes de Compra (mercados, ferretería y otros) 98
14.2.6 Interfaces Extractos de cuentas 99
14.2.6.1 Pagina de solicitud de extractos 99
14.2.6.2 Pagina de resultados de consulta de extractos 100
14.2.7 Interfaces Simulador de Crédito 101
14.2.7.1 Pagina de ingreso de datos de consulta al simulador 101
14.2.7.2 Pagina de Resultados consulta de crédito 102
14.3 DISEÑO BASICO DE LA BASE DE DATOS 103
14.4 DIAGRAMAS ENTIDAD RELACION 103
14.4.1 ENTIDADES 103
14.4.2 RELACIONES 104
15. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 106
15.1 SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE 106
15.1.1 Software 106
15.1.1.1 Lenguaje de programación ASP (Active Server Pages) 107
15.1.1.2 Manejo de la Base de Datos 107
10
15.1.2 HARDWARE 108
15.1.2.1 Requerimientos mínimos de hardware 108
15.2 PRUEBAS DEL SISTEMA 109
15.2.1 METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR LAS PRUEBAS 109
15.2.2 PLAN DE PRUEBAS DEL SISTEMA 111
15.2.3 PRUEBAS DEL SISTEMA 112
16 EVALUACIÓN DEL PROYECTO 115
16.1 IMPACTO DEL PROYECTO 115
16.2 EVALUACIÓN ANTES DEL PROYECTO 116
16.3 EVALUACIÓN EX-POST DEL PROYECTO 117
17 CONCLUSIONES 118
11
RESUMEN
Teniendo como objeto de estudio a la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores
Hospitalarios COOMULTRAHOSP y a la necesidad en ella encontrada de un manejo
eficiente de toda la información de transacciones generadas en su interior y
relacionada con ahorros, créditos, ordenes de compra, afiliaciones y otras; se ha
diseñado mediante el presente proyecto de desarrollo, una aplicación con interfaz
Web que permita el dar solución a esta necesidad.
El diseño del proyecto se hizo teniendo en cuenta información obtenida al interior
de la Cooperativa, mediante recolección de la misma por medio de entrevistas
tanto al personal operativo como al personal usuario de la misma (afiliados),
igualmente se examinaron documentos propios de estas transacciones y se hizo un
análisis de acuerdo a situaciones observadas en las visitas hechas en sus
instalaciones.
La aplicación producto de este proyecto como se dijo anteriormente tiene interfaz
Web y funciona mediante el modelo de cliente / servidor, permitiendo que
múltiples usuarios estén conectados y puedan hacer consultas simultaneas de
información.
Uno de los objetivos claves del proyecto se definió como la posibilidad de acceder
a la información de transacciones de manera inmediata y veraz, ya que con el
sistema utilizado tradicionalmente se presentaban demoras significativas de dos o
más días lo que retardaba tanto la prestación del servicio a los asociados como la
toma de decisiones oportunas por parte de la administración.
La herramienta permitirá además llevar una mejor organización de la información
mediante el uso de un sistema centralizado de información y un manejo más
eficiente de la misma.
La aplicación no requiere por parte de los usuarios conocimientos avanzados en
operación de computadoras igualmente no es exigente en cuanto a requerimientos
particulares de hardware o software, ya que al ser una aplicación Web, es
independiente tanto del sistema operativo como de la aplicación navegador
utilizada.
Se recomienda sin embargo tener presentes las siguientes recomendaciones:
12
Debe haber un adecuado manejo de la administración de usuarios y
asignación de claves para ingreso al sistema.
Debe haber una persona que administrara y/o manipulara la base de datos.
Debe determinarse que cambios al diseño podrán hacerse y por que
personas al interior de la cooperativa.
Debe haber una capacitación suficiente para el correcto manejo de la
aplicación.
Los beneficios de la utilización de la aplicación para la cooperativa, usuarios y
asociados son entre otros los siguientes:
Mayor eficacia y mejor control en los procesos y servicios que ofrece la
cooperativa.
Reducción del número de errores en la información, hasta llegar a nivel
cercano a cero.
Disponibilidad de información de manera inmediata, oportuna y veraz
gracias a la sistematización de los procesos.
Mayor control de las transacciones al igual que posibilidad de clasificación
de la misma
13
Niveles de seguridad para realización de transacciones en los procesos,
mediante la asignación de claves de acceso.
Posibilidad de reportes de cada tipo de transacción de acuerdo a criterios
definidos por el usuario
14
INTRODUCCION
Es innegable que cada día es más grande la exigencia para las organizaciones,
empresas, instituciones, pequeños comercios, cada vez es mayor el uso de nuevas
tecnologías; no solo en el campo de la producción, donde se han incorporando
nuevas maquinarias que agilizan y maximizan niveles de producción, sino también
en el campo del manejo de la información, donde dada la importancia de esta se
han generado toda una serie de teorías del manejo eficiente y oportuna de la
información.
La información tanto interna como externa provee a las organizaciones de las
herramientas necesarias para la toma de decisiones que pueden ser cruciales, y
de las cuales puede depender el éxito o fracaso de la gestión de una organización.
La Cooperativa Multiactiva De Trabajadores Hospitalarios COOMULTRAHOSP, no es
ajena a esta dependencia de la información generada en su interior, pues el
manejo no eficiente de la información transaccional que en ella se genera ocasiona
que muchas veces las decisiones no se toman en el momento adecuado u
oportuno. Se necesita entonces determinar o encontrar falencias en las forma
como se esta tratando toda este volumen de información y proponer solución o
soluciones que ayuden a corregir situaciones problema que permitan a la
15
cooperativa primero manejos mas eficientes, correctos y oportunos y segundo un
mejor servicio en cuanto a agilidad de respuesta tanto al exterior como al interior
de ella.
Este proyecto pretende entonces lo anterior, para lo cual se diseñaron dos fases,
en la primera de ellas se desarrolla un proceso de investigación que permita el
ubicarnos en la situación y encontrar aquellas deficiencias o fallas al igual que
vislumbrar posibles soluciones y en la segunda se formula, diseña e implementa
una solución aplicativo que sistematiza o automatiza los procesos y procedimientos
llevados a cabo en la cooperativa.
El proyecto permite encontrar solución a los problemas encontrados a la vez que
brinda la facilidad de contar con la herramienta mas poderosa de toda
organización: información veraz y oportuna, que permita como se dijo
anteriormente una base sólida para la toma de decisiones adecuadas a las
necesidades de la cooperativa.
16
2. DEFINICION DEL TEMA DE INVESTIGACION
En esta primera fase del desarrollo del proyecto, se persigue la definición y
hallazgo de información pertinente que permita el enrutamiento hacia la
consecución de nuestro objetivo, el cual es el encontrar primero las situaciones
problema y luego las soluciones a estas situaciones en la cooperativa
COOMULTRAHOSP.
2.1 TEMA DE INVESTIGACION
Sistema de gestión de información, que permita el registro, proceso, manejo,
consulta y presentación de toda la información de transacciones realizadas en la
Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios COOMULTRAHOSP.
17
3. PROBLEMA DE INVESTIGACION
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION
En la cooperativa Multiactiva de trabajadores hospitalarios COOMULTRAHOSP se
viene presentando un problema de manejo de información de todas las
transacciones originadas en ella. Este problema se presenta principalmente debido
a la ausencia de automatización o sistematización en la forma de realizar sus
procesos y procedimientos, los procesos se llevan de forma manual, el tratamiento
de la información es lento, las revisiones para detección de errores son tediosas y
todo esto ocasiona inconsistencias frecuentes en la información que se maneja,
largos tiempos de respuesta en procesos, bajo nivel de control y descoordinación
en el funcionamiento global de la institución.
La recolección de la información es manual por un lado y su registro aun cuando
se cuenta con computadores (3) se hace en medios no adecuado para el manejo
de la información (Se utilizan hojas de calculo y procesadores de texto para
impresión de informes, “tabulación” de datos, cálculos, etc.).
18
Los procesos son repetitivos existiendo duplicidad en áreas diferentes y
discontinuas; no existiendo en algunos, continuidad en el proceso de la
información. Esto se ve reflejado en el hecho de que una misma tarea es realizada
mas de una vez en diferentes áreas funcionales. Tareas tales como ingreso de
datos de transacciones; valores, conceptos y otros entran dentro de esta
problemática de situación. Todo lo anterior al no haber una centralización y
normalización de la información.
No se cuenta con un sistema que permita hacer consultas inmediatas de datos de
transacciones o registros. La información es digitada cada vez que se necesita un
informe con los consiguientes altos márgenes de error.
Los tiempos de respuesta son largos, en razón a todo lo anterior, lo cual crea un
malestar general al interior de la cooperativa y la sensación entre los asociados de
restricción en el flujo de información que estos solicitan.
Se ha creado así la necesidad de trabajo adicional, tanto en horas extras nocturnas
como dominicales e incluso festivas, para cumplir con requisitos de información a
la administración, a los asociados y especialmente a los entes de control y oficinas
gubernamentales de impuestos.
19
Estos horarios adicionales de trabajo han traído consigo el incremento en gastos
por concepto de salarios, lo cual redunda en desacuerdo de los asociados que ven
así disminuido el capital de trabajo de la cooperativa que es en ultimas el producto
de su ahorro solidario, en otras palabras, su inversión.
Cabe decir que esta situación se ha venido agudizando a través del tiempo en
razón al cada vez mayor volumen de transacciones y operaciones realizadas. La
información por tanto al ser cada vez mayor es mas difícil de manejar y las
inconsistencias o falencias en la información suministrada a los asociados, la falta
de oportunidad en la entrega de algunos informes de gestión, etc., son cada vez
mayores. Se requiere entonces de acciones correctivas a la situación antes
descrita.
Por las razones anteriormente expuestas, la Cooperativa ha desistido de su
aspiración de recibir afiliados de centros hospitalarios diferentes al Hospital general
de Barranquilla, ya que se considera que seria mucho mas difícil el manejo de
información si los empleados de otras unidades no tienen un contacto directo con
las oficinas de la cooperativa. En otras palabras esta situación ha sido una
limitante para el crecimiento por fuera de las instalaciones del Hospital
Barranquilla.
20
3.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
3.2.1 Pregunta de investigación
¿Cuál es la incidencia, en el normal desarrollo de las actividades administrativas y
de procesamiento de transacciones, de la carencia de un sistema eficaz de
recolección, tratamiento, consulta y en general de gestión de toda la información
que se genera al interior de la cooperativa? ¿Que alternativa de solución se puede
implementar para permitir el eficiente manejo de información al interior de esta?
3.2.2 Sistematización del problema
¿Qué consecuencias le ocasiona a la cooperativa el actual proceso de
tratamiento de la información?
¿Qué procesos se ven afectados por el actual manejo de información?
¿Qué características particulares presenta los procesos actualmente?
¿Cómo es la participación del personal laboral en los diferentes procesos de
la cooperativa, especialmente en los de suministro de información?
¿Representaría un beneficio o beneficios para la Cooperativa la implantación
de un mejor sistema de manejo de información?
21
4 OBJETIVOS DEL PROYECTO
Los siguientes son los objetivos generales y específicos contenidos en este
proyecto. En ellos se mostrará el alcance que se busca, con el diagnostico y
posterior formulación de una solución de manejo de información para la
Cooperativa COOMULTRAHOSP.
4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar para la cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios un Aplicativo
de gestión capaz de ejecutarse en diverso tipos de redes (Intranets, Internet) y
con interfaz de pagina WEB, para el manejo de la información generada en el
curso normal de sus actividades
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Crear mecanismos de control para el registro de las transacciones
22
Llevar registro y control de los Registros transaccionales, mediante el
diseño de formatos sistematizados.
Controlar los saldos de los conceptos manejados en la cooperativa.
Diseñar formatos para todos los eventos que se generan al interior de los
procesos y procedimientos en la cooperativa.
Diseñar formato sistematizado para la captura de transacciones.
Diseñar informes personalizados por cliente y globalizados, por criterios
definidos por el usuario.
Generar informes por criterios de concepto, fecha, cliente y otros
23
5 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
5.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
El proyecto busca o pretende mediante la aplicación y el estudio existente
principalmente en la teoría general de sistemas, ingeniería del software, ingeniería
de requisitos, redes de área local, metropolitana y área extensa (LAN, MAN Y
WAN), modelo de aplicación Cliente-Servidor y Base de Datos, el encontrar
soluciones a situaciones presentadas al interior de la Cooperativa Multiactiva de
Trabajadores Hospitalarios. Situaciones tales como deficiente manejo de la
información (registro, tabulación, gestión, consultas, presentación, etc.), altos o
excesivos tiempos de respuesta a consultas de la misma, inconsistencias o errores
frecuentes, incremento de gastos por esta situación, entre otras. El proyecto por lo
tanto se enmarca dentro de los objetos de estudio de la ingeniería de sistemas, y
se cuenta con el suficiente conocimiento que permite una fácil y rápida tanto
formulación y diseño como implementación del mismo.
24
5.2 JUSTIFICACION METODOLOGICA
Con el fin de cumplir con los objetivos propuestos, se acude al empleo de técnicas
de investigación que nos permitan primero el encontrar u obtener información y
seguidamente el análisis de los datos obtenidos. Estas técnicas de investigación
utilizadas fueron principalmente la observación, la entrevista y el análisis de
archivos existentes, en los cuales se apoyan los resultados obtenidos en esta
investigación.
5.3 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA.
La realización de este proyecto permitiría ayudar y mejorar en el proceso de
manejo de la información de la cooperativa. El rediseño de procedimientos seria
una etapa inicial y alterna de la solución de fondo la cual es el diseño de la
aplicación. Al final se contaría con una herramienta que ahorraría tiempo,
disminuiría costos a la vez que facilitaría las tareas de manejo de transacciones sal
interior de la cooperativa, lo que repercutiría en ultimas en la prestación de un
servicio mas eficiente, y con el mayor nivel de fiabilidad de la información
resultante.
25
6. MARCO DE REFERENCIA
Este proyecto se fundamenta en el conocimiento ya existente sobre los particulares
que nos ocupan, son componentes de este el marco teórico y las definiciones
conceptuales, definidos a continuación:
6.1 MARCO TEORICO
Se describen a continuación los elementos teóricos que permiten fundamentar el
proceso de conocimiento en el cual se enmarca este proyecto de desarrollo de un
aplicativo software que haga posible el mas eficiente manejo de la gestión
cooperativa.
6.1.1 Conceptos relacionados con el sector solidario
COOPERATIVISMO Y ECONOMIA SOLIDARIA: Es una doctrina socio-
económica que promueve la organización de las personas para satisfacer de
manera conjunta sus necesidades. Uno de los propósitos de este sistema es
26
eliminar la explotación de las personas por individuos o empresas dedicados
a obtener ganancias.
COOPERATIVAS: Es una asociación autónoma de personas que se han
unido de forma voluntaria para satisfacer necesidades y aspiraciones
económicas, sociales y culturales comunes mediante una empresa de
propiedad o de gestión democrática
AHORRO SOLIDARIO: Es el dinero que se destina mensualmente por
cada asociado a aumentar el capital de trabajo de la cooperativa. Esto
constituye un ahorro para el asociado, pues es reembolsable.
6.1.2 Teorías de estudio en la ingeniería de sistemas
La teoría general de sistemas incluye una serie de conceptos y teorías que
fundamentan la concepción como sistema de cualquier objeto de estudio. Dentro
de estos se pueden mencionar principalmente:
INGENIERÍA DE SOFTWARE. El desarrollo de aplicaciones de software
implica no solo el aspecto de elaboración de líneas de código, interfaces y
en general la sola programación, sino que comprende además aspectos
administrativos como planeación y presupuesto. En ella se utilizan técnicas
27
de ingeniería para especificar, diseñar, instrumentar, validar y mantener los
productos dentro del tiempo y presupuesto establecido para el proyecto1.
CICLOS DE VIDA DEL SOFTWARE. Cada una de las actividades que se
establecen para el desarrollo de un software conforman el ciclo de vida del
mismo, ya que la función principal de este, es establecer el orden en que
deben desarrollarse dichas actividades y establece criterios para pasar de
una actividad a otra2. Con base a lo anterior el ciclo de vida más adecuado
para el desarrollo del software, producto de este proyecto investigativo es el
Prototipo evolutivo. El cual es un método de desarrollo incremental
altamente flexible a los cambios. Este método permite la recolección de
requerimientos y reduce en un 60% del tiempo de recolección de los
mismos, además involucra a todos los usuarios finales y ejecutivos de la
empresa.
INGENIERÍA DE REQUISITOS. Es el proceso de establecer los servicios
que el sistema tiene que proporcionar y las restricciones bajo las que tiene
que operar3. Se determinan qué tareas tiene que hacer el sistema en lugar
de cómo debe realizarlas.
1
http //newton.uam.mx/maestria/Lineas_BD.html
2
Steve McConnell, Desarrollo y gestión de Proyectos Informáticos, P. 469,485
3
http://www.infor.uva.es/~jmmc/asignaturas/iss1/is-ud3/tsld004.htm
28
REDES DE ÁREA LOCAL (LAN). Una red LAN, Local Área Network, red
de área local es una red de propiedad privada que conecta enlaces de una
única oficina, edificio o campus. Su cobertura esta limitada a unos pocos
kilómetros. Las LAN están diseñadas para poder compartir recursos
comunes entre computadores personales o estaciones de trabajo. Dentro de
estos recursos pueden incluirse: hardware, software o datos4.
REDES DE ÁREA METROPOLITANA (MAN). Estas redes han sido
diseñadas para que se pueda extender a lo largo de una ciudad entera.
Puede ser una red única como una red de televisión por cable, o puede ser
una forma de conectar un cierto número de LAN en una red mayor, de
forma que los recursos puedan ser compartidos de LAN a LAN y de
dispositivo a dispositivo. Una empresa puede usar una MAN para conectar
las LAN de todas sus oficinas dispersas por la ciudad. Una MAN puede ser
propiedad totalmente por una empresa privada que será su operadora, o
puede ser un servicio proporcionado por una empresa de servicio público,
como una empresa de telefonía local5.
REDES DE ÀREA EXTENSA (WAN). Una WAN proporciona un medio de
transmisión a larga distancia de datos, voz, imágenes e información de
4
SANTAMARIA CORTES, Magdalena. Ingeniería de las Telecomunicaciones UNAD 2008 pg 15
5
Ibid, pag 16
29
video sobre grandes áreas geográficas que pueden extenderse a un país, un
continente o incluso el mundo entero. En contraste con las LAN que
dependen de su propio hardware para transmisión, las WAN pueden utilizar
dispositivos de comunicación públicos, alquilados o privados, habitualmente
en combinaciones, y además pueden extenderse a lo largo de un número de
kilómetros ilimitado (Mediante el uso de empresas denominadas ISP:
Proveedor de servicios de Internet). Una WAN que es propiedad de una
única empresa, que la única que la usa, se denomina habitualmente red de
empresa.
MODELO CLIENTE SERVIDOR. La arquitectura Cliente / servidor
describe un modelo de interacción entre dos procesos, que se ejecutan en
forma simultánea. Este modelo es una comunicación basada en una serie de
peticiones y respuestas. Esto asegura que si dos aplicaciones intentan
comunicarse, una comienza la ejecución y espera indefinidamente que la
otra le responda y luego continúa con el proceso6.
La arquitectura cliente-servidor esta diseñada para manejar los nuevos
entornos de cómputo en los que un gran número de PC, estaciones de
6
http://ourworld.compuserve.com/homepages/palmun/vfp_cs.htm
30
trabajos, servidores de ficheros, impresoras, servidores de bases de datos,
servidores Web y otros equipos están interconectados a través de una red7.
La implementación de un sistema de gestión de información para la
cooperativa está diseñado de acuerdo a la arquitectura cliente / servidor.
BASE DE DATOS. En un sentido amplio, una base de datos puede verse
como un conjunto de archivos interrelacionados8. Archivos que comprenden
gran numero de información relevante y organizada en forma de datos. Los
sistemas de información se construyen alrededor de este recurso central,
para suministrar un acceso flexible a los datos, tanto al personal
informático como a los usuarios finales. Esta organización permite un
acceso más rápido a los datos para su posterior consulta, actualización o
eliminación.
INTERFACES DEL USUARIO. Se entienden como las maneras o métodos
en que el usuario puede comunicarse con el sistema. La interfase depende
tanto de las características del software como del hardware. Factores tales
como la ergonomía, el tamaño del monitor y la localización del teclado, son
importantes para la interfase con el hardware. Mientras que la estructura
7
RUBIANO LLORENTE, Jaime. Base de datos distribuidas, UNAD 2007
8
http://www.mty.itesm.mx/rectoria/dda/usols/concepto2.htm
31
lógica de los pantallazos y menús son importantes en la interfase con el
software. Al hablar de interfase debemos entender que no es más que “la
manera de usar el sistema de computación”.
6.1.3 Normas ISO
En el mejoramiento de procesos y procedimientos se hace necesario contar con
herramientas guía que nos enruten hacia la consecución de este objetivo. Existen
muchos modelos de mejoramiento de procesos, entre los cuales se encuentran los
estándares ISO 9000 y 9001. Dentro de los elementos que contempla este modelo
están:
Responsabilidad de la gestión.
Sistema de calidad.
Control de diseño.
Control de documentos.
Adquisición.
Identificación y seguimiento del producto.
Control del proceso.
Control del equipo de inspección, medición y pruebas.
Inspección y estado de pruebas.
32
Acciones correctivas.
Registros de calidad.
Auditoria interna de calidad.
Capacitación.
Otra directriz que se ha de tener en cuenta es la ISO 9000-3, donde su objetivo es
proveer las especificaciones de cómo aplicar el ISO 9001 al desarrollo,
abastecimiento y mantenimiento del software. Se compone de un conjunto de
pautas que facilitan la aplicación de ISO 9001 en las empresas que desarrollan,
abastecen y realizan el mantenimiento de software. Está dividido en tres grupos:
los requerimientos de gestión en general, los requerimientos de las actividades del
ciclo de vida de los proyectos y los requerimientos de las actividades de soporte.
Dentro los requerimientos de la ISO 9000-3 están: responsabilidad de la gestión,
sistema de calidad, auditoria interna de calidad y acción9.
6.1.4 Lenguaje de programación ASP
Active Server Pages (ASP) no es un lenguaje de programación en sí mismo, sino
una arquitectura de desarrollo Web en la que se pueden usar por debajo distintos
lenguajes (por ejemplo VB.NET o C# para ASP.NET o VBScript/JScript para ASP).
9
AENOR. Gestión de la calidad y aseguramiento de calidad. 1995, Vocabulario (ISO 8402:1994)
33
Aun así, y asumiéndolo como una herramienta de programación permite el diseñar
sitios Web con conectividad a base de datos que permita no solo la obtención de
datos mediante consultas sino también el manipular estos datos ya sea mediante
actualizaciones, inserciones o eliminaciones de datos
6.2 DEFINICIONES CONCEPTUALES
SISTEMA EN RED: Programas diseñados para compartir información con
otras aplicaciones.
ARQUITECTURA CLIENTE / SERVIDOR: Sistema raíz conectado con
servidores.
HOSTING. Servicio de alojamiento de páginas y aplicaciones Web. Este es
provisto por un proveedor privado mediante varios tipos de contratación de
acuerdo a los servicios requeridos.
PÁGINA WEB: Interfaz de usuario con una serie de instrucciones HTML
que se pueden escribir en un archivo mediante un editor de texto Servidor
Web Maquina con software especializado que permite la interacción de las
páginas WWW (Word Wide Web.)
34
SESIÓN: Es el tiempo de acceso de un usuario a un determinado programa
o aplicación hasta su fin. En esta sesión el usuario puede acceder a toda la
información que desee al igual que por ejemplo a las paginas contenidas en
un sitio.
ANÁLISIS DE SISTEMAS: Esta es una de las etapas más importantes del
ciclo de vida del desarrollo de sistemas, y es aquí donde el ingeniero
alcanza un conocimiento del sistema mediante el análisis de los procesos
actuales.
DISEÑO DE SISTEMAS: Fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas,
donde el analista usa la información recolectada en la fase de análisis para
realizar el diseño lógico del sistema de información.
APLICACIÓN: Conjunto de programas de computador que realizan
determinadas tareas en forma automática.
CASO DE USO. Un caso de uso es una descripción de un conjunto de
secuencias de acciones, incluyendo variantes, que ejecuta un agente para
producir un resultado observable de valor para un actor.
SISTEMA OPERATIVO. Básicamente, el sistema operativo es el software
que opera una máquina computacional.
ISO 9000: Normas de gestión de la calidad y garantía de la calidad - líneas
de orientación para selección y utilización.
35
ISO 9001: Sistemas de la calidad - modelo para la garantía de la calidad
en el proyecto/ desarrollo, producción, instalación y posventa.
36
7 ASPECTOS METODOLOGICOS
7. 1 FUENTES Y TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACIÓN
Las fuentes de información y técnicas utilizadas para recolección de esta han sido:
7.1.1 Fuentes de información primaria
Debido al contacto directo con nuestro objeto de estudio, las principales fuentes de
información utilizadas han sido de tipo primario, ya que han sido obtenidas como
se dijo anteriormente de manera directa; ya sea con los asociados a la cooperativa
o con los empleados administrativos de la misma.
Para ello se han utilizado las siguientes técnicas:
Observación directa. Por experiencia directa con el sistema objeto de estudio.
Entrevistas. Realizadas con el personal laboral de la cooperativa.
37
7.1.2 Fuentes de información secundaria
Las fuentes secundarias de información también han sido utilizadas aun cuando en
menor grado y principalmente en la revisión de documentos, archivos y registros
de las transacciones de la cooperativa, al igual que para hacer abstracción teórica
de la información y como guía metodologica para el desarrollo de una aplicativo
para el proceso de información de la cooperativa. Igualmente
Aquí se utilizaron las siguientes técnicas:
Análisis de documentos. Estudio de archivos o Revisión de registros, sobre las
transacciones realizadas por la cooperativa.
Estudio de Documentación. Consulta a documentación sobre sistemas,
aplicaciones Web, lenguajes de programación orientados al entorno Web, ventajas
y desventajas, operacionabilidad, etc.
38
8 DELIMITACION DEL PROYECTO
Alcanzar el objetivo general implica la necesidad de delimitar el proyecto de
desarrollo para así conocer el alcance real del mismo. Se detallan las
delimitaciones de tipo técnico, espacial, temporal, financiera y tecnológica10.
8.1 DELIMITACION TECNICA
El desarrollo de este proyecto esta basado en los conocimientos adquiridos por los
investigadores del mismo principalmente en las áreas de sistemas y financiera.
Pretendiendo no ir mas allá de la presentación de solución a la problemática
presentada, pero sin embargo previendo posibilidades de flexibilización a mejoras
futuras.
10
VERGEL Gustavo, Metodología para la Elaboración de Proyectos, Pág. 92, 93
39
8.2 DELIMITACION ESPACIAL
Este proyecto, esta ubicado en la ciudad de Barranquilla, y dentro de ella el
Hospital General de Barranquilla donde funcionan las instalaciones de la
Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios
8.3 DELIMITACION TEMPORAL
Se calculó inicialmente que la fase preliminar de recolección de información del
proyecto que permitiera conocer la situación problema y todo lo en ella involucrado
seria de uno (1) a dos (2) meses de acuerdo al avance que se pueda lograr en
esta. El desarrollo del proyecto igualmente pudiese conllevar un tiempo de
ejecución de aproximadamente dos meses a partir del fin de la etapa preliminar.
8.4 DELIMITACION FINANCIERA
Los limites financieros impuestos en este proyecto han corrido por cuenta del
grupo de investigadores. La solución planteada al contrario implica un compromiso
de la cooperativa para con el diseño, desarrollo, y puesta en marcha de un
aplicativo de gestión de la información.
40
8.5 DELIMITACION TECNOLOGICA
Esta investigación preliminar esta basada en tecnologías ya existentes y de
reconocida fiabilidad, entre ellas se mencionan:
Sistemas en red
Bases de datos
Arquitectura Cliente / servidor
41
9 PRESENTACION DE LA INFORMACION
9.1 ANTECEDENTES Y GENERALIDADES
La Cooperativa Multiactiva De Trabajadores Hospitalarios COOMULTRAHOSP es
una entidad de economía solidaria, fundada mediante resolución No. 1345 de
Noviembre 6 de 2001, identificada tributariamente bajo el NIT 802.007.342-5 y
registrado en Cámara de Comercio bajo el No. 1888. Inicio con 20 miembros que
es el mínimo legal exigido para la conformación de este tipo de organizaciones
solidarias, y tuvo su domicilio inicial en las instalaciones del Hospital General de
Barranquilla, en donde actualmente aun funciona. A la fecha la cooperativa
presenta un número de asociados de 161 miembros.
Presentan información relacionada con el desempeño de la Cooperativa a sus
miembros cada año mediante asambleas de asociados realizadas en los tres
primeros meses de cada año. En ella se rinde informe tanto de gestión como
financiero.
42
9.1.1 Reconocimiento del entorno
Medio económico. Las instituciones de economía solidaria son entes legales
conformados jurídicamente con una normatividad especial que reglamenta y regula
su funcionamiento. Son entidades de ahorro solidario aun cuando el principio de
funcionamiento es similar al de las instituciones financieras en algunos casos, la
ley no permite la figura de la captación de ahorros al público en general como tal,
sino la modalidad de ahorro fijo y permanente para los que a ella se hallen
asociados.
Medio tecnológico. Este proyecto pretende implementar soluciones de manejo
de información contando con la aplicación y utilización de tecnologías presentes y
existentes en el mercado. Tales tecnologías son asequibles y fácilmente
implementables en entornos de oficina moderno; dichas tecnologías con las cuales
se contará son entre otras:
Sistema de redes
Bases de datos
Equipos de computación para manejo de datos
Software de gestión de datos e información
Arquitectura Cliente / servidor
43
Medio político legal. La Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios,
COOMULTRAHOSP, es una entidad sin ánimo de lucro, esta enmarcada legalmente
dentro de los principios de la economía solidaria, y cuyo fin primordial es inculcar
en sus asociados la costumbre del ahorro.
Su actividad económica es solidaria, tiene como ente de vigilancia a la
Superintendencia de economía Solidaria, antigua Dansocial.
9.1.2 Análisis global del entorno
La oficina de la cooperativa se halla dentro de las instalaciones del Hospital
General de Barranquilla, en un lugar central del área total de la edificación, junto al
área de fisioterapia. A ella tienen acceso todos los trabajadores de la institución
hospitalaria en horario de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 5:00 p.m. de lunes
a viernes, la locación es cómoda, ventilada aun cuando se hace necesario ampliarla
para ofrecer mas holgura a los asociados que llegan a solicitar algún servicio.
Todos los afiliados trabajan en el hospital, así que no se hace necesario y mucho
menos conveniente el cambiar el domicilio de la cooperativa.
44
9.2 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
9.2.1 Conformación estructural de la cooperativa
La Cooperativa esta definida e integrada por las siguientes secciones operativas
funcionales:
CONSEJO DE ADMINISTRACION: Es el máximo órgano de control, siendo solo
superado en poder de decisión por la Asamblea General de Asociados. Conformado
por un Presidente, una Secretaria, un Tesorero, y dos Vocales, tiene a su cargo la
toma de decisiones de alto nivel de la Cooperativa
GERENCIA GENERAL. En cabeza de un Gerente, quien tiene a su cargo el
manejo administrativo del ente, y es después del Consejo de Administración, el
mayor órgano de dirección y control.
SECRETARÍA GENERAL: Conformada por una secretaria, quien cumple
funciones diversas, entre las cuales están Funciones de secretaria de la Gerencia y
Atención de asociados.
45
CONTABILIDAD: Integrada por un contador y una Auxiliar contable, sus
funciones son:
Contador: Revisión de información, Elaboración y presentación de
informes financieros, Elaboración de declaraciones de impuestos,
Auxiliar de contabilidad: Elaboración de soportes de contabilidad,
Ingresos, Egresos, Órdenes de Compra, Registro de los anteriores
documentos, Elaboración de soportes y planillas de control, etc.
REVISORÍA FISCAL: Conformada por un Revisor Fiscal, tiene bajo su cuidado el
seguimiento de los procesos contables y su adecuado control. Rinde informes
directamente a la Gerencia y al Consejo de Administración.
El siguiente es un bosquejo general de los procesos involucrados en la generación
de información encontrados en la cooperativa.
9.2.2 Procesos
9.2.2.1 Admisión
Todo aspirante a ser afiliado a la cooperativa, debe llenar una solicitud que se
entrega en las instalaciones de la Cooperativa, y previo estudio, el cual hasta la
46
fecha nunca ha sido desfavorable, se aprueba y se le solicita al nuevo admitido,
para que haga el tramite de la afiliación llenando los documentos necesarios,
(entre ellos, pagare en blanco, autorización de descuentos bancarios).
Los documentos de admisión se guardan en una carpeta, donde además se
archivaran todos los documentos originados para cada uno de los asociados.
SOLICITUD DE ESTUDIO DE ADMISIÓN
AFILIACION SOLICITUD
REPORTE DE
ADMISIÓN
Figura 1. Secuencia proceso de admisión
9.2.2.2 Ahorro solidario
Todo asociado, a final de mes, debe hacer un ahorro previamente estipulado en
los documentos de su afiliación, los cuales van a constituir su ahorro en la
cooperativa, este ahorro, llamado también aporte solidario, es la principal razón, y
objeto de la cooperativa.
47
Actualmente, la cooperativa cuenta con un sistema automático de recaudo de
estos aportes solidarios, mediante un servicio que le presta la Corporación
Bancaria AV VILLAS, ya que los pagos de Nomina se hacen a través de Cuenta de
ahorros, El Banco debita automáticamente de las cuentas de los empleados
afiliados, los valores a descontar, previo reporte de estos por parte de la
cooperativa.
REPORTES DE DEBÍ RECAUDOS CONSIGNACIÓN
DESCUENTOS AV VILLAS COOPERATIVA
REPORTE DE
DCTOS EFECTIVOS
Figura 2. Secuencia proceso de Ahorro solidario
9.2.2.3 Créditos o préstamos
El mas solicitado servicio que presta la cooperativa en la actualidad, esta demanda
de créditos obedece a factores tales como la crisis económica generalizada con el
agravante de los pagos atrasados en la institución.
El afiliado hace la solicitud de Crédito, la cual es estudiada por el Consejo de
Administración que se reúne cada miércoles, si la solicitud se aprueba,
48
dependiendo de la disponibilidad, pasa a contabilidad, para que elabore la remisión
de Crédito a la entidad financiera, y esta a su vez traslade los fondos de la Cuenta
de ahorros de la Cooperativa a la cuenta de cada uno de los asociados
beneficiarios del crédito.
Si no se autoriza el préstamo por no haber disponibilidad de efectivo puede
suceder que se autorice un menor valor o que se tenga en cuenta para cuando
exista la disponibilidad de recursos.
Los recaudos por cobro de créditos e intereses se hacen también a través del
servicio de Debirecaudo, en cuotas previamente pactadas en la solicitud de crédito.
DEBITO CUENTA
COOPERATIVA
ASOCIADOS
SOLICITUD ESTUDIO DE AUTORIZACIÓN
DE SOLICITUD SI AV VILLAS
PRÉSTAMO
NO CONSIGNACIÓN
REPORTE DE ASOCIADOS
CREDITO
Figura 3. Secuencia proceso de Créditos
49
9.2.2.4 Mercados
Es en frecuencia el segundo servicio mas solicitado por los afiliados a la
cooperativa, la dinámica es similar al de los prestamos, el afiliado hace la solicitud
de mercado, la cual es autorizada directamente por el gerente de la cooperativa,
se entrega al afiliado una autorización con un monto estipulado, para que este
retire en dos graneros que han sido habilitados para tal fin el valor en mercancías
que se estipulo en la orden.
SOLICITUD DE ESTUDIO DE AUTORIZACIÓN ENTREGA DE
MERCADO SOLICITUD MERCADO MERCADO
REPORTE DE
MERCADO
Figura 4. Secuencia proceso de Autorizaciones de mercado
9.2.2.5 Servicio funerario
Un Servicio reciente ofrecido a los asociados, que consiste en un seguro que brinda
al afiliado la seguridad de que en caso de fallecimiento, la empresa aseguradora
asume los costos funerarios del afiliado o beneficiario. La persona que solicita el
servicio, debe llenar un formato de inscripción, donde especificará las personas
50
que serán beneficiarias del servicio, debiendo pagar una cuota por cada una de
ellas.
AFILIACIÓN CARGO MENSUAL
SEGURO FUN. S. FUNERARIO
REPORTE
S. FUNERARIO
Figura 5. Secuencia proceso de Descuento funerario
9.2.2.6 Otros servicios ocasionales.
En ocasiones poco frecuentes, y en mucha menor proporción, la cooperativa presta
servicios tales como Créditos para ferretería, Créditos para compras de alimentos
embutidos (carnes frías), y otros, la dinámica es la misma que para las órdenes de
mercados.
51
9.3 ENTREVISTAS, OBSERVACIONES Y HALLAZGOS DOCUMENTALES
9.3.1 Formatos utilizados para la realización de entrevistas
9.3.1.1 Formato de entrevista para empleados de la cooperativa
ENCUESTA DE EVALUACION SISTEMA ACTUAL DE MANEJO DE
INFORMACION -COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES
HOSPITALARIOS
NOMBRE:
DEPENDENCIA:
FUNCIONES:
1. CUALES SON LAS FUNCIONES QUE USTED REALIZA:
2. HAGA UNA BREVE DESCRIPCION DE LOS PROCESOS Y
PROCEDIMEINTOS INVOLUCRADOS EN SUS FUNCIONES:
3. CUALES SON LAS PRINCIPALES DEFICIENCIAS QUE USTED
CONSIDERA PRESENTAN ESTOS PROCEDIMIENTOS:
4. QUE RECOMENDACIONES HARIA PARA EL MEJORAMIENTO DE LOS
MISMOS:
5. COMENTARIOS ADICIONALES:
52
9.3.1.2 Formato utilizado para asociados a la cooperativa
ENCUESTA DE EVALUACION SISTEMA ACTUAL DE MANEJO DE
INFORMACION -COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES
HOSPITALARIOS
NOMBRE:
TIEMPO DE AFILIACION
1. ¿ES ADECUADA LA ATENCION QUE RECIBE DE LA COOPERATIVA
EN TERMINOS DE EXACTITUD?
2. ¿ES ADECUADA EN TERMINOS DE TIEMPO DE RESPUESTA? ¿ES
OPORTUNA?
3. QUE RECOMENDACINES CRE USTED QUE MEJORARIAN LA
ATENCION EN LA COOPERATIVA.
4. COMENTARIOS ADICIONALES
53
9.3.2 Resultados entrevistas realizadas
De acuerdo a las entrevistas realizadas se pudo determinar lo siguiente:
Para los empleados:
- Existen procedimientos que implican realizar labores ya hechas por otros
empleados, esto es digitar o copiar información ya utilizada o procesada en
otro proceso. (duplicidad de tareas)
- El tiempo en el cual se le da tramite a una solicitud es relativamente alto ya
que la manera como se procesa o busca la informaron es manual (tiempo
de respuesta, ausencia de sistematización)
- Los procedimientos al ser manuales consideran es obsoleto y arcaico, ya
que consideran hay maneras sistematizadas mas eficientes de hacerlo
Para los asociados:
- Existe demora en la entrega de información solicitada por los asociados
(tiempo de respuesta)
54
- La información presenta falencias en muchos casos, lo cual implica para el
asociado el tener que solicitar correcciones frecuentes de esta. (Información
no confiable)
9.3.3 Resultados observaciones y análisis de documentos
- De acuerdo a observaciones en las instalaciones de la cooperativa y al
estudio de los documentos de las transacciones se pudo establecer lo
siguiente:
- El volumen de información manejado actualmente por la cooperativa es
significativamente alto.
- La información no se maneja de manera sistematizada, siendo manual el
proceso de esta aun cuando se dispone de computadores, presenta
duplicidad de digitación en diferentes procesos.
- No hay un sistema de captura de información en procesos secuénciales, la
información generada en un proceso es vuelta a digitar o copiar en el
proceso siguiente
- El actual manejo de información es lento, debido principalmente a la
digitación y copia de la información cada vez que se necesita. Igualmente al
ser las consultas frecuentes se pierde tiempo buscando y preparando la
información a los asociados.
55
- Las horas de trabajo extra son frecuentes tanto en días ordinarios como en
dominicales y festivos, al igual que la inclusión de empleados provisionales
en fechas criticas de entrega de información lo cual aumenta los costos de
salarios.
9.3.4 Conclusiones de la investigación preliminar
De manera concisa se pudo determinar que la ausencia de un sistema eficaz de
recibo, proceso y presentación de la información afecta de manera significativa al
accionar de la cooperativa. Principalmente por la duplicidad de tareas en
diferentes procesos. Se hace necesario entonces el disponer de un sistema
eficiente en la ejecución de estos procesos, de manera fluida y continuada que
permitirá no solo mayor rapidez en el desarrollo funcional de la cooperativa, sino
también agilidad a la hora de presentar información y liberación de tiempo que
permita disponerlo en la ejecución de otras tareas administrativas que también
ayuden a un mejor desenvolvimiento de la gestión cooperativa.
Cabe mencionar que una solución a esta problemática permitirá un ahorro en
horas de trabajo del personal operativo de la cooperativa, horas que en la
actualidad son destinadas a atender solicitudes de información de los usuarios.
56
9.4 ALTERNATIVAS DE PROPUESTA
Para garantizar un adecuado manejo y gestión de la información transaccional de
la cooperativa se puede pensar en situaciones tales como:
Replantear la forma de llevar a cabo los procedimientos, diseñándolos de tal
manera que aseguren su continuidad, esto ayudaría en parte a la solución
del problema. Esta acción se hace necesaria implementarla
independientemente de la solución de fondo sugerida.
Adquirir una herramienta de software de gestión presente en el mercado
con una inversión sustancial que estaría en el orden (de acuerdo a
indagaciones preliminares) de $3.000.000 a $5.000.000 aproximadamente.
Lo anterior se haría ajustando algunos procedimientos a las particularidades
del sistema elegido y cambiando otros. Esta solución es buena ya que seria
una inversión única y permitiría un manejo sistematizado de todo tipo de
información relevante de la cooperativa. En contra tiene el hecho de que el
programa seria rígido en algunas situaciones y no se particularizaría a
algunas necesidades del ente.
57
Diseñar e implementar una herramienta propia de manejo de información y
gestión de la misma, haciendo para tal caso un estudio a fondo de procesos
y procedimientos y haciendo un análisis de los requerimientos de la
cooperativa, para así presentar un programa de gestión y manejo de
información acorde y ajustado a las mas ínfimas particularidades del sistema
objeto de estudio. Esta opción es la mejor teniendo en cuenta que la
herramienta se diseñaría especialmente para la cooperativa y sus
necesidades particulares. En contra esta el hecho de que hacer un estudio
de los requerimientos del sistema puede tomar un par de meses y el diseño
de la aplicación puede requerir de 6 meses a un año.
9.5 PROPUESTA ESPECIFICA DEL PROYECTO
El presente proyecto pretende dar solución a los problemas encontrados en el
manejo de la información transaccional de la cooperativa, mediante el diseño,
elaboración, montaje, puesta en marcha, adecuación y mantenimiento de un
Aplicación vía Web de Gestión de información para el manejo, registro y análisis
de toda la información inherente a las transacciones originadas en el normal
desempeño de las actividades de la cooperativa.
58
9.6 VENTAJAS DE UTILIZAR APLICATIVOS WEB
Las aplicaciones Web presentan una serie de ventajas que le son características
frente a las aplicaciones de escritorio, entre estas tenemos:
Compatibilidad multiplataforma. Las aplicaciones Web tienen mayor
compatibilidad multiplataforma que las aplicaciones de software
descargables. Varias tecnologías incluyendo Java, Flash, ASP y Ajax
permiten el desarrollo efectivo de programas soportando todos los sistemas
operativos principales.
Actualización. Las aplicaciones basadas en Web están siempre
actualizadas con los últimos avances en tecnología de programación sin
requerir que el usuario tome acciones pro-activas, los usuarios no necesitan
descargar actualizaciones. Las modificaciones se hacen en los archivos
contenidos en el servidor.
Inmediatez de acceso. Las aplicaciones basadas en Web no necesitan ser
descargadas, instaladas y configuradas. Se accede a la pagina del aplicativo
y estas están listas para trabajar sin importar cuál es la configuración o
hardware del equipo desde el cual se accede.
Menos requerimientos de memoria. Las demandas de memoria RAM
son mucho mas razonables que en programas instalados localmente. Al
59
residir y correr en los servidores del proveedor, las aplicaciones basadas en
Web usan en muchos casos la memoria de las computadoras que ellos
corren, dejando más espacio para correr múltiples aplicaciones del mismo
tiempo sin incurrir en frustrantes deterioros en el rendimiento.
Menos Cuelgues del sistema (Bugs). Las aplicaciones basadas en Web
deberían ser menos propensas a colgarse y crear problemas técnicos debido
a software o conflictos de hardware con otras aplicaciones existentes,
protocolos o software personal interno.
Precio. Las aplicaciones basadas en Web no requieren la infraestructura de
distribución, soporte técnico y marketing requerido por el software
descargable tradicional. Esto permite que las aplicaciones online cuesten
una fracción de los programas instalables.
Múltiples usuarios concurrentes. Las aplicaciones basadas en Web
pueden realmente ser utilizada por múltiples usuarios al mismo tiempo.
Desarrollo de aplicaciones en cualquier lenguaje. Ya que las
aplicaciones Web son esencialmente una colección de programas más que
un simple programa, pueden ser escritas en cualquier lenguaje de
programación y utilizar diversidad de tecnologías. La aplicación de software
es independiente del sistema operativo.11
11
http://www.masternewmedia.org/es/aplicaciones_web/temas_de_aplicaciones_web/Beneficios_De_Las_
Aplicaciones_Basadas_En%20_Web_Y_El_Anuncio_De_Microsoft_De_La_Era_En_Vivo.htm -->
60
9.7 RESULTADOS ESPERADOS
La formulación de este proyecto persigue al hacer una evaluación del sistema
actual de la cooperativa, hacer los cambios que sean necesarios al interior de ella
que permitan un tratamiento adecuado de la información que maneja la
cooperativa, para así mejorar los tiempos de respuesta en los procesos
involucrados con el consiguiente ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero.
61
10. DESARROLLO DE LA IDEA DEL PROYECTO
10.1 TITULO DEL PROYECTO
Sistema de información para la gestión de afiliaciones, Ahorros solidarios, Créditos
y Órdenes de compra para la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios
COOMULTRAHOSP
10.2 UBICACION DEL PROYECTO
El proyecto esta enmarcado específicamente en el ente de economía solidario
Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios COOMULTRAHOSP, aunque
las situaciones presentadas y observadas no son exclusivas de ella; son
situaciones fácilmente atribuibles a otros entes similares que tengan necesidad de
manejo de información. Aun así, el estudio se hizo particularizando las situaciones
encontradas a las necesidades de esta.
62
10.3 SISTEMATIZACION DE LA IDEA DE PROYECTO
El proyecto de diseño, creación e implementación de un Software de Gestión para
el manejo de información de la cooperativa tendría las siguientes etapas
funcionales.
Análisis de requerimientos
Análisis de procesos y procedimientos
Recolección de datos
Especificación de los requerimientos del sistema
Diseño de entradas y salidas de información
Determinación de requisitos específicos
Modelado del análisis del sistema
Modelado del sistema propuesto
Codificación del programa
Pruebas del sistema
Montaje y puesta en marcha
Mantenimiento y servicio técnico de la aplicación
63
11. ANALISIS DE LA VIABILIDAD DEL PROYECTO
11.1 VIABILIDAD TÉCNICA
El proyecto no presenta inconvenientes en su desarrollo y puesta en marcha de
tipo técnico, las herramientas que permiten el diseño de la aplicación son
principalmente de tipo Freeware y no suponen inversión en este sentido. El
montaje de la página en Internet es realizado por un proveedor de servicios que se
encarga de toda la parte logística necesaria para la puesta en la Web de la
aplicación. Visto así, solamente falta por definir el desarrollo del sistema en la
parte concerniente al diseño de la misma, en este sentido cabe decir que se esta
en capacidad de desarrollar una aplicación estable y adecuada a las necesidades
del cliente, por cuanto se dispone del conocimiento necesario previamente
construido, además de herramientas y estrategias que permiten el análisis, diseño,
modelado y pruebas del sistema, etc., haciendo viable el desarrollo de la
aplicación.
64
11.2 VIABILIDAD ECONOMICA
El proyecto es factible económicamente, los costos de desarrollo de la aplicación
Web son casi nulos, las herramientas utilizadas para el diseño del sitio son
Freeware, lo cual quiere decir que son herramientas de uso gratuito. La mayor
parte de la inversión seria la destinada al montaje en la Web de la página.
11.2.1 Análisis económico
La parte académica de este proyecto tiene un costo aproximado de $550.000 y el
proceso de montaje de la aplicación tiene un costo de $1.100.000 lo cual supone
una inversión que debe hacer la cooperativa una sola vez al momento del
desarrollo de la aplicación. No se incluyen aquí los costos relativos al
mantenimiento de la aplicación en la Internet, los cuales corresponden al pago
periódico por el uso del servicio con el proveedor de Internet.
La siguiente es la hoja de gastos que muestra la relación de costos y gastos
necesarios para desarrollar el proyecto:
65
FASE DE INVESTIGACION PRELIMINAR
PAPELERIA Y MATERIAL DE OFICINA
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Fotocopias de investigación 200 70 14,000
Impresión Borradores 270 300 81,000
Diskets, CD`s 15 1000 15,000
Bolígrafos, lápices 15 1000 15,000
TOTAL PAPELERIA Y MATERIAL DE OFICINA 125,000
COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Internet horas estudio y consulta 20 1000 20,000
Telefonía fija y celular (minutos) 50 200 10,000
Transporte en buses 35 1300 45,500
TOTAL COMUNICACIONES 75,500
ALIMENTACION Y VIVERES
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Almuerzos 15 3500 52,500
Refrescos y bebidas 30 1000 30,000
TOTAL ALIMENTACION Y VIVERES 82,500
TOTAL PRESUPUESTO FASE DE INVESTIGACION 283,000
FASE DE DISEÑO DE LA APLICACIÓN
PAPELERIA Y MATERIAL DE OFICINA
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Papel carta 500 15 7,500
Fotocopias 100 70 7,000
Impresión Proyecto final 300 350 105,000
Diskets, CD`s 10 1000 10,000
Bolígrafos, lápices 10 1000 10,000
TOTAL PAPELERIA 132,000
COMUNICACIONES Y TRANSPORTE
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Internet horas estudio y consulta 20 1000 20,000
Telefonía fija y celular (minutos) 20 200 4,000
Transporte en buses 20 1300 26,000
TOTAL COMUNICACIONES 50,000
66
ALIMENTACION Y VIVERES
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Almuerzos 10 3500 35,000
Refrescos y bebidas 15 1000 15,000
TOTAL ALIMENTACION Y VIVERES 50,000
TOTAL PRESUPUESTO FASE DE DISEÑO 232,000
FASE DE IMPLEMENTACION DE LA APLICACIÓN
DESCRIPCION CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Hosting (100 dólares) 1 200000 200,000
Registro de Sitio ( 20 dólares) 1 40000 40,000
cableado de la red interna 1 300000 300,000
Switche 1 500000 500,000
TOTAL 1,040,000
TOTAL PRESUPUESTO * 1,555,000
* No se incluyen en este presupuesto el valor agregado de la aplicación representado en el
valor de la producción intelectual, asesoria, y otros.
Tabla 1. Presupuesto proyecto Aplicativo
Cabe mencionar que el desarrollo de la aplicación permitirá un ahorro en horas de
trabajo del personal operativo de la cooperativa, horas que en la actualidad son
destinadas a atender solicitudes de información de los usuarios. La aplicación
libera la atención por parte del personal administrativo y permite tanto el
desarrollo de otras tareas que en la actualidad se ven retrasadas en su trámite,
como el ahorro de tiempo extra tanto nocturno como festivo.
67
11.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 2. Cronograma de desarrollo de las actividades
68
12 INGENIERIA DE LA INFORMACION
12.1 EXTRACCION DE REQUISITOS
Se determino que para el diseño de un sistema de gestión de información para el
proceso cooperativo, y que realice tareas por procesos identificables como
afiliaciones, ahorros, créditos, mercados ordenes de compra y otros servicios, se
debe cumplir con los siguientes requisitos:
Llevar un registro y control de todos los afiliados a la cooperativa.
Llevar registro y control de transacciones de ahorro solidario.
Llevar registro y control de transacciones de crédito.
Llevar registro y control de transacciones de mercados y ordenes de
compra.
Manejar la cartera de todos los tipos de créditos por edades.
Diseñar los formatos sistematizados para captura de información.
(afiliaciones, ahorros, créditos, O. de compra, etc.).
Diseñar los informes o reportes para entrega de información (Afiliaciones,
Ahorros, O. de compra, etc.).
69
12.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS
El sistema de gestión de información para el proceso cooperativo debe cumplir
específicamente con los requisitos que se detallan a continuación:
12.2.1 Requisitos Funcionales
Se ha establecido un sistema de funciones específicas que el proceso de gestión de
la cooperativa debe cumplir en cada una de las áreas. Igualmente se han
identificado y separado los procesos por áreas específicas de acuerdo a la función
que cada una de ellas debe cumplir. Estas funciones son:
Categoría de la Función Significado
Evidente Debe realizarse, y el usuario debería
saber que se ha realizado.
Oculta Debe realizarse, aunque no es visible a
los usuarios.
Superflua Opcional a criterio del usuario o de
acuerdo a la necesidad.
Tabla 3. Categorías Requisitos Funcionales
70
ÁREA DE REGISTRO DE AFILIADOS
Referencia No. Función Categoría
R1.1 La persona encargada debe introducir Evidente.
una identificación y una contraseña
para poder utilizar el sistema.
R1.2 Registra número de identificación del Evidente.
afiliado (No. De cédula).
R1.3 Registra datos del afiliado. Evidente.
R1.4 Actualiza Base de Datos. Oculta.
R1.5 Imprime reporte de afiliación o de Superflua
actualización de datos
Tabla 4. Requisitos Funcionales Afiliaciones
ÁREA DE REGISTRO DE AHORRO SOLIDARIO
Referencia No. Función Categoría
R2.1 La persona encargada debe Evidente.
introducir una identificación y una
contraseña para poder utilizar el
sistema.
71
R2.2 Registra identificación del afiliado Evidente.
R2.3 Asigna la cantidad a abonar en Evidente.
cuenta
R2.4 Actualiza base de datos Oculta
R2.5 Imprime reporte de la transacción Superflua
realizada
Tabla 5. Requisitos Funcionales ahorro solidario
ÁREA DE REGISTRO DE CRÉDITOS APROBADOS
Referencia No. Función Categoría
R3.1 La persona encargada debe Evidente.
introducir una identificación y una
contraseña para poder utilizar el
sistema.
R3.2 Registra identificación del afiliado Evidente.
R3.3 Abona en cuenta el monto total del Evidente.
crédito autorizado
R3.4 Actualiza base de datos Oculta
R3.5 Imprime reporte de la transacción Superflua
Tabla 6. Requisitos funcionales créditos aprobados
72
ÁREA DE REGISTRO DE DESCUENTO DE CREDITOS
Referencia No. Función Categoría
R4.1 La persona encargada debe Evidente.
introducir una identificación y una
contraseña para poder utilizar el
sistema.
R4.2 Registra identificación del afiliado Evidente.
R4.3 Descuenta del saldo en cuenta el Evidente.
valor abonado por el afiliado
R4.4 Actualiza base de datos Oculta
R4.5 Imprime reporte de la transacción Superflua
realizada.
Tabla 7. Requisitos Funcionales Área de descuento de créditos
ÁREA DE REGISTRO DE CREDITOS DE MERCADOS APROBADOS
Igual que para el área de créditos aprobados
ÁREA DE REGISTRO DE DESCUENTO DE MERCADOS
Igual que para el área de Descuento de créditos
73
AREA DE CONSULTA DE CREDITOS.
Referencia No. Función Categoría
R5.1 La persona encargada debe Evidente.
introducir una identificación y una
contraseña para poder utilizar el
sistema.
R5.2 Registra identificación del afiliado Evidente.
R5.3 Verifica e informa saldo disponible Evidente.
para crédito.
R5.4 Ingresa el monto de crédito Evidente
solicitado por el afiliado
R5.5 Ingresa numero de cuotas tentativas Evidente
R5.6 Consulta Base de datos Oculta
R5.7 Informa al afiliado resultado de la Evidente
consulta realizada
R5.8 Imprime reporte de la consulta Superflua
realizada.
Tabla 8. Requisitos Funcionales Área de consulta de créditos
74
12.2.2 Requisitos de desarrollo
Se ha seleccionado para el desarrollo de software del modelo PROTOTIPO
EVOLUTIVO debido a que es un método de desarrollo incremental altamente
flexible a los cambios y que además permite presentar signos visibles de progreso;
igualmente al tratarse de una herramienta Web, debe imprimírsele un dinamismo
que solo se logra mediante ampliaciones o cambios fácil y rápidamente
implementables siguiendo este modelo.
12.2.3 Requisitos de Seguridad
El sistema de gestión e información para el proceso de la cooperativa, manejará
algunos mecanismos de seguridad. Estos contribuirán al control de la
información, entre estos mecanismos está el que cada usuario de área tenga una
clave de acceso al sistema, y que existan niveles de privilegios para manejo de
información e ingreso de la misma.
16.2.4 Requisitos de rendimiento
Aun cuando la mayoría de las actividades no se realizan con el sistema de usuario
en espera, los tiempos de respuesta deben ser óptimos ya que todo proceso
75
requiere celeridad lo cual permite la ejecución de mayor número de tareas y la
prestación de un mejor servicio. Para las tareas de consulta con usuario en espera,
los tiempos de respuesta deben ser cortos en lo posible instantáneos.
12.2.5 Requisitos de Interfaz
La interfaz que maneje el sistema de información y apoyo para el proceso de
gestión de la cooperativa, debe ser amigable para el usuario cumpliendo con
características específicas como son: el manejo de las pantallas se realiza por los
botones estándar de la herramienta de navegación Web y la utilización del Mouse
o teclado, presenta la ventaja de que no se necesita conocimientos técnicos de la
aplicación, solo el conocimiento mínimo que implica un navegador Web.
12.2.6 Requisitos Tecnológicos
Para la implantación de este sistema de gestión de información y apoyo, se
requiere de un servicio de alojamiento de página Web (Hosting) para lo cual debe
ser contratado con una empresa que preste este servicio, en este servidor Web se
alojará la aplicación: las paginas que la conforman al igual que la base de datos.
Cualquier computador que permita la navegación por Internet esta capacitado para
correr la aplicación Web, desde cualquier lugar esta puede ser accesible, sin
76
embargo dentro de las instalaciones de la cooperativa se recomienda equipos con
las siguientes características mínimas:
PC con procesador 486DX/66 MHz o superior
Sistema operativo con interfaz de ventanas (Windows, Linux, otros)
256 MB en RAM mínimo recomendado
Espacio en disco duro requerido de 40 Gb
Unidad CD ROM.
Monitor VGA o de resolución más alta, se recomienda Súper VGA.
Microsoft Mouse o dispositivo indicador compatible.
Navegador de Internet (Mozilla, Internet Explorer, Opera o cualquier otro)
12.3 ATRIBUTOS
Los atributos deL sistema, están representado por aspectos relacionados con sus
características y/o dimensiones no por sus funciones. A continuación se
presentarán algunos atributos que contiene el sistema de información y apoyo
cooperativo.
77
Los Detalles corresponden a especificaciones o descripciones del atributo señalado
en tanto que las Restricciones de frontera establece limitantes a los mismos.
Detalles y Restricciones de Frontera
Atributo
Tiempo de Respuesta (Restricción de frontera), El tiempo de respuesta
debe ser corto, para los casos de actualización de
datos (inserciones, ediciones, eliminaciones), se
esperan tiempos de máximo 8 segundos para
situaciones de congestión de trafico en la red.
Interfaz (Detalle) Manejo por ventanas y utilización para
exploración por menús integrados en el navegador
y menús desplegables en la aplicación.
Facilidad de Uso (Detalle), amigable al usuario, mínima digitación
de datos, conocimientos mínimos para el manejo.
Plataforma del Sistema (Detalle), Cualquier sistema operativo que maneje
Operativo navegación por Internet.
Tabla 9. Atributos del sistema
78
12.4 NEGOCIACION DE REQUISITOS
De acuerdo con los requisitos planteados anteriormente, los cuales deben
satisfacer el sistema de gestión de información para la Cooperativa Multiactiva de
Trabajadores Hospitalarios COOMULTRAHOSP, se concertaron las siguientes
condiciones a cumplir por el grupo desarrollador de la aplicación:
Diseñar un sistema de Gestión de información que fortalezca los
procesos al interior de la cooperativa. Sistema de Gestión que permitirá
tanto facilidad de uso como celeridad en el proceso y consulta de la
información.
El sistema de Gestión de información tendrá un funcionamiento en red
en una primera etapa se utilizara una red Intranet y posteriormente se
hará el salto tecnológico a una red Internet.
El sistema de gestión contara con menús desplegables organizados por
tipos de transacciones así: Afiliaciones, Ahorros, Créditos, Ordenes de
Compra y otros
El sistema de gestión de información permitirá mayor eficiencia y
control de los servicios que los usuarios reciben por parte de la
cooperativa.
79
El desarrollo de la aplicación se hará con independencia de la plataforma
que maneje la cooperativa. Esto quiere decir que no habrá exigencias de
mantener un sistema operativo al igual que una herramienta de
navegación específica.
El grupo desarrollador diseñara el sistema de gestión de información de
acuerdo a los parámetros señalados anteriormente por los usuarios
finales de la cooperativa igualmente apegándose a requerimientos
determinados en el proceso de investigación..
El grupo desarrollador una vez terminada la fase de diseño y desarrollo,
adquiere el compromiso de elaborar manuales de usuario y del sistema.
Igualmente brindar la capacitación y apoyo durante las etapas iniciales
de implementación del sistema.
El grupo desarrollador hará mantenimiento de la aplicación en las etapas
iniciales de la implementación del mismo, finalizado este periodo y a
petición de la cooperativa brindara accesoria técnica especializada con la
modalidad de servicio técnico.
Las siguientes son los compromisos estipulados por parte de los usuarios:
Brindar apoyo logístico en cuanto a información en los procesos y
cualquier duda que se tenga al respecto.
80
Servir de apoyo en el examen de las pruebas efectuadas al sistema.
Hacer evaluación de los prototipos, al igual que de la aplicación final.
12.5 REFERENCIAS DEL SISTEMA
El sistema de gestión de información para el proceso Cooperativo, brinda al
personal en general la publicidad, facilidad y oportunidad en la consulta de
información, al personal operativo, igualmente facilidad y oportunidad tanto en
la consulta como en la operación de la información de las transacciones y al
personal administrativo mayor control sobre procesos, lo mismo que y esto es lo
mas importante el contar con información oportuna, confiable y veraz que
permita la toma de decisiones. Este sistema en general ofrece las siguientes
ventajas
Permite tener mayor agilidad en los procesos
Permite controlar y reducir las inconsistencias y errores en los datos de
las transacciones y de reportes.
Permite disponibilidad inmediata de saldos de cuentas de los afiliados.
Permite tener un mayor control de los afiliados que estén en mora de
cumplir con alguna obligación en la cooperativa.
Mantiene actualizada la información de los afiliados.
81
Permite generar reportes de la información procesada por criterios
definidos por el usuario.
12.6 RESTRICCIONES
El sistema de gestión de información para la cooperativa cumple con las
siguientes restricciones:
Para el acceso información general de la cooperativa al igual que para
efectuar solicitud de información no se necesita tener clave de acceso al
sistema. (Nivel de seguridad 0). La pagina principal y sus funciones
básicas de información serán accesibles por el publico general.
Cada afiliado tendrá una clave de acceso propia y secreta. Esta clave le
dará acceso a funciones particulares de solicitudes y consulta de
información pero solo referente a si mismo. (Nivel de seguridad 1).
Además tendrá acceso a información mas detallada que en el nivel
anterior como finanzas y estados de cuenta de la cooperativa.
Los usuarios operadores del sistema tendrán una clave de acceso propia
y secreta. Esta clave le dará acceso a funciones de operación y
manipulación de transacciones y registros. (Nivel de seguridad 2). Podrá
82
igualmente consultar cualquier información relacionada con cualquier
afiliado.
83
13 DISEÑO DEL SISTEMA
13.1 DISEÑO DE LAS ENTRADAS Y SALIDAS
El diseño de las entradas y salidas de datos o los procedimientos para la
recolección de datos y posterior reporte de datos, lo haremos agrupando los
registros por tipos de transacciones y a una interfaz (pagina y/o formulario) para
captura y reporte de datos.
13.1.1 Manejo de datos de afiliados.
Formularios propuestos. Pagina (Formulario) de afiliación de socios.
Pagina de consulta de datos asociados
Características:
Manejo de ingreso de afiliados (Creación)
Consulta de Datos de asociados (Búsqueda)
Mantenimiento de afiliados (actualización de datos, Eliminación de afiliados)
Reportes generados.
Informe de afiliación personal.
Listados de afiliados (por criterios)
84
Seguridad
Opcional. Solo tendrá autorización la persona encargada mediante una clave de
acceso.
13.1.2 Manejo de transacciones de ahorro
Formularios propuestos. Pagina (Formulario) de registro de cargos de
ahorros. Pagina de registro de abonos de ahorros, Pagina de consulta de
Saldos
Características.
Registro de transacciones (abonos y cargos) por afiliado.
Mantenimiento de registros de ahorro (actualización, eliminación)
Consulta de Transacciones (Búsqueda)
Reportes generados.
Listado de ahorros por N° de transacción
Listado de ahorros por afiliado.
Listado de ahorros por criterios personalizados (fecha y otros por definir)
Seguridad
Opcional. Solo tendrá autorización la persona encargada mediante una clave de
acceso.
85
13.1.3 Manejo de transacciones de crédito
Formularios propuestos. Pagina (Formulario) de registro de créditos,
Pagina de Abonos de créditos, Pagina de consulta de Saldos
Características.
Registro de transacciones de crédito por afiliado.
Mantenimiento de registros de crédito (actualización de deuda, eliminación).
Generación de intereses por cobrar (capitalizables o no).
Generación de intereses de mora.
Búsqueda de registros
Desplazamiento entre registros
Reportes generados.
Reporte de crédito por N° de transacción
Reporte de estado de crédito por afiliado.
Reporte de créditos por edades. (30, 60,90 días, vencidos)
Reportes de crédito global por criterios personalizados (fecha y otros por definir)
Seguridad
Opcional. Solo tendrá autorización la persona encargada mediante una clave de
acceso.
86
13.1.4 Manejo de transacciones de ordenes de compra
Formularios propuestos. Pagina (Formulario) de registro de Ordenes de
Compra Mercados, Pagina (Formulario) de registro de Ordenes de
Compra ferretería, pagina de abono O. de Compra, Pagina de consulta
de Saldos.
Características.
Registro de transacciones de mercado y Ferretería por afiliado.
Mantenimiento de registros de mercado y ferretería (actualización de deuda,
eliminación).
Búsqueda de registros
Reportes generados.
Reporte de mercado y ferretería por N° de transacción
Reporte de estado de mercado y ferretería por afiliado.
Reporte de mercados y ferretería por edades. (30, 60,90 días, vencidos)
Reportes de mercado y ferretería global por criterios personalizados (fecha y otros
por definir)
Seguridad
Opcional. Solo tendrá autorización la persona encargada mediante una clave de
acceso.
87
13.1.5 Estudio de crédito
Formulario propuesto. Pagina de Simulación de crédito
Características.
Consulta de capacidad de crédito.
Calculo de valor de cuotas, número de cuotas, intereses.
Reportes generados.
Reporte informativo de capacidad de crédito.
Reporte informativo de estudio de crédito.
88
ENTRADAS Y SALIDAS, SISTEMA DE GESTION
COOMULTRAHOSP
ENTRADAS SALIDAS
REPORTE
AFILIADO
DATOS AFILIACIONES
LISTADOS AFILIACIONES
DATOS
REPORTES AHORROS
AHORROS
(ABONOS O CARGOS)
EXTRACTOS AHORROS
DATOS
CREDITOS
Sistema de gestión de
REPORTES CREDITOS
información (CARGOS O ABONOS)
COOMULTRAHOSP
DATOS EXTRACTOS CREDITOS
O DE COMPRA
REPORTES O DE COMPRA
(ABONOS O CARGOS)
DATOS
PROVEEDORES
EXTRACTOS O DE COMPRA
REPORTES C X COBRAR ASOCIADOS
DATOS
PROVEEDORES
LISTADOS CXP PROVEEDORES
89
13.2 MODELO DE ESTADO DEL ANÁLISIS
13.2.1 casos de uso y diagramas de estado del sistema
A continuación detallaremos los casos de uso y sus correspondientes diagramas de
estado. En ellos se hace una descripción de la dinámica de cada proceso
identificado como caso de uso y la representación grafica de dichos eventos
Caso de uso: Solicitud de afiliación o Actualización de datos
Actores: Solicitante, encargado de aprobar la solicitud, Usuario
encargado de hacer la afiliación o actualización
Propósito: Registrar Afiliación o actualización
Resumen: Un solicitante llega al área de afiliaciones, con el fin que le sea
realizada su afiliación, previa solicitud aprobada, o le sean actualizados sus datos.
El encargado de la afiliación, verifica en el sistema (Modulo de Afiliación) el
número de Documento, sino existe, hace el registro de afiliación con los datos
suministrados por el solicitante. En caso contrario, que el registro exista, solicita
los datos a actualizar, haciendo los registros correspondientes en el sistema.
90
Solicitar afiliación
Trabajador no
afiliado
Aprobar afiliación
Encargado
aprobación
De afiliación Solicitar identificación
Solicitar datos
Registrar afiliación
Usuario encargado de
afiliaciones
Figura 6. Diagrama caso de uso Afiliaciones
Caso de Uso: Afiliación de nuevos miembros.
Asignando Registro
En Espera
En Espera
identificación afiliado Solicitar Cédula afiliación
Cédula
Solicitar Datos personales
Guardar Registro de
afiliación Registrando Datos
Figura 7. Diagrama de estado para afiliación de miembros
91
Caso de Uso: Actualización de datos de asociados.
Buscando Registro
En Espera afiliación
identificación afiliado Solicitar Cédula
Solicitar Datos a modificar
Guardar Actualización
Actualizando Datos
Figura 8. Diagrama de estado para actualización de datos de asociados
Caso de uso: Generación de Cuenta por cobrar Ahorro solidario
Actores: Usuario encargado de generar la cuenta por cobrar
Propósito: Registrar Cuenta por Cobrar de ahorro solidario global
discriminada por afiliado
Resumen: Por cada periodo (mes) se genera un comprobante de Cuenta
por Cobrar Ahorro Solidario discriminada por cliente, para lo cual el usuario ingresa
en el sistema el documento del afiliado, el periodo a generar y el año
correspondiente, por defecto el año actual. El sistema asigna consecutivo de
comprobante asigna para cada asociado el valor del ahorro estipulado en la
solicitud de afiliación Se presenta también la posibilidad de editar registros así
como de imprimir el comprobante.
92
Generar cuenta por
cobrar
Usuario encargado de
ahorros
Figura 9 Diagrama caso de uso generar cuenta de cobro ahorro
Buscando registro
En Espera Cuotas de ahorro
identificación afiliado Solicitar periodo
Asignando cuotas de ahorro
Guardando Reporte
Generando Reporte de
ahorro solidario
Figura 10. Diagrama de estado para generación de Cuenta por cobrar ahorro solidario
Caso de uso: Registro de Abonos de Ahorro Solidario
Actores: Usuario encargado de hacer el registro del Ahorro solidario
Propósito: Registrar Cuota de ahorro solidario
93
Resumen de funcionamiento: El usuario recibe el informe de descuento
bancario de Ahorro solidario, o en su defecto la consignación del afiliado o recibo
de caja del mismo, con estos documentos digita en el sistema (Pagina de Abonos
Ahorro solidario) el documento del asociado, .el valor a abonar y la fecha se da
enviar solicitud y el sistema guarda los datos asignando consecutivo de registro.
Cancela cuota de
ahorro
Afiliado
Registrar ahorro
Encargado registro
De ahorros
Figura 11. Diagrama de caso de uso abono ahorro solidario
En Espera Asignando Registro de
identificación afiliado ahorro
Solicitar
identificación
Solicitar dato monto a
abonar
Guardando registro
Registrando dato
Figura 12. Diagrama de estado para abono de ahorro solidario
94
Caso de uso: Asignación de crédito
Actores: Usuario encargado de hacer el registro de crédito
Propósito: Registrar Monto de crédito aprobado
Resumen de funcionamiento: El usuario recibe el informe de crédito
aprobado por el comité de créditos, ingresa en el sistema (Modulo de Asignación
de créditos) el documento del asociado, luego se ingresa el monto del crédito
aprobado y el numero de cuotas, se presiona el botón enviar para hacer el registro
de la transacción.
Solicitar crédito
Afiliado
Aprobar crédito
Consejo de
administración
Solicitar identificación
Solicitar datos
Registrar transacción
Usuario encargado de
transacción
Figura 13. Diagrama de uso Asignación de crédito
95
En Espera Asignando Registro de
identificación afiliado Crédito
Solicitar
identificación
Solicitar dato monto de
crédito aprobado
Guardando registro
Registrando dato
Figura 14. Diagrama de estado para asignación de crédito
Caso de uso: Registro de Abonos de créditos
Actores: Usuario encargado de hacer el registro de Abono de crédito
Propósito: Registrar Monto de abono de Crédito
Resumen de funcionamiento: El usuario recibe el informe de descuento
bancario de crédito, o en su defecto la consignación del afiliado o recibo de caja
del mismo, con estos documentos digita en el sistema (Pagina de Abono de
créditos) el documento del asociado, al igual que el valor a abonar, la fecha por
defecto la actual , Se presiona enviar solicitud para registrar la transacción. El
sistema asigna numero consecutivo de registro.
96
Cancelar cuota de
crédito
Afiliado
Registrar crédito
Encargado registro
De créditos
Figura 15. Diagrama de caso de uso abono a créditos
Caso de uso: Registro de abonos a créditos
Asignando Registro de
En Espera abono de crédito
identificación afiliado Solicitar
identificación
Solicitar dato monto a
abonar
Guardando registro
Registrando dato
Figura 16. Diagrama de estado para abono de crédito
97
Caso de uso: Asignación de Mercados
Actores: Usuario encargado de hacer el registro de Mercados
Propósito: Registrar Monto de Mercado aprobado
Resumen de funcionamiento: El usuario recibe el informe de Mercado
aprobado por el comité de créditos, ingresa en el sistema (Modulo de Asignación
de Mercados) el documento del asociado, luego se ingresa el monto del crédito
aprobado y el numero de cuotas, se presiona enviar solicitud para hacer el registro
de la transacción. El sistema asigna consecutivo de registro de la transacción.
Solicitar mercado
Afiliado
Aprobar mercado
Consejo de
administración
Solicitar
identificación
Solicitar datos
Registrar
Usuario encargado de transacción
transacción
Figura 17. Diagrama de caso de uso asignación de mercado
98
En Espera Asignando Registro de
identificación afiliado Crédito
Solicitar
identificación
Solicitar dato monto de
mercado aprobado
Guardando registro
Registrando dato
Figura 18. Diagrama de estado asignación de mercado
Caso de uso: Registro de Abonos de Mercados
Actores: Usuario encargado de hacer el registro de Abono de Mercado
Propósito: Registrar Monto de abono de Mercado
Resumen de funcionamiento: El usuario recibe el informe de descuento
bancario de crédito, o en su defecto la consignación del afiliado o recibo de caja
del mismo, con estos documentos digita en el sistema (Modulo de Abono de
Mercados) el documento del asociado, el valor a abonar a la cuenta de mercado, la
fecha de abono, se da enviar solicitud y el sistema guarda los datos asignando
consecutivo de registro.
99
Cancelar cuota de
mercado
Afiliado
Registrar mercado
Encargado registro
De créditos
Figura 19. Diagrama de caso de uso abono a mercados
Caso de uso: Registro de abonos a mercados
En espera de Asignando Registro de
identificación de afiliado abono de mercado
Solicitar
identificación
Solicitar dato monto a
abonar
Guardando registro
Registrando dato
Figura 20. Diagrama de estado caso de uso abono a mercado
100
14. DISEÑO DEL SISTEMA
14.1 DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DEL SISTEMA
INICIO
CARGA 1
MENU
BASICO
INGRESA
USUARIO Y
CONTRASEÑA
NO SE VERIFICA
EL USUARIO Y
CONTRASEÑA
SI
CARGA CARGA
NO SE VERIFICA SI
MENU MENU
PRIVILEGIOS
AFILIADO ADMINISTRADOR
DE ADMON
2
3
101
1
SOLICITA SI
INFORMACION CARGA
PAGINAS
INFORMACION
NO
CARGA DATOS
SI ALMACENA
SOLICITA FORMULARIO AFILIACIO
AFILIACION AFILIACION N SOLICITUD
RESPUESTA
NO
CONSULTA SOLICITUD
RESPUESTA AFILIACION
S. AFILIACION
102
2
FORMULARIO DATOS
SOLICITA ALMACENA
SOLICITUD CREDITO
CREDITO SOLICITUD
CREDITO
FORMULARIO DATOS
SOLICITA SOLICITUD ALMACENA
O
O. COMPRA SOLICITUD
O. COMPRA COMPRA
DATOS EFECTUA
SOLICITA FORMULARIO
CALCULOS
SIMULACION SIMULADOR
RESULTADOS
SIMULACION
INFORMACION
SOLICITA EXTRACTOS
EXTRACTO
103
FORMULARIO DATOS
SELECCIONA CARGO ALMACENA
AHORRO
3 AHORRO CXC CARGO
AHORRO
AHORRO
COMPROBANTES
AHORRO
FORMULARIO DATOS
SI SELECCIONA ALMACENA
SELECCIONA ABONOS A ABONO
ABONO ABONO
AHORROS AHORRO
AHORRO
3
NO
FORMULARIO DATOS
SELECCIONA ASIGNACION ALMACENA
CREDITO
ASIGNACION CREDITO ASIGNACION
CREDITO
SELECCIONA SI
COMPROBANTES
CREDITOS CREDITO
FORMULARIO DATOS
SELECCIONA ALMACENA
ABONOS A DESCARG
DESCARGO ABONO O
NO CREDITO O
DESARGO
3
FORMULARIO DATOS
SELECCIONA INFORMACION
CARTERA CRITERIO
CARTERA CARTERA
CREDITOS
104
14.2 INTERFACES DE USUARIOS
A continuación se hará una breve descripción de las páginas principales del
aplicativo Web de gestión de información de la Cooperativa Multiactiva de
Trabajadores Hospitalarios.
14.2.1 Pagina de inicio
Figura 21. Interfaz pagina de inicio del aplicativo
Pagina principal de la aplicación desde la cual se puede acceder a las demás
páginas si se es usuario registrado y se cuenta con los privilegios respectivos.
105
Si no se es usuario registrado solo se podrá navegar por las generalidades de la
pagina, información general, pero no se tendrá acceso a consultas de saldos e
información.
14.2.1 Interfaces afiliaciones
14.2.2.1 Pagina de solicitud de afiliación
Figura 22. Interfaz pagina de formulario solicitud de afiliación
En esta pagina se podrá hacer la solicitud de afiliación a la cooperativa, será
accesible por cualquier usuario con acceso al sitio. Para realizar la solicitud debe
106
diligenciar el formulario contenido en esta página, la cual contiene rutinas de
validación de datos para verificar que la información contenida sea pertinente y
que se diligencien todos los datos.
14.2.2.2 Pagina de consulta de solicitud de afiliación
Figura 23. Interfaz pagina de respuesta a solicitud de afiliación
En esta pagina el aspirante consulta si su solicitud fue aprobada puede ser
accesible por cualquier usuario sin restricción.
107
14.2.2.3 Pagina de consulta datos afiliado activo
Figura 24. Interfaz pagina de solicitud de consulta datos de afiliación
Los resultados de esta pagina será accesible tanto para el usuario registrado como
para los usuarios del sistema, en el primer caso solo se tendrá la información del
asociado activo (el asociado solo puede ver sus datos, no los de otros asociados),
en el segundo caso los usuarios del sistema podían consultar cualquier información
digitando el numero de identificación del afiliado
108
14.2.2.4 Pagina de resultados de consulta de afiliación
Figura 25. Interfaz pagina de presentación de datos de afiliación
Presenta los datos de la consulta realizada en la página anterior. Para los afiliados
activos se presenta la información sin necesidad de digitar la identificación. Esta
pagina muestra los datos contenidos en el registro de afiliación.
109
14.2.3 Interfaces Ahorros
14.2.3.1 Pagina de registro de Cuenta por cobrar ahorro solidario
Figura 26. Interfaz pagina de Registro de ahorro solidario
Esta pagina solo es accesible por los usuarios del sistema no por los asociados, en
ella se podrá registrar la acusación del ahorro solidario por cobrar a los asociados
por cada periodo. Recoge esta información en un formulario y los envía como
registro a la base de datos del sistema.
110
14.2.4 Interfaces Créditos
14.2.4.1 Pagina de registro de Asignación de Créditos
Figura 27. Interfaz pagina de Registro de Créditos asignados
Al igual que la página anterior solo es accesible por los usuarios autorizados, en
ella mediante un formulario se recoge la información de los créditos autorizados y
se registran a favor del asociado los saldos autorizados en el momento de hacer
efectivo el desembolso.
111
14.2.5 Interfaces Órdenes de Compra (mercados, ferretería y otros)
Figura 28. Interfaz pagina de Registro de Ordenes de Compra
Su funcionamiento y dinámica es similar a su homologo de créditos. Con la
diferencia de que se especifica el proveedor que prestara el servicio al asociado.
112
14.2.6 Interfaces Extractos de cuentas
14.2.6.1 Pagina de solicitud de extractos
Figura 29. Interfaz pagina de Solicitud extractos de crédito
Esta pagina permite generar extracto de crédito para el asociado así se tendrá la
información de los saldos de las obligaciones crediticias pendientes a la fecha.
Solo es accesible para los usuarios del sistema quienes consultaran digitando el
documento del asociado. Sin embargo los asociados podrán tener acceso a esta
información para su caso particular.
113
14.2.6.2 Pagina de resultados de consulta de extractos
Figura 30. Interfaz pagina de presentación extractos de crédito
Muestra el resultado de la consulta hecha en la página anterior, en ella se verán
reflejados los movimientos de las transacciones por concepto de créditos, abonos,
cargos y saldos. Los asociados solo podrán consultar sus extractos no los de otros
asociados.. También se presenta la opción de mostrar estos extractos por concepto
particular, esto es, extracto de ahorro solidario, extracto de crédito, extracto de
mercado, u ordenes de compra.
114
14.2.7 Interfaces Simulador de Crédito
14.2.7.1 Pagina de ingreso de datos de consulta al simulador
Figura 31. Interfaz pagina de ingreso de datos para simulación de crédito
El simulador de créditos es una herramienta que permite al asociado y al usuario
del sistema calcular de acuerdo a un plan de amortización de deuda el valor
pagado en caso de ser aprobado el crédito solicitado, para esto se debe diligenciar
el formulario con los datos de valor del crédito solicitado y numero de cuotas en
que se pagaría la obligación.
115
14.2.7.2 Pagina de Resultados consulta de crédito
Figura 32. Interfaz pagina de respuesta a requerimiento de simulación de crédito
Esta página muestra los resultados de la consulta de crédito, específicamente
presenta el cálculo de las cuotas mensuales que se deberían pagar en caso de ser
aprobado el crédito.
116
14.3 DISEÑO BASICO DE LA BASE DE DATOS
Figura 33. Diseño básico base de datos de aplicación
El diseño anterior muestra los elementos básicos de la Base de datos del sistema a
implementar, así como las relaciones entre las tablas principales del sistema.
14.4 DIAGRAMAS ENTIDAD RELACION
14.4.1 ENTIDADES
Usuarios
Afiliados
117
Unidades hospitalarias
Secciones
Beneficiarios
Proveedores
Solicitudes
Transacciones
14.4.2 RELACIONES
Afiliados – Usuario
Afiliados – Beneficiarios
Afiliados – Unidades Hosp
Afiliados – Secciones
Afiliados – Transacciones
Afiliado – Solicitud
Solicitud – Tipo Transacción
Transacción - Tipo Transacción
Transacciones – Proveedores
118
DIAGRAMA ENTIDADES RELACIONES
Figura 34. Diagrama de Entidad - Relación
119
15. IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
Para llevar a cabo la implementación de este proyecto, se procederá a la
instalación de las herramientas necesarias, con el fin de realizar la instalación del
sistema de gestión cooperativo.
El aplicativo dispone la agrupación de las funciones o procesos que cumple la
cooperativa bajo el modelo modular, estos grupos son, Afiliaciones, Créditos,
Órdenes de Compra, Otros Servicios, Información y Mantenimiento del sistema.
Cada uno de los módulos descritos, será desarrollado con características y
propiedades diferentes, según las necesidades de cada uno de ellos.
15.1 SELECCIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE
15.1.1 Software
La herramienta elegida para el desarrollo del software y dado que se practica la
filosofía de desarrollar aplicaciones a bajo costo y con herramientas fácilmente
asequibles, es principalmente Microsoft FrontPage. La razón es que la
120
programación Web no requiere de herramientas complicadas de diseño, siendo
incluso posible el escribir líneas de código en un editor de notas.
15.1.1.1 Lenguaje de programación ASP (Active Server Pages)
ASP es una herramienta de creación de aplicaciones Web a escala empresarial de
alto rendimiento que involucran el acceso y manejo de bases de datos. Como se
dijo anteriormente, (ASP) no es un lenguaje de programación en sí mismo, sino
una arquitectura de desarrollo Web en la que se pueden usar por debajo distintos
lenguajes (por ejemplo VB.NET o C# para ASP.NET o VBScript/JScript para ASP).
Aun así, y asumiéndolo como una herramienta de programación permite el diseñar
sitios Web con conectividad a base de datos que permita no solo la obtención de
datos mediante consultas sino también el manipular estos datos ya sea mediante
actualizaciones, inserciones o eliminaciones de datos
15.1.1.2 Manejo de la Base de Datos
El lenguaje ASP permite el acceso a datos almacenados en diversos tipos de
bases de datos a través de conectores de bases de datos, como ADO . De esta
121
forma, no es necesario un gran esfuerzo en la adaptación de aplicaciones basadas
en servidor de ficheros a aplicaciones Cliente/Servidor.
En nuestro caso el acceso a base de datos se hará utilizando el componente ADO.
La base de datos que utilizara el sistema, será diseñada de tipo relacional con
formato MDB. Y las consultas serán diseñadas en sentencias SQL estándar
15.1.2 HARDWARE
15.1.2.1 Requerimientos mínimos de hardware
Computadoras con las siguientes características:
Pentium 486 o superior
Memoria: 64 MB en RAM
Teclado y Mouse.
Disco duro de 20 Gb.
Monitor VGA o de resolución más alta, se recomienda Súper VGA.
Tarjeta de red.
122
Adicionalmente se requiere de los siguientes elementos para que la aplicación
funcione en su totalidad:
Red de área local.
Servidor
15.2 PRUEBAS DEL SISTEMA
Las pruebas, son el proceso mediante el cual se evalúa, en una forma sistemática,
la funcionalidad del software.
15.2.1 METODOLOGÍA PARA DESARROLLAR LAS PRUEBAS
Para la realización de las pruebas se tendrán en cuenta algunos criterios, los cuales
se detallan a continuación:
Conducta de entrada
Inicialmente se aplicara una prueba de diagnóstico sobre el dominio de la
aplicación, para conocer si los usuarios se encuentran preparados para utilizar el
software.
123
Definir Papel del Usuario
Tanto el evaluador como el usuario deben tener claro el papel que desempeñan.
Especialmente en lo referente al usuario, ya que este es quien da a conocer las
fallas o dificultades que presenta la aplicación en un momento dado. Esto es de
vital importancia para la consecución de los objetivos propuestos y para el buen
desempeño del sistema.
Anotaciones
Se deberá tomar nota de todo lo que suceda durante cada sesión de evaluación,
para identificar qué aspectos se deben reforzar y hacer correcciones a tiempo.
Deben quedar plasmadas opiniones e ideas individuales de los usuarios del
sistema, con el objeto de poder mejorar o detectar deficiencias.
Indicaciones para finalizar la sesión
Al finalizar la prueba el evaluador debe ir directamente a los puntos donde se
presentaron dificultades y volver a aplicar la evaluación. Posteriormente se
revisará con el usuario que procesos manejó correctamente y con facilidad; y
124
luego se le solicitará que vuelva a ejecutar aquellos procesos donde tuvo algún
inconveniente o dificultad.
Observaciones Generales
Se realizara una evaluación tipo entrevista para que el usuario haga observaciones
y críticas sobre lo evaluado y el programa en general.
15.2.2 PLAN DE PRUEBAS DEL SISTEMA
Principios para la realización de las pruebas
Al desarrollar el plan es necesario evitar asumir que el programa no tiene fallas.
Las pruebas deben ser diseñadas tanto para entradas validas esperadas, como
para entradas inválidas e inesperadas.
Cuando se desarrolla cada prueba los resultados esperados deben estar bien
definidos.
Los resultados de cada prueba deben ser analizados cuidadosamente.
La revisión de un problema resuelto debe trascender mas allá de su solución.
125
Estructura del plan de pruebas
Tipo de pruebas
1.1. Estándares.
1.2. Interfaz.
1.3. Campo.
1.4. Relación.
1.5. Funciones.
15.2.3 PRUEBAS DEL SISTEMA
Prueba de unidad
Se realizaran pruebas de los módulos codificados y se probaron como una sola
unidad integrada para verificar el nivel de rendimiento, acople de cada una de las
unidades y relación correcta con cada uno de los demás módulos.
126
Pruebas de integridad
Esta prueba se realizara con el objeto de observar el comportamiento del sistema y
la integridad del mismo. Se hará un seguimiento para verificar que su
funcionamiento fuera el mejor y de esta manera lograr los objetivos propuestos.
Pruebas Individuales
Estas pruebas se realizaran sobre cada uno de los módulos individuales
(Afiliaciones, Créditos, Mercados, Kiosco, Simulador, Mantenimiento), a medida
que se desarrollaba el aplicativo y posteriormente probando en cada uno su
funcionamiento individual.
Pruebas Globales
Después de realizar todas las pruebas anteriores individualmente, se integraran
cada uno de los módulos y así se observará su interacción con el sistema global.
Pruebas de Seguridad
127
Se realizaran pruebas de seguridad para verificar el acceso de los usuarios a sus
respectivos módulos, así como también para comprobar si las restricciones de
seguridad de la aplicación funcionan correctamente.
Pruebas de Rendimiento
El objeto de esta prueba será determinar el rendimiento del sistema, para detectar
posibles errores en los tiempos de respuestas, bloqueos o demoras excesivas con
respecto a la respuesta del sistema.
Prueba operacional (uno a uno) del sistema
El objeto de esta prueba será determinar los posibles errores existentes con
relación a la entrada de datos o con el análisis estructural de instrucciones, así
mismo, se detectarán fallas en la presentación de datos y en el análisis contextual
de la información.
Se realizarán pruebas con los usuarios de cada uno de los módulos, para así poder
detectar, posibles errores en cuanto al manejo de información y poder hacer las
correcciones pertinentes.
128
16 EVALUACIÓN DEL PROYECTO
La evaluación del proyecto muestra el proceso efectuado durante el desarrollo de
la aplicación de gestión. En ella se evaluó la calidad de la implementación.
Permitió detectar errores en etapas tempranas e intermedias del desarrollo, al ser
ejecutadas en cada una de las fases del proyecto.
Los resultados de la evaluación hecha al Sistema de gestión de Información
permitieron determinar que este si cumple con los objetivos de ofrecer soluciones
a los problemas de manejo de información de la cooperativa. Además de ofrecer
prestaciones adicionales entre las cuales destacamos: Agilidad y rapidez en el
desarrollo de las operaciones, oportunidad de la información, eficiencia, control de
la información, rapidez y exactitud en los reportes generados, ahorro de tiempo de
los procesos, ahorro de horas laboradas y disminución de costos operativos.,
concentración de la información en base de datos.
16.1 IMPACTO DEL PROYECTO
La impresión dejada por el proyecto aplicativo Web ha sido muy favorable en el
personal operativo y administrativo que es el personal al cual se le ha hecho la
129
presentación del proyecto. Se comento que la forma como esta diseñado el
proyecto servirá para agilizar los procesos en tanto que mejora los procedimientos,
acorta los tiempos e incluso disminuye las tareas de ejecución
Este sistema prevé, servirá para hacer una sistematización total del proceso a nivel
de todas las unidades hospitalarias a donde la cooperativa podría tener ahora fácil
acceso de información. En otras palabras será la plataforma sobre la cual se
cimentara la expansión y el salto a otras unidades hospitalarias de la ciudad.
16.2 EVALUACIÓN ANTES DEL PROYECTO
En evaluación previa realizada en la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores
Hospitalarios COOMULTRAHOSP, se determino claramente que no existían
procesos y procedimientos bien definidos y ejecutados de una manera secuencial
lineal, que la no existencia de un sistema o herramienta software les dificultaba
llevar registro y control preciso de las transacciones y operaciones efectuadas en el
desarrollo de su objeto social.
130
16.3 EVALUACIÓN EX-POST DEL PROYECTO
En evaluación final realizada, se constato que el sistema de gestión reduce los
tiempos tanto de proceso de información como de reporte de la misma.
Igualmente el proceso controla automáticamente situaciones como los
vencimientos de cartera que antes se hacia manualmente y con la consabida
posibilidad de error.
El sistema permite el manejo de toda la información generada al interior de la
cooperativa, desde el momento en que se solicita una afiliación, pasando por
registro de la misma, asignación de créditos, cobro de ahorros, asignación de
órdenes de cobro, abonos en cuenta, y otras. Igualmente permite la consulta
inmediata de datos, saldos registros y transacciones y los respectivos reportes.
Todo lo anterior repercute en la mejor prestación del servicio a los afiliados de la
cooperativa en condiciones de calidad, oportunidad y efectividad.
131
17 CONCLUSIONES
La realización de este proyecto plantea una solución a los problemas de manejo de
información de la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores Hospitalarios
COOMULTRAHOSP en su problemática principal, la cual repercute negativamente
en la prestación de un servicio de calidad a sus afiliados.
Los principales beneficios que el implementar la aplicación propuesta traerá
consigo son los siguientes:
En cuanto a la eficacia y control de los procesos, el sistema proporciona
mejoramiento en estos aspectos, en un elevado nivel.
En cuanto a los errores e inexactitudes en la entrega de información, el sistema
permite un total margen de exactitud y validez de los datos reportados.
En cuanto a disponibilidad de información, el sistema provee de esta las 24 hors
siempre que se disponga de una conexión a Internet.
132
En cuanto a procedimientos, estos se ven rediseñados para hacerlos parte de el
sistema coordinado de manejo de información
En cuanto a control de la cartera, esta se ve fortalecida por la determinación del
sistema de acuerdo a criterios de selección.
Facilidad de almacenamiento y recuperación de la información mediante la
realización de copias de seguridad.
Seguridad en las operaciones o procesos realizados en cada una de las áreas,
mediante la implementación de claves de acceso por niveles para cada uno de los
Usuarios del sistema.
133
134
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