TODO SOBRE LAS TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL
2020
TODO SOBRE LAS TABLAS
DINÁMICAS EN EXCEL
APRENDE A MANIPULAR LAS TABLAS DINÁMICAS
KAREN ZERPA
[Link] | Lima - Perú
Todo sobre las tablas dinámicas en Excel
Tabla de contenido
Manipulación de los datos de origen ................................................................................................... 2
Creación de la tabla dinámica .............................................................................................................. 2
Manipulación de los campos a las áreas ............................................................................................. 4
Configuración de campo de valor ........................................................................................................ 7
Configuración de campos en filtros ...................................................................................................... 8
Creación de campos calculados............................................................................................................ 9
Configuración del diseño ..................................................................................................................... 11
Actualización de los datos ................................................................................................................... 15
Segmentación de datos........................................................................................................................ 15
Creación de gráficos desde la misma tabla dinámica ....................................................................... 16
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Todo sobre las tablas dinámicas en Excel
TABLAS DINÁMICAS EN EXCEL
Una tabla dinámica permite disponer y resumir dinámicamente los datos que se encuentran dentro de una tabla o
rango de celdas seleccionado.
Manipulación de los datos de origen
Para insertar una tabla dinámica primero debemos tener nuestros datos organizados en filas y columnas, ya sea un
rango de celdas o una tabla propiamente dicha en Excel.
Esto es un rango de celdas seleccionado Esto es una tabla
A partir de un rango de
celdas se puede crear una
tabla. En la imagen a la
tabla se le ha nombrado
TablaDeDatos
Creación de la tabla dinámica
Para crear una tabla dinámica a partir de un rango de celdas nos dirigimos a la pestaña Insertar, luego Tabla dinámica,
se abre el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica
Observemos que en la
opción Tabla o rango
está el rango de celdas
que incluye todos los
datos.
Clic en Aceptar
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Si creamos una tabla dinámica a partir de una tabla, al dirigirnos a la pestaña Insertar, luego Tabla dinámica,
observemos que, en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica la opción Tabla o rango está el nombre de la tabla
que anteriormente fue creada.
Clic en Aceptar
Después de dar clic en Aceptar (ya sea desde los datos de un rango de celdas o desde los datos de una tabla) se
crea la tabla dinámica en una nueva hoja, en esta nueva hoja aparece el área de informe de la tabla dinámica, los
campos de la tabla, y la sección de áreas Filtros, Filas, Columnas y Valores.
Para cambiar el nombre a la nueva hoja damos doble clic en la pestaña y escribimos.
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Observe que, los campos que aparecen en la lista son los campos de las columnas de nuestro rango de celdas o
tabla de los datos con los cuales se ha creado la tabla dinámica.
Si mantenemos como celda activa alguna de las celdas que se encuentran dentro del área de informe, aparecen las
pestañas Análisis de tabla dinámica y Diseño, desde estas 2 pestañas se pueden realizar todas las configuraciones de
las tablas dinámicas.
La celda activa se debe encontrar
dentro del área de informe para que
aparezcan las pestañas de
configuración de la tabla dinámica.
Manipulación de los campos a las áreas
Desde el botón de configuración de la lista de campos se puede seleccionar cómo se quiere ver la lista de campos
y áreas. Para este ejemplo se ha seleccionado la opción Sección de campos y sección de áreas en paralelo.
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Los campos se arrastran al área respectiva para ir formando la tabla dinámica.
El campo
VENDEDOR ha sido
arrastrado al área
FILAS.
Y el campo
MONTO
VENDIDO
ha sido
En la tabla dinámica arrastrado
aparecen los campos que al área
han sido colocados en las VALORES.
áreas.
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En una tabla dinámica justamente se ven reflejados los valores de acuerdo con los campos arrastrados en cada una
de las áreas.
Se reflejan las sumas de
los montos vendidos en
cada sucursal.
Se reflejan las sumas de
los montos vendidos en
cada sucursal por año.
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Configuración de campo de valor
Al colocar el campo MONTOS VENDIDOS en el área de valores por defecto se ha calculado la suma de los montos;
sin embargo, esa función se puede cambiar desde la configuración del campo de valor.
Se puede ingresar a la
configuración del campo de valor
desde el mismo campo colocado
en el área de valor.
O se puede ingresar a la
configuración de campo desde la
pestaña Análisis de tabla dinámica.
Al abrir la configuración del campo, veremos un cuadro de diálogo desde donde se puede cambiar la función para
resumir los datos, primero se encontraba con la función Suma y se ha cambiado por la función Promedio.
Si se ingresa la Formato de número se puede establecer que se vea como formato moneda.
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Ahora se muestra el promedio del monto vendido en formato moneda (soles) y en el área de valores aparece la
función Promedio.
Configuración de campos en filtros
Se puede agregar un campo al área de filtros que permitirá mostrar los datos filtrados en la tabla dinámica, de
acuerdo con lo seleccionado, luego se pueden seleccionar uno o varios elementos para filtrar.
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Creación de campos calculados
Además de los campos que vienen del origen de datos, se pueden agregar campos calculados a la lista para agregarlos
a la tabla dinámica, por ejemplo: digamos que del total del monto vendido el 40% es la comisión de los vendedores,
ese campo de las comisiones no se encuentra en el origen de datos, pero se puede calcular. Después de agregar el
campo VENDEDOR al área Filas y obtener la suma del campo MONTO VENDIDO, nos dirigimos a la pestaña Análisis
de tabla dinámica, cálculos, campos, elementos y conjuntos y seleccionamos campo calculado.
El cuadro de diálogos que se abre nos muestra la lista de los campos que actualmente están disponibles, y con las
casillas de Nombre y Fórmula debemos crear el nuevo campo calculado.
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Colocamos un nombre, en este caso el nombre es COMISIÓN DE 40% DEL MONTO VENDIDO
Y en la casilla de Fórmula colocamos el signo = y de la lista de campos debemos seleccionar el campo con el que se
va a crear la fórmula, en este caso sería el MONTO VENDIDO y damos clic en Insertar campo, lo multiplicamos
con el operador (*) por 0.4 que es el 40%
El nuevo campo calculado ha aparecido en la tabla dinámica y en el área de valores.
Si le agregamos el campo AÑO al área de Filas tendremos la suma de comisiones del 40% por vendedor y por cada
año.
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Incluso podemos agregar el campo MES al área Filas para ver las comisiones por vendedor, por año y cada mes del
año.
Configuración del diseño
Desde la pestaña Diseño se cambia la forma de presentación, apariencia y estilo que va a tener nuestra de la tabla
dinámica:
Los subtotales se pueden mostrar en la parte superior e inferior, o no mostrar los subtotales.
Cuando está
activa la opción
de No mostrar
subtotales
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Cuando está activa
la opción de
Mostrar subtotales
en la parte inferior
Las opciones de Diseño de informe son: Mostrar en formato compacto, Mostrar en formato de esquema, Mostrar en
formato tabular, Repetir todas las etiquetas de los elementos o No repetir etiquetas.
Con etiquetas repetidas de los
elementos.
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Sin etiquetas
repetidas de los
elementos.
Con filas en
blanco después
de cada elemento.
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La opción Filas
con bandas
activada.
Se puede escoger un estilo para toda la tabla.
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Actualización de los datos
Una vez creada una tabla dinámica también es posible que se cambie algún dato o que todo el origen de datos
cambie, por lo que se debe actualizar desde la pestaña Análisis de tabla dinámica se selecciona la opción Actualizar o
si fuera el caso, seleccionar Cambiar origen de datos.
Segmentación de datos
La segmentación de datos se puede aplicar para tener un control directo y dinámico sobre la tabla, desde la pestaña
Análisis de tabla dinámica seleccionamos Insertar Segmentación de datos, en el cuadro de diálogo que se abre se
seleccionan los campos por los cuales se desea segmentar.
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Una vez insertado el control, desde
la pestaña Segmentación se ha
colocado en 2 columnas de botones,
y se ha escogido un estilo.
Con la opción Conexiones de informes podemos dirigir a la tabla dinámica que controlará la segmentación, en
nuestro ejemplo solo tenemos una tabla dinámica creada.
Creación de gráficos desde la misma tabla dinámica
Los gráficos dinámicos también se pueden agregar desde la pestaña Análisis de tabla dinámica
Seleccionamos el tipo de gráfico
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Una vez insertado el gráfico se puede configurar para que tenga la presentación deseada eligiendo los elementos
del gráfico que queremos que aparezcan en él.
Cuando un gráfico está seleccionado aparecen las pestañas Diseño y Formato que son las herramientas del gráfico
dinámico. Desde Diseño podemos seleccionar un estilo predeterminado.
La modificación de los datos de los ejes se puede realizar desde la opción Dar formato al eje.
Clic derecho en el eje
horizontal para que
aparezca el menú de
opciones.
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Por ejemplo, se pueden cambiar las unidades de visualización cuando los datos de los ejes son números muy grandes.
Finalmente, nuestra tabla dinámica quedaría con su segmentación y con su gráfico también dinámico.
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