ACTIVIDAD 4

1. Realice una pirámide de Kelsen de la normatividad que soporta la elaboración de la TRD

y TVD

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD Y TABLAS DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

LEY 594 DE 2000

LEY 80 DE 1989

LEY 489 DE 1998

LEY 1470 DE 2011

DECRETO 2126 DE 2012

DECRETO 1080 DE 2015

DECRETO 1499 DE 2017

ACUERDO 09 DE 2012

ACUERDO 002 DE 2005

2. Indique la aplicación de las Tablas según su organización
La Tabla de Retención Documental comprende la lista o registro de series, sub series y
tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en años, tanto en
el Archivo de Gestión como en el Archivo Central y se determina la disposición final, con la
eliminación, la selección, la microfilmación, la digitalización o la conservación total en el
Archivo Histórico.

Organización y disposición de TRD

documentos físicos como electrónicos
Organización de Fondos Acumulados TVD

3. Mencione el equipo interdisciplinario para la elaboración de las TRD Y TVD.

Equipo interdisciplinario para su elaboración. Las Tablas de Retención Documental — TRD
y las Tablas de Valoración Documental – TVD deben ser elaboradas por un equipo
interdisciplinario, conformado por personas de diferentes disciplinas tales como:
Archivística, Historia, Derecho, Administración Pública, Ingeniería Industrial, entre otras.
4. COMPLETAR.
Las TRD Y TVD. Se deben de llevar a cabo a partir del cuadro de clasificación documental
-CCD, siguiendo la estructura Orgánico – Funcional de cada entidad.
Que las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de Valoración Documental —
TVD, deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo Integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces. Igualmente deben ser
evaluadas técnicamente o convalidadas por la instancian respectiva de acuerdo con su
competencia y jurisdicción, para que éstas puedan ser implementadas. Seguidamente el
Secretario General o quien haga sus veces solicitará la inscripción de los instrumentos
archivísticos en el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
Jorge Palacios Preciado.
La Tabla de retención documental y la tabla de valoración documental deben reflejar la
Totalidad de los Documentos Producidos de la respectiva entidad, lo cual podrá ser
verificado por el Archivo General de la Nación en cualquier momento.
5. Menciones los requisitos técnicos para la elaboración de las Tablas de Retención
Documental y Tablas de Valoración Documental.
 Deben seguir la estructura orgánico-funcional de la entidad.
 Deben respetar el principio archivístico de procedencia y contemplar el ciclo vital
de los documentos.
 Deben partir del Cuadro de Clasificación Documental — CCD que represente de
forma unificada y debidamente codificadas y jerarquizadas, las agrupaciones
documentales en las cuales se subdivide el fondo, es decir, subfondos (de ser el
caso), secciones, subsecciones, series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de
Valoración Documental – TVD).
 Deben reflejar la totalidad de la producción documental de la entidad a través de
la identificación de las series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de
Valoración Documental — TVD) que surgen como resultado de las funciones
propias que tiene asignadas la entidad.
  Deben registrar los tiempos de retención y la disposición final de la totalidad de las
series, subseries o asuntos (en el caso de Tablas de Valoración Documental —
TVD) identificados, como resultado del proceso de valoración documental. Tanto
los tiempos de retención y disposición final registrados deberán definirse y
aplicarse a series, subseries y asuntos (en el caso de Tablas de Valoración
Documental — TVD) y no a tipologías documentales.
 Las Tablas de Retención Documental – TRD se elaboran para los documentos
activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones
asignadas a cada unidad administrativa u oficina productora que la conforma.
 Las Tablas de Valoración Documental – TVD se elaboran para documentos ya
producidos, que han pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es decir, a
documentación semiactiva de uso administrativo y legal ocasional o inactiva que
ha dejado de emplearse con fines legales o administrativos. Las Tablas de
Valoración Documental — TVD se elaboran para los documentos producidos en los
periodos de la historia de la entidad que no cuentan con Tablas de Retención
Documental — TRD.
6. Quien da la aprobación de las Tablas de Retención Documental en la institución y
mediante qué?
Las Tablas de Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD
deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo integrado al Comité Institucional
de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado
en el acta del respectivo comité.
7. Las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental deberán
publicarse en: El sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio
permanentemente.
8. Quien convalidad y realiza la revisión técnica de las Tablas de Retención Documental y la
Tablas de Valoración Documental, si la entidad pertenece al nivel Departamental, y
quien es la persona que realiza la presentación de estas, y cuál es el tiempo de su
presentación ante la instancia competente.
El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, presentará las Tablas de
Retención Documental – TRD o Tablas de Valoración Documental – TVD, a la instancia
competente para su evaluación técnica y convalidación, dentro de los treinta (30) días
hábiles siguientes a su aprobación.
Las instancias competentes para la evaluación técnica y convalidación de las Tablas de
Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD son las siguientes:
El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías Distritales y las
Gobernaciones.
Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden territorial
(departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción.
9. Es de carácter obligatorio realizar los ajustes emitidos por el Archivo General de la
Nación, o los consejos departamentales o distritales. Menciones cuales son las sanciones
según la Ley 594 de 2000 en su artículo 35 Sino se atiende a lo ante mencionado.
Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la
 Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos,
tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo
señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes
impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera,
con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o
municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales,
impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando
fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 20
de
1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio
documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos
218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva
denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la
autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos
públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El
Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.
10. Cuáles son los casos en que se debe de Actualizar y realizar ajuste a las TRD?
Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes
casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
1O. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen
los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
11. Cuáles son las situaciones para la Evaluación y Convalidación de las TRD?
La evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental
TRD se efectuará por parte de la instancia competente cuando haya sido motivada
únicamente por las siguientes situaciones:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
 3. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
5. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se reduzcan los
tiempos de retención documental y se modifique la disposición final de las series y
subseries.
12. Selecciones la respuesta correcta.
¿Cuál es el plazo máximo para la evaluación técnica
1. Plazo de 60 días para su evaluación técnica
2. Plazo de 90 días para su evaluación técnica
3. Plazo de 30 días para su evaluación técnica
13. Realice un diagrama de flujo para la eliminación del documentos según el acuerdo 04 de
2019 en su artículo 22.

INICIO

ENTIDAD
OBSERVACIONES-
CIUDADANOS
publicar en su sitio web o,
en su defecto, en los medios
de divulgación existentes en
la entidad, inventario de los
documentos que han
cumplido su tiempo de
retención y que en
consecuencia pueden ser
eliminados CONSEJO
La eliminación de documentos se debe
llevar a cabo por series y subseries TERRITORIAL DE
documentales. Por ningún motivo se
pueden eliminar tipos documentales de
una serie o expediente, excepto que se
trate de copias idénticas.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios
Preciado -suspensión de los procesos de
eliminación-valor legal, cultural, histórico o
científico, cuando a su juicio se pueda afectar el
EMITIR CONCEPTO TECNICO
patrimonio documental del país.

ACTA DE
ELIMINACION
 SUSPENDER PROCESO DE ELIMINACION E INICIAR
Las actas de eliminación y el inventario de ACCIONES ADMINISTRATIVAS
los documentos que han sido eliminados
14. Defina según
se conservarán los artículos
permanentemente, y la del presente
Acuerdo: -AUMENTO DE LOS TIEMPOS DE RETENCION
Convalidación:
entidad Hecho
deberá mantenerlos mediante el cual
publicados la instancia competente certifica que las Tablas de
en su sitio web para consulta -MODIFICACION DE LA DISPOSICION FINAL
Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD cumplen con los
requisitos técnicos de elaboración y aprobación.
Evaluación Técnica: Gestión mediante la cual se evalúa que las Tablas de Retención
Documental – TRD y las Tablas de Valoración Documental – TVD reúnen los requisitos
técnicos de elaboración y aprobación establecidos en la presente norma.
Cuadro de Clasificación Documental: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries documentales.
Implementación: Conjunto de actividades tendientes a realizar los procesos de
transferencias documentales primarias y secundarias y aplicar los procesos de disposición
final de series, subseries o asuntos, de acuerdo con los tiempos de retención documental y
disposición final establecidos en las Tablas de Retención Documental — TRD o Tablas de
Valoración Documental — TVD.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Sub serie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes
tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos, así como una disposición final.
Tabla de Valoración Documental: Listado de series documentales o asuntos a los cuales se
asigna un tiempo de permanencia en el Archivo Central, así como una disposición final.