CARTA DE PROCESO
EMPRESA: SMART DATA
NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO:
Proceso de ingresos y egresos de fondos Gestionar y controlar los egresos e ingresos de
fondos en la empresa.
ALCANCE DEL PROCESO
Desde recibir documentos para cobro o pago hasta verificar si no es cobro o pago, o hasta verificar si
el cobro no se hará en efectivo, o hasta verificar si no hay disponibilidad de fondos, o hasta ver si el
pago no será en efectivo, o hasta devolver el cheque porque no hay fondos o hasta enviar
documentos de servicio al proceso 7 y 8.
ENTRADAS ESPECIFICACIONES
1. Factura de compras 1. Debe detallar: Descripción, cantidad, precio
2. Documentos de servicios unitario, monto total, fecha y nombre de la
3. Planilla empresa. La factura debe ser de consumidor
4. Informe de presupuesto final y el proveedor debe entregarnos el
documento “duplicado-cliente”.
2. Debe contener: La cotización (con el
requerimiento acordado con el cliente), la
factura (Descripción, cantidad, precio
unitario, fecha, nombre del cliente y monto
total) para efectuar el cobro, el contrato
(que debe estar firmado por el cliente y
representante legal de la empresa) o el
comprobante de servicio a realizarse.
3. La planilla debe ser por área, es necesario
que este firmada y sellada por Gerente de
Recursos Humano.
4. Debe ser informe original, y debe estar
sellado y firmado por planeación
estratégica.
PROVEEDORES INTERNOS PROVEEDORES EXTERNOS
[Link] de compras
[Link] de ventas
[Link] de Atención al clientes
[Link] de Gestión de Recursos Humanos
[Link] de presupuesto
SALIDAS ESPECIFICACIONES
1. Conciliación bancaria 1. Debe cuadrar los ingresos y egresos de los
2. Documentos de servicio fondos, debe ir firmada y sellada por el
3. Factura de proveedor Tesorero, debe ir anexos facturas o CCF,
4. Cheques planillas y los Boucher de los cheques.
5. Boucher de cheque 2. Debe contener: La cotización (con el
6. Planilla requerimiento acordado con el cliente), la
factura (Descripción, cantidad, precio
unitario, fecha, nombre del cliente, monto
total y sello de cancelado), el contrato (que
debe estar firmado por el cliente y
representante legal de la empresa) o el
comprobante de servicio a realizarse.
3. Se debe recibir factura de consumidor final
(duplicado-cliente), y debe ir sellada de
cancelado por el proveedor al momento de
pagar.
4. Se remitirá documentos de servicio al
proceso 7 y 8.
5. El Boucher de los cheque deben ir firmado
de recibido por la persona que lo recibió,
para luego ser entregado a contabilidad.
6. La planilla original debe remitirse adjunto a
la conciliación bancaria que se enviara a
contabilidad.
CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS
[Link] de Desarrollo, Actualización y [Link]
Mantenimiento de Sistema [Link]
[Link] de asesoría de sistema [Link]
[Link] [Link]
[Link]
RECURSOS INFORMACION DOCUMENTADA
1. Conciliación bancaria
Humano: 2. Formato de Arqueo de caja
Personal del Área de Tesorería
Infraestructura:
Sistema de Tesorería
Papel de seguridad
Cheque(Preguntar a Andy)
Caja
Equipo informático
Banca en línea
DUEÑOS DEL PROCESO: Lic. Alejandra Muñoz, Gerente RRHH
EMPRESA SMART DATA
ARQUEO DE CAJA
____de__________ de 20_____
Saldo USD$
Detalle del Arqueo: Billetes
Cantidad Valor Valor total
USD$100.00 USD$
USD$50.00 USD$
USD$20.00 USD$
USD$10.00 USD$
USD$5.00 USD$
USD$1.00 USD$
TOTAL BILLETES USD$
Detalle de arqueo: Monedas
Cantidad Valor Valor total
USD$1.00 USD$
USD$0.25 USD$
USD$0.10 USD$
USD$0.05 USD$
USD$0.01 USD$
TOTAL MONEDA USD$
Detalle de arqueo: Cheques
Numero Banco Valor total
USD$
USD$
USD$
USD$
USD$
TOTAL CHEQUES USD$
TOTAL ARQUEO USD$
FALTANTE USD$
SOBRANTE USD$
Elaborado por: Revisado por:
FIRMA FIRMA
NOMBRE DE CAJERO/A NOMBRE DE TESORERO/A
Descripción del proceso:
Se recibe la documentación para gestionar el cobro o pago de facturas de los
clientes/proveedores, Créditos Fiscales y Planillas. El proceso de presupuesto envía informe de
presupuesto para conocer la disponibilidad de fondos y así poder realizar los pagos, ya sea en
efectivo o cheque; el cajero realizará el arqueo de caja al final de la jornada, para posteriormente
hacer la conciliación bancaria, lo cual deberá ser entregada a Contabilidad con los anexos adjuntos
(facturas, CCF y planillas). Así mismo, se enviarán los documentos del servicio al Proceso de
Desarrollo, Actualización y Mantenimiento de Sistema o al Proceso de asesoría de Sistema, donde
comprueba el pago del cliente para dar inicio a la prestación del servicio.
PROCESO A MEDIR: PROCESO DE INGRESOS Y EGRESOS
Criterio Indicador Responsable
Descripción Características Nombre Formula de Estándar Frecuencia Medición Seguimiento
Calculo de medición
Pagar a los Fecha de pago a Pago = Fecha de <5 Mensual Tesorero Tesorero
proveedores proveedores oportuno pago según
en tiempo factura-
establecido Fecha real de
pago
Ciclo PHVA
HACER:
En el proceso de ingresos y egresos se recibe la documentación necesaria para realizar los cobros a
los clientes, por medio de cheque o efectivo, donde posteriormente envía la documentación al
Proceso de Desarrollo, Actualización y Mantenimiento de Sistema o al Proceso de Asesoría de
Sistema para poder dar inicio a la prestación del servicio. Con respecto a los pagos de las planillas,
Tesorería recibe las planillas firmadas por la Gerencia de Recursos Humanos para poder pagar a los
empleados de las empresas. Con respecto a los pagos de los proveedores, hace el pago según los
plazos de créditos estipulados. Tesorería realiza las conciliaciones bancarias, para ser remitidas a
Contabilidad
