Centro de Gestión Administrativa
Programa:
Tecnólogo en Gestión Documental
Ficha de Caracterización:
1984769
Instructora:
Sandra Loaiza
Aprendices:
Jeison Noguera Franco
Juan Sebastián Becerra
Snedy Melissa Parra
Jeniffer Rodríguez
Actividad:
Cuadro Comparativo Norma ISAD(E)
Bogotá D.C., domingo 29 de marzo de 2020
Norma ISAD(G): Son las siglas en inglés de General International Standard
Archival Description (Norma Internacional General de Descripción
Archivística), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en
1994.
La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto
y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.
Los procesos descriptivos comienzan con la producción de los documentos y
continúan a lo largo de todo su ciclo vital.
Los elementos específicos de información sobre los documentos de archivo se
establecen en cada una de las fases de su gestión (como producción, selección,
acceso, conservación, organización) ya que dichos documentos deben, por un
lado, ser protegidos y controlados de una manera segura, y por otro, resultar
accesibles a su debido momento para todo aquel que tenga el derecho a
consultarlos.
La descripción archivista, en el sentido más amplio del término, se refiere a
cada uno de los elementos de información con independencia de la fase de
gestión en la que se identifique o establezca.
Aunque el principal foco de atención de estas reglas se centra en la descripción de
los materiales de archivo a partir del momento en el que se han seleccionado para
su conservación, también puede aplicarse a las fases previas.
Norma ISAD= instrumento para la cooperación y desarrollo de la archivística.
La norma ISAD (G) está estructurada en 7 áreas y 26 elementos encargados de la descripción
de elementos su información y su procedencia.
Este conjunto de reglas generales para la descripción archivística tiene como principales
objetivos:
1.Garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y claras.
2.Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de
archivo.
3.Compartir los datos de autoridad.
4.Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un
sistema unificado de información.
Las reglas se estructuran en 7 áreas de información descriptiva:
ÁREAS
1. Área de Identificación
2. Área de Contexto
3. Área de Contenido y Estructura
4. Área de Condiciones de Acceso y Utilización
5. Área de Documentación Asociada
6. Área de Notas
7. Área de Control de la Descripción
De los 26 elementos solo una parte aparece y es esencial en cualquier descripción:
código de referencia, título.
Productor.
Fechas.
extensión de la unidad de descripción y nivel de descripción.
Área Diferencias o Solicitudes
1.Área de identificación: En esta área se busca Descripción Global: cuyo objeto es el fondo
identificar un modo único de descripción de los documental entendido como el conjunto orgánico
documentos consignando para su identificación el de documentos producidos o recibidos por un
código del archivo según la norma nacional de único productor (particular, familia o institución)
códigos de archivos. en el ejercicio de las funciones y actividades que le
son propias.
2.Área de Contexto: Busca identificar el productor Posee una estructura Jerárquica, multinivel y
de las unidades de descripción y consignar de normalizada.
manera clara el nombre de las identidades o La descripción va del general hacia lo particular
personas responsables de la producción,
acumulación y conservación de los documentos de Descripción multinivel cuyo objeto también es el
la unidad de descripción. fondo documental pero representado por la suma
de las descripciones de las distintas agrupaciones y
unidades documentales en que jerárquicamente se
estructura.
Interconexión de las Descripciones: Aclara la
posición de la unidad de descripción dentro del
conjunto jerárquicamente organizado que estamos
describiendo.
3.Área de Contenido y Estructura: Busca Información Referida al Nivel de Descripción:
proporcionar a los usuarios la información Representando con precisión el contexto y
necesaria para apreciar el valor potencial de la contenido de la unidad de descripción con la cual
unidad de descripción, dando una visión de estamos trabajando.
conjunto de periodos de tiempo o ámbitos
geográficos y realizar un resumen del contenido
como los tipos documentales y procedimientos Solicitud: No puede ser que un elemento tan
administrativos de la unidad de descripción. importante como por ejemplo la Clasificación con
todas sus implicaciones sea tan solo un elemento
de los no obligatorios enmarcado dentro del Área
de contenido y estructura, y se establezca un área
únicamente de Control de la descripción, cuando
este control nada tiene que ver con el objeto de la
descripción y si con la organización interna de un
servicio de archivos.
4.Área de Condiciones de Acceso y Uso: Busca dar En los Objetivos Generales se precisa que los
la suficiente información sobre situaciones que procesos de descripción pueden empezar en el
restrinjan o afecten el acceso a la unidad y momento de la creación de los documentos y
especificar la situación, regulaciones o cualquier continuar a lo largo de la vida de los mismos. Sin
tipo de decisión que afecte al acceso a la unidad de embargo este planteamiento se matiza
descripción En caso de que tenga algunas de estas posteriormente al establecer que uno de los
situaciones se indica el periodo de tiempo en el objetivos de estas reglas es la descripción de los
que se podrá acceder y la fecha límite que tendrá el documentos de archivo después de que hayan sido
documento para ser consultado. seleccionados para su conservación permanente
5.Área de Documentación Asociada: Busca factor interno: Nace unido a la necesidad de
informar si el documento original de la unidad trabajar dentro de los propios servicios de
de descripción está disponible, especificando archivos de forma normalizada.
su localización y sus datos completos. Si el
original ya no existe o su localización se *Uniformidad * Universalidad *Adecuación
desconoce se debe consignar el hecho. *Identificabilidad
6.Área de Notas: Esta área es la encargada de El Resultado: La Norma en sí está configurada en
consignar todo tipo de información especial o 3 partes: objetivo general, reglas de descripción
significativa que se relacionada con la unidad y elementos de la descripción.
de descripción la cual no haya sido incluida en
ninguna de las otras áreas. *No repetición de la información: Principio de
economía de la normalización de procesos,
evitando la redundancia de informaciones entre
las descripciones archivísticas jerárquicamente
relacionadas.
7.Área de Control de la Descripción: En esta Objetivo general, reglas de descripción y
área se busca explicar quién y cómo ha elementos de la descripción.
preparado la descripción de la unidad,
especificando las fuentes consultadas para
preparar la descripción y los datos de quien la
ha elaborado.
