7.
4 Comunicación
7.4.1 Generalidades
La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las
comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluyan:
a) qué comunicar;
b) cuándo comunicar;
c) a quién comunicar;
d) cómo comunicar.
Cuando establece sus procesos de comunicación, la organización debe:
— tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;
— asegurarse de que la información ambiental comunicada sea coherente con la información
generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable.
La organización debe responder a las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión
ambiental. La organización debe conservar información documentada como evidencia de sus
comunicaciones, según corresponda.
¿Qué comunicar? ¿Cuándo comunicar? ¿A quién comunicar? ¿Cómo comunicar?
política Permanentemente y Toda la organización Reuniones y páginas
cuando haya ingreso web.
de personal nuevo
Objetivos Cuando hayan Responsable de cada Reuniones.
cambios u entre proceso de acuerdo al
personal nuevo objetivo.
Indicadores de gestión Trimestralmente La alta dirección Reuniones.
Actividades de Cuando sea necesario Empleados de Conferencias y
capacitación acuerdo al tema. talleres.
Procedimientos Cuando sea necesario Personal de trabajo y Reuniones, registros,
específicos de los líderes de procesos comunicación interna
procesos
Planes de mejora Después de Personal de trabajo y Reuniones y
evaluación del líderes de procesos documentos.
desempeño
Reuniones y juntas de Cuando sea necesario Toda la organización Mediante correo
trabajo. electrónico
7.4.2 Comunicación interna
La organización debe:
a) comunicar internamente la información pertinente del sistema de gestión ambiental entre los
diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión
ambiental, según corresponda;
b) asegurarse de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que realicen
trabajos bajo el control de la organización contribuyan a la mejora continua.
La organización determina que como comunicación interna se realizará mediante correo
electrónico institucional.
El correo electrónico institucional es un método de comunicación que permiten llegar a gran parte
de los colaboradores de manera rápida y efectiva, estos deben ser utilizados para la comunicación
de fechas de capacitaciones, recordatorios, campañas de sensibilización entre otros relacionados.
También para todo el personal que no tiene acceso a dichas plataformas se tienen tableros
ambientales donde se comunica e informa acerca de las actividades y mejoras dentro del SGA, allí
se debe incorporar información al igual que en otros espacios físicos referentes a la política
ambiental, campañas ambientales, resaltando cambios y mejoras.
7.4.3 Comunicación externa
La organización debe comunicar externamente información pertinente al sistema de gestión
ambiental, según se establezca en los procesos de comunicación de la organización y según lo
requieran sus requisitos legales y otros requisitos.
La organización determina que como comunicación externa se realizará mediante página web y
redes sociales.
la organización deberá tener en cuenta las partes interesadas sobre la información relevante que
pueda afectar el buen funcionamiento de los demás procesos o cambios dentro del SGA, asimismo
será comunicado a la comunidad pública mediante redes sociales o la página web de la empresa,
como canales externos de comunicación la información que sea pertinente sobre las actividades
ambientales que realiza la organización y resaltando su responsabilidad social y ambiental en dicha
información.
