Bureau Veritas Formación ( 2011 ) . El servicio de compras .

En Logística
integral (pp.101-114)(816p.)(2a ed). Madrid : Fundación Confemetal. (C53237)

CAPÍTULO 5

EL SERVICIO DE COMPRAS

~->?;- ..

,INTRQDj.J'cCIÓN
'_;· ·<'·:""

Una buena gestión de, fas

~
co~pras , ~i~ n~ ,repe;~usione~,: ~m¡;>0rtantes
'sobre el ,
<. • - _:.·:··- - • - •• - • ··"". ' -- - - • --- - • i

prnduqtOfinal, yaque ~oq([Link]?ª ty~rte~~nte I~ [Link] d~Lm. isrnº· . . la,eficacia de>

la p~oducéiónJ?.· del s~rvi9io, ypoi .e)ténsión l~ · §i,tu9~ión ·económic<ifinanqigra .de
la empre~?"ª' in;éidir en:·fo~nor~?- qost~s d~ _adqu[sicíórr'y . ~radones . . '.· .. ' . ·...
'<·_ }:'<'.~_-_,:.·.::.::. ·,

Aa~~Jrír·· las qompetendias n~cesaria§ pára .planifiqar [Link]··.a:cabó ·u.ó procéso'>:

,· d~ neg~iiación . de .compr~s, ev~l'uando _qifereht~s~,ofert~is erliititj~s y tratando ·
· directamente ·con . losproveedo:reS\ ·para-post~rio,nnente,,tras .· fa:: éompra, ·llevar
, - er ~.egyimiént() y control de 10§ mismps·. . . ·. . ·. . .. .
)~ >. ',

cóNOCJMIENTos ·
·;s~i: J3éstión de las comprªs. · ····
, 5 : 2~ Operaciones previas a la compra: •·.·
5.3.'Búsqueda y selección deproveedores.
' .'
·• / '".

... '• 5.·•.4.·.·.•. . .N·..·•.e_ _ ... re.ª.·.·. 1. .i.z_ac···ió.·n_ de.J.._~- .p·_. edid.•.o.
.· [Link]. i.ª. . ción_Y
: 5.5;• S~guimiento y control del p~dido.'
5.6. rvtºd~lo de selección de ~ferta idónea.
5..7. Programación de ·com praá~
5.1. GESTIÓN DE LAS COMPRAS

La compra se inicia cuando un bien o ser vicio es buscado fuera de la empresa y fina­
liza una vez los derechos y obligaciones establecidos con el proveedor terminan.

Todas las actividades de adquisición de bienes yjo ser vicios deben basarse en:

•
Organización, con definición de tareas, objetivos y responsabilidades.
•
Previsión, mediante investigaciones de mercado, análisis económicos del entor­
no y considerando las políticas de los proveedores.
•
Control de ia actividad, analizando costes y creando bases de datos de productos,
costes, proveedores y servicios.

La función de compras consta de una serie de fases que no deben confundirse con
las del aprovisionamiento, función ésta mucho más amplia.

•
Operaciones previas a la compra.
• Búsqueda y selección de proveedores potenciales.
•
Petición y evaluación de ofertas.
•
Negociación de la compra y realización del pedido.
• Seguimiento y control de la compra.

La necesidad de compra debe ser cubierta de acuerdo con determinados parámetros

ele decisión, que al tener rangos de variación amplios permiten que varios proveedores
opten a ser vir.

La buena gestión de las compras condiciona fuertemente la calidad del producto

final, la eficacia de la producción o del servicio, y por extensión la situación económica
de la empresa.

Si bien el desembolso de dinero es rnuy diferente en función del tipo de empresa, la

calidad de las compras va a determinar la contabilidad de la misma.

102
 Área de Compras:
Búsqueda Proveedor Consulta base datos
Compras Opciones

Unidades y por
Peñodos

INFORMACIÓN SIHH�CIÓN

-·Cumplimiento plazos Reclamaciones

- Cumplimiento calidad y Ajustes
- Ajuste periódico
- Reprogramación
- Control stocks
- Control roturas
- Control facturas
- Control obsoletos

INFORMACIÓN
- Stocks
'------l - Pte. recibir
- Prod. sin rnovim.
- Prod. obsoletos

• Reducción de! coste general de las compras, mediante la concentración en determina­

dos proveedores, aumentando el número de lotes, adquiriendo materiales homologados.
• Reducción de los costes operacionales en compras, mediante las aplicaciones informá­
ticas adecuadas y minimizando los costes de no calidad del servicio al cliente.
• Reducción de los costes operacionales, aumentando los materiales homol ogados y
e iimina ndo l os de baja o nula calidad.

5.1.1. Áreas implicadas en compras

La gestión debe ser flexible y dinámica, con capacidad de adaptarse a los frecuentes cam­
bios en la demanda final, actividades de la competencia, entorno económico y proveedores.

Para ello se requiere la coordinación de todos los departamentos de la empresa, ya

que todos ellos tienen algún tipo de implicación más o menos directa en la realización
de las compras.

Jefe de Compras

Secretaña

Almacén
materias primas

103
 las compras son funciones administrativas ligadas a entradas y salidas en
dinero. Su carácter administrativo permite la organización de las operaciones
y procedimientos implicados.

Selección de proveedores mediante un conocimiento profundo de las

mercancías, de sus propiedades y diversidad.

las compras implican un continuo contacto comercial con proveedores reales

y potenciales, así como una permanente investigación en vías de aprovisiona­
miento y mejora de las condiciones de negociación.

las compras suponen inmovilización del capital. Implican la búsqueda de

vías de financiación sin acudir a capitales externos.

los precios de venta del producto influyen en la generación de costes, los

cuales deben reducirse al mínimo a fin de poder generar beneficios.

',

· ;c��ácter
· ·

' . >·..
· ·· .·.·

· - ,
- --
--
Enumeración de t�rea�,
- ---,--.-------
· .· · · ·

·
, . - --
_ " �-- · .· ·. ---;-:--
-
_:___

.. . . Comercial :,. · Admh1istración

, _ 'Técnica,
Previsión de necesidades X X
Determinación de compras X
Estudios de mercado X
Documentación X X X
Solicitudes de compra X X
Selección de proveedores X X X
Gestión de pedidos:
• Ofertas
• Negociación X X
• Composición del precio de coste
• Redacción de contratos X X
Informes X
Tratamiento de expedientes X
Seguimiento de pedidos X X
Control de pedidos X X
Cierre de pedidos X
Solución de conflictos X X
Puesta al día de ficheros técnicos de materiales X
Puesta al día de ficheros de proveedores X
Tratamiento de facturas y correspondencia X
Circulación de la información X X X

104
 5.1.2. Tipos de compras y suministros

Una empresa puede tener diferentes necesidades de adquisición de productos, para

materias primas y maquinaria o instalaciones; por ello se pueden distinguir varios tipos
frecuentes de compras y suministros, recogidos en la siguiente tabla.

Los pedidos se realizan al llegar a un determinado nivel de stock

mínimo en almacenes.

Los pedidos se realizan siguiendo un programa preestablecido.

Los pedidos se pueden modificar hasta una fecha límite.

Pedidos realizados de uno en uno.

Pedidos realizados para especular con los posibles beneficios que

se puedan obtener en consecuencia de incrementos de los precios.

Pedidos de determinadas mercancías que pueden ser perecederas,

estacionales, etc.

Compra de un producto o gama a un único fabricante.

Ventajas: mayor calidad, simplificación de la compra, posibilidad de
acuerdos mutuos y mejor planificación.
Inconvenientes: posibilidad de interrupción del suministro, precios
más altos y mayor dependencia.

Compra de un producto o gama a través de varios fabricantes.

Ventajas: aseguramiento del suministro, mejores precios, indepen­
dencia del suministrador y mayor competitividad.
Inconvenientes: menores economías de escala, gestión compleja,
calidad no estándar y pJanificación difícil.

Compra de un producto o gama a través de dos fabricantes.

Ventajas: aseguramiento del suministro y acuerdos simples.
Inconvenientes: posibilidad de interrupción del suministro, mayor
dependencia y menos competitividad que en el suministro múltiple.

Compra de varios productos o gamas a través de uno o varios fabri­

cantes. Es el caso más usual, y a la vez puede ser único, múltiple y
dual.

105
5.2. OPERACIONES PREVIAS A LA COMPRA

Una de las primeras operaciones del proceso de compras es el estudio del mercado
de productos, denominado también ingeniería de compras.

El objetivo fundamental de este estudio es adquirir la información suficiente para

definir la necesidad que se quiere satisfacer mediante la compra.

• Formas de presentación.

.
�
C�r.a¿t rísti�as· ,_;,.;., • Diferencias entre marcas .
t�c�icas :,."'L.· · ·:
.
• Especificaciones comerciales.
· y· comerciales; ·,. \ • Tolerancias dimensionales.
... .. d�l prp�uct,o · ·
Propiedades físicas o químicas.
• Exigencias de transporte o almacenaje.

• Materias primas nacionales o de importación.

• Componentes.
productivos· •
Procesos de fabricación.
'
·i'.;..'nfluy�ntes· .¡ • Planes de producción .
., < ' ,,
: .. ,_ . h .

•
Evolución de los elementos a corto y medio plazo.

Características y variables de la distribución de productos desde las

fábricas hasta los puntos donde la empresa se hace cargo de ellos.

•
Características del mercado que consume estos productos.
• Posición que ocupa la empresa dentro de ese mercado.
Clientes • Características de aprovisionamiento de los competidores de
compra.

5.2.1. Definición de la necesidad

Es fundamental que se realice una definición detallada de las necesidades que se pre­
tenden satisfacer con la compra, así como las condiciones en que se deben satisfacer.

Dentro de la empresa compradora, el usuario indica lo que necesita, incluyendo las

características y las especificaciones necesarias para que el departamento de aprovisio­
namientos o compras tome decisiones.

Se distinguen dos aspectos a contemplar en la definición de las necesidades del

producto:

• Cualitativos, relacionados con la calidad.

• Cuantitativos, que responden, entre otras variables, a cuándo, dónde y c'uánto.

106
 De forma más general se pueden establecer los siguientes parámetros a tener en
cuenta para definir necesidades de aprovisionamiento.

• Denominación.
• Planos, tolerancias, acabado, composición y demás aspectos de
Características
diseño técnico.
del product() •...·
•
Proceso de producción a que se va a aplicar.
• Criterios de calidad y rendimiento que debe satisfacer.

•
Embalaje que se va a utilizar por razones de transporte, manipu-
lación o presentación.
•
Periodicidad o plazo de entregas.
• Garantías necesarias.
• Necesidades de servicio en cuanto a instalación, instrucciones
de uso, mantenimiento y disponibilidad de repuestos.
• Lugar de entrega.
•
Cantidad que se precisa.
•
En ocasiones, precio máximo al que se puede pagar.

5.2.2. Solicitud de compra

Una vez que se haya definido la necesidad existente, se solicita la adquisición

mediante un modelo de solicitud de compra .

. .
< ' . : .
.
.

Cont·enido de la· solicitud de compra

·. . .

•
Departamento emisor de la solicitud de compra, número secuencial de la misma y fecha
de envío.
• Descripción del producto a adquirir, indicando la referencia exacta cuando ésta exista
(por ejemplo, denominación estándar en el sector).
•
Especificaciones de obligado cumplimiento, tales como:
Tolerancias.
- Composición de materiales.
- Pruebas a satisfacer y rendimientos.
• Cantidad a comprar.
•
Criterios para comprobar que el pedido se adecue a la solicitud.
• Garantías ofrecidas.
• Servicio y repuestos necesarios.
• Plazo de entrega requerido.
• Lugar de la recepción.
• Firma autorizada para emitir la solicitud.
1

107
5a3. BÚSQUEDA Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

La seleccíón de suministradores o proveedores consiste en anal�zar todos los posi­

bles candidatos y entre ellos escoger a unos pocos que reúnan las condiciones reque­
ridas para solicitarles la oferta.

En algunos casos es frecuente un proceso de homologación inicial de los proveedo­

res, con el fin de establecer relaciones de continuidad a largo plazo. Los proveedores
homologados y los históricos constituyen las opciones preferentes de adjudicación de
compra de muchas empresas actuales.

Se hace precisa la homologación debido a la competitividad del mercado actual, y a la

búsqueda de seguridad en las operaciones. La confianza mutua entre proveedor y compra­
dor es muy necesaria, pues repercute en ahorro de tiempos y mejora de la satisfacción.

Es importante obtener información sobre los proveedores, previamente a la realiza­

ción de una solicitud de ofertas.

Jnformació#,�éte los próveedores .· ·

·

. ,._..
, ·,,,_, c..·--:--.. ·, ·. ' • ;' , · ; ·-:;,c,..
; / ; C ; .·, ; �
; :;.; ·, • ' ·< · • -.' • ' "' � n '<• > �' ;•, • -: . . .. . . . . ·. . . -
. .

• Memorias anuales y catálogos de l os proveedores analizados.

• Petición de informes comerciales a firmas especializadas.
• Entrevistas mantenidas con vendedores y representantes de l os proveedores.
•
Informaciones recogidas de otras empresas compradoras.
o Realización de visitas a l os proveedores potenciales.
e Auditorías y cuestionarios.

5.3.1. La so licitud y comparación de ofertas

Una vez que se han recogido y analizado todos los datos de los posibles proveedo­
res, se puede realizar una preselección en función de los resultados de este análisis, y
a los candidatos preseleccionados, o bien a todos ellos en caso de reunir los requisitos
establecidos, se les realiza la solicitud de oferta.

Instrumento que usa el cliente o comprador para dirigirse a l os posibles suministradores y en

el cual se solicitan precios y condiciones para el producto o servicio objeto de la compra.

Tras la solicitud de ofer ta, viene la fase de análisis de las ofertas con el fin de
seleccionar a uno o unos pocos proveedores idóneos.

108
 val�ració'n ele ot{1rta�

En esta fase del proceso de compra se observan criterios que conjugan pl ante amien tos
económ i cos y de calidad. Adquiere importancia la homo geneización de ofe r tas es decir l a , ,

in corpo ración de costes de financiación al pre cio final según el período.

L- ------ ----- --------- ----

5.4. NEGOCIACIÓN Y REAliZACIÓN DEL PEDIDO

La negociación con los ofertantes establece una comunicación con el fin de intercam­
biar algo de común acuerdo y de forma que ambos salgan ganando en la operación. En defi­
nitiva se trata de llegar a un pacto común en el que se equilibren los intereses de ambos.

' . .

......

• Comunicación: para transm i tir nuestros ar gumentos .

• Persuasión: el proveedor necesita vender; luego se debe motivar el intercambio.

• Posición del proveedor: es conveniente buscar ventajas para que el proveedo r cubra
sus necesidades. Se ofre cen i ncentivos .

/ ' ' .. .. '

/ .

Variables básicas de n�gociación

Posición relativa entre las partes, que se refiere a:

•
Tamaño relativo del comprador.
•
Grado en que el comprador es conocido y solvente .
Poder Porcentaje que representa la opeíación en las ventas del proveedor.
.

• Mercado dominado por uno de los dos, comprador o vendedor.

• Nivel de diferenciación del producto.
• Interés político que ofrece el comprador.

Período de que disponen las partes para llegar a algún acuerdo. A

"
Tiempo .-·

-·
mayor período, más margen de maniobra.

Tiene una gran influencia en la operación; puetie ofrecer el momento

Información
más oportuno de indicar las pretensiones económicas.
----- . -- -- ---

5.4.1. Confección del pedido

Negociados los puntos de interés con los ofertantes, se procede a elegir el más ade­
cuado para los intereses de la empresa.

La confección del pedido es un contrato de compraventa de productos o servicios

en el cual se establecen las condiciones del intercambio por medio de cláusulas tanto
genéricas como particulares del caso.

109
 El contrato de pedido es un documento de valñdez jurídica y contractual que reper­
cute adem ás en las entregas y el pago ..

,, '' " ,. .

.
���LISLI!{l� del contrato
1 '•':,!:. .... ... ,
' .....
.
·
··•· ··
. . · · .· ... .
.
.

• Referencias a negociaciones, intercambios o acuerdos habidos o preliminares.

• Designación de l as mercancías o materiales pedidos, con especificaciones precisas e
indicaciones de condiciones de ensayo o recepción técnica.
1
• Garantías de ejecución, que tienen por finalidad prevenir l os defectos, lo mismo si se
trata de faltas visibles que de fall os ocultos.
• Pueden incluirse cláusulas especiales relativas a planos y modelos que prevean su uti­
lización y posterior devolución, o protejan sobre l a reproducción de éstos.
• El precio será el acordado previamente con el suministrador y deberá expresarse por
unidad, por la totalidad del pedido. Se añadirán l os impuestos de forma específica y
apar te del precio total.
• Referencias a l os l ncoterms, para fijar el tipo de compromiso que recoge el precio.
• Lugar de entrega.
• Fecha de entrega; se puede recurrir a l a penalización contractual por retrasos.
• Condiciones y el vencimiento del pago, así como el modo de l iquidación:
Reembolso.
- Cheque.
- Contado.
• Condiciones generales de l a compra .

. .

lncoterms .
. .. . '
.·

Los lncoterms (acrónimo de ínternatíonal commercíal terms o términos de comercio inter­

nacional) son l os términos o reglas utilizados en un contrato de compraventa internacional
-fijados por l a Comisión de Derecho y Práctica Mercantil de la Cámara de Comercio
Internacional (CLP-ICC)- que definen cuál de las dos partes, vendedor o comprador, tiene
la obligación de asegurar la mercancía, además del tipo de póliza que deba adquirirse y
quién ha de pagar la prima del seguro.

5.5. SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PEDIDO

Con esta actividad se busca evitar los retrasos en las entregas o disminuir sus efec­
tos, ya que la responsabilidad última de que se cumplan los requisitos de entrega en
cuanto a plazos y lugar es del área de compras. ·

No tienen responsabilidad alguna en los retrasos de las entregas los almacenes, que
se encargan fundamentalmente de emitir partes de entrada o recepción de mercancías,
así como de la inspección de calidad.

110
 Se tienen, pues, dos controles diferentes del pedido efectuados a la entrada de
almacén:

• Cualitativo: calidad.
• Cuantitativo: de recepción física, cantidad.

En ambos controles se pueden producir rechazos por incumplimiento.

Una de las actividades más frecuentes del control de pedidos, j unto con la de con­
trol de calidad y de recepción física de los mismos, es su conformación.

5.5.1. El cierre del pedido

Tanto en el ámbito administrativo como en el financiero, es importante dej ar comple­

tamente cerrada la compra; para ello se realiza el cierre del pedido.

Cierre d€H pedido .

. ' '
· ' . '
' ·

Tiene lugar cuando en el área de compras se recibe el parte de recepción, aceptando

cualitativa y cuantitativamente el materia l del pedido. En este momento se da por finali­
zado el proceso de compra y se procede a archivar el expediente correspondiente.

5.6. MODELO DE SELECCIÓN DE OFERTA IDÓNEA

En la fase de selección de oferta idónea es frecuente reunir un equipo multidiscipli­

nar formado por personal especializado de distintos depar tamentos. Diferentes criterios
permiten definir cada grupo funcional dentro del equipo de selección.

Funciones de los grupos itlncionales e{� selección ..

Mide la importancia que se otorga a las empresas en la selección.

Evalúa la importancia de las características de producto.

;
Mide el nivel de adecuación de las ofertas a lo solicitado.

Trata de evaluar la seguridad en el proveedor, las garantías e

entrega en plazo y su nivel de control de calidad.

Define la importancia del precio en el resultado final de la selección.

111
 Las puntuaciones para cada grupo están dentro del rango: O (inexistente)- 4 (máximo).
Al final se escoge la oferta que más alto tenga el valor del término "total global ponderado".

Designa la importancia de cada grupo en términos porcentuales. La

suma total de los valores de los grupos conforma el 100 %.

Se da puntuación a cada criterio en la empresa compradora según 1

�
la importancia relativa de cada uno.
1
Cada criterio valora la oferta y la puntúa de O a 4. Esta puntuació �
se tendrá luego en cuenta en la valoración de la oferta.

Resulta de multiplicar la puntuación porcentual del criterio, por el

valor que ha dado a la oferta ese mismo criterio.

Total global· . Resulta de multiplicar el valor del grupo y el total ponderado, que es 1
la suma de todos los ponderados de los criterios.
'!;

pon�erádo
'¡,;·
. • / .

· ·

Ofénta · Total
pond�rado

Grupo de empresa:
•
Experiencia de la empresa.
o
Experiencia de los empleados.
• Dimensión de empresa.
• Ubicación.
• Opinión de otros usuarios.
• Cifra de facturación.
e Volumen de facturación actual ofertada.
• Experiencia de funcionamiento.
• Otros.

Grupo de empresa técnica:

• Experiencia en el producto.
• Control de proyecto.
• Saber hacer que aporta a la empresa.
• Saber hacer que aporta la compañía.
• Otros.

112
 po���rado

Grupo de adaptación de la oferta:

• Grado de adecuación.
• Información explicativa.
1 • Funciones solicitadas no incluidas.
• Funciones no solicitadas incluidas.
• Plazo de entrega.
• Otros.

Grupo de seguridad:
' Seguridad de funcionamiento.
' Seguridad de mantenimiento.
• Seguridad contra abusos de información.
• Control de calidad.
• Otros.

Grupo económico:
• Precio.
• Coste de mantenimiento.
• Condiciones de garantía.
• Formas de pago.
• Otros.

5.7. PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

En general, lo más común en las empresas actuales es disponer de una lista (peque­
ña) de proveedores de confianza (históricos u homologados) a los que, salvo condición
extraordinaria, se les realiza el pedido de materiales.

Una forma de estandarizar los procesos de compras es mediante la programación de

los mismos tal y como se puede ver en el siguiente ejemplo, que además ofrece una
visión global desde el punto de vista operativo.

113
 Plan anual
Pedidos Departamentos Reposición de Stock
[Link]
J .

1
. '

Análisis y Propuesta de Proveedores por

-

compra artículo
. '

1
--'-
.
,.
'
Variaciqnes según
� Notifitación
·

1 ... Seguimiento Pedi�o

análisis dpto� [Link] ntabilidad
·

Cond.· pago proveedor

Plazo entrega
Reclamaciones entregas

� _:J1
r
Modif. plazos entrega
Generación pedi�o Anulación pedido Consulta desde ·
�__...
lmacén
'•

. ·>

.
. Recepción.y
r----- No existe pedido
Verificación del pedido

Existe pedido r----- Consulta Compras No Aceptación

Comprobación
r----- Aceptación Devolución
Cantidades y Precios

1
Control de Calidad
-
Rechazo
1

Entrada Ubicaciones.
"'

'
l··
Notificación
Actualización Alni�tén
·

- ',
·

,,
., Contabilidad·-',
.· .. ' '
. .
i ;<'

114