EJEMPLOS DOCUMENTOS COMERCIALES
NOTA DE PEDIDO O DE COMPRA
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
REQUISITOS
Fecha de emisión.
Nombre y domicilio del comprador.
Nombre y domicilio de la empresa.
Desglose de productos requeridos con características.
Número de orden (folio).
Forma de pago.
Modificadores al precio (cargos por envío, impuestos, descuentos).
Firma del comprador.
Firma del empleado autorizado.
NOTA DE VENTAS
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que
ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su
cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se
obliga a recibirlas.
Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos
establecidos.
REMITO O REMISION
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la
persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la
preparación de la factura.
El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente;
el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en
poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda a la emisión de la
factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las
mercaderías salidas.
Requisitos de una Guía de Remisión.- Los requisitos son los siguientes:
1. Membrete o razón social de la casa vendedora
2. Numeración correlativa
3. Lugar y fecha
4. Nombre o razón social de comprador
5. Dirección del cliente
6. Detalle de los artículos
7. Cantidad (indicando si son docenas, cientos, etc.)
8. Precio unitario y total
9. Firma del vendedor
10. Firma del cliente, comprador o persona que recibe los artículos.
FACTURA
Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha
vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el
comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su
compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador
y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y
concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal.
Requisitos de la Factura:
1. Membrete o razón social del vendedor
2. Registro Único de Contribuyente
3. Número de la libreta tributaria del vendedor, lugar y fecha de expedición, domicilio fiscal
del vendedor.
4. Nombre o razón social del comprador (cliente).
5. Dirección o localidad del comprador (cliente).
6. Condiciones en que se efectúa la venta (contado, crédito, etc.).
7. Detalle de los artículos vendidos indicando cantidad, calidad, clase, marca y código, etc.
8. Indicación de gastos y descuentos si se origina.
9. Precio por unidad y el importe total (Numérica).
10. El valor total escrito en letras.
11. Sello de cancelación o canje (depende de las condiciones de venta).
12. I.G.V. indicando el porcentaje, según el artículo vendido y el monto que graba la operación.
13. Número Libreta Tributaria (N. L. T.)
14. Número de Registro de Venta
15. Número de Registro de Industrial
16. Datos de la imprenta, nombre, razón social, RUC.
NOTA DEBITO
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o
debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
NOTA CREDITO
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
CHEQUE
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos
depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
No es una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por
el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada
tipo de cheque.
Cómo llenar un cheque
Coloca la fecha en la esquina de la parte uperir derecha.
Escribe el nombre del beneficiario.
Luego, indica la cantidad en número o importe en el espacio indicado por el tipo de divisa.
Escribe la misma cantidad o importe en letras.
Firma en la esquina inferior de la parte derecha del documento.
Opcionalmente, puedes escribir alguna nota; como por ejemplo, «primera parte del préstamo».
