La Ofimática

Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por
lo tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se realizan
en una oficina.

La ofimática permite crear, manipular, almacenar y transmitir digitalmente la información que

se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus objetivos.

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como impresoras
y escáneres) que están conectados mediante una red de área local y que también tienen
conexión a la Web.

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas

habituales de una oficina.

Se conoce como suite ofimática, por último, a la recopilación de programas informáticos que
son de uso habitual en las oficinas. Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de
cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo electrónico, agenda y administrador de
presentaciones o diapositivas.

Procesamiento de textos:

El procesador de texto es un tipo de aplicación informática para la creación, edición,

modificación y procesamiento de documentos de texto con formato (tal como el tipo y tamaño
de la tipografía, adición de gráficos, etcétera), a diferencia de los editores de texto, que
manejan solo texto simple.

Hoja de cálculo:

Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular
datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las
cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Herramientas de presentación multimedia

Las presentaciones multimedia o diapositivas informatizadas son documentos informáticos

que pueden incluir textos, esquemas, gráficos, fotografías, sonidos, animaciones, fragmentos
de vídeo y que pueden verse, una a una, por la pantalla del ordenador como si se tratara de
una proyección de diapositivas.

Base de datos

es un conjunto de programas que permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la

información en una base de datos, además de proporcionar herramientas para añadir, borrar,
modificar y analizar los datos. Los usuarios pueden acceder a la información usando
herramientas específicas de consulta y de generación de informes, o bien mediante
aplicaciones al efecto.

* Utilidades: agendas, calculadoras, etc.

* Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

* Herramientas de reconocimiento de voz.

* Suite o paquete ofimático: paquete de múltiples herramientas ofimáticas como Microsoft

Office, OpenOffice, etc.
Historia/origen de la ofimática

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y

con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso

de información hacia medios electrónicos.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de

las computadoras personales en 1980.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y

procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que
la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barata) y finalmente el intercambio de
datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

Ventajas de la automatización informática de la oficina

 Las tareas pueden realizarse más rápidamente e incluso varias a la vez.

 Elimina la necesidad de más empleados.
 Se requiere menos espacio para almacenar información.
 Múltiples personas pueden actualizar simultáneamente los datos.

Paquetes ofimáticos disponibles

 Microsoft Office: actual dominante del mercado.

 OpenOffice.org: libre y gratuito
 LibreOffice: libre y gratuito. Bifurcación de OpenOffice.
 Apache OpenOffice: libre y gratuito, también desciende de OpenOffice.org.
 Calligra Suite: bifurcación de KOffice, bajo licencia GPL, LGPL.
 AppleWorks
 Corel WordPerfect Office
 Lotus SmartSuite
 Sun StarOffice
 Gnome Office: hoja de cálculo libre y gratuita.
 StarOffice.
 Papyrus OFFICE

¿Qué es un procesador de palabras?

El procesador de palabras es un software muy utilizado, dado que millones de personas usan la
computadora para producir o modificar documentos conformados primordialmente por texto.
Entre los documentos que típicamente se crean resaltan los siguientes: memorándums, cartas
diversas, reportes, recetas de cocinas, oficios, invitaciones, tareas, libros, novelas y artículos.
La heterogeneidad de usuarios abarca desde amas de casa, estudiantes, secretarias,
profesionistas hasta escritores y ejecutivos.

Las funciones que un procesador de palabras ofrece son:

  facilidad para escribir texto,
 agregar, borrar o mover palabras, oraciones o secciones completas de texto,
 corrección de errores,
 cambio del aspecto del texto,
 impresión del contenido, y
 capacidad de almacenamiento permanente de información

La producción de documentos utilizando un procesador de palabras generalmente consiste de

cuatro etapas:

1. Planeación y creación,
2. Edición,
3. Dar formato
4. Impresión.

Planeación y Creación En esta etapa primero se determina el contenido del documento, es

decir, establecer qué se desea expresar en él; en segunda instancia definir el orden lógico de
las ideas, y finalmente crear el documento en el procesador de palabras de nuestra elección.

La creación de un documento involucra: la introducción de texto, resaltando la característica

de inserción automática de fin de línea o “word wrap”, lo que implica que el usuario no tiene
que estar atendiendo la pantalla al momento de introducir texto ya que el programa
automáticamente cambia de línea y acomoda el texto por párrafos; otra parte es la facilidad de
desplazamiento o “scrolling” a través del contenido del documento; por último el movimiento
del punto para insertar texto por medio del controlador del apuntador (como el ratón o
puntero táctil).

Edición La edición consiste en leer el documento que se creó para corregir errores añadiendo o
borrando texto con el fin de facilitar su lectura. Las características de edición más comunes
incluyen: insertar, borrar, cortar, pegar, buscar, reemplazar y revisar la ortografía del texto.

Dar formato El formato es lo que se hace a un documento visiblemente fácil de leer, lo que es
lo mismo, atractivo. Entre las características de formato de texto se encuentra: áreas en
blanco, separación de líneas, tipografía (tipos de letra, tamaño y estilo), encabezado y pie de
página, márgenes, alineación, tablas, gráficas, listas (numeradas y/o con viñetas), dibujos,
bordes y sombreado, por mencionar las más comunes.

Impresión del documento La impresión es la etapa final de un escrito en un procesador de

palabras, porque lo que se espera finalmente es tener disponible la información en papel.
Algunas de las opciones al imprimir son: número de copias, orientación del papel, tamaño de la
hoja y rango.

MICROSOFT WORD
Microsoft Office es un paquete de programas informáticos para oficina desarrollado por
Microsoft Corp. (una empresa estadounidense fundada en 1975). Se trata de un conjunto de
aplicaciones que realizan tareas ofimáticas, es decir, que permiten automatizar y perfeccionar
las actividades habituales de una oficina.

La versión más antigua de Microsoft Office fue lanzada en 1989 con dos paquetes básicos: uno
formado por Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel y Microsoft Word, y otro al que se le
sumaban los programas Schedule Plus y Microsoft Access.

Word es uno de los programas más populares que forman parte de Microsoft Office. Consiste
en un procesador de textos que incluye un corrector ortográfico, diccionario de sinónimos y la
posibilidad de trabajar con diversas fuentes (tipografías).

Cabe resaltar que Microsoft Office es un programa con licencia. Por lo tanto, quienes deseen
aprovechar sus prestaciones, deben comprarlo y respetar las condiciones del contrato, como la
prohibición de realizar copias con fines de lucro. Algunos de sus principales competidores son
OpenOffice (de código libre), StarOffice, Lotus Symphony y WordPerfect Office.

Las características del Word y sus usos son los siguientes:

1.- Intuición. - Es una plataforma intuitiva que permite revisar el texto antes de imprimirse,
pueden utilizarse los iconos que guardan las funciones y evitan realizar movimientos tediosos y
procesos de comandos.

Cuenta con menús contextuales que se despliegan en forma ordenada y son fáciles de
aprender.

Está bien estructurado para que lo utilicen personas con pocos conocimientos sobre el manejo
de las computadoras personales.

2.- Compatibilidad. - Microsoft Word puede instalarse y utilizarse en múltiples plataformas, ya

sean diferentes sistemas operativos Windows, Os2, e incluso algunas versiones de Linux y hoy
en día existen versiones para Windows Mobile y Android.

3.- Funciones. - Word cuenta con amplias características y funciones como formatos,
alineaciones, colores de letras, estilos de letras, cortar y pegar texto, cambiar tamaño de las
letras, imprimir, ingresar imágenes insertar vínculos o hipervínculos etc.

4.- Formatos. - Word tiene formatos de texto que se encuentran predefinidos, formatos o
plantillas que permiten realizar documentos en forma simple y fácil sin requerir de grandes
conocimientos. Otros formatos muy importantes, son los formatos de guardado, en Word han
existido varios como el rtf, doc y actualmente el docx.

Independientemente Word puede guardar los archivos en los formatos de otras plataformas
como pdf.

Herramientas de Microsoft Word

1. Barra de menú: esta barra incluye todos los comandos del programa

2. La Barra de Herramientas Estándar: esta barra contienes los botones que representan las
funciones principales de Word.

3. La Barra de Herramientas Formatos: esta barra se utiliza para modificar la apariencia de un

documento.
• Nuevo documento en blanco: se usa esta herramienta cuando se quiere abrir una hoja
nueva.

• Abrir: se usa esta herramienta para abrir un documento ya guardado

• Guardar: esta herramienta se usa para guardar cambios hechos a un documento que ya se
ha guardado, o para guardar un documento nuevo

• Imprimir: se usa para imprimir un documento

• Vista preliminar: se usa esta herramienta para ver la apariencia de un documento antes de
imprimirlo

• Ortografía y gramática: se utiliza para corregir o revisar la ortografía o la gramática

• Cortar: se usa para copiar parte de un documento o todo el documento

• Copiar: se usa para copiar parte de un documento o todo el documento

• Pegar: se usa para colocar parte de un documento o todo el documento copiado

• Deshacer: se usa para deshacer la última acción. Es una excelente herramienta para recobrar
parte de un documento que parece perdidos.

• Fuente: se usa para escoger el tipo de letra en que escribimos nuestros documentos.

• Tamaño de fuente: se usa esta herramienta para escoger el tamaño de la letra en que
escribimos nuestro documento

• Negrita: se usa para resaltar el texto

• Cursiva: se usa para poner su texto en letra cursiva

• Subrayado: se usa cuando se desea subrayar todo o parte de un texto

• Alinear a la izquierda: el texto empieza en la izquierda, pero no termina en el margen

derechos

• Central: el texto empieza en el centro y termina en el mismo margen del medio

• Alinear a la Derecha: el texto empieza en distinto margen izquierdo, pero termina en el

mismo margen derecho

• Justificar: se utiliza para alinear ambos márgenes.

• Numeración: se usa para hacer un listado en documento

• Viñeta: se usa esta herramienta cuando quiere usar puntos, estrella, de manera para
destacar una lista de texto

Ortografía y gramática en Word

Una de las grandes herramientas que presenta Word es la posibilidad de que éste realice una
revisión ortográfica e, incluso gramatical, de lo que escribamos.

De hecho, por omisión, conforme escribimos un documento, Word va realizando una serie de
tareas encaminadas a evitar que cometamos errores de tecleo o de expresión en nuestro
documento. Las más importantes:
  Word marca con un subrayado rojo las palabras que considera que están mal escritas.
(También marca las palabras que consideran que están escritas dos veces seguidas,
como los apellidos de nuestra carta al banco).
 También marca con un subrayado, pero verde, las expresiones que considera erróneas
gramaticalmente.

 Finalmente, conforme vamos tecleando, hay ocasiones que corrige automáticamente

lo escrito. Este proceso se llama autocorrección.

Ventajas de Microsoft Word

Las ventajas que generan el procesamiento de datos con Word, son innumerables, las más
comunes son:

 Facilita la visualización del texto que se procesa, permitiendo así tener una clara idea
de lo que será impreso.
 Facilita la edición del texto, agregar texto, cortar, pegar, etc.
 Es compatible con un sin número de "formatos, gráficos, estilos, tabulaciones, tablas,
etc. Lo que lo hace sumamente "flexible.
 El uso del corrector de ortografía y gramática, permite al usuario aclarar dudas al
momento de transcripción, además de otras herramientas de idiomas como
sinónimos/antónimos, etc.

Desventajas de Microsoft Word

La principal desventaja que posee Word como procesador, es una falla de seguridad presente
en todas las versiones del mismo, en la actualidad está falla parece ser solucionada, pero de
igual forma se debe tener precaución con las actualizaciones, pues en oportunidades se
desinstalan archivos de interés para el usuario.