¿Que es Excel?
Excel es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft Office 2013 y se
utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones,
desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y comprender los resultados de dichas
operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar datos con
facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar,
explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar los
procesos rutinarios.
Iniciar el programa
comenzar a trabajar en Microsoft
Excel 2013 debemos acceder a él
desde el botón Iniciar o hacer doble
clic sobre el icono de acceso directo
situado en el Escritorio de Windows.
Al abrir el programa nos
encontramos con una pantalla
denominada Inicio rápido, a través
de la cual debemos elegir un punto
de partida para comenzar. Podemos
partir de un libro en blanco o elegir
una plantilla; es decir, libros con
contenido predeterminado para
facilitarnos algunas tareas como la
creación de presupuestos, informes,
listados, etc.
Planillas de cálculo
La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en
la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas.
Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Excel 2013
cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La
intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango.
Libros
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se
denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera
preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas que
queramos y, luego, también eliminar las que no sean necesarias. Además, es posible vincular una hoja
de cálculo a otras para realizar diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior de la ventana veremos la
etiqueta Hoja1 que representa a la hoja actual.
Barra de título y Barra de herramientas de acceso rápido
La Barra de título se encuentra en la parte superior de la ventana de la aplicación, muestra el nombre
del libro abierto y contiene los clásicos botones de Windows que permiten minimizar, maximizar y cerrar
la ventana. La Barra de herramientas de acceso rápido está ubicada, de manera predeterminada, en la
parte superior izquierda de la ventana de la aplicación, y contiene las herramientas que usamos con
mayor frecuencia, como, por ejemplo, Guardar, Deshacer, Rehacer. Es posible personalizar esta barra de
acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos. En la Guía visual, que
presentamos a continuación, mostraremos algunos de los comandos que pueden ubicarse en esta barra
de manera muy sencilla.
BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO
01 Guardar: permite guardar un archivo. Si
no se lo guardó previamente, se abrirá el
cuadro de diálogo Guardar como.
02 Deshacer: da la posibilidad de revertir
una acción que acabamos de realizar.
Podemos deshacer varias acciones
presionando el botón tantas veces como
sean necesarias.
03 Rehacer: es la contracara del botón
anterior, ya que permite rehacer acciones.
Solo podemos rehacer algo que se ha
deshecho previamente; por eso, en
algunas ocasiones esta opción está
desactivada.
04 Nuevo: abre un nuevo libro de trabajo. No viene por defecto en la barra de herramientas, sino que lo
hemos agregado al personalizar la barra.
05 Impresión rápida: imprime la hoja de cálculo directamente, sin mostrar el cuadro de diálogo de
impresión, que nos da la opción de configurar distintos parámetros. Este botón también fue agregado a
la barra de herramientas mediante la opción de personalización.
06 Personalizar barra de herramientas de acceso rápido: despliega el menú que nos permite añadir
más comandos a la lista inicial. Mediante la opción Más comandos..., tendremos acceso a todos los
comandos que puede utilizar el programa, desde los más habituales y de uso común, hasta los más
específicos.
Cinta de opciones
Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes
herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de
actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado
objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la ficha Herramientas de imagen.
Podemos personalizar la cinta de opciones agregando fichas y grupos creados por nosotros, como
también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y a los grupos. De forma predeterminada se
compone de siete fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Empleando
los métodos abreviados de teclado podemos acceder a las fichas. Esta alternativa combina distintas
letras con la tecla ALT.
Para conocer qué letras
debemos usar, presionamos
dicha tecla y aparecerá sobre
cada ficha la letra
correspondiente. Por lo tanto,
para acceder al contenido de
una ficha debemos hacer clic
sobre su nombre o presionar la
combinación de teclas. Además,
podemos mostrar u ocultar el
contenido de las fichas a través
de la combinación de teclas CTRL
+ F1. Sobre el extremo derecho
de la barra de título se muestra
el botón Opciones de
presentación de la cinta de
opciones, para ocultar la cinta,
mostrar solo las pestañas o
pestañas y comandos.
Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda
activa. Tiene tres sectores: a la izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda
activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de
fórmulas, donde insertamos y modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.
Menú Archivo
través de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones, accedemos a la Vista Backstage de Excel
2013, es decir, al lugar donde encontramos todas las opciones relacionadas con la administración de
archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener información sobre ellos, entre otras
posibilidades. Esta ficha se distingue de las demás por tener color verde. Al hacer un clic sobre ella,
veremos que la Vista Backstage ocupa toda la ventana del programa, la cual se divide en dos paneles. En
el panel izquierdo aparecen listados los diferentes comandos disponibles, hay un grupo de comandos
básicos, tales como Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Opciones y Salir.
El comando Cerrar cierra el archivo. Si hacemos clic sobre Guardar como o Abrir, aparecerá un cuadro de
diálogo que nos ayudará a abrir o guardar un archivo. En el caso del comando Guardar, únicamente se
abrirá el cuadro de diálogo si no hemos guardado el archivo con anterioridad. Al hacer clic sobre cada
una de estos comandos se muestran en el panel derecho las opciones correspondientes.
Por ejemplo, si
presionamos Nuevo, se
mostrarán las plantillas
disponibles para crear un
nuevo libro, solo
debemos seleccionar una
para crear un nuevo
archivo; un clic sobre la
opción Imprimir mostrará
las opciones para
configurar la impresión:
qué impresora queremos
usar, la cantidad de
copias que vamos a
imprimir, el tamaño del
papel, la orientación y los
márgenes de la página,
entre otras. Además, se presenta a la derecha de la pantalla una vista previa del documento. Desde
Opciones podemos acceder a las herramientas generales de configuración para trabajar con Excel 2013,
como también a las diferentes opciones que nos permiten personalizar la cinta de opciones y la Barra de
herramientas de acceso rápido.
Anclar archivos
La opción Abrir de la Vista Backstage muestra en la sección Libros recientes, en forma predeterminada,
los últimos archivos utilizados. Si necesitamos tener algún archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de
Libros recientes para que esté siempre visible. Para ello hacemos clic con el botón derecho del mouse
sobre el archivo y seleccionamos Anclar a la lista. La lista admite un máximo de 25 archivos, pero
podemos especificar la cantidad que queremos visualizar.
Barra de estado
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicación. En el sector izquierdo
muestra información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando
ninguna acción; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar, cuando
estamos editando el contenido de una celda. En el sector derecho se ubica el Zoom, que explicaremos
en detalle más adelante. A la izquierda del Zoom están los botones de vista, que permiten visualizar la
hoja de cálculo de diferentes maneras: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página. Para
activar o desactivar la visualización de más información en la barra de estado utilizamos el menú
Personalizar barra de estado con todas las opciones disponibles, que se abre al presionar el botón
derecho del mouse sobre la barra.
De esta manera, cada vez que accedamos
a una hoja de cálculo, dispondremos de
información relevante en la barra de
estado y podremos activarla o
desactivarla de acuerdo con nuestras
necesidades. Entre algunos de los datos
más importantes que es posible
visualizar, encontramos algunos
resultados de operaciones sencillas de
cálculo. Por ejemplo, al seleccionar una
lista de números, veremos en la barra de
estado el promedio, el total de la suma y
el recuento de la cantidad de elementos
de la lista, en forma rápida y sin
necesidad de efectuar la operación en las
celdas.
Área de trabajo
En la parte central de la ventana de la aplicación encontramos el área de trabajo, es decir, el sector
donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa.
En esta sección identificaremos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a
desplazarnos por las hojas de cálculo.
ÁREA DE TRABAJO
01 Encabezado de columna: las
columnas se identifican con una
letra, desde la A hasta la XFD.
02 Área de trabajo: está
formada por filas y columnas.
Aquí ingresamos los datos y
vemos el resultado de las
operaciones.
03 Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la hoja
de trabajo.
04 Pestaña de hojas: a través de las pestañas podemos movernos por las hojas que componen el libro
de trabajo. Por defecto, Excel 2013 muestra una sola hoja.
05 Encabezado de fila: las filas se identifican con números, desde 1 hasta 1.048.576.
06 Celda activa: es la celda seleccionada.
La herramienta Zoom
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de
cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por
ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de
información en la hoja y solo visualizamos una
parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la
totalidad. Para esto, debemos reducir el
porcentaje de zoom. En cambio, cuando deseamos
ver de modo claro el contenido de una o varias
celdas, podemos hacer un acercamiento
aumentando el porcentaje.
Disponemos de tres maneras de hacer zoom sobre la hoja de cálculo. La primera es utilizar el control
deslizante ubicado en la esquina inferior derecha de la ventana. La segunda es aplicar las herramientas
de zoom que se encuentran en la ficha Vista, grupo Zoom. La tercera es mantener presionada la tecla
CTRL mientras giramos la rueda del mouse hacia adelante (aumentar) o hacia atrás (disminuir). Es
importante saber que la distancia de visualización no afecta el tamaño o el formato de los datos en la
hoja de cálculo.
Guardar los cambios
Después de haber guardado el
archivo por primera vez, en
adelante, cuando hagamos
cambios y queramos
conservarlos, bastará con
presionar CTRL + G o ingresar
a la ficha Archivo y pulsar, en
el panel izquierdo, la opción
Guardar. También podemos
usar el comando de la Barra
de herramientas de acceso
rápido, si se encuentra aquí.
Guardar como Si queremos guardar el archivo en otra ubicación o cambiarle el nombre, debemos
presionar Archivo/Guardar como. Se volverá a abrir el cuadro de diálogo donde podremos seleccionar
otra carpeta de destino e ingresar un nuevo nombre para el archivo.
Tipos de datos
Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre otros. Si
bien al ingresarlos en las celdas, estos son detectados de manera automática, el programa no siempre
interpreta de modo correcto lo que deseamos, y por eso es necesario saber cómo lograr que cada dato
se corresponda con su tipo específico. En esta sección, centraremos nuestra atención en identificar tres
tipos de datos principales: números, texto y fechas.
Número El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar
un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la
derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:
Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles
(.). La función de estos últimos elementos podrán variar según la configuración regional del
sistema operativo de la computadora en la que estemos trabajando.
Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual
que la coma (,) del teclado alfanumérico
El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de
miles.
Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario.
El uso de los símbolos + (más), - (menos), * (multiplicar) y / (dividir) junto con los números será
interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más) adelante. Por
ejemplo: =100*3,5. • Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje. Al
ingresarlo, Excel dividirá el
valor por 100, pero mostrará el
número ingresado seguido de
del signo %. Por ejemplo, si
escribimos 40%, eso es lo que
veremos en la celda, aunque el
valor numérico será 0,40. En
cambio, si escribimos 40 y le
aplicamos el singo % desde la
cinta de opciones, lo que
veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la
cinta.
Texto
El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras,
símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir
características, entre otras posibilidades.
Cuando ingresamos texto en una celda,
Excel reconocerá de manera
automática este tipo de dato y, de
manera predeterminada, lo alineará a
la izquierda, al igual que si ingresamos
una combinación de números y letras
más símbolos. Esto puede cambiar si el
texto comienza con el signo igual (=) o
con el signo más (+) o menos (-). El
programa interpretará que lo que sigue
es una fórmula de cálculo; por lo tanto,
si queremos que sea interpretado como
texto, debemos anteponer el carácter
comilla simple (‘).
Fecha y hora
Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres
números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por
ejempli, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos
25/02/2013.
El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional
establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de
habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año);
y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa
(mes/día/año).
Además, una fecha como 15/2/2013 tendrá
formato de Fecha corta, mientras que viernes,
15 de febrero de 2013 tendrá formato de
Fecha larga. Ahora, si queremos ingresar un
dato en formato de hora, lo hacemos
escribiendo dos números (hora y minutos)
separados por dos puntos (:). Así se interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). En cambio, si
ingresamos tres números separados con dos puntos (:) se toman como hh:mm:ss
(hora:minuto:segundo).
