GUIA DE APRENDIZAJE: Proceso administrativo – Áreas de la empresa

GUIA DE APRENDIZAJE:
ADMINISTACION

PROCESO Y PILARES

TNS EN ADMINISTRACION GENERAL

Taller de Administración y Gestión de Empresa

DOCENTE: JUANA VARGAS CUMPLIDO

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Sede La Unión

PROCESO ADMINISTRATIVO
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Explicaremos el proceso administrativo de una organización o empresa y

cuál es su importancia.

Proceso administrativo
El proceso administrativo está formado por 4 funciones fundamentales.
¿Qué es Proceso administrativo?
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que
buscan aprovechar al máximo cada recurso que posee una empresa de forma
correcta, rápida y eficaz.

El proceso administrativo se compone de 4 funciones elementales:

planeación, organización, ejecución y control. A continuación, explicamos
cada etapa del proceso.

1. Planeación o Planificación
Esta función es la primera que debe ejercer el cuerpo administrativo de
una empresa. Aquí es donde serán previstos los objetivos y metas que
deberá cumplir la empresa y los métodos a llevar a cabo.

La relación entre el personal trabajador y el personal administrativo debe

tener un carácter en común de modo tal que puedan complementarse el uno
con el otro para el funcionamiento correcto de la empresa y el
cumplimiento de sus objetivos.

Se desarrolla un plan que contenga objetivamente las diferentes

actividades futuras que se van a realizar; dicho plan deberá implementarse
con una visualización previa tomando en cuenta cada característica.

Algunas de las actividades más importantes de la planeación son:

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 Predefinir los objetivos y metas que quieran lograrse durante un

tiempo determinado.
 Pronosticar.
 Establecer una estrategia con sus correspondientes métodos y
técnicas a llevar a cabo.
 Accionar frente a problemas futuros.

2. Organización
Proceso Administrativo
Se debe hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para
el puesto.
Luego de la planeación de los objetivos y actividades futuras a realizar
para lograr las metas propuestas, el siguiente paso es distribuir cada
actividad a los diferentes grupos de trabajos que componen a una empresa.

Está fuertemente relacionado con las aptitudes físicas e intelectuales de

cada trabajador y con los recursos físicos que posee la empresa. La
finalidad de la organización es aquel objetivo asignado a cada actividad
de la empresa para que pueda ser cumplido con el mínimo de los gastos y a
su vez con un grado de satisfacción máximo en cada empleado.

Algunas de las actividades más importantes de la organización son:

 Hacer una selección detallada de los trabajadores indicados para el

opuesto indicado
 Subdividir cada tarea en unidades operativa
 Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
 Proporcionar de materiales y recursos útiles a cada sector.

3. Dirección y/o Ejecución

Aquí es necesaria la figura de un gerente capaz de dirigir, tomar
decisiones, instruir y ayudar a los diferentes sectores laborales. En la
ejecución se busca dar el primer paso en la realización de las actividades
designadas a cada grupo de trabajo y que los mismos continúen realizando
dichas actividades de manera periódica y eficaz.

Cada grupo trabajador está regido por normas y medidas que mejoran su
funcionamiento.

Algunas de las actividades más importantes de la ejecución son:

 Ofrecer un carácter motivador al personal

 Recompensar a cada empleado con el sueldo correspondiente
 Estar atento a las necesidades de cada trabajador
 Mantener una comunicación estable entre todos los sectores

4. Control
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Proceso administrativo
Se debe comparar los resultados obtenidos con los planes previamente
hechos.
Esta última función tiene el papel de garantizar que la empresa está
encaminada por el rumbo del éxito. Si bien cada función anteriormente
nombrada puede ser realizada al pie de la letra, eso no garantizará que la
entidad se incline hacia un camino económico positivo.

El control es una tarea administrativa, la cual debe ser ejercida con

profesionalidad y de forma transparente. El control de las actividades que
se desarrollan en una empresa sirve para analizar los puntos altos y los
puntos bajos de las mismas.

Luego de obtener los resultados correspondientes, se harán factibles las

diferentes modificaciones que tendrán que llevarse a cabo para corregir
aquellos puntos bajos.

Algunas de las actividades más importantes del control son:

 Comparar los resultados obtenidos con los planes previamente hechos

 Evaluar y analizar los resultados obtenidos
 Iniciar las acciones de corrección correspondientes

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración se puede resumir en 14 principios o fundamentos básicos
y los enumeramos a continuación. Los 14 Principios de la administración
son:

[Link]ÓN DEL TRABAJO: La especialización incrementa la producción al

hacer más eficiente al empleado.

[Link]: Los administradores deben de ser capaces de dar órdenes. La

autoridad les da este derecho. En donde se ejerza la autoridad, surge la
responsabilidad.

[Link]: Los empleados deben de obedecer y respetar las reglas que

gobiernan la organización.

[Link] DE COMANDO: Cada empleado debe recibir órdenes solo de un

superior.

[Link] DE DIRECCIÓN: Cada grupo de actividades organizacionales que

tienen el mismo objetivo deben de ser dirigidas por un administrador que
utiliza un solo plan.

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[Link]ÓN DE LOS INTERESES INDIVIDUALES AL INTERÉS GENERAL: Los

intereses de un empleado o grupo de empleados únicos no deben tener
preponderancia sobre los intereses de la organización como un todo.

[Link]ÓN: Los obreros deben de recibir un salario justo por sus

servicios.

[Link]ÓN: Se refiere al grado al cual los subordinados participan

en la toma de decisiones. La cuestión es encontrar el grado óptimo de
centralización para cada situación.

[Link] CADENA ESCALA: La línea de autoridad desde la dirección más alta,

hacia los rangos más bajos representan la cadena escala. Las
comunicaciones preferentemente deben de seguir esta cadena, salvo
excepciones en las que se provoquen demoras y la comunicación deberá de
ser cruzada, informando a los superiores.

[Link]: Las personas y los materiales deben estar en el sitio adecuado

en el momento preciso.

[Link]: Los administradores deben de ser amables y justos con sus

subordinados.

[Link] EN LA TENENCIA DE PERSONAL: Una alta rotación de empleados

es ineficiente. La administración debe proporcionar una ordenada
planeación de personal y asegurarse de que se cuente con reemplazos para
cubrir las vacantes.

[Link]: Aquellos empleados a los que se permite originar y

desarrollar planes realizarán altos niveles de esfuerzo.

[Link]ÍRITU DE EQUIPO: El promover espíritu de equipo creará armonía de

unidad dentro de la organización.

ÁREAS BÁSICAS DE UNA ORGANIZACIÓN.

Las áreas de actividad, conocidas también como áreas de responsabilidad,

departamentos o divisiones, están en relación directa con las funciones
básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos. Dichas áreas
comprenden actividades, funciones y labores homogéneas; las más usuales, y
comunes a toda empresa, son: producción, mercadotecnia, recursos humanos y
finanzas.

A continuación, se analizarán estas áreas con el fin de introducir el

conocimiento de las funciones y subfunciones inherentes a cada una de
ellas, y de lograr una comprensión integral del conocimiento

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administrativo de una empresa. Claro está que la estructura que se

presenta es la ideal y corresponde preponderantemente a una mediana o gran
empresa industrial; pero este modelo puede servir de base para adaptarse a
las necesidades específicas de cada empresa.

Por otra parte, es necesario conceptualizar a la empresa como un sistema

que comprende las cuatro funciones, ya que darle mayor importancia a
cualquiera de éstas podría ocasionar que la empresa se convirtiera en una
serie de secciones heterogéneas sin ningún propósito u objetivo
consolidado.

La efectividad de la administración de una empresa no depende del éxito de

un área funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación
balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada
realización de las actividades de las principales áreas funcionales,
mismas que son:

PRODUCCIÓN

Tradicionalmente considerado como uno de los departamentos más

importantes, ya que formula y desarrolla los métodos más adecuados para la
elaboración de productos, al suministrar y coordinar: mano de obra,
equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridas.

Tiene como funciones:

1. Ingeniería del producto:

· Diseño del producto
· Pruebas de ingeniería
· Asistencia a mercadotecnia

2. Ingeniería de la planta:
· Diseño de instalaciones y sus especificaciones
· Mantenimiento y control del equipo

3. Ingeniería industrial:
· Estudio de métodos
· Medida del trabajo
· Distribución de la planta

4. Planeación y control de la producción:

· Programación
· Informes de avances de la producción
· Estándares

5. Abastecimientos:
· Tráfico
· Embarque
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· Compras locales e internacionales

· Control de inventarios
· Almacén

6. Fabricación:
· Manufacturas
· Servicios

7. Control de calidad
· Normas y especificaciones
· Inspección de prueba
· Registros de inspecciones
· Métodos de recuperación

MERCADOTECNIA

Es una función trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos de

los propósitos institucionales de la empresa. Su finalidad es la de reunir
los factores y hechos que influyen en el mercado, para crear lo que el
consumidor quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal, que
esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al
precio más adecuado.

Tiene como funciones:

1. Investigación de mercados
2. Planeación y desarrollo del producto:
· Empaque
· Marca
3. Precio
4. Distribución y logística
5. Ventas
6. Comunicación
· Promoción de ventas
· Publicidad
· Relaciones públicas

FINANZAS

De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base
en constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención
de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento
de la empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios
para cada uno de los departamentos, con el objeto que puedan funcionar
debidamente.

El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento

y administración de los recursos financieros.
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Comprende las siguientes funciones:

1. Financiamiento:
· Planeación financiera
· Relaciones financieras
· Tesorería
· Obtención de recursos
· Inversiones

2. Contraloría:
· Contabilidad general
· Contabilidad de costos
· Presupuestos
· Auditoría interna
· Estadística
· Crédito y cobranzas
· Impuestos

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas

características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través
de programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y
desarrollo.

Sus funciones principales son:

1. Contratación y empleo:
· Reclutamiento
· Selección
· Contratación
· Introducción o inducción
· Promoción, transferencias y ascensos

2. Capacitación y desarrollo:
· Entrenamiento
· Capacitación
· Desarrollo

3. Sueldos y salarios:
· Análisis y valuación de puestos
· Calificación de méritos
· Remuneración y vacaciones

4. Relaciones laborales
· Comunicación
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· Contratos colectivos de trabajo

· Disciplina
· Investigación de personal
· Relaciones de trabajo

5. Servicios y prestaciones:
· Actividades recreativas
· Actividades culturales
· Prestaciones

6. Higiene y seguridad industrial:

· Servicio médico
· Campañas de higiene y seguridad
· Ausentismo y accidentes

7. Planeación de recursos humanos

· Inventario de recursos humanos
· Rotación
· Auditoría de personal

Es importante hacer notar que las funciones de cada área de actividad, así
como su número y denominación, estarán en relación con el tamaño, el giro
y las políticas de cada empresa.

La representación gráfica de áreas de responsabilidad se presenta en la

siguiente figura:

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