FASE PLANIFICACION DE PROYECTOS

Fases del proyecto

Fase de Planificación
• La Planificación es un proceso que
comienza con una misión, metas y
objetivos que deben lograrse. Desarrolla
planes, procedimientos, establece una
organización y asigna recursos y
responsabilidades con el propósito de
alcanzar los objetivos propuestos. El
resultado principal de la planificación es el
Plan del Proyecto.
Fase de Planificación
Fase de Planificación
Objetivos de la Planificación de Proyectos
• El principal objetivo de la planificación en proyectos es
ordenar el qué hacer durante el proyecto y asignar
adecuadamente los recursos y tareas para cumplir los
objetivos propuestos.
En general se planifica para:
• Organizar el qué hacer del proceso
• Minimizar tiempo y costos involucrados.
• Maximizar el uso de recursos disponibles.
• Establecer hitos del proyecto.
• Medir el avance.
• Mejorar la comunicación.
• Obtener soporte técnico, de gerencia y político.
Fase de Planificación
La planificación es una tarea que se
desarrolla al inicio del proyecto pero rige el
resto de las fases.

Una buena planificación inicial ayudará a

que las metas propuestas se cumplan y que
los eventuales inconvenientes sean
abordados de mejor forma.
PLANIFICACION DE PROYECTOS
El planificador de proyectos tiene que contestar todo un
conjunto de preguntas que incluyen los siguientes
aspectos:
 Qué hacer: productos
 Cómo hacerlo: actividades
 Con qué hacerlo
• Roles: recursos humanos
• Recursos materiales y técnicos
• Cuándo hacerlo: fechas
• Quiénes lo harán: asignación de personal y responsabilidades
• La estructura del proyecto responde a las primeras preguntas:
qué hacer, cómo hacer-lo y qué competencias se requieren
para hacerlo –roles–.
Fase de Planificación
El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle
las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a
buen término el proyecto. Las actividades clave en esta
etapa son:
• Análisis del alcance del proyecto.
• Realización de estimaciones de esfuerzo, costos y
recursos.
• Definición del plan de proyecto.
• Negociación del contrato.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
1. Análisis del alcance del proyecto
• Los alcances establecen de manera clara, hasta
dónde llegará el proyecto y permiten el manejo de
expectativas comunes entre todos los interesados y
participantes del proyecto.
• La definición del alcance empieza con el enunciado
del trabajo del proyecto, para el cual se debe
conocer:
• Una descripción de las necesidades del negocio u
organización
• Una descripción del alcance del producto o
servicio.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto: Se constituye
en la primera definición del alcancel del proyecto. Se
enmarca en los siguientes puntos:
• Objetivos del proyecto
• Entregables
• Fechas importantes (hitos)
• Requerimientos técnicos
• Limites y exclusiones
• Revisiones con el cliente
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto
Objetivos del proyecto: Responde a los interrogantes que,
cuando y cuanto, a saber.
• Que se espera lograr con la ejecución del proyecto?
• Cuando se espera tener el resultado final del proyecto?
• Cuanto costara la ejecución del proyecto?
Ejemplo:
Con la ejecución del proyecto se busca tener una metodología,
acompañada con una aplicación, que permita establecer los
limites de velocidad en los distintos sectores de un tramo de una
carretera; el proyecto debe realizarse en un plazo de cinco (5)
meses y su costo de ejecución no debe ser superior a 150.000
dólares.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto
Entregables: Consiste en hacer una lista con los principales
productos o resultados que debe arrojar el proyecto
durante todo su desarrollo.
Ejemplo: Un proyecto relacionado con el desarrollo de una
aplicación, los entregables pueden ser:
• Plan de trabajo de ejecución del proyecto
• Lista de especificaciones o requisitos que debe satisfacer
la aplicación.
• Informe preliminar, que incluye el software en su versión
preliminar, con su manual del usuario.
• Informe de resultados sobre la aplicación.
• Documento final del software con sus aprobaciones.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto
Fechas importantes (hitos): Corresponden a puntos
significativos, de control en el proyecto, de fácil
reconocimiento por parte de los participantes del proyecto
Ejemplo: Un proyecto relacionado con el desarrollo de una
aplicación, que se espera iniciar el 1 de enero, los hitos
pueden ser:
• Documento de requisitos aprobados. 1 de febrero
• Diseño de la arquitectura del sistema aprobado. 15 de
Marzo.
• Primera entrega del software. 15 de Abril
• Documento de Pruebas del software. 6 Junio
• Revisión final y entrega. 1 de Julio
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto
Requerimientos técnicos: En esta parte del enunciado se
relacionan las especificaciones técnicas que debe satisfacer el
producto del proyecto, los códigos que deben cumplir y algunas
condiciones especificas que deban resaltar

Limites y exclusiones: Se deben establecer los limites del alcance.

Las exclusiones ayudan a establecer los limites del proyecto.
Hacen mención a lo que no esta incluido en el proyecto.
Ejemplo:
• El costo de implementación de nuevos requisitos se le cargara
al cliente.
• Solo se instalara la aplicación en la parte de la atención al
cliente
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 1. Enunciado del trabajo del proyecto
Revisiones con el cliente: Se firman los acuerdos hechos con el
cliente o su representante. En la revisión se debe responder:
• Los productos a entregar son los que desea el cliente?
• En el enunciado se establecen en forma clara y precisa los
logros clave, los presupuestos, los tiempos y los
requerimientos?
• Esta de acuerdo con el cubrimiento de los limites y
exclusiones?
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 2. Identificación de los requisitos
Se identifican los requisitos de acuerdo a las necesidades de los
interesados. Las principales actividades relacionadas con este
proceso son:
• Plan de gestión de los requisitos
• Definir quienes son los interesados
• Recopilación de datos sobre requisitos
• Documentación de los requisitos
• Acuerdo de requisitos con los interesados y clasificación de
acuerdo al orden de importancia.
• Matriz de rastreabilidad de requisitos
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 3. Definir el alcance del proyecto
• El objetivo de este proceso es establecer lo que esta y no
esta incluido en el proyecto y sus entregables.
• Hace referencia al tamaño global del proyecto y el rango
de extensión de los trabajos que el proyecto comprende.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 3. Definir el alcance del proyecto
Ejemplo:
• El proyecto “LOLET Sweet Bakery” tiene como objetivo la
apertura de una pastelería boutique vintage en el barrio de
Palermo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Ejemplo:
El software a construir tiene, como objetivo principal, apoyar en la gestión de una
agencia inmobiliaria. Dicha empresa tiene oficinas en diferentes ciudades de
España, que deben compartir datos a nivel local.
• Se desea automatizar, fundamentalmente, la gestión de inmuebles en alquiler,
de inquilinos y de propietarios.
• En cuanto a los alquileres, debe facilitarse su gestión integral, desde el momento
en que un propietario ofrece un inmueble, pasando por la oferta de dicha
vivienda a los posibles inquilinos, la gestión de las visitas y la posterior firma del
contrato de arrendamiento.
• Se contempla la posibilidad de utilizar correo electrónico o mensajes SMS
generados automáticamente, para agilizar la comunicación con los clientes.
También se desea implantar un sitio web en el que se pueda consultar
información sobre los inmuebles disponibles, de forma que se facilite la
captación de clientes para la agencia.
• Los datos hechos públicos a través de la web deberán estar actualizados
frecuentemente, siendo deseable que se sincronicen diariamente con las bases
de datos internas.
• Nótese que el sistema debe utilizarse exclusivamente para la gestión de
alquileres, y no de compras
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. DESCOMPOSICION DEL TRABAJO – ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

 Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la

identificación y organización del trabajo .
 El análisis de descomposición que identifica las unidades mas pequeñas
de trabajo, es la primera etapa en la planeación detallada del proyecto.
 Beneficios:
• Identificar los productos a entregar
• Definir responsabilidades
• Estimar duración de actividades
• Programar actividades
• Controlar el avance del proyecto
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)
 Responsabilidad :
• El análisis de descomposición es un ejercicio que debe
desarrollarse conjuntamente por el grupo de trabajo de
clientes y sistemas.
• Los lideres de usuarios y sistemas deberán estar
involucrados en este proceso para asegurar que todas las
actividades estén incluidas y familiarizarse con la
estructura del proyecto.

 Estructura :
• El análisis de descomposición está subdividido en
proyecto, subproyectos, milestones y actividades.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT - WBS)
• Método para la Descomposición
1. Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel).
En unos casos serán los entregables del proyecto y la gestión de
dicho proyecto
En otros casos el primer nivel de descomposición viene
determinado por las fases del ciclo de vida del proyecto.

2. Identificar los elementos que constituyen el entregable.

Los elementos constituyentes deberán ser descritos en términos de
resultados tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la
ejecución, y de cómo el trabajo del proyecto se realizará realmente.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

PROYECTO

SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO

MILESTONE MILESTONE MILESTONE

ACTIVIDAD ACTIVIDAD
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)

PROYECTO

PLANEACION ANALISIS DE REVISAR TRAMITAR DEFINIR

MERCADO PROCESOS COTIZACIONES SOLUCION

Estructura para un proyecto en la fase de análisis y formulación .

 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)
PROYECTO

PLANEACION DISEÑO DE INFRAESTRUC INSTALACION INSTALACION PUESTA

REDES CABLEADO SERV / PCS SW REDES EN PRODUCT.

Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementación .

 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)
PROYECTO

PLANEACION INSTALACION ENTTO Y ADAPTACION PUESTA

DE HW/SW PRUEBAS DEL NEGOCIO EN PRODUCT.

LICITACION Y INSTALACION MIGRACION

IMPLEMEN
COMPRA DE PAQUETE DE DATOS

Estructura para un proyecto de implementación de un paquete .

 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 4. ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO (EDT)
Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Fase de Planificación
Alcance del proyecto
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 5. Diccionario de la EDT.
• Describe el contenido detallado de los
componentes que se incluyen en una EDT,
incluidos los paquetes de trabajo.
• Es un documento que proporciona una
descripción del trabajo de cada paquete de la
EDT
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 5. Diccionario de la EDT.
Para cada componente de la EDT (cada caja), incluye:
• Un identificador,
• Un enunciado del trabajo,
• La persona/grupo responsable,
• Una lista de hitos del cronograma,
• Información sobre contratos (opcional), requisitos de calidad
(opcional), y referencias técnicas (opcional).

Además de lo anterior, para los paquetes de trabajo puede incluir

también:
• Lista de las actividades del cronograma relacionadas,
• Recursos necesarios, y
• Una estimación de costos.
 Fase de Planificación
Alcance del proyecto
Paso 5. Diccionario de la EDT.

7.2.5 Definición de los requerimientos no funcionales del sistema

Descripción Se definen las características actuales presentes en la organización

Actividades Definición de la tecnología

Definición de los requerimientos mínimos del hardware existente

Duración 3 días
Costos $ 3360
Responsable Equipo del proyecto, grupo outsourcing

Revisar plantilla de diccionario en el sitio

 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
2. Estimación de los recursos – Tiempo
Para llevar a cabo la gestión del tiempo es necesario
realizar las siguientes acciones:
Paso 1: Definición de las Actividades.

Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades.

Paso 3: Estimación de los Recursos de las Actividades.

Paso 4: Estimación de la Duración de las Actividades.

Paso 5: Construcción del Cronograma

 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 1: Definición de las Actividades:
• Se realiza una subdivisión del proyecto en componentes
más pequeños y manejables hasta que el trabajo y los
entregables estén definidos a nivel de actividad.
• Identificar las actividades específicas del proyecto que
deben ser realizadas para producir los diferentes
productos entregables del proyecto.
• Se da un código, nombre y alcance de trabajo,
responsable y tipo de actividad, para cada actividad del
entregable.
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:
• Identificar y documentar las actividades específicas que
deben realizarse para producir los diversos entregables
definidos en la Gestión del Alcance (WBS, EDT).
• Lista de Actividades: entregable del proceso.
Debe incluir:
 Todas las actividades que deberán ser realizadas en el
proyecto y sólo las del proyecto.
 Descripciones de cada actividad para que el equipo
comprenda el trabajo que debe realizarse.
• Para realizar la definición de las actividades es necesario
tener en cuenta las restricciones y asunciones a las que
está sometido el proyecto.
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:
• Identificar y documentar las dependencias entre
las actividades del proyecto.
• Documentar las dependencias (predecesoras y
sucesoras) y relaciones entre las actividades del
proyecto. Se centra en organizarlas en el más
eficiente y efectivo orden
(PMI et al., 2008).
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:
Existen dos métodos para documentar las dependencias:
 Método de Diagramación por Precedencia
(PDM - Precedence diagramming method)

Método de Diagramación por Flechas

(ADM - Arrow diagramming method)
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

▫ Consiste en construir un Diagrama de Red del Proyecto
utilizando
 Nodos para representar las actividades
 Conectándolas con flechas que representan las dependencias
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:

Si una actividad A precede a otra B, existen 4 tipos de relaciones

de precedencia:
 Acabar-para-empezar (fin- inicio):
La actividad A debe concluir antes de poder comenzar la B.
 Empezar-para-empezar (inicio - inicio):
La actividad A debe comenzar antes que la B.
 Acabar-para-acabar (fin - fin):
La actividad A debe haber concluido antes de poder concluir
también la B.
 Empezar-para-acabar (inicio - fin):
La actividad A debe haber comenzado antes de poder concluir
la B
(no usada en software).
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:
Ejemplo : Preparación de un curso
ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES
A Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentación 2 -
H Reunir gerentes 3 -
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:
Ejemplo : Preparación de un curso

H,3 E,1 C,3

INICIO B,6 A,2 FIN

G,2 F,2 D,4

 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 2: Determinación de la Secuencia de las Actividades:

Método de Diagramación por Flechas (ADM)

▫ Construir un Diag. Red del Proyecto utilizando
Flechas para representar las actividades
Nodos para indicar las dependencias entre actividades.
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 3: Estimar recursos de las actividades
• Estimar el tipo y las cantidades de recursos necesarios para realizar
cada actividad del proyecto
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 4: Estimar duración de las actividades
• Determinar el número de periodos de trabajo requerido para
completar las actividades individuales, teniendo en cuenta el
alcance de trabajo, los tipos de recursos requeridos, la cantidad de
recursos estimados y la disponibilidad de recursos en el tiempo.
• Como herramienta para Estimar Duración de Actividades se tienen:
• Estimación por Analogía.
• Estimación Paramétrica.
• Estimación Ascendente (bottom up).
• Estimaciones por Tres Valores: Más probable, Optimista y Pesimista.
• PERT - Program Evaluation and Review Technique.
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 4: Estimar duración de las actividades

 La representación gráfica de las actividades de un proyecto puede ser

realizada de varias formas, siendo las dos más utilizadas :
• Gráficos de GANTT
• Diagramas PERT

 Los gráficos de GANTT permiten visualizar la distribución de las actividades

de un proyectos a lo largo del tiempo.

 Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades

de un proyecto.
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Estimación de los recursos – Tiempo

Paso 4: Estimar duración de las actividades

Diagramas de barras o de Gantt: Representación gráfica de

las tareas sobre una escala de tiempos. Las tareas se
representan en forma de barra sobre dicha escala
manteniendo la relación de proporcionalidad entre sus
duraciones y su representación gráfica, y su posición
respecto del punto origen del proyecto.
No permiten la representación de conexiones cruzadas que
muestre directamente la dependencia de tareas.
Tampoco permiten conocer claramente la lógica utilizada
en la planificación.
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Estimación de los recursos – Tiempo
Paso 4: Estimar duración de las actividades
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
Técnicas para desarrollar el Cronograma
• Etapas de la técnica PERT:
1. Elaboración del Grafo (diagrama de flechas tipo ADM).
2. Ordenación del grafo por niveles (opcional)
3. Cálculo de los Tiempos PERT.
4. Cálculo de los Tiempos más tempranos posibles (‘Early').
5. Cálculo de los Tiempos más tardíos posibles (‘Late').
6. Cálculo de las Holguras (total, libre e independiente).
7. Determinación del Camino Crítico.
8. Definición de Fechas..
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Estimación de los recursos – Tiempo
PERT: Elaboración del Grafo
• En PERT los proyectos se consideran descompuestos en actividades.
• Las actividades ocurren entre dos sucesos (inicial y final).
• Un suceso es un acontecimiento temporal (una fecha) que no consume
ni tiempo ni recursos.
• Grafo:
Actividades = arcos (flechas);
Sucesos = nodos (círculos).
• La longitud del arco no tiene relación con la duración de la actividad.
• Relaciones de precedencia entre las actividades son Fin-Comienzo.
• Los sucesos deben estar numerados siempre de forma creciente a lo
largo de cualquiera los caminos.
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Estimación de los recursos – Tiempo
PERT: Elaboración del Grafo
El método utiliza una estructura de grafo para la representación
gráfica de las actividades o tareas de un proyecto.
Las actividades se representan por líneas o flechas (arcos del
grafo).
Los sucesos se representan por círculos (vértices del grafo).
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Estimación de los recursos – Tiempo
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
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Estimación de los recursos – Tiempo
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Estimación de los recursos – Tiempo
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
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Estimación de los recursos – Tiempo
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
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Estimación de los recursos – Tiempo
 PLANIFICACION DE PROYECTOS
Estimación de los recursos – Tiempo
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Estimación de los recursos – Tiempo
EL CRONOGRAMA DE TRABAJO
El cronograma de trabajo, cuadro que muestra las actividades y
las fechas de inicio y fin para cada una de ellas, es el elemento
más representativo o más reconocido de un plan.
Existen varias técnicas para estructurar el cronograma de trabajo,
entre ellas:
Los diagramas de Gantt o de barras,
los cuadros de puntos de chequeo,
los diagramas de precedencia (PDM) y
las estructuras de red, como PERf (Program Evaluation and
Review Technique), CPM (Critical Path Method)
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Estimación de los recursos – Tiempo