C A P Í T U L O 1 5

Plantillas

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 Guión-resumen
1. Plantillas
2. Estilos
3. Macros
4. Copiar elementos de unas plantillas o documentos a otros
5. Tem
mas
6. Estilos rápidos
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1. Plantillas
Una plantilla es simplemente un modelo predefinido de documento.
Cuando se crea un nuevo documento, por defecto viene con una serie de espe-
cificaciones y contenidos predeterminados. Por ejemplo, el tamaño del papel
es DIN A4 vertical, los márgenes izquierdo y derecho tienen un valor de 3 cm,
los márgenes superior/inferior tiene un valor de 2,5 cm, el tipo de letra es Cali-
bri tamaño 12 puntos, tiene unos elementos de diseño (como colores espe-
ciales, bordes,…), etc. Todas estas especificaciones (y otras muchas, como los
estilos, o las macros) están grabadas en una plantilla que es la que utiliza Word
por defecto para los atributos iniciales de documento. Esta plantilla se deno-
mina NORMAL.DOTM, y se encuentra grabada en la carpeta Plantillas.

Las plantillas simplifican la creación de documentos que tienen iguales

determinadas especificaciones. Por ejemplo, para cartas con membrete se
puede crear una plantilla con un logotipo en el encabezado y con las especifi-
caciones deseadas de márgenes, estilos, etc. Pero además de contener especifi-
caciones se puede insertar en ellas cualquiera de los elementos normales de un
documento de Word, y que se han tratado en temas anteriores: texto con for-
mato, encabezados y pies, marcas de agua, etc.

1.1. Basar un documento en una

plantilla
Además de las plantillas que pueda crear cada usuario, Word incorpora
una serie de plantillas para diferentes usos, y además hay una amplia galería de
plantillas en el sitio web de Office Online. Si desea basar un documento en una
plantilla existente:

1. Pulsar el botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.

2. Word mostrará el cuadro de diálogo Nuevo Documento. En la
sección Plantillas Instaladas, elegir la categoría deseada:
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 3. Elegir la plantilla deseada, y pulsar Aceptar.
De esta forma se creará un nuevo documento basado en la plan-
tilla seleccionada. A este documento podrá hacerle todas las modificaciones
que desee, pero tenga en cuenta que estas modificaciones NO afectan a la
plantilla original, ya que las plantillas y los documentos tienen extensiones
diferentes (DOTX y DOCX respectivamente).

Si lo desea, y si dispone de conexión a Internet, puede descargarse planti-

llas gratuitas del sitio de Office Online:

1. Pulsar el botón de Office y hacer clic en la opción Nuevo.

2. Word mostrará el cuadro de diálogo Nuevo Documento. En la
sección Microsoft Office Online, elegir la categoría deseada:

3. Elegir la plantilla deseada, y pulsar Descargar.

Se creará un nuevo documento basado en la plantilla elegida, y además
dicha plantilla se copiará en la carpeta Plantillas de Confianza de su equipo,
desde donde podrá emplearla cada vez que desee, sin necesidad de volver a
conectarse a Internet. Al igual que ocurre con las demás plantillas, si realiza
cambios en el documento, la plantilla en la que se basa NO se modificará.

1.2. Crear una plantilla

La forma más simple de crear una plantilla es la siguiente:

1. Crear un nuevo documento, y aplicarle todas las especificaciones

y cambios que desee almacenar en la plantilla (el documento
puede estar basado en cualquier plantilla, si no elige ninguna
específica, se creará basado en la plantilla NORMAL.DOTM).
2. Pulsar el botón de Office y hacer clic en Guardar como.
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396 Plantillas
 3. En la lista Guardar como tipo, elegir Plantilla de Word (*.dotx)
o Plantilla habilitada con macros de Word (*.dotm). Las planti-
llas de Word (*.dotx) no pueden contener macros, si desea gra-
bar una o varias macros en la plantilla deberá guardar ésta como
Plantilla habilitada con macros de Word (*.dotm).
4. A la izquierda del cuadro de diálogo, elija la carpeta Plantillas de
Confianza.
5. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la plantilla.

6. Pulse el botón Guardar.

Nota: Al guardar la plantilla en la carpeta Plantillas de Confianza, se indi-
ca a Word que es seguro abrirla incluso si la plantilla contiene macros u otro
tipo de código de programación. Si la plantilla contiene macros y no se alma-
cena en esta carpeta, dado que el nivel de seguridad de Word por defecto pro-
híbe la ejecución de macros que no sean de confianza, podrá crear un docu-
mento basado en la plantilla, pero las macros se deshabilitarán. Por el
contrario, si una plantilla contiene macros y es almacenada en esta carpeta, aun
cuando el nivel de seguridad sea el recomendado Word no deshabilitará las
macros, ya que se considera que los archivos almacenados en la carpeta Plan-
tillas de Confianza son seguros.

Nota: por su seguridad y la de su equipo, no almacene en la carpeta Plan-

tillas de Confianza ningún archivo que proceda de fuentes no fiables.

La ubicación típica de la carpeta Plantillas de Confianza es la siguiente:

C:\Documents and Settings\[Usuario]\Datos de programa\Microsoft\Planti-

llas, donde [Usuario] será el nombre del usuario.
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 Si ya tiene un documento creado con todas las especificaciones que desea
almacenar en la plantilla, sólo tiene que abrirlo y repetir el procedimiento ante-
rior para almacenarlo como plantilla.

Otra ventaja de almacenar una plantilla en la carpeta Plantillas de Con-

fianza radica en que es más sencillo buscarla si necesita realizar alguna modifi-
cación (por ejemplo, cambio del membrete de la empresa, modificación de la
dirección, etc).

1.3. Cargar una plantilla como

plantilla global
Conviene hacer notar que en Word existen dos tipos básicos de plantillas:

 Plantillas globales: contienen elementos que están disponibles en

todos los documentos, aunque estén basados en otras plantillas. La
plantilla NORMAL.DOTM es una plantilla global.
 Plantillas de documento: los elementos que contienen estas planti-
llas sólo están disponibles para documentos basados en dichas plan-
tillas, y no podrá utilizarlos en documentos basados en otras planti-
llas. Por supuesto, los elementos cargados en plantillas globales
siguen estando disponibles en estos documentos basados en planti-
llas de documento.
Se puede convertir una plantilla de documento en una plantilla global si
se desea que sus elementos estén disponibles en cualquier documento. El
hecho de cargar una plantilla como plantilla global se puede hacer sólo para la
sesión actual de trabajo (o sea, que cuando se finalice la sesión de Word los
elementos cargados como globales se descargarán, y habrá que repetir estos
pasos en la próxima sesión si desea volver a tenerlos disponibles), o bien puede
hacer que siempre que se inicie Word se carguen las plantillas que le interesan
(esto ocurre si almacena las plantillas en la carpeta Inicio de Microsoft Office).
Si desea disponer de una plantilla como global sólo en la sesión actual, necesi-
ta activar la ficha Programador de la cinta de opciones, para lo cual:

1. Pulse el botón de Office, y haga clic a continuación en el botón

Opciones de Word.
2. En la categoría Más Frecuentes, active la casilla Mostrar ficha
Programador en la cinta de opciones.
3. Pulse Aceptar.
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 Una vez mostrada la ficha Programador, para activar una plantilla como
global en la sesión actual:

1. Active la ficha Programador.

2. Pulse el botón Plantilla de Documento. Se mostrará el cuadro
de diálogo Plantillas y Complementos. B
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 3. Si la plantilla deseada no aparece en el cuadro, pulsar Agregar,
abrir la carpeta que contiene la plantilla y seleccionarla. Des-
pués, hacer clic en Aceptar.

4. Pulsar Aceptar.
Si desea descargar una plantilla global, seguir los mismos pasos, y desacti-
var la casilla que aparece al lado de la plantilla en el cuadro Plantillas y com-
plementos. Si desea que la plantilla desaparezca del cuadro, selecciónela y pulse
el botón Quitar.

Nota: cuando se descarga una plantilla no es eliminada. Simplemente se

hace que sus recursos no estén disponibles para documentos basados en otras
plantillas.

Si desea que una plantilla se cargue como global siempre que inicie Word,
debe almacenar dicha plantilla en la carpeta de Inicio del programa:

1. Pulsar el botón de Office, y haga clic en Abrir.

2. Si la plantilla que desea cargar como plantilla global se encuen-
tra en la carpeta Plantillas de Confianza, haga clic en Plantillas
de confianza, a la izquierda del cuadro de diálogo. Si no, locali-
ce la carpeta donde tiene almacenada la plantilla y ábrala.
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 3. Seleccione la plantilla o plantillas que desea cargar como globa-
les siempre al iniciar Word.
4. Pulse el botón derecho del ratón en una de las plantillas selec-
cionadas, y elija Copiar.
5. En la lista Buscar en, abra ahora la carpeta C:\Archivos de Pro-
grama\Microsoft Office\Office12\Startup.
6. Pulse el botón derecho del ratón en cualquier área vacía de la
lista de elementos, y elija Pegar.
Si desea posteriormente que una plantilla no se cargue como plantilla glo-
bal al iniciar el programa, debe eliminar dicha plantilla de la carpeta Inicio
(StarpUp) o moverla a otra carpeta (por ejemplo, si no desea perder la planti-
lla, puede almacenarla en la carpeta Plantillas de confianza).

1.4. Adjuntar una plantilla

Es posible que, tras haber creado un documento basado en una determi-
nada plantilla, desee vincular dicho documento a una plantilla distinta. Para
ello, debe adjuntar la plantilla al documento:

1. Con el documento en pantalla, seleccione la ficha Programador

de la cinta de opciones.
2. Pulse el botón Plantilla de documento.
3. En el cuadro de diálogo Plantillas y complementos, pulse el
botón Adjuntar, y en el cuadro de diálogo Adjuntar plantilla,
elija la plantilla que desee adjuntar al documento actual.
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 4. Pulsar el botón Aceptar.
Nota: Cuando un documento se basa en una plantilla determina-
da, el propio documento almacena todos dichos elementos en él. Por tanto, si
adjunta otra plantilla al documento, todos los elementos de la plantilla ante-
rior seguirán estando disponibles en el documento. La nueva plantilla adjunta-
da no afectará a los formatos básicos, sino sólo a los elementos disponibles a
partir de ese momento, como estilos o macros.

Nota: Esta operación reemplaza la plantilla adjunta anterior del docu-

mento por la que acaba de seleccionar (es decir, un mismo documento no
puede tener más de una plantilla adjunta).

1.5. Modificar una plantilla

Si lo desea, puede modificar una plantilla. Los cambios que realice sólo
afectarán a los nuevos documentos que base en dicha plantilla. Los documen-
tos existentes no se verán afectados por los cambios.

1. Pulse el botón de Office y haga clic en Abrir. En la lista Buscar

en, elija la carpeta que contiene la plantilla que desea modificar.
Si la carpeta es Plantillas de confianza, simplemente haga clic en
Plantillas de confianza, a la izquierda del cuadro de diálogo. Elija
la plantilla y pulse Abrir.
2. Realice los cambios deseados en la plantilla.
3. Pulse el botón de Office y elija Guardar, para almacenar la plan-
tilla con los cambios realizados.
4. Cierre la plantilla. Puede hacerlo pulsando el botón de Office y
haciendo clic en Cerrar. Si no desea perder la plantilla original,
puede elegir Guardar como y guardar la plantilla con otro nom-
bre.

1.6. Elementos propios de las

plantillas
Además de los elementos generales de documento que se pueden incor-
porar a una plantilla (como texto, tablas, encabezados y pies, etc.), también se
pueden almacenar en las plantillas elementos específicos de las mismas, que
son los siguientes:

 Estilos.
 Macros.
 Teclas de método abreviado.
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  Bloques de creación (ya vistos en el capítulo 3, Correcciones del do-
cumento).
Estos son los elementos que se van a tratar con detalle en los siguientes
epígrafes del capítulo actual.

2. Estilos
Los estilos son una potente herramienta de Word. Facilitan y evitan erro-
res al dar formato a un documento. Se puede definir un estilo como un con-
junto de formatos de carácter y/o párrafo que se pueden almacenar con un
nombre para utilizarlos las veces que interese.

Hay dos estilos básicos en Word: los estilos de párrafo y los de carácter.
Los estilos de párrafo pueden incorporar formatos de párrafo, mientras que los
estilos de carácter sólo almacenan formatos de fuente.

Debe tener en cuenta al aplicar estilos que los estilos de párrafo afectan
a párrafos completos, por tanto un mismo párrafo no puede tener aplicado
más de un estilo de párrafo. En cambio, los estilos de carácter afectan al texto
seleccionado, con lo cual en el mismo párrafo, independientemente del esti-
lo de párrafo que tenga aplicado, puede haber texto con diferentes estilos de
carácter.

Los estilos de párrafo y de carácter son independientes. Por tanto, se

puede aplicar un estilo de párrafo y después todos los estilos de carácter que se
requieran en el mismo párrafo, o hacerlo al revés, aplicar primero los estilos de
carácter y después el de párrafo.

También existen estilos vinculados (carácter y párrafo) que aplican a la vez

formatos de fuente y párrafo.

Además, Word 2007 incorpora dos tipos de estilo: los de tabla y los de
lista. Los estilos de tabla permiten crear especificaciones de tabla, como bordes
y sombreados de las celdas, tipos de letra, alineación vertical y horizontal del
texto en las celdas, etc. Los estilos de lista permiten almacenar definiciones de
listas numeradas o de viñetas, y de listas de esquema numerado.

2.1. Crear un estilo

Para crear un estilo de cualquier tipo:

1. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, y pulse el botón

iniciador de Estilos.
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 2. En el Panel de tareas Estilos, pulse el botón Nuevo estilo.
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 En este cuadro de diálogo debe introducir la siguiente infor-
mación:
 Nombre: el nombre del estilo. Por defecto Word ofrece el
nombre Estilo1, pero puede especificar cualquier nombre,
con caracteres alfabéticos y/o numéricos, y con espacios en
blanco, hasta un máximo de 252 caracteres. No valen
determinados caracteres como ?, *, /, etc.
 Tipo de estilo: aquí puede elegir el tipo de estilo que va a
crear. Puede ser de Carácter, Párrafo, Vinculado, Tabla o
Lista. Según el tipo que elija, en la parte inferior del cuadro
de diálogo se mostrarán opciones diferentes.
 Estilo basado en: puede basar un estilo en uno ya existen-
te, por ejemplo en el estilo Normal, que es el estilo por
defecto del texto en los documentos basados en la planti-
lla Normal. A este tipo de estilos que se basan en otros se
les denomina estilos “dependientes”, pues el formato que
aplican depende también del estilo en que se basan. Si
cambia el estilo en que se ha basado un estilo nuevo, éste
también recoge los cambios efectuados, como si los “here-
dara” del estilo del que depende. Por ejemplo, si tiene los
siguientes estilos:
— Estilo 1: Letra Arial, 12 puntos, alineación justificada.
— Estilo 2: Estilo 1 + cursiva.
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 Si modifica el Estilo 1 y le añade negrita, todos los párrafos que
tengan aplicado el Estilo 2 pasarán a estar en negrita (lógica-
mente, los párrafos que tengan aplicado el Estilo 1 también se
pondrán en negrita).
Si desea que el estilo creado sea totalmente independiente, debe
seleccionar Sin estilo en la lista desplegable Estilo basado en.
Estilo del párrafo siguiente: esta opción sólo estará activa cuan-
do cree estilos de tipo Párrafo, y permite indicar a Word, cuan-
do pulse ENTER al final de un párrafo que tenga aplicado el esti-
lo que está creando, cuál será el estilo del párrafo siguiente. Por
defecto, Word arrastra el mismo estilo al párrafo siguiente.
3. En la sección Formato del cuadro de diálogo Estilo, puede espe-
cificar las opciones de formato que desee. Estas opciones depen-
den sobre todo del tipo de estilo que haya elegido en la lista
Tipo de estilo. Por ejemplo, un estilo de carácter no puede
almacenar formatos de párrafo, pero en cambio un estilo vincu-
lado sí puede registrar formatos de carácter y de párrafo. Si desea
añadir algún elemento al estilo que no aparece en esta parte del
cuadro de diálogo, pulse el botón Formato, situado en la esqui-
na inferior izquierda del cuadro de diálogo, y elija el formato
que desee aplicar. Finalmente, pulse Aceptar en los cuadros
cuando sea necesario.
Si activa la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla,
añadirá el estilo a la plantilla adjunta al documento activo, por
lo que el estilo estará disponible para los nuevos documentos
basados en dicha plantilla. Si activa la casilla Sólo en este docu-
mento, Word guarda el estilo sólo en el documento activo, y no
estará disponible para los nuevos documentos.
Si activa la casilla Actualizar automáticamente, al modificar el
formato de un párrafo que tenga aplicado el estilo, cambiará
automáticamente el estilo asociado para reflejar los cambios.
Por ejemplo, si tiene un párrafo con el Estilo 1 aplicado (según
las características especificadas en el paso 2 de este método), si
a dicho párrafo le aplica cursiva, el Estilo 1 se actualizará y agre-
gará la cursiva a sus características de formato, con lo que todos
los párrafos que tuvieran aplicado el Estilo 1 se pondrán auto-
máticamente en cursiva.
Si activa la casilla Agregar a la lista de estilos rápidos, el estilo se
agregará al conjunto de estilos rápidos definidos actualmente en
el documento (para más información, consulte el epígrafe
Temas, al final de este capítulo).
4. Pulsar Aceptar.
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2.2. Aplicar un estilo
Una vez creado un estilo, existen diversas formas de aplicarlo. Una de ellas
es la siguiente:

1. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, y haga clic en el ini-

ciador de la ventana Estilos.
2. Seleccione el párrafo o párrafos a los que desea aplicar el estilo.
3. Si no se muestran todos los estilos, o bien el que desea no apa-
rece en la lista, pulse el enlace Opciones, y en la lista Seleccio-
nar los estilos que desea mostrar, elija Todos los estilos. Pulse
Aceptar.

4. Seleccione el estilo deseado en la lista de Estilos. En esta lista es

posible saber si el estilo que se está aplicando es de tipo Párra-
fo, Carácter, Vinculado, Tabla o Lista, según el carácter que se
encuentra a la derecha del nombre del estilo:
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 También es posible aplicar un estilo sin mostrar el Panel de tareas Estilos.
Para ello, seleccionar el párrafo o párrafos que van a llevar aplicado el mismo
estilo, y hacer clic en la lista Estilo del grupo Estilos, en la ficha Inicio de la cinta
de opciones; a continuación seleccionar el estilo deseado de la lista haciendo
clic en él.

2.3. Modificar un estilo

Es posible modificar un estilo en cualquier momento, incluso aunque ya
haya sido aplicado en el documento actual. Al modificar el estilo, se actualiza-
rán automáticamente todos los párrafos que llevan el estilo aplicado.

Para modificar un estilo:

1. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, y haga clic en el

botón iniciador de la ventana Estilos.
2. Al situar el puntero del ratón en un nombre de estilo, verá que
en la parte derecha del mismo aparece una flecha. Haga clic en
dicha flecha.
3. En el menú desplegable, elija Modificar.
4. Se mostrará el cuadro de diálogo Modificar el estilo. Haga los
cambios que desee.
5. Pulse Aceptar.
Nota: hay ciertos cambios que no se pueden hacer. Por ejemplo, no se
puede cambiar el tipo de estilo.

2.4. Visualizar todos los estilos

aplicados en el documento
Se pueden visualizar todos los estilos que tenemos aplicados en un docu-
mento mediante el siguiente método:

1. Active la ficha Vista de la cinta de opciones, y pulse el botón

Borrador.
2. Haga clic en el botón de Office, y seleccione la categoría Avan-
zadas.
3. En el cuadro Ancho del panel del área de estilo en Vistas Borra-
dor y Esquema, escriba un valor en centímetros para la anchu-
ra de dicho panel.
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 4. Pulse Aceptar.
En la parte izquierda de la pantalla se mostrará un área que indica, al lado
de cada párrafo, el estilo que tiene aplicado. Esta área se puede cambiar de
tamaño haciendo clic y arrastrando el separador vertical negro. Si cierra el panel
por completo, es equivalente a desactivarlo.

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 2.5. Borrar estilos y formatos
Si desea quitar el formato o el estilo aplicado a uno o más párrafos, tiene
dos posibilidades:

a) Seleccionar los párrafos a los que les va a quitar el formato o estilo

aplicado. En la ventana Estilos, pulse el botón Inspector de estilo. A
continuación pulse los botones Restablecer o Borrar, según desee.

b) Seleccionar los párrafos a los que les va a eliminar el formato. En la

ventana Estilos, elija el estilo Normal.

2.6. Eliminar un estilo

Si lo desea, puede eliminar un estilo de usuario (es decir, un estilo creado
por usted). Los estilos predefinidos de Word no se pueden eliminar, aunque sí
se pueden modificar. Para eliminar un estilo:

1. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, y pulse el botón

iniciador de la ventana Estilos.
2. Sitúe el puntero del ratón en el estilo que desea eliminar, y
haga clic en la flecha que se muestra a la derecha del nombre
de estilo.
3. Seleccione la opción Eliminar estilo del menú desplegado. Word
pedirá confirmación antes de ejecutar el borrado.
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410 Plantillas
 Si elimina un estilo, Word aplicará el estilo Normal a todos los párrafos o
elementos que tuvieran dicho estilo aplicado (no importa el tipo de estilo que
elimine, sea de carácter, tabla, vinculado, lista o párrafo, siempre Word aplica-
rá el estilo Normal al eliminar aquél). Por tanto, al eliminar un estilo no se con-
servan los formatos de texto en el documento ni en la plantilla.

2.7. Vincular niveles de esquema a

estilos
Como se vio en el capítulo 12, al tratar los esquemas numerados, es posi-
ble vincular cada nivel de un esquema a un estilo. Word emplea los estilos pre-
definidos Título 1 a Título 9 para crear esquemas mediante la vista Esquema (a
la que puede acceder a través de la ficha Vista, pulsando a continuación el
botón Esquema).

Nota: los esquemas pueden tener como máximo nueve niveles.

Para crear un esquema con los estilos Título 1 a Título 9 aplicados:

1. Sitúe el punto de inserción en el lugar del documento donde

vaya a comenzar el esquema.
2. Active la ficha Vista y pulse el botón Esquema, o pulse el botón
Esquema, situado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
La visualización del documento cambiará, mostrándose a la
izquierda de cada párrafo un indicador que evidencia si el nivel
de esquema contiene o no subniveles (ver el epígrafe Contraer
y Expandir un Esquema, más adelante en este mismo capítulo).
En la parte superior de la pantalla aparece la ficha Esquema.
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 3. Escriba el primer título. Word le aplica automáticamente el esti-
lo Título 1 al primer nivel del esquema. Pulse ENTER para escri-
bir el siguiente párrafo. Cuando escriba un párrafo en un deter-
minado nivel y pulse ENTER para pasar al siguiente, Word
mantiene automáticamente el nuevo párrafo en el mismo nivel
que el anterior. Si desea cambiar el nuevo párrafo de nivel:
Para pasar al siguiente nivel:
 Pulsar ALT+MAYÚS+Flecha derecha.
 Pulsar TABULADOR.
 Pulsar el botón Disminuir nivel, de la ficha Esquema.
 Hacer clic en el indicador de nivel, situado a la izquierda
del párrafo, y arrastrarlo hacia la derecha.
 Hacer clic en la ficha Inicio y pulsar el botón Aumentar
Sangría.
Para retroceder al nivel anterior:
 Pulsar ALT+MAYÚS+Flecha izquierda.
 Pulsar MAYÚS+TABULADOR.
 Pulsar el botón Aumentar nivel, de la barra de herramien-
tas Esquema.
 Hacer clic en el indicador de nivel, situado a la izquierda
del párrafo, y arrastrarlo hacia la izquierda.
 Hacer clic en la ficha Inicio y pulsar el botón Disminuir
Sangría.
Para crear texto independiente dentro del esquema (es decir,
párrafos que no pertenecen a ningún nivel en concreto, y tienen
estilo Normal, dentro de alguno de los epígrafes del esquema),
pulsar el botón Disminuir a texto de la barra de herramientas
Esquema. Al texto independiente se le aplica el estilo Normal.
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 Word va aplicando sangría a cada nuevo nivel. Estas sangrías sólo se visua-
lizan en la Vista Esquema, ya que en la vista Diseño de impresión o en la vista
Preliminar todos los niveles están situados en el margen izquierdo.

También puede crear un esquema en el que cada nivel tenga aplicado un

estilo diferente de los Títulos de Word. Para crear un esquema de este tipo:

1. Si los estilos que va a aplicar ya están creados, puede ir al paso

2. Pero si no existen todavía, primero debe crearlos.
2. Una vez creados los estilos, active la ficha Inicio y haga clic en el
botón Lista Multinivel. A continuación, seleccione Definir nue-
va lista multinivel.
3. En el cuadro de diálogo Definir nueva lista con varios niveles,
pulse el botón Más, para mostrar la parte oculta del cuadro de
diálogo.
4. Elija el primer nivel en la lista Nivel. En la lista desplegable Vin-
cular nivel al estilo, situada en la parte derecha del cuadro de
diálogo, seleccione el estilo al que desea vincular el primer nivel.

Repita el procedimiento anterior para cada nivel del esquema

numerado.
5. Pulse Aceptar.
Nota: sólo es necesario personalizar los niveles que va a emplear en el
esquema. Es decir, que si el esquema tiene tres niveles, sólo tendrá que perso-
nalizar los tres primeros niveles de la lista.
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 2.7.1. Contraer y expandir un esquema
Word permite contraer y expandir los niveles de un esquema, para permi-
tir fijar la atención en los títulos principales del mismo. Sólo se pueden con-
traer aquellos elementos del esquema que contienen subniveles, lo que se
representa con un signo + hueco situado a la izquierda del párrafo. Si el párra-
fo muestra un signo – hueco situado a la izquierda, no contiene subniveles, y
por tanto no se puede contraer ni expandir. Hay varias formas de contraer el
esquema:

a) Si desea contraer todo el esquema hasta un nivel determinado, por

ejemplo, en un esquema de 7 niveles desea mostrar únicamente los
niveles 1, 2 y 3, debe pulsar la lista Mostrar niveles, de la ficha Esque-
ma, y elegir el nivel máximo que desea visualizar (en el caso anterior
debería elegir Mostrar nivel 3). Esto hará que se oculten todos los
párrafos que tengan nivel 4 a nivel 9, y esto se indica en pantalla con
una línea de color gris debajo de los párrafos que tienen subniveles
ocultos.
b) Para volver a mostrar todos los niveles, en la lista Mostrar nivel debe-
mos escoger la opción Todos los niveles.
c) Si desea contraer únicamente una rama del esquema, debe situar el
punto de inserción en el párrafo al que desea ocultar los subniveles
que contiene. Pulse a continuación el botón Contraer de la barra de
herramientas Esquema, lo que ocultará el último subnivel del párra-
fo actual. Si vuelve a pulsar el botón Contraer, se ocultará el penúlti-
mo nivel del párrafo actual, y así sucesivamente. Para volver a mos-
trar dichos niveles, debe utilizar el botón Expandir. Si en vez de situar
el punto de inserción en el párrafo, lo que hace es seleccionarlo, al
pulsar el botón Contraer se contraerá toda la rama, mostrándose de
ella únicamente el párrafo seleccionado. Al pulsar Expandir se expan-
dirá igualmente toda la rama. Esta misma operación la puede ejecu-
tar haciendo doble clic en el indicador de párrafo de esquema (sig-
nos + y – situados a la izquierda de cada párrafo).
d) Si los párrafos independientes del esquema tienen más de una línea,
puede hacer que se oculten todas las líneas de los mismos excepto la
primera. Para ello, debe activar la casilla Mostrar sólo primera línea,
de la ficha Esquema. Para volver a mostrar los párrafos independien-
tes completos, desactive dicha casilla.
Nota: cuando un esquema está contraído a cualquier nivel, al selec-
cionar un elemento del esquema también se seleccionan todos los
subniveles que contenga, aunque éstos estén ocultos.
e) Si desea ocultar totalmente el texto independiente del esquema,
debe colocar el punto de inserción en el primer título del esquema.
Si hace clic en el botón Contraer, se ocultará el texto independiente
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414 Plantillas
 de la rama actual. Si en la misma posición hace clic en Expandir, se
mostrará todo el texto independiente de la rama. Si quiere ocultar
todo el texto independiente del esquema, en la lista Mostrar nivel
debe elegir Mostrar nivel 9, pues el texto independiente sólo se
visualiza si está elegida la opción Mostrar todos los niveles.

2.7.2. Cambiar la posición de un nivel y de

todos los subniveles que contiene
Es posible cambiar el orden de los párrafos en un esquema. Para ello,
podría emplear cortar y pegar, pero es más rápido y sencillo hacerlo con las
herramientas propias del esquema:

1. Seleccione el párrafo que desea cambiar de lugar, haciendo clic

en el indicador de párrafo de esquema (punto gris situado a la
izquierda de cada párrafo). Al hacerlo, se seleccionarán también
todos los subniveles que contenga.
2. En la ficha Esquema, pulse el botón Subir o Bajar para mover la
rama un párrafo hacia arriba o hacia abajo, respectivamente.
Esta misma operación la puede ejecutar mediante los indicadores de
esquema, situados a la izquierda de cada párrafo. Si selecciona el párrafo que
desea mover (se seleccionarán también, según se comentó anteriormente,
todos los subniveles que contenga), puede hacer clic y arrastrar el indicador de
nivel del párrafo hacia arriba o hacia abajo, según la dirección que nos intere-
se. Se mostrará una línea fina de color negro, que indica el lugar donde se ubi-
cará la rama cuando libere el botón del ratón.

3. Macros
Una macro es un conjunto de operaciones de Word grabadas con un
nombre para poder ejecutarlas todas las veces que interese. Generalmente se
utilizan para automatizar tareas rutinarias o repetitivas.

Las macros están muy relacionadas con la programación en Visual Basic

para aplicaciones. En este manual no se van a tratar temas de programación, y
las macros que se van a explicar son las de grabación automática.

3.1. Crear una macro

Para crear una macro, primero debe planificar exactamente qué desea que
haga la macro. Si lo considera necesario, incluso puede apuntar todos los pasos
en un papel para evitar cometer errores durante la grabación. Conviene saber
que si durante la grabación de una macro comete equivocaciones, éstas tam-
bién se grabarán en la macro, y por lo tanto aquélla no funcionará adecuada-
mente. La mayoría de las veces los errores cometidos en la grabación se deben
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Word 2007 415

 precisamente a que no se ha planificado previamente la macro. Además, con-
viene también saber que durante la grabación de la macro no se puede utilizar
el ratón para realizar determinadas operaciones, como seleccionar texto o rea-
lizar desplazamientos del punto de inserción, con lo cual estas operaciones las
tendrá que realizar mediante cinta de opciones (por ejemplo, los comandos
Buscar, Seleccionar de la ficha Inicio) o teclado.

Una vez planteados los pasos que va a almacenar en la macro, debe empe-
zar a grabar ésta. Para ello:

1. Si no la tiene en pantalla, necesita mostrar la ficha Programador.

Para ello, pulse el botón de Office y haga clic a continuación en
Opciones de Word. En la categoría Más Frecuentes, active la
casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones.
1. Active la ficha Programador, y haga clic en el botón Grabar
Macro. Se mostrará el cuadro de diálogo Grabar Macro.

2. En el cuadro de diálogo Grabar macro, debe introducir la si-

guiente información:
 Nombre de macro: es necesario dar un nombre a las
macros. Por defecto Word ofrece el nombre Macro seguido
de un número (si no existe ninguna macro llamada Macro1,
Word ofrecerá este nombre; si ya existiera, ofrecerá Macro2,
y así sucesivamente). El nombre no debe contener más de
80 caracteres, y no se pueden emplear espacios en blanco,
comas, puntos ni otros caracteres especiales.
 Asignar macro a: en este apartado Word permite asignar la
ejecución de la macro a una combinación de teclas y/o a
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416 Plantillas
 un botón de barra de herramientas. Estas dos opciones
serán tratadas más adelante, en la personalización de las
combinaciones de teclas y de la barra de herramientas.
 Guardar macro en: aquí puede especificar dónde se va a
almacenar la macro. Si ésta la va a utilizar en otros docu-
mentos, debe guardarla en la plantilla. Si la macro sólo la va
a utilizar en el documento actual, debe elegir el documento
activo. Si elige la primera opción, la macro, como otros ele-
mentos, se guarda en la plantilla adjunta al documento, que
en el caso de la pantalla anterior es NORMAL.DOTM.
 Descripción: aquí puede introducir una descripción de la
función de la macro. La descripción es opcional, y Word
ofrece por defecto la fecha en la que fue grabada la macro
y el nombre de la persona o entidad que la grabó (este
nombre se toma del que aparece pulsando el botón de
Office, a continuación Opciones de Word, y en la catego-
ría Más frecuentes encontrará el nombre de usuario en el
cuadro Nombre de usuario).
Finalmente, pulse Aceptar.
3. Se activará el modo Grabación de macros, y podrá ver en la pan-
talla que el puntero del ratón se ha convertido en un puntero de
grabación.

Esta forma del puntero se debe a que durante la grabación de la

macro no se puede utilizar el ratón nada más que para hacer
selecciones de menú y pulsar botones de las barras de herra-
mientas, y también para seleccionar objetos gráficos. No podrá
utilizarlo para seleccionar texto, ni para cambiar el tamaño de
imágenes, ni para situar el punto de inserción en una determi-
nada posición. Todas estas operaciones deberá ejecutarlas con
teclado o cinta de opciones.
4. Una vez finalizados los pasos que almacenará la macro, detenga
la grabación de la misma. Para ello, pulse el botón Detener gra-
bación de la ficha Programador.

3.2. Ejecutar una macro

Una vez grabada la macro, puede ejecutarla mediante el procedimiento
siguiente:
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 1. Active la ficha Programador, y haga clic en el botón Macros:

2. En el cuadro de diálogo Macros, elija la macro que se va a eje-

cutar en la lista Nombre de la macro.
3. Pulse el botón Ejecutar.
La macro ejecutará en secuencia todos los pasos que se grabaron en la
misma. Si hubiera algún error, Word mostrará un mensaje indicándolo.
Si la macro está asignada a una combinación de teclas o a un menú o
botón de barra de herramientas, para ejecutarla de forma directa pulse la com-
binación de teclas, el botón de barra de herramientas o seleccione la opción de
menú correspondiente (ver los epígrafes Asignar una macro a un botón de
barra de herramientas o a una opción de menú, y Asignar una macro a una
combinación de teclas, más adelante en este mismo capítulo).

3.3. Editar una macro

Para editar una macro son necesarios conocimientos del entorno de pro-
gramación Visual Basic para aplicaciones.
Para editar una macro en el modo programación, siga los pasos dados a
continuación:
1. Active la ficha Programador, y haga clic en el botón Macros.
2. Elija la macro que desea editar.
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 3. Pulse el botón Modificar.

4. Haga los cambios necesarios

5. Pulse el botón Guardar para almacenar los cambios realizados.
6. Pulse el botón Cerrar para salir del entorno de programación y
volver a Microsoft Word.

3.4. Eliminar una macro

Puede ser que después de un tiempo una cierta macro deje de tener utili-
dad. En tal caso es aconsejable eliminarla para liberar espacio en el disco duro.

Para eliminar una macro, siga los pasos dados a continuación:

1. Active la ficha Programador.

2. Seleccione la macro de la lista Nombre de macro.
3. Pulse el botón Eliminar. Word pedirá confirmación antes de eli-
minar la macro. Pulse Sí para borrarla o No para cancelar el
borrado.
4. Cierre el cuadro de diálogo Macros.
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 3.5. Seguridad de las macros
En la actualidad la amplia difusión de los documentos de Word, así como
las posibilidades de enviar documentos a través de Internet han hecho que pro-
liferen los virus de macro. Un virus es un programa más o menos sofisticado
que ejecuta algún tipo de acción dañina en el ordenador en el que se encuen-
tra. En el caso de las macros de Word, se pueden establecer niveles de seguri-
dad para controlar la ejecución de macros cuando se abran documentos sos-
pechosos de contener virus. Para establecer seguridad:

1. Active la ficha Programador, y pulse el botón Seguridad de

macros.

2. En el cuadro de diálogo Centro de Confianza, seleccione la cate-

goría Configuración de Macros y establezca el nivel de seguridad
deseado. Hay varias posibilidades:
 Deshabilitar todas las macros sin notificación: el docu-
mento o plantilla se abrirá, pero no se ejecutará ninguna
macro que no provenga de una fuente de confianza, y
Word no avisará de este hecho.
 Deshabilitar todas las macros con notificación: el docu-
mento o plantilla se abrirá, y Word pedirá confirmación
antes de ejecutar una macro que no provenga de una fuen-
te de confianza.
 Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digital-
mente: Word permitirá la ejecución de cualquier tipo de
macro si lleva una firma digital que garantice que no ha
sido modificada por personas ajenas.
 Habilitar todas las macros: este es el nivel más bajo, en el
que permitirá la ejecución de cualquier macro sin limita-
ciones. No es aconsejable, ya que puede provocar la entra-
da de virus en su equipo informático.
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 Un editor de confianza es un origen de información que tiene un certifi-
cado de seguridad autenticado. Para disponer de un certificado de seguridad,
debe tener instalado Microsoft Internet Explorer 4.0 o posterior y obtener el
certificado de una compañía especializada en certificados o firmas digitales.
Una firma digital es un sello electrónico basado en el cifrado de la información.
Esta firma garantiza que la macro o el documento fueron creados por la per-
sona firmante, y que no han sufrido modificaciones. En la ficha Editor de con-
fianza, del cuadro de diálogo Centro de Confianza, puede ver la lista de Fuen-
tes de confianza, si hay alguna establecida.

Tenga en cuenta que el control de seguridad sólo se ejerce sobre docu-

mentos, plantillas y proyectos VBA que provengan de fuentes no fiables. Pero
si el documento, plantilla o proyecto está almacenado en una de las ubicacio-
nes de confianza, o ha sido creado por un editor de confianza, se abrirá sin res-
tricciones. Si desea comprobar las ubicaciones de confianza establecidas en su
programa, o bien desea modificar, agregar o eliminar alguna, active la catego-
ría Ubicaciones de confianza del cuadro de diálogo Centro de Confianza: R
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 3.6. Asignar una macro a un botón de
la barra de herramientas de
acceso rápido
Las macros se pueden ejecutar de varias formas. La que se ha comentado
anteriormente se refiere a macros que no han sido asignadas a barras de herra-
mientas o teclado. Si asigna la macro a cualquiera de éstas, podrá ejecutarla
con mayor facilidad y rapidez.

Para asignar una macro a un botón de la barra de herramientas de Acce-

so rápido:

1. Una vez creada la macro, haga clic con el botón derecho del
ratón en cualquier lugar de la barra de Acceso rápido, y elija la
opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, se mostrará la cate-

goría Personalizar.
En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. Justo
debajo de este cuadro de lista, aparecerán las macros definidas
en la plantilla actual.
3. Seleccione la macro y pulse el botón Agregar. El botón de macro
aparecerá a la derecha. Si desea cambiarlo de posición dentro de
la lista de botones, utilice los botones Subir/Bajar, situados a la
derecha del cuadro de diálogo.
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422 Plantillas
 Si desea eliminar el botón, selecciónelo en la lista de la derecha
y pulse Quitar.
4. El botón de macro tiene por defecto una imagen. Si desea cam-
biar dicha imagen, seleccione el botón en la lista de la derecha
y pulse Modificar. En esta misma ventana podrá también cam-
biar el nombre que se mostrará al situar el puntero encima del
botón en la barra de acceso rápido.

5. Cierre el cuadro de diálogo Personalizar.

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 3.7. Asignar una macro a una
combinación de teclas
Desde el cuadro de diálogo Personalizar también se puede asignar una
combinación de teclas a la macro, independientemente de que se haya creado
un botón en la barra de herramientas para ejecutarla.

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la barra de

herramientas de acceso rápido, y elija Personalizar barra de
herramientas de acceso rápido.
2. Pulse el botón Personalizar.

3. En la lista Categorías, seleccione Macros, y en la lista Macros,

elija la macro que desee.
4. Haga clic en el cuadro Nueva tecla de método abreviado. En
este cuadro, pulse la combinación de teclas que desea asignar a
la macro para ejecutarla. Por ejemplo, puede pulsar
CTRL+MAYÚS+B. Si la combinación de teclas estuviera asigna-
da a otra operación de Word o a otra macro, Word lo indicará
en la sección Asignada a, y si no está asignada a ninguna otra
función, Word mostrará en esta sección el mensaje [sin asig-
nar]. Puede probar con varias combinaciones de teclas hasta
que encuentre una que no esté asignada a ninguna operación,
pero si ya está asignada y no le importa perder dicha vincula-
ción, puede reasignarla a su macro.
5. Pulse el botón Asignar. Si desea eliminar el atajo de teclado para
la macro o para cualquier otra función de Word, pulse el botón
Quitar. En la lista Guardar cambios en, puede especificar la
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 plantilla adjunta al documento actual (generalmente es NOR-
MAL.DOTM), o bien puede almacenar la combinación de
teclas sólo en el documento actual.
6. Finalmente, pulse Aceptar.

4. Copiar elementos de unas

plantillas o documentos a
otros
Cuando crea un estilo, macro, bloque de creación o combinación de
teclas, tanto si lo hace en una plantilla como en un documento, puede ser que
le interese copiar esos elementos en otro documento o plantilla. Para ello Word
dispone de una herramienta llamada Organizador:

1. Active la ficha Programador, y haga clic en el botón Plantilla de

documento.
2. Pulse el botón Organizador. En el cuadro de diálogo Organiza-
dor, hay dos fichas: Estilos y Elementos del proyecto macro, que
se corresponden con los elementos que se pueden copiar entre
documentos y/o plantillas.

Seleccione la ficha del elemento que le interese copiar. Por

ejemplo, la ficha Estilos mostrada en la pantalla anterior. Verá
que en la parte izquierda aparecen los elementos del documen-
to actual, y en la parte de la derecha los elementos de la planti-
lla adjunta al documento actual. Si desea copiar de uno a otro,
simplemente tiene que elegir el elemento de la lista deseada
(izquierda o derecha) y pulsar el botón Copiar, para que ese ele-
mento (un estilo en este caso) se copie al otro documento o
plantilla.
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 Si desea cambiar la plantilla o el documento, utilice los botones
Cerrar archivo. Cada uno de estos botones cierra el documento
o plantilla en su lado del cuadro de diálogo. Una vez cerrado
uno de los dos archivos el botón Cerrar archivo correspondien-
te se convierte en Abrir archivo, para que elija otra plantilla o
documento al que copiar elementos.
3. Cuando finalice la copia de elementos, pulse el botón Cerrar del
cuadro de diálogo Organizador.

5. Temas
Los temas constituyen una nueva herramienta en Word para facilitar las
operaciones de formato en documentos completos. Un tema de documento es
un conjunto de características de formato (paletas de colores, de fuentes, de
estilos y de efectos –bordes y rellenos–).

En Word 2007 hay múltiples temas predefinidos, pero también se pueden

crear temas personalizados.

5.1. Aplicar un tema

Para aplicar un tema en el documento actual:

1. Active la ficha Diseño de página de la cinta de opciones.

2. Pulse el botón Temas y haga clic en el que desee.
El tema seleccionado afectará a todo el documento, siempre y cuando no
se hayan aplicado formatos o estilos personalizados.

5.2. Personalizar un tema

Puede ser que desee modificar los colores, fuentes o efectos de un tema.
Estos cambios afectarán a los estilos que haya aplicado en el documento actual.

5.2.1. Cambiar los colores de un tema

Para modificar los colores de un tema:

1. Active la ficha Diseño de página de la cinta de opciones, y pulse

el botón Colores del tema.
2. Haga clic en Crear nuevos colores del tema.
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 3. Haga clic en el color que desea cambiar, y seleccione el color. En
el panel de la derecha del cuadro de diálogo Colores del tema
tiene una vista previa para comprobar cómo van quedando las
diferentes combinaciones de colores. Repita este paso para
todos los colores que desee modificar.
4. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la combinación
de colores que ha creado.
5. Haga clic en Guardar.
Si ha modificado uno o más colores y desea restablecer la paleta de colores
predeterminada, pulse el botón Restablecer antes de pulsar el botón Guardar.

5.2.2. Cambiar las fuentes de un tema

Al igual que en el caso de los colores, los temas tienen un conjunto de
fuentes, una fuente para el cuerpo de texto y otra para los títulos. Para modifi-
car este conjunto de fuentes:

1. Active la ficha Diseño de página, y haga clic en el botón Fuen-

tes del tema.
2. Haga clic en Crear nuevas fuentes del tema.
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 3. En Fuente de Encabezado y Fuente de Cuerpo, elija las fuentes
que desea para los títulos y el cuerpo de texto de su tema.
4. En Nombre, escriba un nombre para el grupo de fuentes.
5. Pulse Guardar.

5.2.3. Efectos de un tema

Los efectos no son más que conjuntos de líneas y de rellenos. Este con-
junto de efectos no se puede personalizar, así que tiene que elegir uno de la
lista de efectos disponibles.

1. Active la ficha Diseño de página, y haga clic en el botón Efectos

del tema.
2. Haga clic en el conjunto de efectos que desee aplicar a su docu-
mento.

5.3. Guardar un tema de documento

Si desea guardar el conjunto de modificaciones que ha realizado como un
tema personalizado, siga los pasos dados a continuación:

1. Active la ficha Diseño de página, y pulse el botón Temas.

2. Seleccione Guardar tema actual.
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 3. Escriba un nombre para el tema en el cuadro Nombre de ar-
chivo.
4. Pulse Guardar.
Los temas de documentos personalizados se guardan por defecto en la
carpeta de temas, y se agregan de forma automática a la lista de temas perso-
nalizados.

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 6. Estilos rápidos
Un estilo rápido no es más que un estilo prediseñado en Word. Word
ofrece una amplia galería de conjuntos de estilos rápidos que permiten dar
rápidamente formato a los documentos. Los estilos rápidos, en combinación
con los temas de documento, permiten obtener resultados profesionales en la
maquetación de documentos.

6.1. Aplicar un estilo rápido

Para aplicar un estilo rápido, siga el procedimiento dado a continuación:

1. Seleccione el texto al que va a aplicar el estilo.

2. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones, y elija el estilo dese-
ado en la galería de Estilos Rápidos (grupo Estilos). Si no locali-
za el estilo deseado, puede aplicar también los estilos desde la
ventana Aplicar Estilos, que se mostrará en pantalla al pulsar la
combinación de teclas CTRL+MAYÚS+W.

6.2. Cambiar el conjunto de estilos

rápidos
Word dispone de una galería con múltiples conjuntos prediseñados de
estilos rápidos. Estos conjuntos constan de estilos para títulos, cuerpo de texto
y otros estilos, que están diseñados para obtener un efecto armónico al apli-
carlos en los documentos.

Para cambiar el conjunto de estilos rápidos:

1. Active la ficha Inicio de la cinta de opciones.

2. En el grupo Estilos, pulse el botón Cambiar estilos, y elija Con-
junto de estilos.
3. Haga clic en el conjunto de estilos que desee.
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430 Plantillas
 La galería de estilos rápidos cambiará para mostrar el conjunto de estilos
rápidos seleccionado. El documento reflejará automáticamente los cambios en
los estilos.

Nota: tenga en cuenta que determinados aspectos de los estilos (tipo de

letra, colores y efectos) varían según el tema de documento que se aplique. El
mismo conjunto de estilos cambia de aspecto según el tema que se seleccione.

6.3. Establecer un conjunto de

estilos rápidos como
predeterminado para todos los
documentos nuevos
Si utiliza habitualmente el mismo conjunto de estilos, puede interesarle
definir dicho conjunto como predeterminado. De esta forma, todos los nuevos
documentos que cree llevarán aplicado por defecto ese conjunto. Para ello:

1. Active la ficha Inicio, y haga clic en Cambiar Estilos.

2. Seleccione Conjunto de estilos, y haga clic en el conjunto de
estilos rápidos que desee.
3. Vuelva a activar la ficha Inicio y haga clic en Cambiar estilos.
4. Seleccione la opción Establecer como predeterminado.

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