WORKFLOW SEGUIMIENTO DE TRÁMITES

GRUPO 4
INTEGRANTES:
EGUEZ RODAS MARIA ELENA 216092116

NEGRO CHEQUERE JHON PAUL 215053370

QUISPE ALVAREZ JOHANN BAUTISTA 216094429

RAMIREZ PINEDA RONNY PAUL 213015854
VELASCO TORRICO MAURICIO 216095581

FECHA : 10/04/2020
INTRODUCCIÓN

En los últimos años y a nivel mundial, los sistemas workflow han

estimulado gran interés por dos razones principales: una ​económica ​y
otra ​tecnológica

La razón económica se basa en el reconocimiento por parte de diversos

sectores de la economía, que debido a la globalización de los mercados
ya que ​el ambiente competitivo de negocios actual necesita la
automatización de todas las actividades y procesos de trabajo, y no solo
la automatización de algunas tareas individuales.

La razón tecnológica resulta de la aparición de ​nuevos ambientes

computacionales, capaces de integrar varias aplicaciones que antes
operaban de manera independiente.

Debido a estas razones, las expectativas hacia la adopción de sistemas

workflow son grandes. El ambiente donde las organizaciones operan es
cada vez más competitivo y agresivo. En estos días, debido a la
globalización de los mercados, las compañías tienen que operar
“globalmente” y son más vulnerables a las prácticas comerciales. Las
exigencias del mercado y la presión de la competencia obligan a las
organizaciones a ser más eficaces y eficientes en todas las áreas de
servicio al cliente,producción, servicios internos y control.

Es en este punto donde entran las empresas con sus respectivos flujos
de trabajo, ya que cualquier persona en el medio realiza actividades
diarias donde tiene un orden a seguir, ya sea en una empresa, en un
local de comida, tramitando papeles, todo tiene una guía a seguir,
gracias a ese orden varios lugares son eficientes y confiables,
generando así una expectativa positiva en las personas, que no dudarán
en ser clientes de una empresa con estas características

También existen otros escenarios donde se tarda demasiado y debido a

esto es imposible realizar este seguimiento, por ejemplo SEGIP al sacar
carnet de identidad, papeles de Aduana.
En general con este proyecto, se pretende desarrollar un sistema
de información que permitirá a la empresa tener el control de su
flujo de trabajo, logrando así verificar cuáles procesos del flujo se
están realizando o cual es el que falta, para así tener un mayor
control sobre las actividades.
ANTECEDENTES

El concepto de workflow en la historia moderna se remonta a 1912

cuando ​F. Taylor y a ​H. Gantt​, juntos iniciaron el estudio de la
organización racional de trabajo, referido al ámbito de la manufactura.
Sin embargo, la acepción que nos interesa es la referida a sistemas
informáticos de modo que incluyo la que utiliza la [Link], que
dice:

“​ Workflow es la automatización de un proceso de negocio, sea parcial o

totalmente, durante el cual documentos, información o tareas son
pasados desde un participante a otro para la ejecución de otra acción,
de acuerdo a un conjunto de reglas procedurales”

Un Workflow debe permitir establecer un mecanismo de control que

permita asegurar una secuencia de acciones y que estas acciones las
ejecuten determinadas personas en un plazo preestablecido.

Nótese que se está refiriendo a los workflows donde participan

personas, ​Human WorkFlow​, también existen los ​System WorkFlow​,
donde ya no hay participación de humanos y que antes llamábamos
Batch.

Para que una empresa innovadora y actualizada pueda trabajar con

éxito es necesario que establezca un sistema de flujo de trabajo. Este
workflow le permitirá mejorar la producción corrigiendo los errores desde
dentro y antes de que se produzcan, gracias a una mejor comunicación
tanto externa como interna.

Definición de Workflow

Un Workflow o Flujo de trabajo es un sistema con el que se busca

automatizar determinados procesos dentro del ámbito laboral, sirve para
que cualquier Compañía pueda llevar a cabo todos sus procesos, de
una forma mucho mas rapida y ordenada.
Tipos de Workflow

Dentro de los sistemas de flujo de trabajo se puede establecer una

categorización que nos dejaría tres tipos de workflow:

Workflow Ad Hoc: aquí las reglas y normas del sistema pueden ser
creadas y modificadas durante el proceso de trabajo.

Workflow de producción: en este caso, la dirección del flujo de trabajo

es más o menos fija y corresponde a acciones dentro de la empresa
preestablecidas y conocidas por todos.

Workflow administrativo: este es un flujo de trabajo que se encuentra en

medio del workflow ad hoc y el de producción. Esto es debido a que
engloba actividades sin estructura definida, previsibles, repetitivas y
basadas en reglas de ejecución bastante sencillas.

Objetivos del Workflow

Esta automatización informática y esta organización han sido

desarrolladas en base al cumplimiento de una serie de objetivos, tales
como:

● Mejorar las comunicaciones dentro de la empresa haciéndolas

más sencillas, más ágiles y mucho más seguras.
● La creación corporativa de trabajos se ve considerablemente
optimizada.
● Realizar una división del trabajo más clara y comprensible por
parte de todos los departamentos de la empresa. Así se consigue
la realización de tareas mucho más efectivas.
● Ahorrar tiempo y mejorar la productividad del negocio.
● Mejorar la atención y servicio al cliente.
● Integrar la totalidad de los procesos empresariales.
● Optimizar la circulación de la información.
● Mejorar el proceso interno de toma de decisiones.

Los empleados de una empresa se sienten mucho más reconocidos y

valorados gracias al workflow
SOFTWARE

SoftExpert Workflow

● Lugar de desarrollo: Estados Unidos

● Servidor: nginx
● Para su desarrollo se utilizó JQUERY, PHP 5.6.8

SoftExpert Workflow es un software corporativo que ayuda a las empresas a realizar las
actividades de negocio de manera más fácil. Hace que sea más simple el cumplimiento de
plazos y el alcance de los objetivos de los procesos.

El software promueve la colaboración, permitiendo que los miembros del equipo se

comuniquen y compartan informaciones sobre los procesos a todo momento. Notifica a las
partes interesadas y garantiza que las reglas de negocios sean seguidas para minimizar
errores, eliminar tareas repetitivas y reducir el desperdicio. Suministrando herramientas para
monitorizar y analizar ​procesos de negocio​, SoftExpert Workflow garantiza total visibilidad y
control sobre lo que sucede en la empresa, además de revelar cuellos de botella y
oportunidades de mejora.

No importa el tamaño de su empresa, tenga certeza de que la automación de los procesos

de negocio aumentará la productividad y la eficiencia de las operaciones.

Características

● Automatiza y controla los procesos de negocio, atribuyendo las tareas de cada etapa
a los equipos, papeles funcionales o individuos correctos en el momento apropiado.
● Disponibiliza funcionalidades de monitoreo y la configuración de alarmas para
eventos críticos.
● Monitoreo en tiempo real de los trabajos en marcha en cada etapa.
● Permite que los gestores de líneas de negocio analicen la productividad y las cargas
de trabajo, usando un amplio conjunto de reportes configurados previamente.
 ● ​Ofrece cálculo dinámico y comparación entre valores reales y previstos.

Diagrama de Flujo de Procesos

Seguimiento de actividad por plazo

Ejecución de las Actividades

Monitoreo de los Procesos

BonitaSoft

● Escrito en Java
● Fundación: 2009
● Licencia: Motor: LGOL, Estudio/Web: GPL v2
● Plataforma: Máquina virtual de Java
● Tipo de de Programa: biblioteca de java; biblioteca de software; negocio;
software libre.

Bonita permite que los desarrolladores profesionales y los citizen developers colaboren
rápidamente para configurar proyectos y aplicaciones de automatización utilizando las
mejores metodologías y herramientas de DevOps.

Utiliza Bonita Studio para modelar visualmente los procesos arrastrando y soltando y
configurando la lógica empresarial. Utiliza Bonita UI Designer para crear interfaces de
usuario de aplicaciones web wysiwyg y usa los conectores y las API REST para integrar
Bonita en su entorno tecnológico. Organiza las interacciones entre humanos, sistemas y
robots con el motor de automatización open-source Bonita, totalmente expandible e
integrable.

Características

● Proporciona a los equipos técnicos opciones mediante las herramientas gráficas,

múltiples puntos de extensión, ​low-code​ y plantillas listas para usar.
● Combina interfaces gráficas, herramientas, marcos y personaliza la codificación para
aplicarla cuando sea necesario.
 ● Cree reportes usando datos históricos almacenados en Elasticsearch y detecte los
valores atípicos, bucles, inactividad y cuellos de botella en sus modelos comerciales.

Suscripciones Bonita

El costo de la suscripción es simple y sencillo.

Obtener la licencia, el mantenimiento y la asistencia técnica durante uno o más años, con
un número ilimitado de usuarios, CPUs, conectores, procesos e instancias de proceso. El
precio final dependerá de tus opciones de despliegue, de la cantidad de Add-ons y del nivel
de soporte.

Documentación

Portal del Cliente

Auraportal
AuraPortal es una plataforma que ofrece facilidad en el diseño y en la ejecución de todos los
procesos operativos, sin importar lo complejos que puedan ser y sin ningún tipo de
programación adicional. AuraPortal software BPM ofrece soluciones para empresas de
cualquier tamaño: desde corporaciones con millones de procesos y/o usuarios hasta
pequeñas empresas.

Automatización de Procesos

AuraPortal es una plataforma dirigida a los equipos directivos para convertir el caos de sus
departamentos en productividad. Únicamente es necesario definir los diagramas de flujo de
procesos con los procedimientos que desean que sigan sus equipos y AuraPortal organiza
el resto: envía las tareas correctas a las personas adecuadas en el momento preciso. Esto
es Automatización de Procesos.

El motor de automatización de procesos, en el centro de AuraPortal, se enriquece con sus

Reglas de Negocio, Análisis de Datos, Gestión Documental, Fichas de Datos Maestros,
​Gestión de Contenido.

Gestión Documental

La gestión de documentos se puede definir como el conjunto de prácticas y procedimientos

utilizados en la administración de documentos para un individuo o una organización. Es
importante contar con una estrategia de gestión segura y eficiente adecuada para la
empresa.

Aproveche los sistemas más completos para administrar documentos y contenido digital y
disfrute de los beneficios inmediatos de acelerar las transacciones y los procesos de la
empresa.

● Capture documentos sin importar la fuente

● ​Elimine la introducción manual de datos

● ​Administre copias de seguridad

● Controle la aprobación de contenido

● Sistemas de permisos

Login
Portal
CASOS DE ESTUDIO

Caso de Estudio #1 Apostilla

La Apostilla Electrónica permite una Atención desconcentrada y descentralizada.
Nos permite trabajar con la población boliviana en general, es un “Workflow” que
permite automatizar ambientes de pre-impresión. Ofrece perfecta precisión
integración de flujo de trabajo con la impresión digital

La Apostilla es un certificado que permite reconocer los documentos públicos

bolivianos en el exterior y suprime la exigencia de legalización de documentos
públicos extranjeros en el país. Puede solicitar su Apostilla a través de este sitio web
o de manera presencial en las entidades miembro del sistema de emisión de
Apostillas. Usted tendrá su Apostilla Digital que podrá ser verificada desde cualquier
parte del mundo.

Características de la Apostilla
BENEFICIOS

➢ Permite al usuario realizar su solicitud de apostilla desde cualquier parte

del país con conexión a internet.
➢ Promueve que las personas se aproximen y utilicen las tecnologías de
información y comunicación.
➢ Simplifica el procedimiento de legalización y de verificación de firmas de
las entidades que son parte del procedimiento de la emisión de la apostilla.
➢ Permite a la población realizar su trámite de forma ágil simple, ahorrando
costos y tiempo.

Tipos de documentos que se pueden apostillar por cada servicio público

involucrado:

❖ Certificación de Datos Apostillada (Certificar los datos de la cédula de identidad del ciudadano para su uso
en el exterior).

❖ Registro Internacional Boliviano de Buques (RIBB)

❖ Dirección General de Migración (DIGEMIG)

❖ Comando General de la Policía Boliviana

❖ Ministerio de Educación (MINEDU)

❖ Servicio de Impuestos Nacionales (SIN)

❖ Ministerio de Salud (MINSAL)

❖ Comité Ejecutivo de la Universidad Boliviana (CEUB)

❖ Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC)

❖ Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria (SENASAG)

❖ Consejo de la Magistratura (CM)

❖ Autoridad de Supervisión del Sistema Financiero (ASFI)

❖ Servicio Nacional del Sistema de Reparto (SENASIR)

❖ Dirección del Notariado Plurinacional (DIRNOPLU)

❖ Universidad Autónoma Tomás Frías (UATF)

❖ Escuela Militar de Ingeniería (EMI)

❖ Universidad Técnica de Oruro (UTO)

 ❖ Universidad Autónoma Juan Misael Saracho (UAJMS)

❖ Universidad Mayor de San Andrés (UMSA)

❖ Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural (MINDPEP)

❖ Universidad Mayor de San Simón (UMSS)

❖ Órgano Judicial (Tribunal Supremo de Justicia) (TSJ)

❖ Servicio Nacional de Propiedad Intelectual (SENAPI)

❖ Universidad Autónoma Gabriel René Moreno (UAGRM)

❖ Agencia Estatal de Medicamentos y Tecnologías en Salud (AGEMED)

❖ Universidad Católica Boliviana San Pablo (UCB)

❖ SERVICIO DEPARTAMENTAL DE SALUD (SEDES)

Puedes apostillar tus documentos públicos en instalaciones de Cancillería en La

Paz, Cochabamba y Santa Cruz. O iniciar el trámite en las instituciones donde
emiten el documento. En Santa Cruz se encuentra ubicado en por Manuel Güemes,
Avenida La salle y Güemes, entre primer y segundo anillo, cuenta con un sistema de
información orientado a Workflow y manejo de trámites, está dirigida por el
Ministerio de relaciones Exteriores. Está tiene 4 modulos:

● Trámites
● Solicitud
● Seguimiento
● Verificar
 Los Módulos de ​A​[Link]​ son:

❏ Tramite
❏ Solicitud

❏ Seguimiento
❏ Verificar
Caso de Estudio #2
FUNDEMPRESA (Registro de Comercio de Bolivia)

FUNDEMPRESA es una fundación sin fines de lucro que tiene como objeto la
prestación, promoción y difusión del servicio del Registro de Comercio de Bolivia en
el marco del cumplimiento de un contrato de Concesión y en estricto cumplimiento
de la normativa vigente del país.

FUNDEMPRESA opera el Registro de Comercio de Bolivia de la página web

([Link] brindando un servicio eficiente a los
empresarios y orientada a la mejora continua.

[Link] es una oficina virtual del registro de comercio de Bolivia la cual

te permite hacer trámites y solicitud las cuales son:

● Registrar su empresa
● Actualización de Matrícula de comercio
● Publicación en la gaceta de Comercio
● Cambios Operativos
● Solicitud de Copias Digitales

Ventana de la página [Link]

Formulario para registrar su empresa

BENEFICIOS

➢ Al usuario le permite hacer trámites por internet de forma fácil, rápido, seguro
➢ El Registro de Comercio de Bolivia le permite ver las estadísticas de
cuántos usuarios registraron nuevas empresas.
➢ El empresario ya no tendrá que hacer largas colas en las oficinas de registro.
➢ Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia del Registro de
Comercio de Bolivia, debido a la automatización de muchos procesos de
negocio.
➢ Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos
de trabajo.
➢ Facilidad de pago para los usuarios.
➢ Se integra los procesos del Registro de Comercio y se optimiza a la toma de
decisiones con los datos de las estadísticas.
Caso de Estudio #3
Viceministerio de educación superior de formación profesional

UTP(Unidad de Títulos Profesionales)

La unidad de títulos profesionales, dependiente del viceministerio de educación
superior de formación profesional del ministerio de educación, está encargada de
realizar el proceso de otorgación de títulos profesionales a nivel licenciatura,
Técnico Superior y Técnico Medio de las universidades Privadas y Universidad
Policial.
BIBLIOGRAFIA

[Link]
[Link]