Departamento Manual de Procedimientos Y Funciones

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administración Fecha de elaboración 28/02/2020
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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO

MANUAL DE FUNCIONES Y
RESPOSABILIDADES
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REGISTRO DE EDICION, CONTROL Y APROBACION

Redactado por Responsabilidad Fecha Firma

Carlos Flores
Marvin Bautista
Claudia Santos
Revisado por Responsabilidad Fecha Firma

Aprobado por Responsabilidad Fecha Firma

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PREÁMBULO

El presente Manual de Funciones y Responsabilidades del Personal del

COLEGIO HONDUREÑO DE PROFESIONALES UNIVERSITARIOS EN
CONTADURIA PUBLICA tiene como finalidad constituirse como un elemento
técnico auxiliar que permita una clara orientación de los objetivos, funciones,
responsabilidades y requisitos necesarios para el desempeño de los puestos
que conforman la estructura del COHPUCP.
Comprende en forma jerárquica, ordenada, secuencial y detallada las
operaciones de los procedimientos a seguir para cada actividad laboral,
promoviendo el buen desarrollo administrativo del COHPUCP. El hecho de
disponer de material escrito sobre lo que es y como está concebida la sección
administrativa del COHPUCP, permite contar con una fuente de consulta
autorizada, concreta y uniforme para la toma de decisiones, delimitación de
responsabilidades e identificación de canales de autoridad y comunicación. A
su vez es material de apoyo en la contratación, inducción y adiestramiento del
personal nuevo que ingresa a las diferentes áreas del COHPUCP, facilitándole
una ubicación rápida dentro de su área de trabajo.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la
medida que se presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos
Administrativos, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica, o
bien en algún otro aspecto que influya en la operatividad eficiente del mismo,
con el fin de cuidar su vigencia operativa.
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TABLA DE CONTENIDO

1. Registro de Edición, control y aprobación

2. Preámbulo
3. Tabla de contenido
4. Presentación y generalidades
5. Estructura Organizativa
6. Organigrama institucional
7. Aplicaciones y definiciones
8. Campo de Aplicación
9. Nivel Directivo
9.1. Organigrama de la dirección ejecutiva
9.2. Dirección Ejecutiva
9.3. Perfil de Puesto Director Ejecutivo
10. Nivel Administrativo
10.1 Organigrama de la Administración
10.2 Subdirección Administrativa
10.3 Perfil de Puesto Subdirector Administrativo
10.4 Perfil de puesto Asistente
10.5 Perfil de Puestos Encargado de Afiliaciones y Cobros
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PRESENTACIÓN Y GENERALIDADES

El Colegio Hondureño de Profesionales Universitarios en Contaduría Pública

(COHPUCP) es el encargado de la afiliación al servicio de profesionales en
Contaduría Pública en Honduras.
El presente Manual muestra la estructura organizativa que busca la eficiencia y
eficacia del COHPUCP, en el cumplimiento de los objetivos para el cual fue
creado y que demandan los usuarios y organizaciones internacionales
relacionadas y vinculadas. Además, se describen los distintos cargos y las
respectivas funciones que competen a los mismos, así como el perfil que debe
reunir cada uno de las personas que tienen o aspiran a un puesto dentro del
Colegio Hondureño de Profesionales Universitarios en Contaduría Pública.
Con base a lo anterior, el COHPUCP cuenta con un Nivel Directivo quien es el
encargado de la
conducción de la institución y a su cargo estarán los puestos de Administración
Financiera, Afiliaciones y Cobros y Tesorería quienes darán fe del cumplimiento
de las normas, responsabilidades y procedimientos estipulados.
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La propuesta organizativa para el COHPUCP considera el establecimiento de

funciones compatibles con los compromisos que emana la Ley Orgánica del
Colegio de Profesionales Universitarios en Contaduría Pública. Además, se
consideraron atributos de flexibilidad para adaptarse a cambios previstos,
volumen de operaciones e importancia de cada una de las funciones en los
cargos propuestos.
También se consideran las observaciones en donde plantea que se requiere
una estructura organizativa acorde a las normas y necesidades en materia de
colegiación y específicamente queda debidamente organizada la parte
administrativa.

La estructura organizativa se presenta en el organigrama de la siguiente

página.
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ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

JUNTA DIRECTIVA

COHPUCP

DIRECCION
EJECUTIVA
COHPUCP

ADMINISTRADOR
COHPUCP

ASISTENTE

AFILIACIONES Y
COBROS
COHPUCP
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APLICACIÓN Y DEFINICIONES

Tanto el Manual de Funciones y Responsabilidades del Personal, como la Ley

Organica de Profesionales en contaduría de Honduras y sus decretos
reglamentarios, así como las demás normas posteriores que rijan sobre la
materia se consideran un sólo cuerpo para aspectos de selección y promoción
del personal de carrera.

Teniendo en cuenta la naturaleza de la Entidad, la distribución de cargos por

niveles
funcionales y grupos ocupacionales quedará así:

- Nivel Directivo: compuesto por la Dirección Ejecutiva del COHPUCP

- Nivel Administrativo: Compuesto por la Sub Dirección Administrativa quien

cuenta con la siguiente unidad:

 Departamento Administrativo Financiero: conformado por personal

Profesional y Especialista en Gestión Administrativa, Así como personal
de servicios de apoyo como Secretaria y Auxiliar de Oficina.
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CAMPO DE APLICACIÓN

Las Funciones y Requisitos Mínimos que se aprueban mediante la presente

Resolución se aplican a los cargos cuya nomenclatura se establece para la
Entidad, a través de la normativa legal y serán la base para los procesos de
promoción interna, selección externa de personal, evaluación del desempeño y
capacitación de los funcionarios del COHPUCP.

Considerando la distribución de cargos según el nivel ocupacional distribuido

en las
distintas unidades, departamentos y secciones, así como el trasfondo de
conceptos y
definiciones del COHPUCP, se presentan a continuación las funciones de cada
uno de los cargos específicos con que cuenta el Colegio Hondureño de
Profesionales Universitarios en Contaduría Pública.

De esta manera se pretende presentar a la función de personal no como una

serie de partes sueltas donde cada faceta es un fragmento aislado, sino como
un sistema en el que cada parte se interrelaciona con otras para realizar
acciones conjuntas.

Así pues, se presenta la identificación del puesto (área funcional, nivel y cargo
específico), la naturaleza del cargo, así como las funciones principales que
debe realizar cada empleado para que el COHPUCP pueda cumplir
eficientemente su misión. Asimismo, se presenta la organización interna o
estructura organizativa en forma detallada para cada uno de los puestos en el
departamento con el que cuenta la institución.
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NIVEL DIRECTIVO
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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCION EJECUTIVA

DIRECCION
EJECUTIVA
COHPUCP

ADMINISTRADOR
COHPUCP
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DIRECCIÓN EJECUTIVA
Ejecutar todas las acciones necesarias y correspondientes a la autoridad del
COHPUCP derivadas de la Ley Orgánica de Profesionales en Contaduría Pública
de Honduras y reglamentos vigentes. Es el responsable de la administración
financiera del COHPUCP, y de su representación legal ante las autoridades
competentes.
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28/02/2020

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Manual de Procedimientos Y Funciones

2.0

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TITULO DEL PUESTO: Director Ejecutivo

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FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
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NIVEL:
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III.-
O
1 Representar a el Colegio Hondureño de Profesionales Universitarios en Contaduría
Publica.
2 Ejecutar y disponer la realización de los actos propios de los fines del COHPUCP en
el marco de las competencias señaladas en la Ley Orgánica del Colegio de
Contadores Públicos en Honduras.

3 Velar por el fiel cumplimiento de la Ley Orgánica del Colegio de Contadores Públicos
en Honduras.

4 Delegar en los funcionarios, empleados o unidades administrativas que se

encuentren
bajo su jurisdicción, la ejecución de funciones que le son asignadas por la Ley.
5 El manejo directo de cuentas especiales abiertas a su orden en el Banco Central de
Honduras, para atender en forma expedita el pago de obligaciones a su cargo en su
caso.

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6 Elaborar los Reglamentos sobre las condiciones de empleo, seguridad social y

conquistas económicas de conformidad con las leyes laborales de la Republica
de Honduras.
7 Seleccionar, Contratar y recontratar personal a través de concurso y pruebas
de confianza; de igual forma promover, trasladar, cancelar, permutar y destinar el
personal de la institución de conformidad con la Ley de Servicio Civil, Código de
Trabajo y su reglamento interno.

8 Administrar el presupuesto de la entidad.

9 Elaborar el Organigrama del COHPUCP.

10 Aprobar los Convenios de cooperación nacionales, Memorándum de

Entendimiento y otros en materia de su competencia.

11 Elaborar, aprobar, publicar y en su caso enmendar directivas operacionales,

circulares de obligatorio cumplimiento, manuales de procedimiento, instructivos
técnicos, publicaciones de Información del COHPUCP y demás normas técnicas y
de operación complementarias; de igual forma adoptar cuando proceda, las
normas y métodos recomendados.

12 Las demás que le otorgue la Ley de Organica del Colegio de Contadores Publicos
en Hondurasy otras tareas relacionadas con el cargo y delegadas por autoridades
superiores.
 13 Tomar las medidas de Orden interno que estime preciso para la Administración y
Funcionamiento del órgano a su cargo.

14 Adoptar y Aplicar las Medidas Necesarias para asegurar el cumplimiento de la

Normativa Internacional en materia del COHPUCP suscrita y ratificada por el
Estado de Honduras.
15 Normar y supervisar la operación del rubro de la institución.
16 Promover el Desarrollo de alianzas en lo relacionado a la capacitación y
formación
permanente, tanto fuera como dentro del país.
17 Crear, modificar y aprobar las tarifas que causen las actuaciones administrativas
tales como: Otorgamiento de licencias, certificados, permisos, inscripciones
regístrales entre otras.

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IV.- RELACION DE TRABAJO

Interna Departamentos que conforman Nivel Administrativo

Externa Auditoría Interna, Firma de Auditoría Externa, Asesor Fiscal, Asesor

Laboral. Asesor Legal

V.- PERFIL DEL PUESTO

5.1.- HABILIDADES Y CUALIDADES
Planear, organizar, ejecutar y controlar el trabajo, razonar, tomar decisiones,
analizar, síntesis,interpretar normas, comprender y resolver conflictos, facilidad de
expresión verbal y escrita, capacidad de negociar, atención a cambios, resolver
procesos complejos, mantener relaciones efectivas de trabajo, tanto internas como
externas y trabajo en equipo.
Amabilidad, expresión, colaborador, iniciativa, paciencia, buena presentación,
disciplina, creatividad, criterio propio, capacidad analítica, concentración,
discreción, responsabilidad y orden.

2.- REQUISITOS DEL CARGO

- Hondureño por nacimiento

Educacional
- Preparación académica en el Ramo de Contaduria Publica
- Título Universitario

Experiencia
- Experiencia laboral comprobada y certificada en las áreas prácticas, administrativas

- Acreditar experiencia de por lo menos cinco (5) años en los últimos diez (10) años en
el campo administrativo financiero.
Conocimiento
- Conocimiento de la Ley Orgánica del Colegio Hondureño de Profesionales de
Contaduria Publica
- Conocimiento del Código de Ética Profesional de Contabilidad
- Conocimiento del Reglamento Interno del COHPUCP.
- Conocimiento en el Manejo programas de computación MS Office y otros programas
- Conocimiento en el Manejo de herramientas de Internet y correo electrónico

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5.3.- HORARIO DE TRABAJO

Ocho horas laborables de lunes a viernes y deberá estar disponible extendiendo el
horario,
para atender las distintas actividades que requieran atención inmediata.

VI.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

6.1 MAQUINARIA Y EQUIPO

TIPO DE MAQUINARIA Y EQUIPO QUE DEMANDA EL PUESTO Y LA

FRECUENCIA
CON LAS QUE SE UTILIZAN:
CONTINUAMENTE ( C ), REGULARMENTE ( R ), EN OCACIONES ( O )

NOMBRE TIPO C R O

Computadora De Escritorio √

Impresora √
 Fotocopiadora √

Escáner √

VII.- CONDICIONES FÍSICO - AMBIENTALES

7.1.- CONDICIONES FÍSICAS:

Suele desarrollarse fatiga física y psicológica por estrés.

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7.2.- AMBIENTE DE TRABAJO

Se consider que un 80% de las funciones son de tipo interno en la Institucion;
desarrollándose en escritorio, con una computadora, sentado y un 20% es externo por a
reuniones y misiones de trabajo dentro y fuera del país.
Se maneja un Ambiente de Trabajo ergonómicamente adecuado, con suficiente
iluminación y ventilación.

7.3.- RIESGO LABORAL

Los accidentes y enfermedades laborales son remotos

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INTENCIONALMENTE EN BLANCO
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ORGANIGRAMA DE LA ADMINISTRACION

DIRECCION
EJECUTIVA
COHPUCP

ADMINISTRADOR
COHPUCP

ASISTENTE

AFILIACIONES Y
COBROS
COHPUCP
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SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA
La Subdirección Administrativa es la encargada de asegurar la implementación
de las normas y procedimientos administrativos y financieros que se deben
aplicar en el COHPUCP para la consecución de los objetivos.
También será la responsable de asegurar el cumplimiento de las competencias
administrativas establecidas en la Ley Orgánica del Colegio Hondureño de
Profesionales Universitarios en Contaduría Publica y su Reglamento en lo
referente a este ramo.
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TITULO DEL PUESTO: Subdirector Administrativo

NIVEL: Administrativo

JEFE

II.- PROPOSITO O NATURALEZA DEL PUESTO

1 Ejecutar actividades pertinentes a la Subdirección Administrativa auxiliando en el

cumplimiento
de las funciones a desarrollarse, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un
eficaz y
eficiente desempeño acorde con los objetivos del departamento.

III.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1 Apoyar al Director Ejecutivo en la ejecución y control de las políticas y planes en
material administrativa, financiera y Recursos Humanos.
2 Cuando lo determine el Director Ejecutivo y en ausencia de este sustituirlo
temporalmente.

3 Proponer al Director Ejecutivo la ejecución de Planes, Programas y Proyectos de

Administración de Personal.
4 Gestionar las acciones necesarias para la celebración de convenios institucionales
dirigidos al mejoramiento administrativo del COHPUCP..

5 Colaborar en aquellos actos propios en aspectos administrativos de la Dirección

Ejecutiva en las que se solicite su participación.
6 Coordinar los aspectos administrativos y logísticos, los procesos contractuales del
colegio de acuerdo a las directrices señaladas por el Director Ejecutivo.

7 Mantener comunicación directa con la Dirección Ejecutiva para informar el avance y

cumplimiento de programas e iniciativas, así como para determinar la realización de
actividades programadas para beneficio de la institución.

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8 Evaluar el control interno de las distintas áreas de la Empresa y establecer los

mecanismos necesarios de control diario de las operaciones.

9 Proponer el diseño y formulación de procedimientos, sistemas referentes a las

áreas de desempeño con el fin de optimizar la utilización de los recursos
disponibles.
10 Evaluar y enriquecer los Programas de Trabajo que presenten los jefes de cada
Departamento a su cargo con el objetivo de optimizar el desempeño de los
mismos.
11 Identificar las necesidades prioritarias de las diferentes áreas para su mejor
desempeño.
12 Supervisar el ejercicio del gasto.

13 Ejecutar las decisiones del Director Ejecutivo.

14 Asesorar al Director Ejecutivo del COHPUCP en materia administrativa.

15 Respetar el catálogo de cuentas vigente. Regular las cuentas auxiliares que

permitan una afectación programática y de cuentas correlativas  al presupuesto de
operación y el análisis de la eficiencia operativa
16 Registrar en el sistema de información todos los asientos contables diarios,
mensuales, anuales y sus respectivos ajustes con el objeto de tener información
financiera actualizada para la toma de decisiones. (Actividad realizada por el
contador)

17 Control de correlativos (facturas, cheques voucher, recibos caja, notas crédito,

notas débito, pólizas contables, pólizas ajustes manuales, ordenes compra, etc).
(Actividad realizada por el contador)
18 Dirigir y supervisar el cumplimiento de las actividades reglamentadas por los
principios de Contabilidad generalmente aceptados, y NIIF.
19 Supervisar y conciliar los ingresos. Implementar mecanismos que aseguren los
registros diarios del manejo de caja y bancos, cajas chicas, etc

20 Llevar a cabo la venta de timbres.

21 Elaborar los estados financieros básicos mensuales, así como sus notas
aclaratorias, tanto fiscales como versiones financieras internas del grupo
empresarial.
22 Elaborar el flujo de caja semanal con el objeto de programar todos los
compromisos de pagos y dar seguimiento a la cartera vigente.

23 Supervisar y controlar las provisiones de gastos del mes y acumuladas.

24 Elaborar el informe de gestión mensual, coordinando con todos los departamentos

la recopilación de información y respetando las fechas de entrega. ( 6 de cada
mes )
25 Controlar y supervisar el cumplimiento de políticas y procedimientos relacionados
con materias de contabilidad que emanen de la administracion.

26 Tener disponible en cualquier momento la integración de cuentas de balance.

27 Dar seguimiento a las políticas de compra de la empresa, asegurándose el mejor

resultado de adquisiciones de bienes y/o servicios. (No hay política escrita, pero
se lleva un proceso de compra de acuerdo a experiencia)

28 Mantener al día el archivo de registros contables, y asegurar el resguardo físico

del archivo contable-fiscal de periodos fiscales anteriores hasta su vigencia legal
del país, o hasta que reciba instrucciones de Presidencia Regional.

29 Ingresar información a la plataforma electrónica de bancos para cumplir con

obligaciones de pagos (planillas, impuestos, proveedores, servicios, etc).

30 Mantener al día todos los compromisos financieros con entidades que han
otorgado financiamiento a la empresa.

31 Apoyar en aspectos administrativos al Director administrativo.

32 Otras tareas relacionadas con el cargo y delegadas por autoridades superiores.

33 Supervisar los procesos de las áreas administrativas a su cargo.

34 Coordinar la elaboración del Presupuesto conjuntamente con el Jefe

administrativo.

35 Realizar investigaciones y análisis con el fin de elaborar o perfeccionar servicios y

controlar o desarrollar procedimientos administrativos.
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IV.- RELACION DE TRABAJO

Interna Director Administrativo
Encargado de afiliaciones y cobros.
Dirección Ejecutiva
Departamentos de la Subdirección Administrativa
Departamento Administrativo y Financiero

Externa Instituciones relacionadas con el funcionamiento de la

Subdirección y Usuarios en General.

V.- PERFIL DEL PUESTO

5.1.- HABILIDADES Y CUALIDADES
Buenas relaciones interpersonales, saber administrar el tiempo y recursos,
liderazgo, toma de decisiones, organizar, sentido de cooperación, poseer iniciativa,
disciplina, creatividad, criterio propio, capacidad analítica, responsabilidad, orden y
trabajo en equipo.

2.- REQUISITOS DEL CARGO

Educacional
- Poseer título Universitario en Contaduria Publica, Administración de Empresas,
Economía o carreras afines

Experiencia
- Mínima 5 años en puestos similares
- Experiencia que certifique en materia de administración publica
Entrenamiento
- Para el desarrollo del puesto se requiere de capacitación general sobre el puesto y
atención al cliente
 Conocimiento
- Conocimiento de la Ley Organica del Colegio Hondureño de Profesionales de
Contaduria Publica
- Conocimiento del Codigo de Etica Profesional de Contabilidad
- Conocimiento del Reglamento Interno del COHPUCP.
- Conocimiento en el Manejo programas de computación MS Office y otros programas
- Conocimiento en el Manejo de herramientas de Internet y correo electrónico
- Conocimiento de inglés medio

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Uso interno 2.0

5.3.- HORARIO DE TRABAJO

Ocho horas laborables de Lunes a Viernes y deberá estar disponible extendiendo el
horario,para atender las distintas actividades que requieran atención inmediata.

VI.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

6.1 MAQUINARIA Y EQUIPO

TIPO DE MAQUINARIA Y EQUIPO QUE DEMANDA EL PUESTO Y LA FRECUENCIA

CON LAS QUE SE UTILIZAN:
CONTINUAMENTE ( C ), REGULARMENTE ( R ), EN OCACIONES ( O )

NOMBRE TIPO C R O

Computadora De Escritorio √

Impresora √

Fotocopiadora √

Escáner √

VII.- CONDICIONES FÍSICO - AMBIENTALES

7.1.- CONDICIONES FÍSICAS:

Suele desarrollarse fatiga física y psicológica por estrés.

7.2.- AMBIENTE DE TRABAJO

Se considera que un 80% de las funciones son de tipo interno en la Institucion;
desarrollándose en escritorio, con una computadora, sentado y un 20% es externo por a
reuniones y misiones de trabajo dentro y fuera del país.
Se maneja un Ambiente de Trabajo ergonómicamente adecuado, con suficiente
iluminación y ventilación.

7.3.- RIESGO LABORAL

Los accidentes y enfermedades laborales son remotos

Departamento Manual de Procedimientos Y Funciones

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INTENCIONALMENTE EN BLANCO
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administración Fecha de elaboración 28/02/2020
Uso interno 2.0

TITULO DEL PUESTO: Asistente

NIVEL: Administrativo

JEFE

II.- PROPOSITO O NATURALEZA DEL PUESTO

1 Ejecutar actividades pertinentes a la Subdirección Administrativa auxiliando en el

cumplimiento de las funciones a desarrollarse, aplicando técnicas secretariales, a fin
de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos del departamento.

III.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1 Recibir y hacer llamadas telefónicas referentes al desarrollo de las funciones de la
Subdirección
2 Recibir y enviar correos electrónicos.

3 Recibir los documentos e informar de los asuntos que tengan que ver la
Subdirección.
4 Dar seguimiento a la correspondencia enviada y recibida.

5 Recibir y dar trámite a los documentos que deba firmar el Subdirector Administrativo.

6 Brindar información oportuna sobre las actividades que realiza el personal de la

Subdirección.
7 Redactar cartas, memorándums u otro tipo de documento que sean requeridos.

Departamento Manual de Procedimientos Y Funciones

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Uso interno 2.0

8 Atención diaria de las agendas del departamento.

9
Recibir y dar trámite a los documentos que deba firmar el Sub director.

10 Dar seguimiento y actualizar el Plan Operativo Anual (POA) de la Subdirección

11 En caso de ausencia del Subdirector asegurarse que las actividades laborales en

la
Subdirección se desarrollen eficientemente.
12 Elaboración mensual de las requisiciones de la Subdirección.

13 Mantener actualizados archivos físicos, electrónicos y/o digitales en la base de

datos de la Subdirección.
14 Ser discreta en relación a los asuntos concernientes a la Subdirección..

15 Protección y vigilancia de equipos y herramientas asignadas.

16 Manejo de caja chica para el desarrollo de actividades que requieran logistica y

gastos.

17 Otras tareas relacionadas con el cargo y delegadas por autoridades superiores.

18 Recolectar información sobre las actividades diarias que se realizan en la

Subdirección.

19 Brindar atención a personas que visitan la Subdirección para el trámite de compra

de timbres.

20 Informar e inscribir al Personal de la Subdirección en los seminarios y

capacitaciones impartidos por los Centros de Instrucción.
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IV.- RELACION DE TRABAJO

Interna Dirección Ejecutiva
Departamentos de la Subdirección Administrativa

Externa Instituciones relacionadas con el funcionamiento de la

Subdirección y Usuarios en General.

V.- PERFIL DEL PUESTO

5.1.- HABILIDADES Y CUALIDADES
Organizar, razonar, analizar, interpretar normas, facilidad de expresión verbal y
escrita, atención a cambios, mantener relaciones efectivas de trabajo, tanto internas
como externas y trabajo en equipo.

2.- REQUISITOS DEL CARGO

Educacional
- Estudios Universitarios.

Experiencia
- 2 años en puestos de apoyo administrativo o puestos similares.

Entrenamiento
- Para el desarrollo del puesto se requiere de capacitación general sobre el puesto y
atención al cliente.
 Conocimiento
- Conocimiento en el Manejo programas de computación MS Office
- Conocimiento en el Manejo de herramientas de Internet y correo electrónico
- Conocimiento de inglés medio

5.3.- HORARIO DE TRABAJO

Ocho horas laborables de Lunes a Viernes y deberá estar disponible extendiendo el
horario,para atender las distintas actividades que requieran atención inmediata.

VI.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

6.1 MAQUINARIA Y EQUIPO

TIPO DE MAQUINARIA Y EQUIPO QUE DEMANDA EL PUESTO Y LA

FRECUENCIA
CON LAS QUE SE UTILIZAN:
CONTINUAMENTE ( C ), REGULARMENTE ( R ), EN OCACIONES ( O )

NOMBRE TIPO C R O

Computadora De Escritorio √

Impresora √

Fotocopiadora √

VII.- CONDICIONES FÍSICO - AMBIENTALES

7.1.- CONDICIONES FÍSICAS:

Suele desarrollarse fatiga física y psicológica por estrés.

7.2.- AMBIENTE DE TRABAJO

Se considera que un 80% de las funciones son de tipo interno en la Agencia;
desarrollándose en escritorio, con una computadora, sentado y un 20% es externo por
seminaries o capacitaciones.
Se maneja un Ambiente de Trabajo ergonómicamente adecuado, con suficiente
iluminación y ventilación.
7.3.- RIESGO LABORAL

Los accidentes y enfermedades laborales son remotos

Departamento Manual de Procedimientos Y Funciones

de
administración Fecha de elaboración 28/02/2020
Uso interno 2.0

INTENCIONALMENTE EN BLANCO
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TITULO DEL PUESTO: Encargado de Afiliaciones Y Cobros

NIVEL: Administrativo

JEFE

II.- PROPOSITO O NATURALEZA DEL PUESTO

1 Brinda el soporte necesario para que todos los Afiliados puedan entender claramente
cómo funciona todo lo relacionado a la colegiacion, las reglas de promoción, así
como la mejor manera de desempeñarse para lograr buenos resultados. Determina
las reglas que pueden ser utilizadas para la promoción del colegio y se relaciona en
el día a día con cuestiones como la demanda de afiliaciones y recompensas.

III.- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1 Traza líneas de acción, prepara y cierra los contratos, garantías, descuentos,
negociaciones de pago y en general asiste a todas las operaciones importantes con
los clientes, apoyando y autorizando a sus supervisores .
2 Diseña y prepara los informes mensuales para la Dirección y para los usuarios
internos explicando las variaciones contra el presupuesto anual, elaborando
compromisos, estrategias y proyectos para los siguientes periodos.
3 Planea las metas del mes siguiente, en cuanto a parámetros de crédito y cobranza en
valores y en días, depuración de cartera, visitas y convenios con clientes.
4 Coordina el presupuesto anual del departamento de crédito y cobranza que incluye
objetivos claramente cuantificados, enlazando con otros departamentos.

5 Organiza, dirige y diseña controles para los afiliados de crédito revisando y

asignando apoyo y decidiendo o proporcionando la capacidad necesaria
6 Ejerce el control, monitoreando el desempeño diario, comparando y corrigiendo el
avance de los objetivos establecidos, analizando las variaciones, aplica acciones
correctivas a errores y problemas.

7 Participa en las juntas y reuniones con gerentes, directivos, comités ó círculos del
COHPUCP.

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8 Asiste en las juntas y convenciones así como, en la capacitación integral en el

aspecto de crédito y cobranzas.
9 Funge como representante de la empresa, en operaciones, viajes, cierre de
negocios relacionados con el crédito y la cobranza, y en todas aquellas
operaciones que los directores le asignen.
10 Diseña La planeación estratégica para las actividades cotidianas y repetitivas de
este puesto con
la finalidad de integrarse al manual de control interno. Diseña también las
estrategias de mejora continua aplicables al área de crédito y cobranzas.

IV.- RELACION DE TRABAJO

Interna Dirección Ejecutiva
Departamentos de la Subdirección Administrativa

Externa
Agremiados y afiliados en cuentas por cobrar.

V.- PERFIL DEL PUESTO

5.1.- HABILIDADES Y CUALIDADES
Ser el portavoz del COHPUCP a los Afiliados. Siempre que el Afiliado tenga algún
problema, se pondrá en contacto con el, que se encargará de resolverlo.
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2.- REQUISITOS DEL CARGO

Educacional
- Licenciatura en Contaduría, en Administración, en Finanzas o en Economía, de
preferencia con una especialidad en finanzas, negociación, mercadotecnia. Deseable
maestría en
Administración.

Experiencia
- 5 años como mínimo trabajando dentro de la empresa, de ellos 2
en el departamento si se trata de un candidato interno, en el caso de ser un candidato
externo 7 años
de experiencia en el departamento y cuatro como gerente en el mismo ramo que realice
operaciones con el sector privado y gobierno.

Entrenamiento

- Inteligencia superior al promedio, habilidad de negocios, destreza para

convencer e interactuar con personas de diferentes niveles, en distintos departamentos o
empresas y en diversos escenarios y roles.

-De acuerdo con su compenetración con la organización, su capacitación y evaluación se

considerará su desempeño para una futura dirección ( cinco años)
Conocimiento

Poseer conocimientos acerca de contabilidad, técnicas de

cobranza, análisis de estados financieros, manejar las leyes fiscales, de quiebras,
mercantiles, de
adquisiciones, penales y civiles entre otras. Su actuación debe auxiliarse en disciplinas
tales como la
administración, la sicología, la economía, las finanzas, las relaciones humanas y la
comunicación.

5.3.- HORARIO DE TRABAJO

Ocho horas laborables de Lunes a Viernes y deberá estar disponible extendiendo el
horario,para atender las distintas actividades que requieran atención inmediata.

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VI.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO

6.1 MAQUINARIA Y EQUIPO

TIPO DE MAQUINARIA Y EQUIPO QUE DEMANDA EL PUESTO Y LA

FRECUENCIA
CON LAS QUE SE UTILIZAN:
CONTINUAMENTE ( C ), REGULARMENTE ( R ), EN OCACIONES ( O )

NOMBRE TIPO C R O

Computadora De Escritorio √

Impresora √

Fotocopiadora √

VII.- CONDICIONES FÍSICO - AMBIENTALES

7.1.- CONDICIONES FÍSICAS:

Suele desarrollarse fatiga física y psicológica por estrés.

7.2.- AMBIENTE DE TRABAJO

Se considera que un 80% de las funciones son de tipo interno en la Agencia;
desarrollándose en escritorio, con una computadora, sentado y un 20% es externo por
seminarios o capacitaciones.
.
Se maneja un Ambiente de Trabajo ergonómicamente adecuado, con suficiente
iluminación y ventilación.

7.3.- RIESGO LABORAL

Los accidentes y enfermedades laborales son remotos

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