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1. OBJETIVO

Definir un marco metodológico de apoyo al Programa de Gestión Documental, que requiere

implementar la Entidad, para garantizar la adecuada administración, custodia y conservación
de los documentos en sus diferentes fases de archivo (Gestión, Central e Histórico).

2. ALCANCE

Este procedimiento define lineamientos precisos relativos a la identificación, la

recolección, la indización, el acceso, la clasificación, el almacenamiento, la conservación y
la disposición de los registros y documentos propios del funcionamiento del COPNIA, todo
esto enmarcado dentro del Concepto de “Archivo Total”

3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Título Fecha

Constitución Artículo 74, establece el derecho que tienen los ciudadanos de
acceder a los documentos públicos salvo en los casos que establezca 1991
Política
la ley
Circular 2 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas 20/02/1997
Externa Tecnologías en los archivos públicos
Circular 13 Producción documental: uso de tintas de escritura 12/10/1999
Externa
Ley 594 Ley General de Archivos 14/07/2000
Directiva 2 Establece lineamientos para Gobierno en línea 28/08/2000
Presidencial
Circular 7 Organización y conservación de los documentos de archivo de las 20/12/2002
Externa Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
Circular 4 Organización de las Historias Laborales 06/06/2003
Externa
Circular 1 Organización y conservación de los documentos de archivo 05/09/2003
Externa
Resolución 3543 Se crea el Comité de Archivo y Correspondencia de la Entidad 11/09/2003
Nacional
Circular 12 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003 21/01/2004
Externa Organización de las Historias Laborales
Circular 1 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos 04/09/2007
Externa
Resolución 162 Modifica la Resolución Nacional 3543, en el sentido de la 26/02/2008
Nacional Conformación del Comité de Archivo y Correspondencia de la Entidad
Resolución 1187 Se unifican las funciones del Comité de Archivo en el Comité del 26/10/2009
Nacional Sistema del Gestión del Calidad
Circular 4 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y 06/08/2010
Externa gestión de documentos electrónicos
Circular 1 Protección de archivos por ola invernal (Plan de emergencias en 29/04/2011
Externa Archivos)
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Tipo Número Título Fecha

Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos
de las Entidades Señaladas en la Ley 1444 De 2011 (manejo de los
Circular 4 archivos de entidades, durante el proceso de escisión, con el fin de 04/10/2011
Externa asegurar la integridad de la documentación que conservan y regular la
entrega de los archivos de las dependencias escindidas o a las
entidades que se crean
Circular Competencias del personal encargado del manejo documental y
1 archivístico de las entidades públicas y privadas que cumplen 10/02/2012
Externa
funciones públicas e inscripción de proyectos archivísticos
Circular 2 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental. 06/03/2012
Externa
Circular 5 Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en 05/09/2012
Externa la Iniciativa Cero Papel.
Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Decreto 2578 Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan 13/12/2012
otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del
Estado
Decreto 2609 Reglamenta el título 5 de la Ley 594 de 2000 en materia de Gestión 14/12/2012
Documental para las entidades públicas
Establece los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y
Acuerdo 05 descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que 15/03/2013
cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones
Decreto 1515 Reglamenta transferencias secundarias y otras disposiciones 19/07/2013
Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Ley 1712 Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras 06/03/2014
disposiciones
Decreto 1080 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del 26/05/2015
Sector Cultura
Resolución 606 Establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión del COPNIA 16/05/2016
Nacional
Resolución 330 Política de Gestión Documental 18/03/2016
Nacional
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4. DEFINICIONES

4.1. Archivo General de la Nación - AGN:

Entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de regir la política
archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental del
País y ponerlo al servicio de la comunidad.

4.2. Archivo Público:

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la

prestación de un servicio público por entidades privadas.

4.3. Archivo de Gestión

Primera etapa enmarcada dentro del “Ciclo de Vida del Documento” (Ver definición), también
llamada de “archivos de oficina”, es aquella que reúne la documentación en trámite, sometida
a continua utilización y consulta administrativa.

4.4. Archivo Central

Agrupa los documentos transferidos de los archivos de gestión de la Entidad ya tramitados y

que siguen siendo objeto de consulta, aunque ya no tan frecuente.

4.5. Archivo Histórico o Permanente

Agrupan la documentación que se transfiere desde el archivo central que, por decisión del
Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, debe conservarse
permanentemente según tabla de retención documental, dado el valor informativo e histórico
para el COPNIA.

4.6. Archivo Total:

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

4.7. Ciclo de Vida de los Documentos:

Hace referencia a las edades o etapas por las que atraviesa un documento a lo largo de su
vida útil. Los documentos al igual que los seres vivos tienen un nacimiento (creación), vida
productiva (trámite y vigencia), tercera edad y destino final. En general, las edades de los
documentos de archivo se miden o por la cantidad de uso o por el progresivo decrecimiento
del valor de los documentos para la tramitación directamente relacionados con la actividad
del documento.
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4.8. Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Equipo de trabajo interdisciplinario definido por la Alta Dirección, responsable de elaborar y

controlar las políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter
administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos,
materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a
fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.

4.9. Subcomité Interno de archivo

Equipo de trabajo interdisciplinario adscrito al Comité de Desarrollo Administrativo definido

por la Alta Dirección, responsable de asesorar en materia archivística y de gestión
documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función
archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas
reglamentarias (definición de tiempos de conservación, parámetros de organización, formas
de almacenamiento y responsables de recolección de la documentación generada en la
Entidad, entre otras funciones).

4.10. Disposición Final de Documentos

Procedimiento aplicado a los documentos en cualquiera de sus tres etapas (Gestión, Central
o Permanente), con miras a su conservación temporal o permanente, selección, eliminación
o la aplicación del mecanismo de reproducción a utilizar según sea el caso.
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4.11. Documentos de Archivo

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico,
histórico o cultural y que se encuentra regulado de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental (TVD).

4.12. Documentos de Apoyo.

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones,
éstos no se encuentran consignados en la Tabla de Retención Documental de las
dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia.

4.13. Documentos Históricos

Documentos únicos que por su significado jurídico, autobiográfico, por sus rasgos externos o
simplemente por lo que representan en sí mismos para el Consejo son declarados como tal
en la Tabla de Retención (TRD) o de Valoración (TVD). . A nivel genérico, son ejemplo de
ellos: las actas de constitución, muestras representativas de las comunicaciones generadas
al inicio de la gestión administrativa del COPNIA, Cambios estructurales, conceptos jurídicos
trascendentales, memorias e hitos históricos de la entidad, Evidencias de políticas y
procedimientos del COPNIA, etc.

4.14. Expediente

Es el conjunto de documentos ordenados secuencialmente, sobre una misma materia o

asunto y que están sujetos a un mismo procedimiento administrativo (ej.: procesos
disciplinarios, historias laborales, matrículas de ingenieros)

4.15. Foliación:

Es la actividad que consiste en numerar consecutivamente hojas o folios simples de

documentos (NO páginas) como mecanismo de respaldo técnico y legal de la gestión
administrativa que tiene dos finalidades principales: la primera, controlar la cantidad de folios
de una unidad de conservación dada (carpeta, libro, legajo, folder) y la segunda, controlar la
integridad de la información trasladada.

4.16. Fondo Documental:

Comprende la totalidad de los documentos de archivo del COPNIA agrupados bajo las
diferentes series documentales descritas en la Tabla de Retención Documental adoptada por
la entidad.
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4.17. Fondo Documental Acumulado:

Se dice que un fondo documental es acumulado cuando los documentos que lo conforman
se han ido acopiando sin ningún tipo de criterio de organización archivística o de valoración
y selección, razón por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios
(administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc.), documentos con valores secundarios
(históricos e investigativos) y documentos sin valor. La Tabla de Valoración Documental
(TVD) es el instrumento base para organizarlo.

4.18. Gestión Documental.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

De acuerdo con el Decreto 1080/2015, los principios que deben gobernar una correcta
Gestión de Documentos son los siguientes:

Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis

legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia,
con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si
debe crearse o no un documento.
Eficiencia. Producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento
de sus objetivos o los de una función o un proceso.
Economía. Evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus
documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función
archivística.
Control y seguimiento. Asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los
documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo
de todo el ciclo de vida.
Oportunidad. Implementar mecanismos que garanticen que los documentos
están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para
consultarlos y utilizarlos.
Transparencia. Los documentos son evidencia de las actuaciones de la
administración y por lo tanto respaldan las actuaciones de los servidores y
empleados públicos.
Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran
independientemente del medio de creación.
Agrupación. Los documentos de archivo deben ser agrupados en clases o
categorías (series, Subseries y expedientes), manteniendo las relaciones
secuenciales dentro de un mismo trámite.
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Vínculo archivístico. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben

mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de
clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y
contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto.
Protección del medio ambiente. Evitar la producción de documentos impresos en
papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación
histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información.
Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa
correspondiente será evaluado regularmente por cada una de las dependencias
de la entidad.
Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en
torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no
duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de
la misión de estos.
Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales
colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la
importancia y valor de los archivos de la institución.
Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional
propiciarán el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de
la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior
de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información
y las comunicaciones.
Interoperabilidad. Garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de
manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de
información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de
comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la
información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método
definido, con el fin de obtener los resultados esperados.
Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones
para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de
negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a
ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las
entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea).
Neutralidad tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías,
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que
usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y
leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.
Protección de la información y los datos. Garantizar la protección de la
información y los datos personales en los distintos procesos de la gestión
documental.
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4.19. Inventario Documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las

características y detalles de las unidades documentales (carpetas, AZ, Libros, Legajos)
relacionados con las series o asuntos de un fondo documental, para de ésta forma asegurar
el control de los mismos en sus diferentes fases.

4.20. Programa de Gestión Documental - PGD.

Conjunto de Instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la Gestión Documental al Interior de la Entidad: Planeación, Producción, Gestión
y trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo
plazo y Valoración.

4.21. Registros

Tipo especial de documentos que evidencian que el proceso fue ejecutado de acuerdo con
los lineamientos del sistema de calidad y control interno del COPNIA.

4.22. Serie Documental

Conjunto o agrupación ordenado de tipos o clases de documentos con estructura y contenido

semejante, emanados de un mismo organismo, persona, actividad o asunto en desarrollo de
sus funciones específicas. Éstas son definidas por la Tabla de Retención Documental (TRD).
Ejemplo Historias Laborales, Matrículas Profesionales, Permisos Temporales, etc. Cuando
dicha agrupación (Serie) por su complejidad temática, requiere tener subdivisiones estas se
denominan “Subseries documentales”

4.23. Selección Documental

Proceso intelectual y operativo que permite evaluar y clasificar la documentación con el fin de
determinar el grado de utilidad para la gestión administrativa o práctica, basado en criterios
administrativos, legales, técnicos y científicos.

4.24. Tabla de Retención Documental (TRD)

Es el listado de series, subseries y tipos documentales, en el cual se le asigna el tiempo de

permanencia en cada fase de archivo (gestión, central), así como su disposición final según
el ciclo vital del documento, de acuerdo con la valoración administrativa, legal, jurídica y
fiscal que haga el Subcomité Interno de archivo.
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4.25. Tabla de Valoración Documental (TVD)

Listado de asuntos o series documentales aplicada a los documentos que corresponden a un

Fondo Acumulado, a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central,
así como una disposición final.

4.26. Tipo Documental

Es la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia

concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y
soporte son homogéneos. Ej. Certificación, Oficio, Cuadro de Reporte, etc.

4.27. Transferencias Documentales

Proceso mediante el cual se remiten documentos que se encuentran en etapa de archivo de

gestión al central (Transferencias Primarias) y del Archivo Central al Histórico o Permanente
(Transferencias Secundarias), de conformidad con el cronograma que se genere basado en
los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental y las políticas de
organización implementadas por la Entidad para tal fin

4.28. Unidad de Conservación

Cubierta o medio que protege y agrupa un conjunto de documentos para su almacenamiento,

identificación y preservación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos,
las carpetas, las cajas, folder AZ y los libros o tomos.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Generación y Seguimiento de Políticas de Gestión Documental:

El Subcomité Interno de archivo, creado mediante la RESOLUCIÓN NACIONAL 606 de

2016, adscrito al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, es el cuerpo consultivo
encargado de emanar y aprobar las políticas relativas a la administración de documentos,
dicho grupo se encuentra conformado de la siguiente forma: presidida por el Subdirector
Administrativo y Financiero o quien haga sus veces, el Profesional de Gestión Administrativa
quién actúa como Secretario Técnico, el Profesional de Gestión de Planeación, Control y
Seguimiento, el Profesional Universitario del Área Administrativa, el Profesional de Gestión
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) y el Jefe de la Oficina de
Control Interno el cual participará en forma permanente con derecho a voz pero no a voto.
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Es importante anotar que la implementación y seguimiento de las políticas de Gestión

Documental es responsabilidad del Área Administrativa, con el apoyo y coordinación del área
de Planeación, Control y Seguimiento y la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Conforme con ello, la aplicación de dichos parámetros podrá ser verificado en las auditorías
internas de seguimiento.

5.2. Responsabilidad de la Gestión Documental

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización,

el Director General, los jefes de las Oficinas de Control Interno, el Subdirector Administrativo y
Financiero, el Subdirector de Planeación Control y Seguimiento, el Subdirector Jurídico, los
Profesionales de Gestión y los Secretarios Seccionales, son los primeros responsables del
archivo, por ende, deben velar por su correcta organización, conservación, custodia y
seguimiento, todo ello conforme con los lineamientos y procedimientos establecidos.

Sin embargo, conforme lo establece la Ley, absolutamente todos los funcionarios son
corresponsables disciplinariamente por ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones, así como del cuidado y observancia de los lineamientos archivísticos.

La implementación y seguimiento del Programa de Gestión Documental - PGD y todos los

lineamientos relacionados, es responsabilidad del Profesional de Gestión Administrativa de la
Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quienes hagan sus veces (Ver
Artículo 2.8.2.5.11 del Decreto 1080 de 2015).

Conforme lo establece el artículo 2.8.2.2.4 del Decreto 1080 de 2015, es responsabilidad de

las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o
superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega
mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de
servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las
obligaciones contractuales. De igual forma, el COPNIA deberá denunciar ante los
organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso.

El deber de entregar inventario de los documentos de archivo bajo custodia del servidor público
al momento de su desvinculación y entregarlos al funcionario que asuma las funciones a cargo,
se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos
electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, portátiles de
almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.

5.3. Organización de Documentos de Archivo.

Como parte de las obligaciones que como entidad pública corresponde observar en atención
a la normatividad archivística, es necesario realizar la actividad de “organizar los
documentos”, la cual consta de 3 etapas o procesos que se deben desarrollar de manera
integral: clasificación, ordenación y descripción, lineamientos que se detallan a continuación:
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5.4. Clasificación de los documentos

Existen 3 fases de archivo al interior del COPNIA, los cuales en su orden están definidos por
la frecuencia de uso de los documentos: un “Archivo de Gestión” establecido en cada una de
las oficinas productoras, cuya frecuencia de consulta es alta y constantemente es actualizado
o requerido como parte del trámite propio. Luego se presenta las fases de “Archivo Central” y
“Archivo histórico” o permanente, los cuales, por razones de espacio y cuestiones técnicas de
conservación, está actualmente contratado externamente su bodegaje. Sin embargo, su
administración por ningún motivo podrá ser tercerizada.

El cuadro de Clasificación Documental – CCD, las Tablas de Retención Documental - TRD

son las herramientas archivísticas que permiten conformar y clasificar los documentos
propios de los archivos de gestión o de oficina, en ellas se es posible identificar las diferentes
agrupaciones de documentos producidos o recopilados en desarrollo de las funciones de
cada una de las Dependencias, Áreas de Gestión y Sedes Seccionales, en cada una de las
cuales, se materializan en tipos documentales, expedientes, subseries y series, atendiendo
así los principios archivísticos de procedencia y orden original.

Los Instrumentos archivísticos para organizar y disponer de la documentación en todas sus

fases de archivo son: la Tabla de Retención Documental – TRD (formato GD-fr-07), Cuadros
de Clasificación Documental (formatos GD-fr-13 y GD-fr-14), las Tablas de Valoración
Documental – TVD (formato GD-fr-12), Manuales, Instructivos y Procedimientos todos ellos
deben ser aprobados, publicados y actualizados conforme lo establece el procedimiento GC-
pr-01 “Control de documentos”.

De estas herramientas, la primera (TRD) se aplica sobre los documentos posteriores a la

última reestructuración de la Entidad, aquellos que correspondan al fondo acumulado del
COPNIA (anteriores a la última reestructuración) son tratados con base en las Tablas de
Valoración Documental - TVD. En dichos documentos se visualizan la estructura Documental
que se conforma en los archivos de cada una de las Sedes o Seccionales de la Entidad
(como oficinas productoras).

5.5. Ordenación documental

Absolutamente todos los documentos de archivo oficiales, deben de estar ligados a

una serie o subserie documental que los recopile y que este identificada en las Tablas
de Retención Documental - TRD, teniendo en cuenta ello, si se detecta alguna
inconsistencia al respecto, debe consultarse con el Profesional de Gestión
Administrativa para analizar la necesidad de conformar nuevas series/subseries y por
ende solicitar al Subcomité Interno de archivo la modificación y actualización de los
instrumentos.
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Las Tablas de Retención Documental identifican de forma genérica los tipos

documentales que conforman cada serie / subserie. Al igual que en el punto anterior, si
se detecta que dentro de las agrupaciones documentales materializadas en
expedientes, no se visualiza algún tipo, se debe informar al Profesional de Gestión
Administrativa para analizar el tema y si es el caso escalarlo con el Comité /
Subcomité correspondiente.

La ordenación interna de los documentos debe respetar el principio de orden original,

es decir, que esté de acuerdo con el desarrollo del trámite que dio lugar a su
producción. De acuerdo con lo anterior, el número uno (1) corresponde al primer folio
del documento que dio inicio al trámite, el cual generalmente corresponde a la fecha
más antigua y así sucesivamente.

Se debe seleccionar y aplicar el sistema de ordenación más adecuado y que convenga

de acuerdo con las características de la serie / subserie, el desarrollo del trámite y la
especificidad del expediente a intervenir archivísticamente, tales sistemas pueden ser
numérico, cronológico, cronológico por secciones, etc. En todo caso se debe
garantizar que el archivo de la documentación sea dispuesta de forma lógica para su
entendimiento (Ejemplo: El archivo cronológico y numérico de las Resoluciones, debe
permitir su lectura de enero a diciembre y no de diciembre a enero, es decir que su
orden sea cronológico, numérico ascendente o “tipo libro”).

Es necesario garantizar la adecuada disposición y control de los documentos en cada

una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de
permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de
Valoración Documental.

Debe procurarse que los documentos identificados como de conservación permanente

(incluidos aquellos de Selección por extensión) se conserven en carpetas cuatro aletas
sin legajar.

Si se precisa legajar documentos, la perforación debe realizarse centrada y una sola

vez con el fin de no afectar demasiado el soporte, teniendo en cuenta que la
afectación por este procedimiento es irreversible.

En caso que se requieran archivar documentos de gran tamaño, deben realizarse los
dobleces que sean necesarios con el fin de que no se queden espacios que
sobresalgan a la unidad de conservación. Así mismo, si es necesario legajarlos, la
perforación se realizará centrada procurando afectar lo menos posible el documento.

La documentación oficial de la Entidad, es decir aquella que conforma las series

documentales que se transfieren, no puede ser impresa en papel reciclado y además
debe procurarse conservar digitalmente la mayor cantidad de documentos que tengan
como finalidad ser de apoyo u optar por imprimir por ambas caras.
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El proceso de foliación debe realizarse teniendo en cuenta que la documentación se

encuentre previamente ordenada, de forma lógica y bajo los principios descritos en la
Tabla de Retención Documental.

Este proceso corresponde a la numeración consecutiva que se le otorga a los

documentos que conforman un expediente. De esta forma, se facilita el control y minimiza
riesgos derivados de posibles fraudes. Para ello, se debe tener en cuenta que:

La foliación debe realizarse con lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B o

también se puede usar bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble siempre en la
esquina superior derecha, con números legibles y sin enmendaduras sobre un
espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

La numeración debe iniciar en el primer documento y ser consecutiva para cada

año, independientemente de cuantas unidades de conservación conformen el tipo
de expediente (Proceso Disciplinario, adquisición de inmuebles, contratos, historias
laborales, Registros de Matrícula de Ingeniero, etc.) Ej. Si un expediente está
conformado por 485 folios, la distribución se realizará de la siguiente forma: carpeta
1: folios 1 a 200, 2ª Carpeta folios 201 a 400 y carpeta 3, folios 401 a 485.

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea transversal,

evitando tachones, colocando el número corregido abajo del anulado. Únicamente
en el caso de los Procesos Disciplinarios, jurídicos o judiciales, debe generarse
constancia justificando errores en la foliación.

Se debe procurar que los documentos se enumeren en la parte superior derecha

en la cara recta de los mismos (en igual orientación al texto del documento)

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números y

no se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

No se deben foliar las pastas, ni las hojas-guarda en blanco (hojas que recubren el
empastado en documentos encuadernados).

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos

digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.). Si se opta por separar este material se
hará la correspondiente referencia cruzada.

Los documentos menores a media carta deben pegarse en una hoja tamaño carta en
blanco (no papel reciclable), para dicha adhesión se debe emplear Colbón o pegante
en barra por el revés del documento en cuestión y ubicarse en su sentido de lectura,
procurando siempre no afectar información relevante. Dentro de lo posible y si se
identifican otros documentos de similares características que estén consecutivos,
se pueden adherir varios de menor tamaño a una misma hoja en blanco. La foliación
debe realizarse a la hoja blanca en el extremo superior derecho.
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No es exactamente obligatorio contabilizar 200 folios por cada carpeta, éste es el tope y lo
importante es procurar que el contenido de cada carpeta y sus documentos que la
conforman no se interrumpa, de tal forma que el documento principal en lo posible quede
con los anexos que lo constituyen y no se fraccione en diferentes unidades, esto con el fin
de guardar coherencia del contenido del expediente en la siguiente carpeta.

Todo documento transferido al Archivo central debe estar debidamente inventariado y

registrado en el sistema provisto para tal fin, de esta manera se asegura el control y la
recuperación efectiva de la documentación. Así mismo será responsabilidad del
Profesional Universitario del Área Administrativa del COPNIA – Nacional o quien haga
sus veces, de registrar la salida, préstamo o eliminación de los documentos
almacenados, estos últimos previa aprobación del Subcomité Interno de archivo o del
Subdirector Administrativo y Financiero.

5.6. Descripción documental

a) Obedece al proceso sistemático de extraer información contenida en los

documentos que permita facilitar la consulta de los mismos posteriormente, por
ejemplo el nombre del expediente, fechas extremas, consecutivos, etc. Esta actividad
inicia con el registro y radicación oficial y continua durante la fase de archivo de
gestión, hasta su transferencia al archivo central e histórico de la Entidad .

b) Las carpetas se deben identificar en el rótulo, con el código de la dependencia y

la serie o sub-serie documental, así como el nombre de la misma y el año
correspondiente, de tal forma que facilite su ubicación. Los modelos de rótulos
aprobados son los siguientes:

Código Área / NOMBRE ÁREA / SECCIONAL

Seccional

Código
NOMBRE SERIE/SUBSERIE
Serie/Subserie

CONTENIDO

FECHAS EXTREMAS
Fecha Inicial Fecha Final

CONSECUTIVOS EXTREMOS
Inicial Final

No. CAJA No.

FOLIOS
No. CARPETA de
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Dicho formato debe adherirse a la carpeta (en caso de no venir pre-impreso en ella), en
posición de lectura en la tapa principal de la carpeta en la parte inferior derecha, dejando
por lo menos 5 cm desde el borde inferior y 2 cm del borde lateral derecho de la carpeta.

Cuando la carpeta tenga divisiones internas por medio de separadores o como en el

caso de los expedientes de registros de matrículas la foliación será independiente por
cada sección, con la salvedad que en el rótulo de identificación la cantidad de folios es
la sumatoria total de los documentos contenidos en la carpeta.

c) Conforme con la normativa se destaca la obligatoriedad de la entidad de generar la

hoja de control por los medios que se disponga. Dicha tesis se fundamenta en lo
establecido en el ACUERDO 002 DE 2014 (Marzo 14), “Por medio del cual se establecen
los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones” en el parágrafo artículo 12°
establece que la persona o dependencia responsable de gestionar el expediente durante
su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual
se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar la
respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, todos los expedientes
deben ir acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos y
específicamente a los expedientes de Historias Laborales el Departamento Administrativo
de la Función Pública en conjunto con el Archivo General de la Nación emanaron la
CIRCULAR No.004 DE 2003 se destaca que en cada expediente los documentos se
encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción y que dichos
documentos se “registrarán en el formato de Hoja de
Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o
ingreso indebido de documentos”

Así las cosas a continuación, se detalla el mecanismo de diligenciamiento de las mismas

en etapa de gestión del expediente:

# Descripción
DATOS DE ÁREA / SEDE / SECCIONAL: Esta información se debe seleccionar de la lista
1 desplegable y corresponde como su nombre lo indica al Área / Sede / Seccional para la cual
se requiera la utilización de la hoja de control (esta información esta precargada con los
datos de la TRD V-2)
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DATOS DE LA SERIE / SUBSERIE: Esta información aunque no se imprime es de vital

importancia y se actualiza automáticamente posterior a la identificación del Área / Sede /
2 Seccional. Se debe seleccionar de la lista desplegable la serie o Subserie a la que
pertenezca el expediente (únicamente se visualizan las series y subseries de la TRD
que pertenezcan al Área o Seccional correspondiente)
3 ENCABEZADO: Esta información se actualiza automáticamente al seleccionar la serie /
subserie correspondiente.
INFORMACIÓN ADICIONAL: Esta información corresponde a la denominación de la
4 carpeta, es necesario recordar que si es un expediente de historia laboral corresponderá a
los apellidos y nombres. La información que aquí se consigne debe ser en mayúscula fija
FECHA DEL DOCUMENTO: Esta información hace referencia a la fecha del documento a
incluir, la cual usualmente corresponde a la fecha del radicado de entrada o de salida
5 que se visualice en el documento a incluir o en su defecto a la de la suscripción
del documento, si al revisarse no se indica reporte de alguna fecha se dejara con
la nomenclatura "S/F" que representa que no se cuenta con dicho dato.
Tipo Documental TRD: Esta información debe coincidir con la serie / subserie seleccionada
en la casilla 2. Se debe seleccionar el tipo documental que corresponda con el documento a
incluir, en caso de detectar que efectivamente no se encuentra se debe
6 dejar el espacio vacío y proceder a describir en la casilla 7, la información que permita
identificar el documento en cuestión. Se solicita en caso de materializarse este caso
reportarlo al Área Administrativa para gestionar la correspondiente actualización de la
TRD.
Descripción resumida complementaria: Esta información corresponde a aquella
7 información que ayuda a contextualizar el documento a incluir, por ejemplo el número
de radicado, el número de acto administrativo, procedencia, correlaciones, etc.
NOMBRE CLARO DEL RESPONSABLE DEL REGISTRO: Esta información es vital
8 para identificar a la persona que realiza el proceso de actualización de la hoja de
control con su correspondiente responsabilidad sobre lo reportado.
9 FOLIO (S): En esta casilla se consigna la cantidad de folios (no páginas) en la que se
encuentra ubicado el documento incluido. Ej. 1-3 si el documento consta de 3 folios
FIRMA FUNCIONARIO RESPONSABLE: Una vez impresa la hoja de control, el
10 Profesional de Gestión o responsable del Área o Seccional debe firmar cada Hoja una vez
diligenciada, bien sea por la terminación del expediente o por haberse terminado el
espacio en cada hoja que se utilice.
11 PAGINA: Esta información corresponde a la paginación reportada por el sistema
automáticamente conforme se generan por cantidad de hojas de control por expediente
12 CÓDIGO DE CALIDAD: Esta información es el código de control del formato conforme con el
Sistema de Gestión de Calidad
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CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA

HISTORIAS / Historias Laborales - HOJA DE CONTROL 3
Área / Sede / Seccional
ÁREA_DE_GESTIÓN_HUMANA 1 4
Inf. Adicional PEREZ PEREZ PEPITO DEL CARMEN
FECHA DEL DOCUMENTO
5 TIPO DOCUMENTAL 8 9
NOMBRE CLARO DEL
DD/MM/AA Tipo Documental TRD 6 Descripción resumida
7 RESPONSABLE DEL REGISTRO
FOLIO (S)
complementaria
Certificados de Disponibilidad Presupuestal y
27/12/2012 Presupuestos de estimación de salarios Certificado 415 LEIDY GARCIA 1-2
(supernumerarios)

27/12/2012 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) LEIDY GARCIA 3-4

26/12/2012 Certificaciones Laborales NAL-CR-2014-20444 LEIDY GARCIA 5-7

10 12
11

d) El Inventario Documental (formato GD-fr-06), entendido como un instrumento de control y

de recuperación de información en el que se describe de manera exacta los datos de cada
una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un fondo
documental. El inventario Documental debe realizarse en cada una de las fases del
archivo, especialmente en la de Archivo Central e Histórico y dicho inventario podrá
llevarse de forma electrónica en el Sistema de gestión Documental provisto.

e) Para control del archivo central, se cuenta con un inventario en el cual se relaciona el
número de las cajas en forma consecutiva, número de las unidades documentales y
su nombre, tipo de unidad, consecutivo (Ej. desde 2000 hasta 2003), observaciones,
seccional, área, código de la caja, código del libro o unidad; el cual debe estar
permanentemente actualizado. La siguiente es la estructura utilizada para el código de
barras:

Código Unidad

Consecutivo por
Tipo (TRD / TVD) Periodo Separador Cod TRD / Cod TRD / Cod TRD / TVD Año Versión o
Referencia
TVD Area TVD serie Subserie Instrumento de
archivo
# Digitos 1 2 1 4 2 2 2 8
Ejemplo 1 02 - 1000 01 02 99 00000001
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Periodos
PERIODO 01 1937- 1954
PERIODO 02 1954 - 1978
PERIODO 03 1978 - 1993
TVD PERIODO 04 1993 - 1999 Tipo 1 TVD
PERIODO 05 1999 - 2002 2 TRD
PERIODO 06 2002 - 2005
PERIODO 07 2005 - 2007
PERIODO 08 2007 - 2012
PERIODO 09 2012 - 2012
TRD PERIODO 01 2013 -

En cuanto a las cajas deberán ser marcadas siguiendo los siguientes modelos:

Código Área NOMBRE ÁREA O SECCIONAL

o Seccional PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS

No. CAJA

Código Serie NOMBRE SERIE/SUBSERIE (S)

/ Subserie (s)

No. TOTAL UNIDADES

No. Unidad No. Unidad
Inicial final
UBICACIÓN
No. No.
Estante Entrepaño

Una vez entre en operación el módulo del Sistema de Gestión Documental, desde este se
llevará de manera electrónica la administración documental.

Dicho sistema debe contener los metadatos de contexto, estructura y contenido, los cuales
apoyan las actividades de recuperación, descripción y consulta de documentos.

6. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES:
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Las transferencias documentales, deben venir debidamente inventariadas, depuradas,

identificadas y con acta de transferencia.
Toda la documentación transferida al Archivo Central se hará mediante la entrega física
de la documentación, acta y diligenciando el Formato único de Inventario y
Transferencias Documentales. Es importante aclarar, que esta directriz aplica para el
traslado de los archivos físicos, no para los documentos digitales que se gestionan por el
sistema Invesflow.

Se debe imprimir en original el Formato de Inventario Documental firmarlo por parte del
responsable y remitirlo con memorando junto con la documentación relacionada, a la
Subdirección Administrativa y Financiera

El Profesional de Gestión Administrativa, verificará que al momento de ingresar las

unidades transferidas, el funcionario de archivo correspondiente asigne el número
consecutivo relativo a las cajas de archivo remitidas y consigne en el Inventario
Documental el número topográfico previamente asignado.

La documentación a transferir, será objeto de una revisión por parte del Proceso de
Gestión Documental antes de ser transferida a las bodegas destinadas para tal fin. Lo
anterior con el fin de corregir inconsistencias que se puedan presentar, informando a la
oficina o seccional de origen para los fines pertinentes, y si es el caso, realizando la
devolución correspondiente para que se subsanen las inconsistencias identificadas.

Para el envío oportuno de las transferencias documentales, el Profesional de Gestión

Administrativa con el apoyo en el Profesional Universitario del Área Administrativa, debe
preparar anualmente un cronograma con la programación de las transferencias
correspondientes a cada año de acuerdo con la TRD. La programación en cuestión, se
presenta y remite en el transcurso del primer semestre de la vigencia correspondiente a
los responsables de ejecutar el procedimiento.

Los tiempos de retención en cada una de las fases de formación del archivo (Gestión, Central
e Histórico), se contarán en términos de anualidades o vigencias de periodos completos
(Enero a Diciembre). Es importante resaltar que en el formato de TRD los tiempos allí
consignados, relativos a la etapa de Archivo de Gestión incluyen el año de vigencia a partir
del cierre de los expedientes. Ej. Un Proceso Disciplinario Ético Profesional, cuya última
actuación se produjo en marzo del 2015, dando así cierre definitivo del expediente, es
susceptible de traslado en la transferencia del año 2017, teniendo en cuenta que el año de
retención para este caso se contabiliza a partir del 01/01/2016.

Para asegurar la integridad de la información, la documentación a transferir se debe

revisar, depurar y archivar, verificando que esté el consecutivo completo, evitando el
archivo de copias o duplicados de documentos, así como documentos en papel químico o
térmico tipo fax (los cuales son propensos de que se borre la información que contienen,
por lo que se deben reemplazar por una fotocopia, la cual se conserva en la carpeta
correspondiente y se elimina el fax).
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Previo a su archivo, se deben limpiar los documentos, es decir, se retiran bandas

elásticas, clips metálicos de cualquier tamaño, ganchos de cosedora, banderitas, post-it,
etc. (Paso previo a la digitalización).

Al momento de almacenar los documentos en las cajas de archivo, se recomienda

colocar dentro de ellas, las carpetas sobre su lomo, para facilitar la identificación y facilitar
la consulta y el retiro de las mismas.

Para los Seccionales, en caso de requerirse préstamo o traslado definitivo de un

expediente de Matrículas e Inscripciones en su custodia, se debe registrar dicha situación
en el Formato de Historial, el cual debe reposar en la carpeta del expediente.

Se debe identificar el material afectado por hongos y/o insectos (bio-deterioro), con una
marquilla de color rojo en un lugar visible, informando en el Formato Único de Inventario
Documental los folios afectados y nivel de afectación (alto, medio o bajo).

Con el fin de apoyar al interior del COPNIA, la conciencia ambiental y la política emanada
por el Gobierno Nacional denominada “Cero Papel”, a continuación se enuncian algunas
buenas prácticas, que deben ser puestas en práctica por todo el personal, para la
reducción de consumo de papel en la entidad:

El consumo de papel será racional, para lo cual cada jefe de área verificará que
se realice un consumo racional de los insumos de papelería, autorizando para
tal fin los requerimientos de suministros que se presentan al almacén del
COPNIA.

Llevar el consecutivo de las comunicaciones internas de manera digital.

Impresión a doble cara o varias páginas en una hoja

Reducción del tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar.

Lectura, corrección en pantalla y configuración correcta de los documentos

antes de imprimir.

La impresión debe configurarse bajo el perfil de “calidad borrador”

Uso correcto de impresoras y fotocopiadoras y evitar copias e impresiones

innecesarias.

Fotocopiar a doble cara

Reciclaje de papel reutilizando aquel usado por una cara (para documentos
de apoyo que no necesitan archivarse).
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Uso de la intranet y correo electrónico para evitar impresiones injustificadas

Uso de herramientas tecnológicas de colaboración para compartir

información.

Revisión y ajuste de formatos

Uso de aplicaciones/sistemas de información de gestión de documentos

electrónicos de archivo y gestión de contenido.

Con el fin de normalizar el diligenciamiento del Formato Único de Inventario y Transferencia,

a continuación se detalla cada campo existente en el formato:

Área / Seccional: En este campo el usuario puede seleccionar dentro del listado cada una
de las Áreas o Seccionales o Entidad a la que corresponda sin tener que digitar texto alguno.

Responsable de los Documentos: Automáticamente luego de seleccionada la información

del Área / Seccional, el sistema devuelve el nombre de la persona responsable.
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Objeto: de acuerdo con el siguiente cuadro, se debe seleccionar de la lista desplegable la

opción que se requiera conforme con la finalidad del inventario:

Transferencia Documental programada Seleccionar cuando se trate de alguna remisión de

documentos solicitada por medio de memorando
Seleccionar esta opción cuando el objetivo
Inventario Documental únicamente sea para fines informativos, sin remitir
los documentos registrados
Recepción de archivos Seleccionar esta opción para cuando se trate de
documentos trasladados por otras entidades
Traslado temporal de documentos Seleccionar esta opción para cuando se trate de
traslados temporales de documentos.
Entrega de Cargo Seleccionar esta opción para cuando se trate de
traslados de documentos por entrega del cargo.
Traslado de custodia de documentos a otras Seleccione ésta opción para cuando se requiera
Entidades trasladar documentos a otras entidades

Registro de Entrada: ésta información es de diligenciamiento exclusivo por parte de los

funcionarios encargados del proceso de gestión documental del COPNIA Nacional y en ella
se registran los datos de control de ingreso al inventario de la documentación en mención.

No. Consecutivo: Se registra en forma consecutiva el número de la unidad. Ej. 1, 2, 3, 4… n.

Sin importar si es de una o varias series.

Código: Se consigna el código de la Unidad documental establecido en la Tabla de

Retención Documental para cada uno de los ítems a relacionar. En caso que no tenga
asignado ningún código de archivo, la casilla se deja en blanco.

Nombre de la Serie o contenido: En este campo se debe consignar el nombre dado a la

unidad documental. Ej. “Pérez Pinto Pepito”. Es importante recordar que debe realizarse el
inventario por cada unidad transferida de forma individual, sin embargo si el inventario hace
referencia a la misma serie es posible en la primera casilla del inventario colocar el nombre
de la serie en negrilla y en las casillas siguientes únicamente colocar el nombre individual de
cada unidad documental ej.
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Para el caso de las carpetas con los expedientes, puesto que estas unidades tienen divisiones o
separadores por cada profesional, éstas se deben registrar en el inventario de forma
independiente y se debe marcar como legajo (LG) en la casilla correspondiente del formato.

Consecutivo (desde / hasta): En estas casillas se deben diligenciar los extremos

consecutivos de cada unidad documental, para el caso específico de los expedientes de
Matrículas e Inscripciones los documentos como tal no tienen un consecutivo de radicados,
debe tomarse el consecutivo asignado a la foliación. Ejemplo: Expediente de Matrícula de
Pepito Pérez va del folio 1 al 7, Expediente de Mengano Rivera va del folio 1 al 5….

Fechas Extremas (inicial / Final): De forma similar al punto anterior se toman las fechas de
radicación o de recepción de los documentos en cada uno de sus extremos. En el caso
específico de los expedientes de Matrícula e Inscripciones Profesionales se debe insertar la
fecha de la Resolución Seccional y la fecha de la Resolución Nacional como fechas extremas
están son las fechas que se colocan en estos campos, en formato día/mes/año.

Tomo / Vol.: En este espacio se diligencia el número de legajo que corresponda, para que
de esta forma sea posible conocer cuántas unidades documentales conforman cada unidad
(carpeta). Ej. “Pérez Pinto Pepito” Lg 1.

Unid. Conserv.: en esta casilla se marca con una “x” la unidad de conservación que
corresponda de acuerdo con las siguientes convenciones:

Ca: Carpeta
Lg: Legajo
AZ: Fólder AZ
Em: Empastado o Libro
Cj: Caja o documentos sueltos
MT: Medio técnico (DVD, CD, Memoria USB, etc.)

Ejemplo: “Listado de graduados Universidad de la Salle” folios 1 al 200 se marca con una X
la casilla de carpeta / Historia Laboral Pepito Pérez se encuentra en carpeta se marca la
casilla Ca., en el caso MT, debe detallarse en el campo de observaciones el tipo de medio y
si es posible el tipo de formatos incluidos. Ej. USB con archivos en Word, jpg, .tiff, PDF, etc.

Folios / Series Cons.: Se consigna el total de folios (NO páginas) de cada unidad
documental o apartado correspondiente.

Observaciones: En este campo se incluye toda aquella información adicional relevante de

forma particular acerca de cada unidad documental. Ejemplo: faltantes, documentación
maltratada, Profesión en caso de ser un expediente de matrícula, etc.

No. Caja: (opcional) En este apartado se diligencia los datos concernientes al número de
caja en la cual venga la documentación, con el fin de poder ubicarla más fácilmente al
momento de realizar el procedimiento de revisión.
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Proced.: Es un campo de diligenciamiento en el COPNIA – Nacional por lo tanto debe

dejarse en blanco.

Anexos: Se debe marcar esta casilla de verificación cuando la relación este acompañada de
soportes, ya sea en el caso de una transferencia o una remisión de documentos y se declara
en que consiste en el campo “Descripción”, de lo contrario se marca la casilla “NO” cuando
es solo para realizar el inventario.

Observaciones: En este campo se consigna toda aquella información adicional relevante de

carácter general que abarque todas las unidades transferidas, tal como condiciones
generales de envío, memorando de salida, advertencias, etc. (el texto incluido debajo de esta
casilla solo aplica en caso de ser una solicitud de empaste)

Transferido por: En esta casilla se debe borrar el texto “<Nombre de la Persona que realiza
la transferencia>” y se diligencia el nombre de la persona responsable de realizar el proceso
de transferencia incluyendo la firma y fecha en que fue realizado dicho proceso.

Recibido por y Validado por: En estas casillas se deben borrar el texto <Quien recibe en el
COPNIA o Entidad externa>” y <Quien revisa en el COPNIA o Entidad externa>” se deja en
blanco para ser diligenciado manualmente en el COPNIA – Nacional o la entidad receptora.

Es necesario hacer claridad en el hecho de que el formato tiene 18 filas, pero en caso de ser
requerido es posible adicionar las filas que sean necesarias para incluir la totalidad del envío.
Así mismo, este formato en el caso de los Seccionales no reemplaza el acta de
transferencia, sino por el contrario la complementa.

7. CONSIDERACIONES FINALES:

La labor de archivo debe velar por que todos los registros o documentos sean
almacenados en las mejores condiciones de conservación y de tal manera que se
prevenga cualquier tipo de deterioro o pérdida y se facilite su consulta de forma ágil,
eficiente y oportuna.

El Profesional de Gestión Administrativa y los funcionarios de archivo y

correspondencia fomentarán que los documentos en su custodia sean consultados y
la Subdirección Administrativa y Financiera, establecerá las condiciones necesarias
para propiciar el acceso a la información, siempre y cuando no vaya en contravía con
las restricciones legales establecidas, llevando siempre los controles necesarios para
la protección e integridad de los documentos.
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Los medios utilizados para la generación de los registros o documentos pueden ser
físicos (en papel), magnéticos y en algunos casos se deben manejar ambos según lo
establecido en la Tabla de Retención Documental, siempre y cuando tal medio
asegure la legibilidad y recuperación de la información

Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de
tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de
competencia de dicho Ministerio

Se debe procurar utilizar en todos los procesos como unidad de conservación las
tapas laterales de yute o folder celuguía con los documentos legajados con ganchos
plásticos, esto para archivos de conservación temporal y utilizar carpetas de cuatro
aletas para archivos de carácter histórico o permanente.

Se recomienda no utilizar folder AZ, teniendo en cuenta que dicho soporte, al tener un
gancho metálico, tener la capacidad para almacenar un volumen considerable de
documentos y al facilitar el continuo movimiento de las hojas, maltrata el papel
causando graves daños y rasgaduras.

La generación y la actualización de los documentos se realiza de acuerdo con lo

establecido en el procedimiento de GC-pr-01 “Control de documentos”.

Anexo se encuentran una serie de modelos de documentos que por sus

características especiales y su relación con la gestión documental de la Entidad, se
encuentran controladas por medio del presente procedimiento, entre ellas se
identifican las siguientes, sin perjuicio que existan otros modelos que se encuentren
atados a otros procesos:

Modelo Acta
Modelo Resolución general / Auto / Informe de concepto
Formato Resolución Seccional otorgamiento Matrículas
Modelo Resolución Nacional confirmación Matrículas
Modelo Resolución otorgamiento Permisos Temporales
Modelo Certificación del Permiso Temporal
Modelo Certificado de vigencia
Modelo Constancias secretariales
Modelo de Hoja de Control

Es de anotar que a través del Área de Comunicaciones, se dispondrán en el

repositorio digital de la intranet algunos de éstos formatos para su uso.
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En el caso de requerimiento de anulación justificada de un consecutivo de

documentos de carácter histórico o identificados de Conservación Total en la Tabla de
Retención Documental, se debe realizar el siguiente procedimiento:

Si el documento es controlado por el Sistema, es necesario comunicar

mediante memorando dirigido al Director General o Subdirector Administrativo y
Financiero o Secretario Seccional (dependiendo el área donde se haya
presentado la situación), con copia al área de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, para que, si se autoriza, se efectúe el procedimiento de
registro de causa de anulación.

Para los casos en los que se conservan los consecutivos físicamente, si se

alcanzó a generar algún documento, éste se archiva con un sello de ANULADO
junto con una copia del memorando de solicitud de anulación respectivo (si
aplica, ver punto anterior) y se expide y adjunta en el lugar correspondiente,
una constancia suscrita por un funcionario autorizado de acuerdo con el Manual
de Funciones del COPNIA.

Con el fin de preservar la integridad de la documentación, se debe procurar entre otros

mecanismos de prevención:

No tomar bebidas o comer cerca de los documentos, preferiblemente fuera del

puesto de trabajo.

Evitar el uso de grapas, así como restringir el uso de clips metálicos, si se opta por
usarlos, se recomienda usar de material plástico pero como una medida
meramente temporal.

Utilizar carpetas con materiales estables, si se requiere utilizar ganchos

legajadores éstos deberán ser plásticos y reemplazar por ellos los metálicos en
caso de detectarse.

Si se presentan rasgaduras, debe evitarse el uso de cinta aislante, teniendo en

cuenta que dicho procedimiento puede terminar en deterioros mayores para el
soporte papel, en su lugar puede adherir una tira de papel en blanco con Colbón en
el sitio afectado, siempre tratando de conservar la estética del documento.

Los CD / DVD / Blue Ray se marcan y se embalan en protectores de polipropileno

o en su defecto en la caja o torre dependiendo el volumen.

Se recomienda no utilizar micropunta o esferos de tinta húmeda (tinta roller ball

o pluma fuente, entre otros) para la producción documental.
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Ahora bien, con el fin de realizar el seguimiento y control al procedimiento de generación,

expedición y registro de las Resoluciones Nacionales, el funcionario del nivel técnico
encargado de su custodia en archivo de gestión, debe llevar en registro electrónico el
siguiente esquema de ejemplo:

No Tipo Fecha Resumen Productor Entregada

Por medio de la cual se hace un
510 Otras 2015-01- encargo La Directora General (E) del Gestión Humana
16T11:25:17.070 Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería -COPNIA en e
Encargase aXXX , identificado con
467 Otras 2015/04/27 00:00:00.000 cédula de ciudadanía No. 9.00.801, Gestión Humana 13/09/2017
Abogado Regional

8. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO CENTRAL

Por disposición del Archivo General de la Nación Si se considera adecuado el Archivo

Central podrá ser administrado por una empresa especializada en el manejo documental,
con quien la Entidad contrate su almacenamiento y custodia.

La supervisión de dichos contratos recae sobre el Profesional de Gestión Administrativa y el

Profesional Universitario del Área Administrativa del COPNIA Nacional, apoyará la fase de
ejecución de los mismos a través del control del inventario de la documentación que reposa
en la empresa contratada, el control sobre las solicitudes de servicio para consulta, el control
de las solicitudes de destrucción o transferencia. Todo esto de acuerdo con los
procedimientos establecidos en el contrato de archivo y las políticas internas sobre el tema.

Los funcionarios del Área Administrativa deben llevar control sobre los préstamos de
unidades documentales a los funcionarios del COPNIA y hacer el seguimiento respectivo
a su devolución de acuerdo con políticas de Archivo formuladas por el Subcomité Interno
de archivo o el que haga sus veces.

El Profesional de Gestión Administrativa y los demás funcionarios del Área relacionados

Archivo y Correspondencia del COPNIA Nacional, cuentan con los conocimientos
necesarios para realizar acompañamiento en la aplicación de procedimientos de archivo
y tratamiento documental definidos por la entidad a todos los funcionarios, áreas,
Seccionales o Dependencias que así lo requieran. No obstante, los funcionarios antes
mencionados no están autorizados para emitir instrucciones verbales o escritas respecto
de la aplicación o modificación de un procedimiento definido por la entidad. En estos
casos, la solicitud de aclaración de instrucciones o procedimientos se gestionará siempre
ante la Subdirección Administrativa y Financiera.
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En caso de ser solicitados copias de actos administrativos, firmados por el Director

General, la Subdirección Administrativa y Financiera, el Subdirector Jurídico o los
Secretarios Seccionales, por parte de los usuarios de la Entidad, si éstos contienen
información personal de terceros, se debe realizar extractos de los mismos con el fin de
no entregar información que no competa al interesado.

9. ELIMINACIÓN O DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

El Área Administrativa, en cabeza del Profesional de Gestión como encargada de la

Gestión Documental de la Entidad, liderará y controlará el proceso de eliminación de
documentos con el seguimiento y acompañamiento del Subcomité Interno de archivo de
acuerdo con la función registrada en el artículo octavo, literal q de la Resolución Nacional
606 del 2016.

El procedimiento de eliminación o destrucción de documentos de archivo (exceptuando

para copias de documentos oficiales, tal como memorandos recibidos o copias de caja
menor) debe ser coordinado a través del Profesional de Gestión Administrativa de la
sede Nacional, quien debe levantar un acta de eliminación documental, en la que se
detalle las unidades a destruir, consignado datos específicos de cada unidad de
Conservación, como por ejemplo los siguientes:

Descripción (Nombre que identifica y agrupa la documentación a eliminar)

Fechas extremas (Rango de fechas que abarca la unidad de conservación)
Unidad de Conservación (carpeta, Empastado o documentos sueltos)
Folios (cantidad de folios destruidos)
Responsable de los documentos (funcionario, cargo, seccional)
Intervinientes (personas que participan directa o indirectamente del
proceso) Fecha de realización de la actividad
Justificación de la eliminación
Medio de destrucción (mecánica o manual)

Así mismo, conforme lo establece el artículo 25 del Decreto 2578 de 2012, el Archivo
General de la Nación (en adelante AGN) es la entidad encargada de reglamentar el
procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el
principio de transparencia y máxima divulgación acorde con la Ley de acceso a la
información pública.

Teniendo en cuenta lo anterior, siendo las tablas de retención documental - TRD y las
tablas de valoración documental – TVD, los instrumentos que reflejan el valor primario
y secundario de los documentos de una entidad, con miras a su conservación
definitiva o su eliminación. El AGN mediante el Acuerdo 04 de 2013 en su artículo 15
consigna los siguientes lineamientos al respecto:
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Vigente a partir de
CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO Marzo de 2018
7a. Actualización
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“La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos deberá

estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración
documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Subcomité Interno de
archivo. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan
normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos: a su vez
este podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la
documentación objeto de consulta.

Adicionalmente se deberá cumplir con los siguientes lineamientos y procedimientos:

Previo a la eliminación, tanto en soporte físico como electrónico, cada área

debe elaborar y remitir el FUID – Formato Único de Inventario Documental y el
Acta de Eliminación de Documentos, que será suscrita por el Presidente y
Secretario Técnico del Subcomité Interno de archivo y posteriormente aprobada
mediante acto administrativo conforme a lo establecido en el Art. 8 del Acuerdo
004 de 2014 y los artículos 2.8.2.2.5, 2.8.5.4.2, 2.8.7.2.6 y 2.8.7.3.2 del Decreto
1080 de 2015, normatividad expedida por el Archivo General de la Nación.

Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido

eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos
publicados en su página web para su consulta.

La decisión sobre la eliminación de los documentos es responsabilidad del

Comité de Archivo, la Subdirección Administrativa y Financiera de la entidad y
ejecutada por el área encargada de la Gestión Documental, sin perjuicio de las
normas presentes o futuras que se expidan sobre la materia. Así mismo, este
procedimiento ha de aplicarse a todos aquellos documentos que han perdido su
valor administrativo, legal, fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan
de relevancia para la ciencia y la tecnología, se hace por medio de la aplicación
de las TRD - Tablas de Retención Documental y sus disposiciones.

Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la

página web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han
cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser
eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones
sobre este proceso al Archivo General de la Nación.

Las observaciones serán revisadas por el Archivo General de la Nación, para lo

cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento
presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el
proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos.
Todo lo anterior se hará público en los sitios web de la entidad.
 GD-pr-02
Vigente a partir de
CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO Marzo de 2018
7a. Actualización
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El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las

solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la
naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural,
histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio
documental del país.

La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries

documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden
eliminar documentos individuales de un expediente o una serie, excepto que se
trate de copias idénticas, o duplicados.

La eliminación de documentos de apoyo está exento del procedimiento anterior,

teniendo en cuenta que dicha documentación no hace parte de las series /
subseries oficiales de la entidad conforme lo establece la normativa relacionada
con el manejo de archivos. Sin embargo, si por requerimiento de algún
procedimiento se requiere dejar constancia de la eliminación de algún documento
de apoyo, dicha acta hará parte integral de la serie / subserie en cuestión, sin
necesidad de llevarse para aprobación del Subcomité Interno de archivo.

La eliminación se realizará mediante picado, y cuando dicha actividad se realice

por un tercero y fuera de las instalaciones del COPNIA, se realizará en
presencia y supervisión del responsable del proceso de Gestión Documental.

10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

No. Nombre de la Descripción Responsable

actividad
1 Inicio del Procedimiento
Funcionarios
Genera registro de acuerdo con formatos o modelos responsables
2 Generar Registro establecidos por la Entidad y clasifica de acuerdo con la definidos en
Tabla de Retención Documental. procedimientos del
COPNIA
Archiva registro organizado de forma ascendente (tipo libro)
y custodia según Tabla de Retención Documental en el Responsable de la
medio de almacenamiento correspondiente, por el tiempo unidad
3 Archivar establecido en la misma. administrativa
Aplica disposiciones generales para el tratamiento según Tabla de
documental, tal como foliación, identificación y generación Retención
de la hoja de control Documental
Adhiere rótulo de identificación de carpetas
Transferir los Etapa 1: Etapa 1:
documentos del Se traslada al archivo central aquella documentación del Responsable del
4 archivo de gestión al archivo de gestión que aplique de acuerdo con los tiempos área (Director
archivo central de retención, debe estar debidamente identificada según General,
(Opcional, solo para modelos, haciendo uso del formato único de inventario y Subdirector
Administrativo y
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Vigente a partir de
CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO Marzo de 2018
7a. Actualización
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No. Nombre de la Descripción Responsable

actividad
archivo que tiene este transferencia de documentos debe remitirse al Profesional Financiero,
paso) de Gestión Administrativa Subdirector
Jurídico,
Las transferencias deben efectuarse en las fechas Profesionales de
programadas consignadas en el cronograma anual que Gestión y
emitirá la Subdirección Administrativa y Financiera. Secretarios
Seccionales)
Etapa 2:
Se procesa la documentación remitida validando la Etapa 2:
información, posteriormente se ingresa cada unidad y se Profesional
actualiza el inventario existente, siguiendo el consecutivo y Universitario del
genera, imprime y adhiere una etiqueta de código de barras Área
del Copnia en cada unidad documental, al igual que el de las Administrativa del
cajas, cuyo código está conformado por sección, área y No. COPNIA
Consecutivo.
Realiza el proceso de traslado según aplique, si se requiere

conforme con procedimientos acordados con la empresa

contratada para la custodia de los documentos.
De acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Área

Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – Administrativa en

TVD, se establece el procedimiento correspondiente: Coordinación con
Si la disposición final de la documentación es eliminación, el Subcomité
Interno de archivo
una vez cumplido el tiempo de archivo, se elabora acta de o quien haga sus
destrucción para aprobación del Subcomité Interno de veces
archivo y se remite Área Administrativa al Profesional
Universitario del Área Administrativa del COPNIA Nacional,
junto con los soportes.
Se levanta inventario de documentos a eliminar

Se publica el inventario en la página web de la Entidad

5 Disponer del archivo en espera de observaciones
Si no existen observaciones, se procede con la
eliminación
Se conservan permanentemente los soportes de la
eliminación en la página web
Si la disposición final es Conservación total en archivo de

gestión o central, se conserva de manera permanente

conforme lo establecido en la Tabla de Retención
Documental.
Si la disposición final es Selección, acorde con los criterios

establecidos en la Tabla de Retención Documental se realiza

la actividad.

Para Archivo de Gestión: Responsable de

6 Consultar Si la documentación por razones de trabajo, requiere ser unidad
consultada por una persona diferente del área de administrativa
generación, ésta debe ser autorizada por el Responsable del según Tabla de
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CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO Marzo de 2018
7a. Actualización
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No. Nombre de la Descripción Responsable

actividad
archivo de la documentación y después de su consulta debe Retención
ser entregada en las mismas condiciones en las que las Documental (Para
recibió. Archivo de
Gestión)
Para Archivo de Gestión (bajo custodia del Profesional
Universitario del Área Administrativa en el COPNIA Nacional
y en el Seccional Cundinamarca, del Auxiliar de Archivo en
los Seccionales que tengan este cargo y los Secretarios
Seccionales en los demás): Profesional
Universitario del
La consulta de estos archivos se solicita al responsable de Área
la custodia, quien lleva supervisión del préstamo mediante Administrativa
los formatos GD-fr-02 y GD-fr-03. (Para Archivo
Central y Archivo
Para archivo Central: de Gestión del
Se identifica ubicación de la documentación en el archivo COPNIA bajo su
central, se define el tipo de consulta requerida (en las custodia)
instalaciones del archivo o solicitud de caja).
Si la(s) caja (s) de archivo fue recibida en el COPNIA, una

vez consultada(s) deben retornarse a la empresa que presta

el servicio, de acuerdo con los procedimientos establecidos
en el contrato.
Nota:

El tiempo máximo de préstamo para consulta es de 30 días

prorrogables según la necesidad de consulta.
7 Fin del Procedimiento
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11. ANEXOS

11.1.Formato de Registro de préstamo de documentos (GD-fr-02, GD-fr-03)

11.2.Formato de historial de expediente (GD-fr-05)
11.3.Formato de Modelo rótulos de Identificación de Carpetas
11.4.Formato de Modelo rótulos de Identificación de Cajas
11.5.Formato Único de inventario y transferencia de documentos (GD-fr-06)
11.6.Formato de la Tabla de Retención Documental (GD-fr-07)
11.7.Formato de la Tabla de Valoración Documental (GD-fr-07)
11.8.Formato Cuadro de Clasificación General Tabla de Retención Documental (GD-fr-13)

11.9.Formato Cuadro de Clasificación de Series / Subseries Tabla de Retención

Documental (GD-fr-14)
11.10.Formato Cuadro de Clasificación Tabla de Valoración Documental (GD-fr-15)
11.11.Modelo Acta Reuniones generales
11.12.Modelo Resolución general / Auto / Informe de concepto
11.13.Formato Resolución Seccional otorgamiento Matrículas
11.14.Modelo Resolución Nacional confirmación Matrículas
11.15.Modelo Resolución otorgamiento Permisos Temporales
11.16.Modelo Certificación del Permiso Temporal
11.17.Modelo Certificado de vigencia
11.18.Modelo Constancias secretariales
11.19.Modelo Hoja de Control

12. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

1 Mar/03 Emisión como “Manual de Correspondencia y Archivo”
2 Sep./04 Actualización
Se separa del Manual de Correspondencia y Archivo, lo relacionado con registros y archivo.
Se ajusta a las exigencias del Sistema de Calidad y Control Interno.
Se ajusta al formato de procedimientos.
Se incluye rótulo de identificación de folders AZ, carpetas legajadoras y expedientes de quejas
3 Dic/08 y de procesos disciplinarios, el formato de préstamo de documentos y los sellos de autenticación.
Se suprime de los certificados, las constancias y el edicto el término “El suscrito”.
Se establece como color de empaste de los libros el café a partir de la fecha.
Se imprime procedimiento junto con sus anexos con el logotipo adoptado en el Consejo Nacional
de Diciembre 16 de 2008 y el cual rige a partir de Enero 1 de 2009.
Se actualiza según disposiciones del Comité del Sistema de Gestión de Calidad y Control
Interno, según Acta 05-2009: Se incorpora Resolución 1187 de 26/10/2009. Se establece como
4 Abr./10 destino de archivo de comunicaciones externas originales, el archivo específico del tema,
cuando este exista, y en el consecutivo se conservará una impresión del pantallazo de la
radicación en el sistema WF. Se autoriza la impresión por cara y cara de las hojas. Se incluyó
 GD-pr-02
Vigente a partir de
CONTROL DE REGISTROS Y ARCHIVO Marzo de 2018
7a. Actualización
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No. Fecha Descripción del cambio o modificación

el formato único de inventario, formato este para diligenciar en los casos de transferencia. Se
codificó el formato de Tabla de Retención Documental.
Se incluyeron los modelos de constancia, generados por el sistema Work Flow, para trámite de
Matrícula Profesional o Certificado de Inscripción Profesional y para el trámite de reposición de
tarjeta.
5 Sept./12 Se actualizan los procedimientos de acuerdo con los cambios orgánicos y estructurales.
6 Sep./15 Se actualiza con los lineamientos del AGN y el Proyecto de Programa de Gestión Documental
de la Entidad
7 Marz./18 Se actualiza con los lineamientos del AGN, observaciones de auditorías y el Programa de
Gestión Documental de la Entidad
DIEGO FERNANDO BRIÑEZ GLORIA MATILDE FRANCISCO LUIS

HERNANDEZ TORRES CRUZ VALENCIA CARVAJAL

Profesional de Gestión Subdirector Planeación Subdirector Administrativo y
Administrativa Control y Seguimiento Financiero
ACTUALIZO REVISÓ APROBÓ
 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
Archivo
Registro de Consulta y / o Préstamo de Documentos

No. Consecutivo 18A0001

Nombre Usuario:

Identificación: Fecha Inicio: 28/03/2018 00:00

Tipo de Usuario Interno Externo Fecha límite para entregar o renovar: 17/04/2018
Área-Sec/nal-Entidad:

Firma:

Motivo de la Consulta: Tipo de Consulta:

Descripción de los Documentos:

No. Código NOMBRE DEL DOCUMENTO Tomo Folios Fecha Observaciones

Orden Entrega

OBSERVACIONES

Responsable Archivo: GD-fr-02

Firma: v.2 Dic.13

ARCHIVO

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA

Archivo
Registro de Consulta y / o Préstamo de Documentos
No. Consecutivo 18A0001 28/3/18 0:00

Nombre Usuario: Fecha Inicio:

Identificación: Fecha límite para entregar o renovar: 17/4/18
Área/Entidad:
Motivo de la Consulta:

Código Documentos 0

Cantidad de Documentos 0 Total Folios: 0

Responsable: A17;";";A18;";";A19;";";A20;";";A21;";")
GD-fr-03

Firma: v.2 Dic.13

USUARIO
 FORMATO HISTORIAL EXPEDIENTES
REGISTROS DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES
SECCIONAL VALLE
SUBSERIE 35-07 MATRÍCULAS - INGENIEROS
DOCUMENTOS
FECHA: CONCEPTO NOMBRE CLARO DEL TOTAL

GRADODEDIPLOMA

GRADODEACT

DESPRENDIBLEóTARJE
CIUDADANÍADECÉDU
FOLIOSDENÚME

(EXPCERTIFICACIONES
SOLICITUDDE(S)FORM
ULARIO

UNIV)/
RO

LA

TA
A
RESPONSABLE DEL
DD/MM/AA FOLIOS
REGISTRO

MATRÍCULA 76238-244015 VLL NOMBRE: CAMPUZANO MARTINEZ JOHN EDISON

MATRÍCULA 76255-244016 VLL NOMBRE: CALDERON CALLE SANDRA LILIANA

MATRÍCULA 76833-244017 VLL NOMBRE: RUIZ DIAZ NELSON ALBERTO

MATRÍCULA 76228-244018 VLL NOMBRE: GOMEZ MORALES CRISTHIAN MARCEL

GD-fr-05
Hoja Nº _1______ v.2 Sep. 14
 FORMATO HISTORIAL EXPEDIENTES
REGISTROS DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES
DOCUMENTOS
FECHA: CONCEPTO NOMBRE CLARO DEL TOTAL

CIUDADANÍADECÉDU

DESPRENDIBLEóTARJE
GRADODEDIPLO
FOLIOSDENÚME

GRADODEAC
(EXPCERTIFICACIONES
SOLICITUDDE(S)FORM
ULARIO

UNIV)/
TA
RO

MA

LA

TA
RESPONSABLE DEL
DD/MM/AA FOLIOS
REGISTRO

MATRÍCULA 76228-244019 VLL NOMBRE: OCHOA ROA ANGELA MARIA

MATRÍCULA 76255-244020 VLL NOMBRE: CASTAÑO SEPULVEDA DIEGO FERNANDO

MATRÍCULA 76254-244021 VLL NOMBRE: VIVEROS RUIZ JUAN GUILLERMO

MATRÍCULA 76228-244022 VLL NOMBRE: BRAVO RAMIREZ JULIAN IGNACIO

MATRÍCULA 76335-244023 VLL NOMBRE: GOMEZ OSSA CATALINA

MATRÍCULA 76228-244024 VLL NOMBRE: VARGAS IBARRA FERNEY

MATRÍCULA 76255-244025 VLL NOMBRE: SANCHEZ JULIAN ANDRES

MATRÍCULA 76833-244026 VLL NOMBRE: SERNA LONDOÑO NANKIN EDWAR

GD-fr-05
Hoja Nº _2______ v.2 Sep. 14
 FORMATO HISTORIAL EXPEDIENTES
REGISTROS DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES
DOCUMENTOS
FECHA: CONCEPTO NOMBRE CLARO DEL TOTAL

CIUDADANÍADECÉDU

DESPRENDIBLEóTARJE
GRADODEDIPLO
FOLIOSDENÚME

GRADODEAC
(EXPCERTIFICACIONES
SOLICITUDDE(S)FORM
ULARIO

UNIV)/
TA
RO

MA

LA

TA
RESPONSABLE DEL
DD/MM/AA FOLIOS
REGISTRO

MATRÍCULA 76255-244027 VLL NOMBRE: SANCHEZ VILLANEDA JENNIFER ALEJANDRA

MATRÍCULA 76255-244028 VLL NOMBRE: ESPINOSA ASTUDILLO GUSTAVO ADOLFO

MATRÍCULA 76255-244029 VLL NOMBRE: SANCHEZ GUTIERREZ CESAR AUGUSTO

MATRÍCULA 76255-244030 VLL NOMBRE: VALLE ARIAS DIEGO FERNANDO

MATRÍCULA 76268-244031 VLL NOMBRE: OCORO ANDRADE EDWIN

MATRÍCULA 76228-244032 VLL NOMBRE: RAMOS PEREA DANNY MICHEL

MATRÍCULA 76228-244033 VLL NOMBRE: OSORIO GARZON JUAN

GD-fr-05

Hoja Nº _3______ v.2 Sep. 14

 FORMATO HISTORIAL EXPEDIENTES
REGISTROS DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES
DOCUMENTOS
FECHA: CONCEPTO NOMBRE CLARO DEL TOTAL

CIUDADANÍADECÉDU

DESPRENDIBLEóTARJE
GRADODEDIPLO
FOLIOSDENÚME

GRADODEAC
(EXPCERTIFICACIONES
SOLICITUDDE(S)FORM
ULARIO

UNIV)/
TA
RO

MA

LA

TA
RESPONSABLE DEL
DD/MM/AA FOLIOS
REGISTRO

MATRÍCULA 76361-244034 VLL NOMBRE: OREJUELA ECHEVERRI RICARDO

MATRÍCULA 76255-244035 VLL NOMBRE: GARCES APARICIO OSCAR KIYOSHIGE

MATRÍCULA 76236-244036 VLL NOMBRE: FORERO VANEGAS DUMAR HENRY

MATRÍCULA 76228-244037 VLL NOMBRE: COY BOLIVAR FRANCISCO JAVIER

MATRÍCULA 76228-244038 VLL NOMBRE: MORA ASTAIZA CRISTIAN

MATRÍCULA 76228-244039 VLL NOMBRE: GORDILLO HENAO DIANA MARIA

MATRÍCULA 76255-244040 VLL NOMBRE: GALVEZ CARDENAS JULIAN ANDRES

MATRÍCULA 76228-244041 VLL NOMBRE: PRADA CADENA LUIS GABRIEL

GD-fr-05

Hoja Nº _4______ v.2 Sep. 14

 FORMATO HISTORIAL EXPEDIENTES
REGISTROS DE MATRÍCULAS E INSCRIPCIONES
DOCUMENTOS NOMBRE CLARO DEL TOTAL

UNIV)/(EXPCERTIFICACIONES

DESPRENDIBLEóTARJETA
CIUDADANÍADECÉDULA
FECHA: CONCEPTO

SOLICITUD

GRADODEDIPLOMA
FOLIOSDENÚMERO
RESPONSABLE DEL

GRADODEACTA
DD/MM/AA FOLIOS
REGISTRO

MATRÍCULA 76833-244042 VLL DE(S)FORMULARIO NOMBRE: GRUESO BONILLA CLARA ROSA

MATRÍCULA 76228-244043 VLL NOMBRE: CALVACHE VILLAMIZAR LEIDY DAYANA

GD-fr-05
Hoja Nº _5______ v.2 Sep. 14
 Código Área / NOMBRE ÁREA / SECCIONAL
Código Dependencia NOMBRE DEPENDENCIA
Seccional

Código NOMBRE SERIE/SUBSERIE Código NOMBRE SERIE/SUBSERIE

Serie/Subserie Serie/Subserie

CONTENIDO CONTENIDO

FECHAS EXTREMAS FECHAS EXTREMAS

Fecha Inicial Fecha Final Fecha Inicial Fecha Final

CONSECUTIVOS EXTREMOS CONSECUTIVOS EXTREMOS

Inicial Final Inicial Final

No. CAJA No. FOLIOS

No. CARPETA de No. CAJA No. FOLIOS

No. CARPETA de
---------------------------------------------- --------------------- ---------------------

Código Dependencia NOMBRE DEPENDENCIA Código Dependencia NOMBRE DEPENDENCIA

Código NOMBRE SERIE/SUBSERIE

Código NOMBRE SERIE/SUBSERIE
Serie/Subserie Serie/Subserie

CONTENIDO CONTENIDO

FECHAS EXTREMAS FECHAS EXTREMAS

Fecha Inicial Fecha Final Fecha Inicial Fecha Final

CONSECUTIVOS EXTREMOS CONSECUTIVOS EXTREMOS

Inicial Final Inicial Final

No. CAJA No. FOLIOS

No. CAJA No. FOLIOS
No. CARPETA de No. CARPETA de
---
Código Área NOMBRE ÁREA O SECCIONAL Código Área NOMBRE ÁREA O SECCIONAL
o Seccional PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS o Seccional PRODUCTORA DE LOS DOCUMENTOS

No. CAJA No. CAJA

Código Serie / NOMBRE SERIE/SUBSERIE (S) Código Serie / NOMBRE SERIE/SUBSERIE (S)
Subserie (s) Subserie (s)

No. TOTAL UNIDADES No. TOTAL UNIDADES

No. Unidad No. Unidad No. Unidad No. Unidad

Inicial final Inicial final
UBICACIÓN UBICACIÓN
No. Estante No. No. Estante No.
Entrepaño Entrepaño
CONSEJO PROFESIONAL
DE
INGENIERÍA
FORMATO UNICO
DE
INVENTARIO
Y
TRANSFERENCIA
DE
DOCUMENTOS
REGISTRODE ENTRADA
AREA / SECCIONAL AÑO MES DIA NT*
RESPONSABLE DE
LOS DOCUMENTOS Transferencia Documental programada
OBJETO NT= Numero de transferencia
CONSECUTIVO FECHAS EXTREMAS Unid Conserv
 y

org
aniz
ado
s

de

acu
erd
o

con

las

polí
tica
s

de

arc
hiv
o

est
abl
eci
das

TRANSFERIDO POR: RECIBIDO POR VALIDADO POR:

FIRMA: FIRMA:
FIRMA:

FECHA: FECHA: FECHA

*

Ca
mp
os

de

dili
gen
cia
mie
nto
 REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA VERSIÓN

TIEMPO RETENCIÓN SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL JUSTIFICACIÓN O PROCEDIMIENTO

AREA SERIE SUBSERIE ASUNTO SERIE-SUBSERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AG AC P EL Tipo E S CT MT PROCEDIMIENTO
Formato

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL SOPORTE

CODIGO SERIES (AÑOS)
AREA Subseries AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total P - Soporte Papel
E - Eliminación EL - Soporte Electronico
SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico DE- Documento Electrónico
S - Selección MM - Medio Magnetico

CONTROL DE CAMBIOS
N° Fecha Descripción del cambio o modificación
 HOJA 1 DE 1
REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA, COPNIA

TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:

UNIDAD ADMINISTRATIVA:
OFICINA PRODUCTORA:
CÓDIGO: PERIODO

CODIGO SERIE O ASUNTO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO CT E M/D S
CENTRAL

Elaborado por: Revisado Aprobado por:

por:
Cargo: Cargo: Cargo:
Firma: Firma: Firma:

CONVENCIONES
CT: Conservación Total M/D: Microfilmación y/o Digitalización GD-fr-12
E: Eliminación S: Selección
v1.Sep.13
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - GENERAL TRD . VERSIÓN

SECCIÓN CÓDIGO OFICINA SUBSECCIÓN CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE

PRODUCTORA SERIE SUBSERIE

N° Fecha Descripción del cambio o modificación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma Firma

GD-fr-13
Página 1 de 1

v1.Sep.13
 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - . VERSIÓN
SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES - TRD

CÓDIGO SERIE SERIE DOCUMENTAL CÓDIGO SUBSERIE SUBSERIE

N° Fecha Descripción del cambio o modificación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Cargo: Cargo:

Firma Firma Firma

GD-fr-14
Página 1 de 1 v1.Sep.13
 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1a. VERSIÓN PERIODO 1

xx de Octubre de 19cc / 05 de Julio de 1954

CODIGO CÓDIGO DE
SECCIÓN SUBSECCIÓN OFICINA CÓDIGO SERIE SERIE O ASUNTO SUBSERIE
SUBSERIE
PRODUCTOR

CONTROL DE CAMBIOS
N° Fecha Descripción del cambio o modificación

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo Cargo Cargo

Firma Firma Firma

GD-fr-15
v1.Sep.13
 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL 1a. VERSIÓN PERIODO 1

xx de Octubre de 19cc / 05 de Julio de 1954

CODIGO CÓDIGO DE
SECCIÓN SUBSECCIÓN OFICINA CÓDIGO SERIE SERIE O ASUNTO SUBSERIE
SUBSERIE
PRODUCTOR

GD-fr-15
v1.Sep.13
 REPÚBLICA DE COLOMBIA

CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA

COPNIA

(TEMA, COMITÉ, GRUPO, ACTIVIDAD, OBJETO, ETC – MAYÚSCULA FIJA SIN

PARÉNTESIS)

ACTA No. 00-AAAA

DEPENDENCIA: LUGAR:
FECHA: HORA:
ASISTENTES

TEMAS TRATADOS

1.

·
·
·

2.

3.

·
·
·

4.

Personalizado de acuerdo
con la sede o seccional
 CONCLUSIONES

1.
2.
3.
4.
5.

COMPROMISOS RESPONSABLES FECHA

NOMBRES Y APELLIDOS FUNCIONARIO NOMBRES Y APELLIDOS FUNCIONARIO

Cargo Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS FUNCIONARIO

Cargo
 Numerador 4 a 6 cifras

RESOLUCIÓN No. 000001

Fechador
25-SEPT - 2017

“Por medio de la cual se establece el marco político de la comunicación pública en el Consejo

Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, se crea el Comité de Comunicaciones Será
necesario crear el Comité? O asignarlas al Comité de Control Interno y de Calidad y se dictan
otras disposiciones”

El texto del contenido del documento (resolución) que se elaboren en el COPNIA y sus Seccionales, debe
utilizarse el tipo de letra Tahoma 10 puntos, los textos deben ir siempre al margen y después de punto
dejar doble espacio.

El nombre del funcionario a quien se dirige la comunicación, el asunto y el nombre del funcionario que
firma la comunicación debe ir en negrilla.

CONSIDERANDO:

Texto referencial: Lorem Ipsum es simplemente el texto de relleno de las imprentas y archivos de texto.
Lorem Ipsum ha sido el texto de relleno estándar de las industrias desde el año 1500, cuando un
impresor (N. del T. persona que se dedica a la imprenta) desconocido usó una galería de textos y los
mezcló de tal manera que logró hacer un libro de textos espécimen. No sólo sobrevivió 500 años, sino
que también ingresó como texto de relleno en documentos electrónicos, quedando esencialmente igual al
original. Fue popularizado en los 60s con la creación de las hojas "Letraset", las cuales contenían pasajes
de Lorem Ipsum, y más recientemente con software de autoedición, como por ejemplo Aldus PageMaker,
el cual incluye versiones de Lorem Ipsum.

Al contrario del pensamiento popular, el texto de Lorem Ipsum no es simplemente texto aleatorio. Tiene
sus raíces en una pieza clásica de la literatura del latín, que data del año 45 antes de Cristo, haciendo que
este adquiera más de 2000 años de antigüedad. Richard McClintock, un profesor de Latín de la
Universidad de Hampden-Sydney en Virginia, encontró una de las palabras más oscuras de la lengua del
latín, "consecteur", en un pasaje de Lorem Ipsum, y al seguir leyendo distintos textos del latín, descubrió
la fuente indudable. Lorem Ipsum viene de las secciones 1.10.32 y 1.10.33 de "de Finnibus Bonorum et
Malorum" (Los Extremos del Bien y El Mal) por Cicero, escrito en el año 45 antes de Cristo. Este libro es
un tratado de teoría de éticas, muy popular durante el Renacimiento. La primera línea del Lorem Ipsum,
"Lorem ipsum dolor sit amet", viene de una línea en la sección 1.10.32

El trozo de texto estándar de Lorem Ipsum usado desde el año 1500 es reproducido debajo para aquellos
interesados. Las secciones 1.10.32 y 1.10.33 de "de Finibus Bonorum et Malorum" por Cícero son también
reproducidas en su forma original exacta, acompañadas por versiones en Inglés de la traducción realizada
en 1914 por H. Rackham.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Es un hecho establecido hace demasiado tiempo que un lector se distraerá con el
contenido del texto de un sitio mientras que mira su diseño. El punto de usar Lorem Ipsum es que tiene una
distribución más o menos normal de las letras, al contrario de usar textos como por ejemplo "Contenido aquí,
contenido aquí". Estos textos hacen parecerlo un español que se puede leer. Muchos paquetes de

Documento Firmado digitalmente lo cual garantiza su plena validez jurídica y probatoria (Ley 527 de 1999). 1
autoedición y editores de páginas web usan el Lorem Ipsum como su texto por defecto, y al hacer una
búsqueda de "Lorem Ipsum" va a dar por resultado muchos sitios web que usan este texto si se
encuentran en estado de desarrollo. Muchas versiones han evolucionado a través de los años, algunas
veces por accidente, otras veces a propósito (por ejemplo insertándole humor y cosas por el estilo).

ARTÍCULO SEGUNDO: Hay muchas variaciones de los pasajes de Lorem Ipsum disponibles, pero la
mayoría sufrió alteraciones en alguna manera, ya sea porque se le agregó humor, o palabras aleatorias
que no parecen ni un poco creíbles. Si vas a utilizar un pasaje de Lorem Ipsum, necesitás estar seguro de
que no hay nada vergonzante escondido en el medio del texto. Todos los generadores de Lorem Ipsum
que se encuentran en Internet tienden a repetir trozos predefinidos cuando sea necesario, haciendo a
este el único generador verdadero (válido) en la Internet. Usa un diccionario de más de 200 palabras
provenientes del latín, combinadas con estructuras muy útiles de sentencias, para generar texto de Lorem
Ipsum que parezca razonable. Este Lorem Ipsum generado siempre estará libre de repeticiones, humor
agregado o palabras no características del lenguaje, etc.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los XXXX (X) días del mes de XXXXXX del año dos mil trece (2013).

NOMBRE Y APELLIDOS
Director General

Documento Firmado digitalmente lo cual garantiza su plena validez jurídica y probatoria (Ley 527 de 1999). 2
Documento Firmado digitalmente lo cual garantiza su plena validez jurídica y probatoria (Ley 527 de 1999). 3
 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE
INGENIERÍA SECCIONAL XXXX

RESOLUCIÓN No. ##

# de mes de 2015 Por

la cual se otorga(n)…

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería Seccional XXX en ejercicio de las

facultades que le otorga la Ley 842 del 09 de Octubre de 2003 y

CONSIDERANDO:

1. Que quien(es) se relaciona(n) en la parte resolutiva del presente acto ha(n)

formulado debidamente la solicitud de Matrícula Profesional de INGENIERO(S)*la
denominación.
2. Que para demostrar el derecho a la Matrícula Profesional, los profesionales
graduados en Colombia, ha(n) presentado: Acta de Grado, Diploma expedido por
institución autorizada, aprobada y reconocida por el Estado y demás requisitos
exigidos por la Ley 842 de 2003.
3. Que para demostrar el derecho a la Matrícula Profesional, los profesionales
graduados en el extranjero, ha(n) presentado la correspondiente Resolución del
Ministerio de Educación Nacional, por medio de la cual resuelve una solicitud de
convalidación y demás requisitos exigidos por la Ley 842 de 2003.
4. Que todos los documentos exigidos fueron debidamente revisados por la
Secretaría Seccional, de lo cual da fe el Secretario del Consejo.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Expídase la Matrícula Profesional para que pueda(n)

ejercer legalmente la Ingeniería acreditada en su título, únicamente en cuanto se
refiere a su denominación y definición, en todo el territorio de la República de
Colombia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 842 de 2003, a
los SESENTA Y SEIS (66) ingenieros que a continuación se relacionan:

Nombre: NOMBRES Y APELLIDOS EN MAYUSCULA FIJA

Identificación: CC XXXX
Título: PROFESIÓN EN MAYUSCULA FIJA
Institución: UNIVERSIDAD EN MAYUSCULA FIJA
Acta de Grado: ##
Fecha de Acta de Grado: XX/XX/XXXX

ARTÍCULO SEGUNDO: Remítase la presente Resolución con los expedientes

respectivos al Consejo Profesional Nacional de Ingeniería para lo de su
competencia.

1/2
ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de
expedición.
CÚMPLASE

Dada en la ciudad de Xxx a los ## (00) del mes (junio) del año dos mil quince
(2015)

NOMBRES Y APELLIDOS SUSCRIPTOR

Cargo Suscriptor

Proyecta: NOMBRE FUNCIONARIO EN MAYUSCULA FIJA – Cargo en Mayúscula Inicial

2/2
REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA

Por la cual se confirman unas Resoluciones Seccionales de <Categoría>

El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería en ejercicio de las facultades otorgadas en

la Ley 842 del 09 de octubre de 2003, en concordancia con el artículo 25 de la Ley 435 de
1998, así como el inciso b), del artículo 3°, de la Resolución No. 0075 de 2012, y

CONSIDERANDO:

1. Que por Resoluciones No ## del ## de xxxxx de #### de SECCIONAL, No ## del

## de xxxxx de #### de SECCIONAL, los Consejos Profesionales Seccionales de
Ingeniería correspondientes, otorgaron <categoría> relacionados en la parte
resolutiva del presente Acto.
2. Que los mencionados profesionales cumplieron con los requisitos exigidos en la
Ley 842 del 09 de octubre de 2003.
3. Que las citadas Resoluciones enviadas para su confirmación ante este Consejo
Profesional Nacional de Ingeniería se ajustan a la Ley.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: Confírmense en todas sus partes las Resoluciones No ## del ## de

xxxxx de #### de SECCIONAL, No ## del ## de xxxxx de #### de SECCIONAL,
expedidas por los Consejos Profesionales Seccionales de Ingeniería, mediante las cuales
otorga <categoría> a los siguientes los siguientes (##) NUMERO EN LETRA
Profesionales <categoría>:

Resolución No. ## Consejo Seccional de SECCIONAL <día> de <mes> de <año>

UNIVERSIDAD
PROFESIÓN
Matricula No. ####-###### APELLIDOS. NOMBRES CC #########

ARTICULO SEGUNDO: Inscríbanse los <Categoría> confirmados mediante la presente

Resolución en el respectivo Registro Nacional y expídase a su titular el documento que lo
acredita.

ARTICULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

NOTIFÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C, a los veinticuatro (24) del mes (julio) del año dos mil quince (2015)

NOMBRES Y APELLIDOS SUSCRIPTOR

Cargo

Proyecta: NOMBRES Y APELLIDOS - Cargo

1/1
 XXX

XXX XXXXXXXX
XXX XXXXXXXXXXXXXXX
XXX

XXX XXXXXXXX
XXX XXXXX XXX X
XXX XXXXXXXXXXXXXXX

XXX XXXXXXXXXXXXXXX
 XXX XXXXXXXXXXXXXXX
XXX XXX

XXX XXXXXXXXXXXXXXX

XXX
XXX XX
XXX XXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX

XXXXXX
 EL <CARGO>

HACE CONSTAR

Que… Texto referencial: redacción sin errores ortográficos o gramaticales, tipo de fuente
Tahoma 12 pt… Lorem Ipsum es simplemente el texto de relleno de las imprentas y
archivos de texto. Lorem Ipsum ha sido el texto de relleno estándar de las industrias desde
el año 1500, cuando un impresor (N. del T. persona que se dedica a la imprenta)
desconocido usó una galería de textos y los mezcló de tal manera que logró hacer un libro
de textos espécimen. No sólo sobrevivió 500 años, sino que también ingresó como texto de
relleno en documentos electrónicos, quedando esencialmente igual al original.

Fue popularizado en los 60s con la creación de las hojas "Letraset", las cuales
contenían pasajes de Lorem Ipsum, y más recientemente con software de autoedición,
como por ejemplo Aldus PageMaker, el cual incluye versiones de Lorem Ipsum.

En constancia se expide la presente, en Ciudad a los xxxxx (xx) días del mes de xxxxxx
del año XXXXX (XXXX).

NOMBRE DEL SUSCRIPTOR

Proyectó: NOMBRE - Cargo

Personalizado de acuerdo
con la sede o seccional
 CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERIA - COPNIA

SERIE / Subserie documental - HOJA DE CONTROL

Área / Sede / Seccional

Inf. Adicional

FECHA DEL TIPO DOCUMENTAL NOMBRE CLARO DEL

DOCUMENTO Tipo Documental TRD Descripción resumida RESPONSABLE DEL FOLIO (S)
DD/MM/AA complementaria REGISTRO

______________________________________________ GD-fr-16
Firma Funcionario Responsable Manejo del expediente Página 1 v1. Mar.18