CONCEPTO: MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA
OFICIO: 12781 del 14/06/06
PETICIONARIO: Laura Marcela Rueda Ordóñez, Directora Centro de
Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición de la Cámara de Comercio de
Bucaramanga.
TEMA: Procedimiento conciliatorio.
A continuación se presenta el procedimiento conciliatorio para el Ministerio del
Interior y de Justicia como línea institucional de la conciliación.
El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No. 12919 del 22 de
septiembre de 2004 se pronunció sobre la solicitud de conciliación de la
siguiente manera:
“La presentación de una solicitud de conciliación ante un operador (conciliador
o centro de conciliación) puede ser verbal o por escrito, es decir, no se exigen
formalidades especiales para que se entienda elevada en debida forma. La
informalidad de la solicitud es tal, que en materia administrativa y laboral los
artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998, que reglamentan el contenido de las
peticiones, no lo requieren.”
Es decir, no existen requisitos legales para el contenido de la solicitud de
conciliación a excepción de las materias administrativa y laboral donde los
Artículos 6 y 20 del Decreto 2511 de 1998 establecen:
“Artículo 6 (...) La solicitud deberá contener los siguientes requisitos:
a) La designación del funcionario o del Centro de Conciliación a quien se
dirige;
c) Las diferencias que se quieren conciliar y los hechos en que se
fundamentan;
d) La relación de las pruebas que se acompañan y de las que se harían valer
en el proceso;
e) La demostración del agotamiento de la vía gubernativa, a través del acto
expreso o presunto, cuando ello fuere necesario;
f) La estimación razonada de la cuantía de las aspiraciones;
g) La manifestación, bajo la gravedad del juramento, de no haber presentado
demandas o solicitudes de conciliación con base en los mismos hechos;
h) La indicación del lugar para que se surtan las notificaciones, y
i) La firma del solicitante o solicitantes;”
“Artículo 20. La solicitud de conciliación podrá formularse de manera verbal o
escrita,
señalando:
a) La individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso;
b) La indicación del lugar en que deban surtirse las notificaciones a las partes;
c) La síntesis de los hechos;
d) Las peticiones;
e) La estimación razonada de la cuantía en que se fundamenta la petición o
peticiones;
f) Relación de las pruebas o elementos de juicio que desee aportar.”
Por sustracción de materia, en civil, comercial, familia, penal, entre otras áreas,
se podría concluir que la solicitud de conciliación cuando sea por escrito,
deberá contener como mínimo:
1. Ciudad, fecha y operador de la conciliación (centro o conciliador) ante el
cual se presenta la solicitud.
2. Identificación del solicitante(s) y citado(s) y apoderado(s) si fuera el
caso.
3. Si una parte solicitante desea que un conciliador en particular sea
nombrado por el centro de conciliación, se deberá indicar su nombre en
la solicitud.
4. Hechos del conflicto.
5. Peticiones o asuntos que se pretenden conciliar.
6. Cuantía de las peticiones o la indicación que es indeterminada.
7. Relación de los documentos anexos y pruebas si las hay.
8. Lugar donde se pueden realizar las citaciones a la conciliación de todas
las partes.
9. Firma(s) del solicitante(s).
El Ministerio recomienda que las pruebas y documentos anexos a la solicitud
de conciliación se reciban en copias simples para que sean las partes quienes
conserven y custodien dichos documentos.
Dependiendo del tipo de conciliación, se deben exigir algunos documentos
anexos a la solicitud o que se aporten en la audiencia de conciliación, por
ejemplo, en los asuntos de familia donde la pretensión sea el cumplimiento de
los alimentos de los menores, la parte solicitante debe presentar el registro civil
de los mismos.
De igual manera, El Ministerio del Interior y de Justicia mediante concepto No.
12919 del 22 de septiembre de 2004 se pronunció sobre las calidades de las
personas que presentan una solicitud de conciliación en lo siguientes términos:
“El artículo 76 de la Ley 23 de 1991 y parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640
de 2001 son claros al establecer la potestad que tienen las partes de decidir si
quieren o no concurrir a la audiencia de conciliación con o sin apoderado. En
este mismo sentido, la petición de conciliación la puede hacer la persona
directamente interesada o su abogado debidamente facultado para ello. La
excepción a dicha norma es la conciliación administrativa en donde el
parágrafo 3 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001 exige desde la misma
presentación de la solicitud y la audiencia de conciliación, la presencia de
abogado titulado, es decir, el derecho de postulación.
Sobre el alcance del parágrafo 2 del artículo 1 de la Ley 640 de 2001, este
Ministerio quiere hacer énfasis en una interpretación y aplicación integral que
permita cumplir con los principios de la conciliación tales como la flexibilidad,
celeridad y eficiencia ya que en principio son las partes las que deben asistir
directamente a la audiencia de conciliación; sin embargo en determinados
casos en los cuales por motivos razonables una de las partes citadas no puede
asistir y faculta a su abogado con poder general o especial para que lo
represente, se deberá permitir que éste cumpla con la función para la cual fue
habilitado y se realice la audiencia de conciliación sin presencia de su
poderdante.”
Presentada la solicitud de conciliación, el centro de conciliación deberá
designar al conciliador siguiendo para ello estrictamente la forma de reparto
establecida en sus estatutos, salvo que en la solicitud la parte interesada
indique el nombre de un conciliador inscrito en el centro de conciliación.
Una vez el conciliador ha sido notificado de su nombramiento, el centro hará
entrega de la solicitud con sus respectivos documentos para su estudio por
parte de éste.
Es el conciliador quien toma las decisiones sobre su competencia y viabilidad
de la conciliación, en ningún caso el director o un funcionario del centro de
conciliación pueden hacerlo, toda vez que sus funciones son de apoyo
administrativo, físico y logístico.
De acuerdo con el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el
Artículo 19 del Decreto 30 de 2002, cuando el conciliador determine que el
conflicto por su naturaleza jurídica no es transigible, desistible o conciliable,
expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de
la solicitud de conciliación una constancia con el siguiente contenido mínimo:
1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Fecha en la que es expedida la constancia.
3. Objeto de conciliación (parte(s), pretensiones y cuantía).
4. Razones de derecho que motiven que el conflicto no es conciliable.
5. Firma del conciliador.
En todo caso, junto con la constancia se devolverán los documentos aportados
por los interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y
anexos en el centro o archivo del funcionario conciliador.
En los tres casos que el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 establece que el
conciliador debe expedir constancia, los funcionarios públicos facultados para
conciliar conservarán las copias de las mismas y los conciliadores de los
centros de conciliación deberán remitirlas al centro de conciliación para su
control y archivo.
Si en la solicitud de conciliación se presentan pretensiones conciliables y no
conciliables, el conciliador expedirá constancia al interesado de los asuntos no
conciliables como lo establece el Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 y en los
conflictos susceptibles de conciliar, el conciliador procederá a citar a las partes
para realizar la audiencia de conciliación y dependiendo del resultado elaborar
el acta o constancia que proceda.
De conformidad con los artículos 8 y 20 de la Ley 640 de 2001, si el conflicto es
transigible, desistible o conciliable, el conciliador deberá citar a las partes por el
medio más expedito y eficaz y hacer concurrir a quienes en su criterio deban
asistir a la audiencia.
La citación de conciliación deberá contener como mínimo:
1. Lugar y fecha en la que es elaborada la citación.
2. Identificación del conciliador y parte(s) solicitante(s) y citada(s).
3. Objeto de la conciliación (hechos, pretensiones conciliables y cuantía).
4. Consecuencias de la inasistencia a la audiencia de conciliación.
5. Lugar, fecha y hora de realización de la audiencia de conciliación.
6. Firma del conciliador.
Dependiendo del caso, las consecuencias que el conciliador debe mencionar a
las partes por su no comparecencia a la conciliación son: Artículo 22 de la Ley
640 de 2001: salvo en materias laboral, policiva y de familia, si las partes o
alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada
y no justifica su inasistencia dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta
podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de
sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los
mismos hechos y, de acuerdo con el Artículo 35 de la Ley 640 de 2001, cuando
la conciliación extrajudicial en derecho sea requisito de procedibilidad y se
instaure la demanda judicial, el juez impondrá multa a la parte que no haya
justificado su inasistencia a la audiencia. Esta multa se impondrá hasta por
valor de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes en favor del
Consejo Superior de la Judicatura.
El Ministerio del Interior y de Justicia recomienda que el conciliador cite a las
partes por escrito, a través de correo certificado con las empresas que el
Ministerio de Comunicaciones ha avalado para las notificaciones judiciales.
El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del
Decreto 30 de 2002, establece que si en el lugar, fecha y hora señalada para la
realización de la audiencia de conciliación, las partes o una de ellas no asiste,
el conciliador deberá expedir constancia con el siguiente contenido mínimo:
1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Lugar y fecha en que debió celebrarse la audiencia.
3. Fecha en la que es expedida la constancia.
4. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o
inasistieron.
5. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
6. Indicación literal de las excusas presentadas por la inasistencia si las
hubiere.
7. Firma del conciliador.
El Artículo 22 de la Ley 640 de 2001 otorga a las partes citadas en debida
forma a la audiencia de conciliación un plazo de tres (3) días hábiles para
presentar justificación por su inasistencia, es decir, la fecha de expedición de la
constancia es el cuarto día al de la fecha en que debió realizarse la audiencia.
Si la parte que inasiste presenta una justificación y solicita se programe de
nuevo una fecha para la realización de la audiencia, es la parte que asistió
quien decide si ésta se lleva a cabo, toda vez que el conciliador no valora la
excusa. En cualquier caso, tanto el centro de conciliación como el conciliador,
deben estar de acuerdo en la nueva audiencia. En el mismo sentido, ni el
centro ni el conciliador podrán cobrar de nuevo por la conciliación y esta nueva
fecha se entenderá como una segunda sesión para dar aplicación al parágrafo
2 del artículo 1 del Decreto 24 de 2002, es decir, solamente cuando se realicen
más de tres sesiones, por cada sesión adicional se incrementará la tarifa en un
diez por ciento (10%) del total resultante.
En el caso que ninguna de las partes citadas asista y alguna de ellas presenta
justificación y solicita se programe de nuevo una fecha para la realización de la
audiencia de conciliación, el centro y el conciliador decidirán si se lleva a cabo.
Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los
interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos
en el centro o archivo del funcionario conciliador.
El conciliador no debe expedir constancia de inasistencia si para la fecha y
hora de la audiencia de conciliación no ha confirmado que las partes
efectivamente fueron citadas.
El Artículo 2 de la Ley 640 de 2001 en concordancia con el Artículo 19 del
Decreto 30 de 2002, establece que si se realiza la audiencia de conciliación y
las partes no llegan a un acuerdo, el conciliador deberá expedir constancia con
el siguiente contenido mínimo:
1. Lugar y fecha de presentación de la solicitud de conciliación.
2. Lugar y fecha en que se celebró la audiencia, toda vez que la constancia
debe expedirse de inmediato.
3. Partes solicitante(s) y citada(s) con indicación de las que asistieron o
inasistieron.
4. Objeto de conciliación (pretensiones y cuantía).
5. Firma del conciliador.
Es importante tener en cuenta que el conciliador no deja constancia de lo que
sucedió en la audiencia de conciliación y llevó a que no se lograra un acuerdo,
ni debe consignar declaraciones o anotaciones que pidan las partes.
Junto con la constancia se devolverán los documentos aportados por los
interesados y para mayor seguridad se guardará copia de la solicitud y anexos
en el centro o archivo del funcionario conciliador.
Si se presenta una conciliación multi-partes y dos de ellas se presentan a la
audiencia de conciliación, si entre las mismas existe conflicto y se puede
conciliar, el conciliador deberá realizar la audiencia de conciliación ya que ésta
tiene efectos inter-partes.
En el caso anterior, el conciliador elaborará la constancia de inasistencia en
relación con la parte que no concurrió a la audiencia pasados los tres días que
tiene para presentar justificación; a esta constancia el director del centro le hará
el correspondiente control y posterior archivo. Así mismo, si las partes que
asistieron no logran un acuerdo, el conciliador les expedirá una constancia de
no acuerdo en los términos mencionados en el presente concepto.
Si las partes y el conciliador realizan la audiencia de conciliación y como
resultado de la misma se logra un acuerdo conciliatorio, el numeral 6 del
Artículo 8 de la Ley 640 de 2001 ordena que el conciliador levante un acta de
conciliación con el contenido que establece el Artículo 1 de la misma ley:
1. Lugar, fecha y hora de audiencia de conciliación.
2. Identificación del conciliador.
3. Identificación de las personas citadas con señalamiento expreso de las que
asisten a la audiencia.
4. Relación sucinta de las pretensiones motivo de la conciliación.
5. El acuerdo logrado por las partes con indicación de la cuantía, modo, tiempo
y lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
Además de los requisitos establecidos en la Ley, el Ministerio del Interior y de
Justicia considera importante que en el acta de conciliación se hagan las
siguientes precisiones:
1. Identificación del centro de conciliación (nombre, código de identificación
y Resolución de autorización de creación) si la solicitud de conciliación
fue presentada ante un centro y se realiza la audiencia en sus
instalaciones ó identificación del conciliador (nombre y código de
identificación) si la solicitud de conciliación y la audiencia se realiza a
prevención.
2. Hechos que originaron y hacen parte del conflicto que las partes aceptan
en la audiencia de conciliación.
3. Las pretensiones motivo de la conciliación deben ser las que se
expusieron en la audiencia de conciliación y no la transcripción de la
solicitud.
4. Cuantía de las pretensiones de las partes de la conciliación.
5. Firma del conciliador y las personas que asistieron (incluyendo a los
abogados).
6. Hora de inicio y finalización de la audiencia de conciliación; si la
audiencia se desarrolla en varios encuentros se deben relacionar cada
uno de ellos.
Es importante mencionar que el acta de conciliación no puede contener
remisiones a otros documentos, el acta es una sola y no tiene anexos que
hagan parte integral de la misma.
De acuerdo con el Parágrafo 1 del Artículo 1 de la Ley 640 de 2001, a las
partes de la conciliación se les entregará copia auténtica del acta de
conciliación con constancia de que se trata de primera copia que presta mérito
ejecutivo.
Si la audiencia de conciliación es multi-partes, el conciliador deberá expedir
constancia para el caso de las personas citadas y que no asistieron después de
los tres días que tienen para presentar justificación y elaborar el acta de
conciliación para las que concurrieron y lograron un acuerdo.
Las suspensiones de la audiencia de conciliación deben ser autorizadas por las
partes sujetos del conflicto, el conciliador no decide unilateralmente si se
realizan sesiones adicionales. Si alguna de las partes no está de acuerdo con
la suspensión, el conciliador debe entender que no hay acuerdo conciliatorio
para seguir el procedimiento de la conciliación y en este caso expedirá la
constancia de no acuerdo.
Una vez el conciliador haya expedido la constancia o acta que ordena la Ley,
se deberá seguir el procedimiento ordenado en el Decreto 30 de 2002 que
reglamenta el registro de las actas de conciliación, control de las constancias y
archivo de los antecedentes para el caso de los conciliadores de los centros de
conciliación. Los funcionarios públicos que son conciliadores y notarios
deberán realizar el control y archivo de actas y constancias.
Como se observa, en el presente concepto de línea institucional se establece
que de un mismo caso de conciliación se pueden derivar uno o varios
documentos, sean éstos actas o constancias.
Un caso especial es la solicitud de conciliación que se presenta ante un
conciliador donde el asunto es conciliable, pero el conciliador no es competente
para adelantarla. En este caso, el conciliador previo estudio y análisis del
conflicto, deberá responder por escrito al solicitante que no es competente
aduciendo las razones legales que correspondan e informarle qué conciliadores
podrán atender su solicitud. Por ninguna razón el conciliador podrá remitirlo a
un centro o conciliador en concreto ya que es el ciudadano quien decide libre y
voluntariamente el operador.
El Ministerio del Interior y de Justicia en concepto de línea institucional No.
15798 de 24 de noviembre de 2004 dijo lo siguiente:
“En los casos en los cuales se invita a una conciliación por un conciliador a
prevención nombrado por una de las partes, el convocado debe habilitar a
dicho conciliador para que pueda llevar a cabo la audiencia, de lo contrario
basta con la manifestación de la voluntad de no querer hacerlo en tal
escenario. En este caso, el conciliador procede a elaborar la constancia de no
acuerdo con la anotación clara del motivo. Son las partes las que en virtud de
su autonomía deciden la modalidad y operador más adecuado para
encontrarse en un ambiente de neutralidad, para que por medio del diálogo
puedan lograr un acuerdo que solucione integralmente su conflicto.”
De acuerdo con lo anterior, en los casos donde las partes o una de ellas no
habilitan a un conciliador a prevención y no se pueda realizar la audiencia de
conciliación, el conciliador procede a elaborar un documento en el cual deja
constancia de lo sucedido. Si se está en un centro de conciliación, las partes o
una de ellas podrán solicitar al director el cambio del conciliador y éste deberá
hacerlo. Si al segundo conciliador tampoco lo habilitan, él mismo expedirá un
documento donde deja constancia de la situación y con ello se agota la
conciliación como requisito de procedibilidad. En uno y otro caso no se puede
impedir el acceso a la justicia formal, pretendiendo evadir el intento de la
conciliación.
Si las partes desisten de la solicitud de conciliación, solucionan por fuera de la
conciliación su conflicto, abandonan la audiencia de conciliación, entre otras
formas diferentes de dar por terminada una conciliación, el conciliador deberá
dejar por escrito constancia de lo sucedido y archivar con ello el caso.
Los estatutos o reglamentos internos de los centros de conciliación tienen
como obligación para ser autorizados por el Ministerio del Interior y de Justicia
incluir el procedimiento conciliatorio que se aplica en el centro. Dicho
reglamento debe respetar la Ley y los conceptos de línea institucional de la
conciliación como el presente.
Para finalizar, el Ministerio del Interior y de Justicia quiere resaltar a los
conciliadores la aplicación de los principios de autonomía de la voluntad de las
partes, celeridad, economía e informalidad en el desarrollo del procedimiento
conciliatorio, para que las partes como protagonistas del conflicto encuentren
en la conciliación una vía eficaz en la solución de su controversia y tengan
acceso a la justicia.
Firma: Ximena Peñafort Garcés, Viceministra de Justicia.
