CENTRO DE

CAPACITACIÓN
¡BIENVENIDOS!
ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS
Materiales
Materiales
 1. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN
DE UN CONTRATO?
• Es el gerenciamiento y control del cumplimiento de las condiciones del
contrato, desde su suscripción hasta su terminación.

• Es una función de la Administración Contratante.

• Implica la representación administrativa de la Contratante en sus

relaciones con el contratista o proveedor.

• Comprende el conjunto de actos, procedimientos, obligaciones y

diligencias que deben ser realizados por la Administración Contratante
durante la ejecución contractual.
2. ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES RELATIVAS A LA
ADMINISTRACIÓN DEL CONTRATO?

a) Seguimiento y control del cumplimiento de obligaciones del Proveedor o

Contratista.
 Plazos del contrato (para entrega de documentos, garantías, productos,
bienes, obras, servicios, etc.).
 Especificaciones técnicas y demás condiciones contractuales (control de
calidad, seguros, etc.).

b) Seguimiento y control de cumplimiento de obligaciones de la Contratante:

 Plazos y condiciones de liberación y entrega de terrenos, planos, de
anticipos, etc.
 Plazos y condiciones para efectuar los pagos.
c) Gestión de garantías.
Control de presentación dentro del plazo, monto asegurado, condiciones de
pólizas, cargas de las pólizas, notificaciones, denuncias de siniestros, etc.

d) Gestión ante los incumplimientos.

 Tramitación de procedimientos de aplicación de penalidades y otras
sanciones, ante el contratista o proveedor y ante los garantes.
 Evaluación de los descargos de los contratistas o proveedores (fuerza
mayor, inclemencias climáticas, u otras causales, etc.).

e) Gestión de modificaciones contractuales.

 Justificación técnica y económica de las modificaciones (sirve para
que la UOC emita dictamen justificativo requerido en la Ley).
 Pertinencia de las modificaciones.
f) Gestión del procedimiento de terminación.
 Gestión de recepción provisoria y definitiva.
 Inicio de procedimientos de rescisión. Notificaciones.
 Gestión de terminación de común acuerdo.

g) Otras actuaciones administrativas:

 Notificaciones al contratista o proveedor.
 Notificaciones a los garantes (Compañías de Seguros o
Bancos).
 Actas.
 Habilitación de libros de obras. Seguimiento de las
anotaciones.
 3. ¿QUIEN ES EL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN
DEL CONTRATO?
• Es la persona designada como tal por la Autoridad
Administrativa para ejercer este rol.

 Debe estar individualizada en el contrato.

 Ejerce la representación administrativa del contrato por

parte de la Contratante;

 Tiene la autorización para realizar comunicaciones en

representación de la Contratante, aprobar determinados
actos (ejemplo, certificados de obra) y adoptar decisiones
(ejemplo, aplicar multas) relativas al contrato.
• Algunas funciones de la administración del contrato
suelen ser asignadas a otros órganos como por ejemplo:

 El control de presentación y renovación de

garantías: suele asignarse a la UOC.

 Procesos referentes a pagos: interviene el área

financiera.

 Las órdenes de inicio de obras: suelen asignarse a

la máxima autoridad o a los viceministros.

 En las modificaciones contractuales las UOC deben

emitir el dictamen justificativo según la Ley.
• En todos los casos, el Administrador del Contrato tiene la obligación de:
 hacer el seguimiento de la gestión de ejecución contractual;
 contar con información actualizada, incluso en aquellas funciones que están
encargadas a otras dependencias.

• No puede alegar que estos trámites se encuentran fuera de su dependencia para

omitir las diligencias debidas de la administración contractual.

• Existen actos del contrato que sólo pueden ser suscritos por la autoridad que
tiene uso de firma institucional según la carta orgánica, y que exceden de la
mera administración de un contrato. Por ejemplo:
 La suscripción de convenios modificatorios.
 Las decisiones de terminación anticipada (ej. Rescisión) del contrato.
ACTORES INSTITUCIONALES EN LA EJECUCIÓN DE
CONTRATOS.

UOC

Dirección
Auditoría Jurídica
Administrador
del contrato

Unidad Máxima
Requirente Autoridad
 4. RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO.

• El Administrador debe cumplir con las diligencias y

obligaciones inherentes a la administración y velar porque
el contrato se cumplan de la mejor manera posible para la
administración pública (principio de la debida diligencia o
buena administración).

• Debe cumplir con los manuales de funciones y

procedimientos sobre administración contractual. No
puede alegar desconocimiento de sus funciones.
• Si no cumple con sus obligaciones puede ser sujeto de diversas responsabilidades:
 Responsabilidad administrativa:
Si no cumple con sus obligaciones o actúa con negligencia: sanciones
disciplinarias previo sumario administrativo.

 Responsabilidad civil:
Si no cumple con sus obligaciones, actuó con culpa o dolo y con su acción u
omisión causó un daño patrimonial a la Administración: responde con sus
propios bienes por los daños causados. Puede ser demandado en lo civil y
condenado a pagar daños y perjuicios.

 Responsabilidad penal:
Si con su accionar u omisión dolosa causó un daño patrimonial a la institución:
Ejemplos: lesión de confianza por no aplicación de multas cuando debieron
ser aplicadas o recepción de bienes defectuosos como si estuvieran en
perfecto estado. Pagos sin recepción de bienes.
 5. ¿CUALES SON LAS PRINCIPALES ETAPAS DE LA
ADMINISTRACIÓN DE UN CONTRATO?
• Inicio del contrato.
 El anticipo y otros requisitos previos a la emisión de la orden de inicio.

• Desarrollo del contrato:

 Control de plazos de ejecución.
 Control de cumplimiento de otras condiciones (especificaciones
técnicas y otras).
 Aplicación de penalidades.
 Evaluación de situaciones de fuerza mayor u otras causas.

• Terminación del contrato.

 Recepciones provisorias y finales.
 Terminación anticipada.
 FACTORES DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL QUE INCIDEN EN
LA BUENA EJECUCIÓN CONTRACTUAL.

• Elaboración adecuada de las especificaciones técnicas, orientando

permanentemente a las unidades requirentes.

• Selección correcta de requisitos de evaluación y calificación.

• Preparación de las CEC (cláusulas para acreditar suspensiones, cláusulas de

solución de controversias, cláusulas de multas, cláusulas de rescisión
contractual).

• Selección de los formularios adecuados.

• Redacción del contrato: Prioridad de los documentos del contrato, evitar

repeticiones. No incluir lo que ya está en las CEC.
 6. TEMAS RELEVANTES EN LA
ADMINISTRACIÓN DE UN CONTRATO.
 6.1. GESTIÓN DE GARANTÍAS
• Control de condiciones de presentación:
 Plazo de presentación.
 Plazo de cobertura.
 Monto de cobertura.
 Condiciones de la garantía.

• Control de vigencia:
 Alertas.
 Actuaciones en caso de no renovación.

• Seguimiento de garantías:
 Agravamiento de riesgos
 Denuncia de siniestros
 Configuración de siniestros.
 6.2. MODIFICACIONES CONTRACTUALES
• Deben ser tramitadas y suscriptas antes de que se efectúe el cambio
(Ampliación del trabajo o incremento de cantidades a ser adquiridas, etc.)

• Debe comunicarse a la Aseguradora como evento de agravamiento de riesgo.

• Debe ampliarse el monto de la garantía en caso que se amplíe el monto del

contrato.

• No procede ampliación de montos contractuales en caso de contratos de

suma alzada cuando los trabajos adicionales estén incluidos en el alcance de
los trabajos.
• No procede modificación contractual de contratos terminados.

• No procede el otorgamiento de anticipos por modificaciones

contractuales.

• La sola prórroga de plazo acaecida por inclemencias climáticas o

fuerza mayor o hechos de la Contratante no debe tener el
tratamiento de modificación contractual. En estos casos se
suspende el cómputo del plazo. Distinto es el caso en que se
necesite una ampliación de plazo para hacer más trabajos, lo
cual requiere modificación.
 6.3. PRÓRROGA DEL CONTRATO

• Mediante la prórroga, se reconoce al Contratista que ciertos días no son

computables dentro del plazo de ejecución. Se suspende el plazo
contractual.

• Es otorgado mediante acto administrativo de la Contratante.

• Se da en determinados casos de fuerza mayor o incumplimientos de la

Contratante.

• Suele durar lo mismo que la incidencia o el impedimento que dio lugar al

retraso.
• Verificar si se cumplen con los requisitos legales (Art. Nº 62 y 63 en el caso de
convenios modificatorios y Resolución DNCP N° 4139/2015 en el caso de
modificaciones unilaterales):
 Que proceda la modificación;
 En caso que proceda, que esté justificada técnica y económicamente;
 Que no supere el límite legal;
 Que no se otorgue condiciones más ventajosas al Contratista o Proveedor.

• El administrador del contrato debe elaborar la justificación técnica y económica

para que la UOC tramite la modificación.

• Debe hacer el seguimiento del trámite de firma del convenio modificatorio a los
efectos de poder ejecutar la modificación contractual en tiempo oportuno.
 6.4. TRATAMIENTO DE LOS INCUMPLIMIENTOS.
• Casos: Demora en el cumplimiento de plazos en entrega de
bienes o servicios o en la ejecución de obras, incumplimiento
de otras obligaciones (defectos en los bienes o servicios
prestados o en la ejecución de las obras); demora en la
presentación de renovaciones de garantías.
• Como se acredita: Mediante informe del fiscal del contrato y
anotación en el libro de obras en los contratos de obra. En
los demás contratos, mediante el informe del administrador
del contrato que puede basarse a su vez en el informe de
otras dependencias o personas.
• Los incumplimientos generan multas o sanciones más graves,
según los términos del contrato.
• El proveedor o contratista puede mostrar su desacuerdo:
 Con el cálculo de las multas.
 Con la aplicación de las multas (por haber causa de
fuerza mayor o porque la demora es imputable a la
Contratante.)

• En los términos de la garantía, las multas son agravamientos

de riesgos y su aplicación requiere comunicación a la
Aseguradora. Se constituye en siniestro cuando:
 Las multas alcancen el porcentaje de garantía.
 Cuando sea descripta como causal de terminación (plazo
de ejecución urgente).
• Además de las medidas mencionadas, si se produce un
incumplimiento que genere daños y perjuicios a la
Administración se configura en una infracción en los
términos del Art. 72 inciso b) de la Ley 2051.

• El Administrador debe notificar a la UOC para que formule

denuncia ante la DNCP. A la denuncia deben acompañarse
los antecedentes del incumplimiento, entre otros:
• En qué consiste el incumplimiento
• Prueba del incumplimiento.
• Fecha del incumplimiento.
• En qué medida genera daños y perjuicios a la
administración.
• ¿Que es fuerza mayor?
Es un hecho imprevisible o insuperable, ajeno al control de las partes, que impide
parcial o totalmente el cumplimiento del contrato.

• No se considerarán actos o acontecimientos cuya ocurrencia podría preverse y

cuyas consecuencias podrían evitarse actuando con diligencia razonable o los
que hagan el cumplimiento de una obligación únicamente más difícil o más
onerosa para la parte correspondiente.

• Que debe acreditarse:

• El hecho de la fuerza mayor. Que sea ajeno al control del contratista, que
sea imprevisible o insuperable.
• Que impida el cumplimiento del contrato.
• La medida en que incide en el contrato. Cuantos días afecta.
• Efectos que produce: prórroga del plazo; inaplicabilidad de
penalidades .

• Momento en que se resuelve: Antes de aplicar multas o tomar

decisiones contra el contratista.

• ¿Quien resuelve?
El administrador de contrato.
 Si se rechaza, se aplica la multa o sanción por demora.
 Si no se rechaza, no se aplica la multa o la sanción.

• ¿Que pasa en caso de discrepancia?

Va a la instancia de solución de controversias.
El contratista debe plantear avenimiento o ir a la instancia de
solución de controversias (arbitraje o Poder Judicial).
 6.5. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL CONTRATO

• Causales:

i. Causa imputable al Contratista

ii. Causa imputable al Contratante

iii. De común acuerdo

iv. Nulidad.
(I) TERMINACIÓN ANTICIPADA POR CAUSA IMPUTABLE AL
CONTRATISTA.
• Informe del Administrador del Contrato (o Fiscal del Contrato) que explique el
incumplimiento, con referencia a la causal que se invoca, las cláusulas del
contrato que se incumplen, entre otros aspectos, etc..

• Comunicación del hecho a la Aseguradora que prestó la garantía (denuncia de

siniestro).

• La UOC formula denuncia a la DNCP dentro de los 10 días, acompañando los

documentos comprobatorios.

• Emplazamiento escrito al Contratista o Proveedor sobre el incumplimiento,

para que en 10 días hábiles exponga lo que a su derecho convenga y aporte
las pruebas.

• Resolución adoptada por la máxima autoridad de la institución. Debe ser

fundada y ser comunicada al Contratista o Proveedor
• Para acreditar los incumplimientos, el Administrador del contrato es
responsable de verificar que se reúnan las pruebas necesarias.
 Comunicaciones al Contratista o Proveedor
 Comunicaciones al Garante (compañía de seguros o banco).
 Asientos en los libro de obras (en el caso de contratos de obras).

• Debe atender las formas, la claridad de la redacción y la pertinencia de las

medidas.

• En caso de duda puede recurrir a los asesores jurídicos institucionales, sin

que ello implique dejar vencer los plazos del contrato y de las garantías.

• Es mejor asegurarse de cumplir los plazos y efectuar las comunicaciones y

luego, en todo caso, formular las consultas internas pertinentes a los
asesores
 6.6. RECLAMOS Y CONTROVERSIAS
• Reclamos al Contratante.

• Reconsideración.

• Avenimiento

• Demanda (ante el Tribunal Arbitral o Tribunales

ordinarios)
• El Administrador del Contrato debe participar en la
preparación de la posición de la Administración Contratante
para la audiencia de avenimiento.

• Límites para el avenimiento: El marco legal; no otorgar al

contratista o proveedor condiciones más ventajosas.

• Relación fluida con la Asesoría Jurídica Institucional, con la

UOC y con el área vinculada al problema en cuestión (por
ejemplo, cuando se trata de reclamos por falta de pago debe
coordinar con el área financiera institucional).
¡Muchas gracias!
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